TATA CARA PEMBUATAN TATA CARA PEMBUATAN SPOSPO

TATA CARA PENYUSUNAN SPO1.TATA CARA PENYUSUNAN SPO1.

HAL-HAL YANG PERLU DIINGAT :

1.SIAPA YANG YANG HARUS MENULIS ATAU MENYUSUN SPO.

2.BAGAIMANA MERENCANAKAN DAN MENGEMBANGKAN SPO.

3.BAGAIMANA SPO DAPAT DIKENALI.

4.BAGAIMANA MEMPERKENALKAN SPO KEPADA PELAKSANA

DANUNIT TERKAIT.

5.BAGAIMANA PENGENDALIAN SPO NYA (NOMOR, REVISI

DANDISTRIBUSI)

SYARAT PENYUSUNAN SPO :

 

1.IDENTIFIKASI KEBUTUHAN YAKNI MENGIDENTIFIKASI APAKAHKEGIATAN YANG DILAKUKAN SAAT INI SUDAH ADA SPO BELUMDAN BILA SUDAH ADA AGAR DIIDENTIFIKASI, APAKAH SPO MASIHEFEKTIK ATAU TIDAK.2.PERLU DITEKANKAN BAHWA SPO HARUS DITULIS OLEH MEREKAYANG MELAKUKAN PEKERJAAN TERSEBUT ATAU OLEH UNIT KERJATERSEBUT, 3.TIM ATAU PANITIA YANG DITUNJUK OLEHDIREKTUR/PIMPINAN RS HANYA UNTUK MENGANGGAPI DANMENGKOREKSI SPO TERSEBUT. HAL TERSEBUT SANGATLAHPENTING, KARENA KOMITMEN TERHADAP PELAKSANAAN SPO HANYA DIPEROLEH DENGAN ADANYA KETERLIBATANPESONEL/UNIT KERJA DALAM PENYUSUNAN SPO.

SYARAT PENYUSUNAN SPO :

3. SPO HARUS MERUPAKANFLOW CHARTINGDARI SUATU KEGIATAN.4. PELAKSANA ATAU UNIT KERJA AGAR MENCATAT PROSES KEGIATANDAN

MEMBUAT ALURNYA KEMUDIAN TIM/PANITIA DIMINTAMEMBERIKAN TANGGAPAN.

5. DIDALAM SPO HARUS DAPAT DIKENALI DENGAN JELAS SIAPAMELAKUKAN APA, DIMANA, KAPAN DAN MENGAPA.

6. SPO JANGAN MENGGUNAKAN KALIMAT MAJEMUK. SUBYEK,PREDIKAT DAN OBYEK HARUS JELAS.

7. SPO HARUS MENGGUNAKAN KALIMAT PERINTAH/INSTRUKSIDENGAN BAHASA YANG DIKENAL PEMAKAI.

8. SPO HARUS JELAS RINGKAS DAN MUDAH DILAKSANAKAN.9. UNTUKSPOPELAYANAN PASIEN MAKA HARUS MEMPERHATIKAN

ASPEKKESELAMATAN, KEAMANAN DAN KENYAMANAN PASIEN. 10. UNTUKSPO PROFESI HARUS MENGACU KEPADA STANDAR

PROFESI,STANDAR PELAYANAN, MENGIKUTI PERKEMBANGAN IPTEK DANMEMPERHATIKAN ASPEK KESELAMATAN PASIEN.

PROSES PENYUSUNAN SPO SPO DISUSUN DENGAN MENGGUNAKAN FORMAT SPO SESUAIDENGAN LAMPIRAN SURAT EDARAN DIREKTUR PELAYANAN MEDIKSPESIALISTIK NOMER YM.00.02.2.2.837 TERTANGGAL 1 JUNI2001, PERIHAL BENTUK SPO. PENYUSUNAN SPO DAPAT DIKELOLA OLEH SUATU TIM/PANITIADENGAN MEKANISME SEBAGAI BERIKUT :

1. PELAKSANA ATAU UNIT KERJA MENYUSUN SPO DENGANMELIBATKAN UNIT TERKAIT.2. SPO YANG TELAH DISUSUN OLEH PELAKSANA ATAU

UNITKERJA DISAMPAIKAN KE TIM/PANITIA SPO.

