01 Prosedur Pengendalian Dokumen

SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T

D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )

7261956

DJSDAPPD-001/REV.01

No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1

Berlaku Efektif

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman i / iv

Paraf

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

LEMBAR PENGESAHAN

JABATAN

TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH

UNIT JAMINAN MUTU DITJEN.SDA

DIPERIKSA OLEH

SES.DITJEN. SUMBER DAYA AIR WAKIL MANAJEMEN

DISAHKAN OLEH

DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR PIMPINAN PUNCAK

STATUS DOKUMEN

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL

TERKENDALI


Berlaku Efektif

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman ii / iv

Paraf




DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

NOMOR UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

018

019

020

021

022

023

024

025

026

027

028

029

030

031

032

033

034

035

036

037

038

039

040


Berlaku Efektif

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman iii / iv

Paraf




SEJARAH DOKUMEN

No

TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

1

2

25-10-05

25-10-12

Revisi 0 :

Terbit perdana sebagai Prosedur Pengendalian

Dokumen Mutu (DJSDA-PDM-015/Rev.0)

Revisi 01 :

Menjadi Prosedur Pengendalian Dokumen (DJSDA-

PPD-001/Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian

dengan standar dan peraturan perundangan yang

menjadi acuan normatif yaitu :

o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008

o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem

Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum

o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang Organi-

sasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum.


Berlaku Efektif

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman iv / iv

Paraf




DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... . i

Daftar Distribusi Dokumen ii

Sejarah Dokumen iii

Daftar Isi iv

1. RUANG LINGKUP 1

2. TUJUAN DAN SASARAN ... ... 1

3. DEFINISI .... 1

4. ACUAN .. 3

5. KETENTUAN UMUM .. 3

6. PROSEDUR .. 5

7. TANGGUNG JAWAB .. 12

8. KONDISI KHUSUS .. 14

9. REKAMAN .. 15

10. LAMPIRAN .. 16


Berlaku Efektif

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 1 / 15

Paraf




PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

1. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk melaksanakan pengendalian dokumen Sistem Manajemen

Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air baik di tingkat pusat maupun

pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota

2. TUJUAN DAN SASARAN

Tujuan :

Untuk memberikan panduan dalam melaksanakan pengendalian dokumen Sistem

Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air kepada para pengendali dan

pengguna dokumen serta pihak terkait lainnya.

Sasaran :

Untuk memastikan bahwa pengendalian semua dokumen yang terkait dengan Sistem

Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dilaksanakan dengan benar

dan menjamin bahwa :

a. Dokumen yang digunakan adalah dokumen yang benar dan sah (valid)

b. Dokumen disimpan, dipelihara dan dijaga untuk mencegah dan menghindarkan

dari kerusakan atau hilang.

c. Dokumen didistribusikan sesuai dengan tujuannya.

d. Dokumen tersedia pada unit kerja yang menggunakan dan mudah dicari

(retrieve).

3. DEFINISI

3.1. Pengendalian Dokumen : adalah aktivitas yang berkaitan dengan

penerbitan, pendistribusian, penerimaan,

penyimpanan, perubahan / revisi / ralat dan

pemusnahan dokumen


Berlaku Efektif


Paraf




3.2. Dokumen : adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu dan

dokumen lain yang berkaitan dengan Sistem

Manajemen Mutu dan penerapannya yaitu :

- Pedoman Mutu (Manual Mutu)

- Prosedur

- Instruksi kerja

- Rencana Mutu

- Data / dokumen pendukung

3.3. Dokumen INDUK : adalah dokumen asli dari penyusun yang telah

disahkan oleh pejabat berwenang dan distempel

INDUK.

3.4. Dokumen TERKENDALI : adalah dokumen yang digandakan dari dokumen

INDUK untuk didistribusikan sesuai daftar

distribusi atau dokumen yang digandakan dari

dokumen TERKENDALI untuk didistribusikan

sesuai daftar distribusi tambahan setelah

distempel TERKENDALI, atau dokumen yang

digandakan dari dokumen TERKENDALI yang

berasal dari instansi satu tingkat diatasnya untuk

didistribusikan sesuai daftar distribusi pada unit

kerja / instansi yang bersangkutan setelah

distempel TERKENDALI.

3.5. Dokumen TAK TERKENDALI : adalah dokumen yang digandakan dari

dokumen INDUK atau dokumen TERKENDALI

dan distempel TAK TERKENDALI,

didistribusikan kepada siapa saja yang tidak

termasuk dalam daftar Distribusi atau daftar

distribusi tambahan.

3.6. Dokumen TAK TERPAKAI: adalah dokumen INDUK atau dokumen

TERKENDALI pada status dokumen tersebut

dinyatakan tidak berlaku lagi dan distempel TAK

TERPAKAI .

3.7. Daftar Induk Dokumen : adalah daftar yang berisi dokumen asli

(dokumen yang distempel INDUK)


Berlaku Efektif


Paraf




3.8. Daftar Dokumen : adalah daftar yang berisi dokumen

TERKENDALI yang diterima oleh unit kerja

yang menyimpan dokumen tersebut.

