KATA PENGANTAR - WordPress.com · KATA PENGANTAR Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT karena...
Transcript of KATA PENGANTAR - WordPress.com · KATA PENGANTAR Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT karena...
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami haturkan kepada Allah SWT karena berkat rahmatNya kami dapat
menyelesaiakan “Panduan Kesekretariatan Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika (HIMAPIKA)
Fakultas Tarbiyah Dan Keguruan UIN SUNAN AMPEL SURABAYA”. Adapun penyusunan panduan ini
berisi tentang tata cara penyusunan program kerja, penyusunan SK, kalender kegiatan, proposal kegiatan,
Laporan PertanggungJawaban (LPJ) Kegiatan dan Laporan PetanggungJawaban (LPJ) Akhir
kepengurusan, dan panduan penulisan surat menyurat dalam lingkup Himpunan Mahasiswa Pendidikan
Matematika (HIMAPTIKA), panduan penyusunan biodata pengurus, inventarisasi barang-barang
HIMAPTIKA dan Panduan Absensi Pengurus HIMAPTIKA
Terimakasih sebesar-besarnya kami sampaikan kepada :
1. Keluarga Alumni Matematika Sunan Ampel (KAMSA) HIMAPTIKA atas motivasinya
2. Demisioner Pengurus HIMAPTIKA PERIODE 2016-2017 Atas motivasi dan bimbingannya
3. Sekretaris 1 HIMAPTIKA PERIODE 2015-2016 Saudari Syaifina Nur Fariha yang telah
meluangkan waktunya untuk membimbing penulis menyusun panduan ini
4. Sekretaris 1 HIMAPTIKA PERIODE 2016-2017 Saudari Firda Al Husnia yang telah membimbing
dan mendampingi penulis dalam penyususnan panduan ini.
5. BPH HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018 yang selalu memberi motivasi untuk dapat
menyelesaiakan panduan ini
6. Para sekretaris kegiatan di bawah naungan HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018
7. Seluruh pengurus HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018
Kami sadar dalam penulisan ini sangatlah kurang dari kata sempurna, maka kami berharap kritik dan
sarannya guna memperbaiki penulisan panduan ini nantinya. Semoga dengan disusunnya panduan
kesekretarian ini dapat bermanfaat.
Surabaya, 2 Februari 2017
Sekretaris HIMAPTIKA PERIODE 2017-2018
PENDAHULUAN
Pada awal pembentukan kepengurusan baru Badan Pengurus Harian akan memilih anggota
Departemen dan Staff. Setiap Departemen dan Staff wajib membetuk program kerja yang akan
dilaksanakan untuk satu tahun kedepan. Setelah membentuk program kerja maka dipilihlah Ketua
kegiatan atau Penanggung Jawab setiap Program Kerja. Setelah itu untuk Ketua atau penanggung
jawab kegiatan Besar wajib membuat proposal kegiatan pada awal kegiatan dan Laporan
Pertanggung jawaban (LPJ) pada akhir kegiatan. Seperti bagan dibawah ini :
Tentunya setiap ketua kegiatan memiliki konsep dan kreativitas sendiri dalam
melaksanakan kegiatan yang akan dijalankannya. Kami berharap panduan kesekreatriatan ini dapat
mencadi acuan dan pedoman bagi ketua kegiatan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya.
A. Program Kerja
Program kerja merupakan rancangan dasar dalam pembentukan suatu kegiatan
yang akan dilaksanakan, oleh karena itu program kerja dirancang sesingkat dan sejelas
Pembuatan
Laporan
Petanggung
jawaban
Pelaksanaan
kegiatan
Penyusunan
Proposal
Kegiatan dan
ACC Proposal
Kegiatan
Pemilihan
Manager SC
dan Ketua
Kegiatan
Pembuatan
Program Kerja
HIMAPTIKA
ACC Laporan
Pertanggung
jawaban (LPJ)
mungkin. Dengan demikian dapat dikembangkan nantinya pada pembentukan proposal
kegiatan.
Berikut merupakan format Program Kerja :
LEMBAR PROGRAM KERJA ...........................................................
