73

SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING

Amik Novia Ratnasari1 2

Abstract

-

-

Keywords:

Abstrak

Tujuan penelitian ini adalah menggambarkan sistem informasi di bagian . Jenis Penelitian ini adalahdeskriptif. Populasi 14 petugas , sampel 5 petugas dengan menggunakan teknik Sampling Insidental.Instrument pengumpulan data adalah pedoman wawancara dan pedoman observasi. Cara pengumpulan datadengan wawancara dan observasi. Analisis datanya deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwaalur prosedur penyimpanan sudah sesuai dengan SPO yang berlaku di RSUD Dr.Moewardi. Input data SistemInformasi Rekam Medis meliputi nomor rekam medis, nama, alamat, umur, jenis kelamin, tujuan periksa, carabayar, masuk, simpan, master pasien. Dalam pemantauan dokumen rekam medis petugas

menggunakan komputerisasi dan manual, akan tetapi dalam pemantauan dokumen rekam medis masihterdapat dikarenakan petugas yang kelelahan dan juga faktor usia sehingga dapat memperlambatdalam pelayanan. Sedangkan dalam transaksi dokumen rekam medis petugas menggunakan tracerbaik peminjaman dokumen rekam medis maupun pengembalian dokumen rekam medis. Ouput dari sistem

data dokumen rekam medis yang belum kembali, mengetahui penggunaan dokumen rekam medis per hari danper bulan.Simpulan dalam penelitian ini masih terdapat kendala dalam pemantauan dokumen rekam medisterkait dengan dikarenakan petugas kelelahan dan faktor usia.

Kata kunci: Sistem Informasi, Filing

73

PENDAHULUANMenurut PermenkesNo.82 Tahun 2013 TentangSIMRS adalah sistem teknologi informasi komunikasiyang memproses dan mengintegrasikan seluruh alurproses pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan

koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasiuntuk memperoleh informasi secara tepat danakurat dan merupakan bagian dari Sistem InformasiKesehatan. Pengelolaan SIMRS harus mampumeningkatkan dan mendukung proses pelayanan

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 4 No.1 Maret 2016ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

74

kesehatan di rumah sakit meliputi kecepatan, akurasi,integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan

operasional.

Sistem Informasi sekumpulan unsur yang berhubunganantara satu dengan yang lainnya sedemikian rupaberproses mencapai tujuan tertentu, atau suatutatanan dimana terjadi suatu kesatuan dari berbagaiunsur yang saling berkaitan secara teratur menujupencapaian unsure dalam batas lingkungan tertentu(Rustiyanto,2010). Informasi yang dihasilkan di unit

yaitu penggunaan DRM, kelengkapan isi dokumenrekam medis, daftar dokumen rekam medis yang siapdiretensi, dokumen rekam medisdimusnahkan,formuliryang diabadikan (Sudra,2013).

Hasil penelitian Nugroho (2014) menyatakan bahwapetugas filing dengan petugas unit terkait harusberkoordinasi dengan baik untuk memahami betultentang isi prosedur tetap pelayanan di bagianPenyimpanan berkas RM di secara garis besarbelum sesuai dengan prosedur tetap yang disahkan olehdirektur rumah sakit, hal ini diketahui bahwa petugas

sering kali mengalami keterlambatan dalammenerima bekas rekam medis yang siap disimpan.

Berdasarkan survei, SIMRS di RSUD Dr.Moewardimenggunakan Web dan saat ini sudah terintegerasisehingga di instalasi rekam medis dari unit satu keunit yang lainya sudah terhubung. RSUD Dr.Moewardimerupakan rumah sakit tipe A yang menjadi pusatrujukan di jawa tengah bagian timur. Dengan banyaknyajumlah pasien yang berkunjung maka sistem informasidibagian filing sangat dibutuhkan untuk menunjangpelayanan kesehatan. Di RSUD Dr.Moewardi sisteminformasi di bagian masih terdapat kendala yaituinput data dilakukan secara berulang jika terjadijaringan dan salah penempatan dokumen rekammedisyang dikarenakan petugas kelelahan dan faktor usia,sehingga dapat menghambat pelayanan pasien. Tujuanpenelitian ini adalah mengetahui gambaran sistemInformasi Rekam Medis Di Bagian di RSUDDr.Moewardi