4. ACUAN

4.1. ISO 9001 : 2008 butir 4.2.3 Pengendalian Dokumen

4.2. SNI 19-9001 : 2008 butir 4.2.3 Pengendalian Dokumen

4.3. Permen PU N0. 04/PRT/M/2009 butir 4.3 Pengendalian Dokumen

4.4. Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

5. KETENTUAN UMUM

5.1. Pengendalian dokumen meliputi kegiatan :

a. Menyusun dan menerbitkan dokumen

Termasuk dalam kegiatan ini adalah :

1). Menyusun dokumen

2). Mengesahkan dokumen

3). Memberikan Identifikasi dokumen :

o Nama dokumen

o Kode dokumen

o Status dokumen

4). Menetapkan daftar distribusi dokumen

5). Menerbitkan dokumen

b. Mendistribusikan dan menerima dokumen

c. Menyimpan dan memelihara dokumen

d. Melakukan perubahan atau ralat dokumen

e. Memusnahkan dokumen

5.2. Pengendalian dokumen dilaksanakan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu,

yang dibedakan sesuai dengan kewenangannya, yaitu :

a. Pengendalian Dokumen pada Direktorat Jenderal SDA : oleh Pengelola

Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal SDA

b. Pengendalian Dokumen pada Direktorat : oleh Pengelola Sistem

Manajemen Mutu Direktorat.

c. Pengendalian Dokumen pada BBWS/BWS : oleh Pengelola Sistem

Manajemen Mutu BBWS/BWS

d. Pengendalian Dokumen pada SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota : oleh

Pengelola Sistem Manajemen Mutu SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota


Berlaku Efektif


Paraf




5.3. Dokumen yang telah selesai disusun, sebelum diterapkan harus disahkan terlebih

dahulu oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatannya.

5.4. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukan kegiatan antara lain :

a. Melakukan identifikasi terhadap setiap dokumen yang baru diterbitkan /

dirubah sesuai dengan kewenangannya. Identifikasi setiap dokumen

bersifat unik (tidak ada identitas yang sama untuk dokumen yang

berbeda).

b. Menetapkan pihak-pihak yang mendapat distribusi dokumen pada setiap

penerbitan atau perubahan / revisi atau ralat dokumen, pada unit kerja

yang bersangkutan.

c. Membuat / memutakhirkan Daftar Induk Dokumen (seperti form pada

Lampiran4) dan Daftar Dokumen (seperti form pada Lampiran5) untuk

dokumen yang diterima di unit kerjanya. Pemutakhiran Daftar Induk

Dokumen dan Daftar Dokumen dilakukan sekali dalam setahun atau

setiap kali ada perubahan / penambahan dokumen.

5.5. Dokumen TERKENDALI hanya diberikan kepada unit kerja atau pejabat yang

tercantum dalam daftar distribusi / daftar distribusi tambahan yang telah

ditetapkan.

5.6. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (pendistribusi) berkewajiban untuk

menyampaikan perubahan / ralat dari dokumen tersebut kepada para

penerima dokumen sesuai daftar distribusi / distribusi tambahan, apabila terjadi

perubahan / ralat dokumen

5.7. Dokumen TAK TERKENDALI hanya diberikan kepada pihak-pihak yang

meminta, tetapi tidak tercantum dalam daftar distribusi / distribusi tambahan.

Pengelola Sistem Manajemen Mutu (pendistribusi) tidak berkewajiban untuk

menyampaikan perubahan / ralat dokumen, kecuali atas permintaan penerima

dokumen .

5.8. Dokumen INDUK dan/atau Dokumen TERKENDALI yang diterima dari unit

kerja lain serta Dokumen Induk TAK TERPAKAI yang terakhir, harus

disimpan agar tetap dalam keadaan baik (tidak rusak), mudah dicari (retrieve)

bila dibutuhkan, tidak salah / keliru dalam penggunaan dan tidak hilang.


Berlaku Efektif


Paraf




5.9. Perubahan, pencabutan dan penambahan dokumen dapat dilakukan, apabila

telah diputuskan dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen atas hasil kajian usulan

perubahan, pencabutan dan penambahan dokumen sesuai formulir seperti

pada Lampiran-6.

5.10. Dokumen dengan status / stempel INDUK tidak boleh dipakai / dipinjam untuk

kegiatan operasional.

5.11. Dokumen dengan status / stempel TERKENDALI dapat dipakai / dipinjam

untuk kegiatan operasional, dengan tetap menjaga agar terhindar dari hilang,

kerusakan, coretan dan gangguan lainnya. Peminjaman yang dimaksud adalah

dipakai untuk kegiatan operasional pada unit kerja terkait.

5.12. Dokumen yang dapat dimusnahkan adalah dokumen TERKENDALI yang

dinyatakan sudah TIDAK TERPAKAI atau dokumen INDUK yang sudah

distempel TAK TERPAKAI satu tingkat sebelumnya.

5.13. Dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari

luar / dokumen eksternal (external origin) harus dikendalikan mengikuti

prosedur tertentu.

5.14. Data diberlakukan pengendaliannya sama seperti dokumen eksternal.

6. PROSEDUR

6.1. Kegiatan Penyusunan dan Penerbitan Dokumen baru.

a. Pejabat / petugas / pelaksana yang ditunjuk oleh Pimpinan, melakukan

penyusunan konsep dokumen yang didasarkan atas :

1). Nama / Judul Dokumen yang akan disusun.

2). Studi aktivitas dan lingkup kegiatan organisasi sesuai judul dokumen

3). Studi dan pengumpulan materi yang terkait dan kriteria yang

ditetapkan.

4). Diskusi dengan pejabat / pelaksana untuk mendapatkan masukan

tentang hal-hal yang berkaitan dengan penerapan.

b. Melakukan pembahasan dengan Pengelola Sistem Manajemen Mutu

terhadap konsep dokumen yang telah disusun dengan melibatkan unsur-

unsur terkait untuk mendapatkan tanggapan dan masukan, sehingga


Berlaku Efektif


Paraf




menghasilkan dokumen yang mudah / dapat diterapkan dan memenuhi

kriteria / persyaratan yang ditetapkan.

c. Melakukan identifikasi terhadap konsep dokumen yang telah disetujui

dalam pembahasan, meliputi :

1). Judul dokumen

2). Kode dokumen

3). Status penerbitan dokumen, yaitu status O atau original untuk

penerbitan baru

d. Bila dokumen ini sudah diidentifikasi, kemudian dimintakan pengesahan

kepada pejabat yang berwenang seperti yang tercantum dalam pada

Lampiran 2.

e. Pengelola Sistem Manajemen Mutu memberikan status / stempel pada

dokumen yang telah disahkan, sesuai format pada Lampiran -3 dengan

ketentuan sebagai berikut :

1). Dokumen asli diberi status / stempel : INDUK dari unit kerja yang

menerbitkan dokumen tersebut.

