KEPATUHAN PETUGAS FILING TERHADAP STANDAR PROSEDUR ...
Transcript of KEPATUHAN PETUGAS FILING TERHADAP STANDAR PROSEDUR ...
i
KEPATUHAN PETUGAS FILING TERHADAP STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN
DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK.II dr. SOEDJONO
MAGELANG TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
SRI WAHYU LINDA LESTARI
1 3 1 4 0 6 0
PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT atas
berkah dan rahmat-Nya-lah peneliti dapat menyelesaikan usulan penelitian ini.
Penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan
membantu penulis, yaitu :
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM., MPH selaku Ketua Prodi Diploma 3
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta sekaligus sebagai koordinator karya tulis ilmiah;
3. Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM selaku penguji yang telah memberikan saran
serta masukan kepada peneliti;
4. dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH selaku pembimbing yang telah
membimbing dan mengarahkan penulisan dalam pembuatan karya tulis
ilmiah;
5. dr. Rahmat Saptono, Sp.OG selaku Karumkit Rumah Sakit TK.II dr.Soedjono
Magelang.
6. Mayor CKM Mukti Wibowo, SKM selaku Kepala Unit Rekam Medis
Rumah Sakit TK.II dr.Soedjono Magelang telah memberikan izin untuk
melakukan penelitian;
7. Serka Stevanus S Riyadi, A.md Kep selaku pembimbing lapangan mahasiswa
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
8. Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang atas jasa-jasanya, kesabaran, doa dan
tidak pernah lelah untuk memberikan perhatian dan kasih sayang yang tulus
kepada peneliti;
9. Teman-teman prodi perekam medis dan informasi kesehatan, Sekolah Tinggi
Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta semua atas kebersamaan
dan support yang berarti bagi peneliti;
10. Serta semua pihak yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu, yang telah
mendukung dan membantu dalam menyusun karya tulis ilmiah ini.
v
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam karya tulis ilmiah ini. Namun
semoga bermanfaat bagi pembaca
Yogyakarta, 24 Juli 2017
Penulis
vi
Daftar Isi
Halaman Judul .................................................................................................. i
Halaman Pengesahan ....................................................................................... ii
Lembar Pernyataan........................................................................................... iii
Kata Pengantar ................................................................................................. iv
Daftar Isi........................................................................................................... v
Daftar Tabel ..................................................................................................... viii
Daftar Gambar .................................................................................................. ix
Daftar Singkatan............................................................................................... x
Intisari .............................................................................................................. xi
Abstract ............................................................................................................ xii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................................... 2
C. Tujuan .......................................................................................................... 3
D. Manfaat ........................................................................................................ 3
E. Keaslian Penelitian ...................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 6
A. Landasan Teoritis ........................................................................................ 6
1. Pengertian Rumah Sakit ......................................................................... 6
2. Rekam Medis .......................................................................................... 6
3. Dokumen Rekam Medis ......................................................................... 8
4. Keamanan ............................................................................................... 9
5. Kerahasiaan Rekam Medis ..................................................................... 9
6. Pelepasan Informasi Rekam Medis ........................................................ 10
7. Kepatuhan ............................................................................................... 11
8. Petugas Filing ......................................................................................... 11
9. Standar Operasional Prosedur ................................................................ 12
10. Unsur-Unsur Manajemen........................................................................ 12
B. Kerangka Teori ............................................................................................ 14
C. Kerangka Konsep ........................................................................................ 15
BAB III METODE PENELITIAN................................................................... 16
A. Desain Penelitian ......................................................................................... 16
1. Jenis Penelitian ....................................................................................... 16
2. Rancangan Penelitian.............................................................................. 16
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 17
1. Lokasi Penelitian .................................................................................... 17
2. Waktu Penelitian..................................................................................... 17
C. Subjek dan Objek Penelitian ....................................................................... 17
1. Subjek Penelitian .................................................................................... 17
2. Objek Penelitian...................................................................................... 17
D. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ............................................. 17
1. Variabel Penelitian.................................................................................. 17
2. Definisi Operasional ............................................................................... 18
vii
E. Alat dan Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 19
1. Alat Pengumpulan Data .......................................................................... 19
2. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 20
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ......................................................... 20
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ........................................................ 21
1. Metode Pengolahan ................................................................................ 21
2. Analisis Data ........................................................................................... 21
H. Etika Penelitian ............................................................................................ 22
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................... 23
A. Gambaran Umum Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang .................. 23
1. Profil Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ................................. 23
2. Sejarah Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang .............................. 23
3. Visi, Misi, Motto dan Tujuan ................................................................. 24
4. Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit TK.II dr.Soedjono Magelang ........ 25
5. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........... 26
B. Hasil ............................................................................................................. 27
1. Identifikasi Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Menjaga
Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah
Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........................................................ 27
a. Petugas Filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........... 27
b. Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Rekam Medis ................................................................. 27
c. Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan
dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II
dr. Soedjono Magelang ....................................................................... 28
2. Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing
Terhadap Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis ..................................................... 39
C. Pembahasan ................................................................................................. 44
1. Identifikasi Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Menjaga
Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah
Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........................................................ 44
2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing
Terhadap Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr.
Soedjono Magelang ................................................................................. 48
D. Keterbatasan Penelitian ............................................................................... 49
BAB V Kesimpulan dan Saran ........................................................................ 50
A. Kesimpulan ................................................................................................ 50
B. Saran ........................................................................................................... 50
Daftar Pustaka
Lampiran
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Definisi Operasional .................................................................................. 18
Tabel 4.1 Data Petugas Filing .................................................................................... 27
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori ...................................................................................... 14
Gambar 2.2 Kerangka Konsep .................................................................................. 15
Gambar 4.1 Presentase Data Petugas Yang Masuk Ruang Filing ............................. 30
x
DAFTAR SINGKATAN
AC = Air Conditioner
CCTV = Closed Circuit Television
CT Scan = Computed Tomography Scanner
Depkes = Departemen Kesehatan
EKG = Electrokardiogram
EEG = Electroencephalograph
ICU = Intensive Care Unit
HD = Haemodialisa
ICCU = Intensive Coronary Care Unit
IGD = Instalasi Gawat Darurat
IT = Information and Technology
Karumkit = Kepala Rumah Sakit
Menkes = Menteri Kesehatan
Permenkes = Peraturan Menteri Kesehatan
PKU = Pusat Kesehatan Umum
PNS = Pegawai Negeri Sipil
RI = Republik Indonesia
RI = Rawat Inap
RJ = Rawat Jalan
RS = Rumah Sakit
RSI = Rumah Sakit Islam
RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah
Rumkit = Rumah Sakit
SPO = Standar Prosedur Operasional
THT = Telinga Hidung Tenggorokan
TK = Tingkat
TNI-AD = Tentara Nasional Indonesia Angkatan Darat
USG = Ultrasonography
UU = Undang-Undang
VIP = Very Important Person
Yanmed = Pelayanan Medis
xi
KEPATUHAN PETUGAS FILING TERHADAP STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN
DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK.II dr. SOEDJONO
MAGELANG TAHUN 2017
Sri Wahyu Linda Lestari1, Rijantono Franciscus Maria
2
INTISARI
Latar Belakang: Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha
melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri.
