BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)

8/10/2019 BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)

1/13

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

D I R E K T O R A T J E N D E R A L B I N A M A R G A

PETUNJUK PELAKSANAAN TINJAUAN MANAJAMEN

No. Dok. : DJBM/SMM/PP/01No. Rev. : 00

Tgl. Diterbitkan : 21 Maret 2011Tgl. Kaji Ulang : 21 Maret 2013

Hal : 1/13Paraf :

Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Pengendali Dokumen Direktorat Jenderal Bina Marga

PENGESAHAN

URAIAN NAMA & JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH IR. PURNOMOKETUA TIM TEKNIS POKJA SMM

DIPERIKSA OLEHIR. CHAERUL TAHER, M.ScSESDITJEN BINA MARGA

DISAHKAN OLEHIR. DJOKO MURJANTO, M.Sc

DIREKTUR JENDERAL BINAMARGA

STATUS DOKUMEN

NO. DISTRIBUSI

TANGGAL


2/13






Hal : 2/13Paraf :


SEJARAH DOKUMEN

TANGGAL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN

21 Maret 2011 Petunjuk Pelaksanaan

Tinjauan Manajemen ini diterbitkanperdana


3/13






Hal : 3/13Paraf :


DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN DAN NOTASI

NOMORUNIT KERJA UNIT KERJA NOTASI

001 Sekretariat Ditjen BM SDBM

002 Direktorat Bina Program DITBP003 Direktorat Bina Teknik DITBT

004 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah I DITBPW-I

005 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah II DITBPW-II

006 Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III DITBPW-III

007 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional I BBPJN I

008 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional II BBPJN II

009 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional III BBPJN III

010 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional IV BBPJN IV

011 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional V BBPJN V

012 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VI BBPJN VI

013 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VII BBPJN VII

014 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional VIII BPJN VIII

015 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX BPJN IX

016 Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional X BBPJN X 017 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional XI BBPJN XI

Catatan :

Masing masing Unit Kerja (Setditjen, Direktorat-Direktorat, Balai Besar/Balai Pelaksanaan JalanNasional) dapat membuat ketentuan tersendiri tentang pengaturan/penomoran distribusi padaunit unit yang berada dibawah koordinasinya.


4/13






Hal : 4/13Paraf :


1. Ruang Lingkup

Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja dan Unit Pelaksana dilingkunganDirektorat Jenderal Bina Marga.

2. Tujuan

2.1 Memberikan panduan pelaksanaan Tinjauan Manajemen kepada seluruh jajaran

dilingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.2.2 Untuk mengevaluasi dan memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem

Manajemen Mutu dan menilai peluang peluang perbaikan dan peningkatannya.

2.3 Memberikan arahan dan tindak lanjut permasalahan yang timbul dan tidak dapatdiselesaikan oleh penanggung jawab kegiatan dilingkungan Direktorat Jenderal BinaMarga.

3. A c u a n

Permen No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen PekerjaanUmum.

4. Definisi

Tinjauan Manajemen

Kegiatan yang dilakukan untuk mengukur kesesuaian, kecukupan dan keefektifanpenyelesaian masalah yang dibahas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.

5. Ketentuan Umum

5.1 Penyelenggaraan Tinjauan Manajemen.

Tinjauan Manajemen dapat diselenggarakan bersamaan dengan diselenggarakannyaRapat Koordinasi atau diselenggarakan khusus dan terpisah dari penyelenggaraan RapatKoordinasi.

Wakil Manajemen bertanggung jawab atas terselenggaranya Tinjauan Manajemen padaUnit Kerjanya.


5/13






Hal : 5/13Paraf :


5.2 Peserta Tinjauan Manajemen.

Guna tercapainya kefektifan penyelenggaraan dan pencapaian target TinjauanManajemen, maka peserta Tinjauan Manajemen pada masing masing tingkatanditetapkan sebagai berikut :

Penyelenggara Peserta

1. Direktur Jenderal : Wakil Manajemen dan Koordinator Audit Internal Ditjen

Bina Marga, Sesditjen, Direktur, dan Ka. Balai Besar/Ka.Balai beserta Wakil Manajemen masing-masing, sertaunsur lain yang dianggap perlu.