2). Dokumen asli yang sudah distempel INDUK, dicatat dalam Daftar

Induk Dokumen .

f. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukan pemutakhiran (updating)

atas Daftar Induk Dokumen (seperti pada Lampiran4) dan arsip

penyimpanan dokumen Induk dengan cara :

1). Dokumen yang digandakan dari dokumen dengan status / stempel

INDUK, untuk didistribusikan diberi status / stempel

TERKENDALI dari unit kerja yang akan mendistribusikan,

dilengkapi dengan nomor sesuai dengan nomor urut dari unit kerja

dalam Daftar Distribusi dan tanggal sesuai dengan tanggal dokumen

tersebut didistribusikan, dengan menggunakan formulir seperti pada

Lampiran-11.

2). Bila dokumen baru pertama kali diterbitkan, maka :

o Nomor urut dokumen dalam Daftar Induk Dokumen bertambah,

dan diisi status penerbitan dokumen adalah O (original).

o Dokumen yang sudah selesai di identifikasi, di simpan dalam

arsip penyimpanan dokumen INDUK.


Berlaku Efektif


Paraf




6.2. Melakukan Distribusi dan Menerima Distribusi Dokumen

a. Pengelola Sistem Manajemen Mutu menetapkan daftar pejabat yang

akan diberi dokumen yang sudah disahkan.

b. Dokumen INDUK atau Dokumen TERKENDALI diperbanyak /

digandakan yang jumlahnya berdasarkan jumlah dalam daftar distribusi

dokumen dan/atau distribusi tambahan.

c. Pengelola Sistem Manajemen Mutu memberi status / stempel

TERKENDALI pada dokumen hasil penggandaan, dan nomor sesuai

dengan nomor dalam daftar distribusi / daftar distribusi tambahan, serta

tanggal sesuai tanggal pada saat pemberian status / stempel dilakukan,

seperti formulir pada Lampiran-11.

d. Distribusi dokumen dilakukan sebanyak daftar distribusi dan/atau

distribusi tambahan dengan cara sebagai berikut :

1). Menyiapkan dan mengisi formulir pengiriman dan tanda terima

dokumen (seperti pada Lampiran-8) sesuai dengan daftar distribusi /

daftar distribusi tambahan dan ditanda tangani oleh Pengelola

Sistem Manajemen Mutu yang mengirimkan dokumen tersebut

2). Melakukan pengiriman / distribusi dokumen dengan dilampiri Form

Lampiran-8 yang sudah diisi.

3). Penerima dokumen menanda tangani tanda terima dokumen dan

mengirimkan kembali copy tanda terima kepada asal pengirim /

pendistribusi.

4). Copy tanda terima yang sudah ditanda tangani (yang dikembalikan),

disimpan oleh pendistribusi / asal pengirim sebagai bukti

mutu.(rekaman)

e. Pengelola Sistem Manajemen Mutu penerima dokumen, melakukan

pemutakhiran (updating) atas Daftar Dokumen dan Dokumen

1). Bila dokumen baru pertama kali diterbitkan, maka :

o nomor urut dokumen dalam daftar dokumen bertambah, dan

diisi status penerbitan dokumen mutu adalah O (original).

o dokumen yang sudah selesai di identifikasi, di simpan dalam

arsip penyimpanan dokumen TERKENDALI.


Berlaku Efektif


Paraf




2). Bila dokumen merupakan hasil revisi, maka :

o Nomor urut dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen adalah

tetap, sedangkan status penerbitan dokumen diubah sesuai

dengan status revisi ke berapa (Rev.) dari dokumen

tersebut.

o Dalam arsip penyimpanan dokumen dilakukan pemutakhiran,

yaitu dokumen yang lama diambil dan distempel TAK

TERPAKAI dan diganti dengan dokumen status penerbitan

terbaru.

o Dalam arsip penyimpanan dokumen TAK TERPAKAI,

dokumen TAK TERPAKAI yang lama diambil untuk

dimusnahkan, diganti dengan dokumen TAK TERPAKAI yang

baru.

f. Bila Pengelola Sistem Manajemen Mutu penerima akan melakukan

distribusi dokumen yang diterimanya, maka dilakukan, mengikuti prosedur

mulai dari butir a s/d e tersebut diatas.

g. Distribusi dokumen yang bersifat ralat adalah sebagai berikut :

1) Pendistribusian ralat dokumen dilakukan sesuai dengan daftar

distribusi / distribusi tambahan .

2) Bila ralat dokumen dilampiri formulir pengganti, maka formulir yang

digantikan di stempel TAK TERPAKAI, tanpa melepas/ membuang

formulir yang digantikan tersebut .

6.3. Menyimpan dan memelihara dokumen

Kegiatan menyimpan dokumen :

a. Menyimpan Dokumen

Penyimpanan dokumen diatur sebagai berikut :

1). Pemilahan :

Dokumen yang akan disimpan dipilah menjadi :

o dokumen yang masih berlaku

o dokumen yang tidak berlaku (tak terpakai).