Mengingat pentingnya berkas rekam medis, maka harus disimpan dan dipelihara
dengan baik dan benar maka akan mendukung tercapainya tertib administrasi.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan di minggu ke tiga bulan Mei tahun 2017 di
Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ada yang masuk ke ruang filing selain
petugas rekam medis seperti perawat, petugas administrasi bangsal dan
mahasiswa perawat. Hal tersebut bertentangan dengan prosedur yang sudah
ditetapkan.
Tujuan Penelitian: Untuk mengidentifikasi pelaksanaan standar prosedur
operasional keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis dan mengetahui
faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing terhadap standar
prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian dokumen rekam medis di
Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang.
Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan
pendekatan kuantitatif dan kualitatif (mix method) dan rancangan penelitian
menggunakan cross sectional. Subyek penelitian terdiri dari 6 orang petugas filing
dan 1 orang kepala rekam medis. Teknik pengumpulan data chek list, wawancara
dan observasi pada bulan Juni 2017.
Hasil: Identifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional menjaga keamanan
dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang dari 8 variabel ada 1 variabel yang tidak patuh tentang selain petugas
rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin
dari kepala bagian rekam medis. Faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan
petugas filing ruangan yang masih jadi satu dengan ruang penyediaan formulir
dan pengambilan selain itu faktor sungkan sesama pegawai rumah sakit untuk
melarang selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing.
Kata kunci: Kepatuhan Petugas Filing, Standar Prosedur Operasional, Menjaga
Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis 1Mahasiswa D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta 2Dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
xii
COMPETITION FILING TO OPERATIONAL PROCEDURES
STANDARDS KEEP SECURITY AND CONFIDENTIAL DOCUMENTS
OF MEDICAL RECORD IN HOSPITAL TK.II dr. SOEDJONO
MAGELANG 2017
Sri Wahyu Linda Lestari1, Rijantono Franciscus Maria
2
Abstract
Background: The activity of storing medical records is an attempt to protect the
medical record from the physical damage and contents of the medical record
itself. Given the importance of medical record files, it must be stored and
maintained properly and properly then it will support the achievement of orderly
administration. Based on preliminary study results in the third week of May 2017
at TK.II Hospital dr. Soedjono Magelang was the one who entered the filing room
besides medical records officers such as nurses, ward administration officers and
nursing students. This is contrary to established procedures.
Research purposes: To identify the implementation of standard operating
procedures for the security and confidentiality of medical record documents and
to know the factors affecting non-compliance filing officers against standard
operating procedures to maintain the security and confidentiality of medical
record documents at TK.II Hospital dr. Soedjono Magelang.
Research methods: This research use descriptive method with quantitative and
qualitative approach (mix method) and research design use cross sectional. The
subjects consisted of 6 filing officers and 1 head of medical record. Technique of
data collecting check list, interview and observation in June 2017.
Results: Identification of standard operational procedures to maintain the security
and confidentiality of medical record documents at TK.II Hospital dr. Soedjono
Magelang from 8 variables there is 1 variable that is not obedient about beside
medical record officer is not allowed into storage room without permission from
head of record medical part. Factors that affect non-compliance filing officer
room that still be one with the provision of the form and take the case other
factors hesitate fellow hospital employees to ban other than medical record
officers go into the filing room.
Keywords: Compliance Officer Filing, Standard Operating Procedures,
Maintaining the Security and Confidentiality of Medical Record Documents
1D3 students of medical records and health information STIKES Achmad
Generalas Yani Yogyakarta 2STIKES lecture Achmad Generals Yani Yogyakarta
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan diharapkan
dapat memberikan pelayanan yang efektif, efisien, diperlukan tata kerja yang
tertib, rapi, dan teliti dalam pendaftaran pasien maupun pengolahan data. Oleh
karena itu diperlukan suatu sistem yang akan menghasilkan informasi, yang cepat,
akurat, dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen.Salah satu
upaya rumah sakit dalam meningkatkan dan menjaga mutu pelayanan adalah
dengan menyelenggarakan pelayanan yang sebaik- baiknya, ditunjang dengan
pelayanan rekam medis. Rekam medis akan mencerminkan baik buruknya suatu
rumah sakit (Umi, 2012).
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis
dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus
disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah
sakit yang sangat berharga. Mengingat pentingnya berkas rekam medis, maka harus
disimpan dan dipelihara dengan baik dan benar maka akan mendukung
tercapainya tertib administrasi (Yeni, 2012).
Mengingat sangat pentingnya dokumen rekam medis, maka harus disimpan
dan dijaga kerahasiannya dengan baik dan benar, dengan begitu akan mendukung
tercapainya tertib administrasi. Penjagaan kerahasiaan dokumen rekam medis
kurang diperhatikan, hal ini dibuktikan dengan penelitian yang dilakukan oleh Lia
Evana di RSUD Wonosari tahun 2004, Widjayanti di RSUD Kota Yogyakarta
tahun 2008 dan Megawati di RSI Amal Sehat Sragen tahun 2008. Ketiga
penelitian ini menyatakan bahwa banyak pihak yang keluar masuk diruang
penyimpanan dokumen rekam medis, hal ini bertentangan dengan prosedur
keamanan, sumber daya manusia yang belum mengetahui tentang kepemilikan
dan kerahasiaan rekam medis dan kebijakan atau prosedur yang ada belum dapat
dilaksanakan sepenuhnya.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan di minggu ke tiga bulan mei tahun 2017
di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang petugas filing mempunyai tanggung
2
jawab menjaa keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis yang disimpan di
ruang filing. Mengenai hal tersebut sudah terdapat larangan di depan pintu masuk
ruang filing “selain petugas rekam medis dilarang masuk ke ruang filing” namun
masih ada yang masuk ke ruang filing seperti perawat, petugas administrasi
bangsal dan mahasiswa perawat. Hal tersebut bertentangan dengan prosedur yang
sudah ditetapkan. Berdasarkan studi pendahuluan yang sudah dijelaskan maka
penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul “Kepatuhan Petugas
Filing Terhadap Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang Tahun 2017”.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana kepatuhan petugas filing terhadap stamdar prosedur operasional
menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II
dr. Soedjono Magelang Tahun 2017?
