FILING MANAGEMENT

JAYA TEKNIK INDONESIA11 Agustus 2005

Pembicara :Sugini EndroUmi WaqidahSutipah

Agenda AcaraAgenda Acara

08.00 – 09.00 Pengenalan Filing 08.00 – 09.00 Pengenalan Filing ManagementManagement

09.00 – 11.00 Teori Filing 09.00 – 11.00 Teori Filing ManagementManagement

11.00 – 12.00 Diskusi Kelompok11.00 – 12.00 Diskusi Kelompok

Pengenalan FilingFiling adalah Data atau Arsip

Filing Management secara Umum adalah proses pengaturan arsip / berkas-berkas catatan dengan menggunakan suatu sistem / metoda / cara (Filing System)

Pada Dasarnya bentuk arsip ada 2 macam :

1. Arsip Dinamis yang disebut dengan arsip aktif karena terus berkembang.

2. Arsip Statis yang disebut dengan arsip tetap

Arsip yang dibahas di sini adalah arsip dinamis / Manajemen arsip dinamis

MANFAATo Kegiatan filing menjadi lebih cepat, menghemat waktuo Kesalahan filing dikurangio Produktifitas bertambah, efisiensi kerja meningkato Biaya berkurang karena tidak sering membeli peralatan/tempat

penyimpanan filingo Efisiensi ruang kantoro Mengurangi kemungkinan hilangnya dokumeno Mengurangi biaya dan tenaga untuk pembuatan kembali

dokumeno Pelayanan kepada customer meningkato Proteksi terhadap dokumen vital terjagao Dapat memenuhi permintaan yang berhubungan dengan hukum

dan audit

Dokumen Perusahaan

“Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.”

(UU No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan)

Teori Filing Management

1. Manajemen Arsip Dinamis

2. Filing System

3. Penemuan Arsip Dinamis

4. Penyusutan Arsip Dinamis

Life Cycle of Record

Penyerahan Arsip Statis

PenciptaanArsip

DistribusiArsip2

PemanfaatanArsip

3

PenyimpananArsip Aktif

4

Pemindahan Arsip

5

PenyimpananArsip Inaktif

6

Pemusnahan Arsip7

8 1

1. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Filing : Proses pengaturan Filing System : sistem/metode/cara Filing Manajemen : planning, organizing,

actuating, controling tentang arsip.

-- Penciptaan, Pengurusan, pemakaian, pemeliharaan & penyingkiran

-- Lahir, dewasa, dipelihara, mati

Bentuk Arsip Dinamis

1. Kertas : Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, barang cetakan, formulir

2. Mikrofilm

3. Audio (kaset), video (slide), audio video (VHS, CD, CD rom, VCD)

Kategori Arsip Dinamis

1. Administratif : dokumentasi prosedur, formulir, korespondensi

2. Keuangan : laporan, formulir, korespondensi terkait, tagihan/invoice, kwitansi, rekening bank, pajak

3. Proyek : korespondensi proyek, pengembangan produk, proposal, penawaran, laporan proyek.

4. Hukum : akta pendirian, MOU, kontrak, berkas tuntutan, agreement,dsb.

Kegunaan Arsip Dinamis

1. Merupakan memori perusahaan

2. Sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan

3. Sebagai bukti kebijakan dan aktivitas

4. Menunjang litigasi

5. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

6. Ketentuan hukum

7. Rujukan historis

2. FILING SYSTEM2. FILING SYSTEM

A.A. Sistem Abjad :Sistem Abjad :

- Nama- Nama

- Subjek- Subjek

- Geografis- Geografis

B.B. Sistem NumerikSistem Numerik

C.C. Sistem Kronologis / TanggalSistem Kronologis / Tanggal

Lingkup Filing SystemLingkup Filing System

Personil yang relevan (staf manajemen arsip Personil yang relevan (staf manajemen arsip dinamis dan pemakainya)dinamis dan pemakainya)

Garis haluan, pedoman, prosedur dan praktek Garis haluan, pedoman, prosedur dan praktek tata arsip dinamistata arsip dinamis

