LOGO

PERUSAHAAN ANDA

Perusahaan Anda No. Dok

No. Rev 00

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl

Hal

1. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Pembuatan Dokumen

3.1 Dokumen baru disusun oleh Departemen yang bersangkutan kemudian diajukan

kepada Management Representative. Pembuatan dokumen baru dilakukan apabila

dibutuhkan untuk mendukung suatu prosedur atau proses.

3.2 Pemeriksaaan dokumen dilakukan oleh Management Representative dan disahkan

oleh Top Management. Jika dokumen layak untuk disahkan segera dilakukan

pengesahan, jika belum sesuai maka dokumen dikembalikan ke Departemen yang

bersangkutan untuk diperbaiki.

3.3 Setelah dokumen diperiksa oleh Management Representative, disetujui oleh Top

Management, dan diidentifikasi oleh Document Control maka selanjutnya

didistribusikan ke Departemen terkait. Pengarsipan dilakukan oleh Departemen

terkait menurut nomor dokumen yang telah ditentukan.

Revisi, Penyimpanan, dan Pemusnahan Dokumen

3.4 Bila dokumen yang ada kurang mendukung dalam menjalankan prosedur, maka

diperlukan perbaikan atau pemusnahan. Perubahan atau revisi dikendalikan oleh

Document Control, dan dapat dilakukan apabila :

a. Terjadi perbaikan sistem kualitas.

b. Terjadi perubahan sistem organisasi yang mempengaruhi isi dalam dokumen.

c. Tidak lagi ada kesesuaian dengan urutan kerja.

3.5 Metode Penyimpanan Dokumen, termasuk penanggung jawab dan lama

penyimpanan, disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi yang ada.

3.6 Pemusnahan dokumen dilakukan oleh Document Control.

Format dan Metode terkait Dokumen

3.7 Draft Dokumen dibuat oleh Departemen yang bersangkutan. Adapun Metode

Penyusunan Dokumen dibedakan sebagai berikut:

3.7.1 Dokumen Pedoman Mutu dan Prosedur disusun sebagai berikut:

LOGO

PERUSAHAAN ANDA

Perusahaan Anda No. Dok

No. Rev 00

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl

Hal

a. Kepala dokumen : logo perusahaan, nama perusahaan, nama prosedur,

nomor dokumen, nomor revisi, tanggal efektif , halaman dan jumlah,

serta persetujuan penerbitan dokumen yang besangkutan.

b. Isi Dokumen disusun sebagai berikut:

- Tujuan : Berisi alasan suatu dokumen yang bersangkutan dibuat.

Pedoman Mutu tidak dicantumkan tujuan.

- Ruang Lingkup : Menunjukan dimana penerapan dokumen yang

bersangkutan diterapkan.

- Definisi : Istilah yang ada di dalam isi prosedur.

- Prosedur dan tanggung jawab : Tugas yang perlu dilaksanakan dan

personal terkait yang bertanggung jawab terhadap implementasi

prosedur serta dokumen penunjang.

- Dokumen terkait : Prosedur lain atau Form yang mendukung

persyaratan-persyaratan dari prosedur.

3.7.2 Penyusunan instruksi kerja sebagai berikut :

a. Header : logo perusahaan, nama perusahaan, nama instruksi kerja, nomor

dokumen, nomor revisi, tanggal efektif, halaman dan jumlah.

b. Isi Instruksi kerja : berisi urutan kerja/ langkah kerja secara sederhana dan

praktis.

3.7.3 Penyusunan formulir

a. Header : logo perusahaan, nama perusahaan, nama formulir, nomor

dokumen, nomor revisi, tanggal efektif, halaman dan jumlah.

b. Format Formulir : disesuaikan dengan kebutuhan informasi data yang akan

dikumpulkan.

Metode pengesahan dokumen

3.8 Dalam pembuatan dokumen harus didapatkan persetujuan dan pengesahan oleh

pihak yang berwenang seperti disebutkan di bawah ini.

- Pedoman mutu dibuat oleh Management Representative, disetujui oleh Direktur

dan dalam penggunaanya disahkan oleh Management Representative.

- Prosedur dan Instruksi kerja yang ada ditandatangani oleh Kepala Departemen dan

disetujui oleh Direktur serta disahkan oleh Management Representative.

LOGO

PERUSAHAAN ANDA

Perusahaan Anda No. Dok

No. Rev 00

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl

Hal

3.9 Untuk pengesahan, dokumen digandakan dan diberi tanda/ stempel pengesahan.

Penerbitan Dokumen

3.10 Pendistribusian, penerbitan dan penarikan dokumen hanya dilakukan oleh

Departemen Document Control atas pengajuan dari Departemen terkait dengan

persetujuan Management Representative.

Metode Penerbitan-Ulang Dokumen

3.11 Management Representative dapat menerbitkan ulang suatu dokumen termasuk

pedoman mutu atau prosedur, jika :

a. Mengalami revisi sebanyak 5 kali.

b. Terjadi perbaikan sistem kualitas.

c. Ada perubahan stuktur organisasi yang dapat berpengaruh.

d. Ada perubahan teknologi.

e. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.

Metode Pembaruan (revisi) Dokumen

3.12 Sesuai dengan level dokumen, setiap dokumen dapat diajukan permohonan

perevisian. Revisi dituliskan pada data historis di awal dokumen dan mendapatkan

persetujuan dan pengesahan pada kolom persetujuan dan pengesahan.

Metode Penyimpanan Dokumen

3.13 Setiap dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenisnya oleh Departemen terkait

atau Document Control. Dan pemberian identitas dilakukan dengan menggunakan

label (logo, nama PT, Departemen , Nomor Dokumen, dan nama File). Penyimpanan

data dapat pula dilakukan pada media elektronik seperti computer, laptop,

Flashdisk dan disket untuk penyimpanan data yang tetap.

3.14 Untuk dokumen-dokumen yang telah didistribusikan dan diarsip, selanjutnya

disimpan oleh Document Control dan diberi tanda/ stempel.