BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · a. Koordinator perpustakaan mengakses file...

43

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah melakukan analisa terhadap sistem berjalan terhadap Perpustakaan

SMA Negeri 1 Sungai Ambawang, maka pada tahap selanjutnya penulis

merancang sistem usulan terhadap pembuatan Sistem Perputakaan yang berupa

perancangan sebuah sistem yang berbasis pada desktop sebagai peningkatan dari

sistem konvensional yang pada saat ini masih diterapkan.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Suatu rancangan sistem usulan ini adalah perkembangan dari sistem

berjalan yang sudah ada pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Sungai Ambawang.

Pada tahap ini penulis melakukan beberapa perubahan terhadap prosedur sistem

yang telah berjalan. Namun secara garis besar antara prosedur sistem yang sudah

ada dan prosedur usulan yang penulis buat ada memiliki kesamaan. Berikut ini

adalah prosedur sistem usulan untuk Perpustakaan SMA Negeri 1 Sungai

Ambawang Pengolahan data

1. Proses Pengolahan Data

a. Kordinator Perpustakaan Membuat data User dan Data Buku dan

menyimpannya kedalam File User dan File Buku

2. Proses Login

b. Admin perpustakaan melakukan login terlebih dahulu dengan mengakses

File User

44

3. Proses Pendaftaran

a. Siswa melakukan pendaftaran dan data tersebut tersimpan di dalam File

Pendaftaran

b. Admin mengakses file pendaftaran umtuk memverifikasi data siswa yang

telah melakukan pendaftaran

c. Admin memberikan kartu anggota kepada siswa

d. Admin menyimpan data siswa yang telah diferivikasi keadalam file

anggota

4. Proses Peminjaman

a. Siswa mengakses file Buku dari komputer yang telah disediakan dari

perputakaan untuk memeriksa ketersedian buku diperpustakaan

b. Siswa menunjukkan kartu perpustakaan kepada admin untuk melakukan

proses peminjaman buku

c. Admin memasukan data peminjaman buku keadalam file peminjaman

d. Admin menyerahkan buku dan kartu anggota kepada siswa dan

memberikan lembar keterangan peminjaman yang ada di dalam buku

5. Proses Pengembalian

a. Siswa mengembalikan buku dan kertas keterangan lembar peminjaman

kepada admin

b. Admin mengakses file peminjaman untuk melihat peminjaman buku

berdasrkan nomor kartu siswa dan jenis buku

c. Admin membuat data pengembalian yang berisikan tentang denda

keterlambatan,kondisi buku,dan data peminjaman kemudian di masukkan

keadalam file Peminjaman

45

DP,DA,KA,KP,DPL,DU DB,KP,KA

DS,KA,KP

LP DB,DU

DS,DA,KA,DP,KP

6. Proses Laporan

a. Koordinator perpustakaan mengakses file peminjaman yang dijadikan

sebagai laporan

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Adapun Diagram Alir Data (DAD) yang penulis rancang dalam sistem

usulan ini adalah sebagai berikut.

A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan:

DB = Data Buku

DU = Data User

DS = Data Siswa

DA = Data Anggota

KA = Kartu Anggota

DP = Data Peminjaman

KP = Keterangan Peminjaman

DPL = Data Pengembalian

DB = Data Buku

LP = Laporan

Sumber : Hasil Penelitian (2018)

Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan

Admin

Siswa

0.0 Perancangan

Sistem

Perpustakaan SMA

Negeri 1 Sungai

Ambawang

Koordinator

Perpustakaa

n

46

B. Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan:

DB = Data Buku

DU = Data User

DS = Data Siswa

DA = Data Anggota

KA = Kartu Anggota




LP = Laporan

Sumber: Hasil Penelitian (2018)

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

47

C. Diagram Detail Sisitem Usulan

Keterangan:

DB = Data Buku

DU = Data User


Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan Proses 1.0

Keterangan:

DU = Data User



Keterangan: DS = Data Siswa

DA = Data Anggota

KA = Kartu Anggota



48

Keterangan: DB = Data Buku





Keterangan: DP = Data Peminjaman





Keterangan: LP = Laporan



49

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Adapun kamus data yang penulis rancang dalam sistem usulan diatas

adalah sebagai beriku :

