ii - k · PDF filemelaksanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran di SMK Ulil Albab pada...

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya,

sehingga kami dapat menyelesaikan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran untuk

melaksanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran di SMK Ulil Albab pada kelas

XI/1.

Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini dibuat sebagai acuan bagi para guru

untuk melakukan pembelajaran selama kurun waktu 1 (satu) semester, sehingga para

peserta didik dapat memperoleh hasil belajar kognitif , afektif dan psikomotorik. Hasil

belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar

psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil

belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan Rancangan Pelaksanaan

Pembelajaran dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keteram-

pilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku

berkarakter.

Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan

Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian

Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan

Keterampilan Sosial.

Mudah-mudahan Rancangan Pelaksanaan Pembelajaran ini dapat memberikan

kemudahan bagi calon guru atau guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola

pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk

mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan

mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, 23 April 2014

iii

Daftar Isi

halaman

Kata Pengantar i

Daftar Isi ii

Silabus 1

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 3

LK-1: 9

LK-2: 12

LK-3: 19

LP-1: Penilaian Produk 25

LP-2: Asesmen Kinerja Proses 30

LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor 31

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 32

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial 33

1

SILABUS

Nama Sekolah : SMK Ulil Albab

Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor

Kelas/Semester : XI / I (Satu)

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor

Kode kompetensi : 118

Alokasi Waktu : 4x45’

Materi

Pembelajaran

Kegiatan

Pembelajaran Indikator Pencapaian Kompetensi

Penilaian Alokasi

Waktu Sumber Belajar Teknik Bentuk

Instrumen

Contoh

Instrumen

Mengidentifikasi

surat/dokumen

kantor

(Indikator:

1. Pola kegiatan

administrasi

1. Siswa

menguraikan dan

membedakan antar

pola di dalam

kegiatan

administrasi.

Produk

1. Pengenalan dan pemahaman

mengenai pola kegiatan

administrasi

2. Prosedur penanganan surat

masuk dan surat keluar

Tes

Tes Tulis

LP-1:

Produk

4x45’ 1. LK 1 : Macam-

macam pola

kegiatan

administrasi.

2. LK 2 : Surat

menyurat bisnis

modern penerbit:

Pustaka Setia

2

2. perlengkapan

dalam

penanganan

surat)

2. Siswa

menguraikan

perlengkapan

dalam penanganan

surat.

3. Siswa mencari

tahu tentang hal-

hal yang harus

diketahui dalam

penanganan surat

masuk dan keluar.

3. Pemahaman mengenai

peralatan yang akan

digunakan dalam

penerimaan surat masuk

atau surat keluar

Proses

Melaksanakan praktek penanganan

surat masuk maupun surat keluar

sesuai dengan prosedur dalam

penanganan surat.

Psikomotor

Melakukan penanganan surat

menggunakan peralatan yang

benar.

Tes

Tes

Asesmen

Kinerja

Proses

Assesmen

Kinerja

Psikomotor

LP-2:

Proses

LP-3:

Psikomotor

3. LK 3 : Menerima

surat masuk atau

keluar dengan

menggunakan

peralatan yang

benar.

4. Surat menyurat

bisnis modern

penerbit: Pustaka

Setia

5. Modul

menangani surat

masuk da keluar

(mail handling)

penerbit:

erlangga

6. Sumber lain yang

relevan (internet).

3

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

(RPP)

Satuan Pendidikan : SMK Ulil Albab

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas XI / Semester 1

Materi Pembelajaran : Mengidentifikasi surat/dokumen kantor

Alokasi Waktu : 2 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor

II. Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi surat/dokumen kantor

III. Indikator

A. Kognitif

1. Produk:

a. Pengenalan dan pemahaman mengenai pola kegiatan administrasi

b. penanganan surat sesuai dengan peralatannya

c. Pemahaman mengenai peralatan yang akan digunakan dalam penanganan surat

2. Proses:

Melaksanakan praktek penanganan surat masuk maupun surat keluar sesuai dengan

prosedur dalam penanganan surat:

a. Mengoperasikan peralatan penanganan surat

b. Memahami tata-cara penanganan surat dengan baik

c. Menggunakan tata-cara penanganan surat dengan baik

B. Psikomotor

Mengoperasikan peralatan penanganan surat sesuai dengan fungsinya secara benar

C. Afektif

1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi:

a. Ketelitian

b. Kesabaran

c. Keuletan

2. Keterampilan sosial:

a. Keramahan dalam melayani pelanggan

b. Kinerja yang baik

c. Menyumbang ide atau pendapat

4

IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif

1. Produk:

a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan pola

kegiatan administrasi dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai

dengan kunci jawaban.

