i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan pada Allah Swt., yang telah melimpahkan nikmat dankarunia-Nya, sehingga Buku Panduan Penggunaan Sistem Pengelolaan Produk Hukumdan Arsip Universitas Negeri Yogyakarta ini dapat diselesaikan penyusunannya. BukuPanduan ini dimaksudkan untuk dapat digunakan sebagai acuan dan petunjuk teknisbagi petugas admin, operator, dan pengguna sistem lainnya, sehingga dapatmemudahkan dalam implementasi dan pemanfaatannya.Pengembangan sistem informasi di Universitas Negeri Yogyakarta dilakukansecara bertahap dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan manajemen dantuntutan pengembangan di era keterbukaan informasi dan perkembangan teknologiyang semakin kompleks. Namun demikian Buku Panduan ini tentunya masih banyakkekurangannya, oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari semua pihaksangat kami harapkan.Semoga Buku Panduan ini dapat memberikan manfaat sebagaimana mestinyadalam rangka meningkatkan kualitas layanan administrasi dan akademik di UniversitasNegeri Yogyakarta.Yogyakarta,Wakil Rektor I,

Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D.NIP 195408101978031001

ii

DAFTAR ISI

Halaman SampulPengantar ........................................................................................................................................................ iDaftar Isi……………………………………………………………………………. ................................................. iiDaftar Gambar ............................................................................................................................................... ivI. Pendahuluan............................................................................................................................................. 1II. Cara Pengoperasian1. Level Umum/PublikHalaman utama............................................................................................................................ 32. Level Admin Kumtalaa. Halaman Utama Admin Kumtala ................................................................................. 5b. Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama ... 5c. Halaman Master Unit Kerja (tambah, hapus dan ubah) ...................................... 6d. Halaman Master Manajemen User (tambah, hapus dan ubah)......................... 7e. Halaman Master Jenis Arsip (tambah, hapus dan ubah) .................................... 7f. Halaman Master edit manual/bantuan front user................................................. 8g. Halaman Master Edit Manual/Bantuan Admin Unit ............................................. 9h. Halaman Inbox Tembusan .............................................................................................. 9i. Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran...................................... 10j. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori ........................................................... 10k. Halaman Angket Kepuasan Master Sub ..................................................................... 11l. Halaman Angket .................................................................................................................. 11m. Halaman Pengisian Angket Kepuasan ........................................................................ 12n. Halaman Input Surat Asli/Disposisi dan Judul Produk Hukum ………………. 12o. Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi ............................................................... 13p. Halaman Contoh Hasil Pencarian Surat Asli/Disposisi........................................ 14q. Halaman Upload Surat Asli/Disposisi......................................................................... 14r. Halaman Pencarian Untuk Input Proses Pembuatan Produk Hukum ........... 15s. Halaman Contoh Hasil Pencarian Produk Hukum................................................. 15t. Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum, dengan klik act.u. Dokumen................................................................................................................................ 16v. Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK ............................................................ 17

iii

w. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturanx. Hak Aksesnya ....................................................................................................................... 18y. Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen................................................... 19z. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan per periode.................... 20aa. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan /Unit Kerja .................... 20bb. Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusan……………….. ....... 20cc. Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat Keputusan.... 22dd. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan............................... 22ee. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ............................................................... 23ff. Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download ........................ 23gg. Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download .............................. 23hh. Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip ..................................... 243. Level Admin Unit Kerjaa. Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja ................................................................... 25b. Halaman Profil User .......................................................................................................... 25c. Halaman Edit Profil User ................................................................................................. 26d. Halaman Pencarian Proses Produk Hukum yang Diajukan ............................... 27e. Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum .................................................. 27f. Halaman Detail Proses Produk Hukum .................................................................... 28g. Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran................................................................. 28h. Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim .................................................. 29i. Halaman Angket Kepuasan Master Kategori ........................................................... 30j. Halaman Angket Kepuasan Master Sub Kategori................................................... 30k. Halaman Angket Kepuasan………………………………………….................................... 31l. Halaman Pengisian Angket Kepuasan ...................................................................... 31m. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya. .. 32n. Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload ............................................ 33o. Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain yang menjadi hak aksesnya......... 34p. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan unitkerja per periode ................................................................................................................ 34q. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan............................... 35r. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ............................................................... 35s. Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip ......................................... 36t. Halaman Detail Download............................................................................................... 36

