26

BAB IV

DESKRIPSI SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (Analytic System) adalah sistem informasi yang utuh ke

dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan serta

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikanya (Jogiyanto, 2008).

Analisis merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan

data yang telah di peroleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem

merupakan langkah yang harus di tempuh untuk menyajikan sebuah sistem

informasi agar terorganisasi dengan baik. Pada bab ini akan di bahas mengenai

analisis serta desain dari Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik pada SMA

INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.

Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMA

NTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA, memiliki kendala dalam

proses penilaian akhir siswa per smester. Yaitu proses pengentrian data nilai di

lakukan secara manual dan terkadang mengalami kesalahan sehingga guru atau

bagian akademik harus menghapus nilai tersebut secara manual juga kemudian

menggantinya dengan data yang baru. Hal ini membuat kinerja guru dan bagian

akademik menjadi tidak rapi dalam menyapaiakan informasi kepada kepala

sekolah.

STIKOM S

URABAYA

27

Berdasarkan permasalahan yang dialami maka di buatlah Rancang Bangun

Sistem Informasi Akademik pada SMA TARUNA PEMBANGUNAN

SURABAYA yang sesuai kebutuhan bagian tersebut. Sehingga dapat membantu

guru atau bagian akademik untuk memenuhi keperluan bagian akademik akan

pengolahan sistem informasinya.

4.2 Analisis Sistem yang Sedang Berlangsung

Berikut ini merupakan bagian aliran data penilaian siswa SMA INTENSIF

TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA. Dalam document flow yang masih

manual ini menjelaskan proses pembuatan, pengisian dan pelaporan nilai siswa.

4.2.1 Document Flow Input Nilai Siswa

Gambar 4.1 Document Flow Input Nilai Siswa SMA INTENSIF TARUNA

PEMBANGUNAN SURABAYA

STIKOM S

URABAYA

28

Gambar 4.1 menjelaskan proses input nilai siswa dalam bentuk aliran data.

Proses di mulai dari guru yang memberikan data nilai siswa ke Staff Kurikulum

dan selanjutnya di simpan dalam bentuk Dokumen Software Microsoft Excel atau

Microsoft Word.

4.2.2 Document Flow Laporan Nilai Siswa

Document Flow pembuatan laporan penilaian siswa pada gambar 4.2

menjelaskan pembuatan laporan yang di lakukan oleh Staff Kurikulum.

Berdasarkan data nilai siswa di buat laporan penilaian siswa. Data nilai di buat

oleh guru lalu serahkan ke staff kurikulum untuk di inputkan ke dalam file yang

sudah di sediakan sebelumnya kemudian di serahkan ke waka kurikulum.

Gambar 4.2 Document Flow Pembuatan Laporan Penilaian Siswa SMA

INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.

STIKOM S

URABAYA

29

4.3 Perancangan Sistem

Perancangan Sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk

memudahkan analaisa sistem. Pemodelan sistem yang di gunakan adalah System

Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Dalam bab ini juga di

sertakan struktur tabel dari sistem yang akan di terapkan.

4.3.1 System Flow

System Flow memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan sistem

yang sudah ada. System flow menunjukkan aliran proses kegiatan setelah

menggunakan sistem informasi penilaian. Hasil dari pengembangan dari sistem

yang ada adalah adanya system flow baru.

1. System Flow Input Nilai Siswa

Gambar 4.3 System Flow Input Nilai Siswa SMA INTENSIF TARUNA

PEMBANGUNAN SURABAYA

STIKOM S

URABAYA

30

Gambar 4.3 menjelaskan proses input data nilai siswa. Staff Kurikulum

menyimpan data nilai siswa yang telah di inputkan berdasarkan data yang telah di

berikan oleh guru ke Database.

2. System Flow Pembuatan Laporan Nilai Siswa

Gambar 4.5 merupakan sistem flow pembuatan laporan yang di lakukan

oleh Staff Kurikulum. Berdasarkan Database, data nilai siswa dapat di buat

laporan penilaian siswa.

Gambar 4.5 System Flow Pembuatan Laporan Penilaian Siswa SMA INTENSIF

TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.STIKOM S

URABAYA

31

4.3.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di

dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini agar terlihat arus data yang

mengalir dalam sistem.

1. Context Diagram

a. Context Diagram Sistem Informasi Penilaian

Laporan Akhir Siswa

Laporan Nilai Akhir Siswa

Data Penilaian PerSmester

Data Kelas

Laporan Panilaian Akhir PerSmester

Data Nilai Akhir Siswa

1

SISTEMINFORMASIAKADEMIK

SMA ITPSURABAYA

+

GURU

WakaKurikulum

StaffKurikulum

WaliKelas

KepalaSekolah

Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Akademik SMA INTENSIF

TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA.

Context Diagram menggambarkan asal data dan mengajukan aliran data

tersebut. Context Diagram Sistem Informasi Akademik SMA ITP SURABAYA

pada gambar 4.6 terdiri dari 5 (lima) External Entity yaitu Wali Kelas, Staff

Kurikulum, Kepala Sekolah, Waka Kurikulum, dan Guru. Aliran data yang keluar

dari masing-masing External Entity memiliki arti bahwa data tersebut bersal dari

STIKOM S

URABAYA

32

External Entity tersebut. Sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti

informasi data di tunjukan untuk External Entity tersebut.

2. DFD Level 0

a. DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik pada SMA INTENSIF TARUNA

PEMBANGUNAN SURABAYA

Gambar 4.7 merupakan DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik SMA

INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA yang memiliki

beberapa proses, antara lain Proses Pengolahan Data, Proses Perhitungan Nilai

Akhir Siswa, dan Proses Pembuatan Laporan. Pada gambar 4.7 juga di

gambarkan data store yang di gunakan dalam sistem. Data Store yang

digunakan adalah Data Store kelas, siswa, Mata Pelajaran, Nilai

Data Penilaian PerSmesterLaporan Panilaian Akhir PerSmesterLaporan Nilai Akhir Siswa

Data Nilai Siswa

Data Kelas

Info Data Kelas

Data Siswa

Info Data Siswa

Info Data Siswa

Data Mata PelajaranInfo Data Mata Pelajaran

Info Data Mata Pelajaran

Data Nilai Akhir Siswa

Info Mata Pelajaran

Info Data SiswaInfo Data Kelas

Info Data Nilai Siswa

Info Data Nilai Siswa

GURU

1

PengolahanData

+

2

Perhitungan NilaiAkhir Siswa

3

PembuatanLaporan

+

1 Nilai

2 Mata Pelajaran

3 Siswa

4 Kelas

KepalaSekolah

WakaKurikulum

StaffKurikulum

Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik SMA INTENSIF

TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA

STIKOM S

URABAYA

33

3. DFD Level 1 Pengolahan

Info Data Mata Pelajaran

Data Mata Pelajaran

Data Nilai Akhir Siswa

Data Siswa

Info Data Siswa

Data Kelas

Data KelasInfo Data Kelas

WaliKelas

GURU

2 Mata Pelajaran

3 Siswa

4 Kelas

1

PengolahanData Siswa

2

PengolahanData MataPelajaran

3

PengolahanData Kelas

Gambar 4.8 DFD Level 1 Subsistem Pengolahan

4. DFD Level 1 Pembuatan Laporan

Nilai Afektif Siswa

Laporan Nilai Akhir Siswa

Laporan Nilai Akhir Siswa

Laporan Nilai Siswa

Laporan Akhir Siswa

Laporan Penilaian Akhir Persmester

Laporan Panilaian Akhir PerSmester

Data Penilaian PerSmester

Info Mata Pelajaran

Info Data SiswaInfo Data Kelas

Info Data Nilai Siswa

Info Data Nilai Siswa

Info Data KelasInfo Data Siswa

Info Mata Pelajaran

Waka Kurikulum

StaffKurikulum Kepala Sekolah

WaliKelas

1 Nilai

4 Kelas

3 Siswa

2Mata

Pelajaran

1Cetak Lporan

Nilai AkhirSiswa

2

Laporan NilaiPerKelas

Gambar 4.9 DFD Level 1 Subsistem Pembuatan laporan penilaian

Hasil dari subsistem Pembuatan laporan pada gambar 4.9 adalah laporan-

laporan yang akan di berikan kepada Kepala sekolah, Waka Kurikulum dan Guru

SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN SURABAYA. Laporan-laporan

STIKOM S

URABAYA

34

tersebut mencakup penilaian per-siswa laporan per-kelas. Laporan tersebut di

dapat dari Database Nilai, Kelas, Siswa, dan Mata Pelajaran.

4.3.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) dari Sistem Informasi Akademik yang

terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) di

jelaskan pada gambar 4.10 dan gambar 4.11.

1. Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 4.10 CDM Sistem Informasi Akademik

Gambar 4.10 merupakan Conceptual Data Model pada Sistem Informasi

Akademik SMA ITP SURABAYA. Terdapat 4 (empat) tabel yang di gunakan

dalam aplikasi ini, antara lain Tabel Guru, Tabel Siswa, Tabel Mata Pelajaran,

Tabel Kelas

MENGAJAR

NILAI MATA PELAJARAN

DETAIL SISWA

MENEMPATI

GURUID GURUNAMA GURUTANGGAL LAHIRTEM PAT LAH IRJENIS KELAM INGURU MAPELTAHUN MASUKALAMATSTATUS

KELASID KELASTAHUN AJARANNAMA KELAS

MATA PELAJARANID M ATANAMA M APEL

SISWAID SISWANAMA SISWAJENIS KELAM INGOLONGAN DARAHTGL LAHIRTEM PAT LAH IRANAK KESTATUSALAMATNO TELEPONSEKOLAH ASALALAMAT ASAL

STIKOM S

URABAYA

35

2. Physical Data Model (PDM)

Gambar 4.11 merupakan Physical Data Model Sistem Informasi Akademik.

PDM merepresentasikan tabel-tabel yang di agunakan dalam sistem informasi

akademik beserta dengan tipe data dan panjang masing-masing tipe data tersebut.

Gambar 4.11 PDM Sistem Informasi Akademik

ID_GURU = ID_GURU

ID_MATA = ID_MAT A

ID_MATA = ID_MAT A

ID_SISWA = ID_SISWA

ID_KELAS = ID_KELASTAHUN_AJARAN = TAHUN_AJARAN

ID_SISWA = ID_SISWA

GURUID_GURU varchar(10)NAMA_GURU varchar(50)TANGGAL_LAHIR datetimeTEMPAT_LAHIR char(10)JENIS_KELAMIN char(1)GURU_MAPEL char(31)TAHUN_MASUK datetimeALAMAT varchar(50)STATUS char(11)

KELASID_KELAS varchar(6)TAHUN_AJARAN datetimeNAMA_KELAS varchar(31)

MATA_PELAJARANID_MATA varchar(6)NAMA_MAPEL varchar(26)

SISWAID_SISWA varchar(6)NAMA_SISWA varchar(26)JENIS_KELAMIN char(1)GOLONGAN_DARAH varchar(2)TGL_LAHIR datetimeTEMPAT_LAHIR char(10)ANAK_KE varchar(2)STATUS char(11)ALAMAT varchar(50)NO_TELEPON varchar(15)SEKOLAH_ASAL varchar(50)ALAMAT_ASAL varchar(50)

MENEMPATIID_SISWA varchar(6)ID_KELAS varchar(6)TAHUN_AJARAN datetime

NILAI_MATA_PELAJARANID_SISWA varchar(6)ID_MATA varchar(6)TAHUN_AJARAN intNILAI_HARIAN_1 intNILAI_HARIAN_2 intNILAI_HARIAN_3 intNILAI_TUGAS_1 intNILAI_TUGAS_2 intNILAI_TUGAS_3 intNILAI_RATA_HARIAN intNILAI_RATA_TUGAS intNILAI_UTS intNILAI_UAS intNILAI_AKHIR int

MENGAJARID_MATA varchar(6)ID_GURU varchar(10)

STIKOM S

URABAYA

36

4.3.4 Struktur Tabel

Tabel-tabel yang di gunakan pada sistem informasi ini antara lain:

1. Tabel Siswa

Nama : Siswa

Fungsi : Untuk Menyimpan data siswa

Tabel 4.1 Struktur Tabel Siswa

2. Tabel Guru

Nama : Guru

Fungsi : Untuk Menyimpan Data guru

Tabel 4.2 Struktur Tabel GuruField Name Type Length Constrain

ID GURU Variable characters 10 Primary KeyNAMA GURU Variable characters 10

TANGGAL LAHIR DateTEMPAT LAHIR Characters 10JENIS KELAMIN Characters 1GURU MAPEL Characters 31