HIMAPTIKA UIN SUNAN AMPEL SURABAYA
PERIODE 2017-2018
Nama Program Kerja
Latar Belakang
Tujuan
Rancangan
Kegiatan
Sasaran
Tanggal
Pelaksanaan
Sumber Dana
Kelebihan dan
Kekurangan
Penanggung jawab
Nama Program Kerja
Latar Belakang
Tujuan
Rancangan
Kegiatan
Sasaran
Tanggal
Pelaksanaan
Sumber Dana
Kelebihan dan
Kekurangan
Penanggung jawab
Nama Program Kerja
Latar Belakang
Tujuan
Rancangan
Kegiatan
Sasaran
Tanggal
Pelaksanaan
Sumber Dana
Kelebihan dan
Kekurangan
Penanggung jawab
B. Kalender Kegiatan
Pembuatan Kalender kegiatan berfungsi sebagai alat pengingat para ketua kegiatan
dalam melaksanakan dan mempersiapkan kegiatan-kegiatannya. Umumnya kalender kegiatan
dibuat oleh sekretaris umum HIMAPTIKA dan dibantu dengan pengurus-pengurus lainnya. Isi
dari kalender kegiatan antara lain yaitu :
a. Batas awal dan akhir suatu urutan program kerja
b. Jadwal pelaksanaan kegiatan dan program kerja HIMAPTIKA
c. Jadwal rapat kordinasi HIMAPTIKA
Dengan dibuatnya kalender kegiatan ini, maka diharapkan nantinya seluruh kegiatan dan
program kerja HIMAPTIKA memiliki batas waktu yang harus dipenuhi sehingga kegiatannya
akan berjalan dengan tepat, sistematis dan terarah.
Berikut format reminder kegiatan Periode 2017-2018 :
REMINDER KEGIATAN BPH HIMAPTIKA
JANUARI MINGGU 1
1. Rapat Kerja
Departemen
Waktu
pelaksanaan :
6-8 Januari 2017
Pj :
BPH
HIMAPTIKA
2.
3.
MINGGU 2 MINGGU 3 MINGGU 4
Berikut format Kalender Kegiatan Periode 2017-2018 :
C. Proposal Kegiatan
Proposal kegiatan merupakan gambaran umum dari sebuah kegatan yang akan
dilakukan.
Proposal kegiatan ini wajib dibuat oleh setiap susunan kepanitian kegiatan yang terdapat
pada HIMAPTIKA. Proposal kegiatan juga merupakan pintu masuk dari terlakasananya
seluruh kegiatan besar HIMAPTIKA.
1. Ketentuan Umum Proposal Kegiatan
Proposal diketik dengan jenis font Times New Roman dengan ukuran 12 dan
spasi 1,5
Dibuat pada kertas ukuran A4 70/80 gram
Kop surat kegiatan dibuat oleh masing-masing sekretaris kegiatan atas
persetujuan sekretaris umum HIMAPTIKA.
Pada setiap lembar proposal mencantumkan kop surat dengan layout sesuai
dengan kesepakatan panitia pelaksana kegiatan
Setiap proposal kegiatan wajib diberikan terlebih dahulu kepada Sekretaris
HIMAPTIKA untuk dikoreksi dan disetujui sebelum beredar.
2. Bagian-bagian Proposal Kegiatan
Cover
Cover proposal dibuat guna membuat penampilan sebuah proposal menjadi
lebih rapi. Beberapa point yang harus ada pada cover proposal kegiatan yaitu
Nama Kegiatan, Nama dan Logo HIMPTIKA. Logo UIN Sunan Ampel
Surabaya dan alamat kesekretariatan HIMAPTIKA.
Judul Proposal
Judul Proposal terletak pada halaman pertama, pada bagiata atas, di Bold dan
menggunakan huruf kapital semua.
Nama kegiatan
Nama kegiatan dicantumkan dengan lengkap termasuk nama HIMAPTIKA
yang menjadi pelaksana dan penanggung jawab kegiatan tersebut.
Latar Belakang
Latar belakang berisi tentang alsan mengapa panitia pelaksana kegiatan
berinisiatif untuk melaksanakan kegiatan ini. Latar belakang hendaknya dibuat
secara naratif yang lengkap dan rinci sehingga pembaca terutama pihak
sponsorship yakin terhadap kegiatan ini, layak dan menguntungkan bagi
sponsorship jika dilaksanakan.
