PERANGKAT RPP SMK

MENJELASKAN PENGERTIAN KEARSIPANKELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : KEARSIPAN

Untuk Memenuhi Tugas Mata KuliahPengembangan Media Berbasis TIK

Yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si

Penyusun:

Ramdhan Wahyu Prayoga150412603340

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS NEGERI MALANG

MEI 2017

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat denganmaksud memenuhi tugas Pengembangan Media Berbasis TIK, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para guru untuk melakukan pembelajaran sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:Afektif, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, 21 April 2017

Daftar Isi

Kata Pengantar.........................................................................................1Daftar Isi..................................................................................................2

Silabus.....................................................................................................3Rencana Pelaksanaan Pembelajaran........................................................8LKS 1: Produk.......................................................................................14LP 1 : Penilaian Produk.......................................................................17LP 2 : Asesmen Kinerja Proses...........................................................18LP 3 : Asesmen Kinerja Psikimotorik.................................................20LP 4 : Asesmen Afektif.......................................................................21Modul.....................................................................................................23

A. SILABUS MATA PELAJARAN KEARSIPAN

Standar kompetensi : KearsipanKompetensi Dasar : 3.1 Menjelaskan pengertian Kearsipan

4.1 Mempresentasikan pengertian Kearsipan

SPECTRUM KURIKULUM 2013

PROGRAM KEAHLIAN : ADMINISTRASIPAKET KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORANMATA PELAJARAN : KEARSIPAN

Satuan Pendidikan : SMKKelas /Semester : X

Kompetensi Inti KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,

responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran PenilaianAlokasi Waktu

1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagaT raya terhadap

kebesaran Tuhan yang menciptakannya

1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut

1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh

2. 1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam membuat arsip kanto

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam

pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja

2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan kearsipan

3.6 Menjelaskan Pengertian Arsip dan Kearsipan

4.6 Mempresentasikan pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip dan Kearsipano Pengertian arsip dan

kearsipan

MengamatiMengamati beberapa Pengertian arsip dan kearsipan dari beberapa referensi

MenanyaMemberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan pengertian arsip dan kearsipan

Eksperimen/exploreMenggunakan contoh-contoh pengertian arsip dan kearsipan

Asosiasi

TugasMembuat resume tentang Arsip dan Kearsipan

Observasi

Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik melakukan diskusi kelompok

Portofolio

Mengumpulkan dan mendokumentasi Arsip dan Kearsipan

TesTes praktik daan tertulis bentuk uraian dan/atau

Menjelaskan pengertian Pengertian arsip dan kearsipan

Komunikasi Mempresentasikan pengertian Pengertian arsip dan kearsipan

pilihan ganda tentang Arsip dan Kearsipan

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN(RPP)

Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 2 BLITARMata Pelajaran : KearsipanKelas/Semester : X/IMateri Pembelajaran : Pengertian Kearsipan Alokasi Waktu : 2 X 45 menit

I. Standar Kompetensi : KearsipanII. Kompetensi Dasar : Menjelaskan Pengertian KearsipanIII. Indikator

A. Kognitif1. Produk

Menjelaskan pengertian kearsipan menurut berbagai pakar2. Proses

Melaksanakan praktek presentasi mengenai pengertian kearsipan

B. PsikomotorikMempresentasikan kembali pengertian kearsipan menurut berbagai pakar

C. AfektifMengembangkan perilaku, meliputi:1. Jujur2. Disiplin3. Tanggungjawab4. Peduli5. Santun6. Ramah lingkungan7. Gotong royong8. Kerjasama9. Cinta damai10. Responsif11. Pro-aktif

IV. Tujuan PembelajaranA. Kognitif

1. ProdukSecara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat menjelaskan pengertian arsip secara umum dan menurut beberapa ahli.

2. ProsesDisediakan alat presentasi meliputi laptop, LCD Proyektor, dan Materi

Ajar. Selanjutnya siswa presentasi menggunakan alat-alat yang telah disediakan sesuai dengan rincian tugas presentasi, proses meliputi : Menyiapkan alat-alat untuk melakukan presentasi meliputi : LCD Proyektor, layar, papan tulis, dan

materi. Jika itu semua sudah dipersiapkan dengan baik, selanjutnya siswa melakukan presentasi, setelah selesai presentasi, pemateri memberikan kesempatan siswa lain untuk bertanya, dan juga melibatkan teman-teman dalam diskusi pada saat menjawab pertanyaan dari teman-teman.

