Bag 3 Bagian-Bagian Surat

Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat “Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat”.

2. Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan:a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya.b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada.

Uraian MateriA. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait

dengan isi surat.

1. Pengaturan Bagian-Bagian SuratSetiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat.Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:a). Kepala surat atau kop suratb). Nomor suratc). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun suratd). Lampirane). Hal atau perihalf). Alamat dalam atau alamat yang ditujug). Salam pebukah). Isi surati). Salam penutupj). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan suratk). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatanl). Penanggung jawab surat danm). Cap atau stempel perusahaan atau instansi.

Bagian-bagian Surat, SMKN 1 Mtr

Lihat gambar atau bagan bagian-bagian surat:

2. Penulisan Bagian-bagian surata. Kepala Surat Atau Kop Surat

Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat.Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:

1) Nama kantor, perusahaan atau organisasi2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung3) Nomor telepon4) Nomor telex, faximile bila ada5) Nama dan alamat kawat atau bila ada6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada7) Nama bankir8) Macam usahanya9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan10) Lambang atau logo


Penulisan kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan dan alamat serta nomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil. Tetapi bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada kepala surat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan di atas tadi. Untuk jelasnya lihat gambar atau bagan surat yang sederhana dan yang lengkap di bawah ini.

PERUSAHAAN PENYUPLAI BAHAN BETON

PT. RAMA YURA PERSADASUPLAIER EKSPORTIR – IMPORTIR

Jl. Rangga Malela II No. 723 Telp. 20101-21265, PO. Box 100121 JAKARTA

Banker: Bank Nusa Pribumi

PT.DIAN RAMA PUTRAADDRES: Jl. Subak,KM 12,3, Bandung

PO. Box 12013, Bandung Telp. 231061

Cabang: “DIAN RAMA PUTRA” SURABAYA

PT. PRAHASTA(AGRICULTURAL & TRADE DEVELOPMENT Ltd)

Jl. H. MOCHAMAD SALIM 22, BANDUNG, INDONESIAPhone: 252146 – 253143

Cable Address: PRAHASTA, BDG

A NEW INDONESIAN JOINT VENTURE COMPANY

PT. AMIYRA SAINTEK (Contraktor)Jl. Pelangi Timur No. 2 – Phone 23142 Medan


PT. PRAHASTA(AGRICURTURAL & TRADE DEVELPOPMENT Ltd)JL. H. MOCHAMAD SALIM 22 BANDUNG INDONESIA

Phone: 252146-253143

Cable address: PRAHASTA, BDG

b. Pembukaan Surat1) Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat

Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak perlu didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah tercantum pada kepala surat.

Nama kota atau tempat dapat ditulis:1) Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat2) Bila surat ditulis pada kertas polos atau yang tidak memakai kepala surat.3) Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantor

cabang dan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulis nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebut dari kantor pusat atau dari kantor cabang.Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap. Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003. bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakai koma. Contoh Badung, 10 Agustus 2003. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal adalah: Bulan tidak boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003. Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,

contoh: X-VIII-2003.4) Tanggal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003.5) Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003

Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas pemerintahan atau dinas swasta adalah:1) Cara penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas, apakah itu

sebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat masing-masing .

2) Di atas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.3) Di bawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya

ditulis di bawah kanan.Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003

Kepala Dinas Pendidikan


Kegunaan tanggal surat adalah untuk:1) Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.2) Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus

diselesaikan.3) Mengetahui apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepat

atau lambat.

2) Cara penulisan nomor suratSetiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.Contoh: 130/PST/V/03.Ini berati 130 = nomor yang keseratus tiga puluh dari surat tersebut

PST = jenis atau sifat surat adalah surat pesanan TekstilV = bulan yang kelima atau Mei03 = tahun 2003 surat dibuat.

Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna untuk:1) Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.2) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.3) Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.4) Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau

mengklasifikasi surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.5) Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode

(bulan maupun tahun)

Contoh:

3) Cara penulisan lampiran suratLampiran surat adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat pada umpamanya: Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga


Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca perusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya.

