Slide 1

WELCOME

BYXI Administrasi Perkantoran 1SMK Negeri 1 NgawiAnika Yoga P01

FILING SISTEM ABJADAaAbPaSrGbDfBc

ARSIP kegiatan meneliti,mencatat,me-nyimpan,dan menemukan kembali surat/warkat dengan sistem tertentu pada suatu instansi

Macamnya:Sistem ABJADSistem TanggalSistem SubjekSistem AngkaSistem Wilayah

Filing Sistem AbjadAdalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.

Kelebihan Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Nama lebih mudah diingat.Arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama.cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana

KelemahanAda kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsistenNama yang sama mungkin membingungkan, Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan.Pemberian label pada Folder memakan tenaga yang banyak.

PROSEDUR PENYIMPANANPengumpulan SuratMemeriksaMengindeksMemberi Kode MenyortirMenempatkan Pemeliharaan, perawatan, dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

DAFTAR KLASIFIKASINama Perorangan Nama Perusahaan Instansi Pemerintah Nama Organisasi dan Perhimpunan

KODE NAMA ORANGNAMAUNIT IUNIT IIUNIT IIIUNIT IVKODECalistaCalista---CaDiah AyuAyuDiahAyRahma AzariAzariRahmaRa

Y.V. AbimanyuAbimanyuYVAbJendral Agung TanjungTanjungAgungJendralTaNy.Mentari BagasBagasMentariNyBaTania Binti AnggriantoBinti AnggriantoTaniaAn

Nama TunggalNama GandaNama MargaNama SingakatanNama Gelar BangsawanNama yang mengikuti nama SuamiBin

Kode Perusahaan&organisasi PemerintahanNamaUnit IUnit IIUnit IIIUnit IVKodePerusahaan Roti AromaAromaPerusahaan Roti-ArPT. Barata IndonesiaBarata IndonesiaPerseroanTerbatasBa

IKIPKeguruanIlmuPendidikanInstitutKeSMKN NGAWIMenengahKejuruanNegeriNgawiMe

IBMInternationalBusinessMachine-In

2. Surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z.3. Nama-nama telah diindeks disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut.4. Dapat dibuat tabel

NoKodeSubCaption1DDuDuta Mega2EElElengant Paper3HHaHarapan Bagus4MMaMakarya Perusahaan TerbatasMiMitra Jaya

DAFTAR KLASIFIKASIPT.Bukaka Raya

Filing Cabinet

MAP/FOLDER/SNELHECTER

GUIDE

KARTU INDEKS

HardwareAg (Penawaran Mesin Fax)

KOTAK SORTIR

BON PINJAM ARSIP

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALITelitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenyaIsilah bon peminjamanCari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip Ambillah arsip yang dimintaTempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambilSerahkan arsip kepada yang memerlukan.Setelah selesai, peminjam segera mengembalikan kepada Arsiparis.