Arsip dinamis itu sendiriArsip dinamis itu sendiri Sistem arsip dinamis yang dipakaiSistem arsip dinamis yang dipakai Perangkat yang dipakai : tempat penyimpan Perangkat yang dipakai : tempat penyimpan

arsip, alat tulis, komputer, dllarsip, alat tulis, komputer, dll

Sistem Pemberkasan yang TepatSistem Pemberkasan yang Tepat

Memilih sistem pemberkasan yang tepat :Memilih sistem pemberkasan yang tepat :

Sesuaikan dengan karakteristik perusahaan :Sesuaikan dengan karakteristik perusahaan :

1.1. Bagaimana dokumen dibuat dan digunakanBagaimana dokumen dibuat dan digunakan

2.2. Seberapa banyak dokumen disimpanSeberapa banyak dokumen disimpan

3.3. Seberapa banyak orang yang terlibatSeberapa banyak orang yang terlibat

ACCESS SYSTEMACCESS SYSTEM

1.1. Direct Access : memungkinkan orang untuk Direct Access : memungkinkan orang untuk memasukkan dan menemukan file secara memasukkan dan menemukan file secara langsung di bawah nama indeks. Sistem langsung di bawah nama indeks. Sistem alfabet merupakan direct access.alfabet merupakan direct access.

2.2. Indirect Access : indeks harus dibuat dengan Indirect Access : indeks harus dibuat dengan menentukan kode yang sesuai. Sistem menentukan kode yang sesuai. Sistem nomor, alfanumeric dan tanggal merupakan nomor, alfanumeric dan tanggal merupakan indirect access.indirect access.

A.1. Sistem Abjad – Abjad NamaA.1. Sistem Abjad – Abjad Nama

1. Nama Orang1. Nama Oranga. Nama Tunggal :a. Nama Tunggal :

Budianto -> BudiantoBudianto -> Budiantob. Nama Ganda : b. Nama Ganda :

Tini Untari –> Untari, TiniTini Untari –> Untari, TiniAditya Tini Untari –> Untari, Aditya TiniAditya Tini Untari –> Untari, Aditya Tini

c. Nama dengan Awalan :c. Nama dengan Awalan :Maria de la Aqua –> de la Aqua, MariaMaria de la Aqua –> de la Aqua, MariaSamuel Van Ocker –> Van Ocker, SamuelSamuel Van Ocker –> Van Ocker, SamuelCharlie McCharthy –> Mc Charthy, CharlieCharlie McCharthy –> Mc Charthy, Charlie

d. Nama yang menggunakan tanda sambung :d. Nama yang menggunakan tanda sambung :Luciana Kalangi-Pandey –> Kalangi-Pandey, LucianaLuciana Kalangi-Pandey –> Kalangi-Pandey, Luciana

e. Nama Cina :e. Nama Cina : Cheng Lei Tin –> Cheng, Lei Tin Cheng Lei Tin –> Cheng, Lei Tin

f. Rujukan Silang : f. Rujukan Silang :

- Tan, Goan Tiang - Tan, Goan Tiang lihat lihat Iskandar, NathanaelIskandar, Nathanael

g. Wanita yang menikah :g. Wanita yang menikah :

- Ibu Doni Rahadian –> Rahadian, Doni, Ibu- Ibu Doni Rahadian –> Rahadian, Doni, Ibu

h. Gelar : h. Gelar :

- Raden Ajeng Sunarsih –> Sunarsih, Raden Ajeng- Raden Ajeng Sunarsih –> Sunarsih, Raden Ajeng

- sama halnya dengan Dokter, Letnan, Suster, Ir.- sama halnya dengan Dokter, Letnan, Suster, Ir.

A.1. Sistem Abjad – Abjad Nama …………A.1. Sistem Abjad – Abjad Nama …………

2. Nama Perusahaan2. Nama Perusahaan

a. Perusahaan :a. Perusahaan :

- Utomo Trading Company –> Utomo, Trading Company- Utomo Trading Company –> Utomo, Trading Company

- PT Mulia Agung –> Mulia Agung, PT- PT Mulia Agung –> Mulia Agung, PT

b. Nama Orang dalam nama perusahaan :b. Nama Orang dalam nama perusahaan :

- Bunga Nasution & Associates –> Nasution, Bunga, Associates- Bunga Nasution & Associates –> Nasution, Bunga, Associates

- J.C. Penney Co. Inc –> Penney, J.C. Co. Inc- J.C. Penney Co. Inc –> Penney, J.C. Co. Inc

c. Singkatan :c. Singkatan :