iv

DAFTAR GAMBARGambar 1 : Halaman Utama ................................................................................................................ 3Gambar 2 : Halaman Pencarian.......................................................................................................... 3Gambar 3 : Halaman Bantuan ............................................................................................................ 4Gambar 4 : Halaman Info Aplikasi .................................................................................................... 4Gambar 5 : Halaman Statistik ............................................................................................................. 4Gambar 6 : Halaman Hari ..................................................................................................................... 5Gambar 7 : Halaman Utama Admin Kumtala ................................................................................ 5Gambar 8 : Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional danCuti Bersama . .................................................................................................................... 6Gambar 9 : Halaman Master Unit Kerja .......................................................................................... 6Gambar 10 : Halaman Master Manajemen User............................................................................. 7Gambar 11 : Halaman Master Jenis Arsip ......................................................................................... 8Gambar 12 : Master edit manual/bantuan front user ................................................................. 8Gambar 13 : Halaman Edit Manual Admin Unit ............................................................................. 9Gambar 14 : Halaman Inbox Tembusan ............................................................................................ 9Gambar 15 : Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran ................................... 10Gambar 16 : Halaman Master Kategori ............................................................................................. 10Gambar 17 : Halaman Master Sub Kategori..................................................................................... 11Gambar 18 : Halaman Angket Kepuasan........................................................................................... 11Gambar 19 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan........................................................................ 12Gambar 20 : Halaman Input Surat Asli/Disposisi ........................................................................... 13Gambar 21 : Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisi ................................................................ 13Gambar 22 : Halaman Contoh Hasil Pencarian Asli/Disposisi ................................................. 14Gambar 23 : Halaman Upload Surat Asli/Disposisi ...................................................................... 14Gambar 24 : Halaman Pencarian Judul Produk Hukum............................................................. 15Gambar 25 : Halaman Hasil Pencarian Judul Produk Hukum.................................................. 16Gambar 26 : Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukum ……… ................................ 17Gambar 27 : Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK .......................................................... 17Gambar 28 : Halaman Input Arsip/Dokumen................................................................................. 18Gambar 29 : Halaman Download dan Hapus Arsip/Dokumen................................................. 19Gambar 30 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusanberdasar periode tertentu ............................................................................................ 20

v

Gambar 31 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan ......................................... 21Gambar 32 : Halaman Laporan Rekap Produk HukumSurat Keputusan berdasar tahun ................................................................................. 23Gambar 33 : Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum SuratKeputusanPeriode.............................................................................................................. 22Gambar 34 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan .................... 22Gambar 35 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ............................................................... 23Gambar 36 : Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download......................... 23Gambar 37 : Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download .............................. 24Gambar 38 : Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip ...................................... 24Gambar 39 : Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja .................................................................... 25Gambar 40 : Halaman Profil User .......................................................................................................... 26Gambar 41 : Halaman Edit Profil User................................................................................................. 26Gambar 42 : Halaman Pencarian Proses Produk Hukum............................................................. 27Gambar 43 : Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum ................................................. 28Gambar 44 : Halaman Detail Proses Produk Hukum ..................................................................... 28Gambar 45 : Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran ................................................................ 29Gambar 46 : Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim ................................................. 29Gambar 47 : Halaman Master Kategori ............................................................................................... 30Gambar 48 : Halaman Master Sub Kategori....................................................................................... 30Gambar 49 : Halaman Angket Kepuasan............................................................................................. 31Gambar 50 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan........................................................................ 31Gambar 51 : Halaman Input Arsip/Dokumen................................................................................... 32Gambar 52 : Halaman Pencarian Arsip/Dokumen yang diupload............................................ 33Gambar 53 : Halaman Pencarian Dokumen/Arsip lain................................................................. 34Gambar 54 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat KeputusanUnit Kerja berdasar periode tertentu ........................................................................ 35Gambar 55 : Halaman Laporan skor Kuisioner/AngketKepuasan Pelayanan.......................................................................................................... 35Gambar 56 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran ............................................................... 35Gambar 57 : Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip ......................................... 36Gambar 58 : Halaman Detail Download .............................................................................................. 36

