Bab IV Cth Analisa Desain DFD

Praktek Workshop

Copyright ©aglik 042006 16

Contoh Kasus

Super Market ‘Nuansa’ adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang yang berupa food (makanan) dan juga nonfood (bukan makanan). Aktifitas Pengendalian Persediaan Barang merupakan salah satu kegiatan utama yang dilaksanakan di dalam perusahaan, karena kegagalan dalam aktifitas Pengendalian Persediaan Barang akan mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap kontinuitas perusahaan.

Sejalan dengan perkembangannya, perusahaan mengalami peningkatan

penjualan, sehingga Persediaan Barang harus bisa mengimbanginya. Tetapi hal ini belum dijalankan dengan proses dan sistem yang baik seperti, masih terjadinya keterlambatan dalam pengadaan barang, Stock yang defisit serta laporan persediaan barang yang tidak akurat.

Untuk itu perlu adanya Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Barang yang diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja sistem agar berjalan lancar dan sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

Adapun gambaran secara umum mengenai aktifitas pengendalian persediaan

barang di Super Market Nuansa adalah sebagai berikut:

1. Analisa stock Setiap hari petugas melakukan Monitoring Harian Inventory Stock barang di

toko. Monitoring Harian ini dilakukan untuk mengetahui penambahan dan pengurangan persediaan barang dan kondisi barang setiap harinya. Monitoring Harian dibuat tiga rangkap, rangkap 1 untuk bagian Purchasing, rangkap 2 untuk bagian Administrasi Keuangan dan rangkap 3 untuk General Manager. Berdasarkan Monitoring Harian tersebut kemudian disusun Analisa Stock, sehingga diketahui barang mana saja yang harus dipesan ke Supplier. Analisa Stock ini dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk bagian Purchasing, rangkap 2 dikirim ke bagian Administrasi keuangan dan rangkap 3 dikirim ke Duty Manager.

2. Order Pembelian a) Pembuatan Surat Pesanan Barang

Supplier mengadakan kunjungan setiap dua minggu sekali atau karena permintaan bagian purchasing. Supplier dengan didampingi petugas dari bagian purchasing akan mengecek barang-barangnya yang ada di toko. Jika ada barang yang perlu diorder maka bagian purchasing akan membuat SPB. Jika kedatangan Supplier karena permintaan dari bagian Purchsaing Supplier tidak usah melakukan pengecekan barang-barangnya karena bagian Purchasing sudah menyiapkan daftar barang yang akan dipesan yang sudah disusun berdasarkan analisa stock. Surat Pesanan Barang (SPB) dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk Supplier, rangkap 2 untuk bagian Adm. Keuangan dan rangkap 3 diarsipkan.

b) Penawaran harga Penawaran harga dilakukan pada pada waktu order barang baru. Supplier melakukan kunjungan dengan membawa sample plus faktur barang yang berisi harga dasar dan harga jual di pasaran. Kemudian bagian purchasing melakukan negosiasi harga. Hasil negosiasi akan dijadikan dasar untuk pemesanan barang ke Supplier dengan menggunakan SPB

5

Praktek Workshop


c) Penerimaan Barang

Supplier mengirimkan barang disertai faktur penjualan (FJ) 3 rangkap. Petugas Receiver akan menerima barang dan memeriksa kondisi dan kualitas barang, sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika syarat di atas terpenuhi Purchase Manager akan menandatangani faktur penjualan tersebut. Rangkap 1 dikembalikan ke Supplier rangkap 2 untuk bagian Purchasing dan rangkap 3 untuk bagian Administrasi Pusat. Jika tidak maka barang akan dikembalikan ke Supplier.

3. Input Data Pembelian dan Barkodisasi Petugas Entry Data akan melakukan penginputan stock berdasarkan faktur tsb setelah petugas Labelling melakukan Barkodisasi. Setelah selesai, barang diserahkan dari Purchase Manager ke Duty manager untuk disimpan di toko disertai dengan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) disaksikan oleh General Manager.

4. Laporan Persediaan Barang (Stock Opname)

Setiap 3 bulan sekali, petugas akan melakukan stock opname, yaitu proses pemeriksaan (penghitungan) stock barang yang ada secara keseluruhan. Laporan stock opname kemudian diserahkan ke General Manager.

Untuk mengetahui aliran informasi dari sistem yang sedang berjalan dan untuk

mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Hal ini memudahkan kita untuk memahami informasi-informasi yang didapat dan dikeluarkan oleh sistem itu sendiri.

