Jadwal_Retensi_Arsip_Fasilitatif_Depkumham_RI_tahun_2004.pdf

7/26/2019 Jadwal_Retensi_Arsip_Fasilitatif_Depkumham_RI_tahun_2004.pdf

1/41

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIFDEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA

DEPARTEMEN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIAREPUBLIK INDONESIA

Lampiran Keputusan Menteri

Nomor : A-01.UM.02.01 TAHUN 2004Tanggal : 18 Pebruari 2004


2/41

Kata Pengantar

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena hanya berkat Rakhmat, Hidayah dan bimbingan Nya PenyusunanJadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I, yang telah lama kita nanti-nantikan akhirnya dapat terwujud.Dengan terbitnya Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I Nomor : M-01.UM.02.01 Tahun 2004 tenggal 18 Februari 2004 tentangJADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA R.I selain untuk memenuhi amanat yangterkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip,juga diharapkan Jadwal Retensi Arsip ini dapat dijadikanpedoman kerja bagi para Pejabat dan Pegawai pengelola dan penanggung jawab tata usaha/arsip sehingga dapat meningkatkan kesadaran akanpentingnya nilai arsip, sekaligus terciptanya tertib administrasi secara lebih sempurna dilingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi ManusiaR.I.

Tentunya Jadwal Retensi Arsip ini masih jauh dari pada sempurna, namun setidaknya sudah dapat dipergunakan/dimanfaatkan sesuai kebutuhan dantidak tertutup kemungkinan dikemudian hari masih perlu disempurnakan guna menyesuaikan perkembangan teknologi persuratan/kerasipan.Dengan telah tersusunnya Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I diharapkan segera dapat

disusul tersusunnya Jadwal Retensi Substantif, sehingga lengkap sudah sarana yang diperlukan dalam melaksanakan penyusutan arsip disemua unitkerja dijajaran Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I

Atas nama Pimpinan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I kami menyampaikan terima kasih kepada segenap anggota tim yangbertugas menyusun Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia R.I dan kepada semua pihak yang telah turutberpartisipasi khususnya para pejabat dai Badan Pemeriksa Keuangan (BEPEKA), Badan Kepegawaian Negara (BKN), Arsip Nasional R.I (ANRI) danDepartemen Keuangan R.I


3/41

DAFTAR ISI

Halaman

- Kata Pengantar.................................................................................................................................................... i

- Daftar Isi .............................................................................................................................................................. ii

- Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI ........................................................................... iii

Lampiran Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI .............................................................. iv

1. JRA Fasilitatif Bidang Perencanaan.................................................................................................................. 1-2

2. JRA Fasilitatif Bidang Kepegawaian ................................................................................................................ 3-8

3. JRA Fasilitatif Bidang Keuangan....................................................................................................................... 9-19

4. JRA Fasilitatif Bidang Perlengkapan................................................................................................................. 20-25

5. JRA Fasilitatif Bidang Umum ............................................................................................................................ 26-29

6. JRA Fasilitatif Bidang Pendidikan dan Latihan ............................................................................................... 30-31

7. Surat Persetujuan Sekretaris Jenderal BEPEKA ............................................................................................. 32

8. Surat Persetujuan Kepala BKN ......................................................................................................................... 33

9. Surat Persetujuan Kepala ANRI........................................................................................................................ 34


4/41

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIAREPUBLIK INDONESIA

S A L I N A NKEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : A-01.UM.02.01 tahun 2004

T E N T A N G

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka tercapainya tertib administrasi dan terlaksananya penyusutan arsip fasilitatif di lingkunganDepartemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia perlu adanya Jadwal Retensi Arsipsebagaimana diamanatkan dalam pasal 4 dan 5 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979;

b. bahwa untuk maksud tersebut pada butir (a) di atas perlu menetapkan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dilingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Keputusan Menteri

Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.Mengingat : 1. Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor : 32 dan Tambahan Lembaran

Negara Nomor : 294) tentang, Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor : 51 dan TambahanLembaran Negara Nomor : 2964) tentang Penyusutan Arsip;

3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 234/M Tahun 2000;

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 165 Tahun 2000 tentang, Kedudukan, Tugas, Fungsi,Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen;

5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 177 Tahun 2000 tentang, Susunan Organisasi dan TugasDepartemen;

6. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M-01.UM.02.01 Tahun 1980 tanggal 1 Januari 1980tentang, PENETAPAN TATA KEARSIPAN DENGAN KARTU KENDALI DI LINGKUNGANDEPARTEMEN KEHAKIMAN REPUBLIK INDONESIA;

7. Keputusan


5/41

Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.INomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004Tanggal : 18 Pebruari 2004

7. Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor : M-18.UM.06.05 Tahun 1996 tanggal 9 April 1996tentang, POLA PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN ADMINISTRASI DEPARTEMEN KEHAKIMANREPUBLIK INDONESIA;

8. Keputusan Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : M-01.PR.07.15 Tahun 2001tanggal 6 Pebruari 2001 tentang, ORGANISASI DAN TATA KERJA DEPARTEMEN KEHAKIMAN DANHAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA.

Memperhatikan : 1. Persetujuan Sekretaris Jenderal Badan Pemeriksa Keuangan dengan surat Nomor : 11/S/VIII-VIII.4/01/2004tanggal 23 Januari 2004.

2. Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara dengan Surat Nomor : K.26-30/HAL.6-7/04 tanggal 21 Januari2004.

3. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Surat Nomor : PK.01/070/2004 Tanggal 12Pebruari 2004.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA TENTANG,JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIAREPUBLIK INDONESIA.