2). Pengelompokan :

Pengelompokan dokumen mutu dilakukan sebagai berikut :

a) berdasarkan hierarkhi dokumen mutu :

o pedoman mutu / manual mutu

o prosedur


Berlaku Efektif


Paraf




o instruksi kerja

o data / dokumen pendukung

b) berdasarkan status dokumen :

o dokumen INDUK

o dokumen TERKENDALI

o dokumen TAK TERPAKAI

3). Pengarsipan

Pengarsipan dokumen merupakan penyimpanan awal dalam ordner

yang diberi label (lengkap dengan identitas) seperti pada Lampiran

9.

Dalam ordner pada halaman paling depan, dilengkapi dengan daftar

isi dokumen yang disimpan / dimuat seperti pada Lampiran 10.

Nomor ordner adalah unik (tidak boleh ada yang sama).

4). Penyimpanan

Dokumen yang sudah dimasukkan dalam ordner, selanjutnya

disimpan pada tempat (almari, rak, kabinet) yang mudah dijangkau,

aman dan bersih. Setiap tempat diberi identitas atau informasi

mengenai isi tempat tersebut.

b. Memelihara

Memelihara dokumen terutama ditujukan untuk menjaga agar :

1). Dokumen bersih, terhindar kotoran dan debu, dibersihkan secara

rutin.

2). Dokumen dalam keadaan rapi, mudah dicari, mengatur kembali

dengan baik apabila selesai dipakai.

3). Terhindar dari kerusakan, baik akibat binatang / serangga, maupun

kerusakan akibat pemakaian.

Kerusakan ini antara lain:

o Robek, jangan ditarik paksa saat pengambilan.

o Coretan, pergunakan media lain untuk mencatat hal-hal yang

dianggap penting.

o Berlubang, memberikan anti serangga

o Terlepas pada bagian / halaman tertentu, jangan dilipat pada

saat dipakai.

o dll.


Berlaku Efektif


Paraf




4). Tidak mudah hilang, mengunci tempat penyimpanan bila tidak

digunakan dan mencatat apabila ada yang meminjam, menagih

kembali, apabila waktu pengembalian sudah lewat.

6.4. Mengubah atau meralat dokumen

Kegiatan ini meliputi : mengubah sebagian, mengubah banyak (menyeluruh

atau hampir menyeluruh), meralat dokumen

a. Mengubah dokumen dilakukan sebagai berikut :

1). Mengubah dokumen yang bersifat fundamental (mengubah

prosedur, tata cara, mekanisme dan/atau lainnya yang esensial),

diterbitkan dokumen lengkap yang disertai dengan pemeriksaan /

tinjauan dan pengesahan oleh pejabat yang berwenang sesuai

dengan tingkatannya seperti tercantum pada pada Lampiran 2.

Setiap kata yang mengalami perubahan, dicetak dengan huruf miring

dan garis bawah.

Hal-hal yang diubah, dijelaskan pula dalam Lembar Sejarah

Dokumen

2). Mengubah dokumen yang bersifat ralat (perbaikan redaksional,

perbaikan kecil dan penggantian / penambahan / pengurangan

formulir) yang sifatnya tidak mengubah substansi dari dokumen

tersebut, dapat dilakukan dengan RALAT sesuai formulir pada

Lampiran 7.

Mengubah dokumen yang bersifat ralat, tidak mengubah status

penerbitan dokumen tersebut.

Ralat dokumen ditempatkan pada halaman paling depan, sesuai

dengan status dokumen apakah INDUK atau TERKENDALI.

3). Mengubah dokumen yang bersifat menyeluruh (sebagian besar

mengalami diubah baik substansi maupun susunannya), diterbitkan

dokumen baru dengan menggunakan huruf tegak semua tanpa garis

bawah, dengan diberi keterangan pada Lembar Sejarah Dokumen

b. Pencabutan dokumen

Bila dokumen dinyatakan dicabut dari pemakaian sebagai hasil keputusan

Rapat Kaji Ulang Manajemen, maka Pengelola Sistem Manajemen Mutu


Berlaku Efektif


Paraf




harus segera mencabut dari arsip penyimpanan dengan menindak lanjuti

hal-hal sebagai berikut :

1). Bila merupakan dokumen INDUK :

a). memberi status / stempel TAK TERPAKAI

b). memindahkan dari arsip INDUK dan menyimpan dalam arsip

TAK TERPAKAI

c). mencoret dari Daftar Induk Dokumen dengan diberi catatan

pada tempat kosong dibawah Dicabut sesuai Rapat Kaji Ulang

Manajemen (KUM) tanggal .

2). Bila merupakan dokumen TERKENDALI :

a). mencabut dari arsip TERKENDALI dan memusnahkannya

b). mencoret dari Daftar Dokumen dengan diberi catatan pada kolom

keterangan Dicabut sesuai Rapat KUM tanggal ..

c. Penambahan Dokumen

Penambahan dokumen dilakukan sama halnya dengan prosedur

penyusunan dan penerbitan dokumen

6.5. Memusnahkan Dokumen Mutu

Dokumen dapat dimusnahkan, apabila sudah mendapat persetujuan dari

Pimpinan, dan pemusnahan dokumen dilengkapi dengan Berita Acara

Pemusnahan Dokumen yang ditanda tangani oleh Pimpinan.

Berita Acara memuat antara lain :

o Nama / jenis dokumen yang dimusnahkan

o Waktu pemusnahan

o Cara pemusnahan

Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

a. Membakar, dengan tetap menjaga tidak mengganggu keamanan dan

kebersihan lingkungan.

b. Merobek-robek atau dipotong-potong atau dihancurkan dengan alat

pemotong, sampai tidak diketahui wujudnya.