1

PANDUAN PENGGUNAAN

APLIKASI PENGELOLAAN PRODUK HUKUM KUMTALA V.01I. PendahuluanAplikasi Pengelolaan Produk Hukum dan Pengelolaan arsip di Sub Bagian Hukumdan Tata Laksana meliputi :A. Pencatatan proses pembuatan produk hukum, yang berguna bagi bagian kumtalamaupun unit kerja pemohon/pengusul untuk mempermudah pelacakan/mengetahui sudah sampai sejauh mana proses pengajuan produk hukum(penelusuran).B. Pengiriman Lampiran Surat Tembusan Pengajuan Produk Hukum ke Kumtala,sehingga mempercepat proses pembuatan produk hokum sebelum Surat Aslisampai ke Kumtala.C. Pengelolaan arsip/dokumen. Semua unit kerja bisa memanfaatkan fitur ini dalampengelolaan arsip di unit kerja dan bisa mengatur hak aksesnya. Hak akses diatursebagai berikut : Umum, Semua orang bisa akses Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNY bisakases (melalui login) Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggah Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih

D. Kuisioner Kepuasan Pelayanan antar unit kerja di lingkungan UNY, denganpengaturan sebagai berikut : Semua unit kerja bisa mengatur sendiri kategori dan sub kategori yang akandinilai di unitnya Satu unit kerja hanya bisa menilai unit kerja yang sama satu kali dalam satubulan Ada laporan skor hasil kuisioner Ada laporan kritik dan saran yang masukE. Pengembangan sesuai kebutuhan.

2

Adapun pembagian pengguna aplikasi ini berdasarkan level user, terdiri dari 3(tiga) tingkatan, yaitu :1. Level Umum/Publik, semua orang bisa akses asal terkoneksi dengan internet.a. Akses/download dokumen/arsip yang mempunyai hak akses umum.b. Informasi lainnya2. Level Admin Unit kerja (dengan kewenangan terbatas)a. Melacak proses pembuatan Produk Hukumb. Mengirim surat tembusan ke kumtalac. Mengisi kuisioner dan kritik saran ke unit kerja di lingkungan UNYd. Mengatur kategori dan subkategori yang akan dinilai di unit kerjanyae. Download SK yang pernah diajukanf. Download surat aslig. Download dokumen/arsip yang menjadi hak aksesnyah. Upload dokumen/arsip dan mengatur hak aksesnya.i. Laporan skor hasil kuisionerj. Laporan daftar kritik dan saran yang masuk ke unitnyak. Laporan daftar SK yang pernah diajukannya berdasarkan periode tertentul. Melihat statistic upload/download dokumen/arsip yang diupload.3. Level Admin Kumtala (dengan kewenangan penuh)a. Pengelolaan userb. Pengelolaan master aplikasic. Transaksi proses pembuatan Produk Hukumd. Pengelolaan Kuisionere. Pengelolaan laporan-laporan proses pembuatan produk hukumf. Laporan-laporan hasil kuisionerg. Data statistikh. Semua kewenangan lainnya.II. Cara PengoperasianUntuk lebih mudah penggunaan, dibawah ini adalah screenshot dan penjelasanaplikasi dimaksud berdasarkan level pengguna.

3

1. Level Umum/PublikHalaman utama

Gambar 1 : Halaman UtamaPada halaman utama ini meliputi informasi : Menu sebelah kiri :

o Daftar produk hukumo Pintu logino Kalender

Menu sebelah kanano Pencarian Produk Hukum yang mempunyai hak akses umumKategori/jenis arsip/jenis dokumenDeskripsi arsip/dokumen yang dicari, tidak harus lengkap dan bisahanya sebagian teksBerdasarkan bulan dan tahun arsip (tidak harus diisi)

Gambar 2 : Halaman Pencarian

4

o Cara cari, berisi tata cara pencarian produk hukum

Gambar 3 : Halaman Bantuano Seputar Aplikasi

Gambar 4 : Halaman Info Aplikasio Statistik dokumen keseluruhan (termasuk yang mempunyai hak aksesprivat)

Gambar 5 : Halaman Statistik 4

5

o Hari Libur, menampilkan data hari libur dan cuti bersama

Gambar 6 : Halaman Hari Libur2. Level Admin Kumtalaa. Halaman Utama Admin KumtalaAdalah halaman utama yang muncul saat admin kumtala melakukan login.