b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan

penanganan dalam pengelolaan surat

c. Secara mandiri siswa dapat menjelaskan peralatan yang akan digunakan dalam

penanganan surat

2. Proses

Disediakan seperangkat alat tulis dan, peralatan penangana surat, siswa dapat

mengetahui pola kegiatan administrasi dan peralatan penanganan surat yang telah

disediakan dengan tepat. Selanjutnya siswa melakukan penanganan surat

menggunakan peralatan dengan tepat, sesuai dengan rincian tugas kinerja yang

ditentukan di LP 2 : proses meliputi : penanganan surat sesuai dengan peralatan

yang telah disediakan, melakukan tata-cara penanganan surat sesuai dengan fungsi

dari peralatan penanganan surat.

B. Psikomotor

1. Disediakan peralatan penanganan surat (mulai dari Baki surat sampai dengan lembar

disposisi) dan LK, peserta didik dapat mendemonstrasikan praktek penanganan surat

menggunakan pperalatan penanganan surat sesuai dengan tugas kinerja yang

ditentukan pada LP3 Psikomotor

2. Disediakan contoh skenario penanganan surat menggunakan peralatan surat,

kemudian peserta didik melakukan praktek penanganan surat sesuai dengan tugas

kinerja yang ditentukan pada LP3 : Psikomotor

C. Afektif

1. Karakter:

d. Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa

dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter Ketelitian, Kesabaran,

Keuletan, sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

2. Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa

dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial

5

bersikap ramah dalam pelayanan dan mendapatkan kinerja yang baik, sesuai dengan

LP 5 : Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Koorperatif (MPK)

Metode Pembelajaran : Tugas proyek berupa simulasi penanganan surat menggunakan

peralatan penanganan surat.

VI. Bahan

- Lembar Kerja 1,2,3

- Lembar format langkah-langkah penanganan surat

VII. Alat

Minimal peralatan penanganan surat yang sederhana seperti baki surat, alat tulis,

amplop, dan lain sebagainya. Peralatan ini memungkinkan proses penanganan surat

dapat berjalan.

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,

psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat

mengemukakan pengertian menuliskan pola kegiatan

administrasi.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana

jika dalam suatu kantor terdapat 2 pendapat untuk menetapkan

pola desentralisasi atau sentralisasi. (Fase 1 MPK)

2. Guru memberi penjelasan bahwa disetiap kantor dapat

menggunakan pola desentralisasi, sentralisasi, atau gabungan

dari kedua pola tersebut yakni desentralisasi dengan sentralisasi.

Penggunaan pola tersebut tergantung dari kebijakan dan

keperluan pada suatu kantor atau organisasi. (Fase 1 MPK)

6

B. Inti

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan jenis-jenis pola kegiatan administrasi,

penerapan pola desentralisasi, sentralisasi, dan pola gabungan dari

desentralisasi dengan sentralisasi. (Fase 2 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang penggunaan pola kegiatan

administrasi agar kegiatan kantor berjalan dengan efektif dan efisien.

Guru membagikan LK satu LK tiap Kelompok . (Fase 3 MPK)

c. Siswa mendiskusikan berapa macam peralatan dalam penanganan

surat dari yang sederhana hingga pembuatan kartu kendali hingga

lembar disposisi. Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan

terhadap suatu ilustrasi kasus dalam LK. (Fase 4 MPK)

d. Guru menginformasikan ke-10 peralatan dalam penanganan surat.

Agar peserta didik dapat mengetahui jenis peralatan dalam penanganan

kantor satu sama lain.

e. Siswa mendiskusikan Hal-hal apa saja yang perlu dilakukan ketika

terdapat surat masuk.

f. Guru mendemonstrasikan hal-hal apasaja yang harus dilakukan

arsiparis ketika surat masuk.

g. Guru memberikan gambaran mengenai apasaja yang harus dikerjakan

oleh arsiparis ketika surat itu masuk dengan menggunakan peralatan

penanganan surat.

