Inventori Kontrol di GudangFarmasi Penyimpanan merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelolah barang persediaan sehingga harus dilakukan sedemikian rupa agar:kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik,pencarian barang mudah dan cepat,Barang aman dari pencuri dan memermudah pengawasan stock.Penyimpanan sebagai jantung dari menjemen logistic karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan /inventori control diperlukan,dipahami dan diketahui secara baikTujuan: Kualitas barang dapat dipertahankan Barang terhindar dari kerusakan Barang aman dari kehilangan dan pencurian Pengawasan stock lebih mudahHal yang perlu diperhatikan: Lokasi penyimpanan(gudang) Desain penyimpanan Jenis dan pengelompokan Prosedur dan ADM Pemakaian alat Bantu/ binatangLokasi penyimpanan: Aksesibilitas Utilitas Komunikasi Bebas banjir Mampu menampung barang sesuai kebutuhan InfrastrukturDesain penyimpanan: Kemudahan bergerak Sirkulasi udara Penggunaan palet Pengaturan cahaya Kemudahan perawatan Penyimpanan dingin Penympanan khusus Mudah terbakar Narkotika dll Alat pemadam kebakaran Pengaturan kelembaban,bentuk gudang,model gudang,pengaturan gudangJenis pengelompokan barang: Berdasarkan barang yang sejenis:1. ATK/alat kebersihan/suku cadang/dll2. Obat/ALKES/pembalut3. Bahan baku/kesediaan jadi/volume besar4. Sirup/tablet/Zalf/Injeksi Berdasarkan sifat barang:1. Barang mudah menguap/terbakar2. Penympanan dingin3. Penyimpanan tidak kena cahaya Berdasarkan kecepatan bergerak:cepat(dekat pintu),sedang,lambat Berdasarkan volume dan berat: besar(jauh dari pintu)/kecil(dekat pintu),Berat(dekat pintu)/ringan Berdasarkan pabrik Berdasarkan alphabetPenyimpanan=gudangFungsi: Penerimaan,Penyimpanan,PengeluaranKegiatan; Menentukan reorder point Menetapkan jumlah buffer stock(persediaan) pengaman Menetapkan jumlah pesanan Melaksanakan kegiatan penerimaan Menetapkan jumlah yang didistribusi Menetapkan frekuensi distribusi pengeluaran Menetapkan jadwal distribusi Melaksanakan kegiatan pengeluaran Melakukan stock opname Menilai kekayaan Usul penghapusan penympanan Evaluasi dan pelaporanPenerimaan barang farmasi:Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan yang sangat penting jenis,jumlah dan kualitas. Spesifikasi dan persyaratan lainnya dari barang yang diterima harus sama dengan yang tercamtum dalam kontrak.Proses penerimaan sangat penting karena pada proses inilah kita dapat menyaring barang-barang yang tidak bermutu dan tidak sesuai denga spesifikasi yang telah ditetapkan: Kuantitas Kualitas Spesifikasi Packing SealProsedur penerimaan Dasar1. Surat order pembelian2. Faktur pengantar Proses1. Cek kehabsahan dokumen2. Cek kehabsahan barang3. Cek jenis barang yang sesuai dengan SOP(surat order pembelian) dan faktur pengantar4. Cek kualitas barang5. Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP(surat order pembelian) dan faktur pengantar6. Bila semua sesuai, buat BA(berita acara) penerimaan7. Buat laporan penerimaan8. Catat pada buku masuk9. Catat pada kolom gudang pada kolom kurang10. lanjut dengan proses penyimpananPenyimpanan: Penuhi persyaratan penyimpanan Penyusunan dengan system FIFO Barang ditempatkan pada tempatnya Catatkan pada kartu barang pada kolom masuk Cek fisik barang, bila ada rusak pisahkan Cocokan jumlah antara fisik barang dengan kartu Lakukan opname minimal 1X 1tahun Buat laporan opname Buat usulan penghapusan barang Lakukan bongkaran minimal setiap triwulanPenyimpanan pembekalan farmasi rumah sakit:Pembekalan farmasi rumah sakit mempunyai arti yang sangat karena untuk pmebekalan farmasi ini menghabiskan sekitar 40% dari anggaran rutin(diluar gaji) tetapi mempengaruhi outcome yang diinginkan.Oleh karena itu proses penyimpanan obat/barang farmasi baik digudang farmasi,depo farmasi,apotik,ataupun