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui kepatuhan petugas filing terhadap standar prosedur
operasional menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di
Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang tahun 2017.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang.
b. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing
terhadap standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian
dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang.
3
D. Manfaat
1. Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan pengambilan
keputusan bagi rumah sakit mengenai, “kepatuhan petugas filing terhadap
standar prosedur operasional menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis di
Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang tahun 2017”.
2. Bagi Peneliti
Dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti, tenaga rekam
medis maupun mahasiswa Program D3 Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan tentang “kepatuhan petugas filing terhadap standar prosedur
operasional menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II
dr. Soedjono Magelang tahun 2017”.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya
dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti
bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan
pendidikan Program D-3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
4. Bagi Peneliti Lain
Dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan
melakukan penelitian sejenis.
E. Keaslian Penelitian
Ada beberapa penelitian lain dengan tema yang berkaitan pernah dilakukan oleh
beberapa peneliti diantaranya adalah :
1. Hanna (2016) dengan penelitian berjudul “Keamanan Berkas Rekam Medis di
RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang”.
Tujuan penelitian ini mengetahui keamanan berkas rekam medis dilihat
dari segi fisik dan dilihat dari nilai segi non fisik. Hasil penelitian yaitu,
keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik di RSUD Dr. H. Ibnu
Sutowo Baturaja Palembang pada komponen yang aman adalah tinta, kertas.
Sedangkan komponen yang tidak aman adalah map dan rak terbuka. Untuk
4
keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi non fisik pada komponen yang
aman adalah gempa.Sedangkan komponen yang tidak aman adalah bahaya
bencana kebakaran, pihak lain/tidak berwenang, debu, dan kecoa.
Persamaan dalam peneltian Hanna (2016) sama-sama meneliti keamanan
berkas rekam medis. Perbedaan dalam penelitian Hanna (2016) jenis
penelitian yang digunakan yaitu deskriptif pendekatan kualitatif sedangkan
dalam penelitian ini menggunakan deskriptif pendekatan kuantitatif dan
kualitatif(mix method) dan rancangan penelitian yang digunakan yaitu
fenomologi sedangkan dalam penelitian ini menggunakan cross sectional.
2. Yesi (2016) dengan penelitian berjudul “Tinjauan Kepatuhan Petugas Rekam
Medis Dalam Menjaga Kerahasiaan dan Keamanan Isi Rekam Medis di RSUD
Pasar Rebo”.
Tujuan penelitian ini mengidentifikasi pelaksanaan prosedur operasional
kerahasiaan dan keamanan isi rekam medis, menganalisa masalah kepatuhan
menjaga kerahasiaan dan keamanan isi rekam medis dan mengidentifikasi
faktor-faktor yang mempengaruhi kepatuhan menjaga kerahasiaan dan
keamanan isi rekam medis di RSUD Pasar Rebo.
Hasil penelitian yaitu kepatuhan standar prosedur operasional (SPO)
kerahasiaan dan keamanan isi rekam medis belum sepenuhnya berjalan dengan
baik. Faktor-faktor yang mempengaruhi kepatuhan dalam menjaga kerahasiaan
dan keamanan isi rekam medis yaitu faktor pendidikan, rata-rata di instalasi
rekam medis semua lulusan SMA dan hanya dua orang petugas rekam
medisyang lulusan D3 rekam medis, faktor sikap yang kurangnya rasa
tanggung jawab dan faktor sarana dan prasarananya yang tidak mendukung.
Persamaan dalam penelitian Yesi (2016), sama meneliti kepatuhan petugas
dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan. Perbedaan dalam penelitian Yesi
(2016), jenis penelitian yang digunakan diskriptif sedangkan dalam penelitian
ini menggunakan deskriptif pendekatan kuantitatif dan kualitatif (mix method).
5
3. Umi (2012) dengan penelitian berjudul “Pelaksanaan Kerahasiaan Dokumen
Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Karanganyar”.
Tujuan penelitian ini mengetahui pelaksanaan kerahasiaan dokumen rekam
medis pasien rawat inap pada tahun 2012, kondisi lokasi, sarana, dan ruang
penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat inap, kerahasiaan
penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat inap, pelaksanaan kebijakan
kerahasiaan dokumen rekam medis pasien rawat inap di Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Karanganyar.
Hasil penelitian yaitu Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar
diperoleh hasil penelitian yaitu pelaksanaan kerahasiaan dokumen rekam medis
pasien rawat inap di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar belum
sesuai dengan Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 dan belum
sesuai dengan Kebijakan dan Protap yang digunakan di Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Karanganyar. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis
pasien rawat inap dengan rawat jalan sebaiknya dijadikan satu ruang
penyimpanan, kebijakan dan protap di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Karanganyar di sosialisasikan kepada semua petugas rekam medis, dan jendela
di ruang penyimpanan sebaiknya selalu dalam keadaan tertutup, supaya
kerahasiaan dan keamanan dokumen lebih terjaga.
Persamaan dalam penelitian Umi (2012), rancangan penelitian
menggunakan cross sectional. Perbedaan dalam penelitian Umi (2012) jenis
penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif sedangkan dalam penelitian ini
menggunakan deskriptif pendekatan kuantitatif dan kualitatif (mix method).
23
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono
Magelang
1. Profil Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
Rumah Sakit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono sebagai badan pelaksana Kesdam
IV/Diponegoro mempunyai tugas pokok melaksanakan dukungan kesehatan
disetiap kegiatan apabila diperlukan dan pelayanan kesehatan bagi Prajurit TNI
AD, PNS beserta keluarganya, serta sebagai Rumah Sakit Rujukan diwilayah
Kodam IV dan sekitarnya Rumah Sakit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono tidak
hanya secara khusus melayani prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya,
namun juga melayani masyarakat umum di wilayah Magelang dan sekitarnya.
2. Sejarah Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
Rumkit Tk.II dr. Soedjono Magelang sebagai Rumah Sakit TNI-AD dan
pusat layanan rujukan kesehatan Angkatan Darat di wilayah Kodam IV/
Diponegoro dalam perjalanannya telah banyak mengalami perkembangan dan
pencapaian yang cukup pesat. Sejak saat didirikan sampai dengan tahun 1986
kondisi bangunan rumah sakit tidak banyak mengalami perubahan ataupun
penambahan bangunan. Kalaupun ada sifatnya hanya pemeliharaan/ perbaikan
bangunan yang ada. Namun sejak 20 tahun terakhir tepatnya era tahun 2000
hingga sekarang, Rumkit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono telah mengalami
perkembangan dan pencapaian yang sangat pesat.
Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung ICU dengan
kapasitas 12 tempat tidur yang merupakan bantuan hibah dari Pemerintah
Provinsi Jawa Tengah yang pengoperasionalannya secara resmi digunakan
bulan April tahun 2012, serta perbaikan ruang rawat inap Taruna juga pada
tahun 2012. Tahun 2013 hingga tahun 2014 telah diperbaikinya sarana dan
prasarana pendukung pelayanan rumah sakit, diantaranya pemasangan paving
lap tenis, bangunan pagar lap tenis, pengeramikan ruang dan dinding luar
kantor staf, pengadaan pintu kamar mandi ruang Edelweis, IGD dan Dahlia,
24
pengecatan bertahap seluruh ruangan, pengeramikan dinding ruang HD,
pembangunan ruang tunggu poliklinik, pembangunan kantor PPBP-AD,
pembangunan tempat Loundry, penambahan AC (Air Conditioner), pembuatan
taman depan rumah sakit dll. Semuanya bertujuan agar pelayanan kesehatan
yang diberikan di Rumkit Tk II dr. Soedjono dapat dilaksanakan secara
maksimal.
3. Visi, Misi, Motto dan Tujuan
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang mempunyai visi, misi, motto
dan tujuan sebagai berikut:
a. Visi
Menjadi Rumah Sakit kebanggaan setiap prajurit.
b. Misi
1) Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit di jajaran Kodam IV/
Diponegoro.
2) Meningkatkan mutu pelayanan spesialis sesuai dengan standar rumah
sakit tingkat II.
3) Memiliki sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang cukup
memadai secara kualitas maupun kuantitas.
c. Motto
Senyum, Sapa, Sentuh, Sembuh (S4).
d. Tujuan
Terciptanya derajat kesehatan yang tinggi bagi prajurit TNI, PNS dan
keluarganya serta masyarakat pada umumnya.
4. Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang terdapat fasilitas pelayanan rawat
jalan, rawat inap dan fasilitas penunjang medik lainnya, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Rawat Jalan
1) Klinik Umum
2) Klinik Gigi dan Mulut
3) Klinik Penyakit Dalam
25
4) Klinik Bedah Umum, Bedah Orthopedi dan Bedah Saraf
5) Klinik Anak
6) Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan
7) Klinik Kulit dan Kelamin
8) Klinik Paru
9) Klinik Mata
10) Klinik THT
11) Klinik Saraf
12) Klinik Jiwa
13) Klinik Rehab Medik
14) Klinik Jantung
15) Klinik Psikologi
16) Klinik Khusus
17) Klinik Akupunktur
18) Klinik Gizi
b. Rawat Inap
1) Ruang Anggrek (Kebidanan)
2) Ruang Bougenville (Penyakit dalam)
3) Ruang Cempaka (Bedah kelas III)
4) Ruang Edelweis (Bedah kelas I, II dan VIP)
5) Ruang Dahlia (Kelas utama)
6) Ruang Nusa Indah (Kelas VIP)
7) Ruang Flamboyan (Anak)
8) Ruang Melati (Kelas I penyakit dalam)
9) Ruang Mawar (Jiwa)
10) Ruang Seruni (Penyakit dalam kelas III)
11) ICU/ ICCU
c. Penunjang Diagnostik
1) Laboratorium
2) Radiologi
3) Spirometry
26
4) USG
5) EKG
6) CT Scan
7) Tread mill
8) Endoscopi
9) Hemodialisa
10) Fisiotherapi
11) Instalasi Farmasi
12) Penunjang Umum (instalasi gizi, loundry, pemulasaraan jenazah);
13) IGD 24 jam
5. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
27
B. Hasil
1. Identifikasi Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
sudah terdapat ruang penyimpanan atau ruang filing untuk tempat
penyimpanan dokumen rekam medis aktif maupun non aktif. Ruang filing
tersebut masih jadi satu dengan ruang penyediaan formulir dan pengambilan
formulir, sehingga akses jalan untuk pengambilan formulir harus melalui ruang
filing.
a. Petugas Filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
Petugas filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang berjumlah 6
orang, berikut data petugas filing:
Tabel 4.1 Tabel Data Petugas Filing
No Nama Jabatan Umur Pendidikan Masa
Kerja
1 Responden A Petugas filing 38 Tahun D3 Rekam
Medis
9 Tahun
2 Responden B Petugas filing 25 Tahun D3 Rekam
Medis
4 Bulan
3 Responden C Petugas filing 28 Tahun D3 Manajemen
Perkantoran
4 Tahun
4 Responden D Petugas filing 24 Tahun D3 Rekam
Medis
4 Bulan
5 Responden E Kepala filing 51 Tahun SMA 5 Tahun
6 Responden F Petugas filing 43 Tahun SMA 7 Tahun
b. Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan
Rekam Medis
Standar prosedur operasional dengan nomor dokumen
/SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen
rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang:
1. Petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada ruangan
khusus di rak yang sudah disediakan.
28
2. Selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan
penyimpanan tanpa seizin dari kepala bagian rekam medis.
3. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan
perundang-undangan.
4. Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam medis bila ruangan
ditinggal tanpa pengawasan.
5. Kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas penyimpanan rekam medis,
juga diiliki oleh kepala bagian rekam medis.
6. Selama penderita berobat ke poliklinik atau dirawat, rekam medis
menjadi tanggung jawab perawat dan harus menjaga kerahasiaanya.
7. Petugas pelayanan pasien dokter/perawat/bidan/petugas penunjang
lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis lainnya kepada
siapapun tanpa ijin.
8. Pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di Rumah Sakit.
c. Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr.
Soedjono Magelang
Berikut hasil observasi dan wawancara dengan petugas filing dan
triangulasi terkait kepatuhan petugas filing terhadap SPO dengan nomor
dokumen /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan kerahasiaan
dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono sebagai berikut:
1) Petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada ruangan
khusus di rak yang sudah disediakan.
Berdasarkan hasil observasi yang menyimpan dokumen rekam medis
adalah petugas filing. Sedangkan berdasarkan hasil wawancara ada
Responden yang berpendapat lain tentang penyimpanan dokumen rekam
aktif dan nonaktif adalah petugas analisa dengan petugas filing. Hal
tersebut didukung oleh hasil wawancara sebagai berikut.