- TVRI, - TVRI, lihat lihat Televisi Republik IndonesiaTelevisi Republik Indonesia

d. Perusahaan dengan nama tempat :d. Perusahaan dengan nama tempat :

- Sanur Beach Hotel –> Sanuh Beach Hotel - Sanur Beach Hotel –> Sanuh Beach Hotel

- Hotel Bandung Selatan –> Hotel Bandung Selatan- Hotel Bandung Selatan –> Hotel Bandung Selatan

e. Perusahaan dengan bilangan :e. Perusahaan dengan bilangan :

- 4 Hour Dry Cleanners –> 4 Hour Dry Cleanners- 4 Hour Dry Cleanners –> 4 Hour Dry Cleanners

A.1. Sistem Abjad – Abjad Nama …………A.1. Sistem Abjad – Abjad Nama …………

A.2. Nama Abjad – Abjad SubjekA.2. Nama Abjad – Abjad Subjek

Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat / dokumenpokok masalah surat / dokumen

Pola KlasifikasiPola Klasifikasi

KlasifikasiKlasifikasi

Adalah : pengelompokan arsip berdasarkan Adalah : pengelompokan arsip berdasarkan subjek yang disusun secara sistematis dan subjek yang disusun secara sistematis dan logis dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan logis dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan perusahaan.perusahaan.

Langkah Pembuatan KlasifikasiLangkah Pembuatan Klasifikasi

1.1. Mengumpulkan sumber informasi dokumenterMengumpulkan sumber informasi dokumenter

2.2. Memperoleh pemahaman secara keseluruhanMemperoleh pemahaman secara keseluruhan

3.3. Membuat dan mendaftar fungsi utama perusahaanMembuat dan mendaftar fungsi utama perusahaan

4.4. Mengidentifikasi hirarki aktivitas kelompok dan Mengidentifikasi hirarki aktivitas kelompok dan individuindividu

5.5. Mengenali proses atau aktivitas dan Mengenali proses atau aktivitas dan menempatkannya dalam hirarki masing-masingmenempatkannya dalam hirarki masing-masing

Syarat KlasifikasiSyarat Klasifikasi

1.1. Terdiri atas kelas dan sub kelas yang cukupTerdiri atas kelas dan sub kelas yang cukup2.2. Terdiri atas terminologi yang tidak Terdiri atas terminologi yang tidak

membingungkan dan eksklusifmembingungkan dan eksklusif3.3. Bersifat hirarkisBersifat hirarkis4.4. Masalah-masalah yang membentuk pola Masalah-masalah yang membentuk pola

klasifikasi harus benar-benar ada surat atau klasifikasi harus benar-benar ada surat atau arsipnya.arsipnya.

5.5. Harus luwesHarus luwes

Klasifikasi terdiri dari :Klasifikasi terdiri dari :

1.1. Klasifikasi FasilitatifKlasifikasi Fasilitatif, pengelompokan arsip yang , pengelompokan arsip yang menyangkut kegiatan penunjang bagi perusahaan.menyangkut kegiatan penunjang bagi perusahaan.

2.2. Klasifikasi SubstantifKlasifikasi Substantif, pengelompokan arsip yang , pengelompokan arsip yang menyangkut kegiatan pokok perusahaan.menyangkut kegiatan pokok perusahaan.

3.3. Klasifikasi BerjenjangKlasifikasi Berjenjang, terdiri dari :, terdiri dari :

a. a. Primary classificationPrimary classification, semua dokumen dibuat , semua dokumen dibuat sebagai sebagai hasil dari sebuah fungsi dan hasil dari sebuah fungsi dan mencerminkan mencerminkan tujuan, tujuan, misi, proyek, aktivitas dan program misi, proyek, aktivitas dan program yang yang dijalankan dijalankan perusahaanperusahaan

b. b. Secondary classificationSecondary classification, dokumen terbagi ke dalam , dokumen terbagi ke dalam seri / kelompok lagi. Ini merupakan tahapan penting seri / kelompok lagi. Ini merupakan tahapan penting dalam penyusunan sistem filingdalam penyusunan sistem filing

Contoh :Contoh :

Main SubjekMain Subjek Sub SubjekSub Subjek Sub-Sub Subjek Sub-Sub Subjek

HRDHRD RecruitmentRecruitment Lamaran Lamaran

Test / InterviewTest / Interview

PengangkatanPengangkatan

CutiCuti Cuti Tahunan Cuti Tahunan

Cuti MelahirkanCuti Melahirkan

dst.

dst.

dst.