Tema
Setiap proposal wajib menyertakan tema dari setiap kegiatan tersebut. Apabila
suatu kegiatan memiliki tema, maka tema tersebut ditulis dengan cetak miring
dengan tanda petik pada awal dan akhir kalimat. Tema dapat dibuat dari beragai
jenis bahasa atas persetujuan seluruh penitia pelaksana dan Pengurus Harian
HIMAPTIKA.
Tujuan
Tujuan wajib dicantumkan dalam proposal. Tujuan merupakan gambaran apa
saja yang ingin dituju dari sebuat kegiatan. Tujuan Umum merupakan tujuan
dari program kerja yang dibuat oleh Pengurus HIMAPTIKA yang memberikan
arahan yang jelas kepada panitia pelaksana tentang tujuan diselenggarakannya
kegiatan ini. Tujuan khusus yaitu tujuan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh
panitia pelaksana kegiatan yang mendukung tujuan utama. Tujuan khusus ini
bersift jangka pendek yang nantinya akan berhubungan dengan toak ukur
keberhasilan suatu acara.
Manfaat
Hal ini menjelaskan tentang manfaat yang ingin dicapai melalui pelaksanaan
kegiatan ini, baik untuk peserta kegiatan, panitia kegiatan, maupun masyarakat
umum
Bentuk kegiatan
Bentuk kegiatan berupa aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan
bersama dengan kegiatan berlangsung
Tempat dan waktu pelaksanaan
Tempat dan waktu pelaksanakan dijelaskan secara spesifik pada proposal
kegiatan
Peserta
Peserta merupakan nama peserta atau sasaran dari sebuah kegiatan berlangsung.
Apabila nama peserta terlalu banyak maka dapat ditulis dengan
mengelompokkannya secara umum. Misalnya :
Olimpiade Matematika 2017 UIN Sunan Ampel Surabaya ditujukan untuk:
1. Siswa-siswi MI/SD Islam se – Jawa.
2. Siswa-siswi MTs/SMP Islam se – Jawa.
3. Siswa-siswi MA/SMA Islam se – Jawa.
4. Peserta Olimpiade Matematika 2017 merupakan delegasi dari sekolah-sekolah
islam yang ada di Jawa.
Pelaksana kegiatan
Pelaksana kegiatan merupakan pihak penyelenggara dari kegiatan tersebut.
Misalnya :
Penyelenggara :
Olimpiade Matematika 2017 diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa
Pendidikan Matematika (HIMAPTIKA) UIN Sunan Ampel Surabaya dengan
susunan kepanitiaan terlampir.
Kesekretariatan : HIMAPTIKA Prodi Pendidikan Matematika Jurusan
Pendidikan Matematika dan IPA Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
UIN Sunan Ampel Surabaya.
Jl. Ahmad Yani 117 Surabaya Kode Pos 60293
Telepon : 081249577660
E-mail : [email protected]
Website : olimpiade-matematika.com
Susunan acara
Susunan acara ditulis secara detail pada setiap proposal
Susunan Panitia
Susunan panitia ditulis pada lampiran. Pada bagian utama proposal hanya
ditulis susunan panitia terlampir
Anggaran Dana
Proposal kegiatan terdiri dari beberapa bab, salah satunya bab anggaran dana.
Poin anggaran dana selalu mendapat perhatian khusus baik oleh pembuat
sekaligus pembaca proposal. Anggaran dana hendaknya dibuat dengan
pemikiran yang matang sehingga tidak mendatangkan masalah di kemudian
hari. Panitia harus pandai memikirkan secara matang tentang kebutuhan yang
diperlukan. Di samping itu, dibutuhkan juga pengalaman untuk meramalkan
kebutuhan SC bisa dimintai pendapat tentang hal ini. Kemudian wajib
dilakukan survei terhadap harga kebutuhan kegiatan. Laporan Pertanggung
Jawaban (LPJ) kegiatan yang lalu dapat sebagai bahan pertimbangan dengan
syarat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) tersebut juga menggunakan angka
riil juga bukan angka manipulasi.