6.6. Bila dokumen hilang, dilakukan kegiatan sebagai berikut :

Dokumen dengan status / stempel TERKENDALI, bila hilang harus dibuatkan

Berita Acara Dokumen Hilang oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu terkait,


Berlaku Efektif


Paraf




dikirimkan kepada Pengelola Sistem Manajemen Mutu pengirim / pendistribusi

dan dimintakan penggantinya dengan identifikasi sama dengan yang hilang.

Bila yang hilang adalah dokumen dengan status / stempel INDUK, maka

harus dicetak yang baru dan harus ditinjau dan disahkan serta identifikasi sama

dengan yang hilang tersebut dilengkapi dengan Berita Acara Dokumen Hilang.

Dokumen yang sudah dinyatakan hilang, apabila diketemukan kembali, maka

dokumen tersebut dinyatakan TAK TERPAKAI.

6.7. Dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari luar /

dokumen eksternal (document of external origin), pengendaliannya adalah

sebagai berikut :

a. Pengadaan :

Dokumen eksternal dapat diadakan langsung oleh unit yang

membutuhkan/memerlukannya, dari sumber yang relevan dan andal.

Dokumen yang baru diterima, distempel INDUK oleh Pengelola Sistem

Manajemen Mutu terkait, dan dicatatkan dalam Daftar Induk Dokumen

Eksternal, dokumen yang telah distempel INDUK, digandakan sebanyak

kebutuhan. Dokumen dengan stempel INDUK, disimpan mengikuti cara

penyimpanan seperti dokumen lainnya, tetapi diarsip khusus untuk

dokumen eksternal.

b. Pendistribusian (termasuk : pengiriman), pemutakhiran, pemusnahan

dokumen eksternal dilakukan sama seperti dokumen lainnya.

c. Keabsahan dokumen eksternal dilakukan pengecekan oleh Pengelola

Sistem Manajemen Mutu kepada sumber yang relevan, minimal sekali

dalam 1 (satu) tahun.

6.8. Kegiatan Pengendalian Dokumen digambarkan dalam bagan alir seperti pada

Lampiran -1.

7. TANGGUNGJAWAB

7.1. Pengelola Sistem Manajemen Mutu

a. Penerbitan dokumen (original atau revisi)

1) Menyusun konsep dokumen

2) Menentukan distribusi dokumen


Berlaku Efektif


Paraf




3) Melakukan perubahan dokumen sesuai hasil tinjauan / usulan

perubahan

4) Memintakan pengesahan dokumen kepada pejabat yang berwenang

sesuai dengan kewenangan pada lampiran 2.

5) Memberikan status / stempel INDUK pada dokumen, nomor daftar

Induk dan tanggal terbitnya dokumen

6) Memberikan identifikasi dokumen

b. Distribusi dokumen

1) Menggandakan dokumen dan memberikan status / stempel

TERKENDALI, nomor distribusi dan tanggal pengiriman.

2) Mendistribusikan dokumen dengan menggunakan formulir

pengiriman dan tanda terima dokumen

3) Menyimpan formulir pengiriman dan tanda terima dokumen yang

sudah dikembalikan, sebagai bukti mutu (rekaman)

c. Penyimpanan dokumen

1) Menyimpan dokumen yang sesuai pada file

2) Membuat memperbaharui (updating) Daftar Induk Dokumen

dan/atau Daftar Dokumen, secara periodik dan/atau setiap kali ada

penambahan dokumen

3) Membuat / memperbaharui arsip cadangan (backup file) untuk

dokumen dalam media elektronik.

d. Pemusnahan dokumen

1) Memusnahkan Dokumen TERKENDALI yang dinyatakan tidak

berlaku.

2) Dokumen INDUK yang dinyatakan tidak berlaku, distempel TAK

TERPAKAI untuk dipisahkan penyimpanannya. Sedangkan

Dokumen INDUK yang TAK TERPAKAI dengan status satu

tingkat sebelumnya dimusnahkan.

e. Melakukan pembinaan secara periodik terhadap Pengelola Sistem

Manajemen Mutu pada unit kerja di bawahnya atau penerima dokumen.

f. Memeriksa kebenaran, keabsahan dokumen yang berlaku pada unit kerja

di lingkungan Direktorat Jenderal SDA

g. Melakukan review terhadap Dokumen

h. Menerima / mengajukan usulan mengubah terhadap Dokumen


Berlaku Efektif


Paraf




7.2. Direktur Jenderal Sumber Daya Air

a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal

Sumber Daya Air.

b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air.

7.3. Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di Direktorat

b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di Direktorat

7.4. Kepala BBWS/BWS di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di BBWS/BWS

b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di BBWS/BWS

7.5. Kepala SKPD Propinsi dan Kabupaten / Kota

a. Mengesahkan dokumen mutu yang berlaku di tingkat SKPD Propinsi dan

Kabupaten / Kota

b. Menyetujui usulan mengubah dokumen mutu di tingkat SKPD Prpinsi dan

Kabupaten / Kota

8. KONDISI KHUSUS

8.1. Rencana Mutu yang sudah berakhir masa berlakunya dan tidak ada

perpanjangan waktu pelaksanaan, maka secara otomatis Rencana Mutu

tersebut tidak berlaku lagi.

8.2. Untuk mengubah / memperbaiki dokumen yang bersifat ralat, dokumen

tersebut tidak harus ditinjau dan ralat tersebut langsung dapat disahkan oleh

pejabat yang berwenang.

8.3. Naskah Dokumen yang sudah disetujui, dapat disimpan dalam media

elektronik, dan dicatat nama arsip (file) penyimpanannya serta dilengkapi

dengan arsip cadangan (backup file).