A.3. Sistem Abjad – Abjad GeografiA.3. Sistem Abjad – Abjad Geografi

Penataan berdasarkan wilayah dan Penataan berdasarkan wilayah dan penyusunannya secara hirarki wilayahpenyusunannya secara hirarki wilayah

Misalnya : Misalnya :

Sekat pertama untuk penulisan tingkat propinsi, Sekat pertama untuk penulisan tingkat propinsi, Sekat kedua untuk kabupaten dan jika Sekat kedua untuk kabupaten dan jika diperlukan sekat ketiga untuk tingkat diperlukan sekat ketiga untuk tingkat kecamatan yang disusun secara abjadkecamatan yang disusun secara abjad

B. Sistem NumerikB. Sistem Numerik

Pemberkasan menurut Sistem numerik (angka) Pemberkasan menurut Sistem numerik (angka) juga memerlukan indeks menurut abjad, juga memerlukan indeks menurut abjad, karena tidak dapat digunakan langsung karena tidak dapat digunakan langsung sehingga disebut sistem akses tidak langsung.sehingga disebut sistem akses tidak langsung.

Sistem ini digunakan untuk arsip rekening koran, Sistem ini digunakan untuk arsip rekening koran, voucher, kwitansi, invoice.voucher, kwitansi, invoice.

C. Sistem KronologisC. Sistem Kronologis

Merupakan pengembangan sistem numerik yang Merupakan pengembangan sistem numerik yang disusun secara berurutan/ kronologis dari disusun secara berurutan/ kronologis dari tahun, bulan dan tanggal.tahun, bulan dan tanggal.

Sistem ini digunakan untuk arsip tentang Sistem ini digunakan untuk arsip tentang pengiriman barang, agenda kerja pimpinan, pengiriman barang, agenda kerja pimpinan, pengerjaan proyek.pengerjaan proyek.

Kegunaan Arsip DinamisKegunaan Arsip Dinamis

Merupakan memori perusahaanMerupakan memori perusahaan Sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusanSebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan Sebagai bukti kebijakan dan aktivitasSebagai bukti kebijakan dan aktivitas Menunjang litigasiMenunjang litigasi Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertasMengurangi biaya dan volume penggunaan kertas Ketentuan hukumKetentuan hukum Rujukan historisRujukan historis

Kode ArsipKode Arsip

3.3. Kode abjad tunggalKode abjad tunggal

A = KeuanganA = Keuangan

B = PerlengkapanB = Perlengkapan

4.4. Kode abjad gandaKode abjad ganda

AA = HukumAA = Hukum

BB = KeuanganBB = Keuangan

CC = HRDCC = HRD

Tunjuk SilangTunjuk SilangTunjuk silang (cross reference)Tunjuk silang (cross reference) : :

Formulir yang digunakan sebagai petunjuk untuk mengetahui Formulir yang digunakan sebagai petunjuk untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi penyimpanan yang berlainan.penyimpanan yang berlainan.

Tidak semua penyimpanan arsip selalu menggunakan tunjuk Tidak semua penyimpanan arsip selalu menggunakan tunjuk silang.silang.

Timbulnya tunjuk silangTimbulnya tunjuk silang, karena :, karena : Jika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subjekJika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subjek Adanya pergantian namaAdanya pergantian nama Adanya lampiran pada surat yang penyimpanannya tidak Adanya lampiran pada surat yang penyimpanannya tidak

mungkin dijadikan satu dengan suratnya.mungkin dijadikan satu dengan suratnya.

IndexIndexIndex: sebagai tanda pengenal berkas, disebut juga judul berkas.Index: sebagai tanda pengenal berkas, disebut juga judul berkas.

Pengindeksan adalah proses menentukan dan menerapkan istilah atau Pengindeksan adalah proses menentukan dan menerapkan istilah atau kode ke arsip dinamis sehingga dapat ditemu balik.kode ke arsip dinamis sehingga dapat ditemu balik.

