Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONALPUSAT XXXXXXXXXXX

Nomor :

Tanggal :

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : 0

Halaman : 1 dari 22

PROSEDURPENGENDALIAN DOKUMEN

TINDAKAN Nama Jabatan Tandatangan Tanggal

Disiapkan

Diperiksa

Disetujui


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 2 dari 22

LEMBAR DISTRIBUSI

No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal

1. Kepala XXXXXX Salinan 1

2. Kepala Subbagian Tata Usaha Salinan 2

3. Kepala Bidang XXXXXXXXXXX Salinan 3

4. Kepala Bidang XXXXXXXX Salinan 4

5. Kepala Bidang XXXXXXXXXX Salinan 5

6. Wakil Manajemen Asli


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 3 dari 22

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan XXXXXXXXXX, dalam hal :2.1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,

pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,

2.2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen.

3. Tanggung jawab

3.1. Kepala XXXXXXXXXX bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen;

3.2. Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;

3.3. Para Kepala Subbidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;

3.4. Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen;

3.5. Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;

4. Definisi

Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan :

4.1. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll);

4.2. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh XXXXXXXXXX untuk mendokumentasikan kegiatan XXXXXXXXXX dalam rangka penerapan SB 77-0001-80:2005. Dokumen internal berupa:

- Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;- Pedoman Mutu;- Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja;- Instruksi Kerja; dan- Rekaman dan formulir.

4.3. Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar XXXXXXXXXX sebagai pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;

4.4. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;

4.5. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 4 dari 22

4.6. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

5. Referensi

5.1. Peraturan Kepala BATAN tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Dan Tata Kearsipan Serta Pedoman Kode Klasifikasinya;

5.2. Pedoman Mutu XXXXXXXXXX; dan

5.3. Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip BATAN.

6. Prosedur

6.1. Penyusunan Dokumen Internal 6.1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:

a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen tersebut,

b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya,

c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,

d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.

6.1.2. Format Prosedur dan Instruksi Kerjaa. Format Utama

Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:

1. Tujuan,2. Ruang Lingkup,3. Tanggung Jawab,4. Definisi,5. Referensi,6. Prosedur,7. Lampiran-lampiran,

Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:

1. Tujuan,2. Ruang Lingkup,3. Pelaksana,4. Referensi,5. Langkah Kerja,6. Lampiran-lampiran.

b. Format Kelengkapan


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 5 dari 22

Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari:

1. Halaman Judul (Lampiran 2)2. Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3)

c. IdentifikasiSetiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:1. Logo BATAN dan nama XXXXXXXXXX2. Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja3. Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja4. Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja5. Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,

Diperiksa dan Disetujui.

d. Keterangan

1. TujuanIsi dari “Tujuan” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini diperlukan.

2. Ruang LingkupIsi dari “Ruang Lingkup” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini adalah:

dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,

siapakah yang akan menggunakan,

apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).

3. TanggungjawabIsi dari “Tanggung Jawab” Prosedur dan “Pelaksana” Instruksi Kerja adalah penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut.

4. ReferensiReferensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 6 dari 22

tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh manajemen.

5. DefinisiIsi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit dimengerti.

6. ProsedurIsi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.

7. LampiranLampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja.Lampiran dapat berupa :

Keterangan-keterangan yang diperlukan,

Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan Instruksi Kerja,

Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 7 dari 22

6.2. Pengesahan Dokumen

Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut :

Nomor Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

1. Kebijakan dan Sasaran Mutu

- - Kepala XXXXXXXXXX

2. Pedoman Mutu Bidang XXXXX Wakil Manajemen Kepala XXXXXXXXXX

3. Prosedur Mutu Bidang XXXXX Wakil Manajemen Kepala XXXXXXXXXX

4. Prosedur Kerja Masing-masing Subbidang/Subbagian

Para Kabid Kepala XXXXXXXXXX

5. Instruksi Kerja Masing-masing Subbidang/Subbagian

Para Kasubbid/Kasubbag

Para Kabid

6.3. Identifikasi Dokumen

Identifikasi tiap–tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut:

a. Pedoman Mutu

PM/OT.01.02/ddd/eeee

PM : Pedoman MutuOT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATANddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXXeeee : Tahun

b. Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja

PR.aa/OT.01.02/ddd/eeee

PR : Prosedur aa : Nomor urut ProsedurOT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATANddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXXeeee : Tahun


