BAB IV

PEMBAHASAN

Sebagai sebuah lembaga yang sedang berkembang pesat, Swift English School

memiliki kesadaran akan pentingnya pengembangan dalam pengelolaan sumber daya

manusia. Masing-masing organisasi memiliki sistem pengelolaan sumber daya manusianya

sendiri, begitu pula dengan Swift English School. Swift English School secara terus menerus

melakukan penyesuaian dalam hal pengelolaan sumber daya manusia. Hal ini juga berlaku

pada beberapa sistem yang diterapkan di Swift English School diantaranya rekrutmen.

Rekrutmen merupakan upaya pencarian dan perolehan sejumlah kandidat karyawan yang

berkualitas sehingga memungkinkan perusahaan untuk menyeleksi orang-orang yang paling

tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan. Demi menjaga kelangsungan perusahaan, Swift

English School secara rutin membuka jalan bagi calon karyawannya untuk bergabung melalui

dua posisi yaitu tutor dan front officer.

Perkembangan pesat Swift English School di tahun 2015 menyebabkan permintaan

pasar akan layanan kursus bahasa Inggris meningkat drastis. Seiring dengan hal tersebut,

kebutuhan akan tutor pun akan meningkat. Namun di sisi lain, perusahaan belum mampu

secara maksimal mempertahankan jumlah tutor yang ideal. Swift English School menjawab

kebutuhan ini dengan melakukan rekrutmen secara berkelanjutan dari bulan Januari hingga

Agustus 2015. Rekrutmen ini dilakukan guna mengisi kekosongan posisi tutor yang

diakibatkan dari meningkatnya permintaan dan keluarnya tutor yang telah lebih dulu

bergabung dengan Swift English School.

Calon tenaga kerja Swift English School diambil dari dua sumber yaitu internal dan

eksternal perusahaan. Untuk posisi tutor dan front officer sumber perekrutan berasal dari

luar/eksternal perusahaan diantaranya lembaga pendidikan, lamaran terdahulu yang telah

masuk, maupun teman/anggota keluarga karyawan. Swift English School mencantumkan

lowongan terutama melalui media sosial seperti Twitter untuk menemukan pelamar-pelamar

berkualitas dengan biaya minimal dan jangkauan yang luas.

Sejatinya, proses rekrutmen di Swift English School menekankan pada sekadar

mengisi lowongan yang kosong saja; bukan berupaya memikat tipe calon berbakat yang dapat

dijadikan kandidat pada level manajerial dimasa yang akan datang. Setiap orang yang

berkarir di Swift English School, kecuali CEO, selalu memulai karirnya dari level terbawah

yaitu staf baik tutor maupun front officer. Keputusan ini disebabkan oleh beberapa hal

diantaranya:

1) Keterdesakan waktu yang dialami manajemen dalam hal penyediaan tutor untuk

menjawab permintaan pasar yang meningkat drastis sementara ketersediaan calon tenaga

kerja terbatas. Di pasar tenaga kerja, lebih mudah bagi perusahaan berskala kecil seperti

Swift menemukan calon karyawan yang berkualitas dari segi operasional daripada

menemukan karyawan dengan kemampuan manajerial yang mumpuni;

2) Budaya kekeluargaan yang masih sangat kental di perusahaan menyebabkan Swift

English School cenderung lebih mudah mempercayakan posisi manajerial kepada orang

yang telah mereka kenal dibandingkan kepada sosok baru di perusahaan.

3) Merekrut manajer dari luar perusahaan membutuhkan lebih banyak biaya dibandingkan

merekrut karyawan yang telah ada. Tidak dapat dipungkiri bahwa merekrut karyawan

operasional membantu Swift dalam menekan biaya mengingat karyawan yang

berpengalaman untuk level manajerial cenderung meminta kompensasi ttinggi

Adapun kriteria calon pelamar untuk posisi tutor yang biasa disampaikan dalam proses

rekrutmen antara lain humoris, berusia maksimal 28 tahun, bersemangat tinggi, dan

merupakan mahasiswa tingkat akhir atau lulusan jurusan bahasa inggris/sastra inggris,

menguasai bahasa inggris dengan baik dan benar.

Di sisi lain pada level manajerial, Swift English School selalu menerapkan sistem

internal recruiting berupa penunjukkan.Seorang manajer yang memimpin sebuah kantor

cabang adalah ia yang awalnya adalah seorang tutor. Pada saat adanya lowongan, Branch

Manager akan mengajukan kepada CEO satu atau beberapa nama kandidat manajer yang

dianggapnya memenuhi syarat. Setelah mendapatkan persetujuan dari CEO, Branch Manager

mengajukan penawaran kepada kandidat tersebut secara personal. Apabila kandidat terpilih

tersebut bersedia mengisi jabatan manajer yang kosong, selanjutnya Branch Manager akan

mengajukan kontrak yang akan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Adapun kontrak

untuk seorang manajer berlaku selama enam bulan.

Dalam proses internal recruiting, seharusnya perusahaan harus memiliki skill

inventory berupa data internal perusahaan tentang sumberdaya manusia yang dimiliki oleh

perusahaan serta job description dan job specification yang jelas. Job description dan job

specification merupakan data yang dihasilkan dari proses job analysis. Selanjutnya data

tersebut harus dikomunikasikan kepada seluruh elemen yang ada di perusahaan. Di Swift

English School, manajer SDM tidak memiliki data akurat tentang skill inventory, job

description serta job specification.Lebih lanjut, Swift tidak melakukan internal recruiting

secara terbuka mengingat seleksi hanya dilakukan oleh Branch Manajer dan CEO. Kriteria

dalam rekrutmen untuk menjadi seorang manajer juga tidak disampaikan secara terbuka

kepada seluruh karyawan yang mungkin mempunyai kualifikasi yang sesuai untuk jabatan

manajer. Hal ini dapat menimbulkan ketidakadilan perolehan kesempatan bagi karyawan

secara umum. Lebih lanjut, hal ini memungkinkan terjadinya horn effect oleh Branch

Manajer dan CEO.

Banyak karyawan tidak memandang Swift English School sebagai pilihan tempat

berkarir di masa mendatang. Kebanyakan dari mereka menjadikan Swift sebagai batu

loncatan bagi karir selanjutnya. Meski tidak dapat disalahkan, namun kenyataannya Swift

ikut menanggung beban atas perilaku ini. Rata-rata karyawan Swift English School adalah

mahasiswa semester akhir atau fresh graduate yang sambil mengajar, menunggu pekerjaan di

perusahaan lain yang skala usahanya lebih besar dari Swift. Kebanyakan dari karyawan

tersebut tidak melihat adanya kemungkinan berkarir untuk jangka panjang di Swift English

School selain menjadi tutor atau front officer pada umumnya. Hal ini disebabkan oleh

ketidaktahuan karyawan akan kemungkinan-kemungkinan karir, proyek dan rencana

pengembangan Swift di masa yang akan datang. Swift English School sebagai organisasi

yang sedang berkembang pesat pada dasarnya memiliki peluang karir yang baik bagi

karyawannya walau tentu saja kesempatan tersebut dipengaruhi pula oleh skala usahanya.

Selain berkenaan dengan ketidaktahuan akan jenjang karir, jangka waktu kontrak

kerja tutor dibagi menjadi 2 yaitu 3 bulan untuk part-time tutor dan 6 bulan untuk full-time

tutor. Artinya, hampir setiap tiga bulan sekali Swift harus bersiap melakukan rekrutmen dan

seleksi tutor baru untuk menggantikan tutor lama yang tidak melanjutkan kontraknya.

Berdasarkan wawancara diketahui bahwa jangka waktu tiga atau enam bulan dirasa ideal oleh

Swift untuk mengikat seorang calon tutor mengingat cukup seringnya terjadi ketidaksesuaian

antara hasil wawancara kerja dengan kenyataan di lapangan. Masalah yang paling sering

terjadi adalah tutor tidak mendedikasikan cukup waktunya untuk Swift sehingga manajer

kesulitan mengalokasikan tutor ke kelas-kelas yang siap dimulai. Hal ini tidak sesuai dengan

pernyataan tutor pada saat wawancara kerja bahwa mereka mampu dan bersedia

mengalokasikan waktu bagi Swift untuk mengampu kelas-kelas yang dipercayakan kepada

mereka. Masalah lainnya adalah tingkah laku. Meski sering bersifat subyektif, namun untuk

organisasi dengan budaya kekeluargaan yang cukup kental, tingkah laku menjadi syarat tidak

tertulis yang sering menghambat keberlangsungan hubungan antara Swift dengan

karyawannya. Swift begitu menjunjung tinggi rasa saling memiliki antara karyawan dengan

perusahaan. Rasa memiliki ini ditunjukkan melalui interaksi antar karyawan, jumlah waktu

yang dihabiskan oleh seorang karyawan di kantor, kerelaan karyawan melakukan tugas-tugas

sesuai atau di luar tugas rutinnya, dan lain sebagainya. Belum ada formula baku bagi pihak

manajemen untuk merangkum definisi “rasa memiliki” dan kriteria karyawan seperti apa

yang dapat digolongkan sebagai karyawan dengan “rasa memiliki yang tinggi”. Hal ini sering

menjadikan penilaian terhadap karyawan bias dan subyektif.

Sebagian dari para manajer di Swift English School memulai karir mereka di Swift

sejak tahun terakhir di bangku perkuliahan hingga lulus. Berawal dari menjadi tutor hingga

akhirnya menduduki posisi manajerial, mereka belum pernah mendapat pengarahan maupun

pelatihan manajerial apapun. Bekal mereka sebagai manajer adalah “belajar dari

pengalaman” baik itu di organisasi kampus maupun langsung pada praktiknya di Swift.

