Bahan Ajar Manajemen ran Moderen[1]
Transcript of Bahan Ajar Manajemen ran Moderen[1]
MANAJEMEN PERKANTORAN
MODEREN
DISUSUN OLEH:
TIM PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM
i MODUL PENGETAHUAN PERKANTORAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
KATA PENGANTAR
KEPALA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Berdasarkan Surat Tugas Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, Departemen Keuangan Nomor ST-03/PP.2/2008 tanggal 27 Januari 2008 tentang Penyusunan Modul Prajabatan Golongan I dan II Tahun Anggaran 2008. Sdr. Dra. Subartini, M.M., ditunjuk sebagai penyusun modul MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN. Modul ini adalah penyempurnaan dari modul sebelumnya dengan judul yang sama yang disusun oleh yang bersangkutan.
Penunjukan ini sangat beralasan karena yang bersangkutan antara lain ditugaskan mengajar dan mengasuh mata pelajaran ini. Pengalaman mengajar yang cukup lama memungkinkan yang bersangkutan memilih materi yang diharapkan memenuhi kebutuhan belajar bagi peserta Prajabatan Golongan I dan II
Kami menyetujui modul ini digunakan digunakan sebagai bahan ajar bagi para peserta Diklat Prajabatan golongan I dan II, namun mengingat modul MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN sebagai bahan studi yang senantiasa berkembang, maka penyempurnaan modul perlu selalu diupayakan agar tetap memenuhi kriteria kemutakhiran dan kualitas.
Pada kesempatan ini, kami mengharapkan saran atau kritik dari seua pihak (termasuk peserta diklat) untuk penyempurnaan modul ini. Setiap saran dan kritik yang membangun akan sangat dihargai.
Atas perhatian dan peran semua pihak, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, Pebruari 2008 Kepala Pusat
Tony Rooswiyanto NIP 060064640
ii MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
DAFTAR ISI
Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Pegawai ………………………………… i
Daftar Isi ………………………………………………………………………… ii
1. PENDAHULUAN ………………………………………………… 1
1.1. Deskripsi Singkat …………………………….…………………… 1
1.2. Tujuan Pembelajaran ……………………………… 1
1.2.1 Tujuan Pembelajaran Umum 1.2.2 Tujuan Pembelajaran Khusus
……………………………… …………………………………
1
1
2. Kegiatan Belajar 1
ADMINISTRASI, MANAJEMEN, DAN ORGANSASI …………..............
3
2.1 Uraian ………………………………………………………............... 3
A. Pengertian-pengertian ………………………………….. 3
B. Lingkup Pekerjaan dalam Suatu Organisasi/Instansi … 6
C. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor …………………… 7
D. Manajemen Perkantoran Modern ……………………… 9
2.2 Rangkuman ………………………………………………………… 10
2.3 Latihan 1 ……………………………………………………………… 11
3. Kegiatan Belajar 2
PENANGANAN SURAT ……………………………..………………...........
12
3.1 Uraian ………………………………………………………............... 12
A. Pengolahan Surat Masuk ………………………………… 13
B. Pengolahan Surat Keluar ………………………………… 19
C. Beberapa Hal yang Perlu Diketahui Mengenai Surat ….. 23
D. Wewenang Penandatanganan Surat ……………… 31
E. Penunjukan Pejabat Pengganti ………………………. 33
F. Cap Dinas …………………………………………………… 35
3.2 Rangkuman ………………………………………………………… 42
3.3 Latihan 2 ……………………………………………………………… 43
4. Kegiatan Belajar 3
PELAYANAN TELEPON …………………………….………………………
44
4.1 Uraian ………………………………………………………………… 44
A. Telepon dari Luar …………………………………….......… 45
B. Menelepon Keluar …………………………………….......… 47
4.2 Rangkuman ………………………………………………………… 49
4.3 Latihan 3 ……………………………………………………………… 49
5. Kegiatan Belajar 4
PENERIMAAN TAMU KANTOR ………………………………….............
50
iii MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
5.1 Uraian ………………………………………………………………… 50
A. Ruang Penerimaan Tamu ……………………….………… 50
B. Cara Penerimaan Tamu Kantor ……………………….… 51
5.2 Rangkuman ………………………………………………………… 56
5.3 Latihan 4 ……………………………………………………………… 56
6. Kegiatan Belajar 5
TATA CARA MENGARSIP ….……………………..………….................
57
6.1 Uraian ………………………………………………………………… 57
A. Pengertian Arsip …………………………………….......…… 57
B. Pengertian Filing …………………………………….......…… 58
C. Sistem Filing …………………………………….......…… 59
D. Asas-asas Filing …………………………………….......…… 62
E. Syarat-syarat Seorang Juru Arsip ……………………… 66
6.2 Rangkuman ………………………………………………………… 67
6.3 Latihan 5 ……………………………………………………………… 68
7. Kegiatan Belajar 6
PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR
69
7.1 Uraian ………………………………………………………………… 69
A. Pengertian Teknologi Informasi …………………………… 69
B. Peranan Teknologi Informasi ………………………………… 69
C. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran ………… 75
D. Manfaat Teknologi Berbasis Internet Bagi Pekerjaan Kantor 75
E. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran .......................... 75
7.2 Rangkuman ………………………………………………………… 77
7.3 Latihan 6 ……………………………………………………………… 77
8. Kegiatan Belajar 7
TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT ..................................
78
8.1 Uraian .......................................................................................... 78 A. Pengertian Rapat ................................................................... 78 B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi .................................. 78 C. Rapat yang Bersifat Resmi .................................................... 79 8.2 Rangkuman ..................................................................................... 81 8.3 Latihan 7 ......................................................................................... 82 9. TES FORMATIF ……..……………………………………………………… 82
10. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT …….…………………………..… 86
11. KUNCI JAWABAN …….……………………………………………………. 87
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………. 88
12. LAMPIRAN …………………………………………………………………… 89
1 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
1. PENDAHULUAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
1.1. DESKRIPSI SINGKAT
Dalam sebagian hidup Anda, Anda menjadi anggota satu atau beberapa
organisasi. Salah satunya adalah organisasi di mana Anda bekerja saat ini.
Elemen yang sangat mendasar dalam organisasi adalah sasaran yang
merupakan tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi.
Kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan dalam organisasi ada dua jenis
yakni kegiatan pokok, yakni yang secara langsung berhubungan dengan
tujuan dan kegiatan penunjang yakni kegiatan-kegiatan yang bersifat
membantu, melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas pokok.
Kegiatan penunjang disebut dengan pekerjaan perkantoran Dalam bahasa
Inggris sering disebut office work atau paperwork.
Saat ini Anda sudah diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, dan telah
melaksanakan pekerjaan kantor. Tetapi apakah Anda menyadari bahwa
pekerjaan yang Anda lakukan di kantor sangat penting karena berkaitan
dengan data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan
organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, dan bagaimana
dampaknya apabila suatu organisasi pengolahan data/informasi tidak dikelola
dengan baik. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi
terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara
modern, oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran
pengetahuan manajemen perkantoran modern.
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan
kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan
bukan tulis-menulis. Dalam modul ini Anda akan mempelajari bagaimana
merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan tulis-menulis
yang berkaitan dengan penanganan surat dan pekerjaan bukan tulis-menulis
antara lain pelayanan telepon dan penerimaan tamu dan tata cara
pengarsipan surat.
1.2.TUJUAN PEMBELAJARAN
1.2.1. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)
Setelah mempelajari modul mata diklat Manajemen Perkantoran Modern,
para peserta Diklat Prajabatan Golongan II diharapkan mampu
memahami dan menerapkan manajemen perkantoran modern di unit
kerjanya.
2 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
1.2.2. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta prajabatan Golongan II
diharapkan mampu :
a Menjelaskan pengertian Administrasi, manajemen, dan organisasi
kantor, pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor,
manajemen perkantoran, dan manajemen perkantoran modern;
b Memahami cara penanganan surat ;
c Memahami cara pelayanan telepon
d Memahami cara penerimaan tamu;
e Memahami tatacara mengarsip ;
f Menjelaskan peranan teknologi informasi perkantoran.
g Menjelaskan tata cara menyelenggarakan rapat
1.2.3. Pokok Bahasan
a. Administrasi, manajemen dan organisasi;
b. Penanganan Surat;
c. Pelayanan Telepon;
d. Penerimaan Tamu Kantor;
e. Tata Cara Mengarsip;
f. Peranan Teknologi Informasi bagi Pekerjaan Kantor.
g. Tata Cara Menyelenggarakan Rapat
3 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
2. Kegiatan Belajar 1
ADMINISTRASI, MANAJEMEN, DAN ORGANISASI
2.1 URAIAN DAN CONTOH
A. PENGERTIAN-PENGERTIAN
1. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam
dua macam pengertian yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit.
Menurut The Liang Gie, administrasi dalam arti luas diterjemahkan
sebagai keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja
sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama.
Perumusan demikian didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap
instansi/kantor selalu ada dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan
pekerjaan penunjang. Dalam arti sempit, administrasi dirumuskan sebagai
pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis. Keterangan-
keterangan tersebut selain dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari,
tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa yang akan datang.
Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha.
Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan
menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Namun kadang-kadang istilah administrasi dengan manajemen sering
tidak dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan.
2. ORGANISASI
Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi baik
organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam
kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa
organisasi diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat
mengerjakan gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan
mutlak karena merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia
untuk mencapai tujuan. Secara sederhana organisasi dapat diartikan
sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja secara formal
berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah
disetujui bersama.
Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah :
kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan
hierarkhi.
3. KANTOR
Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar percakapan
seseorang yang menggunakan kata kantor, seakan-akan kita sudah
memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya
ada satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan
4 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
dengan cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti, tergantung kepada
kalimat yang diucapkan oleh sipembicara. Untuk lebih jelasnya kita
perhatikan kalimat-kalimat berikut yang semuanya menggunakan kata
kantor. Pemuda A mengatakan : “Kantor itu tidak baik, masa lamaran
sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab”.
Bapak B mengatakan : “Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia,
kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang
kantor”. Bapak C berkata kepada anaknya : “ Kantormu bagus, berdinding
kaca, tingkat 20 dan memakai tangga berjalan “.
Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : “ Sebaiknya Bapak datang
lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala PUSDIKLAT sedang
tidak ada di kantor “. Seorang pegawai E dari suatu perusahaan swasta
berkata kepada temannya : “ Agar kamu dapat mengetahui apakah usulan
cuti kamu disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada temanmu atau
langsung ke kantor Sekretariat “. Seorang pegawai F setelah ditanya oleh
teman sekerjanya menjawab : “ Saya tugas ke New York bersama Bapak
Dawam selama dua minggu, dibiayai kantor “.
Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada kalimat-kalimat di
atas mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor oleh
pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak
baik karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab
sampai saat ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi
yang dimaksud orang kantor adalah seorang pejabat. Lain halnya yang
dimaksudkan oleh pembicara C, kantor yang dimaksudkannya adalah
gedung tempat anaknya bekerja. Yang dimaksudkan oleh sekretaris D,
kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT, karena itu ia
menyarankan kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang yang
mungkin menurut jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3
tersebut Kepala PUSDIKLAT akan ada di ruangan kerjanya. Berbeda
dengan yang dimaksudkan sekretaris D, kantor yang dimaksudkan
pegawai E adalah salah satu unit kerja di perusahaan di mana ia bekerja;
jadi yang dimaksudkannya adalah bagian Sekretariat. Kantor yang
dimaksudkan pegawai F, bukan bagian Sekretariat, tapi instansi atau
perusahaan di mana ia dan Pak Dawam bekerja.
Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat mengetahui enam macam
pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung tempat bekerja,
ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha. Oleh
karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor
oleh seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata
kantor itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya.
Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena
para ahli di bidang administrasi perkantoranpun dalam perumusan yang
dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai
pengertian kantor.
5 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor
adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan
administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan
administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang
penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.
Howard & Edward Masonbrink mengemukakan : Kantor adalah tempat
diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani
informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkan.
Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini adalah pengertian
yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan Edward
Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani
informasi dan proses penanganan informasi tersebut.
4. PEKERJAAN KANTOR
Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih memperluas
wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti
halnya pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat
merujuk kepada rumusan yang dikemukakan oleh para ahli.
William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, mengemukakan
pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari
badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan
pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian
hari. Warkat itu mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan
urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan,
daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwal-jadwal, laporan-
laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak
hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
kontrol dari pimpinan.
Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang
persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan
kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan
penanganan informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu
berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif
yang dimaksud dengan keterangan adalah pengetahuan tentang
sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau
pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan
tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang
dibuat untuk keperluan membantu ingatan. Yang dimaksud dengan
keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua
keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian
6 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
juga warkat yang dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau
rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi tersebut.
Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat dari kegiatannya
dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulis-menulis
misalnya penanganan surat masuk, penanganan surat keluar
(korespondensi), penghitungan dan pembuatan laporan, sedangkan
pekerjaan yang bukan tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat,
penggandaan surat dinas, penyimpanan surat, pelayanan telepon,
penerimaan tamu, penataan ruang kantor, penataan lingkungan kantor.
5. MANAJEMEN PERKANTORAN
Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan,
diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar
organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry,
Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing of office
work, and actuating those performing is so as to achieve the
predetermined objective. It deals with the life cycle of business
information and retention if of permanent value, of destruction if
obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup
data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui
pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai
tetap atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The Liang Gie
”Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal”. Dengan demikian
maka pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan
semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.
B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI
Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis
pekerjaan/tugas yakni:
1. Tugas pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-
kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena
berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok
masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya
pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan
sebagian tugas Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak
negara dalam bentuk bea dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan
kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan berbeda
dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Departemen Keuangan.
Dengan demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan yang
7 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
menurut surat keputusan mengenai tugas pokok, fungsi harus
dilaksanakan.
2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu,
melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya
pekerjaan administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan,
perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran.
Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama.
C. PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas
dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh instansi-instansi Pemerintah
maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu asas sentralisasi, asas
desentralisasi, dan asas campuran.
1. Asas Sentralisasi
Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit
tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya
difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi.
Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan
pekerjaan kantor, diantaranya adalah :
a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan;
b. Pengawasan mudah dilakukan;
c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat;
d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih
merata;
e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih
luwes.
Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain
mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu
dalam hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan
tersebut perlu mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak
menimbulkan kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Kelemahan-kelemahan dimaksud antara lain adalah :
a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada
waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana
diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat
dari keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akan mengalami
kelambatan.
b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan
khusus unit lainnya yang justru merupakan kebutuhan yang
memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila
hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan
akan mengalami hambatan.
c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan
yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran
pekerjaan unit lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu
8 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
yang seharusnya unit ini melayani unit lain, berubah menjadi unit
yang minta dilayani.
Kegiatan perkantoran di lingkungan Departemen Keuangan yang
disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk,
penerimaan tamu, penataan lingkungan kantor, walaupun ada pula unit
yang menggunakan asas desentralisasi untuk kegiatan tersebut.
2. Asas Desentralisasi
Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap
unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola
pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat
mempunyai Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas
mengurus kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan,
penggandaan, dan sebagainya.
Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu :
a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi yang
mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.
b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang
bersangkutan.
c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi
pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan.
Seperti halnya asas sentralisasi, asas desentralisasipun mempunyai
beberapa kelemahan, antara lain adalah :
a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan
kantor yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi
yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan
mesin fotokopi lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya
kapasitas mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh;
b. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan
kantor;
c. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk
keperluan pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya
jenjang birokrasi juga akan menambah sulitnya pengawasan.
Kegiatan perkantoran yang didesentralisasikan misalnya penanganan
surat keluar mulai dari mengonsep surat sampai surat tersebut siap
dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di unit organisasi
yang pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi tersebut
masih belum luas.
3. Asas Campuran
Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan di atas, maka
dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan
perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang
sifatnya memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung
banyak kerawanan, dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi,
9 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
sedangkan pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan
menggunakan asas desentralisasi, hal ini biasanya dilakukan oleh
organisasi yang belum luas.
Kegiatan perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya :
a. Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar instansi (ekstern)
dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit
organisasi menggunakan pesawat intern.
b. Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang in aktif dipusatkan di unit
pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang aktif
dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut.
Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas pengorganisasian
pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya sebaik-
baiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan
kelemahan-kelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah
satu asas akan dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan
kebaikan-kebaikan asas yang lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas
pekerjaan, taraf perkembangan, dan tingkat kebutuhan suatu instansi.
Pada instansi yang sudah berkembang biasanya lebih tepat digunakan
asas campuran. Walapun demikian akhirnya penentuan asas yang akan
dipakai secara logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu
secara teknis dapat dilaksanakan dan secara ekonomis dapat
dipertanggungjawabkan.
D. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen perkantoran adalah
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur,
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan
kantor sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang
berkembang, maka harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi
tersebut. Istilah moden dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah
”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai
dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian maka pengertian manajemen
perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern.
Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat penyelengaraan
kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut.
Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan
data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan :
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah
pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan
cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
2. Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap
pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang
10 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus
bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus
dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam
pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis,
efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran
harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut
harus fungsi (outcome).
Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem
komputer, akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi
dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran.
Dengan demikian dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin
banyak informasi yang dapat diakses, sehingga semakin dapat dimanfaatkan
untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang menggunakan teknologi
modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat
mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi. Misalnya pada saat pemilu
tangga1 5 April 2004, adanya virus yang mengacaukan sistem informasi
pemilu, sehingga lambang-lambang partai berubah. Oleh karena itu perlu
diperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan.
Kerusakan atau kesalahan salah satu alat dapat mengganggu keseluruhan
sistem, dan akan mengganggu seluruh pekerjaan kantor.
2.2 RANGKUMAN
Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas administrasi diartikan
sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih, menurut
cara-cara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.
Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai ata usaha yakni rangkaian
kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama. Dengan demikian maka Tata Usaha merupakan unsur
administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan bagian dari
administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi adalah
sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal berdasarkan
tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama.
Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan antara
lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat bekerja, ruangan
kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini adalah
tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses
penanganan informasi.
Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada kaitannya dengan
penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi
yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan tulis-menulis dan
11 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
bukan tulis-menulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas,
yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran.
Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan
proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan
tempat dan proses penanganan data /informasi yang modern, yang antara
lainnya dicirikan dengan adanya :
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai
yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir
sesuai dengan tuntutan zaman;
2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap
pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus
dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab,
bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus dihasilkan oleh
pegawai.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam
pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif,
efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi.
2.3 LATIHAN 1
Pilihan B apabila pernyataan di bawah ini Benar dan S apabila Salah.
1. B – S Pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis dalam suatu
organisasi merupakan arti administrasi dalam arti sempit
2. B – S Menurut George R. Terry, manajemen adalah rangkaian
kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
3. B – S Tugas pokok adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung
mengenai tujuan.
4. B - S Kantor adalah tempat orang bekerja.
5. B - S Salah satu ciri dari kantor yang modern adalah pegawai yang
melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai
yang mempunyai sikap disiplin, profesional, memiliki sikap dan
cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
12 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
3. Kegiatan Belajar 2
PENANGANAN SURAT
3.1 URAIAN DAN CONTOH
Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan yang sangat mendasar,
mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam arti cara-cara
penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya merupakan
pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan
mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul
karena yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati
pekerjaan kantor dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.
Sepintas lalu memang pekerjaan penangan surat sepertinya mudah dan
sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak
semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat
dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja,
tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di
dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah
misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi
tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari
tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan
kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya
mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan
surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga
akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu
tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu,
tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah.
Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain
enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada
yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat
tercapainya tugas-tugas instansi.
Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang lugu tetapi sangat
mendasar seperti tersebut di atas, telah terjawab. Dalam kaitan ini pula maka
penanganan surat perlu mendapat perhatian yang sewajarnya, baik dari
pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu instansi.
Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih
mendalam, bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi :
1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi);
2. Sebagai bahan pembukti;
3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu
masalah;
4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;
5. Sebagai sarana memperpendek jarak.
13 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan surat
adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen
berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat
masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat
sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa awal
proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan
surat.
Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan
proses yang lebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga
pelaksana yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang besar, seperti
instansi-instansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat dilakukan karena akan
mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat lebih jauh akan
mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena itu pada
instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri
yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang
ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Nama unit
demikian, di masing-masing instansi tidak sama, ada yang menamakannya
Bagian Ekspedisi, Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian Umum, Bagian
Penerimaan Surat atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat
keluar, di instansi-instansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh
seorang kepala, didukung oleh sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang
diperlukan. Seperti halnya dalam hal penerimaan surat, nama unit yang
menangani pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari instansi lain; ada
yang menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya.
Dengan pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam
penanganan dan pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau
arsip juga, terutama arsip pasif, ditangani oleh unit tersendiri.
Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan surat
jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang
menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-masing surat masuk.
Untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian ini
akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat itu
diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan
Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang bersangkutan.
Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat masuk
ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh
instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang
dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain.
A. PENGOLAHAN SURAT MASUK
14 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk
sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada
sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya
surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat
adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada
pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel,
giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan
menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa.
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia,
surat sangat rahasia.
e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram,
surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu
memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui
surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya
dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka
dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah
pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka
dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas
meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat
dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup
sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul
surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan
menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke
arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah
amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja.
15 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan
menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat
dengan gunting.
Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara
elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan
dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak
surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat
tersebut dengan mudah dan cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing
sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya
harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau
robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke
sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah
bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat
dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa
semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul
dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka.
Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di
bagian bawah, kemudian ambillah surat dari dalam sampul. Pastikan
bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan
sampai ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan
diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak,
apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada
pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada
lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih
dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat
dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus
dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler.
Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang
menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada
lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya
dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa
lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu
lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang
satu dengan lembar lainnya.
5. Pencatatan surat
16 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat
dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing
surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda
KOLOM-KOLOM BUKU AGENDA Tgl.
Peneri-maan Surat
Masuk
Nomor Urut
Agenda
Tgl. & nomor Kode surat
masuk
Lampiran
Alamat
Pengirim
Hal
Isi
Disposisi
Ket.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian
surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai
dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu
tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat
masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan
penyimpanan.
Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, seperti
Sekretariat Jenderal Dep. Keuangan sarana pencatatan untuk surat
penting berupa Kartu Kendali (KK); untuk surat biasa pada Lembar
Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu
kendali akan tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa
yang memproses.
Contoh Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini :
Masalah : Kode No. Urut M K
Perihal :
Isi ringkasan :
Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal No. Urut
Hubungan --------------------------------- Arsip di
Paraf :
Tanggal :
6. Pembagian surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti
tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju
oleh surat-surat tersebut.
Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-
surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat,
disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.
Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku
17 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima
surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.
Di lingkungan Departemen Keuangan surat masuk ada yang melalui Bagian
Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata
Usaha dan ada yang langsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya
langsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II
Departemen tidak melalui Bagian Penerimaan Surat.
Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris
pimpinan atau petugas/sekretaris pejabat, maka langkah-langkah yang perlu
dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unit-unit terkait, terutama
mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan, dan
penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan surat-surat biasa dan
pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun
apabila surat langsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor
tersebut harus mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran
surat dari sampulnya dilakukan oleh Sekretaris Pimpinan/Pejabat dengan
cara-cara seperti tersebut di atas.
1. Pembukaan sampul Surat Rahasia
Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia tidak dibuka oleh
petugas penerimaan surat, tetapi langsung diteruskan kepada pimpinan
atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit organisasi harus
menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka surat rahasia, dan
penunjukannya itu harus dikaitkan dengan rahasia jabatan. Maksudnya
tidak lain agar kerahasiaan surat-surat itu tetap terjamin. Yang ditunjuk
misalnya sekretaris pimpinan atau petugas lain.
Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh sekretaris
pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga agar tidak
tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh yang tidak
berhak.
Demikian juga surat rahasia yang disampaikan langsung kepada pejabat
unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan
dibuka dengan memperhatikan kerahasiaan surat tersebut.
Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya sama dengan
cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya.
2. Pembacaan surat
Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian Penerimaan Surat,
selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan (termasuk
surat-surat rahasia yang baru dibuka), Pembacaan surat oleh sekretaris
pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah lampiran surat-
surat yang telah disebutkan dalam surat asli tidak terlepas. Di samping itu
untuk mengecek apakah tidak ada lembar surat yang terlepas. Perlu
diketahui juga oleh sekretaris pimpinan, apakah surat tersebut bersifat
segera atau tidak. Apabila surat itu bersifat segera, maka ia harus
menempelkan/ membubuhkan tanda “Segera”. Selanjutnya ia harus
18 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
menempelkan lembar disposisi yaitu lembar yang dibuat secara khusus di
mana pimpinan dapat menuliskan petunjuk-petunjuk atau pengarahan-
pengarahan mengenai penyelesaian masalah yang tercantum dalam
surat.
Contoh lembar disposisi adalah seperti di bawah ini :
____________
LEMBAR DISPOSISI. P B R
____________
Kode :
Masalah :
Tanggal Penyelesaian :
Perihal :
Tgl./No.
Asal :
INSTRUKSI/INFORMASI
Diteruskan kepada :
1.
2.
3.
P = Penting B = Biasa R = Rahasia
3. Pencatatan surat
Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas, selanjutnya surat-
surat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern. Seperti halnya
pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus dicatat dalam
agenda tersendiri. Apabila telah digunakan Sistem Kearsipan Pola Baru,
surat-surat yang bersifat penting dicatat dalam Kartu Kendali (KK) dan
surat-surat biasa serta surat-surat rahasia dicatat dalam Lembar
Pengantar (LP).
4. Penyampaian surat
Setelah surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya disampaikan
kepada pimpinan untuk memperoleh disposisi, Setelah pimpinan
memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan menyampaikan
kepada pejabat yang terkait dengan menggunakan buku ekspedisi untuk
diproses lebih lanjut.
Apabila ada surat-surat yang langsung ditujukan secara pribadi, surat itu
langsung disampaikan kepada yang bersangkutan. Penyampaian surat
pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi atau lembar
pengantar.
B. PENGOLAHAN SURAT KELUAR
Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :
1. Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis
Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi
pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas
suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang
menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam
rangka pelaksanaan tugas pokok.
19 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada
sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis
yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian
surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus
menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar
pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar
disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan
sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan
tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa
surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan
disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah
mengumpulkan bahan-bahan untuk menyusun konsep surat jawaban.
Langkah pertama yaitu menginventarisir masalah yang ada kaitannya
dengan hal yang tersebut dalam surat. Setelah semua bahan/data
terkumpul, kemudian diadakan pembahasan dalam kaitannya dengan
maksud surat. Setelah itu baru disusun konsep surat jawaban. Apabila
pejabat teknis tidak ingin menulis sendiri konsep surat, karena ia ingin
berkonsentrasi pada masalah yang akan dituangkan dalam surat, maka
hal ini dapat ditempuh melalui proses pendiktean yaitu ia mendiktekan
dan stafnya diminta untuk menulis pada kertas konsep. Namun saat ini
kegiatan pendiktean sangat jarang dilakukan, dengan meningkatnya
kemampuan SDM di lingkungan Departemen Keuangan. Setelah konsep
itu selesai, kemudian diserahkan kepada juru tik untuk diadakan
pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu ditik pada lembar konsep
verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk membuat konsep surat.
Contoh konsep verbal, seperti tertera di sebelah ini :
(Nama Instansi)
DITERIMA OLEH REDAKTUR : DITERIMA OLEH JURU TIK :
DISELESAIKAN OLEH : TANGGAL : JAM :
DIPERIKSA OLEH : DIKETIK OLEH :
DITERIMA OLEH BAG. ARSIP : DIBACA OLEH :
TGL. : JAM : DIPERIKSA OLEH :
DIKIRIM PADA TGL :
KEMUKAKAN LAGI PADA TGL :
PERIHAL : NO. AGENDA PRB :
KODE UNIT ORG :
KONSEPTOR :
NO. : JAKARTA, ......... 20.....
NOTA :
TERLEBIH DAHULU : KEPADA YTH.
................................
DITETAPKAN : ................................
DI
20 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
......................
JUMLAH LAMPIRAN :
PENJELASAN :
KODE PENUNJUK :
Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda (double folio)
yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh di atas dan
bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin
tik biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep
verbal.
Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya disampaikan kepada
pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh koreksi. Bila
semua ketikan sudah dinyatakan benar dan ia sudah setuju, maka
pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya
konsep surat yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik
(melalui sekretaris) untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini
merupakan konsep resmi dari surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila
diperlukan.
Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya konsep
pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi
dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi
dan dilekatkan kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler).
Surat yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep
verbal, dan setelah pada bagian Nota diisi dan ditandatangani oleh
pejabat teknis, kemudian surat itu disampaikan kepada pimpinan untuk
ditetapkan dan ditandatangani.
Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus
membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti
dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan
urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa
(atasan konseptor).
Net surat surat perlu diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pimpinan/
pejabat yang akan menandatangani surat (atasan konseptor) dan apabila
pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan.
Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas
yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi
(stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses
pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk
diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang
dituju.
2. Pengiriman Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir
yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini berbeda-beda di Instansi
yang satu dibanding dengan instansi lainnya; ada yang menamakannya
Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian Umum, Subbagian
Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian tersebut kita
namakan Bagian Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang pejabat dan
21 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
dilengkapi dengan sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat (caraka)
dan dilengkapi dengan sarana yang memadai.
Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi, surat-surat
diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah sebagai
berikut :
a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,
tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah
lengkap.
b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.
c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu
ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila
dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain
misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan
sebagainya.
d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R
dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat
dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan
penyampaian, dan cap keamanan. Selanjutnya sampul dimasukkan
ke dalam sampul ke dua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap
tingkat keamanan. Dalam surat yang tingkat keamanannya SR atau
R, di lingkungan Departemen Keuangan umumnya untuk menjaga
kerahasiaan disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju oleh
pejabat yang bersangkutan tanpa menggunakan kurir.
e. Perlu diperhatikan bahwa di lingkungan Departemen Keuangan
semua arsip surat keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan
mengenai kearsipan.
Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan
pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan
melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.
Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat
dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan
sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak
memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia,
sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini.
3. Asas-asas Tata Persuratan
Surat dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas, agar
surat itu memenuhi syarat, yaitu :
a. Asas Dayaguna dan Hasilguna
Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara
berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang
atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
b. Asas Pembakuan
Di atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi
persyaratan baik bentuknya, penandatanganannya, penomorannya,
22 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan
bentuk persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang
bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaan
pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga
akan membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja.
c. Asas Pertanggungjawaban
Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas merupakan
wakil organisasi/instansi pembuatan surat yang memberikan
informasi kepada pihak lain tentang pendapat atau peraturan atau
keputusan yang bertalian dengan materi yang tertera di dalam surat.
Oleh karena itu surat harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari
segi isinya, formatnya maupun prosedur pembuatannya, kearsipan,
kewenangan, dan keabsahannya.
Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya isinya harus
sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan peraturan
yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya,
kearsipan, kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata
cara yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan.
d. Asas Keterkaitan
Tata persuratan dalam suatu instansi berkaitan dengan administrasi
perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua kegiatan tata
persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
tatalaksana perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana kearsipan.
Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus diperhatikan bahwa
surat itu harus ada arsipnya.
e. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu pelaksanaan tugas
dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena itu
untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus
dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat
dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan
penyampaian, dan distribusi.
f. Asas Keamanan
Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut tidak boleh
dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para
petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan
memberitahukan isi surat tersebut kepada siapapun yang tidak
berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini biasa disebut rahasia
jabatan.
C. BEBERAPA HAL YANG PERLU DIKETAHUI MENGENAI SURAT
Di atas telah diuraikan tentang penanganan surat, yaitu mulai penanganan
surat masuk, pengolahan surat oleh pejabat teknis sampai surat jawaban itu
siap dikirim. Oleh karena surat merupakan salah satu sarana berkomunikasi,
baik komunikasi intern maupun komunikasi ekstern, maka beberapa hal yang
23 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
bertalian dengan surat perlu diketahui dengan baik, karena dengan
dimilikinya pengetahuan demikian akan menambah kemahiran kita dalam
membuat surat. Surat yang dimaksudkan di sini adalah surat-surat dinas.
Beberapa hal yang perlu diketahui adalah : langkah-langkah yang diperlukan
dalam menyusun surat, macam-macam surat, bahasa surat, bentuk-bentuk
surat, bagian-bagian surat, dan syarat-syarat isi surat yang baik.
1. Langkah-langkah dalam Menyusun Surat
Sebagai sarana komunikasi, dengan sendirinya surat harus disusun
dengan baik. Untuk tujuan itu, maka dalam hal membuat surat perlu
ditempuh langkah-langkah penting yaitu :
a. Tentukan tujuan pembuatan surat;
b. Inventarisir semua masalah yang akan dikemukakan dalam surat;
c. Susunlah masalah-masalah itu secara sistematis.
Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, selanjutnya dimulai
menguraikan masalah-masalah tersebut di atas dalam bentuk surat atau
konsep surat.
Dalam penyusunan naskah/konsep surat dinas harus merupakan
kebulatan pikiran yang jelas, padat, meyakinkan, dan disusun secara
sistematis.
2. Macam-macam Surat
Untuk menambah wawasan tentang persuratan, perlu juga diketahui
jenis-jenis surat yang biasa ditemukan dalam praktek surat-menyurat.
Jenis-jenis surat dapat dibedakan :
a. Menurut Jangkauannya
Menurut jangkauannya, surat dapat dibedakan :
1) Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-
unit di lingkungan instansi, atau surat yang dikirim oleh
unit/pejabat yang satu kepada unit/pejabat lainnya dalam instansi
yang sama.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi
kepada instansi lain (baik surat dari pimpinan instansi, maupun
surat dari pejabat lainnya).
b. Menurut Prosedur Pengurusannya
Menurut prosedur pengurusannya, surat terdiri dari :
1) Surat Masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain.
2) Surat Keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.
c. Menurut Urgensi Pengirimannya
Dilihat dari urgensi pengirimannya, surat terdiri dari :
1) Surat Sangat Segera/Kilat, yaitu surat yang harus diselesaikan/
dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24
jam.
24 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
2) Surat Segera, yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.
3) Surat Biasa, yaitu surat dinas harus diselesaikan/ dikirim/
disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian
pengiriman, sesuai jadwal perjalanan caraka/kurir dengan batas
waktu 5 hari, atau disebut pula asas FIFO yaitu menurut urutan-
urutan diterimanya surat itu di bagian pengiriman surat (Bagian
Ekspedisi).
d. Menurut Keamanan Isinya
Menurut keamanan isinya, surat terdiri dari :
1) Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR), yaitu surat yang
tingkat keamanan isinya tertinggi, sangat erat hubungannya
dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan
secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan
membahayakan keamanan dan keselamatan negara, misalnya
pemprosesan surat kenaikan harga BBM.
2) Surat rahasia (biasa diberi kode R), yaitu surat yang isinya harus
dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila isi
surat itu dibocorkan secara tidak sah, maka akan dapat
menurunkan martabat dan kewibawaan negara, dapat
mengakibatkan kerugian besar bagi negara, misalnya surat
mutasi pegawai/pejabat.
3) Surat terbatas/konfidensial (biasa diberi kode K), yaitu surat
yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu
sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan secara
tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah
atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.
4) Surat biasa, (biasa diberi kode B), yaitu surat yang isinya tidak
termasuk dalam butir a, b, c, namun tidak berarti surat tersebut
dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
e. Menurut Jumlah Penerimanya
Dilihat dari segi jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan :
1) Surat biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang
pejabat atau suatu organisasi).
2) Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa
orang/ pejabat/instansi.
3) Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada
sekelompok masyarakat.
f. Menurut Tujuannya
Menurut tujuannya, surat terdiri dari :
1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi
yang perlu diketahui oleh orang banyak.
25 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
2) Surat perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak
seorang (misalnya seorang atasan) kepada pihak lain (misalnya
seorang bawahannya) untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan/
tugas tertentu.