METODE PENELITIANJenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif yaitumenggambarkan sistem informasi di bagian filingdi RSUD Dr.Moewardi. Subjek dalam penelitian iniadalah 5 petugas di RSUDDr.Moewardi.Objekdalam penelitian ini adalah sistem informasi rekammedis bagian di RSUD Dr.Moewardi.Instrumenpengumpulan data adalah Pedoman wawancara berupa

daftar pertanyaan yang sudah tersusun dengan baikuntuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaansistem informasi manajemen rumah sakit di unitrumah sakit. Dan pedoman observasi penelitian inimengenai sistem informasi manajemen rumah sakit di

unit rumah sakit.Teknik pengolahan dan analsisdata meliputi; reduksi, penyajian dan penarikankesimpulan.

HASILAlur prosedur penyimpanan dokumen rekam

Petugas filing di RSUD Dr.Moewardi dalammenyimpan dokumen rekam medis menggunakansistem penyimpanan sentralisasi (Dokumenrekam medis disimpan dalam satu map baik RawatJalan, Rawat Inap maupun Gawat Darurat) danmenggunakan sistem penjajaran

(TDF)atau berpedoman pada dua angka akhir.Penyimpanan di bagian di RSUD Dr.Moewardisudah menggunakan namun masih adadokumen rekam medis yang sengaja disimpandidalam rak.

Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjaudari aspek alur prosedur penyimpanan di bagiansebagai berikut:

Dokumen rekam medis dari poli diambil olehpetugas distributor kemudian di ,kemudian dikirim ke , dokumen rekammedis oleh petugas dilakukan penjajaran

setelah selesai dokumen rekam medisselanjutnya dimasukkan ke rak

Petugas 1 & 2

Namun demikian ada petugas yang menjelaskanalur prosedur penyimpanan di bagian sebagaiberikut:

Pertama dokumen rekam medis dikelompokkansesuai urutan nomor rekam medis kemudiandimasukkan ke rak sesuai nomor rekammedis

Petugas 3& 4

Setelah pasien selesai pemeriksaan kemudiandokumen rekam medis pasien diberikan kepadapetugas distributor dengan buku ekspedisidari setiap poli setelah itu petugas distributor

75

Amik Novia Ratnasari dan Sri Sugiarsi. Sistem Informasi Rekam Medis di Bagian ....

mentracking masuk dengan menggunakannomor rekam medis, selanjutnya dokumenrekam medis disimpan ke menurut rakdan urutan nomor rekam medisnya.

Petugas 5

Input filing di RSUD

Petugas RSUD Dr.Moewardi dalam menginputdata dikomputer menggunakan agar dapatmengakses ke menu utama data pasien, apabilapetugas salah dalam memasukkan kata kunci makamenu pelayanan memasukkan data tidak dapatdiakses. Masing- masing petugas mempunyai

sendiri-sendiri, sehingga semua petugasbisa membuka di menu utama. Jadi kerahasianrekam medis yang ada di komputerisasi bisa terjagadengan baik. Namun terputusnya jaringan internetdan mati listrik menjadi kendala dalam penginputandata SIMRS.

Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjau dariaspek input data SIMRS di bagian sebagai berikut:

Input data SIMRSnya yang pertama dari distribusi dokumen rekam medis,

yang kedua outget dari ruang , yang ketigapengecekan data apabila dokumen rekam medistidak diketemukan (habis mondok atau masihdi ruang ), user simpan dokumen rekammedis rawat inap selesai proses pengolahandata (assembling, koding, analising).

Petugas 1, 2 & 3

Namun demikian ada petugas yang menjelaskaninput data SIMRS di bagian sebagai berikut:

Yang diinput adalah nomor rekam medis,nama pasien, alamat pasien, poli yang ditujupasien, cara bayar pasien (umum, bpjs,PKMS (Pemeliharaan Kesehatan MasyarakatSurakarta)).

Petugas 4 & 5

Pemantauan dan transaksi dokumen rekam medis

Dalam pemantauan dokumen rekam medis petugasfiling di RSUD Dr.Moewardi menggunakankomputerisasi dan manual. Jika menggunakankomputerisasi petugas filing dapat melihat daritanggal keluar dokumen rekam medis pada lembarmaster pasien. Jika menggunakan manual maka

petugas dapat melihat pada buku ekspedisi dibagian .

