JOHN DEERE COMPONENTS WORK

Background

Perusahaan Deere & Company didirikan pada tahun 1837 oleh John Deere, seorang

pandai besi yang mengembangkan bisnis yang sukses dalam pembuatan mesin bajak. Untuk

beberapa tahun setelahnya semua komponen traktor dibuat dan dirakit di Weterloo. Pada

tahun 1970, Deere sukses membagi bagian yang memproduksi traktor dalam beberapa divisi

yaitu perakitan mesin motor, perakitan produk jadi, dan teknik produksi yang dipindah ke

daerah baru di sekitaran Waterloo. Pabrik lama yang ada di Waterloo dirubah namanya

menjadi John Deere Component Work (JDCW) dan pada tahun 1983, JDCW membagi

kedalam 3 devisi yaitu: The Hydraulics, The Drive Trains Division, serta The Gear and

Special Products Division. Selama tahun 1970 operasi dan peralatan sudah disusun untuk

mendukung produksi traktor sebesar 150 unit per hari. Namun produksi yang rendah ini

mengakibatkan kerugian kepada mesin pembuat sekrup JDCW dan bisnis lembar baja karena

kedua mesin ini menghasilkan prosuksi yang efisien dalam volume yang besar.

JDCW juga menerapkan sebuah aturan dimana untuk mendapatkan kompenen yang

kecil divisi lain harus lebih mengedepankan pembelian pada antar divisi dari pada pembelian

kepihak luar dan juga harus menggunakan metode full costing (bahan langsung + tenaga kerja

langsung + overhead langsung + period overhead). Contohnya sebuah divisi ingin membeli

komponen kecil untuk perusahaannya maka divisi ini harus membandingkan biaya atas

pembelian itu dengan membeli dari divisi lain dengan metode full cost seharga 10$, biaya

langsung 7$, dan beli dari tawaran pihak luar sebesar 9$. Untuk hal ini divisi harus mengikuti

aturan yang ada di JDCW yaitu memilih harga sebesar 10$. Hal ini tentunya hanya akan

menghasilkan profit untuk divisi yang lain tapi memberatkan divisi yang membeli,

dampaknya akan terlihat pada naiknya harga produk secara keseluruhan.

JDCW memiliki mesin yang dapat mengubah bahan mentah dan menjadi bahan jadi

secara otomatis. Karena proses ini diperlukan mesin lebih otomatis maka biaya overhead

yang harus dikeluarkan seharusnya menjadi lebih kompleks. Dalam rangka untuk

mendapatkan pesanan produksi Divisi Gear dan Produk memutuskan untuk menerima

tawaran memproduksi 275 dari 635 bagian yang Deere dan Perusahaan menawarkan. Dari

tawaran ini mereka hanya bisa menghasilkan 58 bagian dengan metode full costing. Dalam

investigasi yang dilakukan oleh JDCW, ditemukan yang menjadi kunci permasalahan adalah

harga yang mereka hasilkan terlalu tinggi dikarenakan proses akuntansi yang kurang baik.

Analisis

JDCW menggunakan pembebanan biaya secara strandar yaitu:

Direct Labor (run time only)

Direct Material

Overhead (direct + period) applied on direct labor

Overhead (direct + period) applied on material dollars

Overhead (direct + period) applied on ACTS (Actual Cycle Time Standards) machine

hours

Selama beberapa tahun JDCW menggunakan tenaga kerja langsung sebagai tarif untuk

mengalokasikan overhead. Namun pada tahun 1960, perusahaan menerapkan pemisahan

overhead berdasarkan material. Perhtungan menggunakan tenaga kerja langsung dan material

overhead ini dibagi atas biaya langsung (biaya variabel), seperti biaya setup, scrap, materials

handling, bervariasi tergantung volume aktivitas produksi dan periode (biaya tetap), seperti

pajak, biaya depresiasi, listrik, gaji tidak dipengaruhi oleh aktivitas produksi. Pada tahun

1984, JDCW memperkenalkan machine hours sebagai basis alokasi overhead seperti basis

tenaga kerja dan material. Dengan peningkatan penggunaan mesin, maka basis tenaga kerja

langsung tidak lagi digunakan sebagai basis overhead, karena tidak lagi merefleksikan

performa kerjanya. Jam kerja digunakan untuk proses dimana waktu kerja setara machine

hours, jika terdapat perbedaan maka jam atas ACTS digunakan untuk mengalokasikan biaya

overhead. Secara keseluruhan metode biaya ini bekerja cukup baik di masa lalu karena

perusahaan memproduksi produk yang spesifik dan konsisten. Namun, metode biaya ini tidak

memberikan sistem alokasi biaya yang terbaik bagi JDCW.

