IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN AMANAH GROUP YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh Dwi Kristiana

08.12.2901

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

IMPLEMENTATION INFORMATION SYSTEM AT THE MATERIAL

SHOP AMANAH GROUP YOGYAKARTA

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN AMANAH GROUP YOGYAKARTA

Dwi Kristiana

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the globalization and technological period computer utilization become one of important

things that people needs in their life. Computer as a modern technological part, finally

become one of alternative part could help people to maintance information in big size and

become a smart and good decision maker.

Amanah Group Material Shop is one of corporation in selling materials where this

corporation want applied one system on technological and information basis to manage their

activity especially finance. In the pass time Amanah Group Material Shop used manual

system to make their transaction note that they did not yet good and fixed.

Final purposes from their experiment is to make the cashier easier to do selling

transactions. This system is hope could finished many process computerizely which is can

save data of buying, selling transaction and can show report that Amanah Group Material

Shop needs. As we know, in the transaction part often happens misunderstanding in the

quotation process. Finally, we hope this system can make the process of preparation and

quotation selling data faster.

Keywords : information , data , accurate, appropriate

1. PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi dan teknologi ini, penggunaan komputer merupakan salah satu

alat yang sangat dibutuhkan keberadaannya dan hampir semua pekerjaan yang dapat

digantikan oleh komputer telah digantikan oleh komputer, khususnya pekerjaan yang

berkaitan dengan dunia perdagangan seperti jual-beli.

Toko Bahan Bangunan “Amanah” Group adalah salah satu toko yang kegiatannya

bergerak dalam bidang perdagangan bahan bangunan.Toko ini selalu berusaha untuk

meningkatkan volume penjualan barangnya. Oleh karena itu pihak pengelola perlu

melakukan pengendalian terhadap sistem jual-beli dan melaksanakan sistem

pengawasan yang baik agar dapat mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan data

ataupun kesalahan keputusan yang diambil berdasarkan data yang adayang dapat

merugikan toko. Oleh karena itu toko ini ingin menerapkan suatu sistem yang berbasis

Teknologi Informasi dalam kegiatannya terutama dalam hal keuangan.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan

operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.2. Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John

Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

dengan istilah entropy.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam

siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya

melahirkan informasi.

Dasar Data

Prose(Model)

Output(Information)

Penerima

KeputusanTindakanHasil Tindakan

Data(Tangkap)

Input Data

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada

penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua

hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan

bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya.

2.3. Definisi Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan

keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut

juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4. Definisi Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung

proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk

menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang

saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan

keuntungan.

2.5. Analisis Sistem

Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).

2.6. Konsep Pemodelan Sistem

2.6.1. Flowchart

Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara

keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem

serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang

dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain.

2.6.2. DFD

Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai

maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi

secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem

informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.

2.7. Definisi Basis Data

Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu

komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang

saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data

diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya

kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi.

Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,

ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1. Identifikasi Masalah

Permasalahan yang terjadi pada sistem informasi penjualan di Toko Bangunan Amanah

Group adalah sebagai berikut :

1. Pencatatan dalam pengolahan persediaan dan transaksi penjualan maupun

pembelian barang masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan

lambatnya pelayanan.

2. Proses perhitungan dalam transaksi penjualan masih menggunakan kalkulator, dan

kertas coretan / nota cash bon untuk merekam hasil perhitungan sementara. Sering

terjadi kesalahan perhitungan akibat kesalahan penulisan pada kertas coretan.

3. Lambatnya pencarian persediaan barang yang tersisa di gudang.

4. Penulisan dan penyajian laporan masih dilakukan secara manual karena belum

adanya sistem penjualan yang digunakan untuk pengolahan data. Hal ini dirasa

masih kurang efisien dan akan sering terjadi kesalahan dalam penulisanya.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses

system apa saja yang ada di sana.

b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan

digunakan.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan

apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini

merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap

sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem

layak untuk diimplementasikan atau tidak.

3.4. Perancangan Sistem

3.4.1. Flowchart Sistem

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.4.2. DFD

Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem

informasi penjualan yang terstruktur dan jelas. 3.5. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen

database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam

perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe

datanya.

3.6. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar

muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini

sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah

dilakukan seleksi.

4.1. Rencana Implementasi Sistem

Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus

dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk

memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat

penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar

dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk

menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi

dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut

adalah:

4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil

1. Pemilihan Personil

Personil yang dipilih adalah karyawan dari Toko Bangunan, dalam hal ini adalah

kasir dari toko tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah

memahami sistem penjualannyas, sehingga hanya diperlukan penyesuaian

terhadap sistem yang baru.

2. Pelatihan Personil

Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang

belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan

personil, yaitu:

1) Pelatihan Prosedur

2) Pelatihan Tutorial

3) Pelatihan Praktek Kerja

4.2.2. Instalasi Perangkat Lunak

1. Instalasi SQL Server 2000.

2. Instalasi aplikasi.

4.2.3. Pengetesan Program

Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang

dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data,

simpan data dan media output/keluaran.

