BAB2 Pengantar Pemprosesan Transaksi Dan Sistem ERP Romney

[]

BAB I

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

Akuntan dan pengguna sistem lainnya memegang peranan penting dalam pemrosesan data. Salah satu fungsi

SIA adalah memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Secara sistem manual, data

dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar. Di dalam sistem komputer, data dimasukkan ke dalam komputer

dan disimpan dalam database. Operasi yang dijalankan pada data untuk mengartikan dan menyesuaikan secara

keseleluruhan data yang dimasukkan disebut tahap pemprosesan data.

Gambar 1. Empat Tahap Pemprosesan Data

Input Data

Tahap pertama dalam pemprosesan data masukan adalah untuk mencatat semua data transaksi dan

memasukkan mereka ke dalam sistem. Proses pencatatan data biasanya didapat dari aktivitas bisnis. Data

harus dikumpulkan berdasarkan 3 aspek untuk setiap aktivitas bisnis, yaitu:

a. Setiap aktivitas yang menarik;

b. Sumber daya yang diterpengaruh oleh setiap aktivitas;

c. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan.

Contoh data yang penting untuk dikumpulkan dalam transaksi penjualan:

Waktu dan tanggal terjadinya transaksi penjualan

Pegawai yang melakukan penjualan dan kasir yang memproses penjualan

Register keluar atas penjualan yang diproses

Barang yang terjual

Jumlah setiap barang yang terjual

Daftar harga dan harga sesungguhnya untuk barang yang terjual

Total penjualan

Ketentuan pengiriman

Untuk penjualan kredit: nama pelanggan, alamat penagihan

Kebanyakan bisnis masih menggunakan kertas sebagai dokumen sumber untuk mendapat data tentang

kegiatan bisnis. Mereka akan mentransfer data tersebut ke dalam komputer. Biasanya mereka mencatat sama

Input Data

Penyimpanan Data

Pemprosesan Data

Informasi Output

ZIA’ULHAQ AS SHIDQI/ A 311 15737

[]

seperti yang tertera dalam dokumen sumber. Dokumen sumber merupakan dokumen yang digunakan untuk

mencatat transaksi dan sebagai data awal saat transaksi terjadi. Contoh dokumen sumber adalah dokumen

permintaan penjualan, dokumen permintaan pembelian, dan kartu waktu pegawai. Ada pula dokumen timbal

balik yaitu dokumen yang diberikan ke pihak ekternal ketiga untuk menambahkan data dan mengembalikan

dokumennya kembali ke perusahaan untuk dicatat kembali.

Gambar 2. Alur Pemprosesan Data

Aktivitas Bisnis Dokumen Sumber

Alur Pendapatan

Mengambil permintaan barang pelanggan

Pengiriman

Penerimaan kas

Deposit penerimaan kas

o Dokumen Permintaan penjualan

o Dokumen pengiriman

o Bukti penerimaan uang

o Slip deposit

Alur Pengeluaran

Permintaan barang

Pembelian barang

Penerimaan barang

Pembayaran barang

o Slip permintaan barang

o Slip pembelian barang

o Slip penerimaan barang

o Slip pembayaran barang

Alur Sumber Daya Manusia

Pencatatan waktu bekerja pegawai

Pencatatan waktu pegawai untuk tugas

khusus

o Kartu waktu

o Lembar waktu kerja khusus

Gambar 3. Aktivitas bisnis dan dokumen sumber

Automasi data sumber merupakan proses pengumpulan data transaksi yang berada di mesin perekam sesuai

waktu dan tempat asalnya. Contohnya terminal penjualan dan ATM. Tahap kedua dalam alur input adalah

memastikan bahwa data yang disimpan dan dikumpulkan sudah akurat dan komplit. Salah satu caranya dengan

menggunakan automasi data sumber atau prosedur timbal balik dokumen yang baik dan pemasukkan data.

Suatu prosedur yang baik akan meningkatkan akurasi dan kelengkapan data yang dikumpulkan. Pengguna bisa

menggunakan penomoran pada dokumen sumber untuk setiap transaksi. Penomoran merupakan salah satu


Informasi OutputPemprosesan

DataInput Data

Penyimpanan Data

[]

cara yang mudah untuk dilakukan sebagai bentuk pengendalian dokumen sehingga tidak ada dokumen yang

terlewatkan.