2. Sekretaris DirektoratJenderal

: Wakil Manajemen dan Koordinator Audit InternalSetditjen, seluruh Kepala Bagian dan Kepala Sub.Bagian serta unsur lain yang dianggap perlu.

3. Direktur : Wakil Manajemen dan Koordinator Audit InternalDirektorat, seluruh Kasubdit dan Kasi, serta unsur lain

yang dianggap perlu4. Kepala Balai Besar/

Balai: Wakil Manajemen dan Koordinator Audit Internal Balai

Besar/ Balai seluruh Kepala Bidang, Kepala Bagian,Kepala Seksi dan Kepala Sub.Bagian, Kepala SatuanKerja dan PPK serta unsur lain yang dianggap perlu.

5.3 Waktu Pelaksanaan.

1. Tinjauan Manajemen diselenggarakan sekurang kurangnya 1(satu) kali dalamperiode 6 (enam) bulan.

2. Tinjauan Manajemen diselenggarakan setelah Unit Kerja menyelenggarakan AuditInternal.

5.4 Masukan Tinjauan Manajemen.

Masukan Tinjauan Manajemen setidaknya meliputi :

1. Laporan tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya.


6/13






Hal : 6/13Paraf :


2. Laporan Audit Internal SMM.

3. Masukan/umpan balik pelanggan.

4. Laporan kinerja proses dan pencapaian hasil pekerjaan.

5. Status Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi.

6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu (SMM).

7. Saran-saran untuk peningkatan SMM.

5.5 Keluaran Tinjauan Manajemen.

Keluaran Tinjauan Manajemen harus meliputi aspek aspek yang diperlukan untuk :

1. Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajemen Mutu dan prosesnya.

2. Perbaikan pada hasil kegiatan/produk berkaitan dengan persyaratan dan ketentuanperundang-undangan.

3. Analisa kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk perbaikan dan peningkatanSistem Manajemen Mutu.

6. Kondisi Khusus

Tidak ada

7. Bagan Alir, Tanggung Jawab dan Wewenang


7/13






Hal : 7/13Paraf :


7.1 Bagan Alir Tinjauan Manajemen

MULAI

PENYIAPANPENYELENGGARAAN RTM

PENYUSUNANUNDANGAN RAPAT

TINJAUAN MANAJEMEN

PENGUMPULAN BAHANTINJAUAN MANAJEMEN

PELAKSANAANTINJAUAN MANAJEMEN

PENDISTRIBUSIAN

MONITORING TINDAKLANJUT HASIL RTM

SELESAI

1

2

3

4

5

6

RISALAH RTM


8/13






Hal : 8/13Paraf :


7.2. Tanggung Jawab dan Wewenang

Kegiatan 1 (Persiapan Penyelenggaraan Rapat TinjauanManajemen-RTM)

PenanggungJawab

1 Melakukan Kajian Urgensi diadakannya TinjauanManajemen serta perkiraan waktu penyelenggaraan RTM.

Wakil Manjemen

2 Mengusulkan penyelenggaraan RTM kepada ManajemenPuncak.

Wakil Manjemen

3 Menetapkan petugas penyelenggara RTM Wakil Manjemen

Kegiatan 2 (Penyusunan Undangan)

1

2

3

4

Menyusun konsep agenda RTM

Menyusun Konsep Undangan

Menyetujui dan menandatangani undangan

Mendistribusikan undangan

Wakil Manjemen

Wakil Manjemen

Manajemen Puncak

Wakil Manjemen

Kegiatan 3 (Pengumpulan Bahan RTM)

1

2

3

Mengirimkan bahan untuk RTM

Mengkompilasi bahan RTM

Penggandaan bahan RTM

Peserta RTM

Wakil Manjemen

Wakil Manjemen

Kegiatan 4 (Pelaksanaan RTM)1

2

3

4

Memimpin Rapat Tinjauan Manajemen

Melaporkan hasil monitoring Tinjauan Manajemensebelumnya

Menyampaikan hasil Audit Internal Unit Kerjanya

Memberikan konstribusi optimal pada saat

Manajemen Puncak

Wakil Manjemen

Ketua TIM Audit

Peserta RTM


9/13






Hal : 9/13Paraf :