FUNGSI TIM/PANITIA SPO : 

1.MEMBERIKAN TANGGAPAN, MENGKOREKSI DANMEMPERBAIKI TERHADAP SPO YANG TELAHDISUSUN OLEH PELAKSANA/UNIT KERJA BAIK DARISEGI BAHASA MAUPUN PENULISAN.2.SEBAGAI KOORDINATOR DARI SPO YANG SUDAHDIBUAT OLEH MASING-MASING UNIT KERJASEHINGGA TIDAK TERJADI DUPLIKASI SPO/TUMPANGTINDIH SPO ANTAR UNIT.3.MELAKUKAN CEK ULANG TERHADAP SPO-SPO YANGAKAN DI TANDA TANAGNI OLEH DREKTUR RS

MENGINGAT SPO MERUPAKAN FLOW CHARTINGDARI PROSESKEGIATAN MAKA UNTUK MEMPEROLEH PENGERTIAN YANG JELASBAGI SUBYEK, PENULISAN SPO ADALAH DIMULAI DENGANMEMBUAT FLOW CHART DARI KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN.

CARANYA ADALAH MEMBUAT DIAGRAM KOTAK SEDERHANA YANGMENGGAMBARKAN LANGKAH PENTING DARI SELURUH PROSES.

CONTOH : DIAGRAM KOTAK UNTUK PEMBELIAN BAHAN YANGDIGUNAKAN DI RS.

SISTIMATIKA PEMBUATAN SPO

PEMILIHAN PEMASOK

MENGKOMUNIKASIKAN PERSYARATAN

PENERIMAAN BARANG

PERIKSA BARANG

MENEMPATKAN DI GUDANG

CONTOH : CONTOH : DIAGRAM KOTAK UNTUK PEMBELIANDIAGRAM KOTAK UNTUK PEMBELIAN

KETERANGAN DIAGRAM

SETELAH DIBUATKAN DIAGRAM KOTAK MAKA DIURAIKAN KEGIATAN DI MASING-MASING KOTAK DAN DIBUAT ALURNYA.

SEMUA SPO HARUS DITANDATANGANI OLEHDIREKTUR/PIMPINAN RS.

UNTUK SPO PELAYANAN DAN SPO ADMINISTRASI, SEBAGIAN MEMERLUKAN UJI COBA

AGAR SPO ADAPAT DIKENALI OLEH PELAKSANA MAKA PERLUDILAKUKAN SOSIALISASI SPO-SPO TERSEBUT DAN BILA SPOTERSEBUT RUMIT MAKA UNTUK MELAKSANAKAN SPO TERSEBUTPERLU DILAKUKAN PELATIHAN.

YANGMEMPENGARUHIKEBERHASILAN PENYUSUNAN SPO

1. ADA KOMITMEN DARI PIMPINAN RS YANG TERLIHAT DENGANADANYA DUKUNGAN FASILITAS DAN SUMBER DAYA LAINNYA

2.ADA FASILITATOR/PETUGAS YANG MEMPUNYAI KEMAMPUANDAN KEMAUAN UNTUK MENYUSUN SPO, JADI ADA ASPEKPEKERJAAN DAN ASPEK PSIKOLOGIS.

3.ADA TARGET WAKTU YAITU ADA TARGET DAN JADWAL YANG DISUSUN DAN DISEPAKATI

4.ADANYA PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMAJUAN PENYUSUNAN SPO

PERBAIKAN/REVISI PERLU DILAKUKAN BILA :

a. ALUR DI SPO SUDAH TIDAK SESUAI DENGAN KEADAAN YANG ADA

b. ADANYA PERKEMBAGAN IPTEKc. ADANYA PERUBAHAN ORGANISASI ATAU KEBIJAKAN

BARU.d. ADANYA PERUBAHAN FASILITAS

PERBAIKAN/REVISI SPO

PROGRAM

BERDASARKAN BEBERAPA PENGERTIAN MAKA DAPATDISIMPULKAN BAHWA PROGRAM BERISI:1.RENCANA KEGIATAN2.YANG AKAN DILAKSANAKAN 3.YANG DISUSUN SECARA RINCI 4.YANG DIPERGUNAKAN UNTUKMENCAPAI TUJUAN LEMBAGA/UNIT KERJA