3) Surat peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang
(misalnya dari seorang atasan) kepada orang lain (misalnya
seorang bawahannya), karena yang bersangkutan melakukan
sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.
4) Surat permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang
lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk
keperluan sipembuat surat.
5) Surat panggilan, yaitu surat dari seseorang (misalnya seorang
atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya), agar
yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim
surat.
6) Surat susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang
telah dikirim terdahulu.
7) Surat keputusan, yaitu surat yang memuat sesuatu
kebijaksanaan. Surat semacam ini bisanya dikeluarkan oleh
pimpinan.
8) Surat perjanjian, yaitu surat yang bersisi kesepakatan antara
pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan
sesuatu pekerjaan.
9) Surat izin, yaitu surat keterangan yang diberikan kepada
seseorang untuk memperoleh suatu hak atau fasilitas atau
dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya untuk
suatu periode tertentu.
10) Surat laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang
disampaikan oleh bawahan kepada atasan.
g. Menurut Wujudnya
Menurut wujudnya, surat antara lain terdiri dari :
1) Kartu pos;
2) Warkat pos;
3) Surat bersampul;
4) Nota;
5) Memorandum;
6) Telegram;
7) Teleks;
8) Surat pengantar.
3. Bentuk Surat
Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal yaitu :
a. Bentuk Resmi,
b. Bentuk Full Block,
c. Bentuk Indent,
26 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
d. Bentuk Modified Block,
e. Bentuk Semi Block,
f. Bentuk Simplified, dan
g. Bentuk Hanging Paragraph.
Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek
surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi
sampai dengan Bentuk Semi Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu
Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang kita temukan.
Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas
keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka
dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk
setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua
surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah.
Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan
dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini.
Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru tik
dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila ditik dengan
komputer. Hal ini akan sangat dirasakan apabila surat yang perlu ditik itu
banyak. Dengan demikian akan menghemat waktu penyelesaian surat.
Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang bentuk-bentuk surat, di
sebelah ini diberikan skema mengenai masing-masing bentuk yang ada
dalam praktek.
BENTUK SURAT RESMI BENTUK FULL BLOCK
__________
_________
________
_____ ______
_____ ______
_____ ______
______
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_________
__________
_________
________
______
______
______
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_______
27 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
_____
_____
_______
BENTUK INDENT BENTUK MODIFIED BLOCK
_________
________
_______
______ ______
______
______
______
______
_______________________
________________________
________________________
_______________________
________________________
________________________
________
_______
__________
_________
________
_____ _____
_____
_____
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_______
4. Bagian-bagian Surat
Setelah kita lihat bentuk-bentuk surat, apabila kita amati lebih seksama
mulai dari bagian paling atas sampai bagian paling bawah, maka akan
tampak bagian-bagian yang ada pada surat. Bagian-bagian dimaksud
adalah :
a. Kop Surat
Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Cope
surat, dan mempunyai fungsi :
28 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
1) Sebagai alat pengenal atau identitas instansi;
2) Sebagai alat pemberian informasi.
3) untuk kantor tertentu kop surat dapat digunakan sebagai iklan.
b. Tanggal Surat
Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, dan mempunyai fungsi :
1) Sebagai referensi;
2) Sebagai alat pemberi informasi.
c. Nomor Surat.
Nomor surat menunjukkan urutan dari surat, dan mempunyai fungsi :
1) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;
2) Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan
kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;
3) Menunjukkan unit asal surat;
4) Sebagai referensi.
d. Lampiran Surat
Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain
yang harus disertakan kepada surat asli.
e. Hal
Hal surat menunjukkan mengenai intisari surat secara keseluruhan,
dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah :
1) Sebagai referensi;
2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.
f. Alamat Dalam
Yang dimaksud alamat dalam yaitu bagian surat yang menunjukkan
kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini juga mempunyai fungsi :
1) Sebagai petunjuk bagi petugas filing;
2) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.
g. Salam Pembuka
Bagian ini menunjukkan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian ini
tidak digunakan dalam surat dinas.
h. Isi Surat
Pada bagian ini diuraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis
surat kepada pihak yang dituju.
i. Salam Penutup
Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti
halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam
surat dinas.
j. Penutup Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor
induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada
bagian ini diterakan juga cap jabatan. Bagian ini juga mempunyai
fungsi :
1) Sebagai identitas penanggung jawab;
2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing.
k. Tembusan
29 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu
mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan
dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan
seperlunya.
l. I n i s i a l
Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat
konsep dan pengetikan, dan digunakan untuk mempermudah
pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan
di kelompok bagian penutup surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah
kanan nama jabatan.
Uraian bagian-bagian surat seperti di atas adalah uraian dengan cara
yang lebih rinci, karena ada juga yang menggunakan uraian yang lebih
singkat (cara personifikasi) yaitu bagian-bagian surat hanya
dikelompokkan ke dalam tiga macam ialah Kepala Surat yang terdiri dari
kop surat, tanggal surat, nomor, sifat, lampiran, hal, dan alamat yang
dituju. Tubuh Surat terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi dan
paragraf penutup, dan Kaki Surat yang terdiri dari nama pejabat, tanda
tangan, nama lengkap, NIP, cap dinas, tembusan. Apabila kita membuat
surat, kop surat hanya pada halaman pertama.
5. Bahasa Surat
Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh
penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus
mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus
menggunakan bahasa praktis yaitu :
a. Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya
dan ia mampu menggunakan kata-kata itu;
b. Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan
bukan kata-kata daerah/asing. Ejaan yang digunakan didalam surat
dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD)
yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.
Dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan bahwa tidak perlu
menggunakan gaya bahasa yang berlebihan. Penggunaan gaya bahasa
dalam penulisan suatu surat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu :
a. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat;
b. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya
surat instruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan lain-lain.
6. Syarat-syarat Isi Surat yang Baik
Surat dinas adalah segala tulisan yang memenuhi persyaratan tertentu
dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada suatu instansi
Pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan/atau kegiatan dalam
bidangnya masing-masing.
30 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Surat dinas yang ditulis oleh seorang pejabat tidak dapat dilepaskan
kaitannya dengan nama baik instansi yang diwakilinya, oleh karena itu
dalam tata penulisannya harus memenuhi beberapa persyaratan, antara
lain:
Jelas
Yang dimaksud di sini yaitu bahwa dalam surat tidak ada kata-kata
terselubung atau kata-kata kiasan mengenai apa yang hendak dikatakan;
Tepat
Artinya setiap yang dikemukakan adalah fakta-fakta yang benar dan
dilukiskan dengan kata-kata yang jelas, tidak berbelit-belit;
Tuntas
Yang dimaksud tuntas yaitu penyampaian permasalahan harus lengkap
dan selesai seluruhnya;
Sopan
Karena surat adalah penyampaian informasi kepada pihak lain, maka isi
surat harus sopan, artinya penyajian kata-kata, bentuk, dan bahasa surat
dipilih sehingga menimbulkan kesan bahwa penulis adalah orang yang
beradab dan menghormati penerima surat;
Singkat dan sederhana
Artinya tidak berliku-liku dengan menggunakan ungkapan-ungkapan yang
tidak perlu sehingga mengaburkan permasalahannya dan tidak boleh
menggunakan peribahasa;
Lancar
Yang dimaksud di sini yaitu cara mengemukakan persoalan secara
wajar dan dihayati seolah-olah sedang berbicara langsung dengan
penerima surat dalam semangat persahabatan dan saling menghormati;
Baku
Dalam surat dinas harus mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai
dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut formal maupun segi
penggunaan bahasanya.
Penuh pertimbangan
Dalam menulis surat, pengutaraan jalan pikiran harus dipertimbangkan
sematang-matangnya sehingga dapat menimbulkan kepercayaan dan
kebaikan.
D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT
Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari suatu
organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi tersebut.
Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi kepada
orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan
sebagian beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya).
Di lingkungan Departemen Keuangan wewenang dan tanggung jawab
tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3, ada di
tangan Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya
dilimpahkan kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II.
31 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada hakekatnya setiap
surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani oleh
pimpinan tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Departemen Keuangan
harus ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi dalam prakteknya
perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya
Departemen Keuangan), hal ini tidak mungkin dilakukan karena jumlah
pekerjaan yang begitu besar.
Untuk menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya
pelimpahan wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian
dari kekuasaan pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat
membantu dalam penandatanganan surat.
Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di
lingkungan Departemen Keuangan sebagai berikut :
1. Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala/Ketua Badan dapat
memperoleh pelimpahan wewenangan penandatanganan surat-menyurat
tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masing-masing ;
2. Pimpinan unit eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/
Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala Pusat, Kepala Kanwil dapat
memperoleh kewenangan penandatangan surat-menyurat tentang
pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.
3. Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena
tugasnya otonom dapat memperoleh pelimpahan kewenangan
penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi
sesuai dengan bidang masing-masing.
Tindakan bawahan dengan menggunakan kekuasaan atas dasar pelimpahan
wewenang biasa dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan dalam hal
penandatanganan surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan untuk
beliau (u.b.).
1. Atas nama (a.n.)
Penggunaan sebutan atas nama, dipakai apabila pimpinan melimpahkan
wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat.
Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :
* Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis;
* Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan
tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
* Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat tetap ada di
tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang;
* Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua tahap
dihitung dari pelimpahan jenjang pertama;
Penggunaan atas nama (a.n) dapat dilihat pada contoh di bawah ini :
a.n Menteri Keuangan a.n. Sekretaris Jenderal
Sekretaris Jenderal Kepala Biro........
32 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Nama pejabat Nama Pejabat
NIP ………. NIP………….
2. Untuk beliau (u.b.)
Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu
melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya.
Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :
* Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua tingkat
struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama;
* Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;
* Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai
pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili;
* Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.
Penggunaan untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini :
a.n. Menteri Keuangan
Direktur Jenderal Pajak
u.b
Direktur ......………
Nama pejabat
NIP ………..
E. PENUNJUKAN PEJABAT PENGGANTI
Untuk menjaga kelancaran tugas dan kelangsungan tanggung jawab dalam
menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan Departemen Keuangan,
apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal pejabat yang bersangkutan
karena sesuatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya,
dilakukan penunjukan pejabat pengganti dengan memperhatikan kedekatan
dan kesesuaian tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan
jabatan kosong yang akan dirangkapnya.
1. Keadaan berhalangan dibedakan sebagai berikut :
a. Berhalangan Sementara, artinya jabatan masih terisi akan tetapi
karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya,
misalnya berhalangan karena cuti tahunan, tugas keluar negeri, dan
sebagainya.
b. Berhalangan Tetap, artinya jabatannya tidak terisi dan menimbulkan
lowongan jabatan, misalnya karena pejabat pensiun, meinggal dunia,
tugas ke luar negeri lebih dari 6 bulan, dan sebagainya.
2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Dirangkap oleh pejabat atasannya;
33 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
b. Ditunjuk pengganti dari pejabat yang setingkat;
c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya.
3. Penggunaan sebutan penggantian pejabat sebagai berikut :
a. Pejabat Sementara (Pjs.)
Penggunaan Pjs. ini hanya berlaku untuk pejabat eselon II ke
bawah.
Dalam hal seorang pejabat ditunjuk menggantikan pejabat yang
berhalangan sementara, maka pejabat tersebut menggunakan
sebutan “Pejabat Sementara” (disingkat Pjs.) untuk jabatan yang
digantikan itu. Penunjukan Pjs. dimaksud dilaksanakan dengan
menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan yang dikeluarkan oleh
pejabat yang berhalangan. Pjs. mempunyai hak dan kewajiban untuk
melaksanakan tugas rutin dalam batas-batas yang ditentukan dalam
surat tersebut.
b. Penunjukan Pemangku Jabatan (Pj.)
Penggunaan Pj. berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. Dalam hal
seorang pejabat disamping jabatannya ditunjuk menggantikan pejabat
yang berhalangan tetap, maka pejabat dimaksud disebut “Pemangku
Jabatan” (disingkat Pj.) untuk jabatan yang digantikannya tersebut.
Penunjukan/ pengangkatan Pemangku Jabatan dimaksud
dilaksanakan dengan cara menerbitkan surat tugas, surat keputusan
dari pejabat atasanya atau pejabat atasannya yang berwenang
mengangkat dalam jabatan.
Kecuali ditentukan lain Pemangku Jabatan mempunyai hak dan
kewajiban penuh yang sama seperti pejabat yang digantikannya.
Penggunaan istilah Pj. disini tidak terkait dengan sebutan Pj yang
digunakan dalam bidang kepegawaian.
c. Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara (Pgs.)
Khusus untuk pejabat eselon I di lingkungan Departemen Keuangan
yang berhalangan sementara ditunjuk pejabat pengganti sementara
dari pejabat eselon I lainnya dengan menggunakan sebutan
“Pengganti Sementara” disingkat Pgs. Penunjukan Pgs dimaksud
dilaksanakan dengan menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan
dari Menteri Keuangan.
Berikut ini contoh penulisan Pjs, Pj, Pgs.
Pjs. Kepala Biro ...
Nama Pejabat
NIP.........
Pj. Kepala Biro...
34 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Nama Pejabat
NIP.........
Pgs. Sekretaris Jenderal
Nama Pejabat
NIP...............
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. Ketentuan mengenai penggantian pejabat dengan bentuk Plh, Plt
tidak digunakan di Departemen Keuangan
b. Pelimpahan wewenang kepada koordinator pelaksana sebagai
pejabat pengganti sementara untuk penandatanganan surat dapat
dilaksanakan pada tipe kantor operasional eselon IV.
c. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang.
F. CAP DINAS
Di dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005
tanggal
6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen
Keuangan dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan Cap Dinas adalah
tanda pengenal yang sah yang berlaku di lingkungan Departemen Keuangan.
Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan yang digunakan sebagai
lambang jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah pengukuhan
keresmian tanda tangan pejabat yang secara formil mengeluarkan atau
mengesahkan/menandatangani surat/dokumen atau untuk mengukuhkan
keresmian kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap
Dinas ada dua macam yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi.
Di lingkungan Departemen Keuangan ditetapkan pejabat-pejabat yang boleh
menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para pejabat eselon I, para
pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II yang karena sifat,
tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom serta diberi
hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar.
Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap
pimpinan unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di
lingkungan unit kerjanya masing-masing.
Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari
pejabat yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan
pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan
(Pj).
Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi atau
unit organisasi yang bersangkutan.
Cap instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan :
35 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
1. Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.)
2. Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.)
3. Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani
naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan
yang berlaku ;
4. Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap dinas dalam
rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya.
5. Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat
tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat-menyurat
keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan
ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya
masing-masing.
Contoh Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan :
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
SEKRETARIAT BADAN
Jalan Purnawarman Nomor 99 Telepon : 021-7394666
Kebayoran Baru Jakarta 12110 021- 7204131
Faksimile : 021-7261775
Nomor : Und-567/BP.1/2005 10 Juli 2005 Sifat : Biasa Lampiran : Satu bendel Hal : Undangan Rapat Yth. Kepala Biro Organisasi Ketatalaksanaan
Jalan Lapangan Banteng Timur 2-4 Jakarta Sehubungan dengan diadakannya pembahasan konsep Tata Persuratan Dinas BPPK (TPD BPPK), dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk hadir pada pertemuan yang diselenggarakan :
hari/tanggal : Rabu, 14 Juli 2005 pukul : Pukul 09.00 WIB tempat : Ruang Rapat E-206 Sekretariat BPPK
Jl. Purnawarman No. 99 Jakarta – Selatan.
Untuk kelancaran pembahasan konsep TPD BPPK dimaksud, bersama ini kami sampaikan konsep TPD BPPK untuk kiranya dapat Saudara pelajari terlebih dahulu. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Sekretaris Badan F.X. Yuwono NIP 060023983 Tembusan : 1. Sekretaris Jenderal Dep. Keuangan; 2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan.
Cap Jabatan
36 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Keterangan :
1. Bentuk surat setengah lurus (semi block).
2. Kop surat, berisi logo Departemen Keuangan, nama, kedudukan, dan alamat
instansi yang diatur dalam peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005
tanggal 6 September 2005. Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia
menggunakan huruf arial 13, nama eselon I dan II menggunakan huruf arial 11,
alamat instansi menggunakan huruf arial 7.
3. Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului oleh kota, karena sudah
tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama bulan tidak boleh
menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap.
4. Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Garis miring dan kode surat tidak
didahului dan tidak diikuti spasi.
Naskah surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan menggunakan kode S
dalam penomorannya.
Contoh penomoran surat : S- …./SJ.2/ …..
Kode Jenis Naskah Dinas (S)
Nomor Urut Agenda
Kode Unit Konseptor
(Biro Kepegawaian)
Tahun berjalan
Contoh kode naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan, sebagaimana
lampiran 1 dan 2 modul ini.
5. Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya Sangat Rahasia, Rahasia,
Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan klasifikasi surat menurut
pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau Biasa.
6. Lampiran, ditulis lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan
nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan
jumlah dengan huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata.
Contoh : Lampiran : 17 berkas
7. Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat, ditulis sesingkat mungkin ,
menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tidak diakhiri dengan tanda
baca titik serta tidak perlu garis bawah.
Untuk nomor, sifat dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran
Lampiran hanya ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran tidak perlu ditulis.
8. Alamat Surat
a. Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kiri surat, di bawah hal.
b. Alamat yang dituju cukup dengan kata “Yth” diikuti nama jabatan yang
dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama
orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar langsung nama yang
dituju.
Contoh : Yth. Menteri Keuangan
37 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Yth. Bapak Noor Fuad
Yth. Drs. Tony Rooswiyanto, M.Sc.
Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan, kota ditulis
dengan huruf kapital pada awal setiap kata. Sebelum nama kota tidak
diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan tanpa tanda baca
apapun.
Contoh :
Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan
Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4
Jakarta
9. Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea
pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
a. Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat;
b. Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan surat;
c. Alinea penutup, berisi uraian penutup surat.
10. Kaki Surat
a. Nama Jabatan
Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap
awal kata tanpa diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis
lengkap karena unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kop surat;
b. Tanda tangan pejabat;
c. Nama lengkap penandatanganan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf
kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak
perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa
tanda titik.