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif .

Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari

internet tentang berbagai pola kegiatan administrasi dalam suatu kantor

serta macam-macam peralatan penanganan surat.

b. Membimbing siswa membuat laporan tertulis tentang pola kegiatan

administrasi dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan

penanganan surat. (Fase 4 MPK)

7

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

c. Membimbing siswa melakukan simulasi secara berpasangan

mengenai pola kegiatan administrasi serta macam-macam peralatan

penanganan surat dari Baki Surat hingga lembar disposisi.

d. Membimbing tugas kelompok simulasi pola apa yang harus dipakai

dalam suatu kantor serta macam-macam peralatan penanganan surat.

(Fase 5 MPK)

e. Meminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar

bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu.

f. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor

dengan cara meminta siswa menunjukkan keterampilan penanganan

surat sesuai dengan peralatan penanganan surat.

Penggalan 3

a. Membimbing tugas kelompok simulasi penanganan surat dengan

menggunakan peralatan yang dibutuhkan agar dapat berjalan dengan

lancar.

b. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian

mengenai pola kegiatan administrasi dan peralatan apasaja yang

dibutuhkan dalam penanganan surat. (Fase 5 MPK)

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berdiskusi dan menarik kesimpulan serta

Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang

berkinerja baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman

dan memberi Pekerjaan Rumah

8

IX. Sumber Pembelajaran

1. LK 1 : Macam-macam pola kegiatan administrasi

2. LK 2 : Surat menyurat bisnis modern penerbit: Pustaka Setia

3. LK 3 : Menerima surat masuk atau keluar dengan menggunakan peralatan yang

benar.

4. Kunci LK 1, 2, 3

5. LP 1: Produk

6. LP 2: Proses

7. LP 3: Psikomotor

8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

10. Tabel Spesifikasi Penilaian

11. Silabus

12. Modul menangani surat masuk da keluar (mail handling) penerbit: erlangga

13. Sumber lain yang relevan (internet).

Daftar Pustaka

BSNP (Badan Standar Nasional Pendidikan), 2007, Model Silabus dan Rencana Pelaksanaan

Pembelajaran. Publikasi Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan

Menengah.

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta,

Penerbit Erlangga.

9

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja 1 : Menentukan pola kegiatan administrasi dalam kantor

Tujuan :

1. Dapat mengetahui definisi dari pola desentralisasi, pola sentralisasi, serta pola

gabungan antara desentralisasi dengan sentralisasi;

2. Dapat mengetahui Kelebihan dari macam-macam pola kegiatan administrasi;

3. Dapat mengetahui kelemahan dari macam-macam polakegiatan administrasi;

4. Dapat menentukan pola mana yang akan di pakai dalam suaru kantor

Alat :

1. Alat tulis

2. Buku catatan kecil

Rumusan Masalah : Apakah arti pola kegiatan administrasi ?

Langkah – langkah :

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri mengenai ketiga pola kegiatan administrasi.

2. Dari definisi tersebut selanjutnya peserta didik mencatatnya dibuku catatan kecil.

3. Dari definisi yang telah terkumpul secara bersamaan dengan guru membahas

ketiga pola kegiatan administrasi

4. Catat pesan-pesan hasil pembahasan guru dengan peserta didik.

5. Menentukan pola apa yang sebaiknya digunakan dalam suatu kegiatan

administrasi.

10

Pengamatan

Di suatu kantor atau organisasi X yang sangat besar terdapat kebijakan penerapan

pola kegiatan administrasi dengan menggunakan pola desentralisasi, kebijakan ini tidak dapat

berjalan dengan lancar karena keterbatasan karyawan pada setiap unit yang bekerja di kantor

tersebut dan juga terdapat sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda disetiap unit,

sehingga jika bukan pengelola unit tersebut yang mencari arsip / surat yang akan dipinjam

tersebut tidak dapat ditemukan, sedangkan customer yang semakin banyak. Sehingga kantor

X ini menjadi tidak efektif dan efisien di mata para customer, banyak customer yang harus

menunggu lama dan mengeluh jika ingin meminjam arsip / surat yang mereka pinjam. Maka

tindakan pengubahan pola administrasi apa yang harus dilakukan pimpinan kantor X ini agar

kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar?