PENGERTIAN PROGRAM

TUJUAN PROGRAM

UMUM :SEBAGAI PANDUAN DALAM MELAKSANAKAN KEGIATAN UNIT KERJA SEHINGGA TUJUAN PROGRAM DAPAT TERCAPAI.

KHUSUS :1.ADANYA KEJELASAN LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKSANAKAN KEGIATAN.2.ADANYA KEJELASAN SIAPA YANG MELAKSANAKAN KEGIATAN DAN BAGAIMANA MELAKSANAKAN KEGIATAN TERSEBUT SEHINGGA TUJUAN DAPAT TERCAPAI.3.ADANYA KEJELASAN SASARAN, TUJUAN DAN WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN

SISTEMATIKA ATAU FORMAT PROGRAM SEBAGAI BERIKUT :

1.PENDAHULUAN.2.LATAR BELAKANG.3.TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS.4.KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 5.CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN.6.SASARAN

SISTEMATIKA ATAU FORMAT PROGRAM

PETUNJUK PENULISAN

1.PENDAHULUANYANG DITULIS DALAM PENDAHULUAN ADALAH HAL-HAL YANG

BERSIFAT UMUMYANG MASIH TERKAIT DENGAN PROGRAM.

2. LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG ADALAH MERUPAKAN JUSTIFIKASI ATAU

ALASANMENGAPAPROGRAM TERSEBUT DISUSUN. SEBAIKNYA DILENGKAPI DENGANDATA-DATA SEHINGGA ALASAN DIPERLUKAN PROGRAM TERSEBUT DAPAT LEBIHKUAT.

3. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUSTUJUAN DISINI ADALAH MERUPAKAN TUJUAN PROGRAM.

TUJUAN UMUM ADALAH TUJUAN SECARA GARIS BESARNYA, SEDANGKAN TUJUAN KHUSUS ADALAH TUJUAN SECARA RINCI.

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN ADALAH LANGKAH-LANGKAHKEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN SEHINGGA TERCAPAINYA PROGRAMTERSEBUT.

KARENA ITU ANTARA TUJUAN DAN KEGIATAN HARUS BERKAITAN DAN SEJALAN.

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN ADALAH METODE UNTUK MELAKSANAKANKEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN. METODE TERSEBUT BISA ANTARABISA DENGAN: MEMBENTUK TIM, MELAKUKAN RAPAT, MELAKUKAN AUDIT, DANLAIN-LAIN.

SASARAN

SASARAN PROGRAM ADALAH TARGET PER TAHUN YANG SPESIFIK DAN TERUKUR UNTUK MENCAPAI TUJUAN-TUJUAN PROGRAM. SASARAN PROGRAM MENUNJUKKAN HASIL ANTARA YANG DIPERLUKAN UNTUK MEREALISIR TUJUAN TERTENTU. PENYUSUNAN SASARAN PROGRAM PERLU MEMPERHATIKAN HAL-HAL SEBAGAI BERIKUT :SASARAN YANG BAIK MEMENUHI “SMART” YAITU :•SPECIFIC•MEASURABLE•AGGRESSIVE BUT ATTAINABLE•RESULT ORIENTED•TIME BOUND

SPECIFIC

SPECIFIC: SASARAN HARUS MENGGAMBARKAN HASIL SPESIFIK YANG DIINGINKAN, BUKAN CARA PENCAPAIANNYA. SASARAN HARUSMEMBERIKAN ARAH DAN TOLOK UKUR YANG JELAS SEHINGGA DAPAT DIJADIKAN LANDASAN UNTUK PENYUSUNAN STRATEGI DAN KEGIATAN YANG SPESIFIK PULA.