5

6

penyelenggaraan RTM

Menyusun dan menandatangani risalah rapat

Menyetujui hasil rapat yang dituangkan dalam risalahrapat dengan membubuhkan tanda tangan

Wakil Manjemen

Manjemen Puncak

Kegiatan 5 (Pendistribusian Risalah RTM)

1 Melakukan penggandaan risalah rapat Wakil Manjemen2 Mendistribusikan risalah rapat Wakil Manjemen

Kegiatan 6 (Monitoring Tindak Lanjut Hasil RTM)

1 Menyiapkan jadwal rencana monitoring Wakil Manjemen

2 Melakukan monitoring tindak lanjut hasil RTM Wakil Manjemen

3 Melaporkan hasil monitoring kepada manajemen puncak Wakil Manjemen

Undangan Rapat Tinjauan ManajemenDaftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen

Risalah Rapat Tinjauan Manajemen

Dokumentasi Foto Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

Evaluasi Penyelenggaraan Rapat Tinjauan Manajemen


10/13






Hal : 10/13Paraf :


Lampiran 9.1

UNDANGAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

(F : 01/DJBM/SMM/PP/01 Rev. : 00)

KOP SURAT

Nomor :

Lampiran :

Kepada Yth :

1. .................................................

2. .................................................

3. ................................................. dst

di TEMPAT

Perihal : Undangan Rapat TinjauanManajemen

Bersama ini kami mengundang saudara untuk hadir dalam rapat Tinjauan Manajemenyang akan diselenggarakan pada :

Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hari : . . . . . . . . . . . . . . . . .

Jam : . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tempat : . . . . . . . . . . . . . . . . .

Agenda : Tinjauan Manajemen dengan susunan acara sebagaiberikut :

a. Pembahasan Tinjauan Manajemen yang lalu.


11/13






Hal : 11/13Paraf :


b. Pembahasan Pencapaian Sasaran Mutu.

c. Umpan balik penerima manfaat/pelanggan.

d. Pembahasan hasil Audit Internal.

e. Laporan kemajuan pekerjaan dan permasalahanyang tidak dapat diselesai kan di unit kerjapeserta.

f. Laporan tentang status kemajuan Tindakan

Korektif dan Tindakan Pencegahan (jika ada).g. Rencana penutupan dan penyelesaian temuan AI.

h. Rekomendasi peningkatan atau perubahan padaSistem Manajemen Mutu.

Mengingat pentingnya acara rapat tersebut, maka diharapkan kehadiran dan konstribusisaudara dengan mengirimkan terlebih dahulu bahan bahan yang diperlukan untuk kegiatantersebut, terima kasih.

.........., ............................

20..Manajemen Puncak

Tembusan :

1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . )

NIP . . . . . . . . . . . . . . . . .

Catatan :Bahan rapat yang perlu mendapatkan pembahasan ditingkat .........................(sebutkanlevel penyelenggara Tinjauan Manajemen) agar dikirim melalui ............. kepada alamat ini :........................................................................................................................................


12/13






Hal : 12/13Paraf :


Lampiran 9.2

DAFTAR HADIR(F : 02/DJBM/SMM/PP/01 Rev. : 00)

Hari/Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Waktu : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tempat : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Agenda : Rapat Tinjauan Manajemen

No. Nama Unit Kerja Jabatan Tanda Tangan

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 910 10

11 11

dst


13/13






Hal : 13/13Paraf :


Lampiran 9.2RISALAH RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

(F : 03/DJBM/SMM/PP/01 Rev. : 00)

NO PERMASALAHANTINDAKLANJUT

PENANGGUNGJAWAB

TARGET WAKTUKETERANGAN

MULAI SELESAI

..................., ........................20...

Disetujui oleh : Disusun oleh :

( . . . . . . . . . . . . . . . . . . ) ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . )

Manajemen Puncak Notulis

BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)

Documents

Transcript of BM - Petunjuk Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (DJBM-SMM-PP-01)