Untuk menggambarkan aliran informasi tersebut, kita akan menggambarkan

dalam empat (4) model yaitu : 1. Context Diagram 2. Data Flow Diagram 3. Information Flow Diagram 4. Mapping Chart

Praktek Workshop


1. Context Diagram

Keterangan :

1. LMH : Lembar Monitoring Harian 2. LAS : Lembar Analisa Stock 3. LPS : Lembar Periksa Stock 4. SPB : Surat Pesan Barang

5. FJ : Faktur Jual 6. FB : Faktur Barang 7. LSO : Laporan Stock Opname 8. BAPB : Berita Acara Penerimaan Barang

0

Sistem Pengendalian Persediaan

Adm. Keuangan

Duty Manager

Adm. Pusat

Supplier

General Manager

FJ Valid LAS

BAPB LSO

SPB

LMH

FJ FB

LPS

LMH

SPB

FJ

FJ Invalid

LAS

Gambar 1

Context Diagram Sistem Yang Berjalan

Praktek Workshop


2. Data Flow Diagram (DFD)

1

Monitoring Harian

LMH

2

Analisa Stock

Adm. Keuangan

Duty Manager

General Manager

3

Memesan Barang

Supplier

4

Negosiasi Harga

FB

5

Periksa Brg

Adm. Pusat

Duty Manager

BAPB FJ

6

Stock Opname

SPB

Barang

General Manager

Pembelian

LAS SPB

Supplier

LSO LPB

Setiap hari

FB Ok

LMH

LAS

SPB

LPS

SPB FB FJ

FJ Invalid

FJ Valid

BAPB FJ Valid

LSO

LAS

FJ Valid

LMH

Gambar 2

DFD Level 0 Sistem Yang Berjalan

Praktek Workshop


Gambar 3

DFD Level 1 Proses Terima Barang Sistem Yang Berjalan

Gambar 4

DFD Level 1 Proses Stock Opname Sistem Yang Berjalan

6.1 Cetak Laporan Persediaan Brg

6.2

Stock Opname

6.3 Buat Laporan Stock Opname

Barang LPB

LSO

LPB

Stock Akhir

LSO

5.1

Periksa Brg

SPB

5.2 Input Data dan Barkodisasi

5.3

Buat BAPB

FJ

BAPB FJ

FJ Valid

FJ Invalid

FJ Valid

FJ Valid

BAPB

Praktek Workshop


3. Diagram Alir Informasi

Keterangan: 1. Pemesanan Barang 8. Info Monitoring Harian

2. Pemenuhan Barang Valid 9. Info Analisa Stock 3. Pemenuhan Brg Invalid 10. Pemesanan Barang 4. Penawaran Harga 11. Info Analisa Stock 5. Pemeriksaan Stock Brg 12. Penerimaan Brg Pesanan

6. Pemenuhan Barang 13. Informasi Stock Opname 7. Pemenuhan Brg Valid 14. Info Monitoring Harian

Gambar 5

Digaram Alir Informasi Sistem Yang Berjalan

Purchasing Supplier

Administrasi Pusat

Duty Manager

General Manager

Administrasi Keuangan

3,4

5,6

1,2

7

8

9

10 11

12 13 14

Praktek Workshop


Purchasing

Stock

Opname

LPBLSO

1

14

FJ1

9

FJ Valid1

23

1110

Periksa

barang

FJ Valid

Buat

BAPB

3

BAPB1

2

13

FJ Valid3

Input data &

Barkodisasi

Pembelian

Ya Tidak

FJ Invalid

12

SPB3

2 3

LMH

Analisa

Stock

LAS

1

2

3

Buat SPB

LAS

LPS

LPS

LMH1

23

SPB1

23

21

7 43

65

FB

Negosiasi

Harga

FB Ok

8

3

Cetak Laporan

Persediaan Brg

Barang

LPB

2

Gambar 6

Diagram Alir Dokumen Sistem Yang Berjalan

Praktek Workshop


SPB

5

Suppllier

1

LPS

7

FB

8

Adm. Keuangan Adm. Pusat General ManagerDuty Manager

FJ

9

FJ Valid 1

10

FJ Invalid

12

LMH

1

1LMH

2

2

LAS

3

1

LAS

4

2

SPB

6

2

FJ Valid2

11

BAPB1

13

LSO1

14

Gambar 7

Diagram Alir Dokumen Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)

Praktek Workshop


ANALISA SISTEM

A. Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkan pengamatan dan hasil analisa yang dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan dan terhadap aliran dokumen yang ada, maka masalah yang dihadapi dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Tidak ada rumusan yang baku dalam proses pengadaan barang. Pengadaan dilakukan berdasarkan skala prioritas dan terkesan sporadis. Sehingga sering terjadi keterlambatan dalam proses pengadaan dan masih ditemui stock barang yang berlebihan atau kekurangan.

