SISTEM INFORAMASI PENJUALAN PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

BARANG PADA APOTEK TRIAS FARMA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Irwanto

10.12.5212

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

ii

iii

INFORMATION SYSTEMS SALES PURCHASES AND INVENTORY AT TRIAS FARMA

PHARMACY YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA

APOTEK TRIAS FARMA YOGYAKARTA

Irwanto Erik Hadi Saputra

Jurusan sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

The Trias Farma located at Jl.Durian Ngringin no.2, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta is one of the pharmacy with a strategic location, because it is a fairly crowded area and easy to reach.

However, with a strategic location that is not enough to support the advancement of the pharmacy. This is due to the pharmacies still use the conventional way to do the tasks related to the process of selling, buying and inventory at the pharmacy. Therefore needed a system that could cope with it. Software used for the manufacture of this system is the Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000.

The purpose of this research is to create a system for recording drug (purchase-sale and inventory) that is computerized. The benefit is to facilitate the process of drug data recording, purchase sale, and inventory. The method used is literature, observation, interviews and analysis.The purpose of making this system is expected to ease the task of assistant pharmacists and pharmacies to improve performance more effectively and efficiently.

Keyword : Trias Farma Pharmacy, information system, Sales Purchases , Inventory

1

1. Pendahuluan

Dewasa ini perkembangan ilmu pengetahuan terutama di bidang komputer

semakin modern dan hampir semua bidang menggunakan perangkat komputer sebagai

alat pendukung untuk mencari sebuah informasi dengan mudah, cepat dan benar.

APOTEK TRIAS FARMA adalah bentuk usaha perorangan yang bergerak di

bidang penjualan obat-obatan. Saat ini pencatatan atas transaksi penjualan dan

pembelian di apotek trias farma masih dilakukan secara manual. Sehingga sangat tidak

efisien bila harus menghasilkan laporan-laporan, seperti transaksi penjualan, pembelian

maupun persediaan barang yang dibutuhkan.

Dengan melihat permasalahan yang ada pada Apotek Trias Farma mendorong

penulis untuk membuat sebuah sistem yaitu “Sistem Informasi Penjualan, Pembelian

dan Persediaan Barang pada Apotek Trias Farma Yogyakarta”

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan

beriteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang

untuk mencapai satu tujuan.1

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan, Pembelian dan Persediaan

2.4.1 Pengertian Penjualan

Penjualan adalah komitmen untuk menjual barang kepada pihak lain baik

secara kredit atau sacara tunai.2

1 Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis & Perancangana Sistem Informasi: untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern”, Yogyakarta: Andi Offset, hal 3. 2 Irton, 2009, “Handbook Of Accounting”, Yogyakarta: UPP STIM YKPN, hal 252.

2

2.4.2 Pengertian Pembelian

Pembelian adalah komitmen untuk membeli barang kepada pihak lain

baik secara kredit ataupun secara tunai.3

2.4.3 Pengertian Persediaan

Persediaan adalah semua barang dagang yang dimiliki perusahaan dan

diharapkan dapat dijual dalam operasi normal perusahaan.4

2.9 Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan

2.9.1 Visual Basic

Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah.Visual basic menyediakan tool untuk membuat

aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan

pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.

2.9.2 SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 merupakan software RDBMS (relational

database management system) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.5

3 Ibid hal 241 4 Ibid hal 257 5Andi Sunyoto, 2007 “Pemogrmanan Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,

Yogyakarta: Andi Offset, hal 125.

3

3. Analisis

3.1 Tinjauan Umum

Dengan adanya keinginan untuk memberikan solusi dan pelayanan

terbaik diantara masyarakat luas atau konsumen dalam hal penyediaan obat-obatan

maka didirikan Apotek Trias Farma pada tahun 2012 oleh Marina Triastuti sebagai

pemiliknya dan Dian k., s.far.,apt sebagai apoteker.

3.2 Analisis Sistem

Dalam tahapan ini penulis menggunakan analisis SWOT, yaitu analisis

yang terdiri dari (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Dari analisis

ini akan dapat disimpulkan tentang kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang

dari sistem yang akan dibuat.

3.2.1 Analisis Kekuatan (Strength)

a. Perhitungan mengenai penjualan barang dapat dilakukan lebih cepat,

tepat dan akurat

b. Pencarian informasi penjualan barang yang cepat.

c. Menghasilkan laporan-laporan kompilasi data yang dikelola database

yang berkualitas serta menyeluruh. Hal tersebut dapat di wujudkan

karena setiap proses pembuatan laporan dieksekusi secara otomatis

oleh mesin komputer.

3.2.2 Analisis Kelemahan (Weakness)

a. Kurangnya pengetahuan karyawan dalam bidang IT

b. Sistem ini belum dilengakapi dengan sistem barcode

4

3.2.3 Analisis Peluang (Opportunities)

a. meningkatnya efisiensi dan efektifitas waktu dalam pencatatan

seluruh transaksi yang terjadi.

b. Meningkatnya kualitas informasi yang bisa diberikan kepada pihak

yang membutuhkan dan berhak atas setiap informasi itu sendiri,

seperti pemilik dan karyawan.

3.2.4 Analisis Ancaman (Threats)

a. Perubahan kebutuhan dimasa yang akan dating

b. Munculnya Teknologi baru yang lebih canggih dan mengalahkan

teknologi yang sudah ada.