B. Psikomotorik1. Disediakan alat-alat presentasi, siswa dapat menggunakan alat-alat

presentasi sebagai mestinya, dan juga menyampaikan materi dengan benar

dan sesuai dengan bahan ajar.

2. Disediakan beberapa contoh cara presentasi yang benar boleh dengan cara

browsing dan LPT atau Bloknote, kemudian siswa melakukan praktek

Presentasi, sesuai dengan tugas yang disediakan : Psikomotorik.

C. AfektifKetika proses pembelajaran, diharapkan siswa dapat memiliki berbagai perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif, dan pro-aktif.Kriteria dan indikatornya adalah:1. Jujur

a. Tidak mencontek saat mengerjakan tugasb. Melakukan praktikum sesuai dengan aturanc. Tidak menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan sumbernya

2. Disiplina. Hadir tepat waktub. Menaati peraturan pembelajaran dan peraturan sekolahc. Taat dalam mengerjakan dan mengumpulkan tugas

3. Tanggungjawaba. Mengerjakan tugas sesuai dengan instruksi yang diberikanb. Mandiri dalam mengerjakan tugasc. Dapat menjelaskan apa yang dilakukan

4. Pedulia. Membantu teman lain yang kebingungan dalam mengerjakan tugasb. Tidak mengganggu teman lain

5. Santuna. Menghormati orang yang lebih tuab. Tidak berkata kotor dan kasarc. Tidak menyela pembicaraan orang laind. Bersikap salam, senyum, sapa jika bertemu dengan orang laine. Meminta ijin saat hendak masuk maupun keluar ruangan

6. Ramah lingkungana. Membuang sampah pada tempatnyab. Selalu merapikan tempat kerjanya usai melakukan praktik

7. Gotong royonga. Terlibat aktif dalam diskusi kelompok

8. Kerjasamaa. Dapat menyatukan pendapat dalam kelompokb. Dapat menerima masukan teman lainc. Banyak membantu kelompok

9. Cinta damaia. Tidak berdebat berlebihan saat diskusib. Dapat menerima pendapat dari teman lain

10. Responsifa. Memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti pembelajaranb. Tidak ragu meminta bantuan untuk mengasah kemampuan

11. Pro-aktifa. Tidak ragu berpendapat saat pelajaranb. Tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama mengikuti

kegiatan pembelajaran

V. Model dan Metode PembelajaranModel Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)Metode Pembelajaran : Presentasi mengenai pengertian kearsipan menurut para ahli

VI. BahanLembar Kerja Siswa

VII. Alat dan MediaAlat :1. White Board2. Spidol3. Laptop/Komputer4. Printer5. LCD6. ATKMedia :Screen Proyector

VIII. Proses Belajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 34

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran kognitif yang meliputi proses dan produk, Psikomotorik, dan Afektif sesuai dengan Kompetensi Inti. Siswa dapat menjelaskan pengertian arsip menurut para ahli.

2. Guru meminta siswa untuk mempresentasikan terkait dengan pengertian arsip menurut para ahli.

3. Guru memberi penjelasan mengenai tata cara presentasi. Dalam presentasi siswa harus menjelaskan dengan rinci mengenai pengertian arsip menurut para ahli.

B. Inti

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 34

Penggalan 1a. Siswa mendiskusikan pengertian kearsipan setelah melakukan

presentasi.(Fase 3 MPK)b. Guru memberikan informasi tentang pengertian kearsipan dari

beberapa ahli. Siswa boleh mencari materi melalui internet.c. Setelah siswa melakukan diskusi dan mengetahui informasi dari

guru mengenai LKS 1 tentang pengertian kearsipan, baru siswa membuat laporan. (Fase 4 MPK)

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap kelompok terdiri dari 3 – 5 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pengertian kearsipan menurut beberapa ahli.

b. Membimbing siswa membuat laporan tentang pengertian kearsipan menurut beberapa ahli. Meminta siswa jujur mengatakan bila belum memperoleh bahan tulisan tersebut. (Fase 4 MPK).

c. Membimbing siswa melakukan simulasi secara bergantian memahami pengertian kearsipan menurut beberapa ahli dengan benar.

d. Membimbing tugas kelompok mendiskusikan menurut para ahli untuk simpulkan dalam laporan. (Fase 5 MPK).

e. Meminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu.

f. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan lemampuan membedakan

masing-masing pengertian kearsipan menurut para ahli dengan benar.