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Data Pribadi Siswa

Alias : DS

Bentuk Data : Dokumen komputer

Arus Data : Dari Siswa Ke Admin

Penjelasan : Sebagai data untuk pendaftaran Anggota

Volume :Rata-rata 1 lembar

Struktur Data :Header+ISI+Footer

Header : Nama surat+nomor surat+perihal+lampiran+

Ditujukan Kepada

Isi : Nama siswa+tanggal lahir+alamat+kelas +

Nomor induk siswa

Footer : Nama kota+Tanggal+ Nama

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : KartuAnggota

Alias : KT

Bentuk Data : Dokumen Kertas

Arus Data : Admin - Siswa

Penjelasan : Sebagai identitas keanggotaan perpustakaan

Volume : Rata-rata 1 lembar

Struktur Data : Header+ISI+Footer

50

Header : logo+namasekolah

Isi : Nomor kartu+Namasiswa+nomor Induk+

Masa berlaku

Footer : Nama kota+Tanggal+ Nama+ Tanda Tangan

2. Nama Dokumen : Keterangan Peminjaman

Alias : KP

Bentuk Data : Dokumen Kertas

Arus Data : Admin - Siswa

Penjelasan : Sebagai bukri peminjaman dan catatan tanggal

pengembalian

Volume : Rata-rata 1 lembar

Struktur Data : Header+ISI+Footer

Header : Nama surat+nomor surat+

Isi : Nomor urut+Nama buku+tnggal pinjam+

Tanggal kembali+keterangan

Footer : Nama kota+Tanggal+ Nama+ Tanda Tangan

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan ini menguraikan tentang dasar

perancangan unruk sistem Perpustakaan SMA Negeri 1 Sungai Ambawang,

Spesifikasi rancangan ini terdir dari Hierarchy Input Process Output (HIPO)

rancangan sistem, bentuk dokumen masukan, bentuk dokumen keluaran,

hubungan antara tabel dalam rancangan basis data atau entity relationship

51

diagram (ERD), logical record structure (LRS), spesifikasi file atas tabel yang

dirancang, struktur kode, dan spesifikasi program.

4.5.1. Hierarchy Input Process Output (HIPO)

Hierarchy Input Process Output (HIPO) merupakan alat dokumentasi

program dan digunakan sebagai alat designdan teknik dokumentasi dalam

pengembangan sistem.

Hierarchy Input Process Output (HIPO) menggambarkan alur-alur dari

program yang dirancang atau gambaran umum tentang tahapan dalam penggunaan

sistem yang di rancang. Adapun rancangan Hierarchy Input Process Output

(HIPO) dapat dilihat di bawah ini


Gambar IV.9. Hierarchy Input Process Output (HIPO)Perpustakaan SMA

Negeri 1 Sungai Ambawang,

52

4.5.2. Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-dokumen

yang masuk atau yang diterima pada saat proses berjalan. Berikut ini adalah

uraian bentuk dokumen masukan dalam Perpustakaan SMA Negeri 1 Sungai

Ambawang,

1. Pendaftaran

Nama Dokumen : Data Siswa

Fungsi : Sebagai Dokumen data pribadi siswa

Sumber : D.2File Pendaftarn

Tujuan : D.3File Anggota

Frekuensi : setiap hari

Jumlah : 1 Lembar

4.5.3. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen

yang keluar atau yang diterima pada saat proses pembuatan jadwal berjalan.

Berikut ini adalah uraian bentuk dokumen keluaran padaPerpustakaan SMA

Negeri 1 Sungai Ambawang,

1. Buku

Nama Dokumen : Data Buku

Fungsi : Sebagai data buku yang tersedia

Sumber : D4. File Buku

Tujuan : Siswa


Jumlah : 10 lembar

53

2. Peminjaman

Nama Dokumen : Data Peminjaman

Fungsi : Sebagai Dokumen Peminjaman Buku

Sumber : Admin

Tujuan : D.5file peminjaman

Frekuensi : Setiap hari

Jumlah : 1 Lembar

3. Pengembalian

Nama Dokumen :Data Pengembalian

Fungsi : Sebagai Dokumen pengembalian dan

keterangan denda

Sumber : Admin

Tujuan : D.6 Filepengembalian


Jumlah : 1 Lembar

4. Laporan

Nama Dokumen :Laporan

Fungsi : Sebagai Dokumen Laporan

Sumber : D.3file anggota,D.6 file pengembalian

Tujuan : Koordinator Perpustakaan

Frekuensi : setiap 7 hari

Jumlah : Rata-rata 2 lembar

54

4.5.4 Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapan

perancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basis data terkait. Adapun

hubungan keterkaitan antar tabel di dalam basis data akan dijelaskan berupa

gambar di bawah ini.