Dalam transaksi dokumen rekam medis petugasdi RSUD Dr.Moewardi menggunakan tracer

baik peminjaman dokumen rekam medis maupunpengembalian dokumen rekam medis.

Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjaudari aspek pemantauan dan transaksi dokumen rekammedis di bagian sebagai berikut:

Dalam pemantauan dokumen rekam medisapabila petugas tidak menemukan dokumenrekam medis dirak penyimpanan maka dapatdilihat dari kunjungan terakhir pasien darimaster pasien. Untuk peminjaman dokumenrekam medis menggunakan tracer untukmengetahui dokumen rekam medis keluar padahari apa dan posisi dokumen, yang meminjamdokumen rekam medis selain dari poli danbangsal yaitu dari mahasiswa/penelitian, dokter/residen, anggaran/pengeklaiman, dan asuransi.

Petugas 1

Namun demikian ada petugas yang menjelaskanalur prosedur penyimpanan di bagian sebagaiberikut:

Pemantauan dokumen rekam medis pastiada miss file penyebabnya itu karena salahpenempatkan dokumen saat pengembaliandokumen, usia, pengelihatan. Peminjamandari poli pendaftaran langsung keluar tracer,penelitian, peminjaman dokumen rekam medislama, dari dinkes/puskesmas guna pelacakanpenyebab bayi meninggal menggunakan bukuekspedisi dari bagian rekam medis dimasukkanmelalui komputer agar mudah melacaknya, adapetugas sendiri untuk penelitian di peminjaman.

Petugas 2

ada tetapi bias dicari penyebabnyapeletaan dokumen rekam medis yang salah,dokter meminta dokumen rekam medistanpa menulis dibuku ekspedisi, pasien salahmendaftar poli. yang meminjam dokumenrekam medis itu poli, bangsal,keuangan,perawat, asuransi, dan dokter.

Petugas 3 & 4

Ada tetapi juga ketemu. Peminjamanitu misalnya dari asuransi selesai mendapatkan

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 4 No.1 Maret 2016ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

76

tanda tangan dokter baru dikembalikan ke ,ada penelitian tapi dokumen rekam medis sudahdisiapkan tetapi si peneliti tidak dating sehinggadokumen rekam medis terlambat untuk kembalike .

Petugas 5

Hasil (out put RSUD

Hasil (out put) dari SIMRS di bagian RSUDDr.Moewardi adalah informasi yang terkait denganjumlah dokumen rekam medis yang dikeluarkansetiap harinya dari rak penyimpanan untuk memenuhipermintaan, kunjungan terakhir pasien dan dokteryang memeriksa, serta mempermudah cara kerjapetugas rekam medis dan semua petugas yangberkaitan dengan pasien.

Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjaudari aspek hasil (out put) SIMRS di bagiansebagai berikut:

Hasil dari SIMRS mengetahui jumlah dokumenrekam medis yang dipinjam data dokumenrekam medis yang belum kembali, mengetahuipenggunaan dokumen rekam medis per hari,mengetahui penggunaan dokumen rekam medisper bulan.

Petugas 1,2,3,4, & 5

PEMBAHASAN

Alur prosedur penyimpanan dokumen rekam

Di RSUD Dr.Moewardi menggunakan sistempenyimpanan secara sentralisasi yaitu sistempenyimpanan dengan cara menyimpan dokumenrekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawatdarurat dalam satu map, dengan menggunakan sistempenjajaran yaitu mensejajarkandokumen rekam medis berdasarkan urutan nomorrekam medis pada 2 angka kelompok akhir. DiRSUD Dr.Moewardi sudah menggunakandan sebagian lainnya masih disimpan di rak kayu.Dokumen rekam medis yang sudah selesai pelayananatau penelitian selanjutnya masuk olehpetugas distributor dan kemudian dikirim ke bagianfiling. Alur penyimpanan yang dilakukan olehpetugas sudah sesuai dengan Standar ProsedurOperasional No.Dokumen RSDM/SPO.A/RM/013

tentang Dokumen Rekam Medis Pasien yang berlakudi RSUD Dr.Moewardi.