2. Masih ada prosedur kerja yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya

sehingga sering terjadi kesimpangsiuran pada kinerja yang berjalan.

3. Walaupun Teknologi Informasi yang ada sudah terintegrasi tapi kinerja software yang digunakan masih belum optimal sehingga informasi (laporan) yang dihasilkan dari sistem yang berjalan sering tidak akurat.

B. Batasan Permasalahan

Dari latar belakang dan identifikasi permasalahan diatas, kita membatasi ruang lingkup permasalahan pada proses Pengendalian Persediaan Barang yakni mulai dari Monitoring Harian, sampai barang diterima dari supplier dengan asumsi anggaran yang dibutuhkan tersedia dan mecukupi. Dan dalam proses analisa sistem ini kita tidak membahas tentang penghitungan anggaran, retur barang dan proses pembayaran ke supplier.

C. Evaluasi Sistem Perubahan Sistem

Bagian-bagian pada sistem berjalan yang mengalami perubahan antara lain sebagai berikut:

a. Buat Daftar Pesanan Barang (DPB)

Proses Analisa Stock pada sistem lama yang dikerjakan secara manual yaitu dengan menghitung barang-barang per counter dirubah dengan proses otomatisasi. Barang-barang yang sudah mencapai nilai stock minimal (ROP) akan dicetak dalam sebuah dokumen yang bernama Daftar Pesanan Barang (DPB)

b. Order Pembelian Pembuatan Surat Pesanan Barang

Pembuatan Surat Pesanan Barang tidak lagi berdasarkan Analisa Stock dengan memeriksa barang-barang yang kosong per counter, tapi berdasarkan Daftar Pesanan Barang (DPB) yang sudah di Acc oleh General Manager. Jumlah Pemesanan Barang disesuaikan dengan Economic Order Quantity (EOQ) dari barang tersebut.

Penerimaan Barang Pada saat penerimaan barang, setelah barang yang diterima dari supplier sudah diperiksa dengan benar maka data penerimaan langsung disimpan dalam file BPB. Barang langsung ditempatkan di Toko tanpa proses serah terima dengan Duty Manager melalui BAPB seperti dalam sistem lama.

c. Hitung Statistik Barang Untuk mengetahui stock minimal dan Jumlah Order ekonomis dari setiap barang maka setiap 3 bulan sekali dihitung nilai ROP dan EOQ dari setiap barang. Nilai-nilai dari Hasil perhitungan tersebut akan

Praktek Workshop


disimpan pada file Barang sehingga bisa ditetapkan waktu dan jumlah order barang yang standar (baku)

d. Laporan Pembuatan laporan tidak hanya untuk stock opname saja tetapi untuk aktifitas pembelian juga oleh petugas dibuatkan Laporan Pembelian Barang setiap bulannya.

Untuk lebih memperjelas bagian-bagian sistem yang mengalami

perubahan dan rancangan baru yang akan dibuat bisa dilihat dari diagram berikut ini.

Gambar 8

Keterangan :

1. DPB : Daftar Pesanan Barang

2. SPB : Surat Pesan Barang 3. FJ : Faktur Jual 4. FB : Faktur Barang

5. LSO : Laporan Stock Opname

6. BPB : Berita Acara Penerimaan Barang 7. LPAB : Laporan Persediaan Akhir Barang

2

Memesan Barang

4

Periksa Brg

1

Buat DPB

3

Negosiasi Harga

Supplier

5 Hitung Statistik Barang

6

Stock Opname

7 Buat Laporan Pembelian

SPB Adm. Keuangan

LPB

General Manager FB

Barang

Supplier

DPB

FJ

SPB

BPB

Barang SPB General Manager

LPAB

LSO

BPB SPB

FB FB Ok

Setiap hari DPB DPB Acc

FJ FJ Invalid

FJ Valid

EOQ + ROP LSO Acc

LPB

LPB Acc

Setiap 3 Bln

Setiap bulan

Gambar 8

DFD Level 0 Rancangan Sistem Baru

Praktek Workshop


RANCANGAN SISTEM BARU 1. Usulan Alir Informasi

Pada usulan aliran informasi disini, kita tidak begitu banyak melakukan perubahan terhadap sistem yang sudah ada sebelumnya., tetapi disini kita mengusulkan beberapa proses dan rancangan dokumen sehingga dapat memudahkan para pengguna sistem dalam melakukan proses pengendalian persediaan barang. Adapun rancangan alir informasinya sebagai berikut :