TAHUN MASUK DateALAMAT Variable characters 50STATUS Characters 13

Field Name Type Length ConstrainID_SISWA Variable characters 6 Primary Key

NAMA_SISWA Variable characters 26JENIS_KELAMIN Characters 1

GOLONGAN_DARAH Variable characters 2TGL_LAHIR Date

TEMPAT_LAHIR Characters 10ANAK_KE Variable characters 2STATUS Characters 11ALAMAT Variable characters 50

NO_TELEPON Variable characters 15KELAS Variable characters 5

SEKOLAH_ASAL Variable characters 50ALAMAT_ASAL Variable characters 50

STIKOM S

URABAYA

37

3. Tabel Mata Pelajaran

Nama : Mata Pelajaran

Fungsi : Untuk menyimapan data mata pelajaran

Tabel 4.3 Struktur Tabel Mata PelajaranField Name Type Length Constrain

ID MATA Variable characters 6 Primary KeyNAMA MAPEL Variable characters 26

4. Tabel Kelas

Nama : Kelas

Fungsi : Untuk Menyimpan data kelas

Tabel 4.4 Struktur Tabel Kelas

Field Name Type Length ConstrainID KELAS Variable characters 6 Primary Key

NAMA KELAS Variable characters 31

5. Tabel Menempati

Nama : Menempati

Fungsi : Untuk Menyimpan data kelas

Tabel 4.5 Struktur Tabel Menempati

Field Name Type Length ConstrainID SISWA Variable characters 6 Primary KeyID KELAS Variable characters 6 Primary Key

TAHUN AJARAN Date Time Primary Key

6. Tabel Mengajar

Nama : Mengajar

Fungsi : Untuk Menyimpan data mata pelajaran guru

STIKOM S

URABAYA

38

Tabel 4.6 Struktur Tabel Mengajar

Field Name Type Length ConstrainID MATA Variable characters 6 Primary KeyID GURU Variable characters 10 Primary Key

7. Tabel Nilai Mata Pelajaran

Nama : Nilai Mata Pelajaran

Fungsi : Untuk Menyimpan Data Mata Pelajaran

Tabel 4.7 Struktur Tabel Data Mata Pelajaran

Field Name Type Length ConstrainID SISWA Variable characters 6 Primary KeyID MATA Variable characters 6 Primary Key

TAHUN AJARAN IntegerNILAI HARIAN 1 IntegerNILAI HARIAN 2 IntegerNILAI HARIAN 3 IntegerNILAI TUGAS 1 IntegerNILAI TUGAS 2 IntegerNILAI TUGAS 3 Integer

NILAI RATA HARIAN IntegerNILAI RATA TUGAS Integer

NILAI UTS IntegerNILAI UAS Integer

NILAI AKHIR Integer

4.3.5 Desain Input

Desain input/output merupakan rancangan berupa form untuk

memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang di hasilkan dari

pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi

dan membangun sistem.STIKOM S

URABAYA

39

1. Desain Input

Gambar 4.5 Desain Form Siswa

Gambar 4.5 merupakan Form siswa yang di gunakan untuk memasukkan

data siswa. Kolom No. Induk, Nama Siswa (Lengkap), Jenis Kelamin, Tanggal

Lahir (DD-MM-YYYY), Kota Lahir, Agama, Alamat, Telpon sesuai data siswa.

Pada Form ini terdapat empat tombol, yaitu tombol Simpan untuk menyimpan

data, tombol Ubah untuk mengubah data, tombol Hapus ntuk menghapus data,

tombol Keluar digunakan untuk keluar dari form siswa.

Gambar 4.6 Desain Form Guru

STIKOM S

URABAYA

40

Gambar 4.6 merupakan desain Form Guru yang di gunakan untuk

mememasukkan dan memilih tombol data Guru. Kolom No. Induk, Nama

Lengkap, Status, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir (DD-MM-YYYY), Tempat,

Agama, Alamat, Telpon, Guru Mata Pelajaran sesuai dengan data guru. Pada form

ini terdapat empat tombol, yaitu tombol Simpan yang di gunakan untuk

menyimpan data, tombol Ubah untuk mengubah data, tombol Hapus untuk

menghapus data dan tombol keluar di gunakan untuk keluar dari form Guru.

Gambar 4.7 Desain Form Master Nilai

Gambar 4.7 merupakan desain form Master Nilai yang digukan untuk

memasukkan data Tahun Ajaran, Nilai Siswa. Kolom no. Induk, Nama Siswa,

Mata Pelajaran, Kelas dan nilai-nilai akhir sesuai dengan data Nilai Siswa. Pada

form master nilai di atas terdapat empat tombol, yaitu tombol simpan untuk

menyimpan data, tombol ubah untuk mengubah data nilai, tombol hapus untuk

menghapus data dan tombol keluar untuk keluar dari form Master Nilai.STIKOM S

URABAYA

41

4.3.6 Kebutuhan Sistem

Sistem yang di butuhkan untuk menjalankan Aplikasi Sistem Informasi

Akademik terdiri dari Hardware dan Software pendukung. Adapun Hardware dan

Software pendukung yang di gunakan adalah sebagai berikut:

Spesifikasi Hardware pendukung terdiri dari:

1. Processor Pentium IV atau lebih tinggi, Core 2 Duo.

2. Random Access Memory (RAM) 512Mb.

3. Hard Disc Drive 256Gb.

Spesifikasi Software pendukung terdiri dari :

1. Sistem operasi Microsoft Windows XP Professional atau diatasnya.

2. Microsoft Access 2010.

3. Microsoft Visual basic 2005.

4.3.7 Implementasi Sistem

Di bawah ini adalah penggunaan masing-masing form pada Sistem

Informasi Akademik Pada SMA INTENSIF TARUNA PEMBANGUNAN

SURABAYA.

STIKOM S

URABAYA

42

1. Form Log In

Gambar 4.8 Tampilan Form Login

Gambar 4.8 merupakan tampilan form login saat aplikasi di jalankan. Pada

form ini terdapat menu login yang di gunakan oleh Staff Kurikulum, guru dan

Kepala Sekolah.

2. Form Awal

Gambar 4.9 Tampilan Form awal

Gambar 4.9 merupakan tampilan form awal saat aplikasi di jalankan. Pada

form ini terdapat menu data master, data transaksi, laporan, exit.

3. Form Siswa

Gambar 4.10 Tampilan Form Siswa

STIKOM S

URABAYA

43

Gambar 4.10 merupakan tampilan form untuk mengisi data siswa. Saat

form ini di jalankan User pertama harus klik tombol baru lalu agar dapat

menambahkan data baru dan secara otomatis No.Induk akan terisi sesuai dengan

urutan ID yang sudah tersimpan di dalam database. Tekan tombol simpan jika

ingin menyimpan data, kemudian akan muncul datagrid yang berisi data Siswa.

4. Form Guru

Gambar 4.11 Tampilan Form Guru

Gambar 4.11 merupakan tampilan form untuk mengisi data guru. Saat

form ini di jalankan User dapat langsung menambahkan data baru dan secara

otomatis No. Induk akan terisi sesuai dengan urutan ID yang sudah tersimpan

dalam Database. Tekan tombol simpan jika ingin menyimpan data, kemudian

akan di tampilkan dalam datagrid yang berisi data pegawai. Klik tombol ubah bila

ada peruhan data dan tombol keluar jika sudah selesai.

5. Form Nilai

Gambar 4.12 Tampilan Form Nilai

STIKOM S

URABAYA

44

Gambar 4.12 merupakan gambar tampilan form untuk mengisi data nilai.

Saat form dijalankan maka User dapat langsung melihat data dengan memilih

tahun ajaran dan secara otomatis nama siswa akan terisi sesuai dengan tahun

ajaran dan no induk yang sudah tersimpan di dalam Database. Tekan tombol

simpan jika ingin menyimpan data, kemudian akan muncul Datagrid yang berisi

data nilai. Tekan tombol ubah bila ingin merubah data. Tekan tombol simpan

untuk menyimpan data serta tombol keluar jika selesai.

6. Form Laporan Nilai

Gambar 4.13 Tampilan Form Laporan Nilai

Gambar 4.13 merupakan tampilan form laporan nilai siswa. Saat form ini

di jalankan user dapat melihat rekap nilai siswa dengan cara memilih nomor induk

siswa. Untuk keluar dari form ini, tekan tombol close.

STIKOM S

URABAYA