BAB IIIANALISIS SISTEMA. Analisis Sistem yang Sedang BerjalanAnalisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah mempelajari sistem yang dipakai atau yang digunakan saat ini pada pembuatan laporan keuangan pada Distro Rio Rock, yang kemudian dianalisa untuk mengetahui perincian sistem secara lebih detil. Setelah dilakukan penelitian, diperoleh gambaran singkat tentang keadaan sistem dan beberapa kelemahan yang ada serta satu tujuannya adalah untuk membuat laporan penjualan pada Distro Rio Rock yang sesuai dengan kebutuhan.Dari sistem yang ada terdapat pembuatan laporan penjualan masih menggunakan Microsoft Excel tanpa didukungnya suatu aplikasi yang khusus digunakan untuk menangani hambatan dalam menggunakan sistem ini. Dengan demikian, dari segi kriteria efisiensi dan efektifitas kerja masih terdapat kekurangan dan kelemahan.Bentuk aliran sistem informasi laporan penualan pada Distro Rio Rock yang sedang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut:1. Admin melakukan pencatatan penjualan, cek stok produk dan menghasilkan data penjualan harian, produk yang stoknya habis.2. Kemudian Admin menyerahkan data tersebut ke bendahara untuk diproses. Setelah bendahara memproses data, bendahara mendapatkan data penjualan bulanan, dan untuk data emas yang stok habis bendahara membuat surat permohonan pembelian emas yang selanjutnya diberikan kepada manager.3. Manager melakukan pembelian emas dan mengeluarkan nota pembelian emas yang akan diberikan kepada bendahara untuk proses pembelian emas tersebut.4. Bendaraha membuat laporan berdasarkan data penjualan dan nota barang. Laporan yang dihasilkan berupa laporan stok emas dua rangkap, laporan pembelian dua rangkap, laporan penjualan harian dua rangkap, laporan penjualan bulanan dua rangkap, laporan keