Cg ucc01302 introduction to it excel

Introduction to IT 1

COURSE GUIDE

2009 © All rights reserved Dilarang memperbanyak dan/atau mengcopy sebagian atau seluruh material dalam

dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari pengarang

MICROSOFT EXCEL PART 1


MICROSOFT EXCEL

Hasil bukanlah yang perpenting dalam sebuah usaha. Cobalah mengubah orientasi,

sehingga fokus terhadap proses yang anda lakukan. -ims-

PT. Bergerak Maju adalah sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di bidang perdagangan consumer goods Perusahaan ini memiliki lebih dari 200 salesperson yang tersebar diberbagai daerah di seluruh Indonesia. Setiap bulannya, pihak manajemen melakukan evaluasi terhadap para salesperson untuk mengetahui apakah mereka sudah memenuhi target penjualan. Hasil evaluasi ini digunakan sebagai dasar penentuan komisi dari masing-masing salesperson. Anda sebagai anggota tim IT diminta untuk mensupport Sales and Marketing Departement di dalam pengolahan data. Data tersebut akan digunakan dalam Monthly Sales Review Meeting sebagai dasar analisa pada: • Kinerja salesperson/bulan • Kinerja produk/bulan • Trend penjualan di setiap daerah • Dll Selain itu, Anda juga diminta untuk membantu dalam tugas-tugas administrasi, misalnya membuat surat kepada setiap salesperson menyangkut k i ne r j a me r e k a berdasarkan hasil dari Monthly Sales Review Meeting. 1.1. Microsoft Excel Microsoft Excel adalah sebuah sebuah program spreadsheet yang memungkinkan Anda mengorganisir data Anda ke dalam daftar clan kemudian meringkas, membandingkan dan menyajikan data secara grafis. Sebagai contoh, Anda bisa memerintah Excel untuk menghitung jumlah, rata-rata, atau nilai maksimum penjualan pada hari tertentu. Pendek kata, Excel menghemat waktu Anda dari keharusan membuat ikhtisar sendiri. Dalam dunia kerja, Anda akan mendapati bahwa banyak permasalahan kerja yang terlihat kompleks namun ternyata dapat dipecahkan secara cepat dan muculah dengan menggunakan Microsoft Excel.


Berikut ini diuraikan beberapa penggunaan beberapa feature Excel yang sangat penting untuk dikuasai dengan baik: Feature Deskripsi Intersheet Formula Penggunaan formula antar worksheet

untuk memastikan integritas data.

Functions: Logical function Vlookup Custom funct ion

Fungsi-fungsi yang penting digunakan dalam pengolahan data, termasuk pembuatan fungs i sesua i k e b u t u h a n p e n g g u n a ('custom function').

Data Feature: Filtering Pivot Table

Feature-feature di submenu data yang penting dikuasai dalam pengolahan data.

Simple Macro Serangkaian aksi terekam untuk menjalankan langkah-langkah yang menyorot sel-sel berisi informasi penting.

1.2. Inter Sheet Formula Intersheet formula adalah tools yang digunakan jika Anda ingin meng-organisir (mengelola, mengkombinasikan clan meringkas) data Anda di berbagai worksheet yang berbeda dengan mengunakan link, sehingga apabila ada perubahan data, Anda tidak perlu meng-update pengolahan data Anda secara manual. Anda menggunakan tools ini jika Anda bekerja dengan data yang sangat banyak yang terdapat pada beberapa sheet yang berbeda. Hal ini sangat penting karena selain untuk menambah efisiensi pengolahan data, intersheet formula juga digunakan untuk memastikan integritas dari data fersebut. Artinya data di 1 sheet konsisten dengan data serupa di sheet lainnya. Perhatikan Studi kasus yang diberikan di awal modul. Anda dapat nelihat terdapat banyak data pada Sheet Sales Transaction yang harus Anda olah. Sangat tidak efisien bila Anda harus mengolahnya secara manual. Karena itu, Anda harus memanipulasi data dengan menggunakan berbagai fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel. Cara membuat intersheet formula secara prinsip sama seperti pembuatan intrasheet formula. Perlu diperhatikan beberapa aturan penggunaan kode sebagai berikut:


• Nama file selalu diakhiri dengan tanda: [ ] Contoh:

Rumus diatas digunakan untuk mendapatkan hasil perkalian dari data pada sel D8 dengan data sel E5 pada file DataModulExcel, sheet Raw Data.

• Nama worksheet selalu diakhiri dengan tanda: !

Contoh :

Rumus diatas digunakan untu:, mendapatkan hasil perkalian dari data pada sel C16 dengan data pada sel F5 di sheet Sales Transaction.

• Penggunaan tanda $ sama saja dengan formula intrasheet

Contoh: Sales Transaction!A$6 apabila dicopy ke baris-baris berikutnya akan 'mengunci' rujukan kepada bares 6 di worksheet Sales Transaction.

Contoh-contoh dalam subtopik berikut (1.2 -- 1.3) mengenai fungsi, data feature, macro, clan lain seterusnya secara tidak langsung akan menggambarkan penggunaan intersheet formula. 1.3. Function FUNGSI LOGIKA Fungsi untuk memilih satu dari dua nilai berdasarkan pengujian logika. Bentuk penulisan seperti berikut ini :

= IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) Ar t inya kalau ekspres i logika benar maka per in tah pada value_if_true yang akan dilaksanakan tetapi kalau ekspresi logika salah maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika memerlukan salah satu operasi relasi (operasi pembanding) yaitu:

=, < , >, <=, >=, <> Digunakan untuk pengolah data yang memerlukan pilihan-pilihan logika/kondisi tertentu.


Pada studi kasus diatas, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menghitung PPN dari masing-masing produk. PPN ini kemudian ditambahkan dengan unit price untuk mendapatkan total unit price dari masing-masing produk. Untuk menghitung total harga dari suatu produk, Anda harus memperhitungkannya adanya faktor pajak (PPN). Untuk itu, bukalah sheet Raw Data yang berisi daftar harga. Pada tabel produk tertera keterangan apakah suatu produk dikenakan PPN atau tidak. Rumus yang digunakan adalah : PPN = 10% x Unit Price Total Price = Unit Price + PPN Anda akan menggunakan fungsi logika untuk memproses perhitungan total pajak suatu produk. Perhatikan langkah-langkah berikut di bawah ini : 1. Letakkan kursor pada baris pertama kolom Total PPN 2. Klik =, klik function dan pilih fungsi IF.

3. Letakkan kursor pada kolom Logical_test, Can klik baris pertama pada kolom PPN, Yalu ketikkan sehingga akan tampak seperti berikut ini: D6="yes"

4. Pada kolom value_if _ true, klik baris pajak (10%), tekan tombol F4 pada keyboard, Yalu ketikkan tanda kali (*) Can klik baris pertama pada kolom unit price. sehingga akan tampak seperti berikut ini:

=IF(D6="yes",$C$3*C6)

5. Pada kolom value_if_false ketikkan "0"


6. Klik OK 7. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom, drag baris pertama sampai baris

terakhir. Hasil;-.ya akan tampak seperti berikut (formatting cell: category=accounting; decimal places=2; symbol = Rp Indonesian).

8. Total Unit Price adalah hasil penjumlahan dari unit price dengan Total PPN. Klik =, klik kolom unit price, tulis +, Yalu klik kolom total PPN, tekan enter. Rumusnya sebagai berikut:

=C6+E6

9. Drag seluruh baris untuk mengisi seluruh kolom


VLOOKUP Fungsi pencarian dan rujukan yang dipakai untuk mencari data dengan merujuk ke suatu lokasi. Lokasi rujukan biasa berupa range dalam bentuk tabel yang disusun secara vertikal. Bentuk lengkap penulisannya seperti berikut ini : =Vlookup(Lookup_Value,Table_Array,CoI_Index_num,Range_lookup) Argumen Lookup–Value (Nilai yang dicari pada kolom pertama dari array) didapat berupa isi sel atau nilai yang cliketik langsung. Argumen Table_Array (Tabel Rujukan) adalah tabel yang dipakai sebagai rujukan pencarian. Argumen Col–Index–num (Index Kolom) menunjukan kolom ke berapa yang nilainya akan diambil, dimulai dari kolom 1. Argumen Range_Lookup didapat dikosongkan atau diisi True jika tabel disusun terurut clan pencarian diartikan sebagai "yang sama dengan atau lebih kecil". Jika Range_Lookup diisi False, maka tabel tidak harus terurut clan pencarian diartikan sebagai "sama persis". Digunakan untuk membaca nilai dari suatu tabel yang disusun secara vertical Sebagai latihan bukalah sheet Sales Transaction. Anda akan mengisi kolom Total Unit Price, yang nilainya didapat dari tabel produk di sheet Master Product. Ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Aktifkan tab sheet Sales Transaction 2. Letakkan kursor pada kolom pertama di bawah Unit Price, dan dengan menggunakan

keyboard ketik = 3. Lalu klik insert function

4. Klik drop down Category dan akan muncul berbagai fungsi yang tersedia pada Excel.


5. Pilih kategori Lookup & Reference, lalu pilih VlookUp, lalu klik OK

6. Akan muncul kotak dialog baru sebagai panduan untuk menggunakan fungsi

VlookUp.


7. Letakkan kursor pada kolom Look_up value. Lalu pada sheet Sales Transaction

pilih sel tepat di bawah judul Product yaitu sel B6.

8. Letakkan kursor pada kolom Table_Array. Lalu klik sheet Raw Data, dan sort seluruh data pada kolom Product sampai dengan Total Unit Price. Tekan tombol F 4 pada keyboard (B6: F12).

9. Letakkan kursor pada kolom Col_Index_num. Karena kolom Total Unit Price sebagai target data yang akan diambil berada di kolom kelima, maka ketikkan 5. Keseluruhan hasil akhir adalah seperti pada gambar berikut ini:


10. Letakkan kursor pada kolom Range_lookup, lalu ketikkan false. 11. Klik OK 12. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom Total Unit Price, drag formula sampai baris

terakhir. 13. Dengan demikian Anda telah mengisi seluruh baris pada kolom. Karena Anda

menggunakan intra/inter sheet formula, jka data harga pada sheet Master Product berubah maka secara otomatis kolom Total Unit Price (P) pada sheet Sales Transaction akan berubah. Untuk mengisi kolom Total Price, gunakan rumus dibawah ini:

Total price = Total unit price * Quantity

14. Drag seluruh baris untuk mengisi seluruh kolom. Gambar berikut adalah sebelum VlookUp

Gambar berikut adalah sesudah VlookUp


Latihan Jika bulan September terdapat diskon sebesar data di bawah ini: (tabel sudah disediakan pada sheet Discount)

Product Discount Pepsodent 10% Sunsilk 20% Lifebuoy 0% Indomie 10% Kecap Indofood 10% Bimoli 5% Kopi Kapal Api 5%

Hitung kembali total penjualan setelah diskon pada bulan tersebut untuk masing-masing salesman dengan menggunakan fungsi Vlookup. Lengkapi field yang kosong pada sheet Discount. 1.4. Data Feature FILTERING Spreadsheet Excel bisa menyimpan data sebanyak yang anda perlukan, namun Anda mungkin tidak ingin menggunakannya semua sekaligus. Anda bisa membatasi data yang di perlihatkan pada worksheet dengan membuat filter, yang merupakan sebuah aturan yang memilih baris-baris mana yang ditampilkan dalam sebuah worksheet. Filter digunakan bila kita bekerja dengan data yang sangat banyak dan ingin membatasi data yang kita lihat karena kita tidak membutuhkan seluruh data yang banyak tersebut. Untuk melakukan filter, lakukan langkah berikut:


1. Bukalah sheet Mahasiswa, tempat kursor pada sebuah sel. 2. Aktifkan Menu Data lalu klik Filter seperti pada gambar

3. Maka didapatkan field yang sudah dilengkapi tools filter, seperti pada gambar berikut:

4. Untuk menjalankan filter maka, klik fasilitas filter (tombol dengan tanda panah kebawah) tersebut disalah satu field yang menjadi acuan filter, lalu cek nilai yang ingin ditampilkan, seperti pada gambar berikut:


5. Maka hasil filter tersebut akan didapatkan sesuai dengan acuan yang menjadi dasar untuk filteringnya, misalkan seperti gambar berikut ini:

6. Untuk membuang filter, klik lagi tombol Filter. PIVOT TABLE Pivot Table adalah sebuah tool yang digunakan untuk analisis data dengan cara merubah data ke dalam bentuk tabel (cross tabel) yang dinamis sehingga pengguna dapat dengan mudah melakukan pemilihan data. Akhir-akhir ini banyak organisasi telah mengumpulkan data sekian tahun lamanya (data pembelian, data penjumlahan, data nasabah, data transaksi dsb.) Hampir semua data tersebut dimasukan dengan menggunakan aplikasi komputer yang digunakan untuk menangani transaksi sehari-hari yang kebanyakan adalah OLTP (On Line Transaction Processing).Bayangkan berapa transaksi yang dimasukkan oleh hypermarket semacam Carrefour atau transaksi kartu kredit dari sebuah bank dalam seharinya dan bayangkan betapa besarnya ukuran data mereka jika nanti telah berjalan beberapa tahun. Pertanyaannya sekarang, apakah data tersebut akan di biarkan menggunung, tidak berguna lalu di buang, ataukah kita dapat me-‘nambang’-nya untuk mencari ‘emas’ ‘berlian’ yaitu informasi yang berguna untuk organisasi kita. Banyak diantara kita yang kebanjiran data tapi miskin informasi. Persoalan di atas merupakan salah satu persoalan yang dapat diatasi salah satunya dengan OLAP (On-line Analytical Processing). OLAP adalah software yang mempunyai kemampuan untuk mendukung manager dan analisis untuk mengamati dan menggunakan sejumlah besar data yang terkumpul dan detail, dari berbagai sudut pandang. Dengan menggunakan OLAP, analis dapat mengungkapkan pola, tren, dan kondisi tertentu. OLAP memiliki fungsi – fungsi sebagai berikut: 1. Roll-up (consolidation), mendapatkan rangkuman informasi dengan tingkatan

dimensi yang lebih umum. 2. Drill-down, memperoleh gambaran yang lebih detail. 3. Slice and Dice, melihat database dari sudut pandang yang berbeda. Untuk mempelajari OLAP, dibutuhkan waktu yang lama dan dana yang cukup besar. Tools-tools yang cukup mahal dan banyak di kenal dipasaran software kelas menengah adalah COGNOS, Hyperion’s Hyperion’s, Oracle 9i OLAP dan lain-lain.


Tools Pivot Table yang telah disediakan oleh Excel merupakan prinsip dasar dari software-software OLAP tersebut. Untuk informasi lebih lanjut, anda sangat disarankan untuk membaca dan mempelajari Optional Reading mengenai OLAP di bagian Appendix. Bacaan-bacaan tersebut merupakan material yang wajib di ketahui oleh mereka yang ingin berkarir di bidang OLAP, Datawarehousing, Datamining, dan Bussines Intelligence. Pivot table digunakan apabila anda ingin meringkas informasi dari tabel yang memiliki banyak record dan field ke dalam bentuk yang mudah di baca. Sebagi contoh, gambar berikut memperlihatkan bebarapa baris pertama dari daftar yang di gunakan untuk membuat Pivot Table. 1. Bukalah sheet Mahasiswa. Klik sel mana saja pada range 2. Klik menu Insert > Pivot Table Report seperti gambar berikut:

3. Lalu akan muncul kotak dialog berikut. Secara otomatis akan terpilih range sel yang akan diproses yang akan member nilai otomatis pada Tabel/Range. Pilih New Worksheet agar hasilnya ditampilkan pada sheet yang baru.

4. Lalu klik OK, dan akan menghasilkan gambar berikut:


5. Pilih field-field pada bagian kanan yaitu field-field yang dibutuhkan untuk ditampilkan. Caranya dengan melakukan click sebuah field lalu drag ke sebuah region Drop Row, atau Drop Column, atau Drop data. Sebagai contoh, untuk menampilkan informasi “Kota asal mahasiswa dan Tahun Diterima dan Program Studi” maka lakukan langkah berikut: a. Klik dan drag field Kota ke Drop Row Fields Here b. Klik dan drag field Tahun Diterima ke Drop Column Fields Here c. Klik dan drag field Program Studi ke Drop Data Items Here Hasilnya adala sebagai berikut:

6. Jika sebuah sel Data Item di klik, misalnya sel perpotongan Bandung-2006 yang bernilai 4, maka akan dibuka sebuah sheet baru yang berisikan data detail.


SEBUAH CONTOH Berikut diberikan sebuah contoh untuk mengatur nilai akhir seluruh mahasiswa pada sebuah matakuliah: 1. Buka sheet Daftar Nilai Ujian 2. Isi sel J11 dengan formula

=D11*$G$2+E11*$G$3+F11*$G$4+G11*$G$5+H11*$G$6+I11*G7 lalu blok hingga sel J43

3. Isi sel K11 dengan formula =VLOOKUP(J11,$E$49:$F$55,2,TRUE) lalu blok hingga sel K43

4. Isi sel C49 dengan formula =COUNTIF($K$11:$K$43,B49) lalu blok hingga sel J56

5. Isi sel C57 dengan formula =SUM(C49:C56)

Cg ucc01302 introduction to it excel

Documents

Transcript of Cg ucc01302 introduction to it excel