29
Hasil wawancara dengan Responden A:
Petugas yang menyimpan dokumen aktif dan non aktif adalah petugas
analisa sama petugas filing…
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Yang menyimpan petugas filing …
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Petugas filing …
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Ya petugas filing …
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Anggota filing …
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Petugas filing …
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Itu ada di petugas filing ya …
Triangulasi
30
2) Selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan
penyimpanan tanpa seizin dari kepala bagian rekam medis.
Berdasarkan hasil observasi bahwa di dalam pelaksanaannya masih
ada selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing padahal sudah
terdapat larangan “stop selain petugas rekam medis dilarang masuk ke
ruang filing” dan semua petugas filing masih mengizinkan selain petugas
rekam medis masuk ke ruang filing. Hal tersebut dapat didukung dengan
hasil observasi terkait petugas yang masuk ruang filing selama 5 hari
didapatkan dari pihak internal yaitu perawat berjumlah 29 orang dengan
presentase 46%, petugas administrasi bangsal berjumlah 21 orang dengan
presentase 33% dan untuk dari pihak eksternal mahasiswa perawat
berjumlah 13 dengan presentase 21%.
Berikut hasil presentase data petugas yang masuk ruang filing:
Gambar 4.1 Presentase Data Petugas yang Masuk Ruang Filing
Sumber: Hasil Observasi Penelitian, 2017
Sedangkan berdasarkan hasil wawancara semua Responden sudah
mengetahui bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk ruang
filing. Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai
berikut.
46%
33%
21%
Data Petugas yang Masuk Ruang
Filing
Perawat
Petugas Administrasi
Bangsal
Mahasiswa Perawat
31
Hasil wawancara dengan Responden A:
Selain petugas rekam medis yang anu yang berkepentingan yang boleh
masuk ruang filing itu. Seperti tim akreditasi karena dia
berkepentingan…
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Hanya petugas rekam medis yang boleh masuk ruang filing…
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Tidak ada…
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Kepala rekam medis dan tim akreditasi…
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Ya hanya petugas filing yang boleh dengan anggota yanmed…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Gak boleh selain petugas filing sebenarnya, petugas atau staf rekam
medis juga gak boleh …
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Hanya petugas rekam medis, petugas filing…
Triangulasi
32
3) Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
badan atau perorangan kecuali yang telah dtentukan oleh peraturan
perundang-undangan.
Berdasarkan hasil observasi tidak dijumpai ada yang mengutip isi
rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara ada 2 orang Responden yang
berpendapat jika isi rekam medis boleh dikutip karena dibutuhkan untuk
klaim asuransi dan selama tujuannya untuk penyelidikan, pengadilan
ataupun untuk pendidikan akan tetapi tidak boleh menyebutkan
identitasnya. Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara
sebagai berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Boleh.… Karena dibutuhkan untuk klaim asuransi...
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Tidak boleh.… Karena rahasia...
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Tidak boleh.… Karena dokumen rahasia...
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Tidak boleh.… Karena bersifat rahasia...
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Enggak.… Karena rahasia...
Responden E
33
Hasil wawancara dengan Responden F:
Gak boleh.… Karena bersifat rahasia...
Responden F
Hasil wawancara dengan triangulasi sebagai berikut:
Mengutip itu boleh ya to... Ya dengan tujuan untuk misalnya
penyelidikan pengandilan ataupun untuk pendidikan dokter tapi tidak
boleh untuk di foto ataupun di fotocopy dan tidak boleh sebutkan nama
dan identitasnya…
Triangulasi
4) Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam medis bila ruangan
ditinggal tanpa pengawasan.
Berdasarkan hasil observasi ruang filing dikunci setelah jam kerja
atau disaat pulang kerja, dan ruang filing jika ditinggal selalu ada petugas
filing yang berada di ruang filing. Berdasarkan hasil wawancara semua
Responden berpendapat pintu dikunci ketika pulang kerja atau ketika
ruang filing ditinggal. Hal tersebut dapat didukung oleh hasil wawancara
sebagai berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Ya ruang filing terkunci kan karena kantor yanmed juga terkunci...
dikunci pas jam pulang…
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Mengunci… pas pulang…
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Ya, Setiap saat pintu harus terkunci pada kenyataannya saat pulang
dinas..
Responden C
34
Hasil wawancara dengan Responden D:
Ya benar … Ketika pulang kalo sudah jam kerjanya habis…
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Mengunci… saat ditinggal…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Kalo disini yang mengunci pintu ruang filing ga ada kuncinya ini kan
ruangannya jadi satu ya jadi kuncinya jadi satu… Ketika pulang
dikunci…
Responden F
Hasil wawancara dengan triangulasi sebagai berikut:
Ya mengunci… Itu ketika diluar jam dinas atau pada saat jam dinas
pada saat istirahat…
Triangulasi
5) Kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas penyimpanan rekam medis,
juga dimiliki oleh kepala bagian rekam medis.
Berdasarkan hasil wawancara ada 1 Responden yang berpendapat bahwa
kunci dimiliki oleh petugas TPPRI.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Dimiliki petugas filing, petugas yanmed …
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Petugas filing, kepala rekam medis …
Responden B
35
Hasil wawancara dengan Responden C:
Yang punya ya TPPRI…
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Kepala ruangan yanmed, kepala rekam medis, piketan depan …
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Petugas filing saja…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Kepala rekam medis dan petugas filing…
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Yang pertama petugas rekam medis dan saya sebagai kepala rekam
medis…
Triangulasi
6) Selama penderita berobat ke poliklinik atau dirawat, rekam medis
menjadi tanggung jawab perawat dan harus menjaga kerahasiannya.
Berdasarkan hasil wawancara ada 1 Responden yang berpendapat
bahwa dokumen rekam medis tersebut menjadi tanggung jawab semua
petugas pelayanan medis atau petugas rekam medis. Hal tersebut dapat
didukung oleh hasil wawancara sebagai berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Ya semua petugas yanmed…
Responden A
36
Hasil wawancara dengan Responden B:
Jadi tanggung jawab perawat…
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Ya perawat…
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Kalo berkas keluar itu jadi tanggung jawab perawat poli kalo dirawat
jadi tanggung jawab perawat bangsal…
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Perawat…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Perawat…
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Selama dirawat menjadi tanggung jawab petugas yang menangani
pasien, perawat ataupun dokter ataupun yang di poliklinik yaitu
petugas poliklinik…
Triangulasi
7) Petugas pelayanan pasien dokter/perawat/bidan/petugas penunjang medis
lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa
ijin.