Contoh : Kepala Badan Noor Fuad NIP 060035183
11. Tembusan
Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu
menggunakan kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu
menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr hanya
digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila menggunakan gelar langsung
diikuti nama orang.
Contoh :
Tembusan :
1. Menteri Keuangan;
2. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan.
atau
Tembusan : Bapak Jusuf Anwar.
38 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
atau
Tembusan : Dra. Puji Handayani, M.M.
39 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Contoh Bentuk Nota Dinas di lingkungan Departemen Keuangan:
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Purnawarman Nomor 99 Telepon : 021-7244846 Kebayoran Baru Jakarta 12110 Faksimile : 021-7244846
NOTA DINAS
Nomor : ND- 10/PP.1/2005
Kepada : Yth. 1. Para Kepala Bidang 2 Januari 2005 2. Para Widyaiswara 3. Para Kepala
Subbidang
4. Para Pelaksana 1. s.d. 4. di lingkungan Pusdiklat Pegawai Dari : Kepala Pusdiklat Pegawai Hal : Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil
Departemen Keuangan
Sehubungan dengan Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE-108/MK.1/2004 tanggal 1 Desember 2004 dan Surat Sekretaris BPPK nomor S-492/PP.1/2004 tanggal 5 Desember 2004 hal sebagaimana tersebut di atas, bersama ini kami sampaikan Formulir Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Tahun 2004 beserta petunjuk pengisiannya.
Untuk mendukung kelancaran proses ini kami harapkan formulir PUPNS
yang telah diisi dapat disampaikan kembali kepada kami paling lambat tanggal 31 Januari 2005.
Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Pusat Tony Rooswiyanto
NIP 060064640 Tembusan: Sekretaris Badan Diklat Keuangan. Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat
oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk,
40 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang
panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
Nota Dinas tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai.
Contoh :
- nota dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I; - nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah; - nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Departemen
Keuangan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/
2005 Tanggal 6 September 2005, sebagai berikut :
Media/Sarana Surat-Menyurat
Kertas yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Departemen
Keuangan adalah :
a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram,
antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen
pelaporan.
b. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat dinas, pengumuman,
pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya menggunakan
kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69
inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran A3
(297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x
330 mm).
c. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
• Nota Dinas
Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
• Memo
Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,02 inci.
d. Surat yang memiliki ruang lingkup intern :
• Laporan, baik dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4
(210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
• Produk Hukum, misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat
Perjanjian dengan menggunakan kertas ukuran folio.
• Warna kertas putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk
surat dinas asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi
surat dinas, apabila dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan
kertas karbon pada kertas doorslag, apabila dengan mesin komputer
tembusan dibuat dengan kertas biasa menggunakan mesin fotokopi.
Tipe Huruf
41 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Tipe huruf yang digunakan adalah:
a. Untuk yang menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah
menggunakan huruf pica;
b. Untuk komputer menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan
13 sesuai dengan ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda.
Penggandaan
a. Penggandaan surat dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia
sesuai dan jumlah yang digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju
dan untuk arsip.
b. Penggandaan surat hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang.
c. Cap dinas dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi).
d. Penggandaan surat keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan
sangat segera harus didahulukan.
e. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus
diawasi dengan ketat.
f. Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan
menurut ketentuan yang berlaku.
3.2 RANGKUMAN
Penanganan surat merupakan awal dari proses penanganan informasi yang
berupa kegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar
sampai dengan penyimpanan warkat-warkat.
Pengolahan surat masuk dalam suatu organisasi tergantung dari besar-kecilnya
atau tahap perkembangan organisasi itu. Dalam modul ini yang diuraikan
adalah pengolahan surat masuk pada organisasi besar. Langkah pertama
pengolahan surat masuk adalah penyortiran atau pemilahan surat-surat dapat
dilakukan berdasarkan organisasi atau bagian-bagian dari unit itu, macamnya,
klasifikasinya atau kualifikasinya. Setelah surat tersebut disortir kemudian
dibuka sampulnya, dibaca dan diteliti apakah ada alamat dalamnya,
lampirannya dan lain-lain yang berkaitan dengan surat tersebut. Setelah dibaca
dicatat dalam buku pencatat surat misalnya buku agenda, kartu kendali, setelah
dicatat surat tersebut dibagikan kepada pihak yang dituju.
Dalam pengolahan surat-surat keluar dapat berasal dari dua sumber yakni
disposisi pimpinan dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam
rangka pelaksanaan tugas pokok. Dalam penyusunan surat keluar terdapat 5
asas dalam pembuatan surat yakni asas keamanan, asas kecepatan, asas
pertanggung-jawaban, asas keterkaitan, dan asas pembakuan. Dalam
penyusunan surat dinas perlu diperhatikan syarat-syarat penyusunan surat yang
42 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
baik dari segi bentuk, isi surat, wewenang penandatanganan surat, dan cap
surat dinas.
3.3 LATIHAN 2
Pilihlah salah satu jawaban yang Anda anggap benar.
1. Menurut urgensi pengiriman surat, surat yang harus dikirim secepat mungkin pada hari itu juga disebut …. a. surat biasa b. surat segera c. surat sangat segera/kilat d. surat konfidensial
2. Berdasarkan keamanan isinya, surat yang isinya harus dirahasiakan oleh
pihak- pihak yang bersangkutan, apabila dibocorkan secara tidak sah dapat menurunkan martabat kewibawaan negara dan menimbulkan kerugian besar bagi negara disebut …. a. surat terbatas b. surat rahasia c. surat sangat rahasia d. surat konfidensial
3. Bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi pemerintah adalah
bentuk …. a. resmi b. semi block c. full block d. indent
4. Cap dinas yang digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama adalah .… a. cap jabatan b. cap instansi c. cap dinas d. cap departemen
5. Surat yang memuat sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang
banyak disebut surat …. a. perintah b. pemberitahuan c. panggilan d. undangan
43 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
4. Kegiatan Belajar 3
PELAYANAN TELEPON
4.1 URAIAN DAN CONTOH
Salah satu pekerjaan kantor yang perlu mendapat perhatian yang semestinya
dari semua pihak, terutama dari pimpinan adalah pelayanan telepon. Hubungan
telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang efektif dalam
menyelesaikan tugas-tugas kantor. Melalui telepon semua permasalahan dapat
dibicarakan dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan biasanya beberapa
masalah dapat diselesaikan melalui hubungan telepon tanpa masing-masing
yang bersangkutan harus bertemu terlebih dahulu. Agar penyelesaian masalah
melalui telepon dapat berhasil, tentu harus didukung oleh cara-cara menelepon
yang baik, sehingga pihak yang diajak bicara bersedia untuk menyelesaikan
masalah tersebut melalui telepon.
Mengapa kita perlu menggunakan pesawat telepon :
a. Kecepatan, pesan yang akan disampaikan dapat diterima dalam waktu
sangat cepat.
b. Biaya, biaya yang dikeluarkan akan lebih efisien dibandingkan dengan
menyampaikan pesan melalui pengirim surat.
c. Tanggapan, tidak seperti komunikasi tertulis, tanggapan melalui telepon
dapat segera diperoleh.
Ada beberapa hal di mana kita lebih baik menggunakan telepon misalnya :
a. Apabila membicarakan hal-hal yang benar-benar sulit, maka perlu dengan
bertatap muka karena kita akan dapat menilai reaksi-reaksi dan perasaan
bicara dengan lebih baik.
b. Apabila informasi yang akan disampaikan merupakan hal yang sangat
rahasia.
c. Apabila diperlukan arsip atau tanda bukti.
Pengetahuan pelayanan telepon diperlukan juga bagi seorang pimpinan agar ia
dapat memberitahukan kepada bawahannya tentang tata cara menelepon yang
baik, sehingga pihak luar yang dilayani merasa dihargai. Bagi para pegawai
pengetahuan tersebut sangat diperlukan agar ia dapat melaksanakan tugas-
tugas pelayanan telepon sebagaimana mestinya dan untuk memelihara citra
instansi yang baik.
Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitu menjawab telepon dari luar dan
menelpon keluar. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, akan kita
bicarakan bagaimana seharusnya seorang petugas/seorang sekretaris pimpinan
melayani telepon yang ditujukan kepada pimpinan.
A. TELEPON DARI LUAR
44 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Bagi seorang pimpinan, waktu adalah sangat berharga, oleh karena itu
hubungan dengan pejabat lain baik dalam instansi sendiri, maupun dengan
pejabat-pejabat di luar instansi, biasanya dilakukan melalui telepon.
Oleh karena seorang sekretaris pimpinan belum mengetahui apakah orang
yang menelepon itu orang penting atau orang biasa, maka harus dipegang
prinsip bahwa yang menelepon itu adalah orang penting, karena itu perlu
digunakan cara-cara dan kalimat yang sopan.
1. Cara menerima telepon
Apabila telepon berbunyi, telepon itu harus segera dijawab. Cara
menjawab yang paling baik yaitu angkatlah gagang telepon dengan
hati-hati, kemudian sebutkan nama instansi atau nama unit
organisasi, selanjutnya sebutkan nama sendiri dan disusul dengan
ucapan selamat (selamat pagi, atau selamat siang, atau selamat sore),
misalnya :
Sekretaris pimpinan : Biro HKLN, di sini Kiki, selamat pagi!
Yang menelpon : Di sini Sarwono dari Departemen Luar Negeri,
saya minta bicara dengan Pak Darsono.
Sekretaris pimpinan : Baik Pak Sarwono, dapatkah Bapak menunggu
sebentar?
(pesawat telepon dihubungkan kepada
pesawat telepon pimpinan dan dijelaskan
kepadanya bahwa Bapak Sarwono dari
Departemen Luar Negeri ingin berbicara).
Pimpinan (Darsono) : Selamat pagi Pak Sarwono (diteruskan dengan
pembicaraan).
Dengan demikian di dalam kantor kita tidak lagi mengucapkan kata
”Halo” ketika menerima namun diganti dengan ”Biro Kepegawaian,
Niken disini, Selamat pagi”, demikian pula ketika kita memanggil kata
”Halo” diganti dengan ”Selamat pagi/siang, Biro Keuangan disini. Boleh
saya bicara dengan Bapak Taufik?”
2. Telepon yang tidak dapat diterima Pimpinan
Adakalanya telepon dari luar tidak dapat diterima oleh pimpinan karena
sesuatu hal, misalnya pimpinan sedang dipanggil oleh atasannya atau
sedang tidak ada di kantor karena sedang mengadakan dinas keluar
kantor/keluar kota. Apabila pimpinan tidak dapat menerima telepon,
sekretaris harus bisa menjelaskan kepada penelepon secara sopan,
misalnya :
Sekretaris pimpinan : Maaf Pak, Bapak Tony sedang dipanggil Kepala
Badan, apakah ada pesan yang dapat saya
sampaikan kepada beliau?
Perlu diperhatikan apabila pimpinan tidak ada di tempat, kepada
penelepon perlu kita beri tahukan sebenarnya, tetapi sejauh tidak
45 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
melanggar ketentuan-ketentuan rahasia jabatan, atau yang
menyangkut masalah-masalah pribadi. Misalnya pimpinan sedang
mengadakan perjalanan dinas keluar kota untuk mengadakan inspeksi
mendadak kepada suatu kantor, atau pimpinan sedang keluar ruangan
untuk keperluan yang sifatnya pribadi misalnya sedang tenis atau
mengantar istrinya belanja ke supermarket. Hal-hal semacam ini tidak
perlu diberitahukan kepada penelepon, tapi sekretaris pimpinan harus
pandai-pandai mencari alasan yang wajar, misalnya dengan
mengatakan bahwa pimpinan belum sampai di kantor.
3. Cara untuk memperoleh keterangan dari Penelepon
Seperti disebutkan di atas, sebelum menjawab telepon, pimpinan ingin
mengetahui nama, jabatan, dan instansi dari penelepon. Oleh karena
itu sekretaris pimpinan harus terampil untuk mendapatkan keterangan-
keterangan mengenai penelepon. Untuk memudahkan cara
mendapatkan keterangan dengan teliti, hendaknya selalu tersedia buku
catatan dan ballpoint dekat dengan pesawat telepon. Menyediakan
formulir seperti contoh di bawah ini adalah sangat dianjurkan, karena
akan sangat membantu dalam memperoleh keterangan.
CATATAN PENERIMA TELEPON
Untuk ..........................................................................
D a r i ..........................................................................
Kantor ........................................Jabatan ...................
Telepon No. ......................
_____ minta waktu ____ menjawab
ingin bertemu telepon
_____ akan datang ____ mohon ditelpon
kembali
_____ ingin bertemu ____ akan menelpon
kembali
____________________________________________
Diterima oleh : Tanggal : Jam :
Dalam beberapa hal, kadang-kadang penelepon enggan untuk
memberikan keterangan yang diperlukan. Menghadapi keadaan
demikian, sekretaris pimpinan harus mempunyai cara/taktik agar
keterangan itu bisa diperoleh, misalnya dicoba dengan menggunakan
cara tidak langsung.
4. Cara mengakhiri pembicaraan telepon dari luar
Setelah pembicaraan selesai, cara yang paling sopan untuk mengakhiri
pembicaraan yaitu setelah yang bersangkutan mengucapkan “terima
kasih” dan kita jawab juga “terima kasih”, kita jangan meletakkan
46 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
gagang telepon lebih dahulu sebelum kita mendengar bahwa
penelepon telah meletakkan gagang teleponnya.
B. MENELEPON KELUAR
Penilaian baik terhadap instansi kita, bukan saja dapat dipengaruhi oleh cara
kita menerima telepon, tapi dapat juga dipengaruhi oleh caranya kita
menelepon keluar.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris pimpinan agar berhasil
dengan baik dalam melaksanakan tugas menghubungi pimpinan di instansi
lain, adalah :
1. Teliti sekali lagi nomor telepon yang akan dihubungi. Langkah ini
dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa nomor telepon itu benar dan
tidak ada perubahan.
2. Buku petunjuk telepon hendaknya selalu tersedia, maksudnya untuk
mem-permudah mencari nomor telepon yang setiap saat diperlukan.
3. Nomor telepon yang sering digunakan harus dicatat dalam catatan
tersendiri dan disusun menurut nomor yang menunjukkan kode wilayah
telkom. Cara demikian akan membantu apabila ada perubahan nomor
telepon. Apabila dikehendaki dapat juga dibuat catatan nama instansi
atau nama pejabat yang sering dihubungi dan disusun menurut abjad.
1. Cara menelepon keluar
Apabila sekretaris pimpinan melakukan suatu sambungan telepon
keluar untuk menghubungi pimpinan di instansi/unit lain, pertama-tama
harus dicek sekali lagi apakah pimpinan yang memerintahkan
menelepon benar-benar sudah siap untuk menelepon. Hal ini
dimaksudkan agar penerima telepon tidak menunggu terlalu lama.
Menunggu terlalu lama akan menimbulkan rasa tidak senang bagi pihak
lain dan hal ini dikhawatirkan akan mengganggu jalannya pembicaraan
dan lebih jauh dikhawatirkan akan menimbulkan penilaian kurang baik
terhadap instansi, yaitu instansi kita dianggap belum maju dan tidak
tahu tata krama menelepon. Akibat yang lebih jauh lagi dikhawatirkan
hal ini akan mengganggu jalannya penyelesaian tugas-tugas instansi.
Apabila telepon sudah menyambung, dan pimpinan di pihak yang
ditelepon sudah siap untuk menerima, maka beri tahukanlah
kepadanya bahwa pimpinan akan berbicara, misalnya :
Sekretaris pimpinan : Selamat pagi Pak Dawam, Kepala Biro
Hubungan Kerjasama Luar Negeri,
Departemen Keuangan ingin bicara dengan
Bapak.
Setelah dari pihak penerima telepon menyatakan siap, segera beri
tahukan kepada pimpinan bahwa pihak yang dituju telah siap untuk
menerima pembicaraan.
47 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Dalam hal seorang pimpinan melakukan pembicaraan dengan pihak
luar, adalah bijaksana apabila pimpinan mencatat lebih dahulu hal-hal
yang akan dibicarakan dalam secarik kertas. Hal ini dianggap perlu
untuk menghindarkan jangan sampai hal-hal yang penting terlewat atau
lupa dibicarakan.
2. Sikap pada waktu menelepon
Pada waktu menelepon keluar, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan agar pembicaraan melalui telepon berjalan lancar dan
tidak menyinggung perasaan pihak yang diajak bicara. Hal-hal
dimaksud ialah :
a. Pusatkan perhatian kepada orang yang sedang diajak bicara
dalam telepon (seakan-akan berhadapan langsung dengan pihak
yang diajak bicara). Janganlah berbicara dengan orang lain yang
ada di sekitar kita. Tindakan demikian akan menyinggung perasaan
orang yang diajak bicara dalam telepon.
b. Gunakanlah bahasa yang sopan dan nada suara yang baik, karena
nada suara yang baik ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik
pula.
c. Pembicaraan melalui telepon adalah pembicaraan jarak jauh
melalui udara, karena itu penjelasan melalui mimik, melalui bahasa
isyarat badan dan gambar tidak dapat digunakan. Karena itu
gunakan bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas yang dapat
dipahami oleh pihak yang diajak bicara.
3. Cara mengakhiri telepon keluar
Seperti halnya mengakhiri telepon dari luar, mengakhiri telepon
keluarpun harus dilakukan secara sopan. Apabila pembicaraan sudah
selesai, jangan lupa kita mengucapkan terima kasih, misalnya “Terima
kasih Pak Kosim, selamat pagi”. Setelah mengucapkan terima kasih
dan telah mendengar ucapan balasan terima kasih dari pihak lawan
bicara, segera gagang telepon diletakkan dengan baik.
4. Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dan perlu dihindarkan
Setelah diuraikan secara singkat mengenai pelayanan telepon, masih
ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian pada waktu
menelepon yaitu:
a. Pada waktu menelepon keluar, gunakanlah jari telunjuk untuk
menyambungkan kepada nomor yang dituju (baik menggunakan
pesawat telepon dengan sistem putar, atau menggunakan pesawat
telepon dengan sistem digital), dan jangan menggunakan pensil
atau benda lainnya, karena hal itu akan merusak pesawat telepon
dan kemungkinan salah pilih nomor lebih besar.
48 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
b. Buanglah kebiasaan mengangkat gagang telepon dahulu baru
mencari nomor telepon, karena begitu gagang telepon diangkat
akan menganggu telepon yang akan masuk ke kantor kita.
c. Buanglah kebiasaan menyimpan gagang telepon secara kasar
sesudah menerima telepon, karena bila orang yang telah
mengadakan hubungan telepon belum menyimpan gagang
teleponnya, hal ini akan mengganggu perasaan yang bersangkutan.
d. Hindarkanlah kebiasaan menggunakan telepon kantor untuk
keperluan pribadi. Apabila karena sesuatu hal yang sangat
mendesak, Anda terpaksa harus menggunakan telepon kantor
untuk keperluan pribadi, bicaralah seperlunya. Perlu diingat bahwa
telepon kantor adalah untuk keperluan dinas bukan untuk
kepentingan pribadi atau untuk kepentingan pergaulan santai.
4.2. RANGKUMAN
Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan
menyampaikan informasi. Pelayanan telepon di kantor dapat dikatakan berhasil
apabila pegawai kantor mengetahui cara-cara bertelepon yang tepat. Pelayanan
telepon mencakup menerima telepon dan menelepon keluar. Hal yang perlu
diperhatikan dalam menelepon adalah sikap pada waktu menelepon.
4.3. LATIHAN 3
Lingkarilah huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara Benar dan lingkarilah huruf S apabila pernyataan Salah. 1. B – S Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitu menjawab telepon
dari luar dan menelepon keluar. 2. B – S Pada saat telepon berdering dan Sekretaris Pimpinan sedang
sibuk, ia harus tetap menerima telepon dengan ramah dan sopan.
3. B – S Apabila pimpinan sedang rapat mengenai mutasi pegawai,
maka Sekretaris tidak boleh memberitahukan kepada penelepon
keberadaan pimpinan.
4. B - S Apabila telepon berdering di kantor Anda, maka setelah mengangkat telepon Anda menjawab “ Halo” .
5. B - S Dalam bertelepon kita dapat menggunakan bahasa isyarat badan.
5. Kegiatan Belajar 4
PENERIMAAN TAMU KANTOR
5.1 URAIAN DAN CONTOH
Dalam pelayanan tamu kantor diperlukan peraturan protokoler dan cara-cara
yang perlu diperhatikan oleh para pegawai, oleh karena itu perlu mendapat
perhatian sewajarnya adalah penerimaan tamu. Seperti halnya pelayanan
telepon, penerimaan tamu harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena hal ini
akan menyebabkan penilaian baik atau penilaian tidak baik terhadap instansi
kita. Dengan penerimaan tamu yang baik, pihak luar akan menilai bahwa kantor
49 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
kita sudah maju di dalam pergaulan perkantoran, sebaliknya bila penerimaan
tamu kurang baik, maka pihak luar akan memberikan penilaian bahwa kantor
kita masih terbelakang.
Tamu yang datang ke kantor umumnya mengharapkan pelayanan yang baik dari
pegawai atau Sekretaris di kantor tersebut. sehingga tamu tidak merasa
dipersulit untuk menemui salah seorang pejabat.
Hal-hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam hal penerimaan tamu yaitu
lokasi dan penataan ruang tamu, cara penerimaan tamu, perlakuan terhadap
tamu yang datang tetapi belum mengadakan perjanjian, perlakuan terhadap
tamu yang harus menunggu, merencanakan perjanjian dengan tamu, syarat-
syarat seorang penerima tamu, dan catatan tamu
A. RUANG PENERIMAAN TAMU
Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi
tidak saja ditentukan oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat
penerimaan tamu. Oleh karena itu letak dan penataan ruang penerimaan
tamu harus mendapat perhatian yang layak dari pimpinan instansi.
Bagi instansi yang frekuensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya
banyak, seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang
tunggu tamu tersendiri. Ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat
yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk-pikuknya pegawai/kegiatan kerja
yang ada. Hal ini untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak
merasa terganggu.
Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian
rupa hingga tamu mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di
atasnya ditempatkan hiasan bunga yang cukup indah, walaupun tidak berarti
harus bunga yang mahal. Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan oleh
instansi di meja tamu (bila ada), dan koran atau majalah, juga merupakan
langkah yang tepat. Rak-rak buku di ruang tamu (bila ada) harus ditata
menurut pengaturan interior yang sudah maju. Tanda-tanda penghargaan
dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat juga disimpan di
ruang tamu. Hiasan-hiasan dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang
ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar demikian tidak ada,
sebaiknya dipasang gambar-gambar yang bersifat netral tapi menimbulkan
kesan asri, misalnya gambar pemandangan alam.
Untuk menimbulkan rasa nyaman bagi para tamu, sebaiknya di sudut-sudut
ruangan ditempatkan tanaman hias. Di meja tamu ditempatkan bunga hiasan
(baik bunga asli atau bunga buatan) dengan penataan yang indah, baik
dalam vas bunga atau tempat bunga lainnya.
B. CARA PENERIMAAN TAMU KANTOR
50 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Kegiatan penerimaan tamu disebut reception. Orang yang diberi tugas
menerima tamu disebut penerima tamu atau receptionist. Untuk mendapat
gambaran yang lebih nyata, pembicaraan kita dalam uraian ini kita fokuskan
kepada tugas-tugas seorang penerima tamu yang melayani seorang
pimpinan/pejabat (misalnya seorang sekretaris pimpinan).
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu :
1. Menghormati dan menyapa tamu
Pegawai/Sekretaris harus menyapa dengan memberi hormat kepada
tamu yang datang dengan ucapan : “Selamat pagi atau selamat siang”.
Apabila tamu tidak segera memberitahukan dengan siapa ia akan
bertemu dan keperluannya apa, maka Pegawai/Sekretaris dapat
menyapa dengan : “Dapatkan saya membantu Bapak?”
2. Mengetahui maksud kunjungan tamu.
Biasanya tamu yang bermaksud baik tentu memberitahukan maksud
kedatangannya. Namun Sekretaris dapat pula meminta tamu untuk
mengisi buku tamu.
3. Menyenangkan tamu
Apabila tamu harus menunggu persilahkan tamu duduk di kursi tamu,
dan bila waktu menunggu agak lama, tawarkan bacaan-bacaan misalnya
surat kabar, buletin kantor agar tamu tidak bosan menunggu.
4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu
Pegawai/sekretaris hendaknya menyebutkan nama tamu apabila
mengantar ke ruang pimpinan, misalnya :
“Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Pak Tony”.
atau
“ Pak Tony, Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Bapak”.
Seperti halnya dalam pelayanan telepon, karena kita belum mengetahui
apakah tamu yang datang itu tamu penting atau tamu tidak penting, maka
kita harus menggunakan prinsip bahwa semua tamu yang datang itu adalah
tamu penting. Bila tamu datang, pekerjaan apapun yang sedang dilakukan
oleh penerima tamu harus ditunda dahulu, dan layanilah tamu dengan muka
yang cerah dan bahasa yang sopan serta ramah.
Untuk menunjang kelancaran tugas, seorang penerima tamu harus banyak
bekerja sama dengan para sekretaris pejabat lain, terutama untuk
memperoleh informasi jadwal acara penerimaan tamu pejabat yang
bersangkutan. Dengan mengetahuinya jadwal acara tersebut, ia akan bisa
membantu pimpinan dan tamu apabila diperlukan. Misalnya datang seorang
tamu untuk menghadap pimpinan, tapi pimpinan tidak dapat menerimanya
karena permasalahan yang akan dibicarakan oleh tamu bukan lingkup
tugasnya, dan ia menyarankan untuk menghadap pejabat lain yang
membidangi masalah yang mau dibicarakan oleh tamu. Dalam hal semacam
ini, penerima tamu dapat memberikan penjelasan kepada tamu kiranya ia
akan dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, karena jadwal acara pejabat
tersebut memungkinkan.
Kasus lain yang mungkin terjadi yaitu tamu harus menunggu. Kasus
semacam ini dapat saja sering terjadi yaitu sekalipun tamu yang sudah
51 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
mengadakan perjanjian, tapi terpaksa harus menunggu karena sesuatu hal,
misalnya karena pejabat yang bersangkutan dipanggil oleh pimpinan yang
lebih tinggi, atau ia sedang menyelesaikan masalah yang sangat penting
dan mendadak dan harus segera selesai. Dalam keadaan demikian,
penerima tamu harus dapat menjelaskan secara jujur dan bijaksana kepada
para tamu mengapa pejabat tidak dapat menerima mereka padahal sudah
ada perjanjian. Penerima tamu dapat juga menawarkan
kepada para tamu apakah mereka bersedia menunggu sampai pejabat dapat
menerima mereka atau datang lagi pada kesempatan lain.
Selama tamu menunggu, penerima tamu harus dapat bertindak bijaksana
hingga tamu merasa senang, misalnya bila keadaan memungkinkan
penerima tamu mengadakan pembicaraan tidak formal dengan tamu, tetapi
harus diingat bahwa yang dibicarakan bukan masalah kedinasan, dan
penerima tamu jangan memulai pembicaraan tetapi harus bersifat
melayani/menanggapi percakapan tamu.
1. Jenis-jenis Tamu Kantor
a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian
Bagi tamu yang sudah mengadakan perjanjian, harus
memperoleh prioritas untuk dapat menemui pimpinan. Untuk
keperluan tersebut penerima tamu harus mengetahu benar jam
berapa tamu itu bisa diterima. Bila tamu yang sudah mengadakan
perjanjian itu datang, tugas utama penerima yaitu segera
memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa
tamunya sudah datang, serta menanyakan kepadanya apakah ia
sudah dapat menerimanya, misalnya “ Bapak Tony telah datang
untuk menemui Bapak sekarang. Bolehkah saya
mengantarkannya untuk menghadap Bapak”.
Bila terdapat beberapa tamu yang sudah mengadakan perjanjian,
urutan waktu menghadap pimpinan harus jadi perhatian penerima
tamu. Dengan mengetahui urutan waktu tersebut, penerima tamu
dapat memberitahukan pejabat bila giliran tamu berikutnya telah
tiba.
b. Tamu yang tidak ada perjanjian
Adakalanya tamu yang datang itu tanpa mempunyai perjanjian
dengan pejabat yang dituju. Dalam keadaan demikian, penerima
tamu harus lincah dan segera menanyakan dengan sopan data
tamu dimaksud, misalnya namanya, dari instansi mana, tujuan
kedatangannya, mau bertemu dengan siapa. Berdasarkan data-
data itu, penerima tamu segera memberitahukan kepada
pimpinan yang bersangkutan, dan sekaligus menanyakan
kepadanya apakah ia dapat menerima tamu tersebut dan kapan
dapat menerimanya. Apabila pejabat yang dimaksud dapat
menerimanya, walaupun tidak pada waktu itu, bagi penerima tamu
52 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
tidak banyak permasalahan. Tetapi bila pimpinan itu tidak dapat
menerimanya, karena misalnya tujuan kedatangan tamu itu tidak
ada hubungan dengan bidang tugas pimpinan, maka dalam
keadaan demikian penerima tamu harus mempunyai kemampuan
untuk menjelaskan kepada tamu, agar di satu pihak tamu itu
dapat memaklumi mengapa ia tidak dapat diterima dan di pihak
lain agar tidak ada penilaian negatif kepada pimpinan yang tidak
bisa menerima tamu itu.
Salah satu cara untuk tidak mengecewakan tamu karena ia tidak
dapat diterima oleh seorang pimpinan karena alasan seperti
tersebut di atas, misalnya dengan menawarkan kepada tamu
untuk menghadap pejabat lain yang kiranya lebih tepat untuk
menerimanya karena bidang tugas yang ditanganinya sesuai
dengan bidang tugas yang ingin dibicarakan oleh tamu. Untuk
dapat berbuat seperti itu penerima tamu selain harus mempunyai
pengetahuan tentang struktur organisasi instansi tetapi juga harus
mengetahui bidang tugas yang ditangani oleh masing-masing unit
organisasi dari instansi, walaupun hanya secara garis besarnya
saja.
Jenis tamu yang lain yang datang tanpa perjanjian, misalnya
keluarga atau istri pimpinan, atau kawan karib pimpinan.
Menghadapi tamu semacam ini penerima tamu harus bersifat
luwes, artinya dapat mempersilahkan tamu itu masuk ke ruangan
pejabat tanpa melalui prosedur yang ada. Bila keadaan
memungkinkan dapat saja kepada tamu semacam itu
diberitahukan, dengan cara yang tidak formal dan penuh kearifan,
mengenai jadwal acara penerimaan tamu berikutnya (bila ada)
oleh pimpinan. Maksudnya agar mereka memaklumi bahwa
pimpinan (suaminya, atau bapaknya, atau temannya) itu masih
harus menerima tamu yang lainnya yang mungkin sekarang
sudah menunggu, sehingga pertemuan mereka tidak
mengganggu jadwal pertemuan dengan yang lain yang sudah
disepakati.
c. Tamu teman Pimpinan
Apabila tamu teman pimpinan, maka harus segera diberitahukan
kepada pimpinan. Bila pimpinan siap menerimanya, sekretaris
mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui
pimpinan.
d. Tamu Rutin
Tamu Rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan.
Apabila yang datang adalah pegawai/pejabat kantor itu sendiri,
maka tidak perlu ditanyakan keperluannya. Sekretaris dapat
langsung mempersilahkan tamu apabila tidak ada tamu lainnya.
53 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
2. Catatan Tamu
Catatan tamu adalah sangat penting, baik untuk instansi besar maupun
instansi yang kecil, karena selain berguna pada waktu tamu itu
menghadap pimpinan, tetapi mungkin catatan semacam itu diperlukan
di kemudian hari. Bentuk dan model catatan tamu berbeda-beda,
tergantung kepada kebijaksanaan instansi yang bersangkutan. Akan
tetap hal-hal yang ada dalam catatan tamu itu pada prinsipnya sama
yaitu mencatat mengenai tanggal, waktu, nama, jabatan, nama instansi
tamu, ingin bertemu dengan siapa, jabatan pejabat yang akan ditemui,
tujuan kedatangan, sudah ada perjanjian atau belum.
Berdasarkan kepada kebutuhan data di atas, suatu formulir khusus
mengenai catatan tamu dapat disiapkan/dicetak dan minta diisi oleh
tamu pada waktu yang bersangkutan ingin menghadap pimpinan.
Catatan tamu misalnya dapat dibuat sebagai berikut :
Hari/Tanggal : ....................................... Waktu : ....................................... Nama Tamu : ....................................... Jabatan : ....................................... Nama Instansi : ....................................... Ingin bertemu dengan : ....................................... Jabatan : ....................................... Dari Unit/Instansi : ....................................... Tujuan Kedatangan : ....................................... Sudah ada perjanjian atau belum : .......................................
............................... 2008 Tanda Tangan Tamu
.......................... 3. Merencanakan Perjanjian
Sesuai dengan tugas dan jabatannya, seorang pejabat/pimpinan
senantiasa harus menerima tamu yang akan menyelesaikan segala
urusannya. Karena itu pejabat yang bersangkutan selalu mempunyai
buku catatan tentang rencana penerimaan tamu. Rencana ini dijadikan
bahan informasi apabila ada tamu yang lain yang mau bertemu dengan
pimpinan.
Untuk keperluan pembuatan perjanjian, penerima tamu harus membuat
catatan atau agenda di mana dicantumkan tanggal, nama dan jabatan
tamu, pejabat yang ingin ditemui, waktu, tempat, perihal yang mau
dibicarakan. Bentuk buku agenda perjanjian tamu misalnya seperti
contoh berikut :
Tgl.
Bertemu
dengan
siapa
Jabatan
Kantor
Waktu
Tempat
Tentang
54 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Penerima tamu atau sekretaris setiap pagi harus membicarakan
agenda perjanjian dengan pejabat yang bersangkutan untuk mengecek
apakah perjanjian itu ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan
harus ditentukan tanggal dan waktu yang baru di mana pejabat dapat
menrima tamu. Perubahan semacam ini harus diberitahukan kepada
tamu dengan segera, agar tamu dapat menyesuaikan dengan tanggal
dan waktu yang baru.
4. Persyaratan Penerima Tamu
Seperti disebutkan terdahulu bahwa salah satu tugas penerima tamu
adalah untuk memberikan pelayanan kepada tamu sebaik-baiknya
hingga dapat menimbulkan penilaian yang baik oleh pihak luar terhadap
instansi. Ini berarti bahwa penerima tamu harus ditunjuk orang-orang
yang memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Pada umumnya seorang
penerima tamu harus mempunyai pendidikan yang memadai,
penampilan yang baik, cepat tanggap, dan mempunyai pengetahuan
struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing organisasi, nama-
nama pejabat di setiap unit, dan hal-hal lain yang ada kaitan dengan
tugasnya.
Karena cara penerimaan tamu dapat menentukan kesan baik atau
kesan tidak baik dari pihak luar kepada instansi kita, maka untuk dapat
menciptakan kesan baik, penerima tamu haruslah orang yang sabar,
sopan, ramah, bijaksana, mempunyai minat melayani, dan mempunyai
penampilan yang memadai. Pengetahuan mengenai struktur
organisasi, nama pejabat penting, nomor-nomor telepon penting, lokasi
ruangan pejabat penting, dan hal-hal penting yang lain yang bertalian
dengan instansi, perlu dimiliki oleh seorang penerima tamu.
Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, terutama untuk instansi-
instansi Pemerintah, selain pengetahuan seperti disebutkan di atas,
adalah suatu keharusan bagi seorang penerima tamu dapat berbicara
bahasa asing, terutama bahasa Inggris. Hal ini sangat diperlukan
karena selain tamu yang datang itu berasal dari instansi-instansi dalam
negeri, tetapi juga tamu-tamu asing untuk membicarakan masalah-
masalah kedinasan yang ada kaitannya dengan tugas instansi yang
bersangkutan.
5.2. RANGKUMAN
Penerimaan tamu kantor harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya karena
dapat menyebabkan penilaian baik atau tidak baik terhadap instansi kita. Hal-
hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan tamu adalah lokasi, penataan
ruang penerimaan tamu, cara penerimaan tamu, jenis-jenis tamu kantor,
merencanakan perjanjian, syarat- syarat penerima tamu.
55 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
5.3. LATIHAN 4
Lingkarilah huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara Benar
dan lingkarilah huruf S apabila pernyataan Salah.
