KAK (Kerangka Acuan Kerja)

Pengembangan Aplikasi Sistem Infomsi TIK menuju On Line System

I. Pendahuluan

Semakin berkembangnya teknologi informasi dan Komunikasi (TIK) sudah tentu

akan berpengaruh pada proses penyampaian informasi kepada para pengguna,

hal ini bisa dibuktikan dengan semakin meluasnya pemanfaatan teknologi

informasi dan Komunikasi (TIK) pada berbagai bidang kehidupan. Proses

penyampaian informasi yang cepat dan akurat merupakan suatu kebutuhan yang

tidak bisa diabaikan begitu saja, dimana dengan adanya teknologi informasi dan

Komunikasi (TIK) yang memadai secara tidak langsung akan berpengaruh pada

meningkatnya kepercayaan dari anak didiknya maupun orang tua yang

memanfaatkan layanan yang diberikan. Dengan semakin meningkatnya

palayanan yang diberikan maka akan semakin meningkat animo masyarakat,

namun sebaliknya jika semakin menurun pelayanan yang diberikan maka akan

menurun juga keercayaan dari masyarakat.

Pemanfaatan teknologi informasi dan Komunikasi (TIK) pada suatu organisasi

akan dipengaruhi oleh faktor yang ada pada lingkungannya, dimana semakin

besar organisasi yang akan mengembangkan sistem informasi maka akan

semakin kompleks proses yang akan dikerjakan. Dengan adanya pengelolaan

yang serius pada pengembangan sistem informasi sudah tentu akan

berpengaruh pada perkembangan bisnis yang sedang dilaksanakan.

Ada lima komponen yang perlu diperhatikan dalam membangun sistem

informasi, yaitu hardware, program, data, prosedur dan people (SDM). Pada sisi

hardware lebih difokuskan pada peralatan secara fisik yang dibutuhkan untuk

pemanfaatan sistem informasi tersebut, sedangkan dari sisi program yaitu

berupa aplikasi yang digunakan untuk mempercepat proses pengerjaan

sehingga tahapan pengelolaan data menjadi lebih efisien dan lebih akurat. Dari

sisi data yaitu berupa bahan-bahan yang akan diolah untuk mejadi suatu

informasi, dimana ketersediaan data yang akurat haruslah tetap dijaga agar

nantinya menghasilkan suatu infomasi yang benar-benar bermanfaat. Pada sisi

prosedur harus diperhatikan bagaimana aturan-atruan yang berjalan pada

1

organisasi tersebut mampu mendukung lancarnya pelaksanaan sistem informasi

atau aturan-aturan yang ada dirancang untuk mampu menciptakan suatu iklim

yang kondusif ke arah teciptanya suatu jaringan komunikasi dalam bangunan

sistem informasi yang handal. Sedangkan dari sisi people (SDM) yaitu perlu

adanya kemampuan yang memadai dari para pengguna untuk mengelola sistem

informasi yang ada (sudah dibangun).

Kelima komponen diatas harus bersinergi satu dengan yang lainnya, sehingga

jika salah satu komponen tidak ada maka tidak akan lengkap sistem informasi

yang berjalan pada organisasi tersebut. Sebagi contoh, jika pada suatu

organisasi sudah menerapkan prosedur sistem informasi yang memadai tetapi

dukungan dari SDM yang ada sangat kurang, maka hasil yang dicapai tidak akan

maksimal bakhan mungkin tidak akan berjalan.

2. TUJUAN

Tujuan yang diharapkan dicapai dari pengembangan sistem informasi ini adalah :

Sebagai langkah awal bagi pembangunan sistem informasi untuk pelayanan

publik...

Membangun arsitektur untuk mengintegrasikan sistem informasi pelayanan

publik.

3. METODOLOGI

Metodologi yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah:

Strategic Information System Planning (SISP)

Berisi mengenai langkah-langkah, seperti pengumpulan data, analisis kondisi

dan interpretasi

Literatur review

Berisi uraian tentang teori, temuan dan bahan penelitian lain yang diperoleh

dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian.