Berdasarkan hasil wawancara semua Responden mengetahui bahwa
dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa ijin.
Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut.
37
Hasil wawancara dengan Responden A:
Gak boleh … Karena dokumen rahasia…
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Gak boleh … Karena milik pasien dan rahasia …
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Tidak boleh … dokumen rahasia…
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Tidak boleh … Karena dokumen rekam medis rahasia…
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Hanya dokter yang boleh sesuai permintaan pasien… Kalau pasien
mau minta rujukan atau keperluan jasa raharja kaya gitu baru dokter
ngasih izin…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Tidak boleh … Karena dokumen rekam medis rahasia…
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Tidak boleh … Karena sesuai SPO kita data itu hanya diberikana
kepada pasiennya yang berhak mengetahui atau keluarga langsung bisa
anak istri ataupun orang tua …
Triangulasi
38
8) Pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di Rumah Sakit.
Berdasarkan hasil observasi terkait pelepasan informasi yang
melaksanakan ada di petugas SKM (Surat Keterangan Medis). Sehingga
petugas filing tidak menguasai tentang pelepasan informasi rekam medis.
Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Pelepasan informasi ya saat dokumen rekam medisnya dipinjam, terus
saat pelaporan…
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Pelepasan informasi izin dulu sama kepala rekam medis, udah dapat
izin to dari kepala rekam medis data apa yang dibutuhkan nanti
dikasih…
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Melalui infokes …
Responden C
Hasil wawancara dengan responden D:
Ya pake prosedur yang udah ada. Ya setau saya pake surat itu kalo
mau ngajuin pake surat kalo misal kecelakaan dari jasa raharja …
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Pelepasan informasi harus izin kepala rumah sakit dengan dokter,
kalau kita tidak berhak mengeluarkan informasi itu karena sesuai
kebutuhan pasien…
Responden E
39
Hasil wawancara dengan Responden F:
Pelepasan informasi rekam medis ya satu harus ada surat tembusan
dari pihak yang meminta rekam medis seperti visum itu harus ada surat
visum yang ditujukan ke rumah sakit untuk permintaan visum et
refertum, yang kedua untuk asuransi swasta dari prudential atau jasa
raharja itu juga sama harus ada surat permintaan pengisian blangko…
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Pelepasan informasi itu harus izin kepala rumah sakit terus yang
bersangkutan kepala rekam medis untuk memberikan itupun tidak bisa
langsung di fotocopy itu harus memberikan secara tertulis saja tapi
kalo untuk resume ringkasan pasien keluar pasien diberikan saat
pulang …
Triangulasi
Berdasarkan hasil observasi tentang identifikasi pelaksanaan standar
prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam
medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang dari 8 variabel ada 1
variabel yang tidak patuh tentang selain petugas rekam medis tidak
diperbolehkan masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin dari kepala
bagian rekam medis. Sehingga secara umum dikatakan belum patuh
terhadap standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasiaan
dokumen rekam medis.
2. Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing Terhadap
Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan
Dokumen Rekam Medis
Dari hasil wawancara didapatkan faktor-faktor yang mempengaruhi
ketidakpatuhan petugas filing terhadap standar prosedur operasional menjaga
keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis sebagai berikut.
a. SDM
Kualifikasi pendidikan petugas filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang yang berlatar belakang pendidikan D3 Rekam Medis berjumlah 3
40
orang, 1 orang berlatar belakang pendidikan D3 Manajemen Perkantoran
dan 2 orang berlatar belakang pendidikan SMA.
b. Sistem
Setiap unit kerja mempunyai Standar Proedur Operasional (SPO) yang
akan dijadikan landasan untuk bekerja. Dari hasil penelitian di Rumah Sakit
TK.II dr. Soedjono Magelang sudah ada SPO yang mengatur tentang
menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Responden dan
Triangulasi bahwa SPO benar adanya dan yang sudah mendapatkan
sosialisasi terkait SPO menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam
medis berjumlah 4 Responden sedangkan 2 Responden belum mendapatkan
sosialisasi dikarenakan pegawai baru. Namun triangulsi mengatakan bahwa
SPO tersebut sudah disosialisasikan. Hal tersebut dapat didukung dengan
hasil wawancara sebagai berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
SPOnya itu ada... SPOnya sudah disosialisasikan...
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
SPOnya sudah ada… aku pegawai baru sih dek belum disosialisasikan…
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
SPOnya ada… Sudah disosialisasikan…
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
SPO ada… aku pegawai baru belum…
Responden D
41
Hasil wawancara dengan Responden E:
SPOny ada… Sudah…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Ada untuk SPO… Sudah…
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
SPO ya ada … Sosialisasi sudah dilakukan …
Triangulasi
c. Sarana Prasarana
1) Ruang Filing
Ruang filing menjadi faktor utama dalam menjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang. Berdasarkan hasil observasi masih dijumpai seperti perawat,
petugas admin, mahasiswa perawat masuk ke ruang filing untuk
peminjaman dokumen rekam medis dan pengambilan dokumen rekam
medis selain itu untuk pengambilan formulir karena ruang penyediaan
formulir masih jadi satu dengan ruang filing. Sedangkan berdasarkan
hasil wawancara hal tersebut dikarenakan faktor tidak enak teman satu
rumah sakit jadi sudah biasa masuk ke ruang filing dan akses jalannya
juga harus melewati ruang filing untuk pengambilan formulir. Hal ini
dapat didukung dengan hasil wawancara oleh Responden sebagai
berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Kalo perawat disini sebenernya gak boleh tapi karena jalan masuknya
itu, terus karena penataan gedungnya gak sessuai maka jalan masuk
anu masuknya harus lewat gudang filing selain itu untuk pengambilan
formulir…
Responden A
42
Hasil wawancara dengan Responden B:
Ya karena ini gedungnya jadi satu to dek, mau ga mau lewatnya harus
ke ruang filing. Biasanya keperluan ambil formulir…
Responden B
Hasil wawancara dengan Responden C:
Itu harus seizin kepala ruangan. Perawat masuk lha piye meneh ro
konco ra kepenak soalnya biasanya perawat masuk minta racikan lha
jalane itu ada satu harus melalui ruang filing…
Responden C
Hasil wawancara dengan Responden D:
Karena itu mau minta lembar apa namanya lembar racikan karena
ruangannya belum terpisah jadi lewatnya ruang filing seperti itu…
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
Kalau perawat itu hanya meminjam dokumen, sama blangko…
Responden E
Hasil wawancara dengan Responden F:
Biasanya kalo udah kenal biasa to masuk tapi kalo orang lain gak bisa.