Penggalan 3

a. Membimbing siswa dalam kelompok kooperatif. Setiap anggota berjumlah 3-5 siswa. Untuk mencari informasi dari internet tentang Mencatat dan menyampaikan pengertian kearsipan menurut para ahli melalui presentasi.

b. Guru memberikan informasi tentang pengertian kearsipan menurut para ahli. Guru Meminta siswa jujur mengatakan bila belum memperoleh bahan pembahasan tersebut. (Fase 5 MPK)

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berdiskusi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 34

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman

dan member Pekerjaan Rumah

IX. Sumber Pembelajaran1. LK 1 : Pengertian kearsipan menurut beberapa ahli2. Kunci LK 13. LP 1 : Produk4. LP 2 : Proses5. LP 3 : Psikomotor6. LP 4 : Pengamatan Perilaku7. Tabel Spesifikasi Penilaian8. Silabus

9. Modul

Daftar Pustaka

Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi AksaraDrs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmuhttp://www.smksurat.com/2015/07/pengertian-arsip-dari-berbagai-sumber.html (diakses pada tanggal 20/04/17 pukul : 18:30 )

https://id.scribd.com/doc/97309197/1-Modul-Kearsipan (diakses pada tanggal 20/04/17 pukul : 18:30 )

http://www.kanalinfo.web.id/2016/09/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html (diakses pada tanggal 20/04/17 pukul : 18:30 )

http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-kamusensiklopedi.html/ (diakses pada tanggal 20/04/17 pukul : 18:30 )

Nama/Kelompok: ____________________Kelas :_____________________________Tanggal: ___________________________

Lembar Kerja Siswa 1: Keterampilan Memahami Informasi Yang Didapatkan Dari Berbagai Sumber

Tujuan :1. Siswa dapat memperoleh pengertian kearsipan dari beberapa ahli dari internet2. Siswa dapat mengungkapkan pengertian kearsipan dari berbagai ahli

Alat 4. ATK.5. Buku catatan kecil.

Rumusan Masalah : 1. Menyebutkan pengertian kearsipan menurut Lembaga Administrasi Negara2. Menyebutkan tiga syarat kearsipan menurut The Liang Gie3. Menyebutkan pengertian kearsipan menurut para ahli

Langkah-langkah:1. Menyiapkan alat dan bahan.2. Menyusun peta konsep berupa hand out materi dan slide power point dengan

menggunakan laptop.3. Mencetak hasil kerja kelompoknya dengan menggunakan kertas A4 yang telah

disediakan.4. Mempresentasikan hasil kerja kelompoknya di depan kelas. Sedangkan kelompok lain

menyimak dan memberikan pertanyaan maupun sanggahan.5. Mengumpulkan hand out dan soft file slide power point.

Pengamatan 1. Sebutkan pengertian kearsipan menurut kamus administrasi perkantoran?....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis arsip menurut subyek atau isinya !

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

3. Sebut dan jelaskan pengertian kearsipan menurut para ahli minimal 2!

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Kunci Lembar Kerja Siswa 1

1. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

3. 2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Giea) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat

dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasia) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang

berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

LEMBAR PENILAIAN 1Produk

1. Jelaskan pengertian kearsipan menurut Ensiklopedi Administrasia) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa

penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

2. Jelaskan macam-macam penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undanganb. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta

perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto

dan peristiwae. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitianf. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangang. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan

pelajaran dan program pelajaran

LEMBAR PENILAIAN 2Proses

Prosedur:1. Menyiapkan alat dan bahan.2. Menyusun peta konsep berupa hand out materi dan slide power point dengan

menggunakan laptop.3. Mencetak hasil kerja kelompoknya dengan menggunakan kertas A4 yang telah

disediakan.4. Mempresentasikan hasil kerja kelompoknya di depan kelas. Sedangkan kelompok lain

menyimak dan memberikan pertanyaan maupun sanggahan.5. Mengumpulkan hand out dan soft file slide power point.6. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Assessment Kinerja di bawah ini.7. Berikan format ini kepada siswa sebelum assesment dilakukan.8. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Assesment Kinerja Proses