Pasal 1Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggalmaupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan tugas/kegiatan seluruh unit kerja di lingkungan DepartemenKehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia;

2. Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Republik IndonesiaNomor : 34 Tahun 1979, pasal 4 ayat 3 yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangkawaktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip;


6/41


3. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip sebagaimana diatur dalam Pasal 2 Peraturan PemerintahNomor : 34 tahun 1979.

Pasal 2

(1) Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif sebagaimana tercantum dalam lampiran 1 sampai dengan 6 keputusan ini,merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Keputusan ini;

(2)Jadwal Retensi Arsip sebagaimana tersebut dalam ayat (1) Pasal ini dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip

di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia;(3)Pelaksanaan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam keputusan ini

dilakukan secara rutin dan dibuatkan Berita Acara;

(4)Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu simpan menurut Jadwal Retensi Arsip 10 (sepuluh) tahunatau lebih dalam pelaksanaannya berpedoman pada pasal 8 Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979.

Pasal 3

Dengan berlakunya Keputusan ini, segala ketentuan yang bertentangan dengan keputusan ini dinyatakan tidak

berlaku dan hal-hal yang belum diatur dalam keputusan ini akan diatur dan ditetapkan kemudian.

Pasal 4

Keputusan ini berlaku di lingkungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, danapabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan diadakan perbaikan seperlunya.

Ditetapkan di :JakartaPada Tanggal : 18 Februari 2004

a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA R.ISALINAN sesuai dengan aslinya SEKRETARIS JENDERAL,

KEPALA BIRO UMUM,

ttd

SOEMOELJO P. SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.NIP. 040030616

NIP. 040011878


7/41

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : A-01-UM.02.01 tahun 2004

TENTANG :

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF


2004

Lampiran 1.1


8/41


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PERENCANAAN


JANGKA WAKTU SIMPANNO. JENIS DOKUMEN / ARSIP

AKTIF INAKTIFKETERANGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Penyusunan Struktur Organisasi

Analisis Jabatan

Penyusunan Jabatan Fungsional

Analisis beban kerja meliputi hasil pengumpulan bahan,telaahan dan hasil coba.

Pengembangan Budaya Kerja

Konsep pola pembangunan Departemen Kehakiman danHAM beserta data pendukungnya.

Pola pembangunan Departemen Kehakiman dan HAM

Konsep rencana kerja lima tahunan Departemen Kehakiman

dan HAM.

Rencana kerja lima tahunan Departemen Kehakiman danHAM

Konsep rencana kerja tahunan Departemen Kehakiman danHAM.

1 tahun setelah tidak berlaku




1 tahun setelah tahunanggaran berakhir

2 tahun setelah ditetapkan

5 tahun setelah dilaksanakan


5 tahun setelah dilaksanakan


3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

5 tahun

3 tahun

3 tahun

3 tahun

Permanen

Musnah

Permanen

Musnah

Musnah

Musnah

Permanen

Musnah

Permanen

Musnah


9/41

Lampiran 1.2Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.INomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004Tanggal : 18 Pebruari 2004



11. Rencana kerja tahunan Departemen Kehakiman dan HAM 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Permanen

12. Penyusunan pembakuan sarana kerja meliputi hasilpengumpulan bahan, telaahan, dan hasil konsultasi dengan

instansi terkait.

1 tahun setelah tidak berlaku 3 tahun Musnah

13. Penyusunan pedoman pengukuran beban kerja meliputi hasilpengumpulan bahan, telaahan dan hasil uji coba

1 tahun setelah tidak berlaku 3 tahun Musnah

14. Sistim Informasi Manajemen 1 tahun setelah diperbaharui 3 tahun Dinilai kembali

15. Kunjungan kerja komisi DPR. 1 tahun setelah diterima 3 tahun Musnah

16. Tanggapan atas pertanyaan dan komentar yang diajukan DPRRI.

1 tahun setelah disampaikanke DPR RI

3 tahun Dinilai kembali

17. Bahan-bahan untuk Sidang Kabinet. 1 tahun setelah SidangKabinet


a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA RI

SALINANsesuai dengan aslinya SEKRETARIS JENDERALKEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.

NIP. 040030616 NIP. 040011878


10/41


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG KEPEGAWAIAN




1. Formasi Pegawai 1 tahun setelah tahunanggaran 2 tahun Musnah

2. Penerimaan Pegawai :- Pengumuman- Seleksi Administrasi- Pemanggilan Peserta Test- Pelaksanaan Ujian Tertulis- Keputusan Hasil Ujian- Wawancara/Litsus- Penetapan Tahap Akhir- Berkas lamaran yang tidak diterima

2 tahun setelah tahunanggaran


2 tahun

1 tahun

Musnah

Musnah

3. Pengangkatan Pegawai :a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS

- Berkas lamaran diterima/rangkap

- Surat keterangan hasil penelitian/screening- Berkas usulan CPNS/PNS

b. SK Kolektif

c. SK Perorangan

1 tahun setelah SK terbit


-

2 tahun

3 tahun

-

Musnah

Musnah

Masuk berkasperorangan

Lampiran 2.2

Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I

DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAM REPUBLIK INDONESIA


11/41

Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004Tanggal : 18 Pebruari 2004

JANGKA WAKTU SIMPANNO. JENIS DOKUMEN / ARSIPAKTIF INAKTIF

KETERANGAN

4. Pembinaan Karir Pegawai :a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin

Belajar Pegawai- Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin- Laporan Kegiatan- STTPL

b. Proses Peninjauan Masa Kerjac. DP3d. Proses Penetapan Angka Kredite. Disiplin Pegawai :

- Daftar Hadir- Rekap Hadir- Catatan Pelanggaran


-

1 tahun setelah SK terbit1 tahun setelah terbit

1 tahun anggaran berjalan1 tahun anggaran berjalan

2 tahun

-

2 tahun3 tahun2 tahun2 tahun

Musnah

Berkas perorangan

MusnahMusnahMusnahMusnah

5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 tahun setelah memperolehkeputusan tetap 2 tahun Musnah