diruang perawatan.pelayanan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknyaPrinsip dasar:Penympanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolahan barang persediaan/inventory ditempat penyimpanan. Pengelolahan tersebut harus dilakukan sedeikian rupa sehingga; Kualitas barang dapat dipertahankan Barang terhindar dari kerusakan fisik Pencarian barang mudah dan cepat Barang aman dari pencurian Mempermudah pengawasan stock barangUntuk keperluan tersebut diperlukan kegiatan-kegiatan seperti: Perencanaan ruangan penyimpanan/gudang Perencanaan dan pengoperasiaan alat pengatur barang Penyelenggaraan prosedur peyimpanan PengamananDilihat dari bentuknya gudang dibagi atas: Gudang terbuka Gudang semi terbuka Gudang tertutupDilihat dari jenisnya gudang dibagi atas: Gudang transit Gudang serbaguna Gudang pendingin Gudang tahan apiPendistribusian juga harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu , tepat jumalah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai denan perencanaan yang diterima oleh pemakai/user.Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO= first in first out artinya yang dating lebih dulu dikeluarakan lebih dulu> selain itu dilihat dari masa kadarluarsanya walaupun datangnya lebih dulu/terakhir tapi expire date dekat dikeluar lebih dulu. Disebut FEFO= first expire first outSetelah diperoleh yang dikehendaki maka seluruh barang yang akan disimpan harus dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut: Kelompok pelayanan Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas Ukuran volume Fast atau slow moving Abjad dan FIFOPenyimpanan ada 2 sistem: Sistem abjad(mempermudah pencarian) Sistem pabrik(mempermudah pemesanan)Permasalahan yang sering dijumpai: Dalam perencanaan kebutuhan barang/perbekalan farmasi serng kali unit kerja pemakai belum/tidak data-data yang seharusnya. Banyak rumah sakit belum mempunyai standar terapi, bahkan tidak jarang formulariumpun belum dimiliki, kalaupun sudah ada tetapi belum dipakai Tidak jarang untuk sediaan dengan zat aktif dengan kadar yang sama disediakan lebih dari 2 merek Data BOS,LOS,jumlah tindakan dll belum digunakan didalam perencanaan tidak jarang data-data itupun belum dimiliki Pengisian,medical record belum menjadi budaya sehingga tidak punya arti apa-apa bagi manajemen Sering kali data yang dipakai dalam perencanaan hanyalah data distribusi dari periode yang lalu Kurangnya anggaran yang tersedia menyebabkan instalansi farmasi tidak mungkin menyediakan segala kebutuhan barang/perbekalan farmasi. Akibatnya penderitaan harus membeli/mencari sendiri kekurangannya keapotik luar inipun dapat menimbulkan masalah tersendiri Sering kali pembeli dengan system tender harga belinya justru lebih tinggi dari pada kalau beli secara langsung Pada peenerimaan barang tidak jarang terjadi kekeliruan salah satu penyebabnya adalah anggota panitia kurang menguasai baik spesifikasi maupun mutu dari barang yang diterima. Hampir di seluruh Rs di Indonesia yang tidak memiliki laboratorium kualiti kontrol Barang kadang rusak pada penyimpanan digudang salah satu penyebabnya adalah kurang memadai sarana dan prasarana yang dimiliki Seharusnya dengan tidak adanya laboratorium kualiti control instalansi farmasi tidak boleh memproduksi obat Sisa obat pasienPengaturan tata ruang dan penyusunan inventory: Gudang dapat ditata dengan model garis lurus,huruf U dan huruf L Perhatian jenis/barang yang disimpan Setiap jenis/kelompok disusun sesuai abjad Jangan meletakkan barang langsung diatas lantai(sebaiknya diberi alas) Gunakan lemari khusus untuk barang narkotika dan barang kelompok A Susun barang dalam rak dan berikan nomor kode Pisahkan penyimpanan obat dalam dan obat luar Box/dus bekas dapat digunakan untuk menympan Barang yang voluminous dapat disimpan dalam