perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ANALISIS .../Analisis... · Praktik Kerja Lapangan...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN

PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Perpustakaan

Oleh :

Ajeng Nursurya Anggara Siwi

D1807033

JURUSAN D3 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010


commit to user

ii

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan

Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari :

Tanggal :

Dosen Pembimbing

Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP. NIP. 19701020 200112 1002


commit to user

iii

PENGESAHAN

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN

PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Yang dipersiapkan dan disusun oleh :

AJENG NURSURYA

D1807033

Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji

Pada Tanggal 02 Juni 2010

Dan telah dinyatakan telah memenuhi syarat

Susuna Dewan Penguji

Penguji I Penguji II

Drs. H. Supriyadi SN, SU Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP. NIP.19530128 1981031 001 NIP. 19701020 200112 1002

Surakarta, 02 Juni 2010

Mengesahkan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Dekan,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU NIP.19530128 1981031 001


commit to user

iv

MOTTO

“……Sembahlah Allah, sekali-sekali tidak ada Tuhan bagimu selain-Nya….”

(Q.S Al A’raaf ayat 59)

“Bacalah dan Tuhanmu amat mulia. Yang telah mengajar dengan pena. Dia telah

mengajarkan kepada manusia apa yang tidak diketahuinya.”

(Q.S Al-Alaq ayat 3-5)

“Waktu adalah ilmu.” (Penulis)


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Karya ini ku persembahkan pada :

1. Orang tua yang terkasih dan tersayang.

2. Adikku

3. Keluarga besar ayah dan ibu.

4. Pendampingku yang sangat aku sayang dan

cintai.

5. Sahabatku semua.

6. Teman-temanku mahasiswa D3

Perpustakaan angkatan 2007.

7. Almamater.


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan

hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap

kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang

telah ditentukan.

Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk

menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis

menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini

tidak dapat terselesaikan.

Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapakan terima

kasih kepada yang terhormat :

1. Ayah dan Ibuku tercinta, yang tak kenal lelah membanting tulang dan selalu

mendukungku saat suka maupun duka, sehingga Tugas Akhir ini dapat

terselesaikan.

2. Bapak Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP, selaku pembimbing dalam penulisan

Tugas Akhir.

3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas

Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku penguji Tugas Akhir.

6. Ibu Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc. selaku Pimpinan Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Surakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis untuk


commit to user

vii

Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah

Surakarta.

7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah

Surakarta.

8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Ilmu Sosial dn Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan

pengetahuan kepada penulis.

9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan

kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan.

Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan

menjadi amal kebaikan yang tiada putus-putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat

bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Surakarta, April 2010

Penulis


commit to user

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………. i

PERSETUJUAN ……………………………………………………….... ii

PENGESAHAN …………………………………………………………. iii

MOTTO …………………………………………………………………. iv

PERSEMBAHAN ………………………………………………………. v

KATA PENGANTAR …………………………………………………... vi

DAFTAR ISI ……………………………………………………………. viii

DAFTAR TABEL ..................................................................................... x

DAFTAR BAGAN .................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah …………………………………. 1

B. Tujuan …………………………………………………… 3

C. Pelaksanaan ……………………………………………… 3

D. Metode Pengumpulan Data ……………………………… 4

E. Rumusan Masalah …………………………………….…. 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Staf ……….... 7

1. Pengertian ………………………………….………… 7

2. Manfaat Manajemen ………………………...……….. 10

3. Unsur-unsur Manajemen …..…………………………. 11

4. Tingkatan Manajemen ………………………………… 14

5. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Mendapatkannya ……. 15

6. Tugas dan Kewajiban Staf atau Tenaga Kerja ............... 19

7. Kompensasi Tenaga Kerja ……………………………. 20

8. Ketrampilan Yang Harus Dimiliki Pemimpin ………… 22

B. Pengertian Perpustakaan ………………………………… 24


commit to user

ix

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UMS

A. Sejarah ………………………... ………………………..... 26

B. Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pusat UMS .... 28

C. Struktur Organisasi …......................................................... 29

D. Sumber Daya Manusia …………………………………….. 32

E. Gedung dan Ruang ……………………………………….. 35

F. Sumber Dana ....................................................................... 37

G. Sarana dan Prasarana ............................................................ 37

H. Koleksi ................................................................................. 39

I. Layanan ................................................................................ 43

BAB IV ANALISA MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI

PERPUSTAKAAN PUSAT UMS

A. Perekrutan Tenaga Kerja ..................................................... 53

B. Tugas dan Kewajiban ........................................................ 56

C. Motivasi Kerja ................................................................... 61

D. Pelatihan dan Pengembangan ............................................. 62

E. Kompensasi Tenaga Kerja ................................................... 63

F. Hambatan-hambatan ............................................................ 64

G. Pemecahan Masalah ............................................................. 65

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ......................................................................... 66

B. Saran ................................................................................... 67

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Kepemimpinan di Perpustakaan UMS .............................................. 27

Tabel 2. Data Karyawan Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 .................... 34

Tabel 3. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS

Tahun 2009 ....................................................................................... 38

Tabel 4. Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 ................ 42

Tabel 5.Batas Pinjam ....................................................................................... 44


commit to user

xi

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Tingkatan Manajemen ........................................................................ 15

Bagan 2. Struktur Organisasi Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2000-sekarang 29

Bagan 3. Jalur tanggung jawab staf di Perpustakaan Pusat UMS ...................... 59


commit to user

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Keterangan Permohonan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Lampiran 2. Surat Tugas

Lampiran 3. Surat Balasan dari Tempat PKL

Lampiran 4. Catatan Kerja Harian Mahasiswa

Lampiran 5. Form Penilaian PKL

Lampiran 6. Daftar Keterpakaian Skripsi Hard Cover

Lampiran 7. Daftar Keterpakaian CD koleksi Audio Visual

Lampiran 8. Contoh cap

Lampiran 9. Surat Keterangan Penyerahan Skripsi/Tesis/KKI

Lampiran 10. Surat Keterangan Bebas Perpustakaan

Lampiran 11. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan dari dalam dan luar sivitas UMS

Lampiran 12. Contoh Kertas username dan password bagi anggota baru

Lampiran 13. Presensi Lembur Perpustakaan

Lampiran 14. Jadwal Pelatihan Internet

Lampiran 15. Data Pengunjung Perpustakaan

Lampiran 16. Contoh call number dan barcode

Lampiran 17. Daftar Absen

Lampiran 18. Slip Tanggal Kembali

Lampiran 19. Rincian Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009

Lampiran 20. Denah Gedung Perpustakaan Pusat UMS

Lampiran 21. Contoh Surat Keputusan Rektor Nomor : 106/VII/2010


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada jaman seperti sekarang ini, dimana teknologi tumbuh secara pesat

menuntut kita untuk menguasainya. Perpustakaan sebagai pusat informasi yang

memiliki sumber daya manusia, dimana sumber daya tersebut harus memiliki

kemampuan dalam menguasai teknologi untuk memajukan sebuah perpustakaan.

Dan untuk mewujudkan itu semua tidak mudah, perlu adanya suatu manajemen

yang baik didalamnya, manajemen yang baik bermula dari manajer/pimpinan

yang menerapkan sifat, sikap, perilaku dan kemampuan yang baik untuk

mencapai tujuan.

Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi (2003:271),

”perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut, seluruh elemen dalam lembaga akan diberdayakan agar tujuan yang dicita-citakan tercapai.” Menurut Syihabuddin Qalyubi (2003:271),

”Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efisien dan efektif. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu, dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Disamping itu, manajemen juga dimaksudkan agar mereka yang terlibat dalam suatu perpustakaan melakukan tugas dan pekerjaan yang benar dengan cara yang benar.” Profesi seorang manajer/pimpinan terutama dibidang perpustakaan

memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola perpustakaan , profesi


commit to user

2

seorang pimpinan perpustakaan harus mampu mengelola dan mengolah secara

profesional semua potensi atau sumber-sumber daya yang ada di perpustakaan

dengan efisien (berdaya guna) dan efektif (hasil guna) untuk pencapaian tujuan.

Qalyubi (2003: 292) berpendapat bahwa, ”Sumber daya manusia merupakan pendukung utama dalam kegiatan suatu organisasi atau lembaga sehingga maju dan mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusia tersebut.” Saat perpustakaan difungsikan sebagai institusi yang mengelola segala

sumber daya yang ada di perpustakaan tersebut, maka perlu adanya sebuah

manajemen untuk mengelola sumber daya tersebut. Usaha pengkoordinasian ini

disebut manajemen staf. Manajemen staf adalah suatu pengkoordinasian sebuah

lembaga/institusi baik secara vertikal maupun horisontal membagi dan

memperjelas tugas, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan kedudukan

yang diperoleh masing-masing staf.

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta juga

mempunyai sumber daya manusia yang perlu dikelola, yaitu hubungan antar

pemimpin dengan pegawai perlu untuk di manajemen, sehingga seorang Kepala

Perpustakaan membutuhkan suatu manajemen yaitu dengan menggunakan

”manajemen staf”.

Penulis tertarik dengan judul Analisis Manajemen Sumber Daya Staf di

Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta karena ingin

membahas manajemen sumber daya stafnya yang mendasar terutama dalam

perekrutan tenaga kerja, tugas dan kewajiban tenaga kerja, motivasi kerja,

pelatihan dan pengembangan sumber daya staf, kompensasi tenaga kerja dan

hambatan-hambatan yang dialami pimpinan perpustakaan dalam memanaj staf-

stafnya. Manajemen sumber daya staf haruslah diprogramkan secara matang,


commit to user

3

karena manjemen staf yang baik akan meningkatkan keharmonisan dalam

hubungan kepegawaian atau staf di sebuah lembaga/instansi seperti di

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.

B. Tujuan

Tujuan dari pembahasan Analisa Manajemen Sumber Daya Staf di

Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah :

1. Untuk mengetahui cara perekrutan staf atau tenaga kerja di Perpustakaan

Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.

2. Untuk mengetahui tugas dan kewajiban staf atau tenaga kerja di Perpustakaan

Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.

3. Untuk mengetahui motivasi kerja staf-staf yang ada di Perpustakaan Pusat

Universitas Muhammadiyah Surakarta.

4. Untuk mengetahui pelatihan dan pengembangan sumber daya staf di

Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.

5. Untuk mengetahui kompensasi tenaga kerja di Perpustakaan Pusat

Universitas Muhammadiyah Surakarta.

6. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami seorang Kepala dan

Wakil Kepala dalam memanaj para stafnya di Perpustakaan Pusat Universitas

Muhammadiyah Surakarta.

C. Pelaksanaan

Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan untuk memenuhi tugas akhir

mahasiswa D-3 Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta 2010. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 15

Februari sampai 27 Maret 2010, sedangkan waktu PKL disesuaikan dengan

tempat yang menjadi objek kajian. Kami terdiri dari tiga orang yang memilih


commit to user

4

PKL di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang beralamatkan

di Jln. A. Yani Tromol Pos 1, Pabelan, Surakarta 57102 Telp. (0274)717417 ext.

205 – 208, 249, 258, website : http://library.ums.ac.id, email :

[email protected]. Adapun jadwal sebagai berikut:

Jam Buka Tahun 2009/2010

Jam buka harian:

Hari Buka Jam:

Senin-Kamis: 07.00 s/d 17.30

Jumat: 07.00 s/d 11.00

13.00 s/d 17.30

Sabtu: 09.00 s/d 12.00

Sumber : http://library.ums.ac.id

D. Metode Pengumpulan Data

Dalam menyusun Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa teknik

dalam pengumpulan data, antara lain :

1. Teknik Interview (wawancara) menurut Y. Slamet (2006:101)

”Teknik interview adalah cara yang dipakai untuk memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara peneliti dengan yang diteliti.”