a. Order Pembelian

Setiap hari petugas purchasing akan memeriksa Barang yang mempunyai stock sama dengan stock minimal kemudian dicetak dalam Daftar Pesanan Barang (DPB). DPB akan dikirimkan ke General Manager untuk di Acc. Berdasarkan DPB Acc , Bagian Purchasing akan membuat Surat Pesanan Barang (SPB) 3 rangkap. Rangkap 1 akan dikirim ke Supplier, rangkap 2 dikirim ke Administrasi keungan, rangkap 3 diarsipkan.

b. Negosiasi Harga

Penawaran harga dilakukan pada pada waktu order barang baru. Supplier melakukan kunjungan dengan membawa sample plus faktur barang yang berisi harga dasar dan harga jual di pasaran. Kemudian bagian purchasing melakukan negosiasi harga. Hasil negosiasi akan dijadikan dasar untuk pemesanan barang ke Supplier dengan menggunakan SPB

c. Penerimaan Barang

Supplier megirimkan barang disertai faktur penjualan (FJ) 3 rangkap. Petugas Receiver akan menerima barang dan memeriksa kondisi dan kualitas barang, sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika syarat di atas terpenuhi Purchase Manager akan menandatangani faktur penjualan tersebut. Rangkap 1 dikembalikan ke Supplier rangkap 2 untuk bagian Purchasing dan rangkap 3 untuk bagian Administrasi Pusat. Petugas Labelling akan melakukan barkodisasi kemudian Petugas Entry Data menginput data penerimaan barang dalam BPB (Bukti Penerimaan Barang), kemudian barang akan disimpan di toko.

d. Hitung Statistik Barang

Setiap 3 bulan sekali petugas akan mengitung nilai EOQ (Economic Order Quantity) dan ROP (Reorder Point) dari masing-masing barang. Berdasarkan perhitungan tersebut maka akan didapat jumlah order yang optimal dan saat pengorderan yang tepat.

e. Laporan

setiap sebulan sekali petugas akan membuat Laporan Persediaan Akhir Barang (LPAB). Berdasarkan LPAB tersebut petugas melakukan Stock Opname untuk menghitung selisih stock barang di LPAB dengan stock barang yang sebenarnya. Selain itu juga petugas akan membuatkan Laporan Pembelian Barang (LPB) setiap bulannya. Laporan-laporan tersebut di Acc kan dulu ke General Manager untuk kemudian di diarsipkan.

Untuk lebih jelasnya Rancangan aliran informasi dapat dilihat pada gambar 9.

Praktek Workshop


Gambar 9

Alir Informasi Sistem Usulan

2. Usulan Bagan Alir Dokumen. Pada dasarnya usulan alir dokumen ini tidak jauh berbeda dengan sistem yang sudah ada, akan tetapi ada beberapa perubahan dari sistem yang lama yang dapat mendukung proses pengendalian persediaan.

Adapun gambar usulan alir dokumen ini dapat dilihat pada gambar 10.

3. Usulan Data Flow Diagram

Pada rancangan data flow diagram ini kita melakukan penambahan beberapa proses dan penambahan informasi terhadap sistem yang lama sehingga dapat mendukung proses pengendalian persediaan. Adapun rancangan terhadap Contex Diagram, DFD Level 0 dan DFD Level 1 dapat dilihat pada gambar 12-17.

Keterangan: 1. Informasi Harga Barang 8. Informasi Stock Opname 2. Pemesanan Barang 9. Informasi Stock Opname Acc

3. Pemenuhan Brg 10. Informasi Pembelian Barang 4. Pemenuhan Barang Valid 11. Informasi Pembelian Barang Acc 5. Pemenuhan Barang Invalid 12. Pemesanan Barang 6. Informasi Pesanan Barang 13. Pemenuhan Barang Valid