Gambar IV.10. Entity Relationship Diagram (ERD)Perpustakaan SMA

Negeri 1 Sungai Ambawang

55

4.5.5 Logical Record Stucture (LRS)

Entity relationship diagram (ERD) yang dirancang kemudian ditampilkan

ke dalam bentuk logical record structure (LRS) agar memberikan gambaran lebih

jelas terhadap basis data yang dirancang oleh penulis. Adapun logical record

structure (LRS) yang dirancang oleh penulis dapat dilihat di bawah ini


Gambar IV.11. Logical Record Structured (LRS) Perpustakaan SMA Negeri 1

Sungai Ambawang

56

4.5.6 Spesifikasi File

Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan ke dalam

bentuk entity relationship diagram (ERD) dan logical record structure (LRS)

akan dijelaskan lebih rinci berupa spesifikasi file. Adapun spesifikasi file tersebut

antara lain:

1. Spesifikasi fileuser

Nama File : user

Akronim : user.sql

Fungsi : untuk menyimpan data pengguna

Tipe File : FileMaster

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 46

Kunci Field : id_user

Software : MySQL

Tabel IV.1.

Spesifikasi File User

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket

1 Kode User Iduser Varchar 6 Primary Key

2 Nama Nama Varchar 20

3 Password Password Varchar 20


2. Spesifikasi file pendaftaran

Nama File : pendaftaran

Akronim : pendaftaran.sql

57

Fungsi : untuk menyimpan data pendaftaran anggota



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 93

Kunci Field : id_dftar

Software : MySQL

Tabel IV.2.

Spesifikasi FilePendaftaran


1 Nomor pendaftaran Id_dftar varchar 9 Primary Key

2 Kode User Id_user varchar 6 Foreign Key

3 Nomor Induk Siswa Nis varchar 8

4 Nama Siswa nmsiswa varchar 20

5 Tanggal Lahir Tgllahir date

6 Alamat Alamat varchar 40

7 Kelas Kelas varchar 10


3. Spesifikasi file Anggota

Nama File : Anggota

Akronim : anggota.sql

Fungsi : untuk menyimpan data anggota perpustakaan



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 93

58

Kunci Field : id_anggta

Software : MySQL

Tabel IV.3.

Spesifikasi FileAnggota


1 Nomor Anggota Id_anggta varchar 9 Primary Key

2 Nomor Pendaftarn Id_dftar varchar 6 Foreign Key

3 Tanggal Tanggal date

6 keterangan Ket varchar 40


4. Spesifikasi file peminjaman

Nama File : peminjaman

Akronim : peminjaman.sql

Fungsi : untuk menyimpan data peminjaman buku



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 79

Kunci Field : id_pinjam

Software : MySQL

59

Tabel IV.4

Spesifikasi File Peminjaman


1 Kode Peminjaman Id_pinjam varchar 9 Primary Key

2 Nomor Kartu annggota Id_anggota varchar 6 Foreign Key

3 Kode Buku Id_buku varchar 8 Foreign Key

4 Tanggal Peminjaman Tglpinjam date 6

5 Tanggal Pengembalian Tglkmbli date

6 Keterangan Ket varchar 50


5. Spesifikasi file buku

Nama File : buku

Akronim : buku.sql

Fungsi : untuk penyimpanan data buku



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record :126

Kunci Field : id_buku

Software : MySQL

Tabel IV.5.

Spesifikasi File Buku


1 Kode Buku Id_buku varchar 6 primary Key

2 Nama Buku Nmbuku varchar 60

3 Jenis Buku Jnsbuku varchar 20

4 Pengarang pngrang varchar 40

5 Penerbit Pnerbit varchar 40

6 Status Sttus varchar 10

7 Keterangan Ket varchar 40


60

4.5.7 Struktur Kode

Struktur kode digunakan untuk membuat kode yang bersifat unik yang

digunakan dalam pembuatan primary key ataupun foreign key dalam tabel yang

dirancang agar tidak terjadi redudancy atau replikasi terhadap kunci dari tabel.