Berlaku Efektif


Paraf




9. REKAMAN

9.1. Daftar Induk Dokumen

9.2. Daftar Dokumen

9.3. Bukti Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen

9.4. Bukti Usulan Perubahan Dokumen (bila ada).

9.5. Berita Acara Dokumen Hilang (bila ada).

9.6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen

10. LAMPIRAN

10.1. Lampiran - 1 Bagan alir Pengendalian Dokumen

10.2. Lampiran - 2 Kewenangan Pengesahan Dokumen

10.3. Lampiran - 3 Contoh Stempel untuk Pengendalian Dokumen

10.4. Lampiran - 4 Formulir Daftar Induk Dokumen

10.5. Lampiran - 5 Formulir Daftar Dokumen

10.6. Lampiran - 6 Formulir Usulan Perubahan Dokumen

10.7. Lampiran 7 Formulir Ralat

10.8. Lampiran 8 Formulir Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen

10.9. Lampiran 9 Format Label Ordner

10.10. Lampiran -10 Formulir Daftar Isi Dokumen

10.11. Lampiran -11 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

10.12. Lampiran -12 Formulir Berita Acara Dokumen Hilang

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 1

DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 5

1. Menyusun dan Menerbitkan Dokumen

`

Pejabat Pimpinan

BAGAN ALIR

Pengelola Sistem Manajemen Mutu

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Mulai

MenyusunKonsep Dokumen

Membahas Konsep Dokumen

MengajukanPengesahan Dokumen

Menanda tangani Pengesahan Dokumen

Menerbitkan Dokumen

Memutakhirkan Dokumen Induk dan

Arsip Dokumen Induk

Selesai

MemberikanIdentifikasi Dokumen



2. Mendistribusikan dan Menerima Dokumen

Pengelola Sistem Manajemen Mutu Pejabat Pimpinan

MenggandakanDokumen

MemberikanStatus Dokumen /

Stempel Terkendali,

Nomor dan Tanggal

Menandatangani Tanda Pengirimandan Mengirimkan

kembali ke Pengirim

MenyiapkanTanda PengirimanDokumen sesuai

Daftar Distribusi

MendistribusikanDokumen

Memutakhirkan Penyimpanan Dokumen

Memusnahkan Dokumen Terkendali Lama, diganti Dokumen

Terkendali yang BaruY

Mulai

MemutakhirkanDaftar Dokumen

Selesai



3. Menyimpan dan Memelihara Dokumen


Melakukan Pemilahan Dokumen

Menyiapkan Ordner dan

Memberi Identitas Ordner

Menyimpan Dokumen pada Ordner

sesuai Identitas

Memberi Daftar Isi pada Ordner

Menyimpan Ordner pada Tempat yang disiapkan

Menjaga dan Memelihara Tempat Penyimpanan

Dokumen

Mulai

Selesai



4. Melakukan Perubahan dan Ralat Dokumen


Membuat Usulan Perubahan Dokumen

Mengkaji Usulan Perubahan Dokumen

Membahas dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen

Menyusun Konsep Perubahan Dokumen

Mengajukan dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen

Membuat Disposisi untuk Perubahan Dokumen

Membahas Konsep Perubahan Dokumen

Memberikan Identifikasi Dokumen

Mengajukan untuk Pengesahan Dokumen

Menandatangani Pengesahan Dokumen

Menerbitkan Dokumen

Memutakhirkan Daftar Dokumen dan

Penyimpanan Dokumen

Mulai

Selesai



5. Memusnahkan Dokumen


Membuat dan Mengajukan Usulan

Pemusnahan Dokumen

Menyetujui dan Menandatangani Usulan Pemusnahan Dokumen

Menyimpan Persetujuan Pemusnahan

Dokumen

MelaksanakanPemusnahan

Dokumen

Menyiapkan dan Mengajukan Berita Acara Pemusnahan

Dokumen

Menandatangani Berita Acara Pemusnahan

Dokumen

MenyimpanBerita Acara Pemusnahan

Dokumen

Mulai

Selesai


DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1

KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN

No.

Jenis Dokumen

Disetujui dan Disahkan Oleh :

1.

2.

3.

4.

5.

Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja a. Yang berlaku diseluruh lingkungan

Direktorat Jenderal SDA

b. Yang berlaku di lingkungan Unit Kerja Rencana Mutu Dokumen lainnya

Direktur Jenderal SDA Direktur Jenderal SDA Direktur Jenderal SDA Pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan Pimpinan Unit Kerja atau Pejabat yang ditunjuk Pimpinan Unit Kerja



Penjelasan :

(1) Ukuran Stempel :

3 cm X 1,5 cm

(2) Warna Tinta Stempel :

a. INDUK & TERKENDALI : Biru Tua

b. TAK TERKENDALI & TAK TERPAKAI : Merah

(3) Pengelola SMM ..

Diisi sesuai dengan Unit Kerja nya

Contoh : Pengelola SMM Direktorat Jenderal SDA

Pengelola SMM Direktorat Bina Program Ditjen. SDA

Pengelola SMM BBWS Sumatera VIII

FORMAT STEMPEL

PENGENDALIAN DOKUMEN

INDUK

Pengelola SMM

TERKENDALI

Pengelola SMM .

TAK TERKENDALI

Pengelola SMM .

TAK TERPAKAI

Pengelola SMM

1,50 Cm

3,00 Cm



DAFTAR INDUK DOKUMEN

Pengelola SMM . (1).

Status per (2).