Planning Initiation

2

Berisi mengenai identifikasi dan dokumentasi terhadap ruang lingkup,

sasaran, visi, pemilihan metodologi dan penentuan alat-alat pemodelan yang

akan digunakan, presentasi, dan rencana kerja

Current Systems and Technology

Berisi tentang katalog sumber daya informasi (Information Resource Catalog)

dan skema dari sistem dan teknologi yang telah ada.

Data Architecture

Berisi mengenai definisi entitas, model orientasi berbasis objek, fungsi dan

laporan arsitektur data.

Technology Architecture

Berisi mengenai distribusi data/aplikasi, laporan arsitektur teknologi.

Design

Berisi mengenai instrumen pengambilan data, penentuan sampel, pengumpulan

data serta analisis data.

4. Tahapan Pekerjaan

Tahapan pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan Pengembangan Aplikasi

Sistem Informasi Berbasis TIK menuju On Line System, adalah sebagai berikut :

1. Persiapan

Pekerjaan persiapan memerlukan waktu 1 minggu dan merupakan awal dari

semua kegiatan. Pekerjaan Persiapan terdiri dari :

a. Persiapan Administrasi

Penyusunan surat-surat serta dokumen-dokumen baik teknis maupun non

teknis. Tenaga yang terlibat dalam kegiatan ini yaitu Tim leader, Ahli Analisis

sistem, Ahli Analisis Database dan Tenaga Administrasi.

b. Persiapan Rencana Kerja

Rencana kerja disusun oleh seluruh tenaga yang terlibat pada pekerjaan

persiapan Administrasi. Waktu penyusunan persiapan rencana kerja adalah

overlap dengan pekerjaan persiapan administrasi.

c. Persiapan Surat-surat

Persiapan surat-surat dilakukan oleh tenaga administrasi.

3

2. Pengadaan data

Pengadaan Data-data/Dokumen

Pengadaan data-data/dokumen adminisrasi. Kegiatan ini dilakukan berkala dan

membutuhkan waktu selama 3 minggu setelah pekerjaan persiapan selesai.

3. Pengolahan data

a. Proses Colecting/Identifikasi Database

Pengkoleksian dan identifikasi database dilakukan setelah pengkoleksian

dilaksanakan dalam hal ini seminggu setelah administrasi diperoleh.

Pekerjaan ini membutuhkan waktu 2 (dua) minggu.

b. Proses Colekting/Identifikasi Administrasi

Pengkoleksian dan identifikasi administrasi dilakukan setelah

pengkoleksian dilaksanakan dalam hal ini seminggu setelah administrasi

diperoleh. Pekerjaan ini membutuhkan waktu 2 (dua) minggu.

d. Entri data Identifikasi

Proses entry data kedalam database Pengembangan Aplikasi Sistem

Informasi Berbasis TIK menuju On Line System dilakukan pada minggu

ke-3 bulan kedua dan selesai pada akhir minggu bulan ke-2. Pekerjaan ini

membutuhkan waktu 2 (dua) minggu.

4 Survey dan Investigasi (Field Chek)

Pekerjaan survey identifikasi dilakukan setelah proses pengadaan data

pada instansi selesai. Pekerjaan ini dilakukan untuk memperoleh

perbadingan kebenaran data sebenarnya dilapangan. Pekerjaan survey

membutuhkan waktu selama 2 (dua) minggu yaitu pada akhir bulan

pertama dan selesai minggu ke-dua bulan ke-dua.