6. Mutasi Pegawai :a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan

- Usul Persetujuan Teknis Kepala BKNb. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai)

- Surat Nikah / Cerai

- Akte Kelahiran Anak

c. Proses Kenaikan Gaji Berkalad. Proses Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatane. Proses Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan

Struktural/ Fungsional


1 tahun setelah diperbaharui-

-

1 tahun setelah SK terbit1 tahun setelah SK terbit1 tahun setelah SK terbit

2 tahun

2 tahun-

-

--

2 tahun

Musnah

MusnahMasuk berkas

perorangan


MusnahMusnahMusnah

Lampiran 2.3



12/41


JANGKA WAKTU SIMPANNO. JENIS DOKUMEN / ARSIPAKTIF INAKTIF

KETERANGAN

7. Administrasi Pegawai :a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN&LN)

b. Dokumentasi Identitas Pegawai- Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Bukti Diri/NIP dan

TASPEN- Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan(KORPRI,

Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll)- Keanggotaan Parpol/ ORMAS/LSM- KP4/LP2P

c. Cuti Diluar Tanggungan Negara

d. Cuti Lainnya

1 tahun setelah pelaksanaan

1 tahun setelah identitas terbit


1 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun

2 tahun

2 tahun

2 tahun

Musnah

Musnah


Musnah

8. Kesejahteraan Pegawai :- Layanan Beras/Pakaian Dinas- Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai- Layanan Asuransi Pegawai- Layanan Tabungan Perumahan- Bantuan Dinas/Layanan bantuan Sosial- Layanan Olahraga dan Rekreasi


2 tahun Musnah

9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun 1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Musnah

10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun 1 tahun anggaran setelah SKterbit

- Masuk berkasperorangan

Lampiran 2.4


13/41




11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian 1 tahun setelah memperolehkeputusan yang bersifat tetap

2 tahun Musnah

12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan 1 tahun setelah SK terbit 2 tahun Masuk berkasperorangan

13. Data Kepegawaian 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

14. Dokumentasi Kepegawaian 1 tahun setelah pensiun 2 tahun setelah hakdan kewajibannya

habis

Musnah kecualiGol. Ruang IVddan Gol. Ruang

IVe

15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil antara lain :a. Lamaran

b. Nota Persetujuan Kepala BKNc. SK. Pengangkatan CPNSd. Hasil Pengujian Kesehatane. SK. Pengangkatan PNSf. SK. Kenaikan Pangkatg. SK. Kenaikan Gaji Berkalah. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki

Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan.i. SK. Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari jabatan

Struktural/Fungsional.j. SK. Perpindahan Wilayah Kerjak. SK. Perpindahan Antar Instansil. SK. Peninjauan Masa Kerjam. SK. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

1 tahun setelah Definitif Pensiun 2 tahun Musnah, kecualitokoh nasional

atau pejabatEselon I, II atauEselon lain yangditentukan olehinstansi secaraIndividual ataupegawai Negerisetingkat Gol.Ruang IVd dan

IVe serta orangperseorangan yangterlibat dalam

kasus/peristiwaberskala nasional.


14/41




n. Berita Acara Pemeriksaano. SK. Hukuman Jabatan/ Hukuman Disiplin PNSp. SK. Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi lainq. SK. Penarikan Kembali dari Perbantuanr. SK. Pemberian Uang Tunggu

s. SK. Pemberhentian Sebagai PNSt. SK. Pemberhentian Sementarau. SK. Pengangkatan/Pemberhentian sebagai Pejabat Negarav. SK. Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai

Pejabat Negaraw. SK. Pernyataan Hilangx. SK. Kembalinya PNS yang dinyatakan hilangy. SK. Penggantian Namaz. SK. Pensiun

. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan. Surat Ijin menjadi Anggota Parpol/ORMAS/LSM. Surat Pencabutan Ijin Menjadi Anggota Parpol/Golkardd. SK. Meninggal Dunia/ Hilangee. Surat Keterangan Mutasi Keluargaff. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikangg. Penetapan Angka Kredithh. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khususii. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala

gg. Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negerihh. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negerill. Kartu Induk PNSmm. Ijasah/Sertifikatnn. SK. Penempatan/Penarikan Pegawaill. SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di luar Instansimm.SK. Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti di luar Tanggungan

Negara


15/41

Lampiran 2.6Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.INomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004

Tanggal : 18 Pebruari 2004



16. Berita Perorangan Pejabat Negaraa. Menteri

b. Ketua, Wakil Ketua, Badan Peradilan.

c. Hakim pada Badan-Badan Peradilan

d. Pejabat Negara lainnya yang dilengkapi Keputusan Presidendan ditetapkan sebagai Pejabat Negara.

1 tahun setelah berhenti darijabatan

1 tahun setelah pensiun

1 tahun setelah pensiun

1 tahun setelah berhenti darijabatan

2 tahun

2 tahun

2 tahun

9 tahun

Permanen

Permanen

Permanen

Dinilai Kembali

a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA RISALINANsesuai dengan aslinya SEKRETARIS JENDERAL

KEPALA BIRO UMUM

ttd


NIP. 040030616 NIP. 040011878


16/41


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG KEUANGAN




1. RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA

NEGARA (RAPBN).a. PENYUSUNAN RAPBN.

- Bahan/data penerimaan dan pengeluaran anggaran rutin danpembangunan dari Lembaga Negara dan BadanPemerintah.

- Satuan-satuan anggaran dan lampiran RAPBN

- Nota Keuangan

1 tahun setelah tahun anggaranyang bersangkutan berakhir.