Tahap ketiga dalam alur perosesan input data adalah memastikan bahwa perusahaan telah mengikuti semua

prosedur yang ada seperti pengesahan, pengecekan dokumen dan lainnya.

Penyimpanan Data

Data perusahaan merupakan hal yang paling penting walaupun tidak semua data dapat berguna untuk

perusahaan. Agar semua data dapat berguna dan berfungsi dengan baik maka suatu organisasi harus

menyediakan data yang siap pakai dan mudah untuk didapat. Oleh karena itu, akuntan sebaiknya mengerti

bagiamana data itu diorganisir dan disimpan dalam SIA dan bagaimana cara pengaksesannya.

Buku Besar

Biasanya data akuntansi akan dicatat dalam Buku besar umum dan buku pendukung atau tambahan. Buku

besar umum adalah buku yang berisi kumpulan setiap data bagi setiap aset perusahaan, utang, modal pemilik,

pendapatan dan pengeluaran. Buku pendukung berisi data detail atas transaksi yang dicatat di jurnal umum.

Yang menghubungkan data di buku pendukung dan buku besar umum adalah kontrol akun.

Teknik Penkodean

Data di dalam buku besar diorganisir menggunakan teknik pengkodean. Pengkodean merupakan cara

pengklasifian suatu data. Ada empat teknik pengkodean yaitu:

a. Kode berurutan

Barang dikodekan secara berurutan sesuai kelanjutan angka.

b. Blok kode

Pengelompokkan barang sesuai dengan jenisnya.

c. Kode Grup

Barang-barang dimasukkan ke dalam grup masing-masing.

d. Kode mnemonic

Menggunakan kode kombinasi huruf dan angka.

Ada empat kondisi agar kode yang dibuat baik, kode seharusnya:

a. Konsisten dengan konsep kode yang digunakan

b. Menggunakan kode yang bisa terus berkembang atau bertambah

c. Sederhana dan meminimalisir biaya

d. Konsisten dengan budaya kerja perusahaan

Pengelompokkan Akun

Contoh pengkodean yang baik adalah pengelompokkan akun, dimana terdapat daftar akun yang diurutkan

secara angka pada buku besar umum. Nomor akun memudahkan data transaksi untuk dikode, diklasifikasikan


[]

dan dimasukkan dalam akun yang tepat. Data yang dikelompokkan memudahkan dalam pembuatan laporan

keuangan ataupun laporan lainnya karena dari daftar akun itu bisa dengan mudah memperlihatkan kesimpulan

data yang ada. Terkadang kesimpulan data yang disimpan tidak dapat digunakan dengan mudah dan dilaporkan

secara detail oleh karena itu pengelompokkan akun ini harus disertai dengan data tambahan.

Kode Akun Nama Akun Kode Akun Nama Akun

100-199

102

120

Aset Lancar

Akun Penyimpanan

Piutang

400-499

400

410

Akun Ekuitas

Saham Biasa

Laba ditahan

200-299

200

201

Aset Tidak Lancar

Tanah

Gedung

500-599

501

502

Pendapatan

Penjualan tunai

Penjualan kredit

300-399

300

310

Hutang

Hutang Usaha

Hutang Gaji

600-799

600

611

Pengeluaran

Harga pokok barang

Pengeluaran gaji

Gambar 4. Pengelompokkan Akun

Jurnal

Data transaksi biasanya dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke buku besar. Jurnal menunjukkan nama

akun dan jumlah akun apakah itu debit atau kredit. Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak rutin.

Terdapat Jurnal khusus yang mencatat transaksi tertentu yang berulang terjadi seperti penjualan, kas

penerimaan, dan kas pengeluaran.

Sebagai contoh jurnal penjualan. Semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan. Terdapat penjelasan di

setiap data transaksi yang dimaksukkan. Terdapat post ref yang menunjukkan bahwa transaksi telah disetujui

secara manual.