5 Analisis Sistem dan Implementasi Program

a. Analisa dan Desain Sistem

Analisa sistem dan desain dilakukan selama 42 hari yaitu pada

minggu ke-empat bulan ke-satu dan selesai pada akhir minggu

pertama bulan ke-tiga.

b. Penyusunan Database

4

Penyusunan database dilakukan setelah informasi data, baik data

lapangan maupun data instansi terkumpul. Pekerjaan ini dilakukan

pada awal minggu ke-dua bulan ke-dua dan selesai pada minggu ke-

empat bulan ke-dua.

c. Entri data Atribut ke Database

Entry data dilakukan selama 2 (dua) minggu. Pekerjaan ini

overlap/berbarengan dengan pekerjaan.

d. Relationship data Spasial ke Database

Pekerjaan relationship data spasial ke database dilakukan setelah

pembuatan database dilakukan yaitu pada awal minggu pertama

bulan ke-tiga sampai dengan akhir minggu ke-dua bulan ke-tiga.

e. Pemrograman Aplikasi (Customized Application)

Pekerjaan Pemrograman Aplikasi (Customized Application) dilakukan

selama 35 hari yaitu dimulai pada minggu ke-tiga bulan ke-dua dan

selesai pada akhir minggu ke-tiga bulan ke-tiga.

6 Verifikasi Program

Proses verifikasi program Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi

Berbasis TIK menuju On Line System membutuhkan waktu 40 hari atau 4

(empat) minggu yaitu dimulai pada akhir minggu ke-empat bulan ke-dua

dan selesai pada akhir bulan ke-tiga.

7 Asistensi dan Expose

Asistensi dan Expose pada dilakukan dua kali yaitu pada minggu ke-tiga

bulan kedua dan pada akhir pekerjaan pelaporan akhir yaitu pada minggu

ke-dua bulan ke-empat.

8 Pelaporan

a. Laporan Pendahuluan

Penyusunan laporan pendahuluan dilakukan selama dua minggu dan

waktu penyerahan laporan dilakukan pada akhir minggu ke-dua bulan

pertama.

c. Laporan Antara

5

Laporan perancangan sistem dilakukan 30 hari setelah SPMK keluar.

Waktu penyusunannya dimulai awal minggu ke-empat bulan pertama

dan diserahkan pada akhir minggu ke-empat bulan Kedua.

f. Laporan Akhir

Penyusunan laporan akhir dilakukan selama seminggu dan waktu

penyerahan dilakukan pada akhir pekerjaan yaitu minggu ke-tiga

bulan ke-tiga.

g. Laporan Pendukung

Waktu penyerahan laporan pendukung bersamaan dengan laporan

akhir kecuali untuk laporan hasil survey dilakukan setelah pekerjaan

survey.

h. Pelatihan

Pelatihan dilakukan 2 (dua) hari pada akhir-akhir seluruh pekerjaan

selesai.

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Waktu pelaksanaan Pembuatan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi

Berbasis TIK menuju On Line System adalah 90 (sembilan puluh) hari kalendar,

terhitung sejak ditetapkannya Surat Perintah Kerja (SPK). Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada time schedule dibawah ini.

RENCANA PELAKSANAAN PEKERJAAN

URAIAN PEKERJAAN BULAN I BULAN II BULAN III1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

PersiapanPengadaan dataPengolahan dataSurvey dan Investigasi (Field Chek)Analisis Sistem dan Implementasi ProgramAsistensi dan ExposePelaporan

4.4 Tugas dan Tanggung Jawab Personil

Agar didapat hasil yang optimal, maka pelaksanaan kegiatan akan ditangani oleh

tenaga ahli yang mempunyai pengalaman dalam bidang Sistem Analisa

Database, Analisa sistem dan Komputerisasi baik Programer maupun Operator.

Dengan penggunaan tenaga ahli tersebut diharapkan dapat memberikan

6

gambaran secara jelas langkah-langkah yang diambil dalam melaksanakan

pekerjaan secara keseluruhan.