Keith William menyadari kekurangan dari penggunaan standard costing tersebut dan

beralih menggunakan Activity-Based Activity Costing, yang mencerminkan nilai cost per

unit yang tepat untuk tiap produk. Namun, perbedaan nilai cost penggunaan standard costing

dan Activity-Based Costing bervariasi, ada beberapa produk yang mengalami penurunan cost

dan ada yang justru cost-nya menjadi lebih besar. Inti permasalahan yang terjadi di

perusahaan yaitu:

1. Penggunaan Standard Costing System yang tidak sesuai dengan nature perusahaan

yang besar dan memproduksi barang yang sangat bervariasi dan tidak mencerminkan

actual cost per unit.

2. Perusahaan menyadari adanya kesalahan dalam menentukan biaya dengan

penggunaan Standard Costing dan beralih menggunakan Activity Based-Costing,

namun hasil yang diperoleh sangat bervariasi, ada yang biayanya menjadi lebih kecil

dan menjadi lebih besar.

Dalam pengunaan Activity Based Costing System (ABC), terdapat dua tahapan untuk

menentukan biaya overhead atas produk. Tahap pertama adalah, mengidentifikasi aktivitas

yang signifikan di dalam kegiatan produksi atas produk dan menentukan biaya overhead

untuk masing-masing aktivitas berkenaan dengan sumber biaya organisasi yang digunakan

oleh aktivitas. Biaya overhead ditentukan oleh masing-masing aktivitas yang terdiri dari

activity cost pool. Setelah menentukan biaya overhead atas activity cost pool dalam tahap

pertama, cost driver yang layak untuk masing-masing ¬cost pool diidentifikasikan dalam

tahap kedua. Ketika biaya overhead dialokasikan untuk masing-masing activity cost pool

untuk lini produk dalam proporsi dalam jumlah atas cost driver yang dikonsumsi oleh lini

produk. Untuk menentukan cost driver, ada 3 kriteria yang harus dipenuhi:

1. Tingkat korelasi/hubungan. Kita harus dapat menyimpulkan bagaimana setiap lini

produk mengkonsumsi dalam aktivitas dengan mengamati bagaimana setiap lini

produk mengkonsumsi cost driver. Oleh karena itu, keakuratan penetapan biaya

tergantung dari tingkat korelasi antara konsumsi dari aktivitas dan konsumsi dari cost

driver.

2. Biaya Pengukuran. Kita perlu merancang sistem informasi dari setiap cost-benefit

trade-offs. Semakin banyak activity cost pool yang digunakan, maka semakin tinggi

akurasi dari biaya pengukuran. Dengan demikian juga maka semakin banyak cost

drivernya yang menghasilkan sistem biaya pelaksanaan dan pemeliharaan yang lebih

baik.

3. Efek Perilaku. Sistem informasi memiliki potensi tidak hanya untuk memfasilitasi

pengambilan keputusan, tetapi juga mempengaruhi perilaku dari pengambil

keputusan, bisa baik atau buruk, tergantung efek perilakunya. Dalam menentukan cost

driver kita perlu mempertimbangkan kemungkinan konsekuensi perilaku. Contoh,

dalam sistem produksi just-in-time , tujuannya adalah untuk mengurangi persediaan

dan kegiatan material-handling seminimum mungkin. Jumlah pergerakan barang bisa

menjadi dasar pengukuran yang paling tepat, yang dapat menimbulkan efek perilaku

yang diinginkan dan mempengaruhi manajer untuk mengurangi jumlah pergerakan

material, sehingga mengurangi material-handling cost.

Dalam kasus yang dialami oleh JDCW, Pengalokasian biaya overhead ke dalam setiap

produk dilakukan dalam dua tahap. Tahap pertama adalah mengidentifikasi aktivitas-aktivitas

proses produksi yang signifikan dari setiap produk. Dalam tahap ini, JDWC mengidentifikasi

7 aktifitas signifikan dalam proses produksi. Oleh karena itu, total biaya overhead akan

dialokasikan ke dalam 7 aktifitas dibandingkan menggunakan standard cost yang hanya

memiliki dua cost driver (direct labor dan machine hour). Ketujuh aktifitas yang digunakan

JDWC sebagai cost driver sebagai berikut;

a. Direct Labor Support, overhead dialokasikan berdasarkan karyawan langsung yang

menangani pembuatan komponen-komponen. Biaya ini termasuk allowance for

benefits, break period, gaji, personnel, percentage of supervision dan gaji industrial

engineering. Seluruh direct labor yang menunjang overhead dapat dijumlahkan

menjadi $ 1,898,000 (in 1985) dan dibagi oleh total direct labor dollar $ 1,714,000

yang menghasilkan overhead rate untuk aktifitias ini sebesar 111%.