Tanggal Nomor Faktur Akun debit Nomor Akun Post Ref

5 okt 151 Permintaan PT A 120-035 √

15 okt 152 Apartemen Pramuka 120-122 √

TOTAL 120/502

Gambar 5. Contoh Jurnal Penjualan

Audit Trail

Merupakan suatu cara dalam menelusuri setiap transaksi ke dalam sisetem pemrosesan data dari awal hingga

akhir ouput/keluaran. Kegiatan ini dilakukan untuk mengecek keakuratan dan kevalidan atas data yang

dimasukkan ke dalam buku besar dan melihat perubahan yang terjadi pada buku besar umum dari saldo awal

hingga saldo akhir.


[]

Konsep Penyimpanan yang Terkomputerisasi

Suatu kesatuan merupakan ssesuatu informasi yang disimpan meliputi pegawai, barang persediaan, dan

pelanggan. Setiap kesatuan memiliki atribut masing-masing. Atribut merupakan data penjelas atau tambahan

yang menjelaskan entitas atau kesatuan seperti jumlah pegawai, suku bunga, nama dan alamat.

Suatu komputer meyimpan data dalam field. Field adalah sebagian porsi data yang disimpan dimana data

tersebut memiliki nilai dan identitas tertentu contohnya di lembar excel terdapat baris yang berisi nama

pelanggan dan di kolom terdapat data penjelas pelanggan, ini disebut field. Penyimpanan atau record

merupakan satu set field berisi data nilai yang menjelaskan atribut suatu entitas seperti semua data penggajian

berhubungan dengan data setiap pegawai.

Data nilai atau data value merupakan nilai sesungguhnya yang tersimpan dalam sistem, contohnya PT XYZ

merupakan pelanggan (data value). Data atau file adalah satu set infromasi yang tersimpan dalam sistem

seperti data gaji untuk semua pegawai. Data utama atau master file merupakan data permanen yang berisi

semua data sumber yang tersimpan di dalam sistem seperti data perusahaan. Data transaksi atau transaction

file merupakan data yang berisi semua transaksi bisnis yang terjadi pada periode tertentu. Database adalah

satu set kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam sistem.

Atribut

No. Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Batas Kredit Jumlah Digunakan

12678 PT ABC JAKARTA Rp30.000.000 Rp 23.400.000

17456 PT XYZ SURABAYA Rp25.000.000 Rp20.500.000

Gambar 6. Elemen Penyimpanan Data

Pemprosesan Data

Sekalinya suatu bisnis memasuki suatu sistem maka mereka harus memproses semua data ke suatu database.

Ada empat tipe dalam aktivitas pemprosesan data, yaitu:

a. Creating, membuat data baru seperti membuat data pegawai baru

b. Reading, membaca data lama

c. Upadating, mengubah data lama atau menambah atau mengurangi data sebelumnya


Individual field

2 entitas2 Record

[]

d. Deleting, melakukan pembersihan data.

Proses pengubahan data dilakukan secara periodik seperti setiap hari, setiap minggu ini mengarah pada kode

pemprosesan. Walaupun pengkodean lebih murah dan efisien, data dapat akurat hanya saat setelah data

diproses oleh karena itu pengkodean hanya untuk data yang waktunya konstan atau tetap dan tidak

membutuhkan perubahan data secara periodik. Kebanyakan perusahaan menggunakan sistem online atau real-

time processing karena dapat menyimpan data dengan cepat dan dapat berubah seketika dan dapat diubah juga

dengan cepat. Cara ini lebih akurat karena dapat mengurangi sistem error.

Informasi Output

Tahap terakhir dalam alur data pemprosesan adalah informasi keluaran atau output. Dokumen merupakan

sesuatu yang menyimpan data transaksi suatu perusahaan seperti faktur, laporan, permintaan pelanggan, dan

lainnya. Semua data transaksi yang terjadi yang telah dimasukkan ke dalam sistem akan diolah menjadi data

keluaran seperti laporan keuangan, laporan analisis penjualan dan lainnya. Terdapat database query yang

berfungsi menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dengan solusi

yang cepat. Ketika terjadi masalah, masalah dimasukkan ke sistem, lalu sistem menganilisis masalah dan

diakitkan dengan data yang ada di database lalu sistem memberikan jawaban atas masalah yang terjadi.