Gambar 7 : Halaman Utama Admin Kumtalab. Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasional dan Cuti BersamaHalaman ini bermanfaat untuk melakukan penambahan/penghapusan danperubahan hali libur dan atau cuti bersama. Tujuan memasukkan hari liburnasional dan cuti bersama adalah untuk pengurang lamanya prosespembuatan produk hukum di Sub Bagian Kumtala.

6

Gambar 8 : Halaman Tambah/Kurang/Ubah Hari Libur Nasio nal dan CutiBersamac. Halaman Master Unit Kerja (tambah, hapus dan ubah) Cara pengoperasian : Tambah Unit, langsung ketik dari baris atas dan tekan tombol simpan Ubah Unit, k lik gambar ubah (bagian kiri), ketik peru bahannya dantekan tombol ubah Hapus Unit, klik gambar silang (bagiankanan), kemu dian munculpesan kalau yakin tekan O K, kalau tidaktekan Cancel

Gambar 9 : Halaman Master Unit Kerja

7

d. Halaman Master Manajemen User (tambah, hapus dan ubah) Carapengoperasian : Tambah User, langsung ketik biodata user dari baris atas dan tekantombol simpan Ubah User, klik gambar ubah (bagian kiri), ketik peru bahannya dantekan tombol ubah Hapus User, klik gambar silang (bagiankanan), kemuudian munculpesan kalau yakin tekan O K, kalau tidaktekan Cancel

Gambar 10 : Halaman Master Manajemen Usere. Halaman Master Jen is Arsip (tambah, hapus dan ubah) Carapengoperasian: Tambah Jenis Arsip, langsung ketik dari baris atas dan tekan tombolsimpan Ubah Jenis A rsip, klik gambar ubah (bagian kiri), ketik perubahannyadan tekan tom bol ubah Hapus Jenis Arsip, klik gambar silang (bagiankana n), kemudianmuncul pesan kalau yakin tekan OK, kalau tidaktekan Cancel

8

Gambar 11 : Halaman Master Jenis Arsipf. Halaman Master edit manual/bantuan front user Cara pengoperasian :

Edit Manual, lakukan pengetikan perubahan manual aplikasi Tekan tombol simpan

Gambar 12 : Master edit manual/bantuan front user

9

g. Halaman Master Edit Manual/Bantuan Admin Unit Cara pengoperasian : Edit Manual, lakukan pengetikan perubahan manual aplikasi Tekan tombol simpan

Gambar 13 : Halaman Edit Manual Admin Unith. Halaman Inbox Tembusan Cara pengoperasian :

Gambar , tembusan belum dibuka Gambar , tembusan sudah dibuka Buka tembusan tinggal klik gambar atau gambar

Gambar 14 : Halaman Inbox Tembusan

10

i. Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiran Cara pengoperasian : Klik gambar atau gambar untuk membuka tembusan Setelah terbuka, download file tembusan dengan meng-klik linkdownload yang tertera.

Gambar 15 : Halaman Isi Surat Tembusan dan Download Lampiranj. Halaman Angket Kepuasan Master KategoriHalaman ini berfungsi untuk membuat kategori penilaian pada angketkepuasan, misalnya: Kategori Bagaimana Proses Pelayanan SK di Kumtala?