box besar sedang yang kecil untuk menympan barang yang kaleng atau botol Keluarkan barang dari box secekupnya Bila satu box berisi bermacam-macam barang maka buat daftar isi box tersebutPengamanan mutu: Tablet terjadi perubahan warna,bau dan rasa,timbul noda bintik-bintik dan lubang,sumbing,pecah dan terdapat benda asing Wadah rusak Kapsul terbuka atau melekat isi kapsul berubah warna Dagree pecah,basah,lengket Cairan menjadi keruh,timbul endapan,kekentalan berubah warna,rasa,berubah wadah rusak dan bocor Salep warna berubah, wadah rusak dan bocor Obat suntik terdapat partikel asing,keruh atau terdapat endapan,warna larutan berubah wadah bocorPengandalian inventori: Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjamin tersedianya barang dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pada tempat dan waktu yang tepat secara berdaya guna dan berhasil guna Menjaga keseimbangan antara besarnya manfaat(diskon membelidalam jumlah banyak, efisiensi biaya transportasi,friuktuasi harga dapat dihindari dan dapat menghindari kekosongan stock pengaman) yang diperoleh dari inventori dengan biaya yang dikeluarkan Manfaat adanya inventori ketidak pastian suppli dapat dihindariSetelah diperoleh gudang yang dikehendaki maka seluruh barang yang disimpan harus dikelompokan dengan memperhatikan hal berikut: Kelompok/jenis barang1. Barang mempunyai fungsi sejenis2. sifat fisik seperti padat atau cair3. Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas barang yang memerlukan pendinginan selama penyimpanan atau yang mudah terbakar4. Supplyer yang sama Tiap kelompok diedakan menjadi1. Ukurannya berat atau bervolume besar2. Tingkat pemakain baru atau fast moving,moderat atau slow moving Kemudian dari masing-masing kelompok baru disimpan berdasarkan abjad Lebih ekonomis apabila barang fast moving, berat dan voluminous diletakkan didekat pintuPegeluaran setiap barangharus memakai konsep first in first out(FIFO) atau first expire frst out(FEFO)Pada dasarnya 2 konsep dimasudkan untuk menjaga sesuatu yang akan disalurkan dengan asumsi: Mutu setiap barang akan menurun selama penympanan makin lama barang disimpan makin besar kemungkianan penurunan mutu Barang yang masuk terlebih dahulu tentunya makin cepat umur penyimpanannyaPengawasan dan pengamatan: Pengawasan dan pengamatan dilakukan baik pada saat penerimaan maupun pada penyimpanan di gudang pusat atau lainnya Setiap barang yang masuk dan keluar harus segera dicatat dibuku penerima dan kartu stock Bila ada kesalahan pada kartu stock maka kesalahan tsb tidak boleh dihapus atu dibuang Kartu stock yang salah penuh tidak boleh dibuang Stock opnamae bukan hanya menghitung jumlah barang tetapi juga memisahkan barang yang hampir dan telah expire serta barang yang rusak Selanjutnya barang diastase tersebut diproses untuk penukaran atau penghapusan Biasanya cukup sulit untuk menilai suatu barang masih baik atau sudah rusak. Beberapa barang bila sudah tidak berfungsi kita katagorikan sudah rusak misalnya terjadi perubahan warna,rasa dan bau, dllPengeluaran barang/pendistribusian: Dasar1. Surat permintaan dari user Proses1. Buatkan surat penyerahan barang berdasarkan surat permintaan dan persediaan2. Ambil barang dari rak3. Catatkan pada kartu barang kolom keluar4. Cek fisik barang dan cocokan dengan kartu barang5. Catatkan pada buku keluar6. catatkan pada kartu gudang kolom keluar7. Lakukan searah terima barang Administrasi1. Buku defakta2. Surat permintaan pembelian3. Surat order pembelian4. Buku barang masuk5. Kartu gudang6. Buku penerimaan barang7. laporan penerimaan barang8. Buku besar persediaan9. Formulir penerimaan barang10. Bukti penyerahan barang11. Formulir bon Dalam pelaksanaan adm dilakukan pemisahan adm1. Adm persediaan bahan baku2. Adm persediaan barang jadi3. Adm persediaan ALKES