Analisis :

1. Menurut pendapat anda pola apa yang seharusnya diterapkan dalam kantor X ini agar

kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien? .

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

2. Apakah macam-macam pola dalam kegiatan administrasi?

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam

kegiatan administrasi?

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

11

Kunci Lembar Kerja 1 : Menentukan pola kegiatan administrasi dalam

kantor

1. Menurut pendapat anda pola apa yang seharusnya diterapkan dalam kantor X ini agar

kegiatan administrasinya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien?

Seharusnya kantor X tersebut menerapkan pola kegiatan administrasi dengan pola

gabungan dari pola sentralisasi dengan pola desentralisasi, karena kantor X tersebut

merupakan kantor yang sangat besar jadi harus menggunakan pola gabungan dengan

masing-masing unit kerja melaksanakan pengelolaan arsipnya sendiri-sendiri, namun

pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu

asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan pola gabungan ini maka kantor X dapat

Penghematan karyawan, tempat dan peralatan yang digunakan, serta Keseragaman

sistem penyimpanan, jadi customer yang akan meminjam arsip / surat tidak menunggu

lama untuk meminjam arsip / dokumen yang dibutuhkan. Kegiatan administrasi dalam

kantor pun akan berjalan dengan efektif dan efisien serta lancar.

2. Apakah macam-macam pola dalam kegiatan administrasi, serta kelebihan dan

kelemahannya?

- Pola Sentralisasi (Pemusatan) merupakan pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam

bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada

satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau

menangani informasi, misalnya : Penggadaan, Pengelolaan arsip, Pengetikan surat,

dll. Pola sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan denga specialisasi atau

pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-

menerus. Adapun kelebihan dari penerapan Pola Sentralisasi adalah sebagai berikut:

a. Mudah menyeragamkan cara kerja

b. Mudah melakukan pengawasan

c. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.

d. Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor

e. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.

Adapun kelemahan dari penerapan pola ini adalah sebagai berikut:

a. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk

menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang

penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.

b. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.

12

- Pola Desentralisasi (Pemecahan) merupakan Pelaksanaan semua kegiatan atau

pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh

masing-masing unit bersangkutan. Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang

kebutuhan informasinya belum rumit. Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai

bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll. Adapun kelebihan dari

penerapan pola desentralisasi adalah sebagai berikut:

a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua

pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancar jalanya.

b. Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-

masing bagian atau di desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas

misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang

bersifat teknis.

Sedangkan kelemahan dari penerapan pola desentralisasi ini adalah sebagai berikut:

a. Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian

surat

b. Banyak menggunakan perlatan sehingga kurang efetif dan efisien.

- Pola Gabungan (kombinasi) merupakan Gabungan masing-masing keunggulan sistem

dasar sentralisasi dan keunggulan sistem desentralisasi dari asas sentralisasi dan

desentralisasi, yaitu dengan masing-masing unit kerja melaksanakan pengelolaan

arsipnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Bertujuan

meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya. Adapun

kelebihan dari penerapan pola gabungan adalah sebagai berikut:

a. Penghematan tempat dan peralatan yang digunakan

b. Keseragaman sistem penyimpanan

Sedangkan kelemahan dari penerapan pola gabungan adalah sebagai berikut:

a. Apabila dibutuhkan di unit kerja, arsiparis harus mencari ke unit pusat.

3. Hal-hal apa yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan penerapan pola dalam kegiatan

administrasi?

Hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai:

a. Besar kecil rentan tugas organisasi yang bersangkutan

b. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

c. Lokasi gedung kantor

d. Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi, serta Jumlah surat yang dikelola.

13


Lembar Kerja 2

5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat

Tujuan

1. Mengetahui macam-macam peralatan dalam penanganan surat;

2. Mengetahui fungsi dari macam-macam peralatan penanganan surat;

3. Menggunakan peralatan tersebut untuk penanganan surat;

Alat :

1. Alat tulis

2. Peralatan penanganan surat


Rumusan Masalah : Apa saja 5 macam peralatan penanganan surat yang umumnya

digunakan?