Sistem pengindeksan memungkinkan setiap arsip memperoleh banyak Sistem pengindeksan memungkinkan setiap arsip memperoleh banyak label untuk memudahkan temu balik. Karena sebuah arsip bisa label untuk memudahkan temu balik. Karena sebuah arsip bisa memuat informasi multidimensi. Maka bisa difotokopi dan memuat informasi multidimensi. Maka bisa difotokopi dan dimasukkan ke lokasi-lokasi yang berkaitan dengan memberi catatan dimasukkan ke lokasi-lokasi yang berkaitan dengan memberi catatan lokasi dokumen asli.lokasi dokumen asli.

Setiap berkas diberi nama dan istilah indeks yang berfungsi sebagai Setiap berkas diberi nama dan istilah indeks yang berfungsi sebagai label. Judul merupakan wakil koteks atau isi arsip, dan dibuat label. Judul merupakan wakil koteks atau isi arsip, dan dibuat ringkas.ringkas.

Kode ArsipKode ArsipKode: sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi penyimpanan Kode: sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi penyimpanan

arsip.arsip.

Fungsi Kode: untuk membedakan antara urusan/subjek yang satu dengan yang Fungsi Kode: untuk membedakan antara urusan/subjek yang satu dengan yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.

JenisJenis::

A.A. Kode Angka UrutKode Angka Urut

1 – Pendidikan dan pelatihan1 – Pendidikan dan pelatihan

2 – Rekrutmen2 – Rekrutmen

3 – Job description3 – Job description

B.B. Kode Angka BlokKode Angka Blok

100 – Communications100 – Communications

101 – Interpersonal communications skill101 – Interpersonal communications skill

102 – Organization communications102 – Organization communications

200 – Customer service200 – Customer service

300 – Personality Development300 – Personality Development

Penataan BerkasPenataan BerkasPenataan berkas memerlukan:Penataan berkas memerlukan: Peralatan KerasPeralatan Keras

a. Berdasarkan cara penyimpanan:a. Berdasarkan cara penyimpanan:

- Vertikal files: penyimpanan arsip secara tegak- Vertikal files: penyimpanan arsip secara tegak

- Lateral files: penyimpanan arsip secara berjajar/ - Lateral files: penyimpanan arsip secara berjajar/ menyamping menyamping

- Open-shelf files: penyimpanan arsip secara terbuka- Open-shelf files: penyimpanan arsip secara terbuka

- Rotary files: penyimpanan secara lateral & berputar- Rotary files: penyimpanan secara lateral & berputar

- Compatible files: penyimpanan arsip yang dapat - Compatible files: penyimpanan arsip yang dapat digerakkan digerakkan

- Automated files: penyimpanan arsip secara elektronik- Automated files: penyimpanan arsip secara elektronik

- Electronic filing system: penyimpanan arsip secara - Electronic filing system: penyimpanan arsip secara elektronikelektronik

- Flat files: penyimpanan arsip secara mendatar- Flat files: penyimpanan arsip secara mendatar

b. Berdasarkan tempat penyimpanan:b. Berdasarkan tempat penyimpanan:

1. Folder:1. Folder:

- Map atau folder dari bahan karton, tanpa jepitan- Map atau folder dari bahan karton, tanpa jepitan

- Map gantung (hanging map)- Map gantung (hanging map)

- Map dengan tempat pembatas/petunjuk- Map dengan tempat pembatas/petunjuk

2. Ordner2. Ordner

3. Guide atau sekat3. Guide atau sekat

4. Filing Cabinet4. Filing Cabinet

5. Rotary5. Rotary

Perlatan Lunak:Perlatan Lunak:

a. Klasifikasia. Klasifikasi

b. Indeksb. Indeks

c. Kodec. Kode

d. Tunjuk silangd. Tunjuk silang

Penataan Berkas ………………Penataan Berkas ………………

3. PENEMUAN ARSIP DINAMIS3. PENEMUAN ARSIP DINAMIS (RETRIEVAL) (RETRIEVAL)

Penemuan kembali arsip dilakukan untuk keperluan sendiri maupun Penemuan kembali arsip dilakukan untuk keperluan sendiri maupun orang lain (permintaan)orang lain (permintaan)

Untuk pengendalian, peminjaman arsip harus dicatat pada lembar Untuk pengendalian, peminjaman arsip harus dicatat pada lembar peminjaman rangkap 3; pertama untuk pelaksana berdasarkan tanggal peminjaman rangkap 3; pertama untuk pelaksana berdasarkan tanggal pengembalian arsip, kedua untuk peminjam dan ketiga untuk disimpan pengembalian arsip, kedua untuk peminjam dan ketiga untuk disimpan pada folder.pada folder.