7. Informasi Pesanan Barang Acc

Purchasing Supplier

Administrasi Keuangan

General Manager

13 12

2 1

4 5

3

6 7 8 9 10 11

Praktek Workshop


Purchasing

Barang

Cetak Laporan

Pers. Barang

LAPB

Stock

Opname

LAPBLSO

FJ1

6

FJ Valid1

23

87

Periksa

barang

FJ Valid3

Input data &

Barkodisasi

BPB

Ya Tidak

FJ Invalid

9

SPB3

2 3

DPB1

1

FB

Negosiasi

Harga

FB Ok

3

Analisa

Stock

Pembelian

DPB Acc

2

Memesan

Barang

Supplier

Barang

SPB1

23

54

9

Barang

Cetak Laporan

Pembelian

Barang

LPB1

11

10

LSO Acc

12

LPB Acc

SPBHitung Statistik

Barang

BPB

Barang

SPB

LSB

DPB

LSO

Gambar 10 Alir Dokumen Sistem Usulan

Praktek Workshop


SPB

4

Suppllier

1

FB

3

Adm. Keuangan General Manager

FJ

6

FJ Valid 1

7

FJ Invalid

9

DPB

1

SPB

5

2

FJ Valid2

8 DPB Acc

2

LSO Acc

10

LPB Acc

12

9

LSO

11

LPB

Gambar 11

Alir Dokumen Sistem Usulan (Lanjutan)

Praktek Workshop


Keterangan :

1. SPB : Surat Pesan Barang 2. FJ : Faktur Jual 3. FB : Faktur Barang 4. LSO : Laporan Stock Opname

5. DPB : Daftar Pesanan Barang 6. LPB : Laporan Pembelian Barang

Gambar 12

Context Diagram Sistem Usulan

0

Sistem Persediaan & Pengendalian

Adm. Keuangan

Supplier General Manager

FJ Valid

SPB

LSO

FJ Valid

FJ Invalid

FJ FB

SPB LPB DPB

LSO Acc

DPB Acc LPB Acc

Praktek Workshop


Gambar 13

Dfd Level 0 Sistem Usulan

2

Memesan Barang

4

Periksa Brg

1

Analisa Stock

3

Negosiasi Harga

Supplier

5 Hitung Statistik Barang

6

Stock Opname

7 Buat Laporan Pembelian

SPB Adm. Keuangan

LPB

General Manager FB

Barang

Supplier

DPB

FJ

SPB

BAPB

Barang SPB General Manager

LPAB

SO

BAPB

LSB

DPB

SPB

FB FB Ok

Setiap hari DPB DPB Acc

FJ FJ Invalid

FJ Valid

EOQ + ROP Setiap bulan

LSO Acc

LPB

LPB Acc Setiap 3 Bulan

Praktek Workshop


2.1

Periksa DPB

2.2

Input SPB

2.3

Cetak SPB

Supplier

Barang

SPB

FB Ok

DPB Acc

SPB

Gambar 14

DFD Level 1 Proses Memesan Barang Sistem Usulan

Gambar 15

DFD Level 1 Proses Periksa Barang Sistem Usulan

4.1 Terima & Periksa Brg

SPB

4.2

Barkodisasi

4.3 Input Data Penerimaan

FJ

BPB FJ

FJ Valid

FJ Invalid

FJ Valid

FJ Valid

Praktek Workshop


Gambar 17

DFD Level 1 Proses Hitung Statistik Barang Sistem Usulan

5.1 Hitung Lead time

SPB BAPB

5.2

Hitung ROP Barang

5.3

Hitung EOQ

FJ

BAPB

SPB

LSB Setiap 3 Bln Lead time

EOQ

ROP

6.1 Cetak Laporan Persediaan Brg

6.2 Hitung Jml Fisik Barang

6.3 Cetak Laporan Stock Opname

Barang

LAPB

SO

6.4 Input Jml Fisik Barang Jml Barang

LAPB

LSO

Gambar 16

DFD Level 1 Proses Stock Opname Sistem Usulan

Praktek Workshop


KdSupp NmSupp Alamat Kota KdPos Telp

NoSPB TglSPB KdSupp

NoSPB KdBrg Jumlah

KdBrg NmBrg Satuan HrgPk HrgJl Safety

NoOP TglOP

NoOP KdBrg Jumlah

Supplier

Head SPB

Detail SPB

NoBPB TglBPB NoSPB

NoBPB KdBrg Jumlah

Head BPB

Detail BPB

Detail OP

Head OP

Barang

NoDPB TglDPB

NoDPB KdBrg Jumlah

No DPB

NoSO TglSO

NoSO KdBrg JmlFisik

Head SO

Detail SO

Head DPB

Detail DPB

Gambar 18

Rancangan Database

Praktek Workshop


Bab IV Cth Analisa Desain DFD

Documents

Transcript of Bab IV Cth Analisa Desain DFD