Rincian pengeluaran harus dibuat sedetail mungkin, karena anggaran dana akan
diperiksa lagi oleh pihak otoritas dan tidak langsung dengan mudah
menyetujuinya. Pembuatan anggaran dana yang rinci dan riil akan mengurangi
revisi proposal yang berulang karena ditolak pihak otoritas. Agar mudah dilihat
dan jelas, sebaiknya anggaran dana dibuat dalam bentuk tabel sehingga layout
akan menjadi sistematis dan rapi. Anggaran dana secara detail ditulis pada
lampiran, pada bagian utama proposal hanya ditulis “anggaran dana terlampir”
Beberapa ketentuan pada anggaran dana :
Tidak diperkenankan mencantumkan satuan anggaran untuk hal-hal
tidak terduga dan anggaran dana pembuatan LPJ.
Tidak diperkenankan memasukkan satuan pemasukan dari pemasukan
yang belum pasti seperti donatur, penjualan tiket dll karena dapat
memberikan angka pemasukan semu.
Aturan Khusus Anggaran Dana
1. Anggaran dana ditulis secara lengkap pada lampiran dengan
pengesahan yang terpisah dengan pengesahan inti proposal.
2. Anggaran dana memuat pemasukan pasti, perkiraan pengeluaran dari
masing – masing devisi dan pengesahan dari pihak berwenang.
Penutup
Penutup merupakan sub judul yang digunakan untuk menutup proposal
kegiatan
Lembar pengesahan
Lembar pengesahan yang terdapat dalam proposal di buat oleh sekretaris
kegiatan dan disetujui oleh sekretaris HIMAPTIKA
Lampiran-lampiran
Lampiran disusun berurutan sesuai dengan urutan pada bagian pokok proposal
NB : untuk permintaan tanda tangan kepada Ketua HIMAPTIKA harus melalui Sekreataris
HIMAPTIKA.
2.1 Format Proposal Kegiatan
layout
PROPOSAL KEGIATAN
( NAMA KEGIATAN )
A. Latar Belakang
B. Tema
C. Tujuan
D. Manfaat
E. Bentuk Kegiatan
F. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
G. Peserta Kegiatan
H. Pelaksana Kegiatan
I. Susunan Acara
J. Susunan Panitia
K. Anggaran Dana
L. Penutup
M. Lembar Pengesahan
N. Lampiran-lampiran
2.2 Format Lembar Pengesahan
LEMBAR PENGESAHAN
Surabaya, ………………
Nama Kegiatan
Fakultas Ilmu Tabiyah dan Keguruan
UIN Sunan Ampel Surabaya
Ketua Pelaksana,
NAMA
NIM.
Sekretaris,
NAMA
NIM.
Ketua HIMAPTIKA
NAMA
NIM.
Ketua Prodi Pendidikan Matematika
Yuni Arrifadah, M.Pd
NIP. 197306052007012048
Menyetujui,
Ketua Jurusan PMIPA
Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
Dr. Kusaeri, M.Pd
NIP. 197206071997031001
Mengetahui,
2.3 Format Lembar Pengesahan MATRIK
LEMBAR PENGESAHAN
Surabaya, ………………
Panitia Matematika Training Kooperatif (MATRIK) 2017
Fakultas Ilmu Tabiyah dan Keguruan
UIN Sunan Ampel Surabaya
Ketua Pelaksana,
NAMA
NIM.
Sekretaris,
NAMA
NIM.
Ketua HIMAPTIKA
MUHAMMAD FAIZUL H U
NIM. D04214014
Mengetahui,
Ketua Prodi Pendidikan Matematika
Yuni Arrifadah, M.Pd
NIP. 197306052007012048
Menyetujui,
Ketua Jurusan PMIPA
Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
Dr. Kusaeri, M.Pd
NIP. 197206071997031001
2.3 Format Lembar Pengesahan Olimpiade Matematika 2017
Surabaya, 17 Januari 2017
Panitia Olimpiade Matematika 2017
UIN Sunan Ampel Surabaya
Tingkat MI/SD Islam, MTs/SMP Islam dan MA/SMA Islam Se – Jawa
Mengetahui,
Menyetujui,
Ketua HIMAPTIKA,
Muhammad Faizul Humami Ula
NIM. D04214014
Ketua Pelaksana,
Mochammad Junaidi
NIM. D74215099
Ketua Jurusan PMIPA
Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
Dr. Kusaeri, M.Pd
NIP. 197206071997031001
Ketua Program Studi
Pendidikan Matematika
Yuni Arrifadah, M.Pd
NIP. 197306052007012048
Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaaan,
Alumni dan Kerjasama
UIN SunanAmpel Surabaya
Prof. Dr. H. Ali Mufrodi, MA
NIP. 195206171981031002
Dekan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
UIN SunanAmpel Surabaya
Prof. Dr. Ali Mudlofir, M.Ag
NIP. 19631116198903100
2.4 Contoh Format Anggaran Dana
PEMASUKAN
No. Gambaran Rincian Total (Rp.)