Angka Kecermatan = Jlh warkat tidak ditemukan x 100%Angka Kecermatan = Jlh warkat tidak ditemukan x 100% Jlh warkat yang ditemukanJlh warkat yang ditemukan

AK < 3% semakin baikAK < 3% semakin baik

Tahap PenemuanTahap Penemuan

1.1. Mengetahui informasi / subjek arsip yang Mengetahui informasi / subjek arsip yang dibutuhkan.dibutuhkan.

2.2. Menentukan klasifikasi arsip sesuai permintaanMenentukan klasifikasi arsip sesuai permintaan

3.3. Menetapkan indeksnyaMenetapkan indeksnya

4.4. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan, bisa Mengambil arsip dari tempat penyimpanan, bisa sebagian dari satu lokasi subject, bisa seluruh isi sebagian dari satu lokasi subject, bisa seluruh isi dari lokasi subjectdari lokasi subject

5.5. Mencatat arsip yang dipinjam pada formulirMencatat arsip yang dipinjam pada formulir

6.6. Menyampaikan arsipMenyampaikan arsip

4. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS4. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS

UNIT PENGOLAH

ARSIP AKTIF

PUSAT ARSIP

ARSIP INAKTIFSTATIS

PEMINDAHAN PENYERAHAN

MUSNAH

PEMUSNAHAN

ARSIP NASIONAL RI

Tujuan PenyusutanTujuan Penyusutan

Agar arsip aktif dengan inaktif tidak Agar arsip aktif dengan inaktif tidak tercampurtercampur

Memudahkan pencarian arsipMemudahkan pencarian arsipMenghemat biayaMenghemat biayaArsip aktif lebih longgar untuk Arsip aktif lebih longgar untuk

menampung arsip barumenampung arsip baruUntuk menentukan nasib arsipUntuk menentukan nasib arsip

Langkah PenyusutanLangkah Penyusutan

1.1. Menentukan nilai kegunaan arsipMenentukan nilai kegunaan arsip

2.2. Menentukan jadwal retensiMenentukan jadwal retensi

3.3. Menentukan nasib arsip:Menentukan nasib arsip:

a. Dipindahkan ke arsip in-aktifa. Dipindahkan ke arsip in-aktif

b. Dimusnahkanb. Dimusnahkan

c. Diserahkan ke arsip statisc. Diserahkan ke arsip statis

4.4. Melakukan pemindahan arsipMelakukan pemindahan arsip

Penilaian ArsipPenilaian ArsipDiperlukan kemampuan penalaran serta keahlian untuk menilaiDiperlukan kemampuan penalaran serta keahlian untuk menilai kegunaan arsip. Dimaksudkan untuk memperoleh tingkat kepentingan, kegunaan arsip. Dimaksudkan untuk memperoleh tingkat kepentingan, kegunaan serta batas waktu arsip. Penilaian didasarkan pengetahuan kegunaan serta batas waktu arsip. Penilaian didasarkan pengetahuan dokumentasi secara keseluruhan.dokumentasi secara keseluruhan.

Cara PenilaianCara Penilaian::◙ ◙ Dilihat hubungan antara arsipDilihat hubungan antara arsip◙ ◙ Memperhatikan faktor biaya pemeliharaannyaMemperhatikan faktor biaya pemeliharaannya◙ ◙ Menentukan tingkat kepentingan dan kegunaan arsipMenentukan tingkat kepentingan dan kegunaan arsip◙ ◙ Menilai frekwensi penggunaannyaMenilai frekwensi penggunaannya◙ ◙ Sejauh mana arsip diperlukan oleh manajemenSejauh mana arsip diperlukan oleh manajemen

Angka Pemakaian = Jlh. Permintaan Surat x 100%Angka Pemakaian = Jlh. Permintaan Surat x 100% Jlh. Surat dalam arsipJlh. Surat dalam arsip

AP > 15% semakin baik.AP > 15% semakin baik.