Langkah Kerja

1. Menyiapkan macam-macam peralatan penanganan surat

2. Mengidentifikasi hal-hal apa yang harus dilakukan ketika ada surat

3. Mengurutkan peralatan apa yang harus di gunakan terlebih dahulu agar sistematis.

4. Melakukan penanganan surat dengan penuh kehati-hatian

5. Menempatkan surat yang telah di tangani sesuai dengan jenisnya.

14

Pengamatan

Gambar 1. Peralatan surat

Perhatikan Gambar 1. Menurut anda apa sajakah peralatan penanganan surat yang terdapat

pada gambar di atas?

Analisis

1. Dengan tetap menggunakan peralatan penanganan surat, jelaskan ke-5 peralatan

penanganan surat termasuk contoh peralatan diatas disertai dengan gambar dan fungsi

peralatan tersebut!

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

15

Kunci Lembar Kerja 2 : 5 Macam Peralatan Penanganan Surat

5 macam perlengkapan penanganan surat yang umumnya digunanakan oleh petugas

kearsipan:

Perlengkapan dalam penanganan surat merupakan barang-barang yang digunakan untuk

menghasilkan sesuatu pekerjaan yang diharapkan dalam menanganan surat baik surat masuk

atau pun surat keluar. Adapun perlengkapan yang dibutuhkan dalam penanganan surat adalah

sebagai berikut:

1. Baki Surat (Tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk

berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

Gambar Baki Surat (Tray Leter)

2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem

buku agenda. Buku agenda dibagi menjadi dua jenis yakni buku agenda untuk surat

masuk yang merupakan tulisan-tulisan atau berita-beita yang diterima dari instansi /

pihak lain yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi

wewenang untuk tugas ini. Sedangkan buku agenda keluar merupakan tulisan-tulisan

atau berita-berita yang dikirimkan kepada instansi / pihak lain yang setiap konsep

untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/ Sekretaris

atau pejabat yang diberi wewenang meneliti. Adapun fungsi dari buku agenda

adalalah sebagai berikut:

a. Mencatat seluruh surat masuk/ keluar.

b. Pengendalian distribusi atau peredaran surat sampai dengan pengarsipan.

c. Mengetahui jenis klarifikasi surat.

d. Mengetahui kebijakan atau tindakan yang diambil oleh pimpinan.

e. Alat ukur aktifitas suatu organisasi.

16

Gambar buku agenda untuk surat masuk maupun surat keluar

Gambar Format untuk buku kendali

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem

kartu kendali yang digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar.

Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini

dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip

Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN).

Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan

persuratannya sangat banyak.

Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan,

penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat

diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada system kartu kendali perlu

dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat

biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning,

Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.

Tanggal Nomor

Agenda

Nomor dan

Tanggal

Surat Masuk

Lampiran Terima

Dari

Petunjuk

Pada Nomor

Yang Lalu

Perihal Petunjuk

pada nomor

berikutnya

Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9

17

Kartu kendali memiliki fungsi sebagai berikut:

a. Alat pengendali surat masuk dan keluar

b. Alat pelacak surat

c. Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

d. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Kartu kendali memiliki beberapa keuntungan yaitu sebagai seberikut:

a. Lebih efisien dibanding buku agenda

b. Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

c. Menghilangkan pencatatan berulang

d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses

e. Memudahkan penyusunan arsip

f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan

keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa

dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia

menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk

mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat

sebagai berikut:

a. Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

1. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi

instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat

tembusannya atau surat lainnya.

2. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.

3. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat

lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit

pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

b. Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

1. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan

kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

2. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.

3. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat

lain.

18

4. Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat

biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan

dalam penilaian.

c. Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

1. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.

2. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

Gambar kartu kendali masuk dan kartu kendali keluar

4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok

berkas yang ditangani.

Gambar Secretaries Desk file

5. Alat Tulis

Alat Tulis merupakan peralatan yang dipergunakan untuk menuliskan atau

menorehkan tanda atau bentuk diatas suatu permukaan untuk membantu proses

penanganan surat

Gambar alat tulis

19


LK 3: Lanjutan 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat

Tujuan

1. Mengetahui macam-macam peralatan dalam penanganan surat;

2. Mengetahui fungsi dari macam-macam peralatan penanganan surat;

3. Menggunakan peralatan tersebut untuk penanganan surat;

Alat :

1. Alat tulis

2. Peralatan penanganan surat


Rumusan Masalah : Apa saja lanjutan ke- 5 macam peralatan penanganan surat yang

umumnya digunakan?