Adapun struktur kode yang dirancang oleh penulis terdiri dari:

1. Struktur kode user

X X X X 9 9


Gambar IV.12. Struktur Kode User

2. Struktur Kode Pemdaftaran

9 9 9 9 9 9 X X X


Gambar IV.13. Struktur Kode Pendaftaran

3. Struktur kode Anggota

9 9 9 9 9 9 x x


Gambar IV.14. Struktur Kode Anggota

2 angka sebelah

kanan dari NIS

Nomor urut

pendaftaran

Nomor urut

user 2 angka sebelah

kanan dari NIP

Karyawab

2 angka sebelah

kiri dari akses

level

Tanggal lahir siswa (YYMMDD)

Tanggal pendaftaran

61

4. Struktur kode Buku

X X X 9 9 9


Gambar IV.15. Struktur Kode Buku

5. Struktur Kode Peminjaman

X X X 9 9 9 9 9 9


Gambar IV.16. Struktur Kode Peminjaman

6. Struktur Kode Pengembalian

X X X 9 9 9 9 9 9


Gambar IV.17. Struktur Kode Pengembalian

4.5.8 Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau

tampilan-tampilan yang ada pada analisis dan Perancangan Sistem Perpustakaan

SMA Negeri 1 Sungai Ambawang beserta fungsinya. Adapun uraian dari

spesifikasi program yang dirancang yaitu:

Nomor urut

buku

Nomor urut

Kode Jenis

Buku

Tanggal peminjaman

Tanggal pengembalian Nomor urut

62

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : Login

Akronim : frmlogin.vbp

Fungsi : Untuk memiliki masuk ke dalam aplikasi.

Bahasa Pemograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : C-1

Proses Program :

a. Isi username dan password terlebih dahulu, jika username, password, dan

level, jika tidak sesuai atau tidak terisi maka akan muncul pesan peringatan.

b. Klik LOGIN untuk masuk dalam aplikasi dan mengantarkan pengguna ke

halaman menu utama

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : m_utama.vbp

Fungsi : Halaman induk dari aplikasi



Proses Program :

a. Klik Pendaftaran untuk menampilkan pilihan dalam menu yang terdir dari

form anggota baru dan formperpanjangan

b. Klik Buku untuk menmpilkan formBuku

c. Klik Peminjaman untuk menmpilkan formPeminjaman

d. Klik Pengembalian untuk menmpilkan formPengembalian

e. Klik Anggota untuk menmpilkan form Anggota

63

f. Klik Laporan untuk menmpilkan form Laporan

g. Klik Keluar untuk mengakhiri penggunaan aplikasi.

3. Spesifikasi Program Menu Pendaftaran

Nama Program : Pendaftaran

Akronim : frmdftar.vbp

Fungsi : Untuk masuk ke menu Pendaftaran



Proses Program :

a. Klik anggota baru untuk menampilkan data siswa yang mendaftar sebagai

anggota yang berisikan kolom nomor kartu anggota, nama siswa,nomor

induk siswa,tanggal lahir,kelas.dan masa berlaku kartuCaption TAMBAH

untuk menambah data anggota,Caption HAPUS untuk menghapus data

anggota,Caption SIMPAN untuk menyimpan data anggota,CaptionCETAK

untuk mencetak kartu anggota,Caption BATAL untuk batal

b. Klik perpanjangan untuk melakukan perpanjangan masa berlaku kartu

anggotaCaption CARI untuk menampilkan nomor kartu anggota. Caption

TAMBAH untuk menambah masa berlaku kartu.HAPUS untuk menghapus

data keanggotaan ,Caption SIMPAN untuk menympan data

perpanjanganCaption BATAL untuk batal.

4. Spesifikasi Program Menu Buku

Nama Program : Buku

Akronim : buku.vbp

Fungsi : Untuk menampilkan nama dan jenis buku

64



Proses Program :

Klik Peminjaman untuk menampilkan data peminjaman, Caption TAMBAH

unttuk menambah data buku yang terdiri dari kode buku, jenis buku, nama

buku. Caption HAPUS untk menghapus data buku,Caption EDIT untuk

mengubah data buku ,Caption BATAL untuk batal, Caption CARI untuk

mencari data buku, Caption SIMPAN untuk menyimpan data buku Caption

KEMBALI untuk kembali ke menu utama.

5. Spesifikasi Program Peminjaman

Nama Program : Peminjaman

Akronim : peminjaman.vbp

Fungsi : Untuk menampilkan data peminjaman



Proses Program :

Klik Peminjaman untuk menampilkan data peminjaman, Caption TAMBAH

unttuk menambah data peminjaman yang terdiri dari nomor kartu anggota,kode

buku,tanggal pinjam,tanggal kembali. Caption HAPUS untk menghapus data

peminjaman,Caption EDIT untuk mengubah data peminjaman,Caption

BATAL untuk batal, Caption CARI untuk mencari data peminjaman, Caption

SIMPAN untuk menyimpan data peminjaman.CaptionCETAK untuk

mencetak keterangan peminjaman Caption KEMBALI untuk kembali ke menu

utama.

65

6. Spesifikasi Program Menu Pengembalian

Nama Program : Pengembalian

Akronim :pengembalian.vbp

Fungsi : Untuk menampilkan data pengembalian



Proses Program :

Klik Peminjaman untuk menampilkan data pengembalian, Caption TAMBAH

unttuk menambah data pengembalian yang terdiri dari kode peminjama,nomor

kartu anggota,kode buku,tanggal pinjam,tanggal kembali denda,dan keterangan

kondisi buku. Caption HAPUS untk menghapus data pengembalian,Caption

EDIT untuk mengubah data pengembalian,Caption BATAL untuk batal,

Caption CARI untuk mencari data pengembalian, Caption SIMPAN untuk

menyimpan data pengembalian Caption KEMBALI untuk kembali ke menu

utama.

7. Spesifikasi Program MenuLaporan

Nama Program : Laporan

Akronim : frmlaporan.vbp

Fungsi : Untuk melihat laporan



Proses Program :

a. Klik Laporan untuk menampilkan Laporan

b. CARI untuk menampilkan data pengembalian dan anggota perpustakaan

66

8. Spesifikasi menu Keluar

Nama Program : Keluar

Akronim : frmkeluar.vbp

Fungsi : Untuk keluar dari menu utama dan beralih ke

menu login



Proses Program :

Klik Keluar untuk kembali kemenu Login

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Spesifikasi sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan sistem

yang berfungsi sebagai penjelasan terhadap spesifikasi sistem komputer yang

dibutuhkan.Adapun uraian dari spesifikasi sistem komputer terbagi atas umum,

perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.1. Umum

Sistem komputer yang terbagi menjadi perangkat lunak dan perangkat

keras ini memiliki faktor penting dalam perealisasian dari sistem yang

dirancang.Penulis merasa perlu untuk melakukan penjelasan lebih lanjut terhadap

perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan.

4.6.2. Perangkat Keras

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam merancang

sistem informasi persediaan perangkat komputer berbasis desktop pada

Perpustakaan SMA Negeri 1 Sungai Ambawang terdiri dari:

67

1. CPU (Central Processing Unit)

a. Processor : 1.8 GHz

b. Memory : 2 GB

c. Harddisk : 320 GB

2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)

3. Keyboard : 86 keys

4. Mouse : Optical

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam merancang sistem

informasi persediaan perangkat komputer berbasis desktop pada PT. IPC Terminal

Peti Kemas Perwakilan Pontianak :

1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate

2. Paket Program : VB 6.0

a. Web Server : Wamp Server 3. X 86

b. Apache : Apache 2.2.11

c. MySQL : MySQL 5.1.36

3. Aplikasi Pembantu : ActiveSkin 4.3.

4.7. Jadwal Implementasi

Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-

tahapan tepat agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan

semestinya.Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar 2

bulan. Adapun rincian kegiatannya akan diuraikan ke dalam tabel berikut ini.

68

Jadwal Implementasi Program Aplikasi

No. Bentuk Kegiatan

Waktu Kegiatan Per -Minggu

Bulan 1 Bulan 2

1. Perancangan Program

2. Pemilihan Bahan Program

3. Proses Persiapan Sistem

4. Memperbaiki SDM

5. Pengujian Program Rancangan


BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · a. Koordinator perpustakaan mengakses file...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · a. Koordinator perpustakaan mengakses file...