3.3 Analisis Kebutuhan Ssitem

3.3.1 Kebutuhan Fungsional

Aplikasi Sistem Informasi penjualan, pembelian

dan persediaan barang pada Apotek Trias Farma yang dibuat ini memiliki

kebutuhan fungsional sistem, seperti:

1. System dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan

system informasi penjualan, pembelian dan persediaan barang

pada Apotek Trias Frama seperti:

a. Pengguna dapat menambah, mengedit, menyimpan,

mencari, mencetak dan menghapus data karyawan.

b. Pengguna dapat menambah, mengedit, menyimpan,

mencari, mencetak dan menghapus data obat.

c. Pengguna dapat menambah, mengedit, menyimpan,

mencari, mencetak dan menghapus data supplier.

5

2. System dapat membuat laporan yang berhubungan dengan

aplikasi system informasi penjualan, pembelian dan persediaan

barang pada Apotek Trias Farma seperti:

a. Pengguna dapat menampilkan laporan data karyawan

b. Pengguna dapat menampilkan laporan data supplier.

c. Pengguna dapat menampilkan laporan data obat beserta

jumlah stocknya.

d. Pengguna dapat menampilkan laporan Transaksi penjualan.

e. Pengguna dapat menampilkan laporan Transaksi pembelian.

f. Pengguna dapat menampilkan laporan persediaan barang.

3. Sistem dapat mengolah transaksi:

a. Transaksi penjualan

b. Transaksi pembelian

4. Sistem dapat mencatat semua laporan penjualan, pembelian dan

persediaan barang sehingga dapat menampilkan laporan

persediaan barang dalam periode tertentu.

5. Sistem dapat memberikan menu bantuan help kepada user jika

mengalami kesulitan dalan penggunaan sistem.

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 Desain Model

Flowchart merupakan penunjuk arah aliran data yang terjadi

secara fiscal, berikut gambar dari flowchart system yang akan dibangun

pada Apotek Trias Farma.

6

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

3.4.2 Diagram Konteks

Berikut diagram kontek dari Apotek Trias Farma :

Gambar 3.2 Diagram Konteks

7

3.4.3 DFD (Data Flow Diagram)

Gambar 3.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Transaksi Pembelian

3.4.4 ERD (Data Relathionship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu permodelan dari

basis data rasional yang didasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata

Gambar 3.

3.4.5 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel menunjukkan hubungan antartabel yang ditandai dengan

adanya foreign key.

Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel

8

ERD (Data Relathionship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu permodelan dari

didasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata.

Gambar 3.5 ERD (Data Relatthionship Diagram)

.5 Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel menunjukkan hubungan antartabel yang ditandai dengan

Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu permodelan dari

Relasi antar tabel menunjukkan hubungan antartabel yang ditandai dengan

9

4. Imlementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Implementasi system merupakan tahap meletakkan atau menerapkan system

supaya siap untuk dioperasikan oleh user atau pengguna system.Pada tahap ini

system sudah harus dianalisa dan didesain secara terperinci serta seluruh

komponen-komponen didalamnya telah terseleksi.

4.2 Tampilan Program

Gambar 4.1 Tampilan Login

Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama

10

Gambar 4.3 Form Pembelian

Gambar 4.4 Form Penjualan

Gambar 4.5 Form Pembayaran Hutang

Gambar 4.6 Laporan Pembelian

11

Gambar 4.5 Form Pembayaran Hutang

Gambar 4.6 Laporan Pembelian

Gambar 4.7 Laporan Data Hutang

12

Gambar 4.6 Laporan Penjualan

Gambar 4.7 Laporan Data Hutang

13

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

1. Dengan adanya sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan barang

pada apotek trias farma, maka sistem mampu memberikan informasi yang

dibutuhkan berupa laporan transaksi baik itu penjualan maupun pembelian

serta transaksi pembayaran hutang. Selain itu sistem ini juga mengahasilkan

laporan persediaan barang/obat. dan juga laporan lain seperti data supplier,

karyawan dan juga data hutang.

2. Dengan adanya sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan barang

pada apotek trias farma, banyak membantu aktifitas atau pencatatan dokumen

dari transaksi-transaksi yang ada serta laporan persediaan barang secara

terkomputerisasi, sehingga pengolahan data dapat dilakukan secara cepat,

akurat dan relevan.

5.2 Saran

1. Dalam pengembangan sistem informasi penjualan pembelian dan

persediaan barang apotek trias farma, diharapkan agar dapat ditambahkan

beberapa fasilitas yang belum ada pada sistem ini, seperti laporan keuangan

atau akuntansi.

2. Adanya penyempurnaan dan perbaikan pada desain interface pada sistem

ini agar lebih nyaman dalam penggunaan, serta dapat memberikan informasi

yang lebih baik.

3. Sebaiknya dilakukan proses pemeliharaan yang tepat agar sistem informasi

ini dapat berjalan seperti yang diharapkan.

14

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif 2007, “Analisis & Perancangana Sistem Informasi: untuk keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern”, Yogyakarta: Andi Offset, hal 3.

Andi Sunyoto, 2007 “Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta: Andi Offset,hal 1.

Andi Sunyoto, 2007 “Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta: Andi Offset, hal 125.

Irton, 2009, “Handbook Of Accounting”, Yogyakarta: UPP STIM YKPN, hal 252.

Irton, 2009, “Handbook Of Accounting”, Yogyakarta: UPP STIM YKPN, hal 241.

Irton, 2009, “Handbook Of Accounting”, Yogyakarta: UPP STIM YKPN, hal 257.

(Rangkuti,2002) Analisis SWOT