1. B - S Cara penerimaan tamu kantor dapat menimbulkan citra yang
baik atau kurang baiknnya suatu kantor.
2. B - S Lokasi penerimaan tamu kantor harus di dalam tempat
pegawai bekerja agar mudahkan memberikan pelayanan
kepada tamu.
3. B - S Semua tamu kantor yang datang, selalu harus dipenuhi
keinginannya untuk bertemu dengan pimpinan.
4. B - S Penerima tamu boleh membicarakan hal-hal yang berkaitan
dengan kedinasan.
5. B - S Tamu perlu mengisi buku tamu untuk menghindarkan
adanya keingginan yang terselubung dari seorang tamu.
56 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
6. Kegiatan Belajar 5
TATA CARA MENGARSIP
6.1 URAIAN DAN CONTOH
A. PENGERTIAN ARSIP
Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali
menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertas-
kertas dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Oleh
karena itu sebagian para ahli ada yang mengatakan bahwa pekerjaan kantor
adalah pekerjaan tulis-menulis, walaupun dalam kenyataannya pekerjaan
kantor tidak hanya tulis-menulis tetapi termasuk pekerjaan lainnya misalnya
pekerjaan menerima tamu, pelayanan telepon, mengatur ruangan kantor,
dan lain-lain.
Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis, maka terciptalah surat-surat
atau catatan-catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa
dinamakan warkat yang dalam bahasa Inggrisnya biasa dinamakan record.
Secara definitif, yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau
bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan
instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. Atas dasar tersebut, maka
yang termasuk arsip (record) misalnya surat-surat, kuitansi, faktur,
pembukuan, daftar gaji, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.
Kegiatan penyimpanan informasi dalam bentuk arsip (filing) sering kurang
diperhatikan, padahal sangat penting dalam melaksanakan fungsi
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam
organisasi. Dapat dibayangkan bagaimana apabila surat penting tidak
diketemukan.
Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai
wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat.
Yang dimaksudkan arsip sebagai wadah, yaitu gedung Pemerintah atau
tempat untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-undangan,
dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung
informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan
administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dan dikelola
berdasarkan suatu sistem tertentu.
Arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk
mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-
dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi
atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi
pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem
tertentu.
Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah, dapat dipahami dari
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip
adalah :
57 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
B. PENGERTIAN FILING
Di atas sudah disebutkan bahwa arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-
langkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan
perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah
lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya
penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan
berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan, biasa juga
dinamakan filing.
Dengan dilaksanakan penyimpanan warkat, maka akan terdapat suatu pusat
ingatan dan sumber informasi bagi instansi yang akan dapat membantu
melancarkan tugas-tugas dan perkembangan instansi tersebut.
Mengingat pentingnya warkat sebagai alat pengingat bagi suatu instansi,
maka dalam pengetahuan perkantoran telah dikenal suatu motto yang
mengatakan bahwa: ”Orang bisa lupa, tetapi warkat selalu ingat”. Motto
ini memberikan indikasi bahwa betapa pentingnya peranan warkat. Sejalan
dengan itu menunjukkan juga betapa pentingnya filing bagi suatu instansi.
Kegiatan filing merupakan “Pusat Ingatan Organisasi”.
Selain peranannya seperti disebutkan di atas, warkat itu juga perlu dipelihara
dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi.
Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan tersebut biasa dinamakan nilai.
Warkat perlu dipelihara sebaik-baiknya karena mempunyai banyak
kegunaan. Di Amerika Serikat, kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan
ALFRED yaitu administrative value (kegunaan administrasi), legal value
(kegunaan hukum), fiscal value (kegunaan di bidang keuangan), research
value (kegunaan penelitian), educational value (kegunaan pendidikan) dan
documentary value (kegunaan dokumentasi).
Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan
tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk
membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Untuk dapat
58 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan kebijakan
haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan
informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu
dikembangkan, baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern
di bidang kearsipan dan pegawai yang handal di bidang kearsipan perlu
disiapkan. Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah
maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang
mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan
pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya
bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era
reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan
berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan
sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan
menjadi sumber sejarah.
2. SISTEM FILING
Sistem filing yang biasa digunakan ada lima macam yaitu :
• Sistem Abjad;
• Sistem Geografis;
• Sistem Kronologis;
• Sistem Nomor;
• Sistem Subjek.
2.2. Sistem Abjad
Yang dimaksud dengan sistem abjad yaitu sistem filing di mana warkat-
warkat disusun menurut abjad yaitu huruf A sampai dengan huruf Z.
Untuk dapat menyusun secara abjad, maka warkat-warkat perlu digolong-
golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama
organisasi lainnya. Agar sistem ini dapat dilaksanakan dengan baik perlu
adanya peraturan yang jelas yang dibuat/ditetapkan oleh instansi yang
bersangkutan. Misalnya dalam sistem abjad arsip perlu ada aturan
mengindeks. Istilah indeks merupakan sarana penemuan surat dengan cara
identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang
membedakan dari yang lain. Dalam sistem abjad dengan cara memilih kata
tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang
sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Misalnya dalam nama
orang :
a. Apabila satu suku kata, maka mengindeksnya sebagai contoh
berikut :
Achmad
Ahmad
Bahrum, dst.
b. Apabila dua atau tiga suku kata, maka disusun sebagai berikut :
Yang digunakan untuk indeks dapat menggunakan nama kedua,
nama marga, contoh :
59 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Taufik Hidayat, S.E., dalam aturan mengindeks dibuat Hidayat,
Taufik S.E.
Febta Rina Siregar, dalam aturan mengindeks dapat digunakan
Siregar, Febta Rina.
PT Percetakan Negara Jakarta dalam aturan indeks dapat
digunakan Percetakan Negara, Jakarta, PT.
2. Sistem Geografis
Yang dimaksud sistem geografis yaitu sistem filing di mana warkat-
warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan
oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa wilayah.
Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat
memilah-milahkan menurut daerah, setelah itu lalu diadakan sub-sub
kelompok menurut nama unit organisasi
Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor wilayah di
beberapa provinsi di Pulau Jawa dan kegiatannya sampai ke
Kabupaten-kabupaten. Filing yang dibuat oleh instansi tersebut adalah
sebagai berikut
JAWA BARAT JAWA TENGAH JAWA TIMUR
1. Bandung 1. Pekalongan 1. Madiun
2. Garut 2. Rembang 2. Malang
3. Sumedang 3. Semarang 3. Kediri
Dalam pelaksanaan sistem geografis dapat digunakan wilayah sebagai
kata tangkap.
3. Sistem Kronologis
Filing menurut sistem kronologis yaitu apabila warkat disusun menurut
urutan tanggal yang tertera dalam setiap warkat tanpa melihat
permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Oleh karena tanggal
menunjukkan periode tertentu, dengan sendirinya juru arsip harus juga
mengelompokkan warkat-warkat itu menurut urutan bulan dan tahun
dan sebagainya.
Sistem kronologis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang
penyelesaian masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu,
misalnya untuk masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah
ditetapkan. Sistem kronologis digunakan untuk menyelenggarakan filing
apabila kegiatan surat- menyurat dalam organisasi masih belum
banyak, sehingga segala persoalan masih dapat disatukan dalam suatu
file untuk setiap periode tertentu.
Apabila kegiatan suatu instansi sudah berkembang demikian rupa, dan
menyangkut banyak masalah, maka sistem kronologis kurang efektif
untuk digunakan. Oleh karena itu perlu dipilih sistem lain yang sesuai
dengan jumlah permasalahan yang ada.
4. Sistem Nomor
60 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Bila digunakan sistem nomor, maka masing-masing warkat diberi
nomor urut mulai nomor 1 dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut
sistem filing yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor,
juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada
menurut permasalahannya, nama orang, nama instansi. Baru kemudian
diberikan nomor di belakangnya.
Misalnya juru arsip akan mengadakan filing dibidang kesekretariatan.
Pertama-tama ia mengadakan pengelompokan : bidang keuangan,
bidang perlengkapan, dan bidang kepegawaian. Selanjutnya juru arsip
memberikan penomoran bidang keuangan diberi kode nomor 1, bidang
perlengkapan diberi kode nomor 2, dan bidang kepegawaian diberi
kode nomor 3. Masing-masing subkelompok diberi nomor juga secara
berurutan. Sekarang sistem filing akan nampak sebagai berikut :
1. Keuangan
1.1 Pembayaran gaji
1.2 Tunjangan Khusus
1.3 Uang lembur
2. Perlengkapan
2.1 Meja kerja
2.2 Mesin kantor
2.3 Alat tulis kantor
3. Kepegawaian
3.1 Cuti
3.2 Pengangkatan
3.3 Kenaikan pangkat
Demikian seterusnya juru arsip dapat mengadakan penomoran yang
lebih rinci lagi menurut kelompok yang lebih mendetail disesuaikan
dengan kebutuhan instansi.
5. Sistem Subyek
Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan sistem subyek
dalam sistem filingnya, maka juru arsip harus memisah-misahkan
warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi
langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah
dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatannya
kepada pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya.
Apabila dikehendaki juru arsip dapat mengadakan pengelompokan
lebih rinci lagi sampai kepada kelompok yang lebih kecil, misalnya di
bidang kepegawaian, pada subkelompok kenaikan gaji diadakan sub-
subkelompok kenaikan gaji golongan I, golongan II, dan seterusnya.
Dari sub-subkelompok ini diadakan pengelompokan lebih lanjut
misalnya kenaikan gaji golongan I Wilayah Jawa, Sumatra, Kalimantan,
kenaikan gaji golongan II wilayah Jawa, Sumatera, Kalimantan, dan
selanjutnya.
61 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
D. ASAS-ASAS FILING
Dalam pelaksanaan filing, perlu berdasarkan asas dan melalui prosedur
tertentu agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Filing dapat
dilaksanakan dengan menggunakan asas sentralisasi atau asas
desentralisasi.
1. Asas Sentralisasi
Pada asas sentralisasi filing dilaksanakan secara terpusat dan
dilaksanakan oleh suatu unit tertentu yang diberi tugas untuk
melaksanakan filing bagi semua warkat yang diperlukan dari suatu
instansi. Filing yang disentralisir umumnya adalah untuk arsip pasif
(biasa disebut juga arsip statis), yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan
lagi dalam kegiatan sehari-hari, artinya permasalahannya sudah selesai
ditangani.Unit yang menangani filing pada asas ini biasanya dipimpin
oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang
diperlukan dan dilengkapi oleh sejumlah sarana dan peralatan yang
memadai.
2. Asas Desentralisasi
Pada asas desentralisasi, filing dilaksanakan oleh masing-masing unit
organisasi. Filing yang didesentralisir umumnya adalah untuk arsip
dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan :
a. Arsip Dinamis aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan
dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari,
serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Dinamis inaktif
Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip masing-masing unit.
Pelaksanaan filing di masing-masing unit organisasi dilakukan oleh
unit-unit teknis yang menangani permasalahannya.
Apakah filing dilaksanakan dengan asas sentralisasi atau asas
desentralisasi, hal ini tergantung dari pertimbangan kantor yang
bersangkutan, karena pelaksanaan pekerjaan filing sebenarnya
tidak ada perbedaan, misalnya di dalam hal penyimpanan,
pengeluaran, pengamanan, dan memisahkan warkat yang tidak
penting secara berkala dilaksanakan dengan cara-cara yang sama.
3. Prosedur Filing
62 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Prosedur Filing pada garis besarnya terdiri dari langkah-langkah mulai
dari penetapan arsip statis dan kegiatan filing, penemuan, penyusutan,
dan pemusnahan arsip.
a. Penetapan Arsip Statis
Penentuan warkat menjadi arsip statis harus ditetapkan oleh
pejabat tertentu yang mempunyai wewenang untuk itu. Di
lingkungan Departemen Keuangan pejabat yang menetapkan
berapa jangka waktu penyimpanan suatu arsip adalah Menteri
Keuangan yang dalam pelaksanaanya dilakukan oleh Sekretaris
Jenderal Departemen Keuangan atas nama Menteri. Setiap Unit
Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan wajib menyusun
Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang berisi jenis-jenis arsip
beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip
(contoh JRA terlampir). Dalam hal penetapan suatu arsip menjadi
arsip statis, pejabat yang bersangkutan memberikan disposisi “file
atau simpan” pada warkat yang bersangkutan.
b. Kegiatan Filing
Warkat yang akan disimpan (diarsip), dipersiapkan lebih dahulu
melalui kegiatan sebagai berikut :
1) Pemeriksaan Arsip
Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan apakah arsip
siap untuk disimpan. Perhatikan apakah sudah ada instruksi
untuk disimpan (file, simpan) atau perintah-perintah lain yang
berlaku di kantor untuk menyimpan. Hal ini dimaksudkan untuk
memeriksa apakah surat-surat tersebut masih akan diproses
atau tidak.
Penelitian lain yang perlu dilakukan yaitu apakah warkat-warkat
itu ada lampirannya atau tidak, dan sekaligus apakah lampiran-
lampiran itu akan disimpan tersendiri atau digabungkan dengan
warkat lainnya misalnya tidak digabungkan dalam satu masalah
pokok dan disusun menurut kronologi.
2) Mengindeks
Mengindeks adalah sarana penemuan surat dengan cara
identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang
membedakan dari yang lain. Dengan cara memilih kata
tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan
urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap
tersebut. Contoh pada sistem abjad kata tangkapnya adalah
nama pengirim, badan-badan, lembaga-lembaga negara, dan
seterusnya. Pada sistem numerik adalah angka, pada sistem
geografi adalah nama tempat asal surat, nama tempat yang
dituju. Sedangkan kata tangkap lainnya, jika perlu digunakan
kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah kartu yang dibuat
63 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
untuk mencari arsip dengan cara membuat minimal 3 buah
kartu yang isi dalam setiap kartu merupakan tanda di mana
arsip disimpan, sehingga kartu tunjuk silang akan menambah
pekerjaan.
3) Memberi Tanda/Pengkodean
Pengkodean dimaksudkan memberikan tanda. Tanda diberikan
pada kata tangkap dapat berupa garis atau lingkaran dengan
warna mencolok atau apa saja yang memudahkan menyortir
dan menyimpan surat, dan apabila surat tersebut akan
dipinjam, kita akan mudah menyimpannya kembali.
4) Menyortir Arsip yang Sudah Diindeks
Menyortir arsip yang sudah diindeks adalah mengelompokkan
surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yakni
penyimpanan.
5) Menyimpan Arsip
Arsip/warkat yang sudah diolah seperti tersebut di atas,
selanjutnya disimpan sesuai dengan sistem filing yang dipilih
dan di tempatkan pada tempat yang telah ditentukan (gedung
arsip) dan diatur secara rapih. Peralatan penyimpanan arsip
antara lain :
a) Filing cabinet, yakni tempat menyimpan arsip terdiri dari atas
laci-laci yang tersusun, setiap laci mempunyai daya tampung
5.000 lembar kertas yang disusun vertikal ke belakang.
b) Guide yang merupakan petunjuk sekaligus pemisah/batas
arsip biasanya terbuat dari karton/plastik yang tipis dan kuat
c) Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip, umumnya
terbuat dari karton tebal.
c. Penemuan Arsip
Setelah disimpan, pada suatu saat arsip diperlukan kembali untuk
tujuan tertentu. Oleh karena itu arsip harus dapat ditemukan
kembali oleh juru arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap.
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1) Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan
mengisi daftar peminjaman dan berapa lama akan dipinjam;
2) Menaruh kartu subsitusi di tempat arsip tersebut tersimpan
3) Hanya pegawai yang diserahi arsip yang berwenang dalam
penyimpanan dan pengembalian arsip;
4) Ada tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam, dengan menagih
atau mengingatkan.
d. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah upaya mengurangi jumlah dan volume
arsip dengan cara pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan
arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. Dalam suatu
64 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
kegiatan pekerjaan kantor, arsip semakin lama semakin menumpuk
di tempat penyimpanan. Oleh karena itu perlu proses pemindahan,
misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. II aktifnya 1
tahun di lingkungan Pusdiklat Pegawai BPPK, maka setelah 1 tahun
berarti sudah in aktif dan harus dipindahkan ke tempat arsip in
aktif (Unit Kearsipan), pemindahan ini harus menggunakan berita
acara. Dalam lingkungan Departemen Keuangan, setiap unit
organisasi memiliki Jadwal Retensi Arsip. Dalam penyusutan arsip
harus memenuhi ketentuan Peraturan Pemerintah 34 tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip dan keputusan Menteri Keuangan Nomor
796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus 1995 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip di lingkungan Departemen Keuangan. Untuk
arsip yang sudah tidak diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi Departemen Keuangan tetapi
mempunyai nilai tinggi (misalnya bernilai sejarah) bagi kehidupan
kebangsaan atau mempunyai nilai tetap (permanen) wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional.
e. Pemusnahan Arsip
Arsip yang telah dipindahkan tidak semua disimpan selamanya. Ada
beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan dalam jangka waktu
tertentu. Arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan adalah
arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui
jangka waktu simpan inaktif menurut Jadwal Retensi Arsip. Usulan
untuk pemusnahan arsip dilakukan oleh masing-masing Pimpinan
Unit Eselon I yang bersangkutan, ditujukan kepada Menteri
Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan.
Misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. II yang sudah
2 tahun in aktif, maka sesuai jadwal retensi arsip dapat
dimusnahkan. Arsip tersebut setelah diusulkan dan mendapatkan
Surat Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh
Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan tentang pemusnahan
arsip, maka Unit Pengelola Arsip BPPK dapat memusnahkan
dokumen tersebut dengan menggunakan berita acara pemusnahan
arsip.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar,
mencacah dokumen menjadi bagian kecil sehingga tidak dapat
dikenali lagi, ataupun dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan
tercacah. Berita acara pemusnahan arsip dilampiri dengan daftar
pertelaan arsip yang dimusnahkan dan bukti penyetoran uang hasil
penjualan ke Rekening Kas Negara apabila dijual kepada pihak
ketiga.
Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan usia setiap dokumen.
Karakteristik arsip sebagai berikut :
1) Arsip yang tidak penting, arsip tersebut tidak mempunyai nilai
guna di masa yang akan datang.