Seorang manajer akan dikontrak selama enam bulan oleh Swift. Sama seperti sebelumnya,

manajemen atas Swift English School menganggap jangka waktu ini ideal untuk menghindari

pemutusan kontrak secara sepihak di tengah berjalannya kontrak tersebut. Dengan jangka

waktu enam bulan, Swift merasa lebih mudah mengantisipasi pergantian manajer apabila

yang bersangkutan ternyata dianggap kurang kompeten dalam menjalankan tugasnya atau

yang bersangkutan tidak lagi bersedia menjalankan peran sebagai manajer. Sayangnya, angka

enam bulan nyatanya terlalu singkat untuk seseorang menunjukkan performa terbaiknya

sebagai manajer. Melakukan pergantian manajer setiap enam bulan juga bukan merupakan

tindakan yang tepat karena akan menimbulkan kerepotan bagi manajemen atas.

Kondisi yang terjadi di lapangan saat ini adalah Swift English School mengalami

kekurangan calon manajer untuk mengisi posisi yang dapat sewaktu-waktu ditinggalkan oleh

manajer saat ini. Sebagian besar karyawan Swift English School minim pengalaman dalam

hal manajerial. Jika sewaktu-waktu Swift membutuhkan pengganti manajer, mereka perlu

waktu untuk terlebih dahulu membekali manajer baru tersebut dengan pengetahuan dasar

manajerial dan kepemimpinan. Hal ini pada dasarnya sejalan dengan prinsip yang diyakini

manajemen atas Swift English School bahwa seorang pemimpin lahir karena dibentuk.

Namun, dengan pembentukan yang terburu-buru, tentu saja hasil yang diperoleh tidak akan

maksimal.

Mengingat dalam memilih seseorang dalam melakukan pekerjaan diperlukan

pemahaman secara menyeluruh tentang jenis pekerjaan yang harus dilakukan dan kualifikasi

yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut, maka dengan tidak adanya data akurat

tentang skill inventory, job description dan job spesification dapat mengakibatkan

ketidaksesuaian antara lowongan yang ada dengan kulifikasi yang dimiliki oleh calon yang

akan melakukan suatu pekerjaan. Selain itu, informasi di dalam job analisis juga berguna

untuk mendeteksi persyaratan kerja yang tidak diperlukan sehinga ada batasan yang jelas dan

tidak terjadi overlap antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya.

Di awal tahun 2015, Swift English School melakukan sedikit perubahan dalam

struktur mereka dengan menghadirkan fungsi head tutor sebagai bagian dari struktur

terutama di kantor cabang yang berkembang seperti kantor Jl. Selokan Mataram dan Jl.

Flamboyan. Seperti dijabarkan terdahulu, fungsi ini berperan dalam memastikan ketersediaan

foreigner yaitu penutur asing untuk masing-masing kelas, berkoordinasi dengan bagian

Sarana Prasarana dalam hal ketersediaan media ajar, dan membantu manajer dalam

mengelola tutor. Sayangnya, tidak ada fungsi yang secara signifikan berbeda antara head

tutor dengan manajer. Kehadiran head tutor menjadi kurang efektif mengingat bahwa tugas

tersebut dapat dikerjakan seorang diri oleh manajer. Di samping itu, fakta bahwa baik head

tutor maupun manajer sama-sama memiliki wewenang atas para tutor menunjukkan adanya

kemungkinan dualisme kepemimpinan di bagian tersebut yang di kemudian hari dapat

menyebabkan kebingungan diantara para tutor.

Dari uraian di atas dapat kita lihat bahwa pengelolaan SDM di Swift English School

belum maksimal. Hal ini tercermin dari belum adanya job analisis yang seharusnya dijadikan

acuan pada proses rekrutmen dan seleksi karyawan Swift English School. Lebih lanjut, dari

permasalahan yang muncul, juga terlihat belum maksimalnya peran manajer SDM sebagai

mitra manajemen tingkat atas dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan SDM.

BAB V

REKOMENDASI

Berdasarkan analisis di atas, dapat direkomendasikan beberapa hal terkait pengelolaan

SDM di Swift English School antara lain:

1. Perlu adanya job analisis pada setiap jenis pekerjaan yang ada.

2. Perubahan proses internal rekrutmen dari penunjukan/referal menjadi rekrutmen

terbuka/job posting.

3. Perubahan kriteria untuk posisi manajerial: Pendidikan terakhir minimal S1, telah

bekerja di Swift English School minimal selama 6 bulan, bersedia ditempatkan di cabang

manapun, bersedia mengikuti program pelatihan manajerial, memiliki kemampuan

komunikasi yang baik, lebih diutamakan bagi mereka yang mempunyai pengalaman

mengajar.

4. Dilakukan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan pada level manajerial secara

berkala.

5. Mengoptimalkan fungsi manajer SDM dalam mengelola SDM baik yang bersifat

administratif maupun strategis misalnya proses rekrutmen tutor dari eksternal perusahaan

yang sebelumnya menjadi tanggung jawab manajer.

6. Perlu revisi uraian tugas HT atau dihapus sekalian