1. Pengetesan terhadap input dan edit data

2. Pengetesan terhadap item pencarian data

3. Pengetesan terhadap item simpan data

4. Pengetesan terhadap media output

4.2.4. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen

sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah

untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai

dengan yang diharapkan.

4.2.5. Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem

selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem

merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,

diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.

Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang

ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru.

Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan

bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan

maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan

data akan tetap berjalan lancer.

4.3. Manual Program

Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.

Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Penjualan pada Toko

Bangunan Amanah Group.

4.3.1 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.10 Form Menu Form utama ini menampilkan menu utama dalam sistem penjualan, yaitu master data,

transaksi, laporan.

1. Master data, digunakan untuk menginputkan data : data barang, data

pemasok, data pelanggan.

2. Transaksi, digunakan untuk merecord transaksi yang terjadi : transaksi

pembelian, transaksi penjualan, transaksi retur jual, transaksi retur beli,

pembayaran hutang.

3. Laporan, digunakan untuk melihat aktivitas dan data yang telah tersimpan

dalam program: laporan pemasok, laporan barang, laporan pembelian,

laporan penjualan, laporan pelanggan.

4.3.2 Form Input Data Barang

Form input data Barang adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah,

menyimpan, menghapus, dan membatalkan data barang. Jadi form barang ini dapat

menyimpan data-data barang yang ada di Toko Bangunan ini.

Gambar 4.11 Form Input Data Barang 4.3.3 Input Data Pemasok

Form input data Pemasok adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data pemasok. Jadi form

pemasok ini dapat menyimpan data-data pemasok barang yang ada di Toko

Bangunan ini.

Gambar 4.12 Form Input Data Pemasok 4.3.4 Input Data Pelanggan

Form input data Pelanggan adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data pelanggan. Jadi form

pelanggan ini dapat menyimpan data-data pelanggan yang ada di Toko Bangunan

ini.

Gambar 4.13 Form Input Data Pelanggan 4.3.5 Form Pembelian Barang

Form pembelian barang adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi

pembelian barang terhadap pemasok yang ada. Diform ini akan mencatat

barang apa saja yang dibeli beserta pemasoknya.

Gambar 4.14 Form Pembelian Barang

4.3.6 Form Penjualan

Form penjualan adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi

penjualan barang. Di form ini penjualan bisa dilakukan secara kredit dan hutang.

Form ini juga mencatat nama pelanggan dan barang yang dibeli.

Gambar 4.15 Form Penjualan

4.3.7 Form Retur Beli

Form retur beli adalah form yang digunakan untuk menukarkan barang yang kita

beli dari pemasok apabila terdapat kerusakan barang ataupun ketidaksesuaian

barang dengan barang yang kita inginkan.

Gambar 4.16 Form Retur Beli

4.3.8 Form Retur Jual

Form retur jual adalah form yang digunakan untuk menukarkan barang yang

dibeli oleh konsumen apabila terdapat kerusakan barang ataupun ketidaksesuaian

barang dengan barang yang dibutuhkan.

Gambar 4.17 Form Penjualan

4.3.9 Form Pembayaran Hutang

Form pembayaran hutang adalah form yang digunakan untuk pembayaran

hutang bagi pelanggan yang membeli barang secara kredit.

Gambar 4.18 Form Pembayaran Hutang

4.3.10 Laporan Data Barang

4.3.11 Laporan Data Pemasok

Gambar 4.19 Laporan Data Barang

Gambar 4.20 Laporan Data Pemasok

4.3.12 Laporan Data Pelanggan

4.3.13 Laporan Transaksi Pembelian

Gambar 4.21 Laporan Data Pelanggan

Gambar 4.22 Laporan Transaksi Pembelian

4.3.14 Laporan Transaksi Penjualan

4.3.15 Laporan Retur Jual

Gambar 4.23 Laporan Transaksi Penjualan

Gambar 4.24 Laporan Retur Jual

4.3.16 Laporan Retur Beli

4.3.17 Laporan Pembayaran Hutang

5. KESIMPULAN

Gambar 4.25 Laporan Retur Beli

Gambar 4.26 Laporan Pembayaran Hutang

5.1. Kesimpulan

Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan

dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi

penjualan ini, yaitu:

1. Pengolahan data di Toko Bangunan Amanah Group masih bersifat manual

sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam

penyimpanan data masih kurang begitu aman.

2. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses

pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan

pada buku atau lembaran - lembaran kertas.

5.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Toko

Bangunan Amanah Group di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa

saran yang dapat dipertimbangkan oleh pemilik toko.

Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak Toko

Bangunan Amanah Group untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :

1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana

sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan

efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.

2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan, sistem tersebut

dapat digunakan untuk proses pengolahan data.

3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak Toko Bangunan maka

perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara

terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses

penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan

lancar.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun

berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data,

pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat

menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan

keputusan bagi kemajuan Toko Bangunan Amanah Group.

DAFTAR PUSTAKA

HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta.

Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL. Andi Offset, Yogyakarta

Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu

Yogyakarta

J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan

dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Utama, Budi Sutejo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.

Yogyakarta : Andi Offset.

Wahyu, Bambang. 2007. Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database.Yogyakarta :

Andi Offset.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava

Media.