Langkah Kerja

1. Menyiapkan macam-macam peralatan penanganan surat

2. Mengidentifikasi hal-hal apa yang harus dilakukan ketika ada surat

3. Mengurutkan peralatan apa yang harus di gunakan terlebih dahulu agar sistematis.

4. Melakukan penanganan surat dengan penuh kehati-hatian

5. Menempatkan surat yang telah di tangani sesuai dengan jenisnya.

20

Pengamatan

Gambar 1. Menurut anda apa sajakah peralatan penanganan surat yang terdapat pada gambar

di atas?

Analisis

1. Dengan tetap menggunakan peralatan penanganan surat, jelaskan ke-5 peralatan

penanganan surat selanjutnya lanjutan dari materi sebelumnya termasuk contoh peralatan

diatas disertai dengan gambar dan fungsi peralatan tersebut!

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

21

Kunci LK 3 : Lanjutan 5 Macam Peralatan Dalam Penanganan Surat

5 macam perlengkapan penanganan surat lanjutan dari materi sebelumnya yang umumnya

digunanakan oleh petugas kearsipan:

Perlengkapan dalam penanganan surat merupakan barang-barang yang digunakan untuk

menghasilkan sesuatu pekerjaan yang diharapkan dalam menanganan surat baik surat masuk

atau pun surat keluar. Adapun perlengkapan lanjutan dari materi sebelumnya yang

dibutuhkan dalam penanganan surat adalah sebagai berikut:

6. Kertas dan Amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran. Amplop adalah

alat untuk menyimpan dokumen. Suatu dokumen disimpan ke amplop biasanya untuk

dikirim kepada pihak lain atau agar menjaga kerahasiaan dokumen, melindungi dokuen

agar tidak rusak, dan menambah nilai estetika.

Gambar amplop surat/dokumen

7. Alat Pembuka Surat

Alat ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir

sampul. Ditinjaiu dari penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua

yaitu:

a. Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)

Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya

bersifat mekanis.

b. Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya bersifat

elektronis.

22

Gambar alat pembuka surat

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan. Stempel merupakan tanda tera yang

dimiliki oleh sebuah instusi atau kelompok sebagai bukti pengesahan atas sesuatu yang

terkait dengan interaksi institusi dengan pihak kedua. Dengan stempel maka ada

kekuatan hukum yang mengikat diantara dua orang atau lebih yang terikat dalam

ketentuannya, maka dari itu stempel bersifat legal. Dari segi bentuknya stempel

dibedakan menjadi tiga yaitu:

a. Stempel berbentuk bulat

Stempel ini digunakan oleh Institusi resmi, Institusi induk dan dipegang oleh

Pimpinan atau Kepala Tata Usaha di Institusi yang bersangkutan.

b. Stempel berbentuk oval

Stempel ini digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan khusus yang berada dilingkup

institusi. Kekuatan hukum bersifat mengikat pada kelompok tertentu di

institusi.misalnya kepanitiaan dalam institusi.

c. Stempel berbentuk persegi

Stempel ini digunakan untuk kelompok yang lebih kecil lagi. Kelompok ini bersifat

tidak permanen, melainkan mempunyai ketentuan dan waktu kerja yang terbatas.

Gambar stempel yang berbentuk bulat, oval, dan persegi.

9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan

pada pola sentralisasi.

23

Gambar formulir tanda terima

10. Lembar Disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak

lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola

sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya. Disposisi

merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut (penyelesaian) terhadap suatu urusan

atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai

dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar

staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai

dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan,

tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.

Gambar lembar disposisi.

24

Daftar Pustaka



Menengah.

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta

Penerbit Erlangga.

25

Nama : NIM : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Apakah definisi dari pola sentralisasi dalam kegiatan administrasi, serta apasaja

kelebihan dan kelemahannya?

2. Menurut anda apakah pola yang sering digunakan dalam kantor / organisasi besar?



4. Jelaskan ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh

arsiparis?

5. Berikan contoh gambar ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya

digunakan oleh arsiparis

Daftar Pustaka



Menengah.

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty, 2009. Menangani Surat atau Dokumen Kantor, Jakarta,

Penerbit Erlangga.

26

Kunci LP 1 : Produk

1. Apakah definisi dari pola sentralisasi dalam kegiatan administrasi, serta apasaja

kelebihan dan kelemahannya?