Adapun yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:1) Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkan

semua yang dilampirkan.Contoh:

2) Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat. Bila ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu dijelaskan, karena akan dijelaskan pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang dilampirkan diberi tanda garis.Contoh:Nomor :15/TGS/V/03 10 Agustus 2003Lampiran : 2 helai kertasPerihal : tugas mengajar

Bila tidak ada yang dilampirkan cukup digaris.Contoh:Lampiran : _

Kegunaan lampiran adalah:1) Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan

dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.2) Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan

tertulis dilampiran atau tidak.3) Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan

segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.

4) Cara Penulisan Perihal atau HalPada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-surat niaga, baiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut Perihal atau Hal. Jadi perihal itu merupakan: Intisari surat Poko-pokok penting isi surat.


Maksud dan tujuan surat secara singkat.

Perihal berguna:1) Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan

dalam surat.2) Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara

singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhannya.

Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembaca dan juga kurang etis. Perihal cukup ditulis singkat saja, asal pembaca cukup mengetahui secara garis besar apa yang akan dipermasalahkan dalam surat tersebut.Contoh:Nomor : 65 / DS-pnt / VI /03Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Perintah mebgikuti diklatCara- cara penulisan perihal:1. Penulisan hal dalam surat-surat niaga terdiri dari

a) Sebelum penulisan alamat dalam yaitu diatas sebelah kiri,setelah lampiranContoh:Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : perintah mebgikuti diklat

b) Setelah penulisan selesai alamat dalam yaitu diatas sebelum salam pembuka sebelah kiri atau di tengah.Contoh:Nomor : 002 / PST / VIII /03 17 agustus 20003Lampiran :Tang tehormatPimpinan .C.V melatiJalan rahayu 20JakartaHal : Pesanan TV.Dengan hormat

c) Setelah salam pembuka disebelah kiri atau ditengah, tetapi jarang yang memakai dan ditulis sesuai dengan bentuk surat.Contoh:Dengan hormatHal : Pesanan TV


2. Penulisan Perihal pada surat dinas pemerintahan, biasanya diatas kiri setelah lampiran dan jangan terlalu panjang, kemudian digaris bawahi bila terdiri dari dua baris, hanya baris yang terakhir yang digaris bawahi.Contoh:Nomor : 10/DN/V/03Lampiran : -Hal : Panggilan Untuk Wawancara/tes

5. Alamat DalamPenulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:a) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya

disesuaikan dengan bentuk surat.b) Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakan

alamat dalam.

Kegunana alamat dalam adalah:a. Alamat penunjuk langsung sebagai si penerima.b. Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistem

penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.c. Dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.

Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama seseorang perlu dicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”. Tetapi bila dalam alamat akan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis maka pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepan nama seseorang, tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.Contoh: Yang terhormat Menteri Dalam Negeri Yang terhormat Dr. Rachman Yang terhormat PT. Dira Yang terhormat Jenderal Hartoyo

Dinas pos selalu menganjurkan agar penulisan alamat surat pada sampul hendaknya jelas dan lengkap dengan memakai kode pos. Maksudnya supaya memudahkan penyerahan surat tersebut kepada penerima.Beberapa contoh menulis alamat, baik alamat dalam maupun alamat luar.a) Alamat yang di tujukan kepada perseoranganContoh:Kepada (boleh dihilangkan), tinggal yang terhormatnya tulis dengan lengkap, jangan disingkat.


b) Alamat yang ditunjukan kepada jabatanya.Contoh:Yang terhormatDirektur PT. MarindaJalan Sumatra 40BANDUNG

c) Alamat yang ditunjukan kepada nama perusahaan atau instansi tidak memakai yang terhormat.Contoh:1. Kepada yang terhormat

CV.BANJARJalan Merpati 6CIREBONatauCV BANJARJalan Merpati 6CIREBON

2. KepadaDepartemen Pendidikan dan Kebudayaaneq. Sekolah Menengah Kejuruanjalan Dr. Gunawan No. 1BANDUNG

atauKepadaDepartemen Pendidikan dan Kebudayaaneq. Sekolah Menengah Kejuruanjalan Dr. Gunawan No. 1BANDUNG

d) Alamat yang ditunjukan kepada pejabat pemerintah dan perusahaan swasta.Contoh:(Kepada)Yang terhormatKepala Kantor Departemen Tenaga KerjaJalan Prapat 52JAKARTA


e) Alamat yang ditujukan kepada pimpinan perusahaan swasta dan pejabat pemerintah.Contoh:(Kepada)Yang terhormatDirektur UtamaPT. MANDIRIJalan Kebayoran 10JAKARTA

f) Penulisan alamat dengan memakai U.P.U.P singkatan dari Untuk Perhatian, maksudnya adalah si pengirim memohon suratnya mendapat perhatian yang seksama dari penerima dan cepat ditanggapi.Contoh:1. Yang terhormat