Input filing di RSUD

sistem komputerisasi. Dalam penginputan datadikomputer menggunakan user danagar dapat mengakses ke menu utama data pasien.apabila petugas salah dalam memasukkan kata kuncimaka menu pelayanan memasukkan data tidakdapat diakses. Sehingga kerahasiaan rekam medisyang ada di komputer bisa terjaga dengan baik.Kendala penginputan data SIMRS di adalahterputusnya jaringan internet dan mati listrik. Namunpenyelesaian kendala tersebut dengan pencatatansecara manual dengan cara menulis dibuku ekspedisidi data di bagian meliputi :

a. Nomor Rekam Medisb. Namac. Alamatd. Umure. Jenis Kelaminf. Tujuan periksag. Cara bayarh. Tracking masuk adalah untuk bukti bahwa

petugas distributor sudah mengambil dokumenrekam medis dari poliklinik dan disetorkan keruang . Langkah-langlah masuk:1) Membuka SIRS2) Klik admision3) Klik pendaftaran4) Klik buku status5) Kemudian klik masuk6) Kemudian pilih salah satu poliklinik

reguler atau cendana(paviliun).7) Kemudian mengisi nomor rekam medis

pasien setelah itu di enter jika sudahberwarna biru bukti ahwa dokumen rekammedis sudah masuk.

i. Outget adalah bukti bahwa rekam medissudah mengirim dokumen rekam medis kepoliklinik.Langkah-langlah outget:1) Membuka SIRS2) Klik admision3) Klik pendaftaran4) Klik buku status5) Kemudian klik outget6) Kemudian pilih salah satu poliklinik

reguler atau cendana(paviliun).

77

Amik Novia Ratnasari dan Sri Sugiarsi. Sistem Informasi Rekam Medis di Bagian ....

7) Kemudian mengisi nomor rekam medispasien setelah itu di enter jika sudahberwarna biru bukti bahwa dokumen rekammedis sudah keluar.

j.dari rawat inap selesai proses pengolahan data(asembling, koding, analising).

k. Master pasien adalah untuk mengetahui posisidokumen rekam medis.

Apabila dalam pengisian data tidak lengkap makasistem secara otomatis tidak dapat menyimpan datapasien. Hal ini sesuai dengan pernyataan Rustiyanto(2010) yang menyatakan bahwa input data, Sumberdata / informasi untuk menunjang upaya kesehatandan manajemen kesehatan, instrumen pencatatandata, sumber daya (tenaga, biaya, fasilitas) untukpengelolaan dan pemanfaatan data / informasi.

Pemantauan dan transaksi dokumen rekam medis

Pemantauan dokumen rekam medis di filingmenggunakan komputer dan manual. Jikamenggunakan komputer petugas dapat melihatdari tanggal keluar dokumen rekam medis padalembar master pasien. Namun dalam pemantaundokumen rekam medis masih terdapat kendala yaitu

jaringan yang dikarenakan adanya masalahdalam IPDE seperti rusaknyanya kabel UTP. Jikamenggunakan manual maka petugas dapatmelihat pada buku ekspedisi di bagian . Dalampemantauan dokumen rekam medis masih terdapatkendala yaitu salah letak dokumen rekam medisatau tidak adanya dokumen rekam medis di rakpenyimpanan ( ) yang disebabkan petugas yangkelelahan atau faktor usia dari petugas, dan dokumenyang salah masuk poliklinik. Kendala tersebut dapatmemperlambat pelayanan kesehatan.

Dalam transaksi dokumen rekam medis petugasdi RSUD Dr.Moewardi menggunakan tracer

baik peminjaman dokumen rekam medis maupunpengembalian dokumen rekam medis. Hal ini sesuaidengan pernyataan Sudra (2013) yang menyatakanbahwa digunakannya tracer sebagai penggantidokumen rekam medis yang sedang digunakan danuntuk penghitungan tingkat penggunaan dokumenrekam medis.

Peminjaman dokumen rekam medis selain daripoliklinik dan bangsal, ada pihak lain yaitumahasiswa untuk penelitian, dokter/residen untuk

penelitian dan kasus, anggaran untuk pengeklaiman,asuransi, peminjaman dokumen rekam medisnyamenggunakan buku ekspedisi.