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 8 dari 22

c. Instruksi Kerja

IK.bb.aa/OT.01.02/ddd/eeee

IK : Instruksi Kerjabb : Nomor urut Instruksi Kerjaaa : Nomor urut ProsedurOT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATANddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXXeeee : Tahun

d. Formulir

FM.cc.aa/OT.01.02/ddd/eeee

FM : Formulircc : Nomor urut Formuliraa : Nomor urut Prosedur dan/atau Instruksi KerjaOT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATANddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXXeeee : Tahun

e. Dokumen Eksternal

ff/gg/ddd/eeee

ff : Nomor dokumen eksternalgg : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATANddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan XXXXXXXXXXeeee : Tahun

Keterangan :

PM : Pedoman MutuPR : ProsedurIK : Instruksi KerjaFM : Formulir

No.Nama Jabatan Pimpinan

(Unit Kerja/Unit Pengolah)Kode

1. Pusat XXXXXXXXXX XXX

2. Subbidang Tata Usaha XXX.1

3. Bidang XXXXXXXX

Subbidang XXXXX Subbidang XXXXX

XXX.2

XXX.2.1XXX.2.2


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 9 dari 22

4. Bidang XXXXXXXXXXX


XXX.3

XXX.3.1XXX.3.2

5. Bidang XXXXX


XXX.4

XXX.4.1XXX.4.2

6.4. Pembuatan dan Penerbitan Dokumen

6.4.1. Bidang/Subbidang/Subbagian menyiapkan draft dokumen yang diperlukan dengan format sesuai 6.1.2,

6.4.2. Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan 6.2,

6.4.3. Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Wakil Manajemen,

6.4.4. Wakil Manajemen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 6: Daftar Induk Dokumen Internal) maupun dokumen eksternal (Lampiran 7 : Daftar Dokumen Eksternal),

6.4.5. Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan dan diberi cap COPY No.: ..... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 8 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen),

6.4.6. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.

6.4.7. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.

6.5. Pemeliharaan Dokumen

6.5.1. Wakil Manajemen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan,

6.5.2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, maka Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran 9 : Bukti Penarikan Dokumen),

6.5.3. Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke Subbagian Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan kategorinya.


Nomor :

Tanggal :


Halaman : 10 dari 22

6.6. Pengubahan Dokumen

6.6.1. Bidang/Subbidang/Subbagian dapat mengusulkan pengubahan terhadap suatu dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja melalui memo kepada Pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut (lihat 6.2),

6.6.2. Wakil Manajemen bersama Bidang/Subbidang/Subbagian pengusul membahas dan menetapkan pengubahan dokumen,

6.6.3. Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar amandemen sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 10: Formulir Amandemen), disetujui oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang (lihat 6.2) dan diberi cap MASTER,

6.6.4. Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap COPY No.: ..... dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi dokumen untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen.

6.6.5. Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan Pembuatan Dokumen langkah 6.4.1 s.d. 6.4.3.

6.7. Pemusnahan Dokumen

6.7.1. Wakil Manajemen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing melalui memo.

6.7.2. Wakil Manajemen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Bidang masing-masing kepada Kepala XXXXXXXXXX.

6.7.3. Atas perintah Kepala XXXXXXXXXX, Kepala Subbagian Tata Usaha melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita Acara Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan,.