Penulis mewawancarai antara lain :

a. Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS

b. Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi

c. Bapak Eko, Staf Layanan Skripsi dan Audio Visual

d. Bapak Nurrohman, Staf Layanan Peminjaman Buku

e. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)

f. Sapta Pujianta, A.Ma (Administrasi)


commit to user

5

2. Teknik Observasi menurut Y. Slamet (2006:85)

”Teknik observasi adalah teknik pengumpulan data yang bersifat

nonverbal.”

Yang penulis observasi antara lain mengenai:

a. kegiatan staf saat melaksanakan tugas,

b. kegiatan staf saat melaksanakan pelatihan,

c. proses pelayanan terhadap pengguna perpustakaan,

d. pengamatan terhadap staf dan pengunjung perpustakaan.

3. Teknik Dokumentasi menurut Susanto (2006:136)

”Teknik dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang

diperoleh melalui dokumen-dokumen.”

Dokumen-dokumen yang penulis kumpulkan antara lain:

a. Data karyawan Perpustakaan Pusat UMS.

b. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun

2009.

c. Daftar Jenis Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009.

d. Gambar Struktur Organisasi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009.


commit to user

6

4. Teknik Studi Pustaka menurut Mestika Zed (2004 : 89 )

”Studi Kepustakaan adalah penelitian yang dilakukan diperpustakaan dimana obyek penelitian biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal ilmiah, koran, majalah).” Penulis menggali informasi lewat beberapa koleksi perpustakaan, antara

lain melalui koleksi buku, kamus, dan juga koleksi karya ilmiah.

E. Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diketahui bahwa permasalahan yang akan

dibahas dalam laporan ini adalah :

1. Bagaimana cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas

Muhammadiyah Surakarta?

2. Bagaimana tugas dan kewajiban tenaga kerja di Perpustakaan Pusat

Universitas Muhammadiyah Surakarta ?

3. Bagaimana motivasi tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas


4. Bagaimana pelatihan dan pengembangan sumber daya staf di Perpustakaan

Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta?

5. Bagaimana kompensasi tenaga kerja di Perpustakaan Perpustakaan Pusat

Universitas Muhammadiyah Surakarta?

6. Hambatan-hambatan apa yang dialami seorang Kepala dan Wakil Kepala

dalam memanaj para stafnya di Perpustakaan Pusat Universitas



commit to user

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Staf

1. Pengertian

Dalam ilmu manajemen erat kaitannya dengan pengertian

organisasi. Organisasi adalah suatu kerjasama dua orang atau lebih dalam

pencapaian tujuannya menggunakan cara tertentu. Dan dalam pencapaian

sebuah organisasi memerlukan sebuah manajemen (pengelolaan) dalam

pencapaian tujuannya.

Dengan definisi manajemen yang cukup banyak, perlu adanya satu

patokan definisi manajemen yang menjadi konsep dasar sehingga

memudahkan kita untuk mendalami ilmu manajemen. Keberhasilan suatu

organisasi sangat ditentukan dari bagaimana cara pengelolaan atau

manajemen yang diambil.

Pembahasan pokok dalam laporan ini yaitu Manajemen Sumber

Daya Staf di Perpustakaan, terlebih dahulu penulis paparkan beberapa

pengertian dari manajemen.

Susilo Martoyo (1987:5) menyebutkan bahwa, ”ada ahli yang menyebut manajemen sebagai ”seni”, lain ahli menyebut manajemen sebagai ”proses”. Mengartikan manajemen sebagai ”seni” mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Suatu ”proses” adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Namun demikian, pada dasarnya apabila kita buat suatu pembatas atau definisi tentang manajemen, dapatlah dikemukakan sebagai berikut : ”Bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, mengintrepretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling).”


commit to user

8

Pakar manajemen Mary Parker Follet dalam Sentot Imam Wahjono

(2008:5) memaparkan bahwa, ”manajemen adalah seni (art) untuk melakukan

pekerjaan melalui orang lain.”

Sedangkan Stoner yang diikuti oleh Handoko dalam Qalyubi (2003:271) menyatakan bahwa,

”manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.” Luther Gulick dalam Wahjono (2008:5) mengatakan,”manajemen

adalah ilmu (science) yang memungkinkan manusia saling bekerja sama

secara sistematis sehingga bermanfaat bagi manusia.”

Sedangkan Sentot Imam Wahjono (2008:6) mendefinisikan ”manajemen adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pemimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga bermanfaat bagi manusia.” Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat dapat menyimpulkan

bahwa, manajemen adalah sebuah langkah atau proses pengelolaan sumber

daya yang ada dalam suatu organisasi atau lembaga dalam pencapaian tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya dimana proses tersebut berisi: perencanaan,

pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, koordinasi, pengawasan,

laporan dan pendanaan.

M. Manullang (2004:6) menyebutkan bahwa istilah personalia,

personel atau kepegawaian mengandung arti ”keseluruhan orang-orang yang

bekerja pada suatu organisasi.”

Sedangkan pengertian staf menurut Qalyubi (2003:310) adalah ”salah satu bagian dari sumber daya manusia yang dapat mengatur alokasi daya bagi perkembangannya, mampu menyajikan pelayanan kepada


commit to user

9

pengguna sepuas mungkin, mampu memenuhi seluruh sarana-prasarana dan perlengkapan yang diperlukan, dan merekalah sebagai penentu yang dapat mengantisispasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan yang akan dicapai di masa mendatang.” Pengertian staf menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah

”sekelompok orang yang bekerjasama membantu seorang ketua dalam

mengelola sesuatu.”

Dari beberapa pengertian staf diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa staf merupakan sekelompok orang yang bekerja di dalam sebuah

organisasi atau instansi untuk memberikan segala kemampuan yang dimiliki

kepada lembaga atau instansi tersebut sesuai dengan keahlian mereka masing-

masing.

Kemudian pengertian dari manajemen staf menurut M agus Tulus (1992:3) dalam Sholihin (2001:32), mengatakan bahwa,

”Manajemen staf adalah segala perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas pengadaan pengembangan pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemisahan hubungan kerja yang berkaitan dengan pegawai dengan maksud untuk membantu mencapai tujuan organisasi atau instansi.” Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian manajemen

personalia adalah ”Suatu pengelolaan yang menyangkut tentang pengarahan dan seleksi karyawan, uraian tugas, pendidikan, latihan dan pengembangannya, adan hubungan antara majikan (atasan dengan karyawan bawahan).” M. Manullang (2004:6) berpendapat, ”Dengan demikian Manajemen Personalia adalah manajemen yang menitik beratkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi.” Jadi menurut penulis, manajemen staf adalah sebuah langkah

mengelola sekelompok orang yang bekerja di sebuah organisasi atau lembaga

dengan menggunakan cara-cara tertentu untuk pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya dalam kendali seorang pemimpin (manajer).


commit to user

10

Sehingga pengertian manajemen staf di perpustakaan adalah suatu

langkah pengelolaan sumber daya manusia (staf) di dalam sebuah

perpustakaan untuk pencapaian tujuan secara efektif dan efisien dibawah

kendali seorang pemimpin.

2. Manfaat Manajemen

Dalam mengelola sebuah perpustakaan ada sebuah target tujuan

yang akan dicapai agar diperoleh hasil yang optimal dan memuaskan, itulah

suatu manfaat manajemen.

Sehingga dengan adanya manajemen staf dapat membantu sebuah

organisasi atau lembaga dalam pencapaian sebuah tujuan, termasuk

didalamnya staf dalam menjalankan tugasnya tidak ada paksaan, keluhan dan

sebagainya. Namun mereka mempunyai semangat dalam bekerja, saat

seorang staf senang dengan pekerjaannya, maka pencapaian tujuan organisasi

tersebut akan lebih mudah.

Manfaat lain dari manajemen menurut Hani Handoko dalam

(Martoyo, Susilo. 1987:5) mengemukakan adanya 3 (tiga) alasan utama

diperlukannya manajemen, yakni :

a. Untuk mencapai tujuan.

Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi,

maksudnya adalah bahwa untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi

memerlukan sebuah konsep pemikiran yang matang dan terarah, dan juga

terdapat alur dan juga langkah-langkah tertentu yaitu dengan

“manajemen”.

b. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling

bertentangan.


commit to user

11

Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-

tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan

dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, terjadinya

konflik diakibatkan karena adanya sebuah kesalah pahaman, sehingga

perlu adanya sebuah manajemen untuk mengaturnya, seperti pemilik dan

karyawan, maupun kreditur, pelanggan/konsumen perdagangan,

masyarakat dan pemerintah.

c. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Suatu kerja organisasi dapat

diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum

adalah efisiensi (hasil guna) dan efektifitas (daya guna), yaitu apa yang

dihasilkan oleh organisasi tersebut dalam kurun waktu tertentu? dan

apakah hasilnya sudah maksimal?

Jadi intinya manfaat manajemen adalah untuk mencapai tujuan,

menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan

untuk mencapai efisiensi dan efektifitas organisasi.

3. Unsur-unsur Manajemen

Untuk membahas fungsi-fungsi manajemen para pakar manajemen

memiliki pendapat masing-masing, perbedaannya hanya dalam

penekanannya. Menurut Luther Gullick dalam Sholihin, (2001:37) unsur-

unsur manajemen terdiri dari :

a. Planning (perencanaan)

b. Organizing (pengorganisasian)

c. Staffing (penugasan)

d. Directing/ Actuiting (penggerakan)

e. Coordinating (pengkoordinasian)


commit to user

12

f. Controlling/ Reporting (pengawasan)

g. Budgeting (pembiayaan)

Menurut Wahjono (2008:7) mendefinisikan 4 pokok manajemen,

yaitu :

a. Merencanakan (planning)

b. Mengorganisasikan (organizing)

c. Memimpin (actuating, leading)

d. Mengendalikan (controlling)

Sedangkan menurut ahli manajemen George Terry dalam Qalyubi

(2003:272) menyatakan bahwa

“management is distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated objective by the use of human beings and other resources.” Artinya bahwa manajemen adalah suatu proses nyata yang

dilakukan terus-menerus dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpian,

dan pengendalian untuk menentukan dan menyelesaikan tujuan atau sasaran

dengan melayani pengguna sebagai sumberdaya manusia yang utama.

Menurut Yusuf (2000: 3) dalam Tarto (2007:11) mengatakan bahwa

fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut:

a. Fungsi manajerial

1) Perencanaan.

2) Pengorganisasian.

3) Pengarahan.

4) Pengawasan.

b. Fungsi Operasional


commit to user

13

1) Pengadaan

2) Pengembangan.

3) Pemberian kompensasi.

4) Pengintegrasian.

5) Pemeliharaan.

6) Pemberhentian.

Adapun sifat dari manajemen sumber daya manusia adalah

berfungsi sebagai staf (fungsi staf).

Dan dari pendapat diatas, menurut penulis unsur-unsur manajemen

terdiri dari, perencanaan yaitu merencanakan segala sesuatunya sebelum

tujuan organisasi itu dijalankan, pengorganisasian yaitu struktur

organisasinya, penempatan/penugasan yaitu tentang tugas dan kewajiban staf

dimasing-masing bagian, penggerakan yaitu bagian operasional harus

berjalan baik, dan memberikan intruksi lisan maupun tertulis agar staf tidak

melakukan kesalahan dalam melaksanakan tugasnya, pengkoordinasian yaitu

mengenai keselarasan tugas-tugas dan kegiatan staf, pengawasan yaitu

kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan, kesalahan dan

kegagalan staf dalam melaksanakan tugas, dan pembiayaan yaitu dana yang

akan di keluarkan oleh instansi.

4. Tingkatan Manajemen

Menurut Wahjono (2008: 20), bahwa pada umumnya manajemen

dibagi menjadi tiga level, antara lain :

a. Manajer Lini Pertama (first line manager), seperti mandor/pengawas,

supervisor adalah tingkatan terbawah dalam manajemen suatu organisasi.


commit to user

14

Mereka memimpin dan mengawasi langsung serta bertanggung jawab

terhadap kelancaran pekerjaan para tenaga operasional di lapangan.

Merekalah yang menjadi tumpuan harapan atas keberhasilan pencapian

tujuan. Mereka diharapkan mampu mengartikan dan menterjemahkan

sasaran dan tujuan organisasi. Demikian pula, mereka diharapkan mampu

membuat breakdown pekerjaan yang rinci dengan bahasa sederhana yang

mudah dimengerti oleh karyawan pelaksana.

b. Manajer Madya (middle manager), yang bertugas memimpin dan

mengawasi manajer lini pertama. Contoh manajer madya ialah kepala

departemen, superintenden, manajer keuangan, dan manjer fungsional

yang lain. Mereka bertanggung jawab ke manajer puncak. Manajer ini

bertanggung jawab mengimplementasikan kebijakan serta mendapatkan

keselarasan antara tuntutan manajer puncak dengan kemampuan

bawahannya.

c. Manajer Puncak (top manager), yang bertanggung jawab atas keseluruhan

kegiatan organisasi biasa disebut Direktur, Presiden Direktur (Presdir),

General Manger, CEO (Chief Executive Officer). Tugasnya adalah

menetapkan kebijakan dan mengarahkan organisasi agar dapat

beradaptasi dengan lingkungan mikro dan makro perusahaan dan

menjamin tercapainya tujuan perusahaan.


commit to user

15

Bagan 1. Tingkatan manajemen (Manajemen Level)

Piramida Manajemen

Sumber: Wahjono, (2008:22)

5. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Mendapatkannya

Tenaga kerja biasanya dibutuhkan oleh sebuah organisasi lembaga

atau instansi untuk memenuhi kebutuhan kerja secara konstan dan memadai

sesuai dengan bidangnya masing-masing.

Untuk memenuhi tenaga kerja tersebut, sebuah organisasi akan

membuka lowongan kerja, yang biasanya terjadinya lowongan kerja

dikarenakan adanya tenaga kerja yang pensiun, di mutasi, adanya organisasi

baru, penambahan cabang organisasi baru, dan bisa juga karena

pemberhentian atau pemecatan secara terhormat maupun tidak terhormat.

Sebuah organisasi membuka lowongan tenaga kerja tentunya harus

melewati proses perekrutan tenaga kerja agar organisasi mendapatkan tenaga

Top

First Line

Middle

Karyawan pelaksana (non-manajerial)


commit to user

16

kerja yang sesuai kriteria tentunya dengan adanya syarat-syarat yang sudah

ditentukan.

Dalam perekrutan tersebut tentunya harus mengetahui sumber-

sumber tenaga kerja. Menurut Wahjono (2008: 25)sumber-sumber tenaga

kerja terdiri dari:

a. Walk in, pelamar datang sendiri ke suatu tempat yang disediakan oleh

perusahaan perekrut dengan mempersiapkan semua keperluan pelamar

kerja sekaligus siap untuk dilakukan uji dan tes.

b. Employee Referals, pelamar berasal dari rekomendasi karyawan, sehingga

bisa dipastikan bahwa pelamar direkomendasikan tersebut telah melewati

proses seleksi awal yang telah dilakukan oleh karyawan, khususnya di

sektor moral – bahwa pelamar mempunyai moral, kebiasaan, sikap dan

sifat yang baik, yang tidak bertentangan dengan budaya perusahaan.

c. Advertising, perusahaan tinggal memasang iklan pada jenis media, waktu,

dan kolom yang cocok.

d. Employment Agencies, di Indonesia agen penempatan tenaga kerja

diperankan oleh Departemen/Dinas Tenaga Kerja (Disnaker) yang secara

berkala memasang pengumuman tentang adanya lowongan kerja dari

beberapa perusahaan.

e. Academic Resources, lembaga-lembaga pendidikan terkemuka sebagai

penghasil karyawan berpotensi tinggi sering menjadi sasaran (jujugan)

bagi perusahaan yang mencari tenaga kerja dengan menitipkan

pengumuman lowongan kerja.

f. Labor Union, serikat pekerja yang bagus biasanya mempunyai daftar

anggota yang mempunyai keterampilan dan keahlian khusus yang bisa


commit to user

17

sangat berguna bagi perusahaan, biasanya nama-nama yang terdaftar

dalam serikat tertentu telah melewati suatu proses seleksi profesi dan

moral yang cukup ketat.

g. Leasting, khusus untuk pemenuhan kebutuhan tenaga kerja siklikal yang

tidak terus-menerus, perusahaan bisa memanfaatkan jasa pengerahan

tenaga kerja dengan sistem kontrak sesuai dengan lamanya kebutuhan

pekerjaan.

h. Nepotism, penarikan karyawan sering kali terjadi lewat informasi orang

dalam, bahkan manajemen pun tidak mengetahui bahwa kebanyakan

pelamar adalah keluarga karyawan.

i. Proffesional Assosiation, berbagai asosiasi seperti KADIN, Ikatan Akutan

Indonesia, Permanin, Asosiasi Pengrajin Indonesia (Asepi), dapat

berfungsi sebagai sumber rekrutmen.

j. Military Veteran, khususnya untuk pos-pos pekerjaan yang memerlukan

kecakapan security, seperti satpam dan komandannya, Bodyguard, jasa

pengawalan pengambilan uang seperti Cisco, Securicor, dapat

memanfaatkan biro penempatan tenaga kerja yang dimiliki oleh satuan-

satuan bersenjata dan militer untuk penyaluran para veteran.

Setelah calon tenaga kerja mengetahui dimana mereka mendapatkan

informasi mengenai lowongan kerja, mereka akan mendaftarkan diri kepada

lembaga atau instansi tersebut yang menurut mereka sesuai dengan

kemampuan dan pendidikan yang mereka miliki tentunya dengan melengkapi

syarat-syarat yang sudah ditentukan oleh lembaga atau instansi yang mereka

pilih.


commit to user

18

Dalam perekrutan tenaga kerja tentunya tidak terlepas dengan

adanya seleksi kerja, dan dalam seleksi kerja lembaga atau instansi akan

menggunakan beberapa metode penyeleksian atau pemilihan tenaga kerja.

Menurut Ranupandojo (1994: 24) dalam Tarto (2007:11),

“analisa jabatan adalah suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Hasil dari analisa jabatan ini adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.” Menurut Ranupandojo (1994: 27) dalam Tarto (2007:12), deskripsi

jabatan adalah suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan

kewajiban suatu jabatan tertentu.

Menurut Ranupandojo (1994: 29) dalam Tarto (2007:13),

Spesifikasi jabatan adalah statement dari kwalitas minimum karyawan yang

biasa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik.

Menurut Ranupandojo (1994:45) dalam Tarto (2007:25),

mengatakan metode yang standart yang digunakan dalam pemilihan tenaga

kerja adalah:

a. Wawancara pendahuluan.

Tanya jawab mengenai riwayat hidup calon pegawai, biasanya terjadi

sebelum penyerahan surat lamaran pekerjaan.

b. Pengisian formulir atau blangko lamaran.

Sebelum menyerahkan surat lamaran pekerjaan, biasanya diberikan

formulir atau blangko lamaran untuk diisi.


commit to user

19

c. Memeriksa referensi.

Sebelum menyerahkan surat lamaran pekerjaan, harus diperiksa dulu

kelengkapan isinya, baru kemudian diserahkan kepada pihak yang

bersangkutan.

d. Tes psikologi.

Tes kejiwaan bagi calon pegawai.

e. Wawancara.

Berisi tanya jawab langsung antara calon pegawai dengan pihak yang

diutus dari perusahaan untuk wawancara.

f. Persetujuan atasan langsung.

Setelah melalui tahap-tahap diatas, kemudian menunggu persetujuan dari

atasan langsung, akan diterima kerja atau tidak.

g. Pemeriksaan kesehatan.

Yaitu tes mengenai keadaan kesehatan calon pegawai, agar nantinya saat

bekerja tidak terjadi hambatan dalam melaksanakan tugasnya.

h. Indukasi atau orientasi.

Pelatihan dasar atau arahan dari masing-masing bagian, agar

memudahkan calon pegawai dalam melaksanakan tugas nantinya.

Dan setelah calon tenaga kerja melengkapi semua syarat dan

melewati proses seleksi, selanjutnya tinggal menunggu pengumuman

diterima kerja atau tidak sesuai dengan tanggal dan waktu yang sudah

ditentukan.

6. Tugas dan Kewajiban Staf atau Tenaga Kerja

Setelah calon staf melalui proses seleksi dan kemudian diberi

pemberitahuan diterima kerja, maka staf atau tenaga kerja akan menerima


commit to user

20

tugas dan tanggung jawab yang akan mereka dapatkan, yang dimaksud tugas

dan kewajiban disini adalah sebuah perincian kegiatan kerja baik itu harian,

bulanan maupun tahunan yang akan dilakukan selama orang tersebut

menjabat sebagai staf di lembaga atau instansi yang telah mereka pilih sesuai

dengan penempatan masing-masing staf.

Tugas dan kewajiban staf, antara lain:

a. Melaksanakan kegiatan kerja sesuai dengan perintah atasan,

b. Menaati peraturan yang ditetapkan oleh lembaga atau instansi,

c. Melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing,

d. Melaksanakan kegiatan kerja dengan maksimal.

e. Membuat laporan untuk dipertanggung jawabkan kepada atasan.

7. Kompensasi Tenaga Kerja

Menurut Handoko (1984:245) dalam Tarto (2007:26), dikatakan bahwa,

“kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilakukan dan sebagai multifaktor untuk pelaksanaan kegiatan diwaktu yang akan datang.” Menurut Yusuf (2000:46) dalam Tarto (2007:36) dikatakan upah

adalah.

a. Tiap-tiap pembayaran yang berupa uang yang diterima oleh buruh sebagai

ganti pekerjaan.

b. Perumusan, makanan, bahan makanan dan pekerjaan yang nilainya

ditaksir menurut harga umum setempat.

Menurut Dewan penelitian pengupahan nasional dalam Yusuf,

(2000:46) dalam Tarto (2007:36)

”upah adalah penerimaan suatu imbalan dari penerimaan kepada pemberian kerja untuk suatu pekerjaan jaminan kelangsungan hidup bagi


commit to user

21

kemanusiaan yang layak dan kelangsungan produksi yang dinyatakan bagi kemanusiaan yang layak dan ditetapkan menurut persetujuan.” Jadi menurut penulis, kesimpulan dari semua pendapat diatas bahwa

kompensasi adalah upah, gaji, atau imbalan yang diberikan kepada tenaga

kerja, sebagai bentuk rasa tanggung jawab yang diberikan karena sudah

melaksanakan tugas, dan juga sudah menjadi hak mereka, yang jumlahnya

sudah disepakati bersama sebelumnya sesuai dengan jabatannya masing-

masing.

Menurut Yusuf, (2000: 46) dalam Tarto (2007:36), program

kompensasi dirancang untuk tujuan :

a. Menarik para karyawan atau tenaga kerja yang qualifid (berkualitas)

kedalam organisasi.

b. Memotivasi karyawan agar mereka mencapai prestasi yang unggul.

c. Menciptakan masa dinas yang panjang atau untuk karyawan tetap dalam

perusahaan.

Kompensasi dibuat dengan tujuan agar para staf mendapatkan hak

mereka masing-masing tentunya, tetapi selain itu juga untuk memotivasi para

staf agar lebih giat lagi bekerja dan tugas dapat cepat terselesaikan.

Kompensasi dibutuhkan juga untuk memotivasi staf agar mendapatkan

prestasi yang lebih unggul dan dapat menjadi karyawan teladan, sehingga

akan memperlambat masa pensiun karena dirasa menjadi nilai positif karena

dapat selalu menjalankan tugas dengan baik.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kebijaksanaan kompensasi atau

upah adalah:

a. Organisasi buruh, yaitu penetapam Upah Minimum Regional (UMR)


commit to user

22

b. Kemampuan perusahaan, yaitu pembagian hasil sisa usaha yang dapat

dinikmati antara buruh dan pemilik saham dan harus disesuaikan dengan

ketentuan tertentu.

c. Produktivitas perusahaan, yaitu hasil dari banyaknya produk yang terjual

oleh perusahaan.

d. Biaya hidup, yaitu banyaknya biaya yang dikeluarkan untuk memenuhi

kebutuhan hidup.

e. Pemerintah, yaitu keterlibatan pemerintah tentang pajak penghasilan

8. Ketrampilan yang harus dimiliki pemimpin

Seorang pemimpin dalam memimpin sebuah organisasi, lembaga

ataupun instansi harus memiliki ketrampilan atau skill yang harus dimiliki

yakni sifat, sikap, perilaku dan kemampuan yang baik untuk tercapainya

tujuan yang telah disepakati sebelumnya. Seorang pemimpin akan menjadi

contoh bagi bawahannya dan merupakan cerminan organisasi tersebut,

organisasi yang baik bermula dari pemimpin yang baik pula.

Menurut Susilo Martoyo (1990:149), ”Pemimpin adalah seorang yang memiliki kemampuan memimpin, artinya pemimpin harus memiliki kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain atau kelompok, tanpa mengindahkan bentuk alasannya.” Menurut Koontz dalam Wahjono (2008:159) mengikhtisarkan ada 4

sifat utama berpengaruh terhadap kesuksesan seorang pemimpin yaitu :

a. Kecerdasan

b. Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial

c. Motivasi diri dan dorongan berprestasi, dan

d. Sikap-sikap hubungan manusiawi


commit to user

23

Sedangkan menurut Wahjono sendiri (2008:22), ketrampilan

manajemen antara lain :

a. Ketrampilan Konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan mental

untuk mengkoordinasi dan memadukan seluruh kepentingan dan kegiatan

organisasi. Ini berarti kemampuan manajer untuk melihat organisasi

secara keseluruhan dan memahami hubungan antar elemen yang saling

terkait dan saling tergantung.

b. Ketrampilan Kemanusiaan (interpersonal skill) adalah kemampuan untuk

bekerja sama dengan manusia lain. Berarti manajer harus mempunyai

kemampuan untuk memotivasi orang lain agar tercipta partisipasi

bersama dalam mencapai tujuan organisasi.

c. Ketrampilan Teknis (technical skills) adalah kemampuan dalam

menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan di bidang-bidang

khusus, sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik.

Menurut Magdalena Lumbatoruan dalam Qalyubi (2003:282),

menyatakan bahwa seorang pemimpin dinilai berhasil, antara lain, apabila

mampu :

a. Memotovasi bawahannya untuk bekerja sama,

Yaitu adanya dorongan dari atasan kepada bawahannya untuk menjalin

kerjasama agar tugas dapat terselesaikan dengan baik.

b. Membuat keputusan yang dapat dilaksanakan dengan baik,

Bahwa seorang atasan tidak boleh membuat keputusan yang kiranya

membertkan atau tidak mungkin sanggup untuk dilaksanakan oleh

bawahannya.


commit to user

24

c. Mengendalikan situasi,

Bahwa seorang atasan harus mampu membaca situasi dahulu sebelum

akhirnya dapat mengendalikan situasi serumit apapun.

d. Memikul tanggung jawab,

Pemimpin harus berani mempertanggung jawabkan semua tugas yang

telah diberikan kepada dirinya.

e. Bersikap adil terhadap seluruh karyawan,

Seorang pemimpin hendaknya tidak pilih kasih atau bersikap adil dalam

memberikan tugas kepada para stafnya. Sehingga tidak akan

menimbulkan rasa iri dan ketidak puasan dari para karyawan yang akan

mengakibatkan pertengkaran.

f. Meningkatkan rasa percaya diri dan kebanggaan bawahan terdapat

pekerjaan mereka.

Artinya bahwa seorang pemimpin hendaknya memberikan pujian kepada

bawahan atas kinerja mereka, karena hasil dari pekerjaan mereka akan

bermanfaat bagi orang lain, dan apabila mereka melakukan kesalahan

harus selalu diberi motivasi dan arahan agar kesalahan tersebut tidak

terulang kembali

B. Pengertian Perpustakaan

Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang Manajemen Sumber Daya

Staf di Perpustakaan, baiknya terlebih dahulu kita mengetahui apa pengertian

perpustakaan itu sendiri, Menurut Qayulbi (2003:4) bahwa,

”Perpustakaan secara konvensional, yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai.”


commit to user

25

Dari pendapat diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perpustakaan

adalah sebuah tempat atau gedung yang berdiri dibawah naungan sebuah

lembaga atau instansi dimana di dalamnya terdapat semua fasilitas sumber daya

dan informasi, yang koleksinya tersusun secara sistematis sehingga dapat

digunakan untuk kepentingan pengguna dalam mencari informasi.

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta termasuk dalam

Perpustakaan perguruan tinggi, dimana perpustakaan tersebut berdiri dibawah

naungan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan mempunyai tujuan yang

sama, yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, pelatihan dan pengabdian

masyarakat), maka manajemen sumber daya staf merupakan unsur yang sangat

penting dalam pencapaian tujuan tersebut. Jadi Manajemen Sumber Daya Staf di

Perpustakaan maksudnya adalah suatu pengkoordinasian staf di perpustakaan

baik secara vertikal maupun horisontal dalam membagi dan memperjelas tugas,

tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan kedudukan yang diperoleh

masing-masing staf. Dan kita akan membahas mengenai Manajemen Sumber

Daya Staf di Perpustakaan Pusat UMS lebih lanjut dalam BAB IV.


commit to user

26

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA

A. Sejarah

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri

sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP

Muhammadiyah Surakarta, sebagai cabang dari Universitas Muhammadiyah

Jakarta. Seiring dengan perubahan status IKIP Muhammadiyah Surakarta

menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS juga

mengalami perkembangan yang cukup berarti. Terbukti dengan semakin

banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka memajukan diri. Beberapa

perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas, dana, pengelolaan dan jumlah

koleksi yang terus bertambah dalam jumlah judul dan eksemplarnya, serta ragam

ataupun jenis koleksinya. Demikian juga dengan sistem sentralisasi yang telah

berubah ke sistem desentralisasi. Perpustakaan Pusat UMS yang dulu hanya satu-

satunya perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan

fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak memiliki

peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan optimal, dalam rangka

mewujudkan perpustakaan online yang mampu mengikuti perkembangan

informasi di dunia informasi, khususnya dalam dunia pendidikan.

Dengan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang

lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang telah

dicapai oleh Perpustakaan Pusat UMS. Perhatian yang cukup serius dari

pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola, mampu


commit to user

27

mengantarkan Perpustakaan Pusat UMS untuk berubah menjadi perpustakaan

yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi dan

komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan proses belajar mengajar (fungsi

edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif dan efisien, dengan hasil akhir yang

optimal.

Sejak dari awal keberadaanya, Perpustakaan Pusat Universitas

Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian

kepemimpinan, yakni :

Tabel 1.

Kepemimpinan di Perpustakaan Pusat UMS

Tahun Nama

Tahun ....... – 1989 Drs. Sujadi

Tahun 1989 – 1992 Drs. Bambang Raharjo

Tahun 1992 – 1994 Drs. Djoin Sunaryo

Tahun 1994 – 1997 Drs. Bambang Setiaji, M.A.

Tahun 1997 – 1997 Sri Padmantyo, S.E., M.P.A.

Tahun 1997 – 2001 Drs. Maryadi, M.A.

Tahun 2001 – 2001 Drs. Wahyono, Akt., M.A.

Tahun 2001 – 2006 Dra. Hj. Anissa Setyawati

Tahun 2006 – 2008 Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc.

Tahun 2008 – Sekarang Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.

Sumber : http://library.ums.ac.id/


commit to user

28

B. Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pusat UMS

1. Visi

Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis

teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan

pengabdian masyarakat serta mengembangkan ilmu dan nilai-nilai keislaman.

2. Misi

a. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi guna

mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademik UMS.

b. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas

kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.

c. Menunjang sistem jaringan informasi di antara perpustakaan perguruan

tinggi dan perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.

d. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di

Surakarta dan sekitarnya.

3. Tujuan

a. Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang

mendukung proses belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian

masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

b. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil karya sivitas akademik

dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.

c. Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan

perpustakaan perguruan tinggi Muhammadiyah atau perpustakaan lain di

tingkat nasional dan internasional.


commit to user

29

d. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang

perkembangan Islam dengan memanfaatkan kemampuan teknologi

informasi.

4. Fungsi

a. Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan dan

pengajaran;

b. Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian;

c. Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian pada

masyarakat yang berwacana keislaman;

d. Sebagai Media rekreasi alternatif bagi civitas akademika perguruan

tinggi.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Perpustakaan Pusat UMS selengkapnya adalah

sebagai berikut :

Bagan 2.

Struktur Organisasi Perpustakaan UMS tahun 2000-sekarang

KEPALADenny Vitasari

WAKIL KEPALASiti Nuzilah

ADMINISTRASIMasrokah

IT, E-JOURNAL +E-BOOK

Suyadi

HUMAS,KESEKRETARIATAN

+ KEUANGANSiti Musyarofah

LAYANAN TEKNISGatiningsih

LAYANAN PENGGUNATri Mulyati

Sumber : Buku Panduan Perpustakaan Pusat UMS tahun 2010


commit to user

30

Keterangan :

1. Tugas kepala seksi perpustakaan adalah:

a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bagian

b. Menerima laporan pemasukan uang dari semua bagian

c. Mambuat anggaran dan realisasi pengeluaran

d. Mengadakan rapat koordinasi semua bagian

e. Membuat laporan kegiatan kepada Ketua UMS

2. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan adalah:

a. Pembelian buku, majalah, dan surat kabar

b. Memberikan informasi data buku kepada komite perpustakaan

c. Memproses bahan pustaka baru: klasifikasi, memberi label, cap,

pengaman, input data ke komputer

d. Mengurus dan mengarsip surat masuk dan surat keluar

e. Melayani pendaftaran anggota dari luar civitas akademika Universitas


f. Mengurus pembayaran dan langganan majalah dan surat kabar

g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan

3. Tugas bagian sirkulasi dan pemeliharaan bahan pustaka adalah:

a. Melayani peminjaman buku

b. Melayani pengembalian buku

c. Melayani permintaan buku yang dipinjam setiap dosen

d. Shelving

e. Membuat laporan stastistik peminjam dan jumlah buku yang dipinjam

f. Memperbaiki laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan


commit to user

31

4. Tugas bagian layanan Koleksi Karya Ilmiah adalah:

a. Memberi layanan kepada pengguna berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah

(penelitian) dalam bentuk cetak (tesis, skripsi, tugas akhir).

b. Menerima dan mencatat rutin Kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan

c. Memberi layanan akses melalui CD ROM khusus unuk jenis koleksi

skripsi yang berbentuk softcopy.

5. Tugas bagian layanan Multimedia (Audio Visual) adalah:

a. Memberikan layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI

dengan koleksi CD, CD-ROM, disket dan kaset.

b. Memberikan layanan TV kabel.

6. Tugas bagian periodikal, Referensi, dan Informasi perpustakaan adalah:

a. Memberi layanan kepada pengguna periodikal, koran, referensi, dan

koleksi khusus.

b. Memberi layanan karya-karya ilmiah

c. Memproses majalah baru dan buku-buku referensi

d. Mengarsip dan memproses majalah untuk dijilidkan

e. Mengarsip koran , majalah hadiah

f. Memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date

dari sumber-sumber tercetak yang ada.

g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan.

7. Tugas bagian Koleksi Cadangan:

a. Memberikan layanan koleksi cadangan

b. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan.

c. Shelving


commit to user

32

8. Tugas bagian Kasir adalah:

a. Menerima semua pembayaran dari beberapa aktivasi perpustakaan yang

berhubungan dengan uang, seperti pembayaran denda, aktivasi,

penggatian kartu hilang, dan lain-lain.

9. Tugas bagian Fotokopi adalah:

a. Memberikan layanan fotokopi bagi pengunjung perpustakaan dengan

ketentuan yang berlaku di perpustakaan.

10. Tugas bagian Administrasi adalah:

a. Memberikan layanan pendaftaran anggota perpustakaan.

b. Memberikan layanan aktivasi

c. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan

d. Memberikan layanan surat-menyurat

e. Penyerahan Karya Ilmiah

Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah, tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB.

D. Sumber Daya Manusia

Untuk menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan Pusat

UMS dijalankan oleh seorang kepala dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang

kepala urusan (kaur), 23 orang staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari

jumlah pegawai yang ada tersebut terdapat 14 orang berstatus pustakawan.

Kepala : Denny Vitasari, S.T., M. Eng. Sc.

Wakil Kepala : Dra. Siti Nuzilah


commit to user

33

Humas, Kesekretariatan & Keuangan

1. Siti Musyarofah (Kaur. Humas, Kesekretariatan & Keuangan)

2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas dan Informasi)

3. Ismarni, A.Md (Kasir)

Layanan Administrasi

1. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)

2. Sapta Pujianta, A.Ma (Administrasi)

3. Hariyanto, SE. (Administrasi)

4. H. M. Taslim (Cek Keluar/Masuk)

Layanan Pengguna

1. Tri Mulyati (Kaur. Layanan Pengguna & Layanan Periodikal)

2. Cahyana Kumbul Widada, A.Md. (Layanan Referensi)

3. Budiman (Layanan Kol. Cadangan)

4. Mulyadi (Layanan Kol. Cadangan)

5. Kurnia Utami, S.Sos. (Layanan Sirkulasi-Peminjaman)

6. Nur Rohman C. W. (Layanan Sirkulasi-Peminjaman)

7. Edhy Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian)

8. Dra. Suparmi (Layanan Sirkulasi- Pengembalian)

9. Eko Daryadi (Layanan Kol. Karya Ilmiah)

10. Haryadi (Layanan Kol. Karya Ilmiah)

11. Arif Yulianto (Copy Center)


commit to user

34

Layanan Teknis

1. Gatiningsih (Kaur. Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi)

2. Murtini, B.Sc. (Pengadaan Koleksi)

3. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks)

4. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks)

5. Esti Handayani, A.Md. (Pengolahan Koleksi Audio Visual)

6. Munawar (Pengolahan Koleksi Periodikal)

7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)

8. Dwi Budi Setiawan (Penjilidan)

IT, E-Journal & E-Book

1. Suyadi (Kaur. IT, E-Journal & E-Book)

2. Yuldarrahman, S.T. (IT)

Tabel 2. Data Karyawan Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009

No Nama Suami/Istri Keterangan 1. Masrokhah Drs. F Yusuf Noor Diploma 2. Sugiyanto, Drs Sadiyem

3. Suparmi, Dra Suprapto, Drs S-1 Ilmu Ekonomi Administrasi FKIP

UNS Surakarta

4. Murtini, BSc Taufiq Puji Rahmani,

BSc

Akademi Pimpinan Perusahaan Indonesia (APPI)

Yogyakarta

5. Siti Musyarofah Sunardi Diploma Ilmu Perpustakaan

UGM Yogyakarta 6. Edhy Susilo Eny Nurhidayati SLTA 7. Nur Rohman CW Dyah Layla Apriliana SLTA 8. Edy Suparno Urip

9. Suyadi Suratmi Diploma Ilmu Pendidikan

Matematika UNS

10. Gatiningsih Tjipto Basoeki Diploma Teknologi Perpustakaan UGM

11. Mulyadi Utari SMA

12. Ken Retno Yuniwati Subagyo Diploma Ilmu Perpustakaan

Universitas Airlangga


commit to user

35

Surabaya

13. Hariyanto Sri Yuniwat, Amd Diploma Ilmu Perpustakaan

Universitas Terbuka

14. Sapta Pujianta Watini Diploma Ilmu Perpustakaan

Universitas Terbuka 15. Ismarni Pusmanto 16. Eko Daryadi Nanik Indriyani SLTA 17. Haryadi Sudarmi SD

18. Esti Handayani, Amd Ngainun Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta

19. Tri Mulyati Mulyono, SE Diploma Teknologi Perpustakaan UGM

20. Maria Husnun Nisa, S Sos Arief Rochmad Alumni S-1 Ilmu Perpustakaan

Unpad Bandung 21. Budiman Budi Hartanto Mursyidah SLTA

22. Kurnia Utami S-1 Ilmu Perpustakaan Universitas Padjajaran

Bandung 23. Munawar Sri Daryani 24. Ridwan Nur Efendi Marwati Mutmainah

25. Ari Fatmawati Aisyah,

Amd Diploma Ilmu Perpustakaan

UGM Yogyakarta 26. Siti Nuzilah, Dra

27. Denny Vitasari, S.T., M.

Eng. Sc.

Master of Engineering Science of Monash University

28. Cahyono Kumbul Widodo,

Amd Dwi Murwati

Diploma Ilmu Perpustakaan

UGM 29. Arif Yulianto SLTA

30. Dwi Budi Setyawan Diploma Ilmu Perpustakaan

UGM Yogyakarta

31. Yuldarrohman, ST. Alumni Teknik Elektro

Universitas Muhammadiyah Surakarta

32. Moh. Taslim SD

Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan Pusat UMS

E. Gedung/Ruang

Dengan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang

lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, Perpustakaan Pusat UMS bisa

dilihat melalui data sebagai berikut :

Lantai Dasar

1. Gudang Buku

2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Buku


commit to user

36

Lantai 1

1. Lobby

2. Loker pengunjung

3. TV

4. Ruang Internet

5. Rak koleksi CD

6. Rak Koleksi Skripsi

7. Ruang baca

8. Ruang diskusi

9. Layanan administrasi

10. Tempat peminjaman buku

11. Ruang Administrasi

12. Ruang Kepala Perpustakaan

Lantai 2

1. Rak Buku Teks

2. Meja baca

3. Katalog Komputer

4. Tempat pengambilan buku

5. Ruang sirkulasi petugas

Lantai 3

1. Rak Buku Cadangan

2. Koleksi Kitab

3. Koleksi Referensi dan Koleksi Djasman

4. Katalog Komputer

5. Tempat fotocopy


commit to user

37

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada lampiran 20.

F. Sumber Dana

Dana merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam

program pengembangan koleksi ataupun perpustakaan. Dana yang besar akan

mempengaruhi jumlah koleksi yang disediakan sehingga mampu menunjang

kurikulum, yang pada akhirnya tujuan induk tercapai. Dalam hal ini Perpustakaan

Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta mendapat dana Rp. 500.000.000,-

(Lima Ratus Juta Rupiah) tiap tahun dari lembaga induknya, yaitu Universitas


Dana yang diperoleh digunakan antara lain, dana operasional, dana

pengadaan buku, dana pembuatan booklet, dana kegiatan seperti peringatan hari

besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah

Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti, tergantung

dengan kebutuhan. Apabila terjadi kekurangan dana, Perpustakaan Pusat

Universitas Muhammadiyah Surakarta dapat meminta lagi kepada pusat sesuai

kebutuhan yang diperlukan.

G. Sarana dan Prasarana

Untung menunjang layanan di perpustakaan, Perpustakaan Pusat UMS

memilki sarana adan prasarana sebagai berikut :


commit to user

38

Tabel 3. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009

No. Nama Barang Pemanfaatan Jumlah Ket.

Petugas Pengguna

1 AC 12 21 43 2 rsk 2 Airphone 6 - 6 3 Almari besi 7 - 7 4 Almari kayu 9 10 19 5 Almari tas/ locker - 16 16 6 Dingklik panjang - 10 10 7 Dispenser 5 3 8 8 Display Majalah 1 4 5 9 Filling kabinet 7 - 7

10 Globe dunia - 2 2 11 Head set 4 - 4 12 Jam dinding 8 13 21 13 Karpet 1 17 18 14 Kipas angina 4 4 8 15 Komputer & laptop 23 44 67 16 Kotak kartu 3 - 3 17 Kotak Koran 2 - 2 18 Kursi besi lipat 6 38 44 19 Kursi kayu busa kantor 4 14 18 20 Kursi kayu busa 22 156 178 21 Kursi plastik 7 31 38 22 Meja baca besar 7 14 21 23 Meja baca besar leseh - 12 12 24 Meja baca kecil - 57 57 25 Meja dorong kayu 9 5 14 26 Meja kantor 31 5 36 27 Meja kecil hitam 7 8 15 28 Meja kecil putih 4 - 4 29 Meja kerja panjang 6 5 11 30 Meja kompuuter 16 36 52 31 Meja kursi tamu 1 1 2 set 32 Meja leseh kecil 2 25 27 33 Meja oval 3 - 3 34 Meja sket/meja tinggi 8 13 21 35 Mesin ketik elektronik 1 - 1 36 Papan boardmaker 12 1 13 37 Papan dispalay Koran 6 8 14 38 Papan pengumuman 1 5 6 39 Penyedot debu 1 - 1

40 Printer laserjet canon HP1320

3 1 1

41 Printer Epson LQ1170 1 - 1 42 Printer Epson LQ2180 2 - 2 43 Printer Epson LX-300 5 - 5 44 Radio tape 4 - 4 ? 45 Rak alumunium 3 - 3 46 Rak buku besi 55 - 55 47 Rak buku kayu 5 211 216 48 Rak kayu pendek 37 - 37 1 sisi


commit to user

39

49 Rak majalah 1 - 1 50 Scanner HP scanjet 8350 1 - 1 51 Server 4 - 4 52 Telpon 10 - 10 53 Kursi putar 26 35 61 54 TV - 4 4 55 LCD 2 - 2 56 Kulkas 1 - 1 57 Amano 1 - 1 58 Mesin presensi kartu 1 - 1 59 Mesin fotokopi 2 - 2

Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan UMS

H. Koleksi

Berdasarkan pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS

dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasinya, koleksi Perpustakaan

Pusat UMS dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:

a. Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal

Classification) edisi 22, yang membagi ilmu pengetahuan kedalam 10

kelompok besar.

Klas 000 Karya umum (Penelitia, Perpustakaan dan Informasi, Ilmu

Komputer)

Klas 100 Filsafat dan Psikologi Umum

Klas 200 Agama

Klas 300 Ilmu-Ilmu Sosial

Klas 400 Bahasa

Klas 500 Ilmu-Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)

Klas 600 Ilmu-Ilmu Terapan (Teknologi)

Klas 700 Kesenian dan Olah Raga

Klas 800 Kesusasteraan

Klas 900 Sejarah, Geografi dan Biografi


commit to user

40

b. Koleksi Islam (klas 297), menggunakan sistem klasifikasi versi Islam

(versi Perguruan Tinggi Islam Yogyakarta)

Klas 297 Agama Islam

Klas 297.1 Sumber-sumber Agama Islam

Klas 297.2 Ilmu Kalam (Aqaid)

Klas 297.3 Ibadah

Klas 297.4 Hukum Islam

Klas 297.5 Akhlak (Tasuf)

Klas 297.6 Perkembangan Islam

Klas 297.8 Aliran dan Sekte-Sektenya

Klas 297.9 Sejarah Islam

2. Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanannya, koleksi Perpustakaan

Pusat UMS dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi, yaitu:

a. Koleksi Sirkulasi

Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk

dibaca di tempat, atau dipinjam(dibawa pulang) sesuai dengan prosedur

peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan UMS.

b. Koleksi Referensi

Adalah koleksi buku rujukan yang hanya bisa dibaca di perpustakaan.

Jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah

kamus, ensiklopedi, laporan tahaunan, direktori, handbook, indeks dan

abstrak, bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik,

informasi studi luar negeri, dan lain-lain. Koleksi ini terdapat di lantai 3

Perpustakaan UMS.


commit to user

41

c. Koleksi Periodikal

Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya memuat tulisan atau

artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Macam koleksi

periodikal yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah majalah, jurnal,

buletin, koran, kliping, hasil seminar dan terbitan berkala lainnya. Jenis

koleksi ini terdapat di lantai 3 Perpustakaan UMS.

d. Koleksi Cadangan

Adalah koleksi buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul

dari buku teks yang dimiliki Perpustakaan UMS. Koleksi cadangan ini

hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Terdapat di lantai 3 gedung

Perpustakaan UMS.

e. Koleksi Karya Ilmiah

Adalah koleksi yang merupakan hasil penelitian dosen dan mahasiswa

yang dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk mengembangkan

penelitian-penelitian ilmiah lainnya, di lingkungan sivitas akademika

UMS. Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas akhir dan

penelitian-penelitian yang lain. Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat,

tidak dapat difotokopi, dan ada di lantai 1 Perpustakaan UMS.

f. Kolesi Audio Visual (Multi Media)

Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD, VCD, DVD dan kaset.

Koleksi ini ada di lanatai 1 Perpustakaan UMS, dan dapat dipinjam sesuai

dengan ketentuan.


commit to user

42

g. Koleksi Khusus

Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dlam beberapa hal, terkait

dengan riwayat (sejarah), penggunaannya, dna kekhasan-kekhsan yang

lain dari koleksi tersebut. Terdapat 2 jenis koleksi khusus ini, yaitu:

1.) Koleksi Kitab Berbahasa Arab

Adalah koleksi buku-buku teks berbahasa arab yang

”penggunaannya” berbeda dengan buku-buku teks yang lain.

Termasuk didalamnya kekhasan dalam pengolahan, penataan di rak

buku dan pengguna dari koleksi ini.

2.) Koleksi (Alm) Djasman Al Kindi

Adalah koleksi khusus yang merupakan ”hadiah” dari Bapak Djasman

al Kindi, mantan rektor pertama UMS yang merupakan salah satu

pendiri UMS. Terdapat bermacan jenis koleksi dlam koleksi ini,

diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal, majalah,

makalah dan foto-foto tentang kegitan beliau selama hidupnya.

Tabel 4. Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009

No. Code Judul Eksemplar No.Klas Jenis Koleksi 1. ARAB 2.166 2.269 1-9 Buku Bahasa Arab 2. CAD 35.284 35.521 0-9 Cadangan 3. CF 395 747 0-9 CDROM

4. DJAZ 3.042 3.163 0-9 J Koleksi Bp.

Djazman 5. R-DB 318 391 0-9 Referensi 6. R-ENSI 931 1.134 0-9 Referensi 7. R-HB 555 709 0-9 Referensi 8. R-KM 383 551 0-9 Referensi 9. R-PU 499 609 0-9 Referensi 10. R-STAT 603 611 3-7 Referensi 11. R-UU 828 998 0-8 Referensi 12. REF 753 991 Referensi 13. SERIAL 761 4.881 Periodikal 14. SIRKU 25.550 83.702 0-9 Sirkulasi

Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan UMS


commit to user

43

I. Layanan

1. Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi terdapat 2 lantai, yaitu lantai 1 untuk

peminjaman dan lanatai 2 untuk pengembalian. Sistem pelayanannya adalah

terbuka (open acsess). Peminjaman hanya diberikan untuk buku-buku teks

yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi).

a. Peminjaman

1) Ketentuan

Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan kepada anggota

yang memiliki KAP atas nama sendiri.

2) Prosedur

Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks adalah sebgai

berikut:

a) Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik sendiri

yang masih aktif dan buku yang hendak dipinjam kepada petugas.

b) Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali yang ada di

bagaian belakang buku.

3) Batas Pinjam

Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks dan waktu

peminjaman dari masing-masing jenis keanggotaan yang ada adalah

sebagai berikut:


commit to user

44

Tabel 5.

Batas Pinjam

Jenis Anggota Jumlah Pinjaman

(Kriteria) Batas Waktu

Keterangan

Mahasiswa S1 dan D3

5 Buku (2 Indonesia/3 Asing)

7 hari Dapat diperpanjang 1 kali*

Mahasiswa S2 6 Buku

(3 Indonesia/3 Asing) 2 Minggu Dapat diperpanjang 1 kali*

Dosen dan Karyawan Tetap

8 Buku (5 Idonesia/3 Asing)

6 Bulan Tidak dapat diperpanjang

Dosen dan Karyawan

Kontrak/Reguler



Dosen dan Karyawan Studi

Lanjut



Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS Tahun 2010

* dengan catatan perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu pinjam.

Catatan : Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain, apabila dilanggar

akan dikenakan sanksi peringatan dan sita kartu. Apabila diulang

sampai 2 kali akan dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1

semester.

b. Pengembalian

1) Ketentuan

Serahkan buku yang kan dikembalikan pada petugas pengembalian yang

ada di lanatai 2.

2) Sanksi

a) Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak (sobek,

basah, berjamur, lengket, brodol, dll) maka peminjam akan dikenai

denda sebesar harga terbaru dari buku tersebut.


commit to user

45

b) Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda Rp.200,-

/buku/hari.

c) Peminjam yang menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai

dengan yang dihilangkan, ditambah biaya proses buku sebesar

Rp.10.000,-/buku serta membyar denda apabila terlambat

mengembalikan.

c. Perpanjangan

1.) Belum pernah Diperpanjang

2.) Tidak/belum terlambat sari btas waktu pengembalian

3.) Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus membawa buku yang akan

diperpanjang.

2. Layanan Administrasi

Layanan administrasi Perpustakaan UMS berada di lantai 1,

bertugas memberikan layanan yang meliputi :

a. Pendaftran anggota perpustakaan

b. Aktivasi

c. Pembutan kartu anggota peprustakaan (KAP)

d. Surat-menyurat

e. Penyerahan Karya ilmiah

3. Layanan Internet

Saat ini tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses

internet secra cepat serta dapat dimanfaatkan oleh users atau masyarakat

umum yang ingin mengadakan acara pelatihan internet auat acara-acara lain

yang membutuhkan fasilitas internet. Layanan internet adalah layanan yang


commit to user

46

diberikan kepada pengguna perpustakaan unutk melakukan akses internet

secra gratis dengan syarat terdaftar sebgai anggota perpustakaan aktif.

a. Wireless LAN

Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan nirkabel di

dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop pribadi. Untuk

menggunakan fasilitas tersebut diperlukan :

1) Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel.

2) Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan standard IEEE

802.11g atau 802.11b.

3) Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki akun di

perpustakaan UMS (memiliki username dan password sendiri)

4) Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai internet

seperti Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, dll.

b. Online Resource

Online resource (sumber-sumber online) yang disediakan

Perpustakaan UMS meliputi :

1) Skripsi, Tesis dan Disertasi

2) Koleksi ini dapat didownload secara bebas di alamat

http://etd.eprints.ums.ac.id. Sedangkan fulltext isi dari koleksi ini

hanya dapat dibaca di perpustakaan.

3) Artikel Jurnal UMS (eprints.ums.ac.id)

4) Semua artikel jurnal terbitan UMS yang disediakan di sini dapat

didownload secra bebas di alamat http://eprints.ums.ac.id.

5) Databas eProQuest


commit to user

47

6) Data proques yang dilanggan Perpustakaan UMS ini dapat

mendownload secra bebas di lingkungan UMS, sedangkan dari luar

UMS harus menjadi anggota perpustakaan aktif.

4. Layanan KKI

Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang diberikan

kepada pengguna perpustakaan berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah

(penelitian) yang dilakukan sivitas akademik UMS dalam bentuk cetak.

Layanan KKI ini digunakan oleh pengguna perpustakaan sebgai bahan

rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian-penelitian yang baru.

Ketentuan pengguna koleksi KKI ini adalah hanya bisa dibaca ditempat dan

tidak dapat di fotokopi.

Khusus untuk jenis koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan

juga bentuk softcopy yang bisa diakses melalui fasilitas CD ROOM

(Compact Disk Read Only Memory). Penelusuran informasi tentang koleksi

KKI yang dibutuhkan dapat dilakukan melalui OPAC yang tersedia, atau

melalui MULTISEARCH yang dapat diakses melalui alamat URL

http://ms.library.ums.ac.id/ atau http://library.ums.ac.id/.

5. Layanan Multimedia (Audio Visual)

Layanan Multimedia (audio visual) adalah layanan yang secara

langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi audio visual yang dimiliki adalah

dalam bentuk CD, CD-ROM, disket dan chaset.

Termasuk dalam layanan ini adalah TV kabel, yang dapat digunakan

oleh pengguna perpustakaan secara langsung (bisa langsung memilih channel

yang diinginkan).


commit to user

48

Subyek jenis koleksi CD yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS

adalah :

a. Ensiklopedia

b. Komputer

c. Skripsi

d. Internet

e. Teknologi Kimia

f. Biografi

g. Psikologi

h. Musik

i. Agama Islam

j. Teknik, dll.

Sedangkan jenis koleksi CD-ROM yang ada adalah CD jurnal

Proquest yang subyeknya meliputi :

a. Business

b. Kedokteran

c. Teknik

d. Farmasi, dll.

Untuk jenis koleksi disket yang ada, subyek yang dimiliki oleh

Perpustakaan UMS adalah :

a. Komputer

b. Internet

c. Statistik

d. Teknik

e. Ekonometrika


commit to user

49

f. Investasi, dll.

Koleksi audio visual ini (kecuali CD-ROM) dapat dipinjam oleh

pengguna perpustakaan dengan ketentuan peminjam adalah mahasiswa,

dosen dan karyawan (sivitas akademik) yang menjadi anggota perpustakaan.

Sedangkan tata cara peminjaman koleksi audio visual adalah sebgai

berikut :

a. Menyerahkan KAP sebagai jaminan

b. Mengisi dan menandatangani surat perjanjian peminjaman koleksi audio

visual yang telah disediakan.

6. Layanan Referensi

Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pengguan

perpustakaan, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam penelusuran

informasi secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan

meanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih optimal.

7. Layanan Koleksi Periodikal

Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu

pengetahuan yang up to date dari sumber-sumber tercetak yang ada, yang

memiliki kala terbit tertentu seperti majalah, jurnal, buletin dan surat kabar.

Koleksi periodikal ini hanya dapat dibaca di tempat dan difotokopi. Koleksi

jurnal bentuk cetak yang ada, dibagi dan ditata berdasarkan jurusan yang ada

di fakultas.

Pembagian dan penataan koleksi jurnal tercetak tersebut di rak-rak

jurnal adalah sebagai berikut :

a. Ilmu Pendidikan (A)

b. Ilmu Ekonomi (B)


commit to user

50

c. Ilmu Hukum (C)

d. Ilmu Teknik (D)

e. Ilmu Geografi (E)

f. Ilmu Psikologi (F)

g. Ilmu Agama Islam (G)

h. Ilmu Kesehatan dan Kedokteran (J)

i. Ilmu Farmasi (K)

j. Ilmu Sosial (L)

k. Ilmu Disiplin Ilmu (Li)

Selain artikel dari jurnal bentuk cetak, Perpustakaan UMS juga

melanggan jurnal elektronik seperti Proquest, Questia, Emerald dan UMS e-

Journal.

8. Layanan Koleksi Cadangan

Layanan koleksi cadangan adalah layanan yang menyediakan

koleksi buku-buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul yang

dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti jika buku teks yang ada di lantai 2

habis terpinjam, pengguna perpustakaan masih dapat mencari dan

menggunakan buku tersebut di layanan koleksi cadangan. Tujuan dari

layanan ini adalah prinsip ketersediaan (availibility) buku-buku teks bagi

pengguna perpustakaan. Koleksi cadangan ini hanya bisa dibaca ditempat, di

fototkopi dan di scan.

9. Layanan Koleksi Khusus

Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah

Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan Layanan Koleksi Kitab

Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi khusus ini masing-masing memiliki


commit to user

51

kekhasan tersendiri dalam hal sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak,

pemanfaatan bagi pengguna, dan pengguna dari masing-masing koleksi

khusus tersebut.

10. Layanan Lain-lain.

a. Kasir

Layanan ini adalah layanan bagian keuangan yang bertugas

menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas perpustakaan yang


penggantian biaya kartu hilang, dan lain-lain, kecuali aktifitas fotokopi.

Letak layanan kasir ini berdampingan dengan layanan administrasi dan

layanan peminjaman buku.

b. Fotokopi

Layanan fotokopi disediakan bagi pengunjung perpustakaan

yang ingin memfotokopi koleksi yang ada di perpustakaan, dengan

ketentuan yang berlaku di perpustakaan. Layanan fotokopi di

Perpustakaan UMS ini mampu melayani permintaan fotokopi pengguna

perpustakaan dalam jumlah cukup besar.

c. Loker

Layanan loker ini disediakan bagi pengguna perpustakaan yang

ingin menyimpan tas, buku dan barang-barang lainnya kecuali

barangberharga, sebelum mereka masuk ke perpustakaan lebih jauh.

d. Ruang Diskusi

Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas

akademik dan masyarakat umum di sekitar UMS untuk acara-acara

diskusi, rapat, pelatihan dan lain-lain. Berkapasitas 15-40 orang dengan


commit to user

52

fasilitas perlengkapan audio visual didalamnya. Untuk informasi

selanjutnya dapat menghubungi KTU Perpustakaan Pusat UMS.

e. Mushola

Disediakan mushola bagi petugas dan pengguna perpustakaan

yang ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang mushola ini

terdapat di dalam area ruang internet.


commit to user

53

BAB IV

ANALISA MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN

PUSAT UMS

Untuk menjawab dari tujuan dan rumusan masalah yang telah penulis

utarakan dalam BAB I, berikut analisa mengenai manajemen sumber daya staf di

Perpustakaan Pusat UMS.

A. Perekrutan Tenaga Kerja

Sebelum merujuk ke pembahasan tentang perekrutan staf atau tenaga

kerja di Perpustakaan Pusat UMS, sebaiknya kita bahas dulu mengenai

perekrutan Kepala dan Wakil Kepalanya.

Dulunya Kepala dan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS

mendapatkan jabatan tersebut tidak melalui proses seleksi, melainkan langsung

ditunjuk oleh Rektor sebagai pimpinan pusat Universitas Muhammadiyah

Surakarta.

Sumber Daya Staf merupakan hal yang sangat penting di Perpustakaan

UMS, staf merupakan orang-orang yang akan memberikan segala kemampuan,

tanggung jawab dan dedikasi tinggi kepada instansi yang mereka naungi, orang-

orang yang memiliki ketrampilan, kreatifitas, tenaga dan usaha yang akan mereka

berikan kepada instansi tersebut

Di Perpustakaan UMS perekrutan staf dimulai dengan menentukan

spesifikasi jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan

untuk melaksanakan pekerjaan terlebih dahulu melalui analisa jabatan yaitu

menentukan keterampilan-keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan

wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan.


commit to user

54

Analisa jabatan di Perpustakaan UMS antara lain: latar belakang

pendidikan minimal SMA, ketrampilan yang dimiliki terutama dalam bidang

perpustakaan, IT, akutansi dan manajemen. Setelah itu menghasilkan deskripsi

jabatan yang dibutuhkan spesifikasi jabatan yang berisi identifikasi jabatan, di

Perpustakaan UMS antara lain: koordinator bagian administrasi, koordinator

bagian IT, E-JOURNAL dan E-BOOK, kemudian koordinator bagian humas,

kesekretariatan dan keuangan, lalu koordinator bagian layanan teknis dan layanan

pengguna, baru merujuk pada staf-staf dimasing-masing bagian.

Kemudian menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Sumber

tenaga kerja di Perpustakaan UMS berasal dari internal (dari dalam organisasi)

dan eksternal (dari luar organisasi).

Berdasarkan wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan pada

tanggal 23 Maret 2010, maka diperoleh data sebagai berikut:

1. Sumber tenaga kerja dari dalam organisasi atau internal yaitu pemindahan

(transfering) yaitu karyawan yang dulunya dibagian akademik atau dibagian

tata usaha universitas dipindah keposisi dibagian perpustakaan, ini dilakukan

karena terjadinya kelebihan tenaga kerja dibagiantersebut.

2. Sumber dari eksternal organisasi yaitu lamaran pekerjaan yang datang secara

langsung setelah mendapatkan informasi dari iklan di salah satu media yang

digunakan perpustakaan. Kadang-kadang perpustakaan tidak mengumumkan

lowongan jabatan yang dibutuhkan, tetapi seseorang melamar atau mencari

pekerjaan, baik datang sendiri maupun lewat surat, baik itu sebagai tenaga

kerja tetap, tenaga part time maupun untuk kepentingan magang atau PKL.

Teknis Perpustakaan Pusat UMS menganut kebijakan pemindahan staf

yang ada di dalam lingkungan tenaga yang ada di UMS sendiri (internal), selain


commit to user

55

itu juga dilakukan perekrutan staf untuk melengkapi kekurangan tenaga kerja di

Perpustakaan Pusat UMS (eksternal), perekrutan staf terakhir dilaksanakan pada

tahun 2000 diumumkan lewat media Koran Republika, dan pada saat itu jumlah

karyawan berjumlah 45 orang dan sekarang menciut menjadi 30 orang staf saja,

ini dikarenakan adanya penyegaran rolling dari bagian personalia universitas, dan

juga karena perpustakaan sudah menjadi perpustakaan digital, maka

diefisiensikan. Jadi sebagian staf-staf perpustakaan dipindahkan ke bagian unit

atau pusat universitas.

Kemudian pada tahun-tahun berikutnya hanya dibuka untuk tenaga part-

time yang diambil dari mahasiswa UMS sendiri, tentunya dengan syarat-syarat

tertentu, pengumuman perekrutan tenaga part-time dilakukan lewat papan

pengumuman di setiap fakultas. Selain itu didukung juga dengan menerima siswa

SMK maupun mahasiswa dari Universitas lain yang ingin PKL (Praktek Kerja

Lapangan) di Perpustakaan Pusat UMS.

Berikut urutan tes-tes seleksi yang harus dilewati para staf di

Perpustakaan Pusat UMS, antara lain:

1. Tes berkas administrasi

yaitu mengenai kelengkapan berkas yang telah diajukan, sesuai denagn syarat

yang sudah ditentukan.

2. Tes psikologi

yaitu tes mengenai keadaan psikologis calon staf

3. Tes panggilan :

a. Tes wawancara

yaitu tes yang diadakan untuk mengetahui data pribadi calon staf,

keahlian lain dari calon staf, dan untuk mengetahui mental calon staf.


commit to user

56

b. Tes kemuhammadiyahan

yaitu tes untuk mengetahui seberapa besar ilmu kemuhammadiyahan

yang dimiliki masing-masing calon staf.

c. Tes baca Al-Qur’an

yaitu tes kemampuan membaca aya suci Al-Qur’an.

d. Tes ibadah : sholat

e. Tes komputer

yaitu utnuk mengetahui seberapa dalam ilmu komputer yang dikuasai

para calon staf.

f. Tes bahasa inggris

Yaitu tes untuk mengetahui kemampuan berbahasa inggris.

Lalu setelah melalui beberapa tahap diatas, kemudian calon staf akan di

uji oleh para staf penguji, antara lain oleh:

1. Pembantu Rektor I Bidang Pustakawan

2. Kepala atau Wakil Kepala Perpustakaan Pusat

3. Kepala Bagian Personalia universitas

4. Dosen Psikologi dari Fakultas Ilmu Psikologi

Rektor berhak menentukan siapa calon staf yang akan diterima, tetapi

tetap tergantung oleh bagian kepegawaian universitas.

Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB dan juga didukung wawancara dengan Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi, pukul 11.35 WIB).

B. Tugas dan kewajiban

Di Perpustakaan Pusat UMS tugas dan kewajiban masing-masing staf

dibagi menurut jabatan mereka masing-masing.


commit to user

57

1. Tugas kepala dan wakil kepala perpustakaan adalah:

a. Membuat perencanaan kerja

b. Melakukan pengawasan kerja

c. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bagian

d. Menerima laporan pemasukan uang dari semua bagian

e. Mambuat anggaran dan realisasi pengeluaran

f. Mengadakan rapat koordinasi semua bagian

g. Membuat laporan kegiatan kepada Ketua UMS

2. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan adalah:

a. Pembelian buku, majalah, dan surat kabar

b. Memberikan informasi data buku kepada komite perpustakaan

c. Memproses bahan pustaka baru: klasifikasi, memberi label, cap,

pengaman, input data ke komputer, untuk call number dan barcode

terlampir pada lampiran 16,sedangkan untuk cap terlampir pada

lampiran 8.

d. Mengurus dan mengarsip surat masuk dan surat keluar

e. Mengurus pembayaran dan langganan majalah dan surat kabar

f. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan

3. Tugas bagian sirkulasi dan pemeliharaan bahan pustaka adalah:

a. Melayani peminjaman buku

b. Melayani pengembalian buku

c. Melayani permintaan buku yang dipinjam setiap dosen

d. Shelving

e. Membuat laporan stastistik peminjam dan jumlah buku yang dipinjam

f. Memperbaiki laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan


commit to user

58

4. Tugas bagian layanan Koleksi Karya Ilmiah adalah:

a. Memberi layanan kepada pengguna berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah

(penelitian) dalam bentuk cetak (tesis, skripsi, tugas akhir).

b. Menerima dan mencatat rutin keterpakaian skripsi hard cover kepada

Seksi Perpustakaan setiap bulan, untuk contoh laporan keterpakaian

skripsi hard cover terlampir pada lampiran 6.

c. Memberi layanan akses melalui CD ROM khusus untuk jenis koleksi

skripsi yang berbentuk softcopy.

5. Tugas bagian layanan Multimedia (Audio Visual) adalah:

a. Memberikan layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI

dengan koleksi CD, CD-ROM, disket dan kaset.

b. Memberikan layanan TV kabel.

c. Melaporkan daftar keterpakaian CD koleksi audio visual, terlampir pada

lampiran 7.

6. Tugas bagian periodikal, Referensi, dan Informasi perpustakaan adalah:

a. Memberi layanan kepada pengguna periodikal, koran, referensi, dan

koleksi khusus.

b. Memberi layanan karya-karya ilmiah

c. Memproses majalah baru dan buku-buku referensi

d. Mengarsip dan memproses majalah untuk dijilidkan

e. Mengarsip koran , majalah hadiah

f. Memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date

dari sumber-sumber tercetak yang ada.

g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan.

7. Tugas bagian Koleksi Cadangan:


commit to user

59

a. Memberikan layanan koleksi cadangan

b. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan.

c. Shelving

8. Tugas bagian Kasir adalah:

a. Menerima semua pembayaran dari beberapa aktivasi perpustakaan yang


penggatian kartu hilang, dan lain-lain.

9. Tugas bagian Fotokopi adalah:

a. Memberikan layanan fotokopi bagi pengunjung perpustakaan dengan

ketentuan yang berlaku di perpustakaan.

10. Tugas bagian Administrasi adalah:

a. Memberikan layanan pendaftaran dan pembuatan kartu anggota

perpustakaan, kartu anggota perpustakaan terlampir pada lampiran 11.

b. Memberikan layanan aktivasi

c. Melayani pendaftaran dan pembuatan kartu anggota dari luar civitas

akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta, kartu anggota

terlampir pada lampiran 11.

d. Memberikan layanan surat-menyurat, untuk Surat Keterangan Bebas

Perpustakaan terlampir pada lampiran 10.

e. Penyerahan Karya Ilmiah, untuk Surat Keterangan Penyerahan

Skripsi/Tesis/KKI terlampir pada lampiran 9.


commit to user

60

Bagan 3.

Jalur tanggung jawab staf di Perpustakaan Pusat UMS

Operasional : proses layanan

- Teknis - Layanan Pengguna - Administrasi

Disini menurut penulis, Perpustakaan Pusat UMS sudah menerapkan

unsur-unsur manajemen dalam mengelola sumber daya manusia (staf), yakni:

1. perencanaan yaitu menetapkan program kerja terlebih dahulu kemudian

menentukan tujuan organisasi baru kemudian melakukan perekrutan staf atau

tenaga kerja,

2. pengorganisasian yaitu struktur organisasinya,

3. penempatan/penugasan yaitu tentang tugas dan kewajiban staf dimasing-

masing bagian,

4. penggerakan yaitu intruksi lisan saat staf melaksanakan tugasnya,

5. pengkoordinasian yaitu mengenai keselarasan tugas-tugas dan kegiatan staf,

6. pengawasan yaitu kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan,

kesalahan dan kegagalan staf dalam melaksanakan tugas, dan

7. pembiayaan yaitu dana yang diberikan pihak universitas kepada perpustakaan

sebesar Rp 500.000.000,-/tahun.

Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah, tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB.

Kepala dan Wakil Kepala

Staf

Koordinator Bagian


commit to user

61

C. Motivasi kerja

Staf-staf di Perpustakaan UMS mempunyai motivasi kerja yang

berbeda-beda, berikut adalah hasil wawancara penulis dari beberapa staf:

1. Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS

Ibu Nuzilah menjawab bahwa motivasi kerja beliau yang menjabat

sebagai Wakil Kepala Perpustakaan UMS adalah untuk ibadah, aktualisasi

diri dan tentunya salary (gaji).

Sumber : Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB

2. Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi

Sedangkan Pak Hariyanto menjawab bahwa motivasi beliau adalah

untuk ibadah, sebagai tempat untuk pengembangan diri, untuk mencari

nafkah bagi keluarga, mencari pengalaman, kemudian untuk memberikan

sumbangsih kemampuan skill yang diimiliki kepada instansi.

Sumber: Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 08.50 WIB

3. Bapak Eko, Staf Layanan Skripsi dan Audio Visual

Pak Eko menjawab bahwa motivasi beliau adalah untuk memenuhi

kebutuhan keluarga atau dengan kata lain untuk mencari nafkah, kemudian

untuk niatan ibadah dengan mengharapkan pahala dari Allah SWT, dan

sebagi tempat pengembangan diri.


4. Bapak Nurrohman, Staf Layanan Peminjaman Buku

Kemudian jawaban dari Bapak Nurrohman adalah untuk ibadah,

mencari nafkah untuk keluarga, tempat pengembangan diri, sebagai

pengabdian diri kepada bangsa, negara, dan agama.



commit to user

62

Dan menurut penulis, kesimpulan dari motivasi kerja para staf di

Perpustakaan Pusat UMS adalah sebagai niatan ibadah, mencari nafkah bagi

keluarga dan juga sebagai tempat pengembangan diri.

D. Pelatihan dan pengembangan

Di Perpustakaan Pusat UMS jenis pelatihan sumber daya staf antara lain

diadakannya:

1. Pelatihan komputer

2. Seminar,

3. Pelatihan bahasa inggris,

4. Workshop,

5. IT secara reguler untuk software baru,

6. Customer service.

Untuk seminar dan workshop diadakan saat masa-masa tertentu atau

saat dibutuhkan saja, sedangkan untuk pelatihan IT untuk software baru

dilaksanakan seminggu tiga kali dengan staf pengajar dari staf layanan internet

dan dibantu oleh staf lainnya.

Proses pengembangan sumber daya staf juga dilakukan oleh pemimpin

perpustakaan dengan diadakannya:

1. Rapat rutin setiap seminggu sekali pada hari Sabtu pukul 13.00-14.00 WIB di

ruang diskusi, yang ditujukan bagi seluruh karyawan atau staf Perpustakaan

Pusat UMS. Rincian isi rapat terdiri dari 15 menit siraman rohani, 45 menit

dilanjutkan dengan mengajukan ide, inovasi, gagasan, laporan, dan kemajuan

perpustakaan, kemudian dibahas di tingkat level koordinator dan pimpinan.

2. Studi lanjut, dimana sebagian staf yang berijasah SMA dan D3 dipilih oleh

kepala perpustakaan dan diberikan kesempatan untuk melaksanakan studi


commit to user

63

lanjut sampai jenjang S1 kemudian biaya studi lanjut akan ditanggung oleh

universitas.

3. Outbond dan study banding ke perpustakaan universitas lain agar staf dapat

menambah wawasan dan juga dapat memberikan inspirasi dan semangat

untuk mengembangkan Perpusatakaan Pusat UMS.

Pengawasan kerja dilakukan oleh koordinator sub bagian, berguna

untuk selain memberi pengawasan dan juga motivasi kerja, juga berguna untuk

melatih kedisiplinan dan tanggung jawab kerja masing-masing staf.

Sumber: Hasil wawancara dari Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS dan juga didukung wawancara dengan Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi, pukul 11.35 WIB tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB.

E. Kompensasi tenaga kerja

Untuk masalah kompensasi, penulis telah mendapatkan informasi dari

hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS dan staf bagian,

dan beliau menjawab ”Untuk para staf di Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan

sistem gaji yang mapan, antara lain:

a. Gaji pokok

b. Tunjangan struktural

c. Tunjangan hari raya

d. Uang makan

e. Uang transport

f. Uang rapat

g. Uang lembur

h. Gaji ke-13

i. Gaji pensiun sampai 56 tahun

j. Asuransi kesehatan


commit to user

64

k. Peket naik haji

l. Paket liburan

Dan untuk masalah nominal kompensasi tersebut, beliau tidak berkenan

untuk menjawab karena dirasa kurang etis untuk dipaparkan.

Untuk gaji karyawan di Perpustakaan Pusat UMS disetarakan dengan

gaji pegawai negeri sipil (PNS), Surat Keputusan Rektor digunakan saat kenaikan

gaji pokok ataupun kenaikan jabatan. Contoh Surat Keputusan Rektor dapat

dilihat pada lampiran 21. Gaji dan SK diberikan oleh bagian Tata Usaha

universitas melalui bagian administrasi Perpustakaan Pusat UMS baru kemudian

diberikan kepada masing-masing staf dan juga tentunya kepada kepala

perpustakaan.

Kompensasi ini dibuat dengan tujuan agar para staf mendapatkan hak

mereka masing-masing tentunya, tetapi selain itu juga untuk memotivasi para staf

agar lebih giat lagi bekerja dan tugas dapat cepat terselesaikan. Kompensasi

dibutuhkan juga untuk memotivasi staf agar mendapatkan prestasi yang lebih

unggul dan dapat menjadi karyawan teladan, sehingga akan memperlambat masa

pensiun karena dirasa menjadi nilai positif karena dapat selalu menjalankan tugas

dengan baik.

Sumber : Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB

F. Hambatan-hambatan

1. Ada beberapa staf yang kurang menguasai teknologi dikarenakan tingkatan

pendidikan yang kurang tinggi ataupun kurang perhatian saat

dilangsungkannya kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya staf,

sehingga menimbulkan hambatan dalam melaksakan kegiatan kerja.

2. Kekurang cakapan staf dalam hal melaksanakan tugas.


commit to user

65

3. Kurangnya motivasi kerja staf dikarenakan beberapa staf sudah berusia lanjut

sehingga sulit untuk menyerap ilmu.

4. Peraturan jam kerja yang tidak ditepati oleh karyawan sehingga pemakai

yang datang lebih awal tidak bisa dilayani, ini dikarenakan tidak adanya

peraturan tertulis yang diberikan oleh kepala perpustakaan.

Sumber : Hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah dan ditambah wawancara dari staf layanan administrasi Bapak Hariyanto pada tanggal 23 Maret 2010.

G. Pemecahan Masalah

1. Sebaiknya sering diadakan pelatihan rutin bagi staf-staf yang sudah lanjut

usia maupun staf lain yang belum menguasai teknologi, jadi tidak hanya pada

saat ada software baru saja, tetapi baik itu seminggu sekali diadakan tes-tes

kemampuan teknologi, sehingga staf akan lebih termotivasi lagi untuk

bekerja.

2. Untuk mengasah kemampuan melaksanakan tugas, sebaiknya susunan

pembagian kerja yang sudah ada dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-

masing dan bukan hanya sebagai susunan formalitas saja sehingga

mekanisme kerja dapat dipertanggung jawabkan.

3. Agar staf lebih termotivasi lagi, sebaiknya dari intansi memberikan kenaikan

gaji minimal 10% dari gaji pokok, atau bisa juga dengan menjanjikan paket

liburan gratis bagi karyawan teladan.

4. Sebaiknya bagi karyawan yang terlambat datang masuk kerja, diberikan

sanksi tegas berupa potong gaji/jam keterlambatan.


commit to user

66

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah penulis meneliti dan penganalisis tema Manajemen Sumber

Daya Staf di Perpustakaan Pusat UMS, maka penulis dapat menyimpulkan

sebagai berikut:

1. Perpustakaan Pusat UMS sudah menerapkan unsur-unsur manajemen dalam

mengelola sumber daya manusia (staf), yakni perencanaan, pengorganisasian,

penempatan/penugasan, penggerakan, pengkoordinasian, pengawasan, dan

pembiayaan.

2. Perpustakaan Pusat UMS dalam perekrutan tenaga kerja melalui kebijakan

roling dari dalam lingkungan tenaga yang ada di UMS sendiri kemudian

dipindahkan ke perpustakaan pusat (internal). Selain itu dilakukan perekrutan

staf untuk melengkapi kekurangan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat UMS

(eksternal).

3. Di Perpustakaan Pusat UMS tugas dan kewajiban masing-masing staf dibagi

menurut jabatan mereka masing-masing. Dan juga diatur dengan jalur

tanggung jawab staf.

4. Dari hasil wawancara dari beberapa staf di Perpustakaan Pusat UMS,

motivasi kerja para staf di Perpustakaan Pusat UMS adalah sebagai niatan

ibadah, mencari nafkah bagi keluarga dan juga sebagai tempat pengembangan

diri.

5. Di Perpustakaan Pusat UMS jenis pelatihan sumber daya staf antara lain

diadakannya pelatiah komputer, seminar, bahasa inggris, workshop, IT secara


commit to user

67

reguler untuk software baru dan customer service. Sedangkan untuk

pengembangan sumber daya staf antara lain dengan diadakannya rapat rutin

mingguan, studi lanjut, Outbond dan study banding.

6. Untuk para staf di Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan sistem gaji yang

mapan.

7. Hambatan-hambatan yang pernah dialami pimpinan perpustakaan dalam

memanaj staf-stafnya antara lain karena kekurang cakapan staf dalam hal

melaksanakan tugas, tidak termotivasi, dan juga tingkat penyerapan ilmu.

B. Saran

1. Melihat Perpustakaan Pusat UMS akhir-akhir ini hanya membuka lowongan

untuk pekerja partime yang kebanyakan mahasiswa yang tidak berlatar

belakang ilmu perpustakaan, maka sebaiknya perlu adanya penambahan

tenaga perpustakaan yang terampil terutama berpendidikan ilmu

perpustakaan, dan juga terampil dalam bidang IT sehingga akan lebih mudah

untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan, karena Perpustakaan

Pusat UMS sudah termasuk perpustakaan digital.


commit to user

68

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ANALISIS .../Analisis... · Praktik Kerja Lapangan...

Documents

Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ANALISIS .../Analisis... · Praktik Kerja Lapangan...