Pola Sentralisasi (Pemusatan) merupakan pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam

bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada

satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau

menangani informasi, misalnya : Penggadaan, Pengelolaan arsip, Pengetikan surat,

dll. Pola sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan denga specialisasi atau

pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-

menerus. Adapun kelebihan dari penerapan Pola Sentralisasi adalah sebagai berikut:

a. Mudah menyeragamkan cara kerja

b. Mudah melakukan pengawasan

c. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.

d. Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor

e. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.

Adapun kelemahan dari penerapan pola ini adalah sebagai berikut:

a. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk

menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang

penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.

b. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.

2. Menurut anda apakah pola yang sering digunakan dalam kantor / organisasi besar?

Menurut saya pola kegiatan administrasi yang sering digunakan oleh kantor /

organisasi besar adalah pola kegiatan administrasi dengan pola gabungan antara pola

sentralisasi dengan pola desentralisasi, bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu

asas dan meminimalkan kekurangannya. Dengan pola gabungan ini maka kantor X

dapat Penghematan karyawan, tempat dan peralatan yang digunakan, serta

Keseragaman sistem penyimpanan, jadi customer yang akan meminjam arsip / surat

tidak menunggu lama untuk meminjam arsip / dokumen yang dibutuhkan. Kegiatan

administrasi dalam kantor pun akan berjalan dengan efektif dan efisien serta lancar.

27



Hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai:

a. Besar kecil rentan tugas organisasi yang bersangkutan

b. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

c. Lokasi gedung kantor

d. Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi, serta Jumlah surat yang

dikelola.

4. sebutkan ke-10 macam peralatan penanganan suratyang umumnya digunakan oleh

arsiparis?


2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia


5. Alat Tulis



8. Stempel

9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi


28

5. Berikan 10 contoh gambar dari macam-macam peralatan penanganan surat yang

umumnya digunakan oleh arsiparis


2. Buku agenda surat masuk dan

surat keluar

3. Kartu kendali


5. Alat Tulis



8. Stempel

29

9. Formulir tanda terima atau

buku ekspedisi


30

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Prosedur :

1. Siapkan seperangkat alat tulis dan peralatan penanganan surat.

2. Tugasi siswa untuk melakukan penanganan surat penggunakan peralatan penanganan

surat.

3. Siswa melakukan penanganan surat masuk.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No

Rincian Tugas Kinerja

Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh Siswa

Sendiri

Oleh Guru

1. Persiapan:

- Alat tulis

2. Kelengkapan peralatan:

- Baki Surat (Tray)

- Buku agenda

- Kartu kendali

- Secretaries Desk file

- Alat Tulis

- Kertas dan Amplop

- Alat Pembuka Surat

- Stempel

- buku ekspedisi

- Lembar Disposisi

3. Pengisian Buku Agenda

4. Pengisian Kartu Kendali

5. Pengisian Buku ekspedisi

6. Pengisian Lembar Disposisi

Malang,23 April 2014

Siswa Guru

(Risan Gymnastiar) (Ria Rikawati)

31

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan peralatan penanganan surat .

2. Tugasi siswa melakukan penanganan surat dengan skenario pada LK 2

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No

Rincian Tugas Kinerja

Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh Siswa

Sendiri

Oleh Guru

1. Menyiapkan peralatan penanganan

surat

20

2. Mengidentifikasikan hal apasaja yang

pertama kali dilakukan ketika surat

masuk

20

3. Menerapkan penanganan surat

menggunakan peralatan surat

20

4. Melakukan penanganan surat dengan

baik

20

5. Menguasai penggunaan peralatan

surat

20

Jumlah 100


Siswa Guru,

(Risan Gymnastiar) (Ria Rikawati)

32

LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa

menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No

Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat

baik (A)

1 Ketelitian

2 Kesabaran

3 Keuletan


Pengamat

( )

33

LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu

menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat baik

(A)

1. Keramahan dalam

melayani pelanggan

2. Menyumbang ide atau

pendapat

3. Kinerja yang baik


Pengamat

(…………………....................)

ii - k · PDF filemelaksanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran di SMK Ulil Albab pada...

Documents

Transcript of ii - k · PDF filemelaksanakan pembelajaran Administrasi Perkantoran di SMK Ulil Albab pada...