Gambar 16 : Halaman Master Kategori

11

k. Halaman Angket Kepuasan Master Sub KategoriHalaman ini berfungsi untuk membuat sub kategori penilaian dari kategoriyang akan dinilai, Misalnya : Bagaimana Proses pelayanan SK diKumtala?dengan sub kategori : Sangat cepat dengan nilai 5

Gambar 17 : Halaman Master Sub Kategoril. Halaman Angket KepuasanHalaman ini berfungsi untuk memberi penilaian terhadap kinerja unit kerjalainnya, daftar yang muncul hanya unit kerja yang sudah mengisi kategori

Gambar 18 : Halaman Angket Kepuasan 11

12

m. Halaman Pengisian Angket KepuasanHalaman ini berfungsi untuk mengisi angket, selain pilihan juga ada isiankritik dan saran

Gambar 19 : Halaman Pengisian Angket Kepasann. Halaman Input Surat Asli/Disposisi dan Judul Produk Hukum Carapengoperasian : Masukkan no. agenda atau nota atau kalau tidak ada bisa pakai no. surat Isi tanggal agenda, sesuai yang di agenda surat,dengan cara meng-klikgambar tanggal dan tinggal pilih tanggalnya. Isi Perihal surat (kalau permohonan SK, tulis SK tentang apa, nantinyadigunakan untuk mempermudah pencarian) Pilih jumlah judul SK yang diminta Dari jumlah judul SK yang diminta, maka di bawahnya ada isian judul SKsejumlah yang dipilih. Isi tanggal surat, sesuai yang di surat,dengan cara meng-klik gambartanggal dan tinggal pilih tanggalnya. Isi nomor surat, sesuai yang di surat aslinya. Isi alamat tujuan surat, Isi jumlah lamp. surat, sesuai yang di surat aslinya. Isi nomor/nama rak tempat penyimpanan Upload file dari surat asli yang sudah discan

13

Tekan tombol simpan

Gambar 20 : Halaman Input Surat Asli/Disposisio. Halaman Pencarian Surat Asli/DisposisiCara pengoperasian :

Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan perihal atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan tanggal surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan tahun surat Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci,kalau kosong berarti semua akan ditampilkan Klik proses

14

Gambar 21 : Halaman Pencarian Surat Asli/Disposisip. Halaman Contoh Hasil Pencarian Surat Asli/Disposisi Cara pengoperasian : Dari hasil pe ncarian,muncul daftar file yang dicari. Hapus file S urat Asli/Disposisi, klik gambar silang (bagian kanandikolom del), kemudian muncul pesan kalauyakin tekan O K, kalau tidak tekan Cancel

Gambar 22 : Halaman Contoh Hasil Pencarian Asli/Disposisiq. Halaman Upload Surat Asli/DisposisiHalaman ini berfungsi untuk upload surat asli/disposisi

Gambar 23 : Halaman Upload Surat Asli/Disposisi

15

r. Halaman Pencarian Untuk Input Proses Pembuatan Produk Hukum Carapengoperasian : Masukkan no. agenda ataukosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan ju dul atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Pilih unit pengirim atau kosongkan (bisa sebagian yang diing at) Masukkan ta nggal surat atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan ta hun surat atau kosongkan (bisa sebagian yang di ingat) Pencarian dilakukan berdasar sebagian atau semua dari kata kunci,kalau kosong berar ti semua akan ditampilkan Klik proses

Gambar 24 : Halaman Pencarian Judul Produk Hukums. Halaman Contoh Ha sil Pencarian Produk Hukum Cara pengoperasian :

Dari hasil pencarian muncul daftar proses Produk Hukum ya ng dicari. Untuk merub ah proses Produk Hukum tinggal klik gam bar pada kolomact.

16

Gambar 26 : Halaman Input Proses Pembuatan Produk Hukumt. Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK Cara pengoperasian :

Masukkan No. SK, untuk pemberian No. SK Perbaikan atau kosongkanuntuk penomoran SK baru. Masukkan bulan dan tahun untuk memudahkan melihat urutan nomoryang sudah digunakan. Klik proses