Kalo disini kan pintunya untuk masuk keluar gampang jadi ruangannya
itu belum representative…
Responden F
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
Kalo perawat itu gak boleh itu menyalahi seharusnya dia melapor ke
saya atas perintah siapa kalo dari perintah pimpinan yang memang di
bolehkan.... Biasanya juga untuk mengambil formulir…
Ruang formulir letaknya sebenarnya ada diruangan khusus terpisah
dari ruang rekam medis atau ruang filing tapi karena ruangan itu dipake
untuk penyimpanan arsip rekam medis BPJS sehingga ruangan itu
tidak bisa digunakan. Jadi mau tidak mau campur dengan ruang filing.
Yang paling minim akhirnya lewat pintu samping sebelah timur.
Triangulasi
43
2) Keamanan
Dalam mendukung keamanan di ruang filing Rumah Sakit TK.II dr.
Soedjono Magelang berdasarkan hasil observasi sudah terdapat CCTV di
ruang filing yang memang berfungsi dan monitor terdapat di ruang jaga
piket depan. Sedangkan berdasarkan hasil wawancara memang benar
adanya dua CCTV di ruang filing yang memang berfungsi. Hal tersebut
dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut.
Hasil wawancara dengan Responden A:
Iya ada CCTV, dua di ruang filing. Itu hidup bisa dilihat di piketan
depan..
Responden A
Hasil wawancara dengan Responden B:
Ada ada CCTV di ruang filing. Ya hidup itu masa mati monitornya ada
di piketan depan…
Responden B
Hasil wawancara dengan responden C:
CCTV… ada itu dua. Ya hidup donk…
Responden C
Hasil wawancara dengan responden D:
Ada kok CCTV di ruang filing, ya hiduplah bisa dilihat di bagian
depan piketan…
Responden D
Hasil wawancara dengan Responden E:
CCTV ada, ya hidup itu..
Responden F
Hasil wawancara dengan Responden F:
CCTV ada dua , hidup…
Responden E
44
Hasil wawancara dengan Triangulasi:
CCTV diruang filing itu ada terdapat dua CCTV, dalam keadaan hidup
bisa dan itu dapat dilihat di bagian piket depan…
Triangulasi
C. Pembahasan
1. Identifikasi Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Menjaga
Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit
TK.II dr. Soedjono Magelang
Berdasarkan hasil penelitian terkait pelaksanaan SPO menjaga keamanan
dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang tahun 2017 didapatkan hasil sebagai berikut.
a. Petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada ruangan
khusus di rak yang sudah disediakan.
Petugas filing adalah orang yang melakukan kegiatan menyimpan,
penataan atau penyimpanan dokumen rekam medis untuk mempermudah
pengambilan kembali (Rustiyanto, 2011). Sedangkan menurut
/SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam
medis petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada
ruangan khusus di rak yang sudah disediakan.
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang dalam pelaksanaan kegiatan menyimpan, penataan atau
penyimpanan dokumen rekam medis ialah petugas filing. Hal tersebut sudah
sesuai dengan SPO/MKI/IV/2017 namun berdasarkan wawancara 1
Responden berpendapat bahwa kegiatan menyimpan, penataan atau
penyimpanan dokumen rekam medis ialah petugas analisa dan petugas
filing.
b. Selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan
penyimpanan tanpa seizin dari kepala bagian rekam medis.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan
45
masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin dari kepala bagian rekam
medis.
Tidak memberikan ijin kepada pihak tertentu yang tidak berkepentingan
untuk memasuki ruang penyimpanan dokumen (Wewenang petugas filing di
Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang).
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang masih ada selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing
padahal sudah terdapat larangan “stop selain petugas rekam medis dilarang
masuk ruang filing” dan semua petugas filing masih mengizinkan selain
petugas rekam medis masuk ke ruang filing. Yang masuk ke ruang filing
selain petugas rekam medis yaitu dari pihak internal perawat 46%, petugas
administrasi bangsal 33% sedangkan dari pihak eksternal mahasiswa
perawat 21%. Berdasarkan hasil wawancara petugas filing sudah
mengetahui bahwa selain petugas rekam medis tidak boleh masuk ruang
filing. Hal tersebut belum sesuai dengan SPO/MKI/IV/2017.
c. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-
badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan
perundang-undangan.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam
medis untuk badan-badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan
oleh peraturan perundang-undangan.
Permenkes RI Nomor 36 Tahun 2012 tentang Rahasia Kedokteran Bab
IV Pasal 6 tentang pembukaan rahasia kedokteran untuk kepentingan
kesehatan pasien sebagaimana dimaksud pasal 5 meliputi:
1) Kepentingan pemeliharaan kesehatan, pengobatan, penyembuhan dan
perawatan pasien; dan
2) Keperluan admnistrasi, pembayaran asuransi atau jaminan pembiayaan
kesehatan
Permenkes RI Nomor 269/Menkes/III/2008 Bab IV Pasal 10 ayat 2
tentang kerahasiaan rekam medis Informasi tentang identitas, diagnosis,
46
riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan dapat dibuka
dalam hal:
1) Untuk kepentingan kesehatan pasien;
2) Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan
hukum atas perintah pengadilan;
3) Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-
undangan; dan
4) Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis, sepanjang
tidak menyebutkan identitas pasien.
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang tidak dijumpai ada yang mengutip isi rekam medis. Sedangkan
berdasarkan wawancara Responden mengatakan boleh dikutip selama
tujuannya untuk penyelidikan, pengadilan ataupun untuk pendidikan akan
tetapi tidak boleh menyebutkan identitasnya. Hal tersebut sudah sesuai
dengan SPO/MKI/IV/2017 dan teori Permenkes RI Nomor 269/Menkes
/III/2008 Bab IV Pasal 10 ayat 2.
d. Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam medis bila ruangan ditinggal
tanpa pengawasan.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam
medis bila ruangan ditinggal tanpa pengawasan.
Berdasarkan hasil observasi ruang filing dikunci setelah jam kerja atau
disaat pulang kerja, dan ruang filing jika ditinggal selalu ada petugas filing
yang berada di ruang filing. Berdasarkan hasil wawancara semua Responden
mengatakan pintu dikunci ketika pulang kerja atau ketika ruang filing
ditinggal. Hal tersebut sudah sesuai SPO/MKI/IV/2017.
e. Kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas penyimpanan rekam medis, juga
dimiliki oleh kepala bagian rekam medis.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas
penyimpanan rekam medis, juga diiliki oleh kepala bagian rekam medis.
