Prosedur Pengendalian Dokumen

PT.PPNSPROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal : Revisi :0 Halaman : 1 dari 20

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN



LEMBAR DISTRIBUSINo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jabatan Kepala XXXXXX Kepala Subbagian Tata Usaha Kepala Bidang XXXXXXXXXXX Kepala Bidang XXXXXXXX Kepala Bidang XXXXXXXXXX Wakil Manajemen Deskripsi Dokumen Salinan 1 Salinan 2 Salinan 3 Salinan 4 Salinan 5 Asli Tanggal



1. Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PT. PPNS, dalam hal : pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen, 2.2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. 2.1. 3. Tanggung jawab 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen; Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen; Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen; Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen; Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen; 4. Definisi Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan : 4.1. 4.2. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll); Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan. Dokumen internal berupa:-

-

Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; Pedoman Mutu; Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja; Instruksi Kerja; dan Rekaman dan formulir.

4.3. 4.4. 4.5.

Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan; Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi; Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;

PT.PPNSPROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 4.6. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen. 5. Referensi 5.1. Pedoman Mutu XXXXXXXXXX; 5.2. OHSAS 18001:2007 5.3. PERMENAKER No.5/MEN/1996 6. Prosedur 6.1. Penyusunan Dokumen Internal


6.1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini: a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen tersebut, b.c. d.

menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti penggunanya, menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,

oleh

menghindari penggunaan kata-kata baru yang artinya belum tentu dimengerti.

6.1.2. Format Prosedur dan Instruksi Kerja a. Format Utama Format dari suatu Prosedur berisi antara lain: 1. Tujuan, 2. Ruang Lingkup, 3. Tanggung Jawab, 4. Definisi, 5. Referensi, 6. Prosedur, 7. Lampiran-lampiran, Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain: 1. Tujuan, 2. Ruang Lingkup, 3. Pelaksana, 4. Referensi, 5. Langkah Kerja, 6. Lampiran-lampiran.

b.

Format Kelengkapan



Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari: 1. Halaman Judul (Lampiran 2) 2. Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3) c. Identifikasi Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain: 1. Logo PT.PPNS dan nama XXXXXXXXXX 2. Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 3. Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 4. Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 5. Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja 7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman 8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan, Diperiksa dan Disetujui. Keterangan 1. Tujuan Isi dari Tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah mengapa dokumen ini diperlukan. Ruang Lingkup Isi dari Ruang Lingkup Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini adalah: dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan, siapakah yang akan menggunakan, apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface). Tanggungjawab Isi dari Tanggung Jawab Prosedur dan Pelaksana Instruksi Kerja adalah penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut. Referensi Referensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh manajemen.

d.

2.

3.

4.



5.

Definisi Isi dari Definisi adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit dimengerti. Prosedur Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut. Lampiran Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja. Lampiran dapat berupa : Keterangan-keterangan yang diperlukan, Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan Instruksi Kerja, Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.

6.

7.



6.2.

Pengesahan Dokumen Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut : Nomor 1. 2. 3. 4. 5. Jenis Dokumen Kebijakan dan Sasaran Mutu Pedoman Mutu Prosedur Mutu Prosedur Kerja Instruksi Kerja Disiapkan Oleh Bidang XXXXX Bidang XXXXX Masing-masing Subbidang/Subbagian Masing-masing Subbidang/Subbagian Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Wakil Manajemen Para Kabid Para Kasubbid/Kasubbag Disetujui Oleh Kepala XXXXXXXXXX Kepala XXXXXXXXXX Kepala XXXXXXXXXX Kepala XXXXXXXXXX Para Kabid

6.3.

Pembuatan dan Penerbitan Dokumen 6.4.1. Bidang/Subbidang/Subbagian menyiapkan draft dokumen yang diperlukan dengan format sesuai 6.1.2, 6.4.2. Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan 6.2, 6.4.3. Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Wakil Manajemen, 6.4.4. Wakil Manajemen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 6: Daftar Induk Dokumen Internal) maupun dokumen eksternal (Lampiran 7 : Daftar Dokumen Eksternal), 6.4.5. Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan dan diberi cap COPY No.: ..... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 8 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen), 6.4.6. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan. 6.4.7. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.

6.4.

Pemeliharaan Dokumen



6.5.1. Wakil Manajemen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan, 6.5.2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, maka Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran 9 : Bukti Penarikan Dokumen), 6.5.3. Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke Subbagian Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan kategorinya.

6.5.

Pengubahan Dokumen 6.6.1. Bidang/Subbidang/Subbagian dapat mengusulkan pengubahan terhadap suatu dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja melalui memo kepada Pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut (lihat 6.2), 6.6.2. Wakil Manajemen bersama Bidang/Subbidang/Subbagian pengusul membahas dan menetapkan pengubahan dokumen, 6.6.3. Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar amandemen sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 10: Formulir Amandemen), disetujui oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang (lihat 6.2) dan diberi cap MASTER, 6.6.4. Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap COPY No.: ..... dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi dokumen untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen. 6.6.5. Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan Pembuatan Dokumen langkah 6.4.1 s.d. 6.4.3.

6.6.

Pemusnahan Dokumen 6.7.1. Wakil Manajemen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing melalui memo. 6.7.2. Wakil Manajemen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Bidang masing-masing kepada Kepala XXXXXXXXXX. 6.7.3. Atas perintah Kepala XXXXXXXXXX, Kepala Subbagian Tata Usaha melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita Acara Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan,. 6.7.4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi, 6.7.5. Dokumen yang dimusnahkan direkam sesuai dengan Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan.



7. Rekaman No. 1. Nama Rekaman Daftar Induk Dokumen Internal Daftar Dokumen Eksternal Bukti Penerimaan Salinan Dokumen Bukti Penarikan Dokumen Amandemen Berita Acara Pemusnahan Dokumen Uraian Master List/Riwayat dokumen internal baru atau perubahan Daftar Dokumen Eksternal Distribusi dokumen internal dan eksternal Penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku Pengubahan dokumen Pemusnahan dokumen yang tidak diperlukan atau melebihi masa simpan Daftar Dokumen yang dimusnahkan/ diserahkan Lokasi Penyimpanan Wakil Manajemen Wakil Manajemen Wakil Manajemen Wakil Manajemen Wakil Manajemen Wakil Manajemen Masa Penyimpanan 5 tahun

2. 3. 4. 5. 6.

5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun

7.

Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/ Diserahkan

Wakil Manajemen

5 tahun



Lampiran 1 DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMENKetua management

MulaiSubbagian

Pengajuan dokumen internal (baru/perubahan)Wakil management

Tidak

Persetujua nYaWakil management

Selesai

PembuatanWakil management

Ya

PerubahanTidakKepala bagian

- - - - - Tidak

dianggap sebagai Bidang prosedur

PengesahanWakil management

Dokumen eskternal

Master List/RiwayatMaster

Wakil management

PenerbitanWakil management

Disimpan

Selesai

PenggandaanSubbagian

Terkendali

DistribusiTidak Terkendali

Daftar Distribusi

Selesai

Pihak berkepentingan



Lampiran 2 HALAMAN JUDUL

Nomor :

Tanggal :

JUDUL DOKUMEN

Revisi

: dari

Halaman :

JUDUL DOKUMEN

TINDAKAN Disiapkan Diperiksa Disetujui

Nama

Jabatan

Tandatangan

Tanggal



Lampiran 3

LEMBAR DISTRIBUSINo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal



Lampiran 4 REKAMAN DOKUMEN

No.

Nama Rekaman

Uraian

Lokasi Penyimpanan

Masa Penyimpanan



Lampiran 5DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

Klausul dalam SB 77

Judul Dokumen

Nomor Dokumen

Pembuat

Pemeriksa

Pengesah

Tanggal Terbit

Jumlah Halaman

Jumlah Distribusi

Masa Simpan

Keterangan

Jakarta,..................................... Yang mengesahkan Yang membuat

(

)

(

)

Lampiran 6



DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

Judul Dokumen

Nomor Dokumen

Pembuat/ Pengarang

Penerbit

Tanggal Terbit

Jumlah Halaman

Masa Simpan

Keterangan

Jakarta,..................................... Yang mengesahkan Yang membuat

(

)

(

)

Lampiran 7



FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN

Nomor : Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja Formulir Dokumen Eksternal Dari : Jumlah : Jumlah : Jumlah : Jumlah : Jumlah :

Tanggal : Nama : Nama : Nama : Nama : Nama : No. Salinan : No. Salinan : No. Salinan : No. Salinan : No. Salinan :

Uraian

Catatan :

Yang menerima

Yang menyerahkan

(

)

(

)

Lampiran 8



FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Nomor : Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja Formulir Dokumen Eksternal Dari : Jumlah : Jumlah : Jumlah : Jumlah : Jumlah :

Tanggal Nama : Nama : Nama : Nama : Nama : No. Salinan : No. Salinan : No. Salinan : No. Salinan : No. Salinan :

Uraian

Catatan :

Yang menyerahkan

Yang menerima

(

)

(

)

Lampiran 9



FORMULIR AMANDEMEN

No.

Nama dan No. Dokumen

Bidang/Klausul

Kalimat Lama

Perubahan Kalimat Baru

Tanggal : Pejabat yang mengesahkan :

(Nama) NIP.

Lampiran 10



BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini tanggal bulan Tahun yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir lembar, penghancuran secara total dengan cara

Saksi saksi :

Kepala Subbagian Tata Usaha,

Ka. SubBidang terkait

( ........................................)

Ka. Bidang terkait/Wakil Manajemen

Lampiran 11



DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN

NAMA BIDANG UNITNO.

: .............................................................................................. : ..............................................................................................

DESKRIPSI DOKUMEN

TAHUN

JUMLAH

KETERANGAN

Tanggal : Wakil Manajemen

(Nama) NIP.

Prosedur Pengendalian Dokumen

Documents

Transcript of Prosedur Pengendalian Dokumen