SISTEM ERP

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem integrasi yang menyatukan segala aspek atas

kegiatan organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, prasarana, manajemen

persediaan ke dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan adanya sistem ERP ini semua data disatukan,

dikoordinasikan dan diproses untuk menghasilkan data yang dibutuhkan perusahaan.

Sistem ERP menggunakan sistem yang terpusat pada database untuk memberikan informasi tekait perusahaan

dan aktivitas bisnisnya. ERP merupakan sistem modular dimana setiap modul menggunakan sistem proses

terbaik untuk melakukan automasi pemprosesan data atas aktivitas bisnis. Modul ERP meliputi:

a. Financial, meliputi sistem buku besar dan pelaporan yang didalamnya terdapat buku besar, akun

piutang, aset tetap dan lainnya.

b. Sumber Daya Manusia dan penggajian, berisi SDM, sistem gaji pegawai, waktu kerja pegawai, dan

laporan SDM.

c. Order to cash, alur pendapatan yang berisi permintaan penjualan, pengiriman, dan persediaan.

d. Purchase to pay, alur pengeluaran yang berisi pembelian, penerimaan dan inspeksi atas persediaan,

pengeluaran kas, dan lainnya.

e. Manufacturing, alur produksi yang berisi ahli teknik, jadwal produksi, kontrol kualitas, proses produksi

dan manajemen biaya.

f. Project management, pembiayaan, waktu dan biaya, dan performa manajemen.

g. Customer relationship management, yang berisi penjualan dan pemasaran, penyediaan call center,

komisi penjualan.


[]

h. System tools, alat untuk menyimpan master file, alat untuk melakukan pengklasifikasian data, akses

kontrol data, dan lain-lain.

Gambar 7. Sistem ERP yang Terintegrasi

Sistem ERP yang terintegrasi memiliki beberapa keunggulan, yaitu:

a. Sistem ERP menyediakan integrasi data dimana semua data disimpan dan diproses. Semua data dari

setiap bagian menjadi satu sehingga mengurangi adanya batasan antar satu departemen dengan

departemen lainnya.

b. Data dapat diinput satu kali sehingga tidak membutuhkan penginputan data berkali-kali.

c. Manajemen mendapat gambaran atas kegiatan bisnis secara lebih jelas dan akurat sehingga

manajemen bisa melakukan perencanaan yang lebih baik.

d. ERP menyediakan akses kontrol yang baik dimana manajemen akses atas data dapat dikontrol.

e. Prosedur dan pelaporan yag terstandarisasi.

f. Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.

g. Perecanaan produksi yang lebih baik.

Sistem ERP juga memiliki beberapa hal yang kurang menguntungkan yaitu:

a. Biaya pembuatan sistem ERP yang cukup mahal


[]

b. Waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem ERP di perusahaan cukup lama karena harus

menyatukan semua sistem yang ada dan pelatihan pegawai atas sistem yang baru membutuhkan

waktu juga.

c. Perubahan pada bisnis proses menyebabkan perusahaan harus menyediakan waktu dan biaya yang

lebih untuk mengembangkan sistem ERP yang ada.

d. Kompleksitas, dimana setiap perusahaan memiliki bagian-bagian yang cukup banyak dengan kegiatan

yang berbeda-beda ini menyebabkan kerumitan tersendiri dalam menerpakan sistem ERP yang

terintegrasi.

e. Resistansi, organisasi memiliki banyak bagian dimana dalam penggunaan sistem ini membutuhkan

kemampuan pegawai yang memadai pula dalam mengoperasikan sistem ERP. Terkadang pegawai

mengalami resistansi dalam penggunaan sistem yang baru sehingga memilih untuk tidak mempelajari

sistem yang ada. Hal ini mengakibatkan sistem ERP yang ada tidak berjalan secara optimal sehingga

kinerja perusahaan terganggu karena sistem yang tidak dapat dijalankan dengan baik.


BAB2 Pengantar Pemprosesan Transaksi Dan Sistem ERP Romney

Documents

Transcript of BAB2 Pengantar Pemprosesan Transaksi Dan Sistem ERP Romney