No. Rincian Tugas KinerjaSkor

Maksimum

Skor Assesment

Oleh siswa sendiri

Oleh guru

1. Persiapan:a. Mempersiapkan alat

untuk presentasib. Mempersiapkan bahan

untuk presentasic. Kehadiran

5

5

52. Pemilihan MS. Power

Point untuk presentasi5

3. Mempresentasikan pengertian arsip secara umum

15

4. Mempresentasikan pengertian arsip menurut beberapa ahli

15

5. Menjawab pertanyaan 106. Makalah 157. Slide power point 158. Kerapihan

a. Gesturb. Penampilan

55

Jumlah 100

Malang, April 2017Siswa Guru

(.............................) (.............................)

LEMBAR PENILAIAN 3Psikomotor

Prosedur:1. Menyiapkan peralatan yang akan digunakan untuk praktek presentasi.2. Tugasi siswa untuk melakukan presentasi dengan ketentuan pada LK 13. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada Format Assesment Kinerja di bawah ini.4. Berikan format ini kepada siswa sebelum assessment dilakukan.5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Assesment Psikomotorik

No. Rincian Tugas KinerjaSkor

Maksimum

Skor Assesment

Oleh siswa sendiri

Oleh guru

1. Persiapan:a. Mempersiapkan alat

untuk presentasid. Mempersiapkan bahan

untuk presentasie. Kehadiran

5

5

52. Pemilihan MS. Power

Point untuk presentasi5

3. Mempresentasikan pengertian arsip secara umum

15

4. Mempresentasikan pengertian arsip menurut beberapa ahli

15

5. Menjawab pertanyaan 106. Makalah 157. Slide power point 158. Kerapihan

c. Gesturd. Penampilan

55

Jumlah 100

Malang, April 2017Siswa Guru

(.............................) (.............................)

LEMBAR PENILAIAN 4

Format Pengamatan Perilaku

Nama Siswa :Kelas :Tanggal :

Petunjuk:Untuk setiap perilaku berikut ini, beri penilaian atas perilaku siswa menggunakan skala berikut ini:A = Sangat KemajuanB = MemuaskanC = Menunjukkan KemajuanD = Memerlukan Perbaikan

Format Pengamatan Perilaku

No.Rincian TugasKinerja (RTK)

MemerlukanPerbaikan

(D)

MenunjukkanKemajuan

(C)

Memuaskan(B)

Sangat Baik(A)

1. Jujur2. Disiplin3. Tanggungjawab4. Peduli5. Santun6. Ramah lingkungan7. Gotong royong8. Kerjasama9. Cinta damai10. Responsif11. Pro-aktif

Malang, April 2017 Penyusun

(.............................)

Modul / Materi Pengertian Arsip dan Kearsipan

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1.1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta

yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

1.2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

1.3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro

film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

1.4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang GieArsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,

terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

1. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Giea) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat

dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasia) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang

berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

2. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:3.1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman c. Mikrofilm d. Diskee. compact diskf. flash disk

3.3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undanganb. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta

perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar

foto dan peristiwae. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitianf. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangang. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan

pelajaran dan program pelajaran3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut

kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memob. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat

pesanan barangc. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,

laporan keuangan, buku kas dan daftar gajid. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,

sertifikat tanah/bangunan dan ijazah3.5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam

mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan kantor sehari-harib. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan perkantoran sehari-hari.3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

3.7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

D. Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:1. penciptaan dan penerimaan warkat2. Pengumpulan dan penerimaan warkat3. pengendalian warkat4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip5. penyimpanan warkat/arsip 6. Pemusnahan arsip