5 tahun

5 tahun

5 tahun

Musnah

Musnah

Musnah

b. PENYAMPAIAN RAPBN KEPADA DPR.- Ketentuan/ Peraturan tentang Penyusunan RAPBN oleh

Presiden / Pemerintah.

- Pembahasan RAPBN oleh Komisi / DPR

- Nota Jawaban DPR.




5 tahun

3 tahun

3 tahun

Dinilai kembali

Musnah

Musnah

c. ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA(APBN) DAN REPETA.


5 tahun Musnah

Lampiran 3.2


DEPARTEMEN KEHAKIMAN DAN HAM REPUBLIK INDONESIA


17/41


JANGKA WAKTU SIMPANNO. JENIS DOKUMEN / ARSIP AKTIF INAKTIF KETERANGAN

2. ANGGARAN :a. ANGGARAN RUTIN

- Petunjuk Penyusunan DUK dan Pembahasan DIK

- PRA DUK RUTIN.

- Daftar Usulan Kegiatan (DUK) dan DURK.

- Rancangan Ulangan Ringkas Belanja Rutin menurutorganisasinya (Satuan 2 A), Ulangan Ringkas Belanja Rutinmenurut Program (Satuan 2 B), Ulangan RingkasPendapatan Rutin (Satuan 2 C), Rincian Belanja Rutin

sampai dengan kegiatan dan jenis kepengeluaran per unitorganisasi (Dokumen satuan 3) dan Memori PenjelasanAnggaran Rutin (Satuan 3 A).

- Konsep DIK / DRK

- DIK / DRK, dan PO termasuk Revisinya.

- Ketentuan/Peraturan yang menyangkut perencanaan,pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawabananggaran rutin.


1 tahun setelah tahun anggaran

yang bersangkutan berakhir.




1 tahun setelah PAN diundangkan

1 tahun setelah ketentuan/peraturan berakhir

2 tahun

2 tahun

2 tahun

2 tahun

2 tahun

9 tahun

3 tahun

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Dinilai Kembali

Dinilai Kembali

Lampiran 3.3


18/41




- Surat Keputusan Penetapan Pengelola Keuangan Rutin,Panitia Lelang, Tim/Panitia Pengawas dan PanitiaPenerimaan barang.

1 tahun setelah tahun anggaranberakhir

5 tahun Musnah

b. ANGGARAN PEMBANGUNAN.

- Petunjuk Penyusunan DUP dan Pembahasan DIP.

- Pra DUP.

- DUP/DRPP beserta lampirannya termasuk usul revisi.

- Penyusunan Rancangan Anggaran Belanja Pembangunanbeserta Data Pendukungnya.

- Petunjuk Pembahasan Konsep DIP dan Lembar Kerja (LK).

- Rancangan APBN meliputi ulasan ringkas sektor, subsektor dan program (Satuan 2), perincian menurut proyek(Satuan 3) dan memory penjelasan anggaran pembangunan(Satuan 3A).

- Rincian Alokasi Anggaran Pembangunan.

- Konsep DIP dan LK.

- Ketentuan / Peraturan yang menyangkut perencanaan,pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawabananggaran pembangunan.

1 tahun setelah tahun anggaranberakhir1 tahun setelah tahun anggaran

berakhir

1 tahun setelah tahun anggaranyang bersangkutan berakhir





berakhir1 tahun setelah tahun anggaranberakhir

1 tahun setelah ketentuan /peraturan tidak berlaku.

2 tahun

2 tahun

2 tahun

2 tahun

2 tahun

2 tahun

5 tahun

2 tahun

3 tahun

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Musnah

Dinilai kembali


19/41




- Persetujuan penggunaan dana pembangunan 1 tahun setelah PANdiundangkan

5 tahun Musnah

- DIP / PO termasuk Revisinya 1 tahun setelah PANdiundangkan


- Analisis Realisasi Anggaran Pembangunan 1 tahun setelah PANdiundangkan 5 tahun Musnah

- Surat-surat Keputusan Penetapan Pengelola KeuanganProyek, Panitia Lelang, Tim/Panitia Pengawas dan PanitiaPenerimaan Barang.


5 tahun Musnah

3. PELAKSANAAN APBNa. PENERIMAAN

- Bukti Penerimaan Pajak 1 tahun setelah PANdiundangkan

5 tahun Musnah

- Rekening Koran Pemerintah 1 tahun setelah PANdiundangkan


- Bukti Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). 1 tahun setelah PANdiundangkan


b. PENGELUARAN

- SPP dan Lampirannya : SPP UYHD SPP GU SPP DU/TU SPP LS ABT RUTIN / PEMBANGUNAN SURAT KUASA SPM

1 tahun setelah PANdiundangkan


Lampiran 3.5Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM R.I


20/41



- SPM Belanja Pegawai, Belanja Barang, BelanjaPemeliharaan, Belanja Perjalanan beserta lampirannya: SPM-DU Rupiah Murni SPM-TU Rupiah Murni SPM-GU Rupiah Murni SPM-LS Rupiah Murni

SPM-DU Rekening Khusus SPM-TU Rekening Khusus SPM-GU Rekening Khusus SPM-LS Rekening Khusus



- P6 (DA 05,31), P7 (DA 05, 32) dan P8 (DA 05, 33) berikutlampirannya.



- Pembukuan Anggaran yaitu :

Buku Kas Umum Buku Pembantu (Buku Kas Bank) Buku Kepala (Buku Mata Anggaran, Buku Pajak, Buku

Persekot/Panjar) Register SPM

2 tahun setelah PAN

diundangkan


Register 10 Buku Tambahan DPP (Daftar Pembukuan Penerimaan/Pengeluaran) DHP (Daftar Himpunan Penerimaan/Pengeluaran)

Kartu Pengawasan Anggaran Rekening Koran Bank


2 tahun Musnah

- Ketentuan yang mengatur Penyusunan Anggaran 1 tahun setelah PANdiundangkan

2 tahun Musnah



21/41



- Konsep Perhitungan Anggaran (Konsep PA). PA Pendapatan PA Pembangunan :

Rupiah Murni

Bantuan Luar Negeri Valas

Rekening Khusus DIP Siplemen OBRIK (DIP/DIK), BPKP dan BPK

1 tahun setelah tahun anggaranyang bersangkutan berakhir

2 tahun Musnah

- Perhitungan Anggaran (PA) dan PAN. PA Pendapatan PA Rutin PA Pembangunan


9 tahun Permanen

- Dokumen Uang Muka dan Data Pendukung 1 tahun setelah PANdiundangkan

2 tahun Musnah

- Kartu Pengawasan Kredit Anggaran. 1 tahun setelah PANdiundangkan

4 tahun Musnah

- Nota Pembukuan Anggaran (SP3). 1 tahun setelah tahun anggaranberakhir

4 tahun Musnah

- Nota Verifikasi 1 tahun setelah tahun anggaranberakhir


- Penggunaan Dana Pemerintah untuk Kontribusi / Iuran dan

lain-lain pada Badan / Organisasi Internasional.


berakhir

9 tahun Musnah

- Persetujuan Penggunaan / Pencairan Anggaran 1 tahun setelah PANdiundangkan


Lampiran 3.7



22/41



- Kartu Gaji Pegawai 1 tahun setelah pegawaiberhenti/ pensiun

2 tahun Musnah

- Daftar gaji, Insentip, Lembur, Rapel, Daftar Potongan Gajidan Slip Gaji.

1 tahun setelah tahun anggaranberakhir.

9 tahun Musnah

- Laporan Keuangan (Financial Statement) antara lain : Berita Acara Pemeriksaan Kas / Register penutupan

Kas (Anggaran Rutin dan Pembangunan) Laporan Realisasi Anggaran Rutin dan Pembangunan LKKP/LKKR Laporan pendapatan negara yang terdiri dari:

Penerimaan pajak Penerimaan bukan pajak

Laporan Anggaran Bulanan / Triwulan. Laporan Tahunan / Laporan NIHIL

1 tahun setelah PAN diundang. 2 tahun Musnah

- Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional : LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan). MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan) Tindak Lanjut /Tanggapan MHP.

1 tahun setelah PANdiundangkan 3 tahun Dinilai kembali

- Penyelesaian Tagihan Piutang Negara (DA 04.02) :Tuntutan Perbendaharaan dan Ganti Rugi (TPTGR) Laporan Kehilangan Uang dan Barang Berita Acara Kehilangan Uang dan Barang

SK Tanggung jawab Mutlak (SKTJM) / SuratKesanggupan untuk mengganti ke Negara.

5 tahun setelah memperolehkepastian hukum dan atau lunas

pembayarannya.




23/41



SK Pembebanan SementaraSurat Keberatan atas Pembebanan SementaraSK Pembebanan Tetap (TP-TGR)Bukti Setor ke Kas NegaraSK Penghapusan Uang dan BarangLaporan Penyelesaian TP-TGR.

4. BANTUAN / PINJAMAN LUAR NEGERIa. BLUE BOOK (Permohonan Pinjaman Luar Negeri). 2 tahun setelah diterbitkan 9 tahun Permanen

b. Blue Book untuk Proyek yang disetujui. Selama proyek masih berjalan 2 tahun setelahproyek selesai

Dinilai kembali

c. GREY BOOK (Dokumen Kesanggupan Negara Donor untukmembiayai).

2 tahun setelah Loan Agreementditandatangani

9 tahun Permanen

d. Dokumen Memorandum of Understanding, dan dokumensejenisnya. 2 tahun setelah tahun anggaranberakhir. 9 tahun Permanen

e. Dokumen LOAN AGREEMENT (NPLN), seperti :Draft AgreementLegal OponionSurat menyurat dengan tenderDan sebagainya

2 tahun setelah proyekdiserahterimakan


f. Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Luar Negeri, antaralain :Usulan Luncuran Dana

2 tahun setelah proyekdiserahterimakan 9 tahun Dinilai kembali

Lampiran 3.9


24/41




g. Aplikasi Penarikan Dana BLN berikut lampirannya :ReimbursementDirect PaymentSpecial CommitucatSpecial Account


9 tahun Musnah

h. Otomisasi penarikan dana (Payment Advice). 1 tahun setelah proyekdiserahterimakan

9 tahun Musnah

i. Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu SPMbeserta lampirannya antara lain :SPP, Kontrak, Berita Acara dan Data Pendukung lainnya



j. Replenishment (permintaan penarikan dana dari negara donor)meliputi antara lain :NOL (No Objection Letter)COP (Certificafe of Performance)Notification of ContractWA (Withdrawall Authorisation)SE (Statement of Expenditure)


8 tahun Musnah

k. Staff Apraisal Report 1 tahun setelah NPLN selesai 1 tahun Musnah

l. Report/laporan yang terdiri dari :Progress ReportMounthly ReportQuarterly ReportLaporan Pembayaran Hutang NegaraLaporan Posisi Hutang Negara

1 tahun setelah proyekdiserahkan




25/41



m. Completion Report/Annual Report. 1 tahun setelah PANdiundangkan

9 tahun Permanen

n. Ketentuan/ Peraturan yang menyangkut bantuan/ pinjaman luarnegeri

1 tahun setelah ketentuan tidakberlaku

5 tahun Permanen

5. ANGGARAN LAINNYA :a. DRK (Daftar Rencana Kegiatan) 1 tahun setelah PANdiundangkan


b. Peraturan Intern dan Extern 2 tahun setelah diperbaharui 4 tahun Permanen

c. Dokumen-dokumen Penerimaan :- Kontrak Jasa dan Order 1 tahun setelah pekerjaan

diserahterimakan5 tahun Dinilai kembali

- Permintaan Pelayanan Jasa / Service Report dan BeritaAcara Penyelesaian Pekerjaan.

1 tahun setelah pekerjaandiserahterimakan


- Penagihan / Invoice, Faktur Pajak, Bukti Penerimaan Kas/Bank beserta bukti pendukungnya antara lain :Copy Faktur Pajak, Nota Kredit Bank.



d. Dokumen-dokumen Pengeluaran :- Bukti Pengeluaran-pengeluaran Kas/Bank untuk Belanja

Barang beserta bukti-bukti pendukungnya : Barang tidak bergerak Barang bergerak Barang habis pakai SKO



Lampiran 3.11


26/41




6. IMPLEMENTASI SISTEM AKUNTANSI PEMERINTAH

(IMPLEMENTASI SAP) :a. Manual Implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah 1 tahun setelah ketentuan/

peraturan diperbaharui4 tahun Musnah

b. Pedoman Implementasi SAP 1 tahun setelah ketentuan/peraturan diperbaharui

2 tahun Musnah

c. Petunjuk Pelaksanaan Implementasi SAP 1 tahun setelah ketentuan/peraturan diperbaharui

2 tahun Musnah

d. MP (Memo Penyesuaian) 1 tahun setelah PANdiundangkan

5 tahun Musnah

e. Laporan Realisasi Bulan SAP dari KAR (Kantor AkuntansiRegional)


5 tahun Musnah

f. Laporan Realisasi Triwulan SAP dari Unit Akuntansi Wilayah(UAW) dan gabungan semua UAW/Unit Akuntansi KantorPusat Instansi (UAKPI)


5 tahun Musnah

7. PERTANGGUNG-JAWABAN KEUANGAN NEGARAa. Undang-undang tentang Perhitungan Anggaran. 1 tahun setelah PAN

diundangkan9 tahun Dinilai kembali

b. Laporan Hasil Pemeriksaan Perhitungan Anggaran Negara olehBadan Pemeriksa Keuangan R.I/ITJEN



c. Persetujuan DPR tentang PAN- Risalah Rapat, dan lain-lain


5 tahun Musnah

a.n.MENTERI KEHAKIMAN DAN HAK ASASI MANUSIA RI

SALINANsesuai dengan aslinya SEKRETARIS JENDERALKEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.NIP. 040030616 NIP. 040011878



27/41


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PERLENGKAPAN




1. ANALISA KEBUTUHANa. Rencana Kebutuhan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga

Kantor/ Barang Habis Pakai2 tahun setelah DIK/DIP yang

bersangkutan dilaksanakan1 tahun Musnah

b. Analisa Kebutuhan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah TanggaKantor/ Barang Habis Pakai

2 tahun setelah DIK/DIP yangbersangkutan dilaksanakan

1 tahun Musnah

2. PENGADAANa. Pengadaan Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/

Barang Habis Pakai antara lain :- Surat Permintaan Penawaran Harga- Berita Acara Pemenang

- Penunjukan Pemberian Pekerjaan/Surat Perintah Kerja(SPK)

- Berita Acara Penyerahan/Pengiriman Barang- Kontrak Kerja

3 tahun setelah DIK/DIP yangbersangkutan dilaksanakan

2 tahun Musnah

b. Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris antara lain :- Surat Permintaan Penawaran Harga- Berita Acara Pemenang- Penunjukan Pemberian Pekerjaan/Surat Perintah Kerja

(SPK)- Berita Acara Penyerahan/Pengiriman Barang- Kontrak Kerja

3 tahun setelah dilaksanakanpenghapusan terhadap barang

yang bersangkutan

2 tahun Musnah

Lampiran 4.2



28/41



c. Pengadaan Barang Tidak Bergerak melalui :- Pembelian 1 tahun setelah barang dipindah

tangankan/dihapus5 tahun Vital

- Penerimaan (hibah) 1 tahun setelah barang dipindahtangankan

2 tahun Vital

- Penukaran/ Pengalihan Hak Milik 5 tahun setelah Berita Acaratukar menukar/pengalihan hakmilik


- Penyewaan/ Peminjaman Selama dalam masa penyewaan/peminjaman

2 tahun setelahberakhirnya masa

penyewaan/peminjaman

Musnah

- Leasing/ Sewabeli Selama dalam masaleasing/sewabeli

2 tahun setelahberakhirnya

leasing/sewa beli

Dinilai kembali

- Swakelola Selama dalam masa swakelola 2 tahun setelahberakhirnya masa

swakelola

Dinilai kembali

3. PERBAIKAN DAN PEMELIHARAAN

a. Barang Bergerak/Inventaris antara lain :- Surat Permintaan perbaikan/pemeliharaan- Laporan Hasil Pemeriksaan- Surat Perintah Pemeriksaan/Penawaran Pekerjaan kepada

rekanan- Surat Penawaran dari Rekanan- Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Rekanan- Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

2 tahun setelah DIK/DIPperbaikan/ pemeliharaan ybs

dilaksanakan

2 tahun Musnah



29/41



b. Barang Tidak Bergerak antara lain :

- Surat Permintaan perbaikan/pemeliharaan- Gambar Rencana Pemeliharaan/ Rencana Kerja Bersyarat

(RKS)- Laporan Hasil Pemeriksaan- Surat Perintah Pemeriksaan/Penawaran Pekerjaan kepada

rekanan- Surat Penawaran dari Rekanan- Surat Perintah Kerja (SPK) kepada Rekanan- Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

2 tahun setelah DIK/DIPperbaikan/ pemeliharaan ybs

dilaksanakan

2 tahun Musnah

4. PENYIMPANAN DAN PENYALURAN

a. Alat Tulis Kantor/Alat Rumah Tangga Kantor/Barang HabisPakai meliputi :

- Penyimpanan

Tanda terima/Surat Pengantar Barang/Surat PengirimanBarang

Surat Pernyataan Harga dan Mutu Berita Acara Serah Terima Buku Penerimaan Kartu Barang Kartu Gantung di gudang Laporan berkala Buku Persediaan Barang

3 tahun setelah semua barangdidistribusikan/ disalurkan

2 tahun Musnah



30/41



- Penyaluran antara lain : Surat Permintaan dari unit kerja Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Buku Pengeluaran Kartu Barang Laporan Berkala

3 tahun setelah semua barangdidistribusikan/disalurkan

2 tahun Musnah

b. Barang Bergerak/Inventaris

- Penyimpanan Antara Lain : Tanda Terima/Surat Pengantar Barang/Surat

Pengiriman Barang Surat Pernyataan Harga dan Mutu Berita Acara Serah Terima Buku Penerimaan Kartu Barang Kartu Gantung di gudang Buku Persediaan Barang Laporan berkala


5 tahun selamabarang

sisa/persediaanmasih ada.

Dinilai kembali

- Penyaluran antara lain : Surat Permintaan dari unit kerja Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Buku Pengeluaran Kartu Barang Laporan Berkala


1 tahun setelahbarang dihapus

Musnah



31/41



5. INVENTARISASIBarang Tidak Bergerak dan Barang Bergerak

- Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 3 tahun 2 tahun Musnah

- Daftar Inventaris Ruangan (DIR) 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

- Daftar Inventaris Barang (DIB) 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

- Kartu Inventaris Barang (KIB) 1 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah

- Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT) 3 tahun 2 tahun Musnah

- Laporan Tahunan Inventaris (LTI) 5 tahun 5 tahun Musnah

- Buku Inventaris 5 tahun - Vital

6. PENGHAPUSANa. Barang Bergerak/Inventaris

- Nota Usulan Penghapusan- Surat Pembentukan Panitia Penghapusan- Surat Tugas Panitia Penghapusan- Berita Acara Penelitian/ Pemeriksaan Barang yang akan

dihapus- Surat Izin/Keputusan Penghapusan Barang- SK Panitia Lelang- Risalah Lelang

3 tahun setelah penghapusandilaksanakan

4 tahun Musnah

- Berita Acara dan Laporan Tindak Lanjut Penghapusan. 5 tahun setelah penghapusandilaksanakan

5 tahun Musnah



32/41



b. Barang Tidak Bergerak- Nota Usulan Penghapusan- Surat Pembentukan Panitia Penghapusan- Surat Tugas Panitia Penghapusan- Berita Acara Penelitian/Pemeriksaan Barang yang akan

dihapus- Surat Izin/Keputusan Penghapusan Barang- SK Panitia Lelang- Risalah Lelang

5 tahun setelah penghapusandilaksanakan


- Berita Acara dan Laporan Tindak Lanjut Penghapusan. 5 tahun setelah penghapusandilaksanakan


7. BUKTI KEPEMILIKANa. Sertifikat Tanah 1 tahun setelah dipindah

tangankan5 tahun Vital

b. Izin-izin :- Izin Mendirikan Bangunan- Izin Penggunaan Bangunan- Izin Penggunaan Senjata Api

1 tahun setelah diperbaharui 5 tahun Vital

c. Surat-surat Kapal/Kendaraan Bermotor (BPKB) 1 tahun setelah dipindahtangankan

5 tahun Vital


KEPALA BIRO UMUM

ttd


NIP. 040030616 NIP. 040011878



33/41

Nomor : A-01.UM.02.01 tahun 2004Tanggal : 18 Februari 2004

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG UMUM




1. KETATAUSAHAAN

a. Surat tugas/perintah beserta lampirannya 1 tahun setelahdipertanggungjawabkan

2 tahun Musnah

b. Press Release 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali

c. Acara pelantikan pejabat beserta lampirannya antara lainsumpah jabatan, serah terima

2 tahun 2 tahun Musnah

d. Lembar Pengantar/Surat Pengantar 2 tahun 2 tahun Musnah

e. Tembusan Lembar Disposisi 4 tahun setelah tindak lanjut 2 tahun Musnah

f. Sarana pencatatan dan pengendalian surat masuk/ke luarantara lain buku agenda, kartu kendali


g. Permintaan pengalihan media (antara lain pemikrofilman)beserta lampirannya.


h. Permintaan penggandaan beserta lampirannya 1 tahun 2 tahun Musnah

i. Pelayanan kesehatan pegawai : Kartu Diagnosa kesehatan Selama pegawai masih menjadi

pasien- Musnah

Laporan kesehatan/penggunaan obat 2 tahun 2 tahun Musnah

Resep obat 2 tahun 2 tahun Musnahj. Surat Undangan Dinas 1 tahun - Musnah



34/41


JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP AKTIF INAKTIF KETERANGAN

k. Pengumuman 2 tahun - Musnah

l. Risalah/Notulen 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

m. Bukti tanda terima surat 2 tahun 2 tahun Musnah

n. Bukti peminjaman arsip 2 tahun setelah dikembalikan - Musnah

o. Surat keterangan identitas/surat ijin 2 tahun - Musnah

p. Surat Kuasa Pelaksanaan Tugas 2 tahun - Musnah

q. Laporan hasil pelaksanaan kegiatan 5 tahun 2 tahun Dinilai kembali

r. Tembusan Telex/Radiogram 2 tahun 2 tahun setelah

dilaksanakan

Musnah

s. Alamat Pejabat/Mantan Pejabat 1 tahun setelah diterbitkan 2 tahun setelahdiperbaharui

Musnah

t. Ucapan Terima Kasih 1 tahun - Musnah

2. KEARSIPAN

a. Sistem Persuratan dan Kearsipan Departemen Kehakiman

dan HAM R.I

2 tahun setelah tidak berlaku - Vital

b. Data Kegiatan Unit-unit Kerja Pelaksana 2 tahun 3 tahun Musnah



35/41


JANGKA WAKTU SIMPAN


c. Usul Pemusnahan Arsip 2 tahun setelah disetujui 3 tahun Musnah

d. Persetujuan Pemusnahan Arsip 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Vital

e. Daftar Pertelaan Arsip 3 tahun setelah arsipdipindahkan


f. Berita Acara Pemindahan Arsip dan Pemusnahan Arsip,beserta lampirannya

3 tahun setelah dilaksanakan 5 tahun Dinilai kembali

g. Berita Acara Penyerahan Arsip dan lampirannya 5 tahun setelah dilaksanakan 5 tahun Dinilai kembali

h. Persetujuan JRA 2 tahun setelah JRA diterbitkan - Vital

3. KERUMAHTANGGAAN

a. Denah bangunan, gambar instalasi listrik, air, gas 1 tahun setelah bangunan daninstalasi di pindah tangankan

- Vital

b. Permintaan antar jemput pegawai, pemakaian kendaraan dinasbeserta lampirannya.


c. Pengaturan dan pelaksanaan pengamanan kantor/gedung danpara pejabat (termasuk kegiatan latihan pengamanan) beserta

lampirannya.


d. Permintaan peminjaman ruangan rapat/pertemuan/upacara 2 tahun - Musnah



36/41


JANGKA WAKTU SIMPAN


e. Perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan gedung kantor,pertamanan, instalasi listrik, air, alat pendingin ruangan (AC),lift, kendaraan dinas, peralatan telekomunikasi, peralatankantor dan mesin diesel/generator serta penambahan dayaberserta lampirannya.


4. KEPROTOKOLANa. Upacara bendera umum, peringatan hari besar nasional, hariKehakiman beserta lampirannya

2 tahun - Musnah

b. Dokumentasi pelantikan/penandatanganan perjanjian/rapatpimpinan dengan instansi lain berserta lampirannnya.

2 tahun 2 tahun Dinilai kembali

c. Penerimaan tamu asing dan jamuan makan beserta lampirannya 2 tahun 2 tahun Musnah

d. Pengurusan dokumen keimigrasian dan kepabeanan parapejabat yang dinas, beserta lampirannya


e. Pengurusan kunjungan kerja/dinas Pimpinan 2 tahun - Musnah


KEPALA BIRO UMUM

ttd

SOEMOELJO P.,SH. Drs. HASANUDDIN, Bc.IP,SH.NIP. 040030616 NIP. 040011878



37/41


JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BIDANG PENDIDIKAN DAN LATIHAN PEGAWAI(DIKLAT)




1. Rencana/Program Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

a. Kebutuhan / Jenis Diklatb. Kurikulum / silabus Diklatc. Metode Pengajaran

d. Mutu Diklat

2. Peserta Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnaha. Persyaratan Calon Peserta Diklatb. Seleksi / Penyaringan dan hasil seleksi pesertac. Penetapan Pesertad. Panggilan Pesertae. Tugas Belajar

f. Daftar / Jadwal / Daftar Hadir Peserta

g. Penilaian Peserta Diklat

3. Tenaga Pengajar / Widyaiswara 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnaha. Persyaratan Tenaga Pengajar / Widyaiswara

b. Pengadaan Tenaga Pengajar / Widyaiswara

c. Penetapan Tenaga Pengajar / Widyaiswara

d. Daftar / Jadwal / Daftar Hadir Tenaga Pengajar / Widyaiswara

e. Penilaian Tenaga Pengajar / Widyaiswara

4. Penyelenggaraan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnaha. Penyiapan Sarana / Prasarana Diklat

b. Jadwal Kegiatan Diklat / Kurikulum dan Silabus

c. Penulisan Kertas Kerja

d. Tata Tertib Diklat



38/41


JANGKA WAKTU SIMPAN

NO. JENIS DOKUMEN / ARSIP AKTIF INAKTIF KETERANGANe. Kegiatan Lapangan

f. Ujian

g. Daftar Hadir Peserta, dan Pengamat Ujian

h. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) 2 tahun setelah dilaksanakan - Berkas perorangan

5. Materi Bahan Pengajaran 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Diserahkankeperpustakaan

Buku Panduan Transparansi Studi Kasus

6. Laporan / Evaluasi Diklat

a. Laporan Kegiatan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

b. Evaluasi Kegiatan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

c. Hasil Evaluasi Penyelenggaraan Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan - Vital

d. Hasil Evaluasi PASCA Diklat 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

7. Seminar / Lokakarya / Temukaryaa. Penyelenggaraan Seminar / Lokakarya / Temukarya 2 tahun setelah dilaksanakan 3 tahun Musnah

b. Hasil Seminar / Lokakarya / Temukarya 2 tahun setelah dilaksanakan - Diserahkan keperpustakaan

8. Kerjasama Diklat Departemen Kehakiman dan HAM RI denganPerguruan Tinggi / Instansi Terkait

1 tahun setelah berakhirnyakerja sama

3 tahun Permanen


KEPALA BIRO UMUMttd


NIP. 040030616 NIP. 040011878


39/41


40/41


41/41

Jadwal_Retensi_Arsip_Fasilitatif_Depkumham_RI_tahun_2004.pdf

Documents

Transcript of Jadwal_Retensi_Arsip_Fasilitatif_Depkumham_RI_tahun_2004.pdf