65 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
2) Arsip-arsip yang membantu, yakni arsip yang digunakan untuk
memperlancar tugas pokok sehari-hari.
3) Arsip-arsip penting, yakni arsip yang berguna bagi
kelangsungan organisasi atau menggambarkan prestasi pada
masa lampau, misalnya data laporan keuangan, laporan
tahunan, data pegawai.
4) Arsip vital yakni arsip yang menentukan eksistensi suatu
organisasi, tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti
arsip ini misalnya arsip data laporan keuangan, surat keputusan
struktur organisasi, surat keputusan mengenai peraturan-
peraturan.
Berdasarkan klasifikasi di atas dapat diputuskan berapa lama suatu
arsip harus disimpan. Di lingkungan Departemen Keuangan berapa
lama suatu arsip harus disimpan tergantung Jadwal Retensi Arsip
masing-masing unit yang ditetapkan oleh Keputusan Menteri
Keuangan.
Prosedur filing mulai dari penetapan arsip statis, kegiatan filing,
penemuan arsip, penyusutan arsip, pemusnahan arsip, seyogyanya
dilakukan terhadap setiap jenis arsip. Apabila tidak ditangani dengan
baik, maka gejala dalam timbul pada organisasi yang sistem
kearsipannya kurang/tidak efektifnya antara lain :
a. Sulit mencari arsip pada saat diperlukan;
b. Hilangnya arsip yang penting atau vital;
c. Banjir arsip, arsip yang sudah tidak berguna masih disimpan;
d. Ruangan kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
E. SYARAT-SYARAT SEORANG JURU ARSIP
Di lingkungan Departemen Keuangan, setiap unit perlu menyajikan
data/informasi untuk membuat keputusan, merumuskan kebijakan dalam
tugas dan fungsinya, oleh karena itu perlu didukung oleh sistem prosedur
kerja yang baik di bidang kearsipan yang didukung oleh pegawai yang
menangani arsip. Oleh karena tugas-tugas pengarsipan banyak sekali
ragamnya dan jumlah serta volume pekerjaan yang sifatnya
berkesinambungan, dan yang lebih penting lagi bahwa ada diantaranya arsip
itu yang berisi masalah yang menyangkut hal sangat penting (malah mungkin
masih bersifat rahasia), maka seseorang yang diberi tugas untuk menangani
masalah kearsipan harus memenuhi syarat-syarat yang diperlukan. Seorang
juru arsip harus melaksanakan penyimpanan segala warkat, menyiapkan
semua warkat setiap kali diperlukan dan mengumpulkan serta menyatukan
semua warkat yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga
menjadi satu riwayat yang lengkap, selain hal tersebut juru arsip harus sudah
mengembangkan jaringan informasi dalam manajemen informasi sistem
dalam bidang kearsipan baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja
yang modern di bidang kearsipan.
66 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Dengan demikian syarat-syarat yang paling utama bagi seorang juru arsip
adalah : 1. Mempunyai minat kerja di bidang kearsipan;
2. Mempunyai pengetahuan dasar tentang kearsipan misalnya telah
mengikuti Diklat Teknis Kearsipan atau pegawai tersebut lulusan dari
Program Diploma Kearsipan;
3. Mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan, mengetahui arti rahasia
jabatan, berdisiplin, dan berdedikasi yang tinggi.
Mengingat pentingnya arsip, maka pengetahuan mengenai kearsipan perlu
dipunyai oleh setiap pegawai maupun pimpinan agar sistem kearsipan dapat
berjalan dengan baik, selain hal tersebut perlu dikembangkan jabatan
fungsional arsiparis pada setiap unit.
Contoh JADWAL RETENSI ARSIP BPPK sebagaimana dalam lampiran 3 modul
ini.
6.2 RANGKUMAN
Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah,
arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat.
Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah dapat dipahami dari
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
Pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Arsip bagi suatu instansi merupakan pusat ingatan dan mempunyai beberapa
nilai guna, di Amerika kita kenal dengan istilah ALFRED.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan cara menerapkan salah satu sistem
atau menggabungkan sistem-sistem yang ada, yaitu sistem abjad, sistem
geografis, sistem kronologis, sistem nomor, dan sistem subyek. Filing adalah
proses pengaturan dan penyimpanan warkat secara sistematis sehingga warkat
tersebut dengan mudah dapat ditemukan setiap diperlukan. Adapun langkah
filing dimulai dengan pemeriksaan arsip, mengindeks, memberi
tanda/pengkodean, menyortir arsip yang sudah diindeks, dan menyimpan arsip.
Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta
kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih
dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat
membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi
67 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa
suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga
mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan
kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah, untuk itu perlu dikembangkan
jabatan fungsional arsiparis pada setiap unit organisasi.
6.3 LATIHAN 5
Lingkarilah pada huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara
Benar dan S apabila pernyataan Salah.
1. B - S Arsip sebagai wadah, yaitu gedung Pemerintah atau tempat
untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-
undangan, dokumen-dokumen negara dan naskah-naskah
lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai
akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan
atau kehidupan kebangsaan, dan dikelola berdasarkan suatu
sistem tertentu.
2 B - S Buku-buku di kantor Anda disebut juga sebagai arsip.
3 B - S Filing dengan menggunakan asas desentralisasi umumnya
digunakan untuk arsip statis.
4 B - S Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah
melampau jadwal retensi arsip dapat diusulkan untuk
dimusnahkan.
5. B - S Arsip sebagai kegiatan disebut filing.
68 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
7. Kegiatan Belajar 6
PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR
7.1 URAIAN DAN CONTOH
A. PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI
Sebagaimana telah dibahas pada kegiatan belajar 1 telah dijelaskan
mengenai pengertian kantor yaitu tempat dan proses penanganan informasi.
Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua
kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan
dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.
Dalam kaitan dengan adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi
kita kenal teknologi informasi.
Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf,
gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi
antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh
(telecomunications).
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro
elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin electronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi
dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang
radio. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian.
B. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan
bukan tulis- menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah penanganan surat
baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan,
sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan
telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat.
Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi
mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.
69 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu
masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi
sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer
semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,
cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor:
a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan
word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan
teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai
suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang
dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat
pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan
program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor:
a. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan
atau surat, dan sebagainya;
b. Menambah kepuasan kerja;
c. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);.
d. Menghemat tenaga;
e. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat;
f. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan;
g. Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan
komputer-komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
a. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja
yang ada;
b. Memerlukan pelatihan yang memadai;
c. Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka
layar;
d. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari
seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan
sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk
mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi
horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan
70 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka ragam. Sarana
komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi
(telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh
dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang
sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh
melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio.
Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin
dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam
bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui
telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka,
maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang
jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin
bertambah jumlahnya. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut
disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto,
atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu
konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh.
a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem
telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi.
Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan
tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak
penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.
b. Teleks (teleprinter exchange), yaitu pesawat teleprinter yang
medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya
Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional.
Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan
hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang
masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat
penting untuk komunikasi internasional di antara zone waktu yang
berbeda.
c. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim
informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran
telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan
informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi
yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat
surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim
mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh
pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh
pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada
kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Dengan
perkembangan teknologi, sekarang faksimile tidak perlu lagi melalui
pesawat telepon, tetapi mempunyai kode/nomor tersendiri, sehingga
pada waktu mengirim informasi dapat langsung menekan nomor
pesawat faksimile yang dituju. Seperti halnya pesawat teleks, pesawat
faksimile sekarang dapat dibiarkan hidup sehingga pesan yang
71 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
datangnya kapanpun dapat dilayani dengan baik oleh pesawat
tersebut.
d. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak
jauh.
e. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman
kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau
melalui sistem elektromagnetik lainnya.
f. Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada
layar TV (yang sudah dimodifikasi). Dua jenis pesawat yang termasuk
ke dalam videoteks yaitu teleteks dan view data.
1) Teleteks, yaitu sistem informasi untuk pengiriman data yang
menggabungkan penggunaan komputer yang menyediakan data,
gelombang aerial, dan pesawat TV (yang sudah dimodifikasi).
Teleteks biasanya digunakan untuk minta data/informasi dari
pusat data. Peralatan teleteks terdiri dari bantalan tombol teleteks
yang gunanya untuk minta data ke pusat data, dan TV yang sudah
dimodifikasi. Apabila seseorang membutuhkan data, ia harus
minta kepada pusat data dengan cara menekan tombol teleteks.
Ada dua macam tombol, yaitu untuk minta teks saja atau minta
teks beserta gambarnya (grafiknya). Biasanya yang jadi pusat
data adalah perusahaan pemancar TV yang bersangkutan. Atas
permintaan tersebut, pusat data mengirimkan data/informasi
dimaksud melalui gelombang aerial ke pesawat TV orang yang
meminta data. Sinyal tersebut diterima oleh pesawat TV dan
diperagakan pada layar TV. Perlu diketahui bahwa sinyal teleteks
hanya satu arah, jadi orang yang meminta data hanya bisa
menerima, ia tidak bisa mengirim data ke pusat data.
2) View data, adalah pesawat yang prinsipnya sama dengan pesawat
teleteks, yaitu biasa digunakan untuk minta data dari pusat data.
Bedanya yaitu bahwa permintaan dan pengiriman data melalui
saluran telepon bukan melalui gelombang aerial dan
menggunakan kata-kata sandi yang sudah ditentukan oleh pusat
data. Bila pemakai membutuhkan data, maka dengan
menggunakan kata-kata sandi ia minta kepada pusat data. Atas
dasar permintaan itu, pusat data mengirim data dimaksud kepada
pemakai melalui saluran telepon. Selanjutnya data itu diperagakan
di layar TV pemakai. Karena menggunakan saluran telepon, maka
sinyalnya adalah dua arah, dengan demikian Si Pemakai selain
dapat meminta data, tapi juga dapat mengirim data ke pusat data.
g. Konferensi Tele
Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi
jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan
paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis
72 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi
dan diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada.
Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam
satu ruangan yang sama.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos
Elektronik (Electronic Mail).
Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari
satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain
dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian,
dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara
visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.
Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan
komunikasi antarkomputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan
mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan
kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di
dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip
sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang
memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam
bentuk kertas.
Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan
dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan
Area Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer
pusat yang mempunyai harddisk dengan daya tampung yang sangat
besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di
masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit
organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya
ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory
komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit
organisasi yang bersangkutan (di-print, diperbanyak atau hanya cukup
dibaca saja).
Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena
mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang menyebar di
beberapa unit. Denah jaringan bintang seperti terlihat di bawah ini:
com com
73 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
komputer pusat
5. Penggandaan
Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan
dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses
di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis.
Salinannya atau kopinya dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas
khusus atau pada transparansi.
Xerografi adalah proses fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa
dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen asli
ditempatkan di dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya
diproyeksikan melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang
sebelumnya sudah diberi muatan listrik positif. Sifat selenium adalah
pada bagian yang terkena sinar muatan listriknya hilang, sedangkan pada
bagian teduh listriknya tetap. Dengan demikian tulisan/gambar asli
dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang bermuatan listrik negatif
ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik yang berlawanan,
maka terjadi tarik-menarik. Bubuk tersebut secara otomatis dipindahkan
ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas yang
dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen
yang diinginkan.
6. Peralatan Hitung
Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu
manusia dalam hal menghitung. Sekarang komputer mikro telah
memberikan sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan
penghitungan.
7. Referensi
Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar
dalam hal penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama
bila kita memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data
keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan komputer yang mutakhir
data semacam ini dapat disediakan dengan baik.
Fasilitas referensi dapat diaccses melalui Local Areal Netwotk (LAN)
atau internet.
com com
com
Pengolah
arsip arsip Pencetak
74 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
C. APLIKASI DALAM TEKNOLOGI PERKANTORAN
Sofware aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem
komputer untk melakukan pemrosesan informasi antara lain :
a. Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan
dengan penggunaan baris dan kolom misalnya digunakan sofware lotus,
excel dll.
b. Word procesing
Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik
untuk membuat surat, laporan digunakan sofware word perfect, word for
window dan sebagainya.
c. Desktop Publishing
Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain dan
grafik misalnya software power point, corel draw dan sebagainya.
d. Communication
Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan komunikasi
antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan
misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.
D. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS INTERNET BAGI
PEKERJAAN KANTOR
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan
internet. Manfaat menggukan internet adalah :
a. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah
b. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi
organisasi dapat diketahui dengan cepat
c. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil
(copy/download)
d. Mengurangi penggunaan kertas
e. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota
E. PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP PERKANTORAN
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber
informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional
dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi
yang up-to-date.
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran
ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
a. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-
persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang
digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
b. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
c. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh
mesin.
d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
e. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
75 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
f. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang
oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
g. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor
kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
Keuntungan:
a. Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-
mesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software.
f. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Lebih sedikit pekerjaan.
Kerugian:
a. Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.
b. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,
printer, dan sebagainya.
c. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi
dilakukan oleh mesin.
d. Implikasi terhadap pemberi kerja.
e. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik.
f. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap
penerapan.
g. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi
kebutuhan.
Keuntungan:
a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
b. Harga teknologi baru ini relatif murah.
c. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan
data di- disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet.
d. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses,
disimpan, dan dicari secara cepat.
e. Produktivitas meningkat secara cepat.
f. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan
untuk berbagai keperluan.
g. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
7.2 RANGKUMAN
Teknologi Informasi adalah perolehan, pemprosesan, penyimpanan, dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara
dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan
76 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu
komputer, mikro elektronik dan telekomunikasi.
Kantor yang menggunakan peralatan elektronik, antara lain word processor,
teleprinter, teleks, telefoto, telecopier,, electronic mail, konferensi tele, sistem
kearsipan, fotokopi, dan lain sebagainya.
Berbagai implikasi perlu diperhatikan dalam upaya pemberdayaan kegiatan
perkantoran mengingat ada segi keuntungan dan kerugiannya. Penentuan
strategi yang akan ditempuh beserta tahap-tahapnya perlu didukung penelitian
yang matang dan dipertimbangkan dengan cermat.
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber
informasi yang begitu luas, penggunaan internet dalam dunia manajemen atau
pekerjaan profesional yang dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar
pada gambaran situasi yang up-to-date.
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran, ada
beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan implikasi yang timbul.
7.3. LATIHAN 6
Berilah tanda lingkaran pada huruf B, apabila pernyataan berikut menurut
Saudara Benar dan S apabila Salah.
1. B - S Komponen utama dalam teknologi informasi adalah
komputer, perangkat keras, dan perangkat lunak tentu.
2 B - S Telecopier adalah suatu sistem untuk melayani data melalui
komputer.
3 B - S Electronic mail adalah suatu sistem untuk menyampaikan
pesan-pesan dengan alat electronik.
4. B - S Pegawai kantor akan belajar keterampilan baru dan
pekerjaan semakin sedikit, ini adalah implikasi dari teknologi
informasi.
5 B - S Dengan mengikuti kemajuan teknologi, maka pekerjaan
kantor akan semakin modern.
8. Kegiatan Belajar 7
TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT
8.1. URAIAN DAN CONTOH
Sebagai pegawai di lingkungan Departemen Keuangan, Anda terkadang diminta
oleh pimpinan untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapat-rapat, baik
untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan organisasi di mana
pimpinan menjadi pimpinan rapat. Rapat-rapat yang sering diselenggarakan
tentunya adalah rapat-rapat di dalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan
menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari
penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai pembuatan laporan dan
akhirnya mengirimkan kepada para anggota. Demikian pula apabila pimpinan
menjadi ketua dan sekretaris organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini
77 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
akan menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu
pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.
A. PENGERTIAN RAPAT
The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di
lingkungan suatu organisasi untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
B. RAPAT KECIL YANG BERSIFAT TIDAK RESMI
Dalam rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak
memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun
demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus melaksanakan dengan
sebaik-baiknya.
Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus mengingatkan atau
mengecek kembali melalui Sekretaris pimpinan, agar pimpinan dapat hadir
dalam suatu rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya,
apabila tempat rapat akan diselenggarakan adalah di ruang pimpinan, maka
Anda harus yakin bahwa ruang yang akan dipergunakan telah siap dengan
meja, kursi, dengan tata letaknya dan peralatan untuk menyelenggarakan
rapat.
Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh pimpinan untuk
membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur rapat biasanya disarankan
agar Pimpinan membuat ringkasan dari kesatuan pendapat dan langkah-
langkah yang akan diambil yang sesuai dengan keputusan rapat. Anda
dalam rapat ini harusnya mengambil tugas yang harus dilakukan oleh
Pimpinan seperti dimaksud di atas.
Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu terkait
oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi
diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat, keputusan dapat
dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda
diharapkan dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya
dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan kepada para
anggota.
C. RAPAT YANG BERSIFAT RESMI
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai
berikut:
1. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat
adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan.
Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum
undangan dikirim keluar kepada para anggota.
78 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
2. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat
biasanya meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
a. Membuat daftar acara
b. Membuat undangan
c. Mempersiapkan bahan rapat
d. Mempersiapkan peralatan rapat
e. Membuat catatan rapat
f. Mengirimkan catatan hasil rapat
g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut
3. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan
deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus
dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu
pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara ini dapat disebut sebagai
”agenda rapat”, di bawah ini contoh acara rapat.
ACARA RAPAT
Hari/Tanggal : ..................................................................
Waktu:Pukul : ................ s.d. jam ...................................
No Jam Acara Pimpinan Rapat Keterangan 1. 09.00 – 09.10 Pembukaan Bapak Tony 2. 09.00 – 10.30 Pembahasan
Kurikulum sda Pembahas
Bapak Ilhan 3. 10.30 – 11.00 Istirahat 4. 11.00 – 13.00 Pembahasan
Progam sda Pembahas
Ibu Azah 5. 13.00 – 14.00 Makan siang &
Sholat
6. 14.00 – 15.30 Rencana Diklat sda Pembahas Ibu Tini
7. 15.30 Selesai
4. Membuat Undangan
Undangan rapat dikonsep dengan isinya antara lain menyebutkan hari,
tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuai dengan tata
persuratan dinas misalnya ”Und-10/PP/2008”. Anda harus membuat
suatu daftar nama dan alamat dari para anggota pertemuan dimaksud.