Direksi Bank Dagang NegaraU.P. Saudara Sukardiman, SHJalan Kebon Sirih 10Jakarta

2. Yang terhormatDireksi Bank Dagang NegaraJalan Kebon Sirih 10JakartaU.P. Saudara Sukardiman, SHDirektur Perkreditan

g) Penulisan alamat yang ditunjukan kapada pemasang iklan atau pemilik PO. BOX memakai yang terhormatContoh:1. Yang terhormat

Pemasangan iklan no 240 Ad atau a. Pikiran RakyatJl. Asia Afrika No 150Bandung

2. Yang terhormatPemilik P.O. BOX. 208 atau JKTJakarta Timur


h) Penulisan surat yang ditunjukan kepada nomor atau nomor PO.BOX, tidak didahulukan dengan yang terhormat.Contoh:a) Iklan Nomor 240 A

d/a. Pikiran RakyatJalan Asia AfrikaBandung

b) PO.BOX 280 atau JKTJakarta Timur

i) Penulisan alamat antara sesama pejabat dimana jabatannya setingkat.Contoh:Yang terhormatDirektur Jenderal PembinaanDan Penempatan Tenaga KerjaDepartemen Tenaga KerjaJalan Jendral Gatot Subroto 51JAKARTA

j) Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah kepada pejabat yang eselonnya lebih tinggi.Contoh:Yang terhormat Direktur Pejak Bumi dan BangunanDepartemen KeuanganJalan Asia AfrikaBandung

k) Penulisan alamat kepada pejabat yang esolannya lebih rendah.Contoh:Yang terhormatKepala Bidang Sekolah Menenganh KejuruanBandung

6. Salam Pembuka Salam pembuka dalam surat pribadi maupun surat niaga memang sangat penting untuk dicantumkan karena merupakan:a) Tanda hormat dari pengirim kepada penerima.b) Tanda penghargaan dari pengirim kepada penerima, danc) Tanda kasih sayang dari pengirim kepada penerima.

Tetapi dalam surat-surat dinas pemerintah, salam pembuka tidak perlu dipergunakan. Karena dalam surat dinas pemerintah harus ada ketegasan, contohnya surat keputusan.


Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat

Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr.wb

c) Isi Surat Atau Batang Tubuh SuratIsi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu alinea pembuka, isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.

1) Alinea pembukaAlinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya, maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan-

pertanyan, ataupun laporan, serta permintaan.(1) Dengan ini kami nyatakan bahwa ..........(2) Kami beritahuan bahwa ..............(3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk .........(4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa .........(5) Perkenankan kami melaporkan tentang ..........(6) Bersama ini kami lampirkan ...................(7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa ..........

Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkas dan sebagainya, sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.

b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.(1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....... no ...........(2) Berkenaan dengan saudara tanggal ......... nomor ..........(3) Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal ........(4) Membalas surat saudara tanggal ........ nomor .............(5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal ......... no. ........(6) Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal ...........

c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan(1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal

...... no. .... tentang ..........


(2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal ....... no. ........ maka dengan ini ........

(3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor ........... pada tanggal ...........

2) Isi surat yang sesungguhnyaIsi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing.Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun, sehingga pembaca tidak tersinggung. Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat, yaitu pokok pembicaraan

yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan, pertanyaan, permintaan, dan sebagainya.

b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan

logis serta kalimat yang menarikd) Hindarkan singkatan kata-kata, lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca

sesuai dengan peraturan.g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai, terutama istilah asing.

3) Alinea penutupPada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:a) Kesimpulan dari isi suratb) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi suratd) Tanda pembicaraan telah selesai.

Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.Contoh-contoh alinea penutup.a) Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik.c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.e) Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.


d. Penutup1) Salam Penutup

Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima.b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima.c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.