No. Dokumen

Nomor Judul

Dokumen Tgl. Terbit Pertama

Revisi ke

Tanggal Berlaku

Nama File

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Pengendali Dokumen

. (10)

( .(11) )

Penjelasan Cara Pengisian :

(1) Diisi nama Unit Kerja Pengendali Dokumen

(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Induk Dokumen tersebut dibuat

(3) Diisi nomor urut dokumen induk disimpan

(4) Diisi identitas dokumen

(5) Diisi nama / judul dokumen

(6) Diisi nama Unit Kerja asal dokumen

(7) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen

(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status / revisi dokumen

(9) Diisi nama-nama file dalam media elektronik dimana dokumen disimpan

(10) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen

(11) Diisi nama petugas Pengendali Dokumen

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Lampiran - 5


DAFTAR DOKUMEN

Pengelola SMM (1)

Status per. ....... (2)..

No.

Dokumen

Nomor

Judul Dokumen

Unit Kerja Asal

Dokumen

Revisi ke

Tanggal Berlaku

Keterangan

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Pengendali Dokumen (10). ( (11) )


(1) Diisi nama Unit Kerja Pengelola SMM

(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Dokumen dibuat

(3) Diisi nomor urut dokumen disimpan



(6) Diisi nama unit kerja asal dokumen


(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status penerbitan / revisi ke dokumen

(9) Diisi keterangan atau hal-hal lain yang dianggap perlu



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Lampiran - 5



(12) Diisi nama Unit Kerja Pengelola SMM

(13) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Dokumen dibuat

(14) Diisi nomor urut dokumen disimpan



(17) Diisi nama unit kerja asal dokumen


(19) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status penerbitan / revisi ke dokumen

(20) Diisi keterangan atau hal-hal lain yang dianggap perlu





USULAN PERUBAHAN DOKUMEN

Kepada Yth, .. (1) ..

Perihal : Usulan Perubahan Dokumen Dokumen No. : .(1). Judul Dokumen : .(2). Status / Tanggal : .(3).

Perubahan yang diusulkan : .(4).

Alasan : .(5).

Diusulkan oleh : Tanggal : .(6). .(9). .(8).

Hasil Tinjauan : .(10).

Disposisi : .(11). Kepada : .(12).

Oleh : .(13).. Tanggal : .(14).. .(15).

Penjelasan Pengisian :

(1) Diisi pejabat yang menangani usulan perubahan dokumen



(4) Diisi status penerbitan dan tanggal, bulan, serta tahun berlakunya status penerbitan

(5) Diisi hal-hal yang diusulkan

(6) Diisi alasan perubahan

(7) Diisi tanda tangan yang mengusulkan

(8) Diisi nama yang mengusulkan

(9) Diisi tanggal, bulan dan tahun usulan dibuat

(10) Diisi hasil tinjauan terhadap usulan perubahan

(11) Diisi disposisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan usulan perubahan

(12) Diisi nama yang diberi disposisi untuk melakukan perubahan

(13) Diisi tanda tangan pejabat yang melakukan tinjauan

(14) Diisi nama pejabat yang melakukan tinjauan terhadap usulan perubahan

(15) Diisi tanggal, bulan, tahun tinjauan didisposisikan



RALAT DOKUMEN

..(1) Dokumen No. :.. (2).. Status / tanggal : ..(3)..

No

Uraian / Butir No. Tertulis Dirubah / Ditambah

(4)

(5) (6) (7)

Menyetujui : ..(8).., ..(9)..

..(12).. Penyusun :

..(13).. ..(10)..

(..(14)..) (..(11)..)

Distribusi : Distribusi Tambahan :

1. ..(15).. ..(16).. 2.

Dst

Status Dokumen

Status Dokumen Status Dokumen Status Dokumen

..(17)..

..(17).. ..(17).. ..(17)..

No. :..(18).. Tgl. (19).

No. : ..(18). Tgl. (19). No. : ..(18). Tgl. (19). No. : ..(18). Tgl. (19).

Penjelasan Pengisian :

(4) Diisi judul dokumen yang diralat

(5) Diisi identitas dokumen yang diralat

(6) Diisi status penerbitan serta tanggal, bulan dan tahun status penerbitan dikeluarkan dari

dokumen yang diralat.

(7) Diisi no urut item

(8) Diisi uraian / butir no. yang diralat

(9) Diisi apa yang tertulis pada butir tersebut

(10) Diisi uraian ralat/perubahan yang seharusnya

(11) Diisi nama tempat ralat dibuat

(12) Diisi tanggal, bulan dan tahun ralat dibuat

(13) Diisi tanda tangan penyusun

(14) Diisi nama penyusun

(15) Diisi jabatan pejabat yang berwenang

(16) Diisi tanda tangan pejabat yang berwenang menanda tangani pengesahan Ralat

(17) Diisi nama pejabat yang berwenang

(18) Diisi nama / pejabat sesuai dengan daftar distribusi terdahulu

(19) Diisi nama / pejabat tambahan sesuai dengan daftar distribusi sebelumnya

(20) Diisi status dokumen

(21) Diisi no. urut sesuai daftar distribusi / tambahan

(22) Diisi tanggal dokumen ralat didistribusi



Form Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen

No. ..(1)... Tgl. ..(2)..

PENGIRIMAN DOKUMEN

Kepada Yth. : ..(3).. Bersama ini dengan hormat kami kirimkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

No.

Dokumen No.

Judul Dokumen

Keterangan

..(4)..

(5)

(6)

(7) *)

*) apabila dokumen revisi, mohon yang lama dimusnahkan

Pengelola SMM..(8).. ......(9).. ..(10)..

TANDA TERIMA DOKUMEN

Kepada Yth. Pengelola SMM (11).. Dokumen tersebut dibawah ini telah kami terima dengan penjelasan :

No.

Dokumen No.

Judul Dokumen

Keterangan

..(4)..

(5)

(6) (12)

., ..(13).

Penerima Dokumen :

..(14).. ....(15)..



