IPM ke satu

54
MODUL MATA AJARAN IDENTIFIKASI DAN PEMECAHAN MASALAH DISUSUN OLEH YASLIS ILYAS IIS SINSIN ABDUL RAHMAN AGUS RAHMANTO 1 | Page

Transcript of IPM ke satu

Page 1: IPM ke satu

MODUL MATA AJARAN IDENTIFIKASI DAN PEMECAHAN

MASALAH

DISUSUN OLEH

YASLIS ILYASIIS SINSIN

ABDUL RAHMANAGUS RAHMANTO

PROGRAM D3 JURUSAN AKK FKMUIDEPOK, 2000

1 | P a g e

Page 2: IPM ke satu

2 | P a g e

Page 3: IPM ke satu

BAB IDEFINISI IDENTIFIKASI MASALAH DAN

DETERMINAN MASALAH

1.1.Pendahuluan

Kerangka Materi :1. Definisi masalah, identifikasi masalah dan analisis situasi2. Lingkaran/siklus analisis situasi3. Tujuan analisis situasi4. Analisis faktor-faktor/determinan masalah:

a. Kerangka teoritis Teori Green (Precede)b. Kerangka teoritis Teori Blum

Analisis derajat kesehatan Analisis aspek kependudukan Analisis upaya kesehatan Analisis perilaku Analisi lingkungan

I.2. Definisi masalah, identifikasi masalah dan analisis situasi

Masalah adalah : Kesenjangan antara yang ada/ditemukan (hasil observasi) dengan yang di-

inginkan/diharapkan (expected) Hal yang menghambat antara situasi sekarang dengan keadaan yang diinginkan

Masalah kesehatan adalah kejadian sakit/disfungsi tubuh yang menyebabkan seseo-rang atau penduduk tidak mampu hidup secara produktif.

Identifikasi masalah kesehatan adalah kegiatan untuk mengenal dan menyatakan se-cara spesifik dan kuantitatif besaran gangguan (kesehatan) yang dialami penduduk.

Analisis situasi kesehatan (disebut juga analisis keadaan dan masalah kesehatan) adalah suatu kegiatan untuk mengetahui (Modul, 1988) : Masalah (gangguan) kesehatan apa yang ada pada suatu kelompok masyarakat

tertentu Faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut Upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut dan hasil

upaya tersebut Bagaimana keadaan sumber daya yang tersedia Apa hal-hal yang menghambat dan mendukung upaya tersebut

Sebuah Masalah :1. Dinyatakan secara kuantitatif dan kualitatif

3 | P a g e

Page 4: IPM ke satu

2. Kejelasan (spesifikasi masalah) tentang : Apa jenis masalahnya Siapa yang terkena Dimana masalah tersebut Kapan masalah tersebut ada Mengapa masalah tersebut terjadi Bagaimana proses terjadinya

Contohnya: “Penyakit TBC masih tinggi di Dati II X” pernyataan kualitatif ““Angka prevalen penyakit TBC sebesar 0.001 pada balita di Dati II X selama tahun 1998” pernyataan kuantitatif “

I.3. Lingkaran/siklus analisis situasiDisebut juga Problem Solving CycleGambar siklus:

Langkah-langkah bersifat sekuential artinya harus berurutan Analisis situasi merupakan langkah awal dan paling menentukan untuk meng-

hasilkan rencana yang tepat Kesalahan pada tahap tersebut menentukan kualitas rencana suatu program Analisis masalah yang paling baik melibatkan kelompok pakar. Mengapa?

Tujuan analisis situasi: Memahami masalah secara jelas dan spesifik Menelaah faktor-faktor yang berpengaruh terhadap masalah tersebut

I.4. Kerangka teoritis analisis faktor-faktor yang berpengaruh terhadap masalah

A. Teori Green (Precede)

4 | P a g e

Masalah

Uji Coba

Pemecahan Masalah

Pelaksaanaan Rencana

Prioritas Masalah

Evaluasi

Pengumpulan Data

Analisis Data

Page 5: IPM ke satu

Masalah di masyarakat adalah masalah sosial. Masalah sosial adalah suatu situasi yang mempengaruhi cukup banyak orang, yang oleh mereka dan/atas oleh cukup banyak orang lain dalam masyarakat tersebut diyakini sebagai sumber ke-sulitan atau ketidakbahagiaan dan sesuatu yang dapat diperbaiki.

Masalah sosial dipandang dari segi pasien, konsumen, atau kelompok masyarakat (komunitas) bukan penyelenggara (pemerintah, atau dokter)

Masalah sosial diterjemahkan dengan istilah kualitas hidup.Kualitas hidup sulit diukur dan bersifat subyektif. Contoh: tingkat kemiskinan, tingkat kejahatan, tingkat pelayanan sosial.( Non Perilaku ; lingk, yankes, dan genetik )( perilaku ; PHBS/Cuci Tangan, ( Faktor Predisposisi/salah, Enability/mempermudah, reinforcing/dukungan ) 3 fak dr perilakuMasalah sosial dibagi 2:- masalah kesehatan seperti angka kematian bayi, angka kematian ibu, angka

prevalen TBC, angka insiden diare - masalah non kesehatan seperti tingkat pengangguran, letak geografi, tingkat

pendidikan

Diagnosis epidemiologi dan sosial adalah tahap untuk menentukan suatu masalah kesehatan atau non kesehatan menurut Green. Masalah kesehatan dan nonkese-hatan saling berkaitan.

Gambar 1.1 kaitan masalah kesehatan dan nonkesehatan :

Faktor non kesehatan(pengangguran, pendidikan yang rendah, geografi dan transfortasi)

Faktor kesehatan (malnutrisi, kesehatan anak buruk, anemia, kesehatan bumil buruk)

5 | P a g e

Masalah sosial/kualitas hidup (kemiskinan)

Page 6: IPM ke satu

B. Teori BlumTeori ini menitikberatkan pada masalah kesehatan. Paling banyak dipakai

dalam identifikasi masalah kesehatan masyarakat. Faktor yang paling berpengaruh menurut Green adalah lingkungan, selanjutnya beturut-turut adalah perilaku, pelayanan kesehatan dan penduduk/genetik

Gambar 1.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi kesehatan menurut Teori Blum

Penduduk/Genetik

Lingkungan Derajat Kesehatan Pelayanan kesehatan

Perilaku

Analisis derajat kesehatan: Membandingkan hasil observasi dengan standar . Indikator derajat kesehatan : angka kematian, angka kesakitan (insiden, prevalen), angka kecacatan, dan keti-dakberdayaanContoh: Angka insiden TBC pada Balita di Aceh pada tahun 1997 adalah 0.3 per 1000 penduduk umur 1-4 tahun. Misalnya standar angka insiden TBC adalah 0.002 per 1000 penduduk umur 1-4 tahun.

Analisis lingkunganMeliputi :- analisis lingkungan fisik seperti suhu udara, kelembaban, bising. Indikator

bervariasi tergantung pada data yang digunakan- analis lingkungan biologi seperti vektor, kuman penyakit. Indikator: jumlah

air bersih, jumlah jamban, jumlah tempat pembuangan sampah- analisis lingkungan sosial-ekonomi seperti pendapatan penduduk (ekonomi),

kelompok arisan, pengajian (sosial). Indikator: Pendapatan Asli Daerah, Angka pendapatan per kapita, jumlah organisasi kemasyarakatan tingkat desa yang menunjang program kesehatan

Analisis perilakuPerilaku adalah tindakan, fikiran dan perasaan dari seseorang. Perilaku mempun-yai 3 komponen yaitu faktor predisposisi (pengetahuan, sikap, dll), faktor pemu-ngkin (keterampilan, ketersediaan sumber daya) dan faktor penguat (sikap dan perilaku petugas). Lebih jelasnya lihat Buku Green.Indikatornya: Pemakaian/pemanfaatan: prosentase penggunaan air bersih atau jamban di penduduk kecamatan XTindakan pencegahan: prosentase penduduk yang memasak air (minum)

6 | P a g e

Page 7: IPM ke satu

Pola hidup konsumptif: prosentase penduduk yang memakan buah-buahan mini-mal 1 piring sehariMenjaga diri sendiri: prosentase penduduk yang membeli obat bebas di apotikContoh: menurut analisis data Susenas, pada tahun 1994/1995, 30% masayarakat di kabupaten X melakukan buang air besar di sungai atau parit atau tanah per-mukaan

Analisis upaya pelayanan kesehatanPelayanan kesehatan bersifat tradisional vs modern; pemerintah vs swastaIndikator:

- Indikator input seperti jumlah dokter, paramedis, dll- Indikator output: % bayi yang diimunisasi campak di daerah X

Contoh: cakupan imunisasi Tetanus pada ibu hamil di kabupaten X pada tahun 1995/1996 masih rendah yaitu 11%

Analisis kependudukan/genetikUmumnya berfungsi sebagai denominator/penyebut suatu indikator kesehatanIndikator meliputi: jumlah penduduk, pertumbuhan penduduk, angka ketergantun-gan, tingkat kesuburan/fertilitas, tingkat penggunaan alat kontrasepsi KBContoh: sebanyak 20% akseptor implan di kabupaten X yang seharusnya sudah dicabur pada 1 tahun yang lalu belum mendapat pelayanan cabut implan tersebut

Untuk menggambarkan kaitan faktor-faktor dalam Teori Blum, berikut ini adalah contoh untuk penyakit TBC dan anemia.

Tabel 1.1 Faktor-faktor dalam teori Bloom untuk penyakit TBC dan Anemia

Masalah kesehatan

Pelayanan kesehatan lingkungan ke-sehatan

Perilaku Kependudukan dan KB

Tuberkulo-sis

Jumlah kasus yang diobati

Upaya program DOTS

Cakupan imu-nisasi BCG

Penemuan kasus baru secara aktif di masyarakat

Perumahan yang padat

Rumah yang lembab/ku-rang terkena sinar mata-hari

Pengetahuan, sikap masyarakat ten-tang TBC

Kepatuhan ber-obat penderita TBC

Peran serta masarakat dalam program pemberantasan TBC

Penduduk yang padat

Penduduk dengan mobilitas rendah

Anemia Cakupan pro-gram antenatal care

Pemberian tablet besi

Taman gizi keluarga

Pengetahuan dan sikap ibu hamil tentang anemia

Tingkat fertilitas

7 | P a g e

Page 8: IPM ke satu

BAB IIALAT (TOOLS) UNTUK IDENTIFIKASI MASALAH

DAN PENYEBABNYA

Kerangka Teori1. Pendahuluan2. Sumber data dan tools yang digunakan3. Tools menurut fungsinya4. Tools menurut jenis data dan fase siklus masalah5. Jenis-jenis tools untuk identifikasi masalah dan faktor-faktornya

2.1 Pendahuluan

Pertanyaan ? Bagaimana cara pengumpulan data ? Bagaimana cara analisis data ? Sumber data ? Perlukah mengenal jenis data ?

2.2. Sumber data dan tools yang digunakanBerikut adalah table yang memuat jenis data, sumber data dan tools yang digunakan un-tuk identifikasi masalah dan penyebabnya.

Jenis data Sumber Data Tools

Primer Pasien/keluarga pasien Interview (langsung vs telefon) Diskusi Kelompok Terfokus (FGD) Survei/Kuesioner

Observasi kejadian/event Check Sheets Logs

Staf institusi Interview FGD Survei/Kuesioner Braistorming

8 | P a g e

Fase Pengumpulan Data Fase Analisis Data

Masalah

Page 9: IPM ke satu

Sekunder

Tersier

Dokumentasi:Data rekam medis pasienCatatan.laporan suatu unit kerja suatu institusi===========

Check Sheets Logs Kuesioner

2.3. Tools yang sering digunakan dalam proses perbaikan mutu (Quality Improve-ment) menurut fungsi, fase, dan jenis data

No Tools Fungsi Fase JenisIdenti-fikasi

Diagnosis faktor penyebab

1. Brainstorming Pengumpulan Data Kualitatif2. Check Sheets Pengumpulan Data Kuantitatif3. Logs Pengumpulan Data Kuantitatif4. Survei/Kuesioner Pengumpulan Data Kualitatif/

Kuantitatif5. Interview Pengumpulan Data Kualitatif6. FGD Pengumpulan Data Kualitatif7. Pareto Charts Analisis Data Kuantitatif8. Flowcharts Analisis Data Kualitatif9. Run Charts Analisis Data Kuantitatif10. Cause & Effect

Diagram Analisis Data Kualitatif

11. Histogram Analisis Data Kuantitatif12. Scatter diagram Analisis Data Kuantitatif13. Control Charts Analisis Data Kuantitatif14. Is/Is not Diagram Analisis Data Kualitatif15. Deployment

Charts Analisis Data Kualitatif

Tools untuk diagnosis faktor-faktor masalah yang jarang digunakan:* Affinity diagram * Force field analysis *Tree diagramPareto dgn grafik batang diurutkan dr yg terbesar....jantung, kulit, DM dll desending

Beda Data Kualitatif dan Kuantitatif

Data Kualitatif Data Kuantitatif Berupa pernyataan/statement Tidak dapat digeneralisasikan secara

statistik sehingga perlu investigasi lanjut Tidak dapat dianalisis secara statistik

Berupa angka: diskrit atau kontinyu Relatif dapat digeneralisasikan, ter-

gantung jumlah sampel dan cara pengambilan sampelnya

Data ini dapat dianalisis secara statistik

2.3.1. Brainstorming/Curah pendapat

9 | P a g e

Page 10: IPM ke satu

Adalah suatu aktivitas kelompok untuk mengidentifikasi masukan/input, strategi, alasan/penyebab, ide-ide, atau kemungkinan-kemungkinan. Kegiatan ini dipimpin oleh satu ketua. Ketua aktif memimpin forum dan menanyakan per-tanyaan yang dimengerti anggota. Pertanyaan berupa masukan, strategi, dll. Hasil-nya dibuat dalam bentuk list/daftar. Hasil akhir adalah list semua kemungkinan jawaban. Tidak ada diskusi tentang pernyataan seseorang anggota.

2.3.2. ChecksheetsUntuk menghitung frekuensi suatu kejadian. Hal ini merupakan cara yang

umum dan mudahContoh :Daftar alasan keterlambatan jadual operasi/pembedahan yang lebih dari 15 menit di ruang operasi RS X (N=16 operasi yang terlambat)

Alasan Minggu ke Jml1 2 3 4

Kegiatan operasi sebelumnya belum selesai 7Ahli bedah datang terlambat 2Peralatan tidak tersedia 2Perawat datang terlambat 3Pasien datang terlambat 2

Manakah penyebabnya?

2.3.3. Logs Merupakan suatu alat yang sederhana dan bersifat dasar untuk mengidenti-

fikasi alur kejadian/masalah. Hasil rangkuman logs ini secara periodik dapat digu-nakan untuk mengidentifikasi trends.

Contoh: Alasan Pasien AIDS tidak mengikuti konsultasi dengan dokter setelah hasil labora-torium diberitahukan :

Tanggal Jam Nomor pasien Waktu pemberi-tahuan hasil lab

Alasan

2.3.4. Survei/KuesionerUmumnya digunakan untuk sampel yang relatif besar. Pertanyaan dapat

bersifat terbukan atau tertutup.

Contoh :

10 | P a g e

Page 11: IPM ke satu

Kepada pengunjung rumah sakit X. Mohon bantuan anda untuk mengisi formulir ini. Hasil survei akan digunakan untuk masukan pelayanan RS di masa depan yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan anda.

Berikan penilaian tingkat pentingnya pelayanan RS berikut yang sesuai dengan ke-butuhan anda!

a. Klinik gawat darurat5………………….4………..………3 ………..……..2………………..1…………………Sangat penting tidak penting

b. Klinik Sayang Bayi5…………………. 4………..……… 3 ………..…….. 2……………..1…………………Sangat penting tidak penting

c. Hotline Perawat5………………….4………..……… 3 ………..…….2………………..1…………………Sangat penting tidak penting

d. Klinik Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit5…………………. 4………..……… 3 ……..……..2………………..1…………………Sangat penting tidak penting

e. Pelayanan lain . sebutkan……………………………………………………………………….

2.3.5. InterviewDigunakan untuk individu dan kelompok kecil, bisa langsung atau melalui

telepon.

Contoh :1. Tanggapan terhadap kebijakan RS tentang jadual kunjungan ke ruang ICCU2. Apakah anda merasa kesulitan menemukan pasien yang anda cari di saat kunjun-

gan ke ICCU?3. Apakah anda merasa privasi anda terganggu di ruang ICCU selama kunjungan?4. Apa saran ada terhadap kebijakan untuk pelayanan ICCU?

2.3.6. FGDAdalah pertemuan sejumlah individu yang mewakili (sampel) dengan tujuan

menggali respon individu terhadap topik yang telah ditentukan dan dipandu oleh se-orang fasilitator. Pertanyaan yang diberikan seputar kesukaan, pengalaman, persepsi, dan pusat perhatian responden. Grup terdiri dari 5-12 orang dengan waktu diskusi 60-90 menit. Dipimpin oleh pemandu (fasilitator)

11 | P a g e

Page 12: IPM ke satu

2.3.7. FlowchartsUntuk melihat alur atau proses kegiatan tertentu.Apakah dalam alur tersebut terdapat tumpang tindih kegiatan (overlapping), atau alur kritis, ataukah ada alur yang harus dihilangkan?Menggunakan lambang-lambang input-kegiatan-akhir proses

Contoh: Alur pemeriksaan sinar X oleh pasien di bagian radiologiDokter Administrasi Teknisi X-ray Dokter Ahli Radiologi

Dokter Administrasi Teknisi Xray Dokter Ahli Radiologi

2.3.8. Cause & Effect DiagramDisebut juga Diagram Ishikawa atau Fish Bone theory. Digunakan untuk

multiple cause. Masalah diletakkan di bagian kepala Kategori penyebab: SDM, alat, metode, bahan, biaya

12 | P a g e

Surat Rujukan

Mengentri order di komputer

Membaca order Memeriksa kualitas XRay

Xray Bagus?

Ulangi XRayMembaca Hasil

Menulis hasil XRay

Mengembalikan Pasien ke ruang

tunggu

Page 13: IPM ke satu

2.3.9. Is/Is Not DiagramDigunakan untuk mengidentikasi hubungan suatu kejadian dengan masalah ter-tentu. Contoh: Masalah peningkatan infeksi pasca operasi

Is Is Not Kesimpulan/KomentarWhatLokasi infeksiTipe kumanWhoKelompok pasienKelompok stafJenis paramedisWhereUnit kerjaWhenTanggalHari/minggu/bulanWaktu operasiHowKarakteristik infeksiCara penularanTeknis operasi

Cara membaca diagram tersebut harus hati-hati. Misalkan pada baris pertama dapat diar-tikan sebagai: What is lokasi infeksi? What is tipe kuman. Lalu What is not lokasi in-feksi? What is not tipe kuman. Begitupulan untuk baris selanjutnya adalah jawaban dari pertanyaan Who is kelompok pasien yang terkena? Who is not kelompok pasien yang terkena?

2.3.10 Deployment Charts

13 | P a g e

Peningkatan infeksi saluran kencing pada pasien dengan

kateter

Metode:*Kebijakan kontrol terhadap infeksi*Kebijakan jumlah pemeriksaan urin*Penamaan label ISK di laboratorium

Peralatan:*Merek kateter yang berbeda*Beda supplier

Petugas kesehatan:*Petugas baru*Skill petugas dalam pemasangan katerter*Skill petugas dalam pengambilan urin

Pasien:*Tingkat keparahan penyakit*Frekuensi diare*Lama waktu kateterisasi

Page 14: IPM ke satu

Adalah matriks yang menghubungkan suatu kegiatan dengan penanggung jawab kegiatanTujuannya untuk menganalisis alur kerja

Contoh:

Alur kerja Amir Mira Lisa Tomi Semua staf

Membuat rencana kerja * * *Membuat indikator output *Melaksanakan rencana *Evaluasi rencana * *

Siapa yang pekerjaannya paling banyak?

BAB III

14 | P a g e

Page 15: IPM ke satu

STUDI KASUS MASALAH DAN IDENTIFIKASI MASALAH DI INSTITUSI

Abdurahman, SKM*)

3.1. Masalah Gap/kesenjangan antara yang diinginkan/standar dengan kenyataan yang ada Segala sesuatu yang dianggap masalah oleh mahasiswa dan institusi

3.2. AlurAnalisa Situasi Masalah Pengumpulan data Analisa data

Perumusan masalah

3.3. Keadaan yang diinginkan 3.3.1 Keadaan dari internal

Petunjuk teknis Petunjuk pelaksanaan Standar operasional prosedur Tujuan jangka panjang Tujuan jangka pendek Target Dan lain-lain

3.3.2. Keadaan dari eksternal Peraturan pemerintah Undang-undang Teori-teori/materi-materi perkuliahan Buku-buku teks book

3.4. Analisa SituasiKegiatan penemuan masalah yang ada di institusi dengan membandingkan antara

keadaan yang diinginkan/standar dengan kenyataan yang ada.

Kegiatan yang dilakukan adalah :a. Pengumpulan data:

Data primer, melalui pengamatan/observasi (dengan check sheets, logs), wawan-cara, kuesioner terhadap objek secara langsung.

Data sekunder, melalui observasi/melihat dan menyalin data-data yang ada diin-stitusi seperti juknis, SOP, hasil check sheet, logs, kuesioner.

b. Analisa data, yaitu:Membandingkan data-data yan didapat dengan standar/keadaan yang diinginkan in-stitusi

3.5. Langkah-langkah untuk identifikasi masalaha. Menentukan metode yang dilakukan :

15 | P a g e

Page 16: IPM ke satu

1. Metode sederhana, yaitu dengan menyebutkan masalah-masalah yang terjadi sete-lah data diperoleh dan dianalisis (membandingkannya dengan standar)

2. Metode pendekatan sistem, yaitu melihat unit yang ada dalam kerangka sistem yaitu input, proses, output, feedbck, lingkungan. Misalnya input yang ada diband-ingkan dengan standard yang diinginkan, lalu prosesnya, kemudian outputnya.

3. Metode SWOT (strength, weakness, opportunity, threatment) atau metode keku-atan, kelemahan, peluang/kesempatan dan ancaman. Melihat dan menilai unit yang ada berdasarkan kekuatan/keunggulan yang

dimiliki, kelemahan yang ada (membandingkannya dengan standar), peluang/kesempatan yang dimiliki unit serta ancaman yang mungkin dapat menimpa unit.

Melihat dan menilainya bisa secara langsung atau melalui pendekatan sistem Kelamahan dan ancaman merupakan masalah

b. Mengumpulkan data sesuai dengan metode yang dipilih dengan terjun ke lapangan secara langsung mellalui pengamatan, wawancara, mencoba sendiri, melihat data-data sekunder seperti juklak, juknis, SOPO, kemudian data grafik, histogram, pareto, alur/flowcharts, run charts, control chart, scatter diagram yang telah dibuat institusi

c. Menentukan masalah-masalah. Setelah kita membandingkan dengan standar/theori/kenyataan yan diinginkan lalu kita tentukan masalah/gap dengan:

menulis point-point yang kita anggap masalah (persepsi pemagang) menulis point-point yang merupakan masalah institusi (persepsi institusi)

d. Mengkonsultasikan msalah-masalah yang telah ktia tulis kepada pembimbing lapan-gan. Masalah-masalah yang kita konsultasikan adalah masalah-masalah diinstitusi dsn hal-hal terjadi lapangan yang kita anggap masalah.

e. Mendapatkan masalah-masalah yang merupakan hasil kesepakatan kedua belah pihak yaitu institusi dan mahasiswa (jadi sesuatu yang kita anggap masalah juga merupakan maslaah dalam pandangan institusi)

Contoh pada lapangan Unit Klaim Asuransi PT Y.

Kedaan yang diinginkan:1. Dapat membayarkan klaim yang aku-

rat, tepat pada waktunya sesuai yang dijanjikan sehingga dapat memberikan kepuasan kepada nasabah.

2. Klaim rawat inap dengan tagihan re-imbursement dapat dibayarkan dalam jangka waktu 6 (enam ) hari kerja, sedangkan dengan tagihan guaranteed dapat dibayarkan dalam jangka waktu +/- 1 bulan dengan catatan berkas klaim yan diajukan persyaratannya lengkap.

3. Klien mengerti dengan jelas hak-hak dan kewajibannya

4. Klien mengerti tata cara/proses klaim

Keadaan yang ada: 1. waktu penyelesaian klaim terlambat2. berkas-berkas yang diberikan klien

ada yang lengkap dan ada yang tidak lengkap

3. klien merasa tidak puas karena tidak mendapatkan sesuai dengan jumlah yang dikomplain

4. petugas membagikan buku pedoman yang salah satu isinya menjelaskan tata-cara pengajuan klaim

5. data-data yang ada pada formulir pen-gajuan klaim tidak diisi dengan lengkap

6. tenaga yang ada kurang teliti dalam memeriksa formulir klaim

16 | P a g e

Page 17: IPM ke satu

5. Tersedianya tenaga yang handal untuk menangani proses klaim.

6. Tersedianya peralatan komputer dan program yang memadai untuk kegiatan klaim

7. tenaga klaim yang ada tidak berlatar belakang pendidikan medis

8. semua berkas yang lengkap diolah dengan komputer dengan program khusus

Contoh pada lapangan rekam medis RS "Z"

Keadaan yang diinginkan:1. Formulir ringkasan riwayat klinik

(R2K) yang berisi identitas pasien dengan riwayat polikinik harus diisi lengkap terutama riwayat poliklinik yang harus diisi oleh dokter yang bertugas.

2. Untuk pasien rawat inap, ringkasan ri-wayat pulang pasien harus diisi lengkap setelah pasien keluar dan berisi informasi tentang penyakit, pe-meriksaan yang dilakukan dan pengo-batannya

3. Adanya pembagian tugas yang jelas pada sub-sub unit yang ada di unit rekam medis

4. Penyerahan laporan tepat pada waktu yang telah ditentukan

5. Penyerahan berkas rekam medis pada tepat waktu

6. Pasien yang data diharapkan mem-bawa kartu

Keadaan yang ada:1. dokter sering kali tidak mengisi kolom

diagnosa di R2K (KL01) sehingga tidak dapat diketahui jenis penyakit terbanyak yang diderita pasien

2. berdasarkan hasil penelitian terhadap 2000 resume rawat inap, 64 % lem-baran kosong/tidak terisi atau tidak ada lembarannya, 34% lembaran terisi.

3. Ada beberapa pasien yang tidak mem-bawa kartu pada saat mendaftar.

4. Berks yang tidak lengkap dari ruang inap yang diterima bagian rekam medis tidak dikembalikan lagi ke unit rawat inap

5. Pengawai yang diunit pengumpulan juga melakukan pengolahan data

6. Jumlah tenaga 3 orang termasuk kepala unit

Penjelasan :Model pendekatan sederhana :Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka didapatkan masalah yaitu:1………………………..2………………………..3…………………..dst…masalah diatas disebutkan perpoint yaitu masalah institusi dan masalah lain yang anda rasakan.

Model pendekatan sistemSetelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka didapatkan masalah pada sistem yaitu:Input

17 | P a g e

Page 18: IPM ke satu

1……………………….2……………………….3…………………dst…Proses1………………………2……………………...3…………………dst..Output1……………………..2…………………….3…………………dstMasalah diatas bisa saja hanya terjadi di input, proses atau output atau keduanya.

Model pendekatan SWOTSetelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka dapat dilihat strengh/kekuatan, weakness/kelemahan, opportunity/peluang dan threat-ment/ancaman dari unit yang ada yaitu:

a.Secara sederhana :Kekuatan 1……………………………2……………………………Kelemahan1……………………………2……………………………Peluang1……………………………2……………………………Ancaman1……………………………2……………………………

Dari tersebut diatas didapatkan adanya masalah yang merupakan kelemahan dan ancaman dari unit yaitu:1……………………………2……………………………3………………………dsb

b. Secara SistemInputKekuatan1……………………………dsbKelemahan 1……………………………dsb

18 | P a g e

Page 19: IPM ke satu

Peluang1……………………………dsbAncaman1……………………………dsbProsesKekuatan1……………………………dsbKelemahan 1……………………………dsbPeluang1……………………………dsbAncaman1……………………………dsbOutputKekuatan1……………………………dsbKelemahan 1……………………………dsbPeluang1……………………………dsbAncaman1……………………………dsbDari tersebut di atas didapatkan adanya masalah yang merupakan kelemahan dan anca-man sistem dari unit yaitu:1………………………………2………………………………

BAB IV

19 | P a g e

Page 20: IPM ke satu

PANDUAN LATIHAN IDENTIFIKASI MASALAHIis Sinsin, SKM*)

Bahan latihan: Laporan magang. Tiap kelompok mendapat satu laporan magang yang telah disediakan dan mengerjakan sesuai panduan latihan untuk sesi hari ini.

4.1. Kuliah Pengantar untuk mengerjakan tugasHampir semua laporan magang mendefinisikan menemukan masalah di institusi

dengan cara “membandingkan tugas dan fungsi unit kerja yang seharusnya dengan keny-ataan yang ada”. Unit kerja adalah unit yang relatif kecil dari instansi. Satu instansi mem-punyai sejumlah unit. Relatif kecil: contoh bila di RSCM, bagian penyakit dalam terbagi menjadi beberapa subbagian. Sedangkan di RSU PMI Bogor, bagian penyakit dalam tidak mempunyai subbagian. Definisi masalah seperti di atas ditemukan/digali dari unit kerja.

Mengapa unit kerja?1. Memudahkan menguraikan “Benang kusut” di bagian yang kecil daripada bagian

yang besar2. Tiap bagian mempunyai masalah yang khas/spesifik3. Memudahkan mencari pemecahan masalah

Untuk itu diperlukan gambaran mengenai instansi dan gambaran unit kerja. “Gambaran” adalah hal-hal mengenai instansi agar “orang luar” (dalam hal ini pemagang atau pem-baca laporan magang) paham terhadap instansi tersebut.

Gambaran instansi bab I laporan magang berisi:a. sejarahb. misi dan visic. struktur organisasi dari instansi (jumlah orang yang terlibat dan kedudukannya di

dalam struktur)d. uraian kerja tiap bagian (secara umum)e. target instansif. saranag. produk yang dihasilkan: jenis-jenis pelayanan kesehatan atau barang nyata tertentu

Gambaran unit kerja bab IIa. tujuan unit kerja dan peran unit kerja dalam mencapai misi dan visi instansib. struktur organisasi dari unit kerja (jumlah orang yang terlibat dan kedudukannya di

dalam struktur)c. uraian kerja tiap bagian di dalam unit kerjad. target unit kerjae. hubungan dengan unit kerja lainnyaf. sarana yang digunakan di unit kerjag. produk yang dihasilkan dari unit kerjaContoh:

20 | P a g e

Page 21: IPM ke satu

Magang di divisi underwriting facultative; bagian facultative non marine; seksi fire dan engineering di PT Reasuransi Nasional IndonesiaBab I : gambaran tentang PT RNI dan divisi-divisinyaBab II : gambaran tentang divisi underwriting facultative; dan seksi-seksi di divisi ini Masalah di unit kerja bab IIIa. latar belakang masalah: why, how b. masalah-masalah : what, where, when, whoc. dampak masalah d. prioritas masalah:

– masalah utama– masalah bukan utama

Contoh:Bab III : masalah di seksi fire dan engineering adalah belum adanya format kontrak yang standar (sesuai dengan JPKM)Dampak masalah:a. Terhadap divisi lain: dengan format kontrak yang sekarang menimbulkan kesalahpa-

haman dengan divisi lainb. Terhadap klien: waktu untuk menyiapkan kontrak berbeda-beda karena keinginan

klien berbeda-bedac. Terhadap divisi underwriting itu sendiri : sulit membuat kontrak yang sama, karena

kepentingan yang berbeda-beda

4.2. PANDUAN TUGAS1) Bacalah Bab I & II secara sekilas dan pahami alur penulisannya2) Bacalah bab III dengan detail3) Apakah nama instansi?4) Apakah unit kerjanya? 5) Berapa banyak masalah yang ditemukan oleh penulis? Dan sebutkan masalah-

masalah tersebut dalam bentuk [who, what, when, where]6) Apa yang menyebabkan masalah tersebut terjadi [why] (baca latar belakang

masalah)?7) Bagaimana atau bilamana terjadinya masalah tersebut [how] (baca latar belakanng

masalah)?8) Bagaimana penulis mendapatkan masalah: apakah dengan tools tertentu atau tidak je-

las? Sebutkan toolsnya jika ada9) Bagaimana penulis mendapatkan sebab-sebab dan proses terjadinya masalah (why

dan how): apakah dengan tools tertentu atau tidak jelas? Sebutkan toolsnya jika ada

10) Apakah dampak masalah sudah disebutkan oleh penulis atau tidak ada penulisan dampak masalah?

11) Menurut kelompok sebagai pembaca laporan magang ini, berikan penilaian terhadap poin-poin berikut dari laporan magang ini dengan kategori: sangat jelas, jelas, sedang, tidak jelas, sangat tidak jelas:a. gambaran instansi

21 | P a g e

Page 22: IPM ke satu

b. gambaran unit kerjac. masalahd. dampak

12) tuliskan jawaban-jawaban tersebut di dalam kertas dan cantumkan di akhir tulisan:Nama penulis dan jurusannyaKode laporan magang dari perpustakaanNama kedua pembimbing magang

BAB VKRITERIA PRIORITAS MASALAH

DAN MENYUSUN PRIORITAS MASALAHIis Sinsin, SKM*)

22 | P a g e

Page 23: IPM ke satu

Materi:1. Definisi dan prinsip-prinsip dalam cara prioritas masalah2. Metode-metode prioritas masalah:

A. Sederhana atau Delberg B. Sederhana dengan pembobotanC. Hanlon D. PAHO Cendes /metode matematikE. Delphi F. Estimasi beban kerugian

5.I. Definisi dan prinsip prioritas masalahPrioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh sekelompok orang den-

gan menggunakan metode tertentu untuk menentukan masalah dari yang paling penting sampai dengan yang kurang penting.

Proses yang dimaksud: 1. penentuan kriteria2. penentuan nilai terhadap kriteria3. penentuan bobot kriteria4. penentuan skor/total skor 5. urutkan total skor yang terbesar ke terkecil untuk menentukan prioritas masalah

Kriteria adalah faktor-faktor yang dapat menentukan tinggi rendahnya nilai per-masalahan sehingga masalah yang satu dengan masalah yang lain dapat dibedakan.

Nilai terhadap kriteria adalah angka hasil penilaian masalah terhadap kriteria yang diberikan. Umumnya berskala ordinal, dapat pula berskala kontinyu atau nominal (lihat metode Hanlon)

Contoh: Kriteria “pentingnya masalah”

1……….…….. 2……..…….. 3……..…….. 4……….……..5kurang penting sangat penting

Bobot kriteria adalah angka yang diberikan terhadap kriteria-kriteria agar dapat dibandingkan kriteria mana yang bobotnya lebih tinggi.Contoh:

Kriteria-kriteria :“pentingnya masalah” : bobot 10“biaya untuk penanggulangan masalah” : bobot 5“pengaruh masalah terhadap produktivitas” : bobot 7

Penentuan skor/total skor adalah nilai dari tiap-tiap masalah dari kriteria-kriteria yang berlaku sehingga tiap masalah siap untuk diurutkan berdasarkan skor/total skor. Skor didapat dengan penambahan atau perkalian nilai tiap kriteria; atau rata-rata nilai tiap

23 | P a g e

Page 24: IPM ke satu

kriteria. Total skor adalah penjumlahan dari nilai masing-masing kriteria dikalikan den-gan bobot masing-masing kriteria

5.2. Metode-metode prioritas masalah:5.2.1. Metode sederhana Kriteria dicari sendiri Setiap kriteria diberi nilai skala 1-5 Nilai adalah penjumlahan tiap kriteria Prioritas adalah nilai yang tertinggi Metode Delberg termasuk metode yang sederhana Kriteria-kriteria yang bisa diterapkan adalah “masalah-masalah yang :

dapat membuat cacat mengakibatkan penderitaan yang lama mengenai daerah yang luas atau golongan penduduk tertentu mempunyai kemampuan menyebar yang tinggi mempunyai kecenderungan meningkat menimbulkan kegelisahan di masayarakat luas menurunkan produktivitas kerja

Contoh:

Masalah Kriteria dan nilai Skor

Kegawatan

Kemampuan menyebar

Perhatian masyarakat

Kesesuaian dengan kebi-jakan

Manfaat sosial

Derajat pentingnya masalah

A 3 1 3 3 5 5 20B 3 1 1 3 3 3 14C 3 3 1 3 3 3 16D 5 3 3 1 3 3 18

Urutan prioritas masalah adalah masalah A, D,C dan B

5.2.2. Sederhana dengan pembobotan Hasil nilai kriteria dikalikan bobot kriteria

Contoh:Kriteria Bobot Skor masalah Total skor

A B C A B CKegawatan 5 7 8 9 35 40 45Kemampuan menyebar 5 6 9 3 30 45 15Perhatian masyarakat 4 7 3 6 28 12 24Kesesuaian dengan ke-bijakan

3 8 7 7 24 21 21

Manfaat social 3 5 7 8 15 21 24Derajat pentingnya masalah

3 3 4 5 9 12 15

24 | P a g e

Page 25: IPM ke satu

Menimbulkan kegelisa-han

2 4 6 6 8 12 12

Mengenai golongan penduduk usia <5th

3 2 1 1 6 3 3

C. Total 155 166 159D. Prioritas masalah III I II

5.2.3. Metode Hanlon Dibanding metode lain, metode ini sangat kuantitatif

Ada 4 kelompok kriteria (A, B, C, D): 1. Besarnya masalah (grup A) Prosentase orang yang terkena efek masalah Jumlah rata-rata biaya yang dikeluarkan per orang per bulan, dalam rupiah Besarnya kerugian yang dialami penduduk, dalam rupiah

Untuk menentukan nilai terhadap kriteria di atas, dilakukan standar nilai kriteria berikut:Nilai kri-teria

Prosentase orang yang terkena masalah

Jumlah rata-rata biaya yang dikeluarkan

Jumlah kerugian yang di-alami penduduk

10 26-35% >Rp 100 ribu > Rp 1 juta8 16-25% Rp 51-Rp100 ribu Rp 500-Rp750 ribu6 11-15% Rp 31-Rp 50 ribu Rp 250-Rp 499 ribu4 6-10% Rp 16-Rp30 ribu Rp 125-Rp 249 ribu2 <6 % < Rp16 ribu <Rp 125 ribu

Contoh: Nilai criteria Prosentase orang

yang terkena masalah

Jumlah rata-rata biaya yang dikeluarkan

Jumlah keru-gian yang di-alami pen-duduk

Total Rata-rata

Infeksi saluran per-nafasan pada balita

6 6 6 18 6

Banjir 10 2 4 16 5.3Sanitasi umum yang kurang

2 8 10 20 6.7

2. kegawatan masalah (grup B) tingkat urgensinya kecenderungannya

25 | P a g e

Page 26: IPM ke satu

tingkat keganasannyaMasing-masing kriteria diberikan penilaian skala 0-10

Contoh:Nilai criteria Keganasan Tingkat ur-

gensinyaKecenderun-gannya

Total Rata-rata

Infeksi saluran per-nafasan pada balita

5 10 6 21 7

Banjir 2 8 9 19 6.3Sanitasi umum yang kurang

6 5 2 13 4.3

3. Kriteria “kemudahan penanggulangan”. Apakah sumber-sumber daya dan teknologi yang tersedia mampu menyelesaikan masalah? (Grup C)

Diberikan penilaian berskala 0.5 – 1.5 (sangat sulit dipecahkan s/d sangat mudah pemecahannya)

Contoh:

Nilai criteria Nilai kriteriaInfeksi saluran pernafasan pada balita 1.1Banjir 1.3Sanitasi umum yang kurang 0.9

4. Kriteria PEARL (Grup D) P =kesesuaian, appropriateness E =secara ekonomi murah, economic feasibility A=dapat diterima, acceptability R=tersedianya sumber, resources availability L =legalitas terjamin, legality

Nilai berskala nominal: Ya=1 Tidak=0Contoh:Nilai criteria P E A R L SkorInfeksi saluran pernafasan pada balita 1 1 1 1 1 1Banjir 1 1 1 1 1 1

26 | P a g e

Page 27: IPM ke satu

Sanitasi umum yang kurang 1 1 1 0 1 0

Setelah pemberian nilai kriteria terhadap 4 kelompok kriteria di atas, selanjutnya dihitung Nilai Prioritas Dasar (NPD) dan Nilai Prioritas Total (NPT)

NPD = (A+B) x CNPT = NPD x D

Masalah A B C NPD D, PEARL

NPT Urutan Pri-oritas

Infeksi saluran per-nafasan pada balita

6 7 1.1 14.3 1 14.3 II

Banjir 5.3 6.3 1.3 15.08 1 15.08 ISanitasi umum yang kurang

6.7 4.3 0.9 9.9 0 0 III

5.2.4. Metode PAHO Cendes (Pan American Helath Organization/Center for Development Studies) atau metode matematik

Masalah Importancy (I) SkorSever-ity

Rate of Increase

Public concern

Politi-cal Cli-mate

Social bene-fit

Mag-nitude (II)

Vul-nera-bility (III)

Cost (IV)

A 3 3 5 1 3 5 3 1 453

B 3 3 1 3 1 1 5 1 102

C 1 3 3 5 3 5 3 3 153

D 3 5 5 1 1 5 5 3 253

Urutan prioritas Masalah adalah A, D, C, dan B

Severity : beratnya kerugian yang ditimbulkan masalah (case fatality rate; apakah masalah menyebabkan kematian)

Rate of increase : kemampuan menyebar yang tinggiPublic concern : perhatian masyarakat luasPolitical climate : sesuai dengan kebijakan yang adaSocial benefit : bermanfaat bagi masyarakat Magnitude : besarnya masalah (angka prevalen)Vulnerability : ketersediaan teknologi Cost : biaya yang dikeluarkan untuk mengatasi msl

27 | P a g e

Page 28: IPM ke satu

Importancy adalah rata-rata nilai kriteria severity, rate of increase, public concern, political climate, social benefit

[Magnitude x Importancy x Vulnerability]Skor = [Cost]

5.2.5. Metode Delphi metode kualitatif kualitatif penilaian kriteria dilakukan oleh kelompok ahli

Contoh: Bagaimana dampak terhadap kesehatan masyarakat dalam 10 tahun yang akan datang di Indonesia dari masalah-masalah berikut ?

Masalah % pendapat para ahli tentang dampak kesmas 10 th y.a.d

Jumlah para ahli

Besar Sedang KecilInfeksi saluran per-nafasan pada balita

20 20 60 100

Banjir 45 50 5 100Sanitasi umum yang kurang

80 10 5 100

cara membaca tabel: 20% dari para ahli menyatakan masalah infeksi adalah masalah besar, …. Dst

Urutan peringkat masalah: sanitasi umum, Banjir, dan infeksi 5.2.6. Metode estimasi beban kerugianTeknik yang membutuhkan perhitungan yang canggih dan sulit karena memerlukan data dan perhitungan ‘hari produktif’ yang hilang yang disebabkan oleh masing-masing masalah

Contoh:Penyakit Jumlah hari produktif yang hilang pada

pekerja (sakit, izin, dll krn penyakit tsb)Urutan prioritas

Jantung koroner 10 tahun IKanker 5 tahun IIKurang gizi 3 tahun III

BAB VI

28 | P a g e

Page 29: IPM ke satu

STUDI KASUS PRIORITAS MASALAH DI INSTITUSIAbdurrahman, SKM *)

6.1. Prioritas Masalah Prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang/kelompok

orang dengan menggunakan metode tertentu untuk menentukan masalah dari yang paling penting sampai dengan yang kurang penting

Proses yang dimaksud adalah:a. Penentuan kriteriab. Penentuan nilaic. Penentuan bobot kriteria (bila diinginkan)d. Penentuan skor/skoringe. Urutan skor dari yang terbesar ke yang terkecil untuk menentukan prioritas

masalah

6.2. Penejelasan Kriteria adalah faktor-faktor yang dapat menentukan tinggi rendahnya nilai per-

masalahan sehingga maslaah yang satu dengan masalah yang lain dapat dibedakan

Penentuan nilai adalah kegiatan menentukan skala nilai untuk diberikan pda se-tiap masalah. Umumnya skalanya 1-5

1……..2………….3………4…………5Kurang penting Sangat penting

Bobot kriteria yaitu memberikan nilai/bobot pada setiap kriteria

29 | P a g e

Analisa Situasi

Perumusan Masalah

Masalah-masalah

Prioritas masalah

Sebab-sebab masalah

Alternatif pemecahan masalah

Penentuan kriteria Penentuan nilai Pembobotan Skoring

Teori pohon masalah, tu-lang ikan (fishbone) dll

Page 30: IPM ke satu

Penentuan skor/skoring adalah nilai dari tiap-tiap masalah (berdasarkan kriteria yang telah ditentukan) sehingga setiap masalah siap untuk diurutkan berdasarkan skornya masing-masing

Penentuan prioritas masalah yaitu menentukan prioritas msalah berdsarkan hasil skor

6.3. Langkah-langkah penentuan prioritas masalah di institusi6.3.1. Penentuan Kriteria

Ada dua metode yang biasa digunakan yaitu metode sederhana dan metode tabel kri-teria matriks.1. Metode sederhana yaitu dengan menentukan sendiri kriterianya2. Metode tabel kriteria matirk. Pada metode ini kriteira yang digunakan yaitu Im-

portance (Prevalence, Severity, Rate of Increase), Technical Feasibility, dan Re-source available.

Penjelasan:1. Pentingnya masalah/importancy (I), makin penting masalah terseut, makin dipri-

oritaskan penyelesaiannya. Yang menjadi ukuran pentingnya masalah adalah: Prevalance (P) yaitu seberapa seringnya masalah tersebut muncul/ditemukan.

Apabila masalah tersebut lebih banyak ditemukan, maka masalah yang dimak-sud selayaknya untuk lebih diprioritaskan.

Severity (S) yaitu seberapa besar akibat yang ditimbulkan oleh msalah terse-but. Apabila akibat yang ditimbulkan oleh suatu masalah lebih serius, maka masalah tersebut selayaknya untuk lebih diprioritaskan

Rate of Increase (RI), yaitu faktor rata-rata/laju peningkatan masalah tersebut dari waktu ke waktu. Apa bila kenaikan jumlah masalah lebih tinggi dan lebih cepat dibandingkan periode sebelumnya maka masalah tersebut selayaknya untuk diprioritaskan.

2. Technical Feasibility (T), yaitu teknologi yang diperlukan untuk mengatasi masalah. Makin tersedianya teknologi untuk mengatasi masalah, makin dipriori-taskan masalah yang dimaksud.

3. Resource available (R) yaitu sumber daya yang tersedia untuk mengatasi masalah. Sumber daya disini meliputi dana (money), sarana (material), dan tenga (man). Apabila sumber daya yang tersedia memadai, maka msalah tersebut selayaknya lebih diprioritaskan.

6.3.2. Penilaian pada tiap masalah Membuat skala penilaian yaitu 1 sampai 5 dengan masing-masing arti :

Nilai 1 = masalah tidak penting diprioritaskanNilai 2 = masalah kurang penting diprioritaskanNilai 3 = masalah cukup penting diprioritaskanNilai 4 = maslaah penting diprioritaskanNiali 5 = masalah sangat penting diprioritaskan

30 | P a g e

Page 31: IPM ke satu

6.3.2. Membuat tabel1. untuk metode sederhana

Tabel Prioritas Masalah

No Masalah Skor Prioritas

P Q R S T

1 A 3 3 3 3 3 243 2

2 B 4 4 3 3 3 432 1

P = biaya, Q = manfaat, R = ….dsb.Berdasarkan hasil skor di atas, masalah B menjadi prioritas untuk dipecahkan.

Tabel Rekapitulasi Prioritas MasalahDengan Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf

No Masalah Staf jumlah Prioritas

1 2 3 4 5

1 A 243 300 203 305 315 1366 2

2 B 432 312 322 340 300 1706 1

Jadi prioritas

Model tabel gabungan :Pada model ini selain penilaian dari staf, pemagang juga memberikan nilai.

Tabel Rekapitulasi Priorits MasalahDengan Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf

No Masalah Jumlah Prioritas

1 2 3 4 pemagang

1 A 243 300 203 305 315 1366 2

2 B 432 312 322 340 300 1618 1

Jadi prioritas

2. Untuk metode Tabel Kriteria Matrik Pada metode ini tabel dibuat dalam tiga model, yaitu : Tabel penilaian dari sudut pandang penilai

Nilai pada tabel ini diberikan dari sudut pandang penilai berdasarkan obser-vasi, mencoba dilapangan dan pengetahuan yang dimiliki. Tabelnya yaitu :

31 | P a g e

Kriteria & nilai

Staf

Dan lain-lain……

Staff

Page 32: IPM ke satu

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria MatriksNo Masalah T R Jumlah Prioritas

P S RI IXTXR

1 A 3 3 3 3 3 243 2

2 B 4 4 3 3 3 432 1

Tabel Penilaian dari sudut pandang stafNilai pada tabel ini diberikan dari sudut pandang seluruh pegawai yan ada di unit. Pegawai dimintai pendapatnya tentang maslaah yang ada berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Dibuat tabel penilaian untuk masing-masing staf, setelah itu dibuat tabel rekapitulasi.

Tabel Prioritas Masalah Dgn Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing StafNo Masalah T R Jumlah

P S RI IXTXR

1 A 3 3 3 3 4 243

2 B 4 4 3 3 3 432

Contoh :1. Masalah di bagian akuntasi RS "S"

Laporan yang sering terlambat Kurangnya peralatan pendukung seperti komputer, printer dsb.

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks

No Masalah T R Jumlah Prioritas

P S RI I X T X RI

1 Laporan yang sering terlam-

bat

3 3 3 3 3 243 2

2 Kurangnya peralatan pebn-

dukung seperti komputer,

printer dsb

4 4 3 3 3 432 1

2. Masalah di unit Rekam Medis RS "S" Berkas yang diterima sering tidak lengkap Pekerjan pegawai yang tumpang tindih

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks

No Masalah T R Jumlah Prioritas

32 | P a g e

I = (P X S X RI)

I = ( PXSXRI)

I = (PXSXRI)

I = (PXSXRI)

Page 33: IPM ke satu

P S RI IXTXR

1 Berkas yg di-

terima srg tdk

lkp

4 4 4 3 3 567 1

2 Pekerjaan pe-

gawai yg

tumpang-

tindih

4 4 3 3 3 432 2

6.3.2. Tugas Kelompok Data yang dibagikan adalah sesuatu yang diinginkan institusi dan keadaan

yang ada di lapangan. Masalah terjadi bila ada gap/kesenjangan antara keadaan yang ada dengan yang diinginkan.

Dari data yang dibagikan, tentukan masalah-maslaah dengan cara sederhana Kemudian tentukan prioritas masalah dengan metode tabel kriteria matriks

dengan tabel penilaian dari sudut pandang staf. Caranya:1. Tentukan 1 orang dari kelompok anda sebagai pemagang2. Anggota kelompok yang lain bertindak sebagai staf dari unit3. Pemagang bertanya, dan staf memberikan penilaian. Pemagang mema-

sukan nilai yang ada pada tabel prioritas masalah dengan kriteria matriks untuk masing-masing staf. Setelah itu pemagang merekap nilai yang ada pada tabel rekapitulasi.

5 Juli 2010BAB VII

33 | P a g e

Page 34: IPM ke satu

PEMECAHAN MASALAH (SOLUSI)DAN TUJUAN PROGRAM PEMECAHAN MASALAH

Iis Sinsin, SKM *)

Materi:1. Pendahuluan2. Identifikasi kemungkinan solusi3. Pemilihan solusi terbaik 4. Pelaksanaan program pemecahan masalah dan komponen program (khusus untuk

poin ini hanya sebagai tambahan pengetahuan dan tidak ditulis di dalam laporan magang)

7.1. PendahuluanPada materi sebelumnya telah dibahas tentang:- identifikasi masalah dan metodenya (tools)- sebab-sebab masalah dan metodenya (tools)- dampak masalah (intern vs ekstern)- prioritas masalah dan metodenya

Setelah itu tahapan selanjutnya: - Identifikasi solusi- Pemilihan solusi terbaik- Pelaksanaan solusi dalam bentuk program

Pada materi kali ini akan dibahas tentang: 1. Bagaimana mencari pemecahan masalah? 2. Solusi mana yang terbaik dan bagaimana metodenya? 3. Bagaimana melaksanakan program untuk pemecahan masalah tersebut dan

komponen apa saja yang terkandung dalam program?

7.2. Identifikasi kemungkinan solusi- Masalah yang telah terpilih melalui metode penetapan prioritas harus dibuat cara

pemecahannya - Tahap ini adalah tahap berpikir. Tidak ada metode untuk identifikasi kemungki-

nan solusi; dibandingkan dengan tahap lain: tahap identifikasi masalah dan sebab masalah mempunyai ‘tools’, tahap prioritas mempunyai “metode Delphi” dsb

- Oleh karena tidak ada metodenya, maka yang dibutuhkan pada tahap identifikasi solusi adalah: daya kreatifitas individu

- Solusi yang kreatif adalah gagasan yang dinilai “liar”, “segar dan aneh”, “keden-garan tidak masuk akal”, “inovatif”

- Contoh gagasan kreatif adalah kasus minuman Aqua- Contoh lain: ……………………………………………..- Seorang pakar psikologi menyatakan: “IQ seseorang dapat dilihat dari kecepatan

dan ketepatan seseorang dalam menyelesaikan masalah”. Mengapa? Pemecahan masalah membutuhkan daya pikir. Daya piker sebanding dengan IQ

- Untuk memunculkan daya kreativitas, tips yang diberikan adalah:

34 | P a g e

Page 35: IPM ke satu

“hindari ikatan atau batasan yang dapat menghambat kreativitas” baik berupa: Peraturan, prosedur. Hal tsb dapat menyempitkan kemungkinan pilihan Solusi yang hanya diterima oleh ‘bos’, atau solusi yang telah dilak-

sanakan pada tahun lalu Dan hal-hal lain yang sejenis ……………………………..

- solusi digali sebanyak mungkin dan di-list dalam daftar sebanyak mungkin lalu disaring dengan cara menyempitkan solusi

Menyempitkan solusi :- metode yang dikenal adalah matriks pilihan berpasangan- solusi lalu disempitkan menjadi daftar yang ringkas ; sebanyak 4-6 solusi

Metode matriks berpasangan Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Jumlah

Solusi ASolusi BSolusi CSolusi D

Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D JumlahSolusi A B C A 1Solusi B C C 1Solusi C D 3Solusi D 1

7.3. Pemilihan solusi terbaik- Tahap ini seperti pada tahap prioritas masalah karena membutuhkan:

Menetapkan criteria solusi dan definisi kriteria Memberikan bobot pada criteria solusi Menetapkan skor/nilai total Menetapkan skor tertinggi sebagai solusi terbaik

Kriteria Definisi BobotKemudahan penerapan Seberapa mudah menerapkan solusi ini

nanti?20%

Kemungkinan berhasil Seberapa mungkin solusi ini sendiri bisa diterapkan dengan berhasil

20%

Efektifitas solusi Seberapa efektif solusi ini terhadap penyebab masalah?

50%

Resistensi yang relative Apakah solusi ini mendapatkan dukun-gan?

10%

Total bobot 100%

- Berikan penilaian setiap solusi terhadap masing-masing criteria dengan skala 1-10Contoh penilaian

Bobot Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D JumlahKemudahan penerapan

20% 7 6 5 8 8

35 | P a g e

Page 36: IPM ke satu

Kemungkinan berhasil

20% 8 7 7 10 10

Efektifitas so-lusi

50% 7 7 5 3 4

Resistensi yang relatif

10% 8 7 6 8 8

Nilai total 7.3 6.8 5.5 5.9 6.1

Pada tabel tersebut solusi yang terbaik adalah A

7.4. Susun rencana tindakan- rencana dibuat untuk menerapkan solusi - rencana solusi dijabarkan dalam tugas rencana tindakan dan terdiri komponen se-

bagai berikut:Contoh rencana tindakan :

Tahap tindakan/ak-tivitas

Penanggung jawab

Tanggal mulai

Tanggal selesai

Perkiraan waktu

Biaya

tahap tindakan adalah uraian kegiatan (atau kegiatan-kegiatan) dari suatu solusi penanggung jawab: jelas tanggal mulai: jelas tanggal selesai: jelas Perikiraan waktu: perkiraan jumlah jam untuk penyelesaian suatu tindakan Biaya: jumlah uang yang dibutuhkan aagar rencaana terlaksana- sejumlah bacaan mencantumkan pentingnya perumusan tujuan program- Tujuan program bisa meliputi:

1. Tujuan umum atau outcome bersifat abstrak2. Tujuan khusus atau objective atau output dapat diukur dan sasaran terli-

hat jelas- Dapat pula dirumuskan efek atau tujuan antara dari program

Contoh perumusan outcome, efek dan output dalam program imunisasi bayi :Outcome : menurunkan IMROutput : jumlah balita yang diimunisasiEfek : kekebalan tubuhContoh pembuatan rencana tindakan:Di dalam tabel yang sebelumnya solusi A adalah yang terpilih.Misalkan solusi A adalah pelatihan karyawan

Rencana tindakan untuk pelatihan karyawan unit “Costumer Service”Tahap tindakan/ak-tivitas

Penanggung jawab

Tanggal mulai

Tanggal selesai

Perkiraan waktu

Biaya

Buat kuesioner untuk men- Ap dan Hi 5 Mar 7 Mar 30 jam 900

36 | P a g e

Page 37: IPM ke satu

gukur tingkat keterampilan staf unit tsb

ribu

Rancang program pelatihan Ko dan Ma 10 Mar 15 Mar 200 jam 600 ribu

Laksanakan pelatihan In dan Ti 7 April 10 Apr 20-40 jam 2 jutaSetelah rencana program disusun, lalu selanjutkan adalah (lihat siklus analisis situasi pada beberapa sesi lalu: Pelaksanaan program pada hari H (jika perlu uji coba) Evaluasi programContoh dalam laporan magang :Masalah-masalah di bagian logistik umur RS X:1. Keterlambatan pengiriman daftar kebutuhan dari user2. kurangnya koordinasi antara bagian pengadaan dan bagian logistik dalam mengin-

formasikan barang3. Kurangnya komunikasi antara bagian pengadaan dan bagian logistik dalam meng-

informasikan barang4. Staf logistik melakukan tugas yang bukan tanggung jawabnya seperti pengetikan

surat permintaan barang

Pembobotan untuk prioritas masalah:

Masalah E. KriteriaPrevalensi Managebility Resources Skor

1 3 3 3 272 2 3 3 183 2 1 1 24 2 2 3 12Metode: ………..?

Masalah 1 yang menjadi prioritasWhat : pengiriman daftar kebutuhan barang permintaan oleh user tidak tepat

waktu sehingga bagian logistik tidak dapat memenuhi permintaan barang tersebut

Who : logistik atau user ?Where : bagian logistikWhen : setiap triwulan atau akhir tahun … atau bulan dan tahun magang ?Why : kurangnya disiplin dari user dalam memberikan daftar barang yang di-

mintaHow : ketika diadakan pemenuhan kebutuhab untuk user oleh bagian logistik

dan pengadaan yang daftar permintaaanya telah disalin ke daftar pem-belian barang, sering ada user yang secara mendadak meminta barang padahal barang tersebut tidak terdaftar dalam daftar permintaan atau user yang tidak memberikan daftar kebutuhan ke logistik. Untuk user yang tidak memberikan daftar logistik menentukan barang sesuai kebutuhan barang tahun lalu.

7.5. Alternatif pemecahan masalah:

37 | P a g e

Page 38: IPM ke satu

1. penyebarluasan prosedur permintaan barang ke user dan memberikan sanksi kepada user yang lalai atau terlambat

2. mengadakan rapat pertemuan antara user dengan bagian logistik untuk menentukan kebutuhan barang selama kurun waktu triwulan atau satu tahun

3. staf bagian logistik harus mengingatkan user agar mengirimkan daftar permintaan barang

7.6. Prioritas solusi:

Alternatif Kemampuan teknis pelak-sana

Ketersediaan tenaga untuk melaksanakan solusi

Dana dan sarana

manfaat Skor

1 3 3 3 3 122 3 2 3 3 113 2 2 2 3 9

38 | P a g e