Seperti halnya salam pembuka, salam penutuppun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat.Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamu’alaikum Sembah sujud Salam takzim

Pada surat dinas pemerintahan, biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi cukup disebutan nama jabatan, selanjutnya tanda tangan dan nama jelas, NIP (Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas, tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas.

2) Nama organisasi, perusahaan, atau instansi.Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.

3) Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan keluar masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi.Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi


tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masing-masing.Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan-bawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya memakai istilah-istilah a.n. (atas nama), a.n.b (atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dan sebagainya.Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan, baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang.

a) Dalam surat niaga:1. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan.

Hormat kamiCV.Armico

Tanda tangan

Ir. H. Arsil TanjungDirektur

2. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.Hormat kamiPT Aman Sejahtera

Tanda tangan

Sulyana KartikaKepala Bagian Penjualan


3. Bila sebuah perusahaan, memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah, dan selama masalah itu belum selesai, maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu, dan harus diberi tanda p.p. singkatan dari Perpro Curation, orang yang diberi kuasa oleh perusahaan.

Hormat kamip.p. FT Andalas

Tanda tangan

Suryaman, SHPengacara

b) Dalam surat dinas pemerintahan, penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.1. Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.

Direktur Jenderal Pembinaan danPenempatan Tenaga Kerja

Tanda tangan

Nama jelasNip. ............................

2. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri.a.n. Menteri Keuangan R.I

Sekertaris Jenderal

Tanda tangan

Nama jelasNip. .........................

3. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.

a,n,b. Sekertaris Jenderal

Tanda tangan

Nama jelas Nip. ......................


4) Cap surat atau stempel suratPada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat. Macam-macam cap atau stempel surat disesuaikan dengan selera perusahaan atau oraganisasi yang bersangkutan, ada cap segitiga, bulat, dan persegi empat. Pemakaian cap umumnya disebelah kiri tanda tangan dan harus dekat dengan tanda tangan.

5) Tembusan Istilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) merupakan salinan-salinan surat yang dikirim kepada pihak-pihak lain yang terkait denga isi surat. Tembusan ditulis di paling bawah sebelah kiri.Contoh:

6) Inisial Pengonsep dan PengetikInisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital, misalnya NS/SD.


Contoh:

Keterangan:M / SD / br

Mandra, SH = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat

Supardi Damiri = Pengonsep

Bayu Rahmanto = Pengetik


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………..

Mandra, SHDirektur

M/SD/br

Test Kompetensi III

Tugas IJawablah Soal-Soal Berikut Dengan Jelas1. Sebutkan bagian surat dengan lengkap.

2. Jelaskan apa kegunaan kop surat.

3. Apa kegunaan tanggal surat?

4. Sebutkan apa saja yang termasuk pada kop (Kepala Surat).

5. Jelaskan bilamana menuliskan tanggal yang didahului oleh nama tempat (Kota)

6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan hal (perihal surat).

7. Ada 3 cara penulisan hal/perihal pada surat niaga

8. Apa yang dimaksud dengan alamat luar?

9. Sebutkan 2 kegunaan alamat dalam.

10. Apa yang dimaksud dengan salam pembuka

Tugas II

Diskusi kelompok.

Petunjuk.

a. Bentuk kelompok diskusi

b. Satu kelompok terdiri dari 5 orang.

c. Diskusikan masalah berikut dengan teman anda.

d. Buat laporan hasil diskusi secara tertulis.

Kasus/masalah

Anda bekerja sebagai sekretaris dari bapak Drs. Azhari, Pimpina PT. Dwi Karya Jl. Lawi No. 12

Jakarta No telpon (021) 6371279.

Pada hari ini tanggal 12 Agustus 2004

Anda diperintahkan untuk membuat konsep surat yang ditujukan kepada bapak Ir.swito, Direktur

CV. Dwitunggal, Jl. Semeru No. 17 Malang Telp. (0341) 488087.

Yang isinya meminta dikirim alat elektronik merk sharp sebanyak 120 buah TV 20 inch.

Bersama surat ini tidak ada yang dilampirkan.

Diskusikan masalah tersebut kepada teman anda. Dan tulislah surat tersebut dengan teman anda

(perkelompok)


Bag 3 Bagian-Bagian Surat

Documents

Transcript of Bag 3 Bagian-Bagian Surat