Secara garis besar bidang keahlian yang dibutuhkan untuk Pengembangan

Aplikasi Sistem Informasi Berbasis TIK menuju On Line System adalah sebagai

berikut :

a. Penanggung Jawab

Penanggung Jawab bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan

pekerjaan, baik secara teknis maupun secara administratif, Melakukan

penanadatanganan kontrak dan melakukan tindakan atau kebijakan berkaitan

dengan pelaksanaan pekerjaan. Melakukan koordinasi dengan pemimpin

bagian proyek serta melakukan pengawasan langsung terhadap Team

Leader.

b. Tim Leader

Team Leader harus mempunyai pengalaman yang memadai atau

mempunyai pengalaman minimal 8 tahun dalam bidang keahliannya dan

mengerti proses pelaksanaan pekerjaan. Tugas Team Leader adalah sebagai

berikut :

Bertanggung jawab kepada penanggung jawab terhadap jalannya

pekerjaan baik secara teknis maupun administratif

Melakukan koordinasi baik intern maupun ekstern untuk kelancaran

pelaksanaan pekerjaan

Memimpin, mengatur seluruh tenaga ahli agar bekerja sesuai bidang

dan keahlianya secara benar dan sesuai dengan prosedur yang terda-

pat pada KAK, sehingga tujuan dan sasaran pekerjaan dapat tercapai

secara optimal.

Mengevaluasi masalah yang timbul dan mencarikan jalan keluar pe-

mecahan masalah agar pekerjaan dapat berjalan sehingga tercapai

hasil kerja yang optimal

Melakukan koordinasi dengan supervisor, melakukan diskusi dan ra-

pat-rapat mengenai pembahasan pekerjaan

Memeriksa laporan-laporan yang dibuat oleh para tenaga ahli

7

Bertanggung jawab terhadap kualitas pekerjaan, analisis-analisis dan

pelaporan

c. Ahli Analisis Sistem

Sesuai perkembangan dan tuntutan jaman yang pada saat ini hampir

disemua bidang teknologi menggunakan teknologi informasi, maka

tenaga ahli tersebut harus berpengalaman dalam teknologi informasi,

Tugas tenaga ahli Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Berbasis TIK

menuju On Line System yaitu :

Bertanggung jawab dalam proses pengolahan data spasial yang telah

di inventarisir dari Dinas/Badan/Lembaga kedalam bentuk basis data

SIA-WKMGB.

Pembentukan basis/Database Management System (DBMS)

Penyusunan model analisis setelah melakukan diskusi dengan Tim

Leader

Melakukan monitoring dan evaluasi selama pelaksanaan pekerjaan

tersebut

Melakukan analisis database yang telah di inventarisasi

Mendesain sistem relational database dari data-data yang ada

Monitoring dan evaluasi selama pekerjaan berlangsung

Bertanggung jawab atas kualitas hasil pelaksanaan pekerjaan

d. Ahli Sistem Informasi

Tenaga ahli Sistem Informasi dalam pekerjaan Pengembangan Aplikasi

Sistem Informasi Berbasis TIK menuju On Line System. Tugas tenaga ahli

Sistem Informasi adalah sebagai berikut :

Bertanggung jawab dalam proses penyusunan Rencana Strategis

sistem informasi.

Penyusunan model analisi sistem informasi Tim Leader

Melakukan koordinasi dengan ahli Pengembangan Aplikasi Sistem

Informasi Berbasis TIK menuju On Line System, agar data yang di-

hasilkan aman, teratur dan dapat diproses untuk kegiatan selanjutnya

Monitoring dan evaluasi selama pekerjaan berlangsung

Bertanggung jawab atas kualitas hasil pelaksanaan pekerjaan

8

e. Programmer

Pembuatan listing program

Pembuatan programing Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi

Berbasis TIK menuju On Line System

Pengetesan program aplikasi dalam jaringan lokal

Evaluasi dan Debuging terhadap setiap form modul

Melakukan verifikasi terhadap program yang dibuat

Bertanggung jawab terhadap kualitas hasil pekerjaan

f. Operator Komputer

Tenaga komputer ini bertugas melakukan, kompilasi data, editing data,

pembentukan basis data, klasifikasi data. Tenaga operator ini dibawah

pengawasan para Tenaga ahli.

g. Administrasi

Tenaga administrasi bertugas menyelesaikan administrasi dan membantu tenaga

ahli dan personil lain dalam proses pekerjaan.

9