Total Pemasukan
PENGELUARAN
No. Gambaran Jumlah Harga Satuan
(Rp.)
Total (Rp.
Devisi xxxxxxxx
1. Xxxxxxxx Xxx satuan
2. dst
Sub Total
Total Pengeluaran
Mengetahui,
Ketua Pelaksana Kegiatan
NAMA
NIM.
Bendahara Kegiatan
NAMA
NIM.
D. Laporan Pertanggung Jawaban
Laporan pertanggung jawaban (LPJ) adalah laporan yang berisi tentang review
kegiatan dan laporan keuangan serta lampiran-lampiran arsip kegiatan yang telah
terlaksana seperti arsip surat menyurat, dokumentasi acara dll. LPJ ini disusun sebagai
tanda telah berakhirnya sebuah kegiatan.
LPJ memiliki dua fungsi :
1. Sebagai bentuk pertanggung jawaban suatu kegiatan secara formal kepada seluruh
Pengurus HIMAPTIKA
2. Sebagai sumber informasi dan pertimbangan oleh kepanitiaan pada masa depan
Diharapkan seluruh panitia kegiatan dapat mengarsip segala yang diperlukan
dalam pembuatan LPJ agar pembuatan LPJ dapat sempurna.
Format LPJ pengurus HIMAPTIKA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HARIAN/DEPARTEMEN/STAFF
AHLI…………………………………….. (……………..)
PERIODE ……..-…………
Mukaddimah
A. Susunan Pengurus
B. Program Kerja
No Nama kegiatan Waktu Tempat PJ
1
2
3
4
5
C. Realisasi Program Kerja
D. Dana
No. Nama kegiatan Dana PJ
Pemasukan Pengeluaran Sisa
1
2
3
4
5
E. Kendala-kendala
F. Saran
G. Penutup
Surabaya, …. …………… 20....
Jabatan
……………………………….
(Nama)
NIM
Format LPJ panitia kegiatan HIMAPTIKA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
JABATAN DALAM KEGIATAN……………………………………..
NAMA KEGIATAN ……..-…………
Mukaddimah
A. Susunan Pengurus
B. Realisasi Kegiatan
C. Dana
No. Nama kegiatan Dana PJ
Pemasukan Pengeluaran Sisa
1
2
3
4
5
D. Kendala-kendala
E. Saran
F. Penutup
Surabaya, …. …………… 20....
Jabatan
……………………………….
(Nama)
NIM
E. PEDOMAN PENULISAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat merupakan hal yang cukup penting dalam berjalannya suatu
kegiatan. Komunikasi antar panitia dengan pihak – pihak yang mendukung acara tidak
cukup hanya dengan obrolan saja, tetapi harus dibarengi dengan dokumen resmi seperti
surat sebagai bukti.
Aturan umum pedoman penulisan surat menyurat
1. Surat yang dibuat menggunakan font Times New Roman dengan spasi 1,5
dan di cetak pada kertas F4
2. Setiap Sekretaris dibawah naungan HIMAPTIKA wajib menggunakan kop
surat yang telah disediakan oleh Sekretaris Himaptika
3. Surat hanya dapat dikeluarkan oleh Sekretaris dibawah naungan
HIMAPTIKA
4. Berikut adalah pihak yang menandatangani surat yang dibuat :
Surat untuk kegiatan dibawah naungan Badan Pengurus
HIMAPTIKA
Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua
HIMAPTIKA, Ketua Kegiatan, dan Sekretaris Kegiatan
Surat untuk kegiatan dibawah naungan Departemen
Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua
HIMAPTIKA, Ketua Departemen, Ketua Kegiatan dan sekretaris kegiatan.