Menentukan jangka waktu penyimpananMenentukan jangka waktu penyimpanan

Ditentukan atas dasar peraturan, kebijakan perusahaan Ditentukan atas dasar peraturan, kebijakan perusahaan dan pertimbangan lain.dan pertimbangan lain. Sekian tahun/bulan setelah penyelesaiannyaSekian tahun/bulan setelah penyelesaiannya Sekian tahun setelah diperiksaSekian tahun setelah diperiksa Sekian tahun setelah penjualan, penyerahan atau Sekian tahun setelah penjualan, penyerahan atau

habis masa berlakunya.habis masa berlakunya. Sekian tahun setelah dituangkan dalam laporanSekian tahun setelah dituangkan dalam laporan Sekian tahun setelah diangkat/ditetapkanSekian tahun setelah diangkat/ditetapkan Dll.Dll.

Pemindahan ArsipPemindahan Arsip

►► Pemindahan dokumen dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan, Pemindahan dokumen dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan, dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

►► Pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaanPelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan►► Harus ada daftar pertelaan (jenis, jumlah, dan jangka waktu Harus ada daftar pertelaan (jenis, jumlah, dan jangka waktu

penyimpanan)penyimpanan)►► Harus ada berita acara berisi keterangan tempat, Harus ada berita acara berisi keterangan tempat,

hari/tanggal/bulan/tahun, keterangan disesuaikan dengan aslinya, hari/tanggal/bulan/tahun, keterangan disesuaikan dengan aslinya, tanda tangan, nama pejabat.tanda tangan, nama pejabat.

►► MetodaMetoda::1. Metoda berkala (periodically): pemindahan 1 kali, 2 atau 1. Metoda berkala (periodically): pemindahan 1 kali, 2 atau

maks-min.maks-min.2. Metoda berulang-ulang (perfectually)2. Metoda berulang-ulang (perfectually)

Pemusnahan ArsipPemusnahan Arsip

o Berdasarkan keputusan pimpinan perusahaanBerdasarkan keputusan pimpinan perusahaan

o Acuannya adalah Jadwal RetensiAcuannya adalah Jadwal Retensi

o Dokumen yang telah dialihkan dapat dimusnahkan, Dokumen yang telah dialihkan dapat dimusnahkan, kecuali ada pertimbangan lainkecuali ada pertimbangan lain

o Dibuat berita acara (tempat, hari/tgl/bln/thn, keterangan Dibuat berita acara (tempat, hari/tgl/bln/thn, keterangan tentang pelaksanaan, dan tanda tangan/nama pejabat).tentang pelaksanaan, dan tanda tangan/nama pejabat).

PROBLEM PENATAAN ARSIP

Kurangnya pengertian tentang arsip Arsip sulit/tidak ditemukan Volume arsip membengkak Kurangnya tenaga terlatih Belum ada pedoman baku Sarana sederhana

S O L U S I

1. Buat perencanaan2. Tentukan sistem, prosedur dan

metoda3. Ditata teratur dan agar mudah

diakses4. Tingkatkan kemampuan pegawai

FILING MANAGEMENT YANG BAIK

Membuat kegiatan filing menjadi tidak sulit dan tidak membosankan

Membuat kegiatan filing maupun penemuan berkasnya menjadi mudah dan cepat sehingga tidak membuang waktu

Membuat integritas dan kelangsungan penyimpanan berkas walaupun terjadi perubahan petugas

Praktis dan tidak sulit dilakukan Menggunakan kategori yang jelas dan sederhana Harus dapat memenuhi kebutuhan seluruh

penggunanya

SISTEM YANG BAIK

Tempat penyimpanan mudah dan cepat dijangkau

Informasinya mudah diakses semua orang

Dokumen tidak rusak, kotor atau hilang

SIX STEPS TO BETTER FILES Step 1 : Pahami ruang lingkup permasalahan Step 2 : Inventarisasi apa yang harus dilakukan,

nilai guna arsip, duplikasi, hubungan arsip dan strategi yang akan dilakukan

Step 3 : Kembangkan Filing System yang akan diterapkan

Step 4 : Kembangkan program penyusutan & pemeliharaan

Step 5 : Terapkan teknologi Record Management

Step 6 : Siapkan Prosedur Manual