Gambar 27 : Halaman Pencarian No. Produk Hukum/SK

17

u. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya.Cara pengoperasian : Pilih jenis dokumen/arsip yang akan dimasukkan Tulis deskripsi arsip yang disimpan Tulis nomor dokumen/arsip (misalnya no. sk, no.UU dll.) Tulis tanggal dokumen dengan klik gambar sesuai yang tertera didokumen/arsip Masukkan nama pengirim/pembuat (misal Rektor,Menteri, Pemerintahdll) Masukkan penerima (misal unit kerja penerima SK dll.) Masukkan nomor/nama rak penyimpanan Masukkan sifat dokumen, dengan ketentuan :

o Umum, Semua orang bisa akseso Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNYbisa kases (melalui login)o Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggaho Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih

Masukkan file dengan mengklik browse Klik tombol upload

Gambar 28 : Halaman Input Arsip/Dokumen

18

v. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan per periode Carapengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK All untukperiode tertentu. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan periode yang diinginkan(misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahunakhir yang diinginkan) Klik lihat, Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.

Gambar 30 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasarperiode tertentuw. Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan /Unit Kerja Carapengoperasian :

Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih SK Unit Kerja. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tentukan unit kerja, periode yangdiinginkan (misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan,tahun akhir yang diinginkan) Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.

19

Gambar 31 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan berdasarUnit Kerja tertentux. Halaman Laporan Rekap Produk Hukum SuratKeputusan Cara pengoperasian :

Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih Rekap SK Bulan. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun SK Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak.

Gambar 32 : Halaman Laporan Rekap Produk Hukum Surat Keputusanberdasar tahun

20

y. Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum Surat KeputusanCara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik pilih Rekap Lama ProsesSK Selanjutnya muncul jendela baru, dan pilih periode yang diinginkan(misal tanggal, bulan, tahun awal sampai misal tanggal, bulan, tahunakhir yang diinginkan) Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak

Gambar 33 : Halaman Laporan Rekap Lama Proses Produk Hukum SuratKeputusan Periodez. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Carapengoperasian :

Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih skor angketkuisioner Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak

Gambar 34 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan

21

aa. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih daftar kritik &saran. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak

Gambar 35 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saranbb. Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Download Carapengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Unit Kerja Up/Download Selanjutnya muncul data statistiknya

Gambar 36 : Halaman Statistik Kegiatan Unit Kerja Upload dan Downloadcc. Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Download Carapengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Jenis Arsip Up/Download Selanjutnya muncul data statistiknya

22

Gambar 37 : Halaman Statistik Dokumen/Arsip Upload dan Downloaddd. Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip Carapengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Downloader Selanjutnya muncul pilihan arsip yang akan dilihat detaildownloadernya. Setelah arsip yang akan dilihat downloadernya klik proses. Setelah itu muncul siapa saja dan kapan sajaarsip itu di download.

Gambar 38 : Halaman Pelacakan Detail Download Dokumen/Arsip

23

3. Level Admin Unit Kerjaa.Halaman Menu dan Bantuan Unit Kerja

Gambar 39: Halaman M enu dan Bantuan Unit Kerjab. Halaman Profil User Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik manajemen user Selanjutnya muncul biodata user. Klik gambar untuk merubah profil (khusus user nam e tidak bisadiubah)

24

Gambar 40 : Halaman P rofil Userc. Halaman Edit Profil User Cara pengoperasian : Setelah klik g ambar muncul isian form edit user Setelah diubah sesuai kebutuhan, selanjutnya klik tombol edit

Gambar 41 : Halaman Edit Profil User

25

d. Halaman Pencarian roses Produk Hukum yang Diajukan Cara pengoperasian: Masukkan no. agenda atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan ju dul atau kosongkan (bisa sebagian yang diingat) Masukkan tanggal dan tahun surat atau kosongkan (bisa sebagian yangdiingat) Klik proses

Gambar 42 : Halam an Pencarian Proses Produk Hukume. Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukum Cara pengoperasian :

Proses pemb atan produk hukum bisa dilihat dari tanggal ya ng tampil Untuk meliha t detail, klik gambar

26

Gambar 43 : Halaman Hasil Pencarian Proses Produk Hukumf. Halaman Detail Proses Produk Hukum

Gambar 44 : Halaman Detail Proses Produk Hukumg. Halaman Kirim Tembusan dan Lampiran Cara pengoperasian : Masukkan perihal tembusan Masukkan nomor surat tembusan Masukkan tanggal surat dengan klik gambar Ambil file lampiran surat (apabila lebih dari 1 file,kompres dengan zipatau rar.