Surat untuk kegiatan dibawah naungan Staff
Kepala Jurusan PMIPA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika, Ketua
HIMAPTIKA, Ketua Staff dan Sekretaris Staff
5. Surat yang dibuat oleh setiap Sekretaris kegiatan harus melalui persetujuan
dari Sekretaris HIMAPTIKA sebelum ditanda tangani oleh Ketua
HIMAPTIKA, Kepala Prodi Pendidikan Matematika dan Ketua Jurusan
PMIPA. Jika terdapat kesalahan penulisan nomor surat, tanggal
pelaksanaan dll maka surat tidak dapat disetujui
PEDOMAN PENULISAN NOMOR SURAT
SEKRETARIS HIMPUNAN MAHASISWA PENDIDIKAN MATEMATIKA
(HIMAPTIKA)
PERIODE 2017 – 2018
1. Penulisan Nomor Surat Keluar dari BPH HIMAPTIKA
01.1/I/RAKER/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017
Keterangan : 1. surat diberikan untuk warga PMT (baik mahasiswa/dosen)
2. surat diberikan untuk dalam UIN non warga PMT tapi warga UIN
3. surat diberikan untuk luar warga UIN
(KOSONG) bila bukan kegiatan HIMAPTIKA
RAKER untuk Kegiatan Rapat Kerja
OLMAT untuk kegiatan Olimpiade Matematika
MATRIK untuk kegiatan Matrik
HM untuk kegiatan Haflah Miladiyah HIMAPTIKA
MUSTAKA untuk kegiatan Musayawarah Anggota HIMAPTIKA
KPU untuk kegiatan pemilihan ketua HIMAPTIKA baru
Seleksi-Kepengurusan untuk kegiatan seleksi kepengurusan
Dll.
2. Penulisan Nomor Surat Keluar untuk Departemen dan Staff dibawah HIMAPTIKA
01.1/I.A/P-TIC.CAMP/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017
Keterangan : Sama dengan keterangan diatas
I.A untuk Departemen Kemahasiswaan
I.B untuk Departemen Litbang
I.C untuk Departemen AgSosBud
I.D untuk Staff Penerbitan Majalah
I.E untuk Staff Advokasi
I.F untuk Staff Laboratorium
Bulan surat dikeluarkan
Tahun surat dikeluarkan
3. Penulisan Nomor Surat Keluar untuk Lembaga dibawah lembaga HIMAPTIKA
01.1/I.A/Lembaga-Penatika/HIMAPTIKA/FTK.UIN-SA/I/2017
Sesuai Departemen yang menaunginya
Nama lembaga
Kop Surat yang digunakan dalam pembuatan surat sekretaris dibawah
naungan HIMAPTIKA Periode 2017-2018
1. Kop surat untuk surat yang keluar dari Sekretaris HIMAPTIKA dan
Sekretaris Departemen-Departemen dibawah naungan HIMAPTIKA
2. Kop surat untuk surat yang dikeluarkan lembaga dibawah naungan departemen
HIMAPTIKA
3. Kop surat untuk surat yang dikeluarkan oleh sekretaris kegiatan dibawah naungan
HIMAPTIKA
PEDOMAN PENULISAN BIODATA
PENGURUS HIMAPTIKA
Setelah penentuan anggota pengurus HIMAPTIKA, Sekretaris II berkewajiban membuat
biodata pengurus HIMAPTIKA pada periode tersebut selambat-lambatnya sebelum
berlangsungnya Kegiatan SARASEHAN.
Berikut Format Biodata Pengurus HIMAPTIKA :
1. Judul biodata ditulis dengan hurus Kapital dan di Bold:
Contoh :
BIODATA PENGURUS HIMAPTIKA
PERIODE (menyesuaikan)