6.7.4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi,

6.7.5. Dokumen yang dimusnahkan direkam sesuai dengan Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan.


Nomor :

Tanggal :



7. Lampiran

7.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen

7.2. Lampiran 2 : Halaman Judul

7.3. Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen

7.4. Lampiran 4 : Rekaman Dokumen

7.5. Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal

7.6. Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal

7.7. Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen

7.8. Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen

7.9. Lampiran 9 : Formulir Amandemen

7.10. Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen

7.11. Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan

8. Rekaman

No. Nama Rekaman Uraian Lokasi Penyimpanan

Masa Penyimpanan

1. Daftar Induk Dokumen Internal

Master List/Riwayat dokumen internal baru atau perubahan

Wakil Manajemen

5 tahun

2. Daftar Dokumen Eksternal

Daftar Dokumen Eksternal

Wakil Manajemen

5 tahun

3. Bukti Penerimaan Salinan Dokumen

Distribusi dokumen internal dan eksternal

Wakil Manajemen

5 tahun

4. Bukti Penarikan Dokumen

Penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku

Wakil Manajemen

5 tahun

5. Amandemen Pengubahan dokumen Wakil Manajemen

5 tahun

6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen

Pemusnahan dokumen yang tidak diperlukan atau melebihi masa simpan

Wakil Manajemen

5 tahun

7. Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/ Diserahkan

Daftar Dokumen yang dimusnahkan/ diserahkan

Wakil Manajemen

5 tahun


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 1

DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN

Tidak

Ya

Mulai

Pengajuan dokumen internal(baru/perubahan)

Persetujuan

Pembuatan

Perubahan

Pengesahan

Master List/Riwayat

Selesai

Tidak Terkendali

Terkendali

MasterPenerbitan

Penggandaan

Distribusi Daftar Distribusi

Pihak berkepentingan

Selesai

Disimpan Selesai

Tidak

Ya

- - - - - Tidak dianggap sebagai Bidang prosedur

Dokumen eskternal


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 2

HALAMAN JUDUL

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONALXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Nomor :

Tanggal :

JUDUL DOKUMEN Revisi :

Halaman : dari

JUDUL DOKUMEN

TINDAKAN Nama Jabatan Tandatangan Tanggal

Disiapkan

Diperiksa

Disetujui


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 3

LEMBAR DISTRIBUSI( lihat buku merah )

No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 4

REKAMAN DOKUMEN

No. Nama Rekaman Uraian Lokasi Penyimpanan

Masa Penyimpanan


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 5

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

Klausul dalam SB 77

Judul Dokumen Nomor

DokumenPembuat Pemeriksa Pengesah

Tanggal Terbit

Jumlah Halaman

Jumlah Distribusi

Masa Simpan Keterangan

Jakarta,.....................................

Yang mengesahkan Yang membuat

( ) ( )


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 6

DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

Judul Dokumen Nomor Dokumen

Pembuat/ Pengarang

Penerbit Tanggal Terbit

Jumlah Halaman

Masa Simpan

Keterangan

Jakarta,.....................................

Yang mengesahkan Yang membuat

( ) ( )


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 7

FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal :

Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :

Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :

Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :

Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dari :

Uraian

Catatan : Yang menerima

( )

Yang menyerahkan

( )


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 8

FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal

Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :

Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :

Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :

Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dari :

Uraian

Catatan : Yang menyerahkan

( )

Yang menerima

( )


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 9

FORMULIR AMANDEMEN

No.Nama dan No.

DokumenBidang/Klausul Kalimat Lama Perubahan Kalimat Baru

Tanggal :

Pejabat yang mengesahkan :

(Nama)

NIP.


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 10

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini ………………… tanggal ……… bulan ………………………… Tahun ……… yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen ……………………………… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir …………… lembar, penghancuran secara total dengan cara …………………………

Saksi – saksi : Kepala Subbagian Tata Usaha,

Ka. SubBidang terkait ( ........................................)

Ka. Bidang terkait/Wakil Manajemen


Nomor :

Tanggal :



Lampiran 11

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN

NAMA BIDANG : ..............................................................................................

U N I T : ..............................................................................................

NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN

Tanggal :

Wakil Manajemen

(Nama)

NIP.

Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen

Documents

Transcript of Contoh Prosedur Pengendalian Dokumen