Penjelasan Cara Pengisian

Formulir Lampiran - 8

(1) Diisi nomor / identitas agenda pengiriman dokumen

(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun pengiriman dokumen

(3) Diisi nama / unit kerja yang dikirim dokumen

(4) Diisi nomor urut dokumen yang dikirim dokumen

(5) Diisi nomor / identitas dokumen yang dikirim dokumen

(6) Diisi judul dokumen

(7) Diisi :

o Baru : apabila dokumen baru terbit (belum pernah terbit)

o Revisi ke : apabila dokumen merupakan hasil revisi

(8) Diisi nama unit kerja Pengelola SMM yang mengirim dokumen

(9) Diisi tanda tangan petugas Pengelola SMM yang mengirim dokumen .

(10) Diisi nama petugas Pengelola SMM yang mengirim dokumen

(11) Diisi nama dan alamat Pengelola SMM yang mengirim dokumen

(12) Diisi nomor / identitas agenda penerima dokumen

(13) Diisi nama kota, tanggal, bulan, tahun penerima dokumen

(14) Diisi tanda tangan penerima dokumen

(15) Diisi nama penerima dokumen



FORMAT LABEL ORDNER

PENYIMPANAN DOKUMEN

..(1)..

PENGELOLA SISTEM MANAJEMEN MUTU

..(2)..

..(3).. : ..(4)..

s/d

..(3).. : ..(4)..

..(5)..

..(6)..

Penjelasan Pengisian : (1) : Diisi nama Unit Kerja yang mengendalikan dokumen

(2) : Diisi :

- PROSEDUR : bila yang disimpan adalah Prosedur

- INSTRUKSI KERJA : bila yang disimpan adalah Instruksi Kerja

- .

(3) : Diisi nomor dokumen yang disimpan pertama

(4) : Diisi nomor dokumen yang disimpan terakhir

(5) : Diisi status dokumen,

misal :

INDUK

TERKENDALI atau TAK TERKENDALI

TAK TERPAKAI

(6) : Diisi nomor urut ordner



DAFTAR ISI DOKUMEN Ordner No : ..(1)..

Per Tanggal : ..(2)..

No.

No. Dokumen /

Identitas

Judul

Dokumen

Status

Dokumen

Keterangan

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Pengelola SMM (8).

..(9)..

(....(10)....)


(1) : diisi nomor ordner

contoh : 02

(2) : diisi tanggal, bulan, tahun daftar ini dibuat

contoh : 15-11-2012

(3) : diisi nomor urut penyimpan dalam ordner tersebut

contoh : 02

(4) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen yang disimpan

contoh : DJSDA-PD-002 / Rev.00

(5) : diisi judul dokumen yang disimpan

contoh : Prosedur Pengendalian Dokumen

(6) : diisi status penerbitan dokumen mutu yang disimpan

contoh : Rev.01

(7) : diisi keterangan yang diperlukan

(8) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait

(9) : diisi tanda tangan personil Pengelola SMM terkait

(10) : diisi nama personil Pengelola SMM terkait.



BERITA ACARA

PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini .....(1).., tanggal (2)., bertempat di (3).. telah dilaksanakan

pemusnahan dokumen sebagai berikut :

No.

No. Dokumen /

Identitas

Judul

Dokumen

Status

Dokumen

Keterangan

Cara Pemusnahan

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Demikian Berita Acara Pemusnahan Dokumen ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Mengetahui : Pengelola SMM (9). Manajemen Representatif Pengendali Dokumen ..(10).. ..(12).. (....(11)....) (.(13))


(1) : diisi hari pemusnahan dokumen dilaksanakan dan Berita Acara ini dibuat

(2) : diisi tanggal, bulan, tahun pemusnahan dokumen dilaksanakan dan Berita

Acara ini dibuat

(3) : diisi lokasi / tempat pemusnahan dokumen dan Berita Acara ini dibuat

(4) : diisi no. urut item

(5) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen yang dimusnahkan

(6) : diisi judul dokumen yang dimusnahkan

(7) : diisi status penerbitan dokumen yang dimusnahkan

(8) : diisi keterangan tentang cara pemusnahan dokumen yang digunakan


(10) : diisi tanda tangan Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait

(11) : diisi nama Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait.

(12) : diisi tanda tangan Pengendali Dokumen

(13) : diisi nama Pengendali Dokumen



BERITA ACARA

DOKUMEN HILANG

Pada hari ini .....(1).., tanggal (2)., Lokasi / tempat ..(3)..kami yang bertanda tangan

dibawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa telah kehilangan dokumen SMM

untuk pelaksanaan kegiatan operasional sebagai berikut :

No.

No. Dokumen /

Identitas

Judul

Dokumen

Status

Dokumen

Keterangan

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Untuk itu mohon untuk dapat didistribusikan lagi.

Demikian Berita Acara ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mengetahui :

Pengelola SMM (9).

Manajemen Representatif Yang Kehilangan Dokumen ..(10).. ..(12).. (....(11)....) (.(13))


(1) : diisi hari Berita Acara ini dibuat

(2) : diisi tanggal, bulan, tahun Berita Acara ini dibuat

(3) : diisi lokasi / tempat Berita Acara ini dibuat

(4) : diisi no. urut item

(5) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen SMM yang hilang

(6) : diisi judul dokumen SMM yang hilang

(7) : diisi status penerbitan dokumen SMM yang hilang

(8) : diisi keterangan tentang hal-hal yang dianggap perlu


(10) : diisi tanda tangan Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait

(11) : diisi nama Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait.

(12) : diisi tanda tangan yang kehilangana dokumen SMM

(13) : diisi nama yang kehilangan dokumen SMM

01 Prosedur Pengendalian Dokumen

Documents

Transcript of 01 Prosedur Pengendalian Dokumen