47
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing tidak semua
menjawab bahwa kunci dimiliki oleh kepala rekam medis dan petugas filing.
Ada Responden yang mengatakan bahwa kunci dimiliki oleh petugas
TPPRI.
f. Selama penderita berobat ke poliklinik atau dirawat, rekam medis menjadi
tanggung jawab perawat dan harus menjaga kerahasiaanya.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis selama penderita berobat ke poliklinik atau
dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat dan harus menjaga
kerahasiaanya.
Berdasarkan hasil wawancara ada Responden mengatakan bahwa
dokumen rekam medis tersebut menjadi tanggung jawab semua petugas
pelayanan medis atau petugas rekam medis. Hal tersebut belum sesuai
dengan SPO/MKI/IV/2017.
g. Petugas pelayanan pasien dokter/perawat/bidan/petugas penunjang lainnya
dilarang memberikan isi data rekam medis lainnya dilarang memberikan isi
data rekam medis kepada siapapun tanpa ijin.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis petugas pelayanan pasien dokter/ perawat/ bidan/
petugas penunjang lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis
lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa
ijin.
Berdasarkan hasil wawancara semua Responden mengetahui bahwa
dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa ijin. Hal
tersebut sudah sesuai dengan SPO/MKI/IV/2017.
h. Pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di Rumah Sakit.
Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan
kerahasiaan rekam medis pelepasan informasi rekam medis harus sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit. Sedangakn menurut
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB IV Pasal 10 Ayat 3:
48
“Permintaan rekam medis untuk tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan
kesehatan”.
Berdasarkan hasil observasi yang melakukan pelepasan informasi di
Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ialah petugas SKM (Surat
Keterangan Medis) sehingga petugas filing tidak begitu mengusai tentang
pelepasan informasi tersebut.
2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing
Terhadap Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan
Kerahasian Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang
a. Sistem
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
512/Menkes/Per/IV/2007 tentang izin praktik kedokteran, standar
operasional prosedur memberikan langkah-langkah yang benar dan terbaik
berdasarkan consensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan
fungsi pelayanan kesehatan.
Setiap unit kerja mempunyai Standar Proedur Operasional (SPO) yang
akan dijadikan landasan untuk bekerja di Rumah sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Responden belum semua
petugas filing mendapatkan sosialisasi terkait SPO menjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis.
b. Sarana Prasarana
1) Ruang Filing
Ruang filing menjadi tempat untuk penyimpanan dokumen rekam
medis agar terjaga keamanan dan kerahsaiaannya di Rumah Sakit TK.II
dr. Soedjono Magelang. Berdasarkan hasil wawancara dengan
Triangulasi ruang penyediaan formulir sebenarnya letaknya terpisah dari
ruang rekam medis maupun ruang filing. Akan tetapi karena ruang
tempat pengambilan maupun pembuatan formulir tersebut dipakai untuk
49
penyimpanan arsip rekam medis BPJS sehingga ruangan tersebut tidak
bisa digunakan, dan biasanya yang akan mengambil formulir juga bisa
lewat pintu sebelah timur.
2) Keamanan
Keamanan (security) adalah perlindungan terhadap privasi seseorang
dan kerahasiaan rekam medis. Dengan kata lain hanya memperbolehkan
pengguna yang berhak untuk membuka rekam medis. Dalam pengertian
yang luas, keamanan juga termasuk hilang atau pengubahan data akibat
ulah pihak yang tidak berhak (SPO RS TK.II dr. Soedjono Magelang,
2014). Dalam hal keamanan di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang di ruang filing sudah terdapat CCTV yang memang berfungsi,
namun belum dilakukan evaluasi terkait dengan selain petugas rekam
medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin
dari kepala bagian rekam medis.
D. Keterbatasan Penelitian
1. Keterbatasan waktu dari Responden untuk wawancara.
2. Ada gangguan saat melakukan wawancara.
50
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Identifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang sudah berjalan dengan baik hanya keamanan tidak terjaga terkait
selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing.
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing terhadap
standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian dokumen
rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
a. SDM
Belum semua petugas filing berlatar belakang pendidikan rekam medis.
b. Sistem
Pelaksanaan standar prosedur operasional tentang keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis belum patuh dengan standar prosedur
operasional yang sudah ada dan belum semua petugas filing mendapatkan
sosialisasi.
c. Sarana Prasarana
1) Ruang Filing
Ruang filing masih jadi satu dengan ruang penyediaan formulir dan
pengambilan formulir.
2) Keamanan
Pengolahan data-data CCTV belum di evaluasi dan digunakan secara
maksimal.
B. Saran
1. Identifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono
Magelang sebaiknya dilakukan sosialisasi dan evaluasi terkait larangan selain
petugas rekam medis tidak boleh masuk ke ruang penyimpanan tanpa seizin
kepala bagian rekam medis.
51
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing terhadap
standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian dokumen
rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang
a. SDM
Sebaiknya dilakukan pengembangan pendidikan untuk meningkatkan
kompetensi Sumber Daya Manusia di bagian filing.
b. Sistem
Sebaiknya dilakukan sosialisasi dan evaluasi terkait SPO menjaga
keamanan dan kerahasiaan rekam medis.
c. Sarana Prasarana
1) Ruang Filing
Sebaiknya ruang filing tidak jadi satu dengan ruang penyediaan dan
pengambilan formulir.
2) Keamanan
Penggunaan sistem CCTV sebaiknya dilakukan evaluasi terkait selain
petugas rekam medis masuk ke ruang filing.
Daftar Pustaka
Arikunto, S. (2010). Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta
Azwar, S. (2010).Metode Penelitian.Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Bungin, B. (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada.
-----------------.(2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.
Hatta, Gemala. (2010). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan.Jakarta: Universitas Indonesia
M. Harujito, Yayat. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT. Grasindo
Notoadmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan.Jakarta :Rineka Cipta
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang
Rekam Medis.
Peraturan Menteri Kesehatan No 512/Menkes/Per/IV/2007 tentang Izin Praktik
dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 Tentang
Rahasia Kedokteran.
PERMENKES Nomor 290/MENKES/PER/III/2008 Tentang Persetujuan
Tindakan Kedokteran.
Pranoto. (2007). Ilmu Kebidanan. Yogyakarta: Yayasan Bina Pustaka Sarwono
Prawiroharjo
Rustiyanto.E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
----------------- (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Sarwono, S. (2005). Sosiologi Kesehatan. Yogyakarta: Gajah Mada University
Press.
Sugiyono. (2015). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.
Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.
LAMPIRAN