1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan pada Allah Swt., yang telah melimpahkan nikmat dankarunia-Nya, sehingga Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi LayananManajemen Rumah Tangga Universitas Negeri Yogyakarta ini dapat diselesaikanpenyusunannya. Buku Panduan ini dimaksudkan untuk dapat digunakan sebagai acuandan petunjuk teknis bagi petugas admin, operator, dan pengguna sistem lainnya,sehingga dapat memudahkan dalam implementasi dan pemanfaatannya.Pengembangan sistem informasi di Universitas Negeri Yogyakarta dilakukansecara bertahap dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan manajemen dantuntutan pengembangan di era keterbukaan informasi dan perkembangan teknologiyang semakin kompleks. Namun demikian Buku Panduan ini tentunya masih banyakkekurangannya, oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari semua pihaksangat kami harapkan.Semoga Buku Panduan ini dapat memberikan manfaat sebagaimana mestinyadalam rangka meningkatkan kualitas layanan administrasi dan akademik di UniversitasNegeri Yogyakarta.Yogyakarta,Wakil Rektor I,

Drs. Wardan Suyanto, M.A., Ed.D.NIP 195408101978031001

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................................................................... 1DAFTAR ISI.......................................................................................................................................................................... 2PANDUAN BAGI ADMIN(PETUGAS) ......................................................................................................................... 3PANDUAN BAGI PEMINJAM...................................................................................................................................... 10

3

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI LAYANAN MANAJEMEN RUMAH

TANGGA

BAGI ADMIN(PETUGAS)

1. Buka laman pada alamat http://yamarta.uny.ac.id2. Pilih menu login kemudian masukkan username dan password SSO anda(Single Sign On).

3. Manajemen Data Pemesanana. Manajemen Pemesanan Ruang

Keterangan:

4

1) Menambah pemesanan ruang oleh petugas2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal pemakaian ruang yangmenjelangatau sedang aktif.3) Pencarian data pemesanan ruang. Pencarian berdasarkan nama ruang danrentang tanggal pemesanan4) Konfirmasi pemesanan ruang. Tanda Centang berarti telah disetujui, tandasilang belum disetujui.5) Menu ubah pemesanan ruang dan hapus ruang.b. Manajemen Pemesanan Alat

Keterangan:1) Menambah pemesanan alat oleh petugas2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal pemakaian alat yang menjelangatau sedang aktif.3) Pencarian data pemesanan alat. Pencarian berdasarkan nama alat danrentang tanggal pemesanan4) Konfirmasi pemesanan alat. Tanda Centang berarti telah disetujui, tandasilang belum disetujui.5) Menu ubah pemesanan alat dan hapus pemesanan alat.

5

c. Manajemen Pemesanan Kendaraan Dinas

Keterangan:1) Menambah pemesanan kendaraan dinas oleh petugas2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal pemakaian kendaraan dinasmenjelang atau sedang aktif.3) Pencarian pemesanan kendaraan. Pencarian berdasarkan nomor polisi danrentang tanggal pemesanan4) Konfirmasi pemesanan kendaraan. Tanda Centang berarti telah disetujui,tanda silang belum disetujui.5) Menu ubah pemesanan kendaraan dinaas dan hapus pemesanan. 2d. Manajemen Penjadwalan Satpam dan Jaga Malam

Keterangan:1) Menambah jadwal petugas satpam dan jaga malam oleh komandan satpam.2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal petugas satpam dan jaga malamyang sedang aktif.

6

3) Pencarian jadwal. Pencarian berdasarkan lokasi, rentang tanggal dan shiftjaga.4) Menu ubah jadwal dan hapus jadwal.e. Manajemen Penjadwalan Petugas Portal dan Parkir

Keterangan:1) Menambah jadwal petugas portal dan parkir oleh komandan satpam.2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal petugas portal dan parkir yangsedang aktif.3) Pencarian jadwal. Pencarian berdasarkan lokasi, bulan dan petugasmonitoring.4) Menu ubah jadwal dan hapus jadwalf. Manajemen Petugas Cleaning Service

7

Keterangan:1) Menambah jadwal petugas cleaning service oleh komandan.2) Melihat jadwal aktif. Menampilkan jadwal petugas cleaning service yangsedang aktif.3) Pencarian jadwal. Pencarian berdasarkan lokasi, bulan dan petugasmonitoring.4) Menu ubah jadwal dan hapus jadwal.g. Manajemen e-Layanan

Keterangan:1) Pencarian data layanan berdasarkan nama pengirim, email dan statuslayanan.2) Untuk membalas pertanyaan, kritik dan saran yang di ajukan olehpengunjung.3) Menghapus pesan layanan.4) Warna biru menunjukkan pesan layanan baru dan belum dibalas.

8

h. Manajemen File Panduan

Keterangan:1) Pencarian data panduan berdasarkan nama file.2) Upload file area.3) Tombol refresh yang digunakan setelah mengunggah file untuk memperbaruidata yang masuk.4) Tombol unduh file panduan.i. Menu hapus file panduanManajemen Data Ruang, Alat, Kendaraan Dinas danPetugas

Keterangan:1) Tambah ruang: Untuk menambah data ruang, baik ruang terbuka maupunruang tertutup.2) Tambah Alat: Untuk menambah data alat, baik alat mekanikal-elektrikalmaupun alat kerumahtanggan.