Daftar tersebut berguna dalam membuat undangan dan mengirimkan
undangan.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para
peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang
dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.
79 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu,
hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan
dibahas, dll.
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-
alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu
daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya
diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead
projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam
jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya
jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter,
peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas
harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat
dimulai.
7. Membuat Catatan
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka apabila Anda diberi
tanggung jawab untuk membuat catatan, catatlah jalannya rapat
termasuk menyusun konsep hasil rapat (notulen). Notulen dapat terdiri
dari beberapa orang.
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat berupa
notulen setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan
diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat
diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.
9. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat
biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan
rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan
lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota
mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang.
Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta
yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.
8.2. RANGKUMAN
Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan-kumpulan orang-
orang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas, merundingkan atau
memutuskan persoalan-persoalan atau masalah-masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
80 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi, dan rapat
yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat resmi, hal-hal yang perlu
dilakukan ialah mempersiapkan ruangan, mempersiapkan rapat antara lain
membuat daftar acara, membuat daftar undangan, mempersiapkan bahan
rapat, mempersiapakan peralatan rapat, membuat catatan rapat, dan
melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan
perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap
sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah memenuhi quorum,
maka dilaporkan kepada pimpinan. Selanjutnya membuat catatan jalannya
rapat, melakukan tindak lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya
yang berkenaan dengan rapat.
8.3 LATIHAN 7
Lingkarilah pada huruf B apabila pernyataan berikut menurut Saudara
Benar dan S apabila pernyataan Salah.
1. B – S Rapat adalah tempat berkumpulnya orang-orang tertentu
dalam organisasi
2 B – S Dalam undangan perlu dimasukan informasi acara rapat
3 B - S Langkah awal menyelenggarakan rapat adalah
mempersiapkan bahan
4 B - S Bahan rapat dapat disampaikan sebelum rapat.
5. B - S Dalam rapat perlu disediakan alat tulis kantor
9. TES FORMATIF
Untuk lebih memahami modul Manajemen Perkantoran Modern ini jawablah Tes
Formatif di bawah ini :
I. Pilihlah huruf B jika pernyataan di bawah ini Benar dan S apabila Salah.
81 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
1. B - S Penggandaan surat termasuk pekerjaan kantor yang bersifat tulis- menulis.
2. B – S Pekerjaan administrasi adalah pekerjaan yang bertalian dengan pencatatan keterangan-keterangan yang penting bagi instansi yang bersangkutan.
3. B – S Tempat diselenggarakannya kegiatan mengenai informasi dan proses penanganan informasi, biasa juga disebut kantor.
4. B – S Pekerjaan kantor ada yang bersifat tulis-menulis dan bukan bersifat tulis-menulis
5. B – S Penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan laporan tidak termasuk pekerjaan kantor.
6. B - S Setiap catatan tertulis atau bergambar atau angka-angka yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan disebut warkat.
7. B – S Yang paling awal dari proses penanganan informasi adalah pengumpulan surat-surat.
8. B – S Filing mempunyai peranan yang penting terhadap kelancaran tugas instansi.
9. B – S Mengingat perhitungan tidak termasuk pembuatan surat, maka pekerjaan ini adalah pekerjaan di luar pekerjaan kantor
10. B – S Organisasi yang belum luas, maka asas pengorganisasian pekerjaan kantor yang diterapkan adalah asas sentralisasi.
II. Pilihlah Jawaban yang Paling Benar
1. Kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, dan memperlancar tugas pokok merupakan tugas …. a. pokok b. penunjang c. operatif d. utama
2. Surat yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam disebut …. a. surat kilat/sangat segera b. surat segera c. surat biasa d. surat konfidensial
3. Segala sesuatu yang ada kaitannya dengan penanganan
informasi/keterangan-keterangan baik informasi lisan atau sudah dalam bentuk warkat-warkat disebut: a. kantor b. pekerjaan kantor c. manajemen kantor d. warkat
82 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
4. Dalam unit organisasi yang sudah menggunakan Sistem Kearsipan Pola Baru, surat penting dicatat dalam …. a. Kartu Kendali b. Lembar Pengantar c. Kartu Agenda d. Buku Ekspedisi
5. Berikut ini kalimat yang diucapkan oleh seorang pegawai dalam menjawab
telepon yang datang dari luar …. a. Taufik disini, selamat pagi! b. Selamat pagi, Taufik di sini, ada yang bisa saya bantu? c. Pusdiklat Pegawai, Taufik di sini, selamat pagi! d. Pusdiklat Pegawai, selamat pagi!
6. Penerima surat akan mengetahui intisari dari suatu surat dari …. a. kepala surat b. hal c. lampiran d. tembusan
7. Pelaksanaan kegiatan pekerjaan kantor yang semua kegiatan
perkantorannya dilakukan oleh satu satuan organisasi (unit) disebut asas …. a. sentralisasi b. sinkronisasi c. desentralisasi d. koordinasi
8. Bapak Anto berkata kepada Niken : “ Silahkan Anda tanyakan langsung ke kantor Sekretariat untuk mengetahui apakah usulan kepindahan Anda disetujui atau tidak”. Arti kantor dalam kalimat tersebut adalah …. a. jabatan b. ruangan kerja c. unit kerja/bagian/biro d. jasa/pelayanan
9. Arsip yang disusun berdasarkan permasalahan surat, disebut sistem …. a. kronologis b. subyek c. obyek d. geografis
10. Arsip yang sudah tidak digunakan dalam kegiatan Anda sehari-hari di kantor
disebut arsip …. a. dinamis b. statis c. baru d. deponir
III. PILIHLAH : A jika jawaban 1, 2, dan 3 benar B jika jawaban 1 dan 3 benar C jika jawaban 2 dan 4 benar D jika semua jawaban benar
1. Menurut wujudnya surat terdiri dari …. a. warkat pos
83 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
b. teleks c. telegram d. surat bersampul
2. Nomor surat berfungsi sebagai …. a. pengukur kegiatan suatu instansi b. petunjuk bagi petugas filling c. sebagai referensi d. menunjukkan unit asal
3. Di bawah ini merupakan bentuk-bentuk surat ….
a. resmi b. full block c. semi block d. dinas
4. Di bawah ini merupakan fungsi tanggal surat …. a. sebagai alat pemberi informasi b. sebagai alat pengenal c. sebagai referensi d. sebagai petunjuk bagi petugas filing
5. Kegunaan arsip bagi suatu organisasi adalah …. a. administrative value b. fiskal value c. educational value d. research value
6. Syarat-syarat seorang Penerima Tamu antara lain …. a. sopan, ramah b. bijaksana dan cerdas dalam pengambilan keputusan dan bertindak c. berkepribadian menarik d. dapat berbahasa Inggris
7. Komponen dari teknologi informatika adalah ....
a. komputer b. mikro elektronik c. telekomunikasi d. media
8. Tata cara penulisan surat yang baik harus memenuhi syarat antara lain …. a. jelas b. tepat c. singkat dan sederhana d. penuh pertimbangan
9. Di bawah ini merupakan cara menerima tamu kantor ….
a. menghormati dan menyapa tamu b. mengetahui maksud kedatangan tamu c. memperkenalkan dan menghadapkan tamu kepada pimpinan d. memperhatikan ruang tamu
10. Di bawah ini merupakan dampak kerugian apabila teknologi informasi diterapkan di kantor …. a. Pegawai cenderung machine minders
84 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
b. Menimbulkan masalah kesehatan terutama mata c. Kehilangan kontak personal d. Menimbulkan keresahan pada saat penerapan teknologi baru tersebut.
85 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
10. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT
Cocokkanlah jawaban Anda dengan kunci jawaban yang terdapat pada bagian
akhir dari modul ini.
Hitung jumlah jawaban yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk
mengetahui sampai sejauhmana Tingkat Pemahaman (TP) Anda.
Apabila Tingkat Pemahaman Anda dalam memamahami materi yang sudah
dipelajari mencapai :
91 % s.d. 100% : Amat Baik
81 % s.d. 90,99 % : Baik
71 % s.d. 80,99 % : Cukup
61 % s.d. 70,99 % : Kurang
Bila Tingkat Pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka
disarankan mengulang materi.
TP = Jumlah jawaban yang benar x 100%
Jumlah keseluruhan soal
86 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
11. KUNCI JAWABAN
I.
1. S 2. B 3. B 4. B 5. S 6. B 7. S 8. B 9. S 10. B II
1. b 2. a 3. b 4. a 5. c 6. b 7. a 8. c 9. b 10. b
III
1. D 2. D 3. A 4. B 5. D 6. D 7. A 8. D 9. A 10. D
87 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
12. DAFTAR PUSTAKA
A. BUKU-BUKU
1. F. X. Budiyanto, Drs. (pengalih bahasa), Manajemen Perkantoran Modern, Binarupa Aksara, PO BOX. 69, Jakarta, 1991.
2. Komarudin, Drs,. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Sinar Baru, Bandung, 1981.
3. Sondang P. Siagian, DR., MPA., Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta, 1975.
4. Stoner, James, A. F., Management, Prentice Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey, Second Edition, 1982.
5. The Liang Gie, Ph.D.(1), Administrasi Perkantoran Modern, Cetakan ke-13, Nur Cahaya Yogyakarta, 1982.
6. Slamet Soesanto, S.E., Administrasi Kantor, Manajemen dan Aplikasi, Jambatan, Jakarta, 1995.
7. Winardi, Prof. DR., S.E., Manajemen Perkantoran dan Pengawasan, Cetakan V, Mandar Maju, Bandung, 1990.
8. Yager, Jan Ph.D., Making Your Office Work For You, Bantam Doubleday Dell Publishing Group, Inc. 666 Fifth Avenue, New York 10103.
9. Drs. M.S. Dawam, M.M., M.B.A., Pengetahuan Perkantoran Prajabatan Gol. II, Pusdiklat Pegawai, 1998.
10. Drs. Sutrisno, M.P.Si. dan Drs. Anwar Sanusi, M.P.A., Manajemen Perkantoran Modern, LAN, 2001.
B. DOKUMEN-DOKUMEN KHUSUS
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/ 07/2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor KEP-80/PMK.01/2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan.
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
88 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Lampiran 1
Kode Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Keuangan
Untuk membedakan naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan diberi kode
sebagai berikut :
a. Naskah dinas yang berupa peraturan pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan:
No. Jenis Naskah Kode
1. Keputusan Menteri Keuangan KMK
2. Instruksi Menteri Keuangan IMK
3. Keputusan KEP
4. Instruksi INS
b. Naskah dinas yang bersifat penyampaian berita dan sejenisnya:
No. Jenis Naskah Kode
1. Surat S
2. Nota Dinas ND
3. Memo MO
4. Surat Edaran SE
5. Pengumuman PENG
6. Pemberitahuan PEM
7. Surat Undangan UND
8. Surat Pengantar SP
c. Naskah dinas yang bersifat memberikan keterangan, hak, tugas atau perintah dan
yang sejenisnya:
No. Jenis Naskah Kode
1. Surat Keterangan KET
2. Surat Izin SI
3. Surat Kuasa SKU
4. Surat Perintah PRIN
5. Surat Tugas ST
d. Naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan:
No. Jenis Naskah Kode
1. Telegram TLG
2. Surat Kawat KWT
3. Radiogram RDG
4. Faksimile FAKS
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
89 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
e. Naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat dokumen sebagai alat
pembuktian:
No. Jenis Naskah Kode
1. Lembar Disposisi LD
2. Verbal VRB
3. Catatan CAT
4. Laporan LAP
5. Risalah RIS
6. Berita Acara BA
7. Naskah Serah Terima NST
8. Perjanjian PRJ
Selain kode untuk naskah dinas tersebut di atas, masih banyak naskah dinas yang bersifat
teknis dan mempunyai bentuk khusus pada setiap unit organisasi di lingkungan
Departemen Keuangan. Pemberian kode naskah dinas tersebut dapat diatur tersendiri oleh
pimpinan unit organisasi yang bersangkutan.
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
90 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
Lampiran 2
Nomor Dan Kode Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Keuangan
Kode unit organisasi konseptor Departemen Keuangan berdasarkan urutan pada susunan
organisasi Departemen Keuangan yang ditetapkan dalam Keputusan Presiden Nomor 36
Tahun 2004 tanggal 10 Mei 2004 Tentang Perubahan Atas Keputusan Presiden Nomor
109 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Departemen Keuangan
Sebagaimana Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan Keputusan Presiden Nomor
23 Tahun 2004, sebagai berikut:
1. Sekretariat Jenderal
2. Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. Direktorat Jenderal Pajak
4. Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. Inspektorat Jenderal
9. Badan Pengawas Pasar Modal
10. Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama Internasional
11. Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
a. Nomor dan kode Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Menteri
Keuangan dari konseptor unit eselon I sebagai berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../KMK.01/... Sekretariat Jenderal
2. .../KMK.02/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. .../KMK.03/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../KMK.04/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../KMK.05/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../KMK.06/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../KMK.07/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../KMK.08/... Inspektorat Jenderal
9. .../KMK.09/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../KMK.010/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../KMK.011/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
b. Nomor dan kode Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Pejabat
eselon I atas nama Menteri Keuangan sebagai berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../KM.1/... Sekretariat Jenderal
2. .../KM.2/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. .../KM.3/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../KM.4/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../KM.5/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../KM.6/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
91 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
7. .../KM.7/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../KM.8/... Inspektorat Jenderal
9. .../KM.9/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../KM.10/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../KM.11/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
c. Nomor dan kode instruksi Menteri Keuangan dari konseptor unit eselon I sebagai
berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../IMK.01/... Sekretariat Jenderal
2. .../IMK.02/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. .../IMK.03/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../IMK.04/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../IMK.05/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../IMK.06/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../IMK.07/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../IMK.08/... Inspektorat Jenderal
9. .../IMK.09/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../IMK.010/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../IMK.011/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
d. Nomor dan kode instruksi Menteri Keuangan yang ditandatangani atas nama Menteri
Keuangan oleh pejabat eselon I sebagai berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../IM.1/... Sekretariat Jenderal
2. .../IM.2/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. .../IM.3/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../IM.4/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../IM.5/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../IM.6/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../IM.7/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../IM.8/... Inspektorat Jenderal
9. .../IM.9/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../IM.10/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../IM.11/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
e. Nomor dan kode surat yang ditandatangani Menteri Keuangan dari konseptor unit
eselon I sebagai berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../MK.01/... Sekretariat Jenderal
2. .../MK.02/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
92 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
3. .../MK.03/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../MK.04/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../MK.05/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../MK.06/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../MK.07/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../MK.08/... Inspektorat Jenderal
9. .../MK.09/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../MK.010/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../MK.011/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
93 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
f. Nomor dan kode surat Menteri Keuangan yang ditandatangani atas nama Menteri
Keuangan oleh pejabat eselon I sebagai berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../MK.1/... Sekretariat Jenderal
2. .../MK.2/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. .../MK.3/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../MK.4/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../MK.5/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../MK.6/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../MK.7/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../MK.8/... Inspektorat Jenderal
9. .../MK.9/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../MK.10/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../MK.11/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
g. Nomor dan Kode naskah dinas pada unit eselon I sebagai berikut:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../SJ/... Sekretariat Jenderal
2. .../AP/... Direktorat Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan
3. .../PJ/... Direktorat Jenderal Pajak
4. .../BC/... Direktorat Jenderal Bea Cukai
5. .../LK/... Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan
6. .../PB/... Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../PL/... Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara
8. .../IJ/... Inspektorat Jenderal
9. .../PM/... Badan Pengawas Pasar Modal
10. .../BPE/... Badan Pengkajian Ekonomi, Keuangan, dan Kerjasama
Internasional
11. .../PP/... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
h. Nomor dan kode naskah dinas pada Instansi Vertikal sebagai berikut:
1) Nomor dan kode naskah dinas pada Kantor Wilayah:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
3. .../WPJ/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak
4. .../WBC/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea Cukai
6. .../WPB/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan
7. .../WPL/... Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang
Negara
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
94 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
2) Nomor dan kode naskah dinas pada Unit Pelaksana Teknis:
No Nomor dan Kode Unit Organisasi Konseptor
(1) (2) (3)
1. .../WPJ../KP.../... Kantor Pelayanan Pajak
2. .../WPJ../KB.../... Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan
3. .../WPJ../RP.../... Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak
4. .../WPJ../PEN.../... Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan
5. .../WBC../KP.../... Kantor Pelayanan Bea Cukai
6. .../WBC../PS.../... Pangkalan Sarana Perhubungan Bea Cukai
7. .../WBC../BPIP.../... Balai Pengujian dan Identifikasi Barang Bea Cukai
8. .../WPB../KP.../... Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
9. .../WPL../KP.../... Kantor Pelayanan Piutang dan Lelang Negara
10. .../BPP.../... Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SDM BPPK 2009
95 MODUL MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
lampiran 3
CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP BPPK Lampiiran
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA Keputusan Menteri Keuangan
Nomor : 408/KM.1/1998
Tanggal : 18 Agustus 1998
JADWAL RETENSI ARSIP
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU
KETERANGAN AKTIF IN AKTIF
1.
Produk Hukum di Bidang Diklat
yang Sifatnya Mengatur antara
lain: 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Permanen
a. Pengaturan Pola Induk
setelah tidak
berlaku
b. Sistem Pelaksanaan Sistem
Kredit Semester (SKS)
2.
Produk Hukum di Bidang Diklat
yang Sifatnya Menetapkan antara
lain: 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Musnah
a. SK Penyelenggaraan Diklat
setelah tidak
berlaku
b. SK Ujian
c. SK Hasil Ujian
d. SK Tim Kerja
3. Perencanaan Diklat 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Musnah
a. Identifikasi kebutuhan diklat
setelah pelaksanaan
diklat
b. Penerimaan peserta
diklat/mahasiswa baru
c. Pengajar
d. Form A (Rencana pelaksanaan
diklat)
4.
Program Diklat dan Kalender
Akademis 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Musnah
setelah pelaksanaan
diklat
5.
Kurikulum dan Silabi (Garis-
garis Besar Program
Pelatihan/GBPP 1 (satu) tahun 2 (dua) tahun Permanen
dan Satuan Acara
Pelatihan/SAP)
setelah
diperbaharui