Peminjaman dari pihak luar harus melalui kepalarekam medis kemudian di buatkan memo yang berisinama peminjam, institusi dari peminjam, tanggalpeminjaman, keperluan peminjaman, nomor dokumenrekam medis yang dipinjam dan ditandatangani olehkepala rekam medis, waktu peminjaman dokumenrekam medis tersebut perharinya 15 dokumen rekammedis. Alur peminjaman di bagian sudah sesuaidengan Standar Prosedur Operasional No.DokumenRSDM/SPO.A/RM/017 tentang Peminjaman BerkasRekam Medis yang berlaku di RSUD Dr.Moewardi.Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Amsyah(2003) yang menyatakan bahwa jika arsip tersebutdipinjam oleh orang lain dan bukan oleh petugasitu sendiri, maka keluarnya arsip dari haruslahdicatat. Bahkan kalau perlu biar petugas sendiriyang mempergunakan, terutama bila agak lama,seyogianya juga dilakukan pencatatan. Sistempengawasan ini perlu agar semua dokumen dapatdiketahui apakah sedang berada di dalam atausedang di luar .

Hasil (out put RSUD

Hasil dari SIMRS di bagian yaitu mengetahuipenggunaan dokumen rekam medis perhari,mengetahui penggunaan dokumen rekam medisperbulan, dokter yang memeriksa, mengetahuikunjungan terakhir pasien untuk memprediksimasa retensi dokumen rekam medis, dengan caramencantumkan tanggal kunjungan terakhir padaSIMRS akan mempermudah dalam mencari DRMyang akan di retensi, mempermudah petugas rekammedis dan semua petugas yang berkaitan denganpasien.

Kepala di bagian merekap jumlah kunjunganpasien per hari berdasarkan jenis kunjunganpasien rawat jalan dan penelitian. Jumlah rata ratapenggunaan dokumen rekam medis perharinyakurang lebih 1000 dokumen rekam medis. Halini sesuai dengan pernyataan Rustiyanto (2010)yang menyatakan bahwa output, pemanfaatandata / informasi untuk menunjang manajemen danpengembangan kegiatan pelayanan kesehatan dirumah sakit.

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 4 No.1 Maret 2016ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

78

SIMPULAN1. Alur prosedur penyimpanan di RSUD

Dr.Moewardi sudah sesuai dengan StandarProsedur Operasional yang berlaku di RSUDDr.Moewardi.

2. Input data SIMRS di bagian di RSUDDr.Moewardi adalah nomor rekam medis,nama, alamat, umur, jenis kelamin, tujuanperiksa, cara bayar, masuk,simpan, master pasien. SIMRS tersebut sudahterintegrasi dengan pendaftaran.

3. Dalam pemantauan dokumen rekam medispetugas f i l ing di RSUD Dr.Moewardimenggunakan komputerisasi dan manual.Sedangkan dalam transaksi dokumen rekammedis petugas di RSUD Dr.Moewardimenggunakan tracer baik peminjaman dokumenrekam medis maupun pengembalian dokumenrekam medis.

4. Hasil dari SIMRS di RSUD Dr.Moewardimengetahui jumlah dokumen rekam medisyang dipinjam data dokumen rekam medisyang belum kembali, mengetahui penggunaandokumen rekam medis per hari, mengetahuipenggunaan dokumen rekam medis per bulan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah Z. 2003. Jakarta:PT Gramedia Pustaka Utama. Hal. 202, 222

Garmelia E dan Erkadius. 2014.. Hatta,

Gemala R. 2014. Pedoman Manajemen

Jakarta: Universitas Indonesia(UI-Press). Hal. 340

Narbuko C dan Achmadi A. 2008. MetodologiPenelitian. Jakarta: Bumi Aksara.Hal. 44

Notoatmojo S. 2002. Metodologi PenelitianKesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.Hal. 93, 102

____________. 2013. 82/Menkes/Per/2013.

Diakses : 20 januari 2015. Http:///www.buk.depkes.go.id

Nugroho A. 2014.. [Karya

Tulis Ilmiah]. Karanganyar: Apikes MitraHusada. Hal. 46

Rustiyanto E. 2010.Yogyakarta: Graha

Ilmu. Hal. 108

Rustiyanto E dan Rahayu, Warih A. 2011. Manajemen

Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik KesehatanPermata Indonesia. Hal. 11, 17-18

Rustiyanto E. 2014. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Politeknik

Kesehatan Permata Indonesia. Hal. 29-37

Sudra, Rano I. 2013. . TangerangSelatan: Universitas Terbuka.Hal. 3.93-3.97

Sutarman. 2009.Jakarta: Bumi Aksara. Hal. 14