9

3) Tambah Kendaraan: Untuk menambah kendaraan dinas.4) Tambah Petugas: Untuk menambah petugas jaga satpam, jaga malam,portal, parkir dan cleaning service.

10

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI LAYANAN MANAJEMEN RUMAH

TANGGA

BAGI PEMINJAM

1. Buka laman pada alamat http://yamarta.uny.ac.id2. Pada halaman ini terdapat 8 buah menu yang dapat anda gunakan, diantaranya:peminjaman ruang, peminjaman alat, peminjaman kendaraan, jadwal satpam danjaga malam, jadwal portal dan parker, jadwal cleaning service, panduan dan e-layanan.

Peminjaman Ruang: Menampilkan jadwal pemakaian ruang di UniversitasNegeri Yogyakarta. Peminjaman Alat: Menampilkan jadwal peminjaman alat di UniversitasNegeri Yogyakarta. Peminjaman Kendaraan: Menampilkan jadwal peminjaman kendaraan diUniversitas Negeri Yogyakarta. Jadwal Satpam dan Jaga Malam: Menampilkan jadwal satuan pengamanandan jaga malam di Universitas Negeri Yogyakarta. Jadwal Portal dan Parkir: Menampilkan jadwal petugas penjaga portal danparkir di Universitas Negeri Yogyakarta. Jadwal Cleaning Service: Menampilkan jadwal petugas cleaning service diUniversitas Negeri Yogyakarta.

11

Panduan: Terdapat file panduan dan informasi seputar Universitas NegeriYogyakarta. E-Layanan: Menu untuk menerima kritik dan saran seputar pelayananrumah tangga di Universitas Negeri Yogyakarta.3. Proses Bisnis Pemesanan (Ruang, Alat dan Kendaraan)

4. Cara Meminjaman Ruang, Alat dan Kendaraana. Peminjaman Ruang Tekan tombol Peminjaman Ruang / klik menu Peminjaman Ruang Klik tombol Pesan Ruang Pilih jenis Ruang (Ruang terbuka / Ruang tertutup)

12

Masukkan username dan password SSO anda (Single Sign On)

Single-sign-on (sering disingkat menjadi SSO) adalah teknologi yangmengizinkan pengguna jaringanagar dapat mengakses sumber dayadalam jaringan hanya dengan menggunakan satu akun pengguna saja.Teknologi ini sangat diminati, khususnya dalam jaringan yang sangatbesar dan bersifat heterogen (di saat sistem operasi serta aplikasi yangdigunakan oleh komputer adalah berasal dari banyak vendor, danpengguna dimintai untuk mengisi informasi dirinya ke dalam setiapplatform yang berbeda tersebut yang hendak diakses oleh pengguna).Dengan menggunakan SSO, seorang pengguna hanya cukup melakukanproses autentikasi sekali saja untuk mendapatkan izin akses terhadapsemua layanan yang terdapat di dalam jaringan. Isi data Pemesanan Ruang dengan sebenarnya. (NB: Data dan lokasianda akan tercatat oleh sistem, oleh sebab itu pastikan anda melakukanpemesanan sesuai kebutuhan).

Langkah selanjutnya silahkan tekan tombol Simpan.

13

Data pemesanan anda dinyatakan diterima apabila sudah muncul dalamlist di bawah form pemesanan, seperti gambar berikut:

Pemesanan ruang selesai.5. Pemesanan Alata. Tekan tombol Peminjaman Alat / klik menu Peminjaman Alatb. Klik tombol Pesan Alatc. Pilih jenis Alat (Mekanikal-Elektrikal / Kerumahtanggaan)

6. Isi data pemesanan alat dengan sebenarnya. (NB: Data dan lokasi anda akan tercatatoleh sistem, oleh sebab itu pastikan anda melakukan pemesanan sesuai kebutuhan).

14

Langkah selanjutnya silahkan tekan tombol Tambahkan.d. Data pemesanan anda dinyatakan diterima apabila sudah muncul dalam list dibawah form pemesanan, seperti gambar berikut:

15

e. Pemesanan alat selesaif. Klik Logout pada main menu untuk keluar.7. Pemesanan Kendaran Dinasa. Tekan tombol Peminjaman Kendaraan / klik menu Peminjaman Kendaraanb. Klik tombol Pesan Kendaraanc. Isi data pemesanan kendaraan dinas dengan sebenarnya. (NB: Data dan lokasianda akan tercatat oleh sistem, oleh sebab itu pastikan anda melakukanpemesanan sesuai kebutuhan).

d. Langkah selanjutnya silahkan tekan tombol Simpan

16

e. Data pemesanan anda dinyatakan diterima apabila sudah muncul dalam list dibawah form pemesanan, seperti gambar berikut:

f. Pemesanan kendaraan dinas selesaig. Klik Logout pada main menu untuk keluar.