27

Isikan isi surat atau tinggal copy paste dari surat tembusan. Klik simpan

Gambar 45 : Halaman Kirim Tembusan dan Lampiranh. Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim Cara pengoperasian :

Klik daftar tembusan Gambar , tembusan belum dibuka Gambar , tembusan sudah dibuka

Gambar 46 : Halaman Daftar Tembusan yang Pernah Dikirim

28

i. Halaman Angket Kepuasan Master KategoriHalaman ini berfungsi untuk membuat kategori penilaian pada angketkepuasan, misalnya: Kategori Bagaimana Proses Pelayanan Surat di TU danKearsipan?

Gambar 47 : Halaman Master Kategorij. Halaman Angket Kepuasan Master Sub KategoriHalaman ini berfungsi untuk membuat sub kategori penilaian dari kategoriyang akan dinilai, Misalnya : Bagaimana Proses pelayanan Surat di TU danKearsipan?dengan sub kategori : Sangat cepat dengan nilai 5

Gambar 48 : Halaman Master Sub Kategori

29

k. Halaman Angket KepuasanHalaman ini berfungsi untuk memberi penilaian terhadap kinerja unit kerjalainnya, daftar yang muncul hanya unit kerja yang sudah mengisi kategori

Gambar 49 : Halaman Angket Kepuasanl. Halaman Pengisian Angket KepuasanHalaman ini berfungsi untuk mengisi angket, selain pilihan juga ada isiankritik dan saran

Gambar 50 : Halaman Pengisian Angket Kepuasan 31

30

m. Halaman Input Arsip/Dokumen Lainnya dan Pengaturan Hak Aksesnya. Carapengoperasian : Pilih jenis dokumen/arsip yang akan dimasukkan Tulis deskripsi arsip yang disimpan Tulis nomor dokumen/arsip (misalnya no. sk, no.UU dll.) Tulis tanggal dokumen dengan klik gambar sesuai yang tertera didokumen/arsip Masukkan nama pengirim/pembuat (misal Rektor,Menteri, Pemerintahdll) Masukkan penerima (misal unit kerja penerima SK dll.) Masukkan nomor/nama rak penyimpanan Masukkan sifat dokumen, dengan ketentuan :

o Umum, Semua orang bisa akseso Semua Unit Kerja, semua unit kerja yang berada di Lingkungan UNYbisa kases (melalui login)o Privat, hanya bisa diakses oleh unit pengunggaho Terbatas, hanya bisa diakses oleh unit yang dipilih

Masukkan file dengan mengklik browse Klik tombol upload

Gambar 51 : Halaman Input Arsip/Dokumen

31

Gambar 54 : Halaman Laporan Produk Hukum Surat Keputusan Unit Kerjaberdasar periode tertentun. Halaman Laporan Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanan Carapengoperasian :

Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih skor angketkuisioner Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak

Gambar 55 : Halaman Laporan skor Kuisioner/Angket Kepuasan Pelayanano. Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran Cara pengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik Laporan/Statistik dan pilih daftar kritik &saran. Selanjutnya muncul jendela baru, dan tuliskan tahun penilaian Klik lihat Setelah tampil, di bagian bawah untuk mencetak klik cetak

Gambar 56 : Halaman Laporan Daftar Kritik dan Saran

32

p. Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsip Unit Kerja Carapengoperasian : Dari menu sebelah kiri klik statistik Up/Download Selanjutnya muncul data statistiknya

Gambar 57 : Halaman Statistik Upload dan Download/Jenis Arsipq. Halaman Detail Download, untuk mengetahui waktu dan siapa saja yangsudah download arsip yang diuploadCara pengoperasian :

Dari menu sebelah kiri klik Downloader Selanjutnya muncul pilihan arsip yang akan dilihat detaildownloadernya. Setelah arsip yang akan dilihat downloadernya klik proses. Setelah itu muncul siapa saja dan kapan sajaarsip itu di download.

33

Gambar 58 : Halaman Detail Download 36

34