2. Form biodata ditulis dalam tabel dengan 2 kolom yaitu data diri, dan foto
3. Penulisan judul biodata dan judul pada kolom menggunakan huruf kapital di bold,
dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12
4. Data diri berisi Nama, Jabatan, Semester, TTL, Alamat, Email, Facebook, No.
Telp, Motto yang mana ditulis menggunakan hurus Times New Roman ukuran 12
dan di bold
5. Ukuran foto menyesuaikan besar kolom
6. Seluruh isi data diri ditulis dengan hurus Times New Roman ukuran 12
Contoh format Biodata pengurus HIMAPTIKA :
PEDOMAN PEMBUATAN DAFTAR HADIR
(ABSENSI)
Seluruh kegiatan yang diadakan oleh HIMAPTIKA baik acara dari BPH, Departemen,
Staff, maupun Lembaga wajib menyertakan daftar hadir kegiatan tersebut. Daftar hadir dibuat oleh
Sekretaris Kegiatan. Apabila kegiatan tersebut mengandung unsur kepanitian, maka wajib
menyertakan daftar hadir panitia dan peserta kegiatan. Adapun aturan format daftar hadir adalah
sebagai berikut :
1. Judul daftar hadir sesuai dengan kegiatan tersebut. Menyantumkan nama HIMAPTIKA
dan periodenya, serta hari tanggal pelaksanaan acara tersebut.
Contoh :
Daftar Hadir Rapat Kerja Departemen
HIMAPTIKA PERIODE 2017/2018
6-8 Januari 2017
2. Form daftar hadir berbentuk tabel yang berisi 5 kolom, terdiri dari no, nama, jabatan/devisi,
semester/nim, ttd.
3. Untuk kegiatan yang mana peserta maupun panitia kegiatan tersebut bersifat pasti atau
sudah ditentukan, maka kolom no, nama, jabatan/devisi*, semester/nim* harus di ketik
secara rapi. Namun apabila peserta kegiatan belum jelas untuk semua kolom bisa
dikosongi. *Menyesuaikan jenis kegiatan
4. Format tenulisan :
Huruf yang digunakan baik judul maupun isi dalam tabel adalah Times New Roman
ukuran 12
Judul daftar hadir dan nama judul kolom (no, nama, jabatan, dst) harus
menggunakan huruh Kapital dan di Bold
Contoh daftar hadir dengan peserta kegiatan yang sudah ditentukan :
Contoh daftar hadir dengan peserta kegiatan yang belum ditentukan :
NB : Seluruh Sekretaris kegiatan diharapkan menyerahkan salinan daftar hadir kepada Sekretaris
2 yang mana akan digunakan sebagai rekap data hadir kepengurusan dalam satu periode.
PEDOMAN PENDATAAN INVENTARIS
Pendataan inventaris dilakukan setiap tahunnya, untuk mengetahui keadaan barang milik
HIMAPTIKA dan menjaga barang-barang tersebut agar tidak hilang. Di awal kepengurusan, akan
selalu melakukan pendataan ulang semua barang-barang milik HIMAPTIKA. Setelah semua
barang di data, maka data tersebut harus disusun dalam tabel Daftar Inventaris Himaptika periode
tersebut.
Adapun format penulisan daftar tersebut adalah :
1. Judul tabel “DAFTAR INVENTARIS HIMAPTIKA PERIODE....”
Ditulis menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12 dan di Bold
2. Untuk format dalam tabel berisi :
1. No
2. Kode Barang
3. Nomor urut
4. Nama barang
5. Inventarisasi
6. Jumlah (dibagian kolom jumlah akan dibagi lagi menjadi Jumlah dan Satuan )
7. Keadaan ( dikolom ini juga dibagi ke dalam kolom BAIK dan RUSAK)
Penulisan No diurukan dari nomor 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai banyaknya barang
Kode Barang :
A : Peralatan Kantor
B : Piagam/Sertifikat
C : AlatTulis
D : Bendera
E : Lain – lain
Nomor urut diurutkan berdasarkan kode barangnya, apabila pensil 1A, spidol 2A,
Bendera HIMPATIKA 1D, dan seterusnya
Inventarisasi sama dengan kode inventaris :
Inven/HIMAPTIKA(PERIODE)/Kode Barang/No Urut
Contoh : Inven/HIMAPTIKA17/A/1
Di kolom Jumlah, ada 2 kolom lagi yaitu Jumlah yang diisi banyaknya barang dan
Satuan yang diisi satuan jenis barang misalnya pack, buah, dus
Di kolom Keadaan juga terdapat 2 kolom yaitu Baik dan Rusak, kategori ini
digolongkan sesuai keadaan saat pendataan berlangsung
Contoh Inventarisasi Barang-barang HIMAPTIKA :