MEASURABLE

MEASURABLE: SASARAN HARUS TERUKUR DAN DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK MEMASTIKAN APA DAN KAPAN PENCAPAIAN NYA. AKUNTABILITAS HARUS DITANAMKAN KEDALAM PROSES PERENCANAAN. OLEH KARENANYA METODOLOGI UNTUK MENGUKUR PENCAPAIAN SASARAN (KEBERHASILAN PROGRAM) HARUS DITETAPKAN SEBELUM KEGIATAN YANG TERKAIT DENGAN SASARAN TERSEBUT DILAKSANA KAN.

AGGRESSIVE BUT ATTAINABLE

AGGRESSIVE BUT ATTAINABLE: APABILA SASARAN HARUS DIJADIKAN STANDARD KEBERHASILAN, MAKA SASARAN HARUS MENANTANG, NAMUN TIDAK BOLEH MENGANDUNG TARGET YANG TIDAK LAYAK. UMPAMANYAKITA BISA MENETAPKAN SEBAGAI SUATU SASARAN “ PENGURANG AN KEMATIAN MISALNYA DI IGD HANYA SAMPAI KETINGKAT TERTENTU”NAMUN “MENIADAKAN KEMATIAN” MERUPAKAN HAL YANG TIDAK DAPAT DIPASTIKAN KELAYAKANNYA.

RESULT ORIENTED

RESULT ORIENTED: SEDAPAT MUNGKIN SASARAN HARUS MENSPESIFIKASIKAN HASIL YANG INGIN DICAPAI. MISALNYA :MENGURANGI KOMPLAIN PASIEN SEBESAR 50 %

TIME BOUND TIME BOUND

TIME BOUND :•SASARAN SEBAIKNYA DAPAT DICAPAI DALAM WAKTU YANGRELATIF PENDEK, MULAI DARI BEBERAPA MINGGU SAMPAI KE BEBERAPABULAN, SEBAIKNYA KURANG DARI 1 TAHUN. •KALAU ADA PROGRAM 5 (LIMA)TAHUN DIBUAT SASARAN ANTARA. •SASARAN AKAN LEBIH MUDAH DIKELOLADAN DAPAT LEBIH SERASI DENGAN PROSES ANGGARAN APABILADIBUATNYA SESUAI DENGAN BATAS-BATAS TAHUN ANGGARAN DI RUMAHSAKIT

SKEDUL ATAU JADWALSKEDUL ATAU JADWAL

SKEDUL ATAU JADWAL ADALAH MERUPAKAN PERENCANAAN WAKTU MELAKSANAKAN LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN PROGRAM. LAMA WAKTUTERGANTUNG RENCANA PROGRAM TERSEBUT DILAKSANAKAN. UNTUK PROGRAMTAHUNAN MAKA JADWAL YANG DIBUAT ADALAH JADWAL UNTUK 1 TAHUN,SEDANGKAN UNTUK PROGRAM 5 TAHUN MAKA JADWAL YANG HARUS DIBUATADALAH JADWAL 5 TAHUN. SKEDUL (JADWAL) DAPAT DIBUAT TIME TABELSEBAGAI BERIKUT :NO KEGIATAN BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. PEMBENTUK X

2. RAPAT TIM X X X X X X X X X X X X

3. DST....

4.

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATANYANG DIMAKSUD DENGAN EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN ADALAHEVALUASI DARI SKEDUL (JADWAL ) KEGIATAN. SKEDUL (JADWAL) TERSEBUTAKAN DIEVALUASI SETIAP BERAPA BULAN SEKALI (KURUN WAKTU TERTENTU),SEHINGGA BILA DARI EVALUASI DIKETAHUI ADA PERGESERAN JADWAL ATAUPENYIMPANGAN JADWAL MAKA DAPAT SEGERA DIPERBAIKI SEHINGGA TIDAKMENGGANGGU PROGRAM SECARA KESELURUHAN. KARENA ITU, YANG DITULISDALAM KERANGKA ACUAN ADALAH KAPAN (SETIAP KURUN WAKTU BERAPALAMA) EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DILAKUKAN DAN SIAPA YANGMELAKUKAN