b. Machine Operation, overhead yang dihasilkan dari beroperasinya turning machine,

ditambah pengalokasian biaya kapasitas dan fasilitas. Total biaya yang digunakan

untuk mengoperasikan turning machine $ 4,045,000 dan dibagi total machine hour

242,000 yang menghasilkan $ 16.70 per hour overhead rate untuk aktifitas ini.

c. Setup Hours, overhead yang dihasilkan berdasarkan perubahan dari tugas yang harus

dijalankan. Hal ini termasuk biaya actual setup; small share machine, small tool

maintenance, supervision, dan gaji industrial engineering. Biayanya adalah $

1,111,000 dibagi dengan estimated number of setup hours 32,900 yang menghasilkan

overhead rate per jamnya $33.80.

d. Production Order Activity, dihasilkan dari kegiatan penjualan yang menghasilkan

pesanan komponen-komponen. Total biaya dibagi dengan total pesanan produksi per

tahun 7,150 yang menghasilkan biaya $ 114 setiap production order.

e. Materials Handling, biaya overhead yang muncul dari aktifitas perpindahan barstock

ke dalam mesin dan perpindahan komponen-komponen yang dihasilkan ke tahap

selanjutnya. Biaya yang mendominasi aktifitas ini adalah karyawan yang menangani

material dan perawatan peralatan. Overhead rate-nya adalah $ 19.42 yang dihasilkan

dari membagi total biaya yang dialokasikan ($303,000) dengan total muatan (15,600).

Total muatan diestimasikan berdasarkan 6 tahapan;

i. (Part Weight ×Annual Volume)/(runs/year for that part)=weight/run

ii. (Weight/run)/(Pounds/load)=Loads/run

iii. loads/run + 0.5

iv. multiply result in (iii) by number of runs of that part/year = number of

loads/year moved away from machine

v. loads/year ×2 (movement to and from machine) = total number of loads/year

for that part

vi. repeat process for all numbers, and add number of load/part to obtain total

number of loads per year

f. Parts Administration, biaya overhead didapat dari total biaya $ 999,000 yang ketika

didistribusikan ke 2,050 parts di dalam system, menghasilkan head tax $ 487 per

komponen.

g. General and Administrative, biaya overhead dihubungkan keseluruh pabrik, tidak

hanya pada suatu aktifitas atau proses manufakture tertentu. Biaya ini termasuk pajak,

depresiasi, etc. Total General and Administrative ($ 998,000) dibagi rata kesetiap

produk dengan dasar value added.

STANDARD VERSUS ABC COSTING FOR PART A103

STANDARD METHOD

Total Cost = Direct Labor + Direct Materials + Overhead

Direct Labor = .185 labour hours x 12.76/hr = 2.36

Direct Materials = 6.44

Overhead = Direct + Period

Direct Labour OH = 2.05 x .185 x 12.76 = 4.89

Machine Hours OH = 27.56 x .310 = 8.54

Materials Handling OH = .097 x 6.44 = 0.62

Total Cost (per 100 parts) $22.88

ABC METHOD

Direct Materials : 6.44

Direct Labor : (0.185x4.2hr) 2.36

Overhead :

Direct Labor Support (0.185x111%x12.76) 2.62

Machine Operation (0.31x(8.99+7.61)) 5.15

Setup hours (33.76x4.2x2)/(8000/100) 3.54

Production order activity (114.27x2/80) 2.86

Materials handling (19.42x4)/80 0.97

Parts administration (487x0.176)/80 1.07

General and administrative (9.1%x(2.36+16.21)) 1.69 17.9

Total costs (per 100 parts) 26.7

Agar ABC Model yang digunakan lebih efektif maka dilakukan beberapa perubahan dalam

implementasinya, yaitu terhadap

1. Penawaran. ABC digunakan untuk menghitung biaya mesin dan menyiapkan

penawaran untuk Deere ataupun pelanggan dari luar. Dengan menggunakan ABC

perusahaan tahu mana saja produk yang cost nya tinggi dalam low-volume. Dan divisi

juga harus merubah sistem penawaran dalam praktek transfer pricing mereka. Dan

memulai untuk untuk menegosiasikan “market-based-price” yang berada di bawah

full cost

2. Process Planning. Bagian Proses enginering menggunakan model perbandingan

relative efisiensi mesin untuk tipe yang berbeda dari baja dan part number untuk

memilih bagian mana saja yang diproses sesuai tipe mesinnya, karena ABC

menunjukan setup dan biaya produksi yang tinggi dari pada MRP. Process

engineering menggunakan ABC untuk menghitung biaya pada basis optimal run/

tahun dan bisa dinegosiasi untuk customer untuk meneriman run yang lebih kecil pada

harga yang lebih murah

3. Low Value- Added Parts. Gear and special produk mempercepat perpindahan dari

low-volume, short-running part dari turning mesin. Kira-kira 31% part membutuhkan

lebih dari 20 jam direct labor; secara keseluruhan dihitung 97% dari semua direct

labor tersisa untuk mesin. Tapi part yang kurang dari 8 jam akan di outsource. Secara

kebetulan part yang tersisa masih belum ditentukan, tapi keputusanyang dibuat

berdasarkan costing yang lebih akurat yaitu ABC. Kombinasi dari perpindahan LVA

part diharapkan dapat meningkatkan rata-rata run time, mengurangi kerumitan

penjadwalan dan mengurangi permintaan untuk staf pendukung.

4. Cell Arrangements. Infrastruktur pabrik berubah dari sistem row mesin menjadi

sistem per-sel. Beberapa mesin dikelompokkan bersama dan dipakai untuk high-run

part.

5. Layout. ABC juga membantu manajemen dalam mengatur departemen permesinan.

Secondari operations yang memiliki cost yang tinggi menyebabkan manajemen untuk

mengembalikan menjad divisi sebelumnya dan mengembalikan ke gedung sebelum

dipindahkan. Untuk mendapatkan tempat yang lebih besar, turning machine yang

sudah tidak efisien lagi dibuang. Lalu untuk meminimalisir jarak penanganan antara

barstock dengan packaging dan shipping, kegiatan-kegiatan tersebut dibuat menjadi

lebih dekat agar lebih efisien. Tetapi sayangnya layout yang baru ini belum pernah

dicoba selama proses produksi dikarenakan baru diatur selama bulan agustus 1986,

sedangkan pada januari 1987 pabrik tersebut ditutup. Walaupun begitu terdapat satu

perubahan layout yang sudah diterapkan tahun 1985 dan membuat perubahan yang

signifikan. Layout yang berhasil diterapkan pada tahun tersebut adalah process

engineering group. Mulanya, process engineering group ini berada jauh dari lantai

penjualan tetapi sekarang berada tepat ditengah area permesinan. Akibat dari

pemindahan layout ini komunikasi antar personelnya menjadi lebih mudah.

Walaupun ABC ini sangat berguna, tetapi manfaatnya juga masih terbatas pada:

1. ABC hanya berjalan pada komputer tiap individu, bukan pada komputer yang

terintegerasi dengan data base divisi

2. ABC hanya digunakan untuk operasi yang meggunakan turning machine

Kesimpulan

1. Penetapan biaya dengan standard costing tidak sesuai untuk digunakan oleh

perusahaan yang memproduksi barang dengan banyak aktivitas produksi dan variasi

produk yang beragam, tidak mencerminkan cost yang sebenarnya. Hanya

menggunakan direct labor dan machine hours sebagai cost driver, sedangkan ada

banyak tahapan dalam aktivitas produksi yang menuntut penentuan cost driver yang

lebih akurat.

2. Dengan menggunakan Activity Based Costing perusahaan dapat mengetahui actual

cost per unit, sehingga tidak akan terjadi undercosting atau overcosting dalam

penentuan biaya. Penggunaan cost driver untuk yang disesuaikan berdasarkan

aktivitas produksi yang telah ditetapkan activity cost pool-nya, terdiri dari 7 cost

driver yaitu direct labor support, machine operation, setup hours, production order

activity, materials handling, parts administration, general and administrative.

3. Tujuan dari penggunaan metode ABC bukan untuk menghasilkan biaya per unit yang

kecil, namun menghasilkan biaya yang sebenarnya. Terbukti dari kasus John Deere,

perbedaan cost dari awal perusahaan menggunakan standard costing menjadi Activity

Based Costing hasilnya bervariasi, ada yang biayanya menjadi lebih kecil dan menjadi

lebih besar.

4. Meskipun terdapat variasi perubahan cost karena beralih menggunakan metode ABC,

John Deere tetap dapat bersaing dengan lebih percaya diri karena keakuratan

penentuan biaya, karena menghindari profit margin yang semu akibat adanya

overcosting dan undercosting.

5. Agar pengaplikasian ABC menjadi lebh efisien makan harus dibantu dengan

perubahan-perubahan pada pabrik. Misalkan dalam kebijakan transfer pricing yang

diubanh dengan menggunakan market based dibandingkan dengan direct cost v.s full

cost. Selain kebijakan, layout pabrik juga diubah untuk memaksimalkan efisiensi

penggunaan ABC.

6. Saat ini ABC hanya diterapkan untuk operasi-operasi yang menggunakan turning

machine, namun tidak ada salahnya dikemudian hari untuk mengaplikasikan ABC

pada proses-proses produksi lain. Hal ini dikarenakan penggunaan ABC dalam

mengalokasikan overhead tepat untuk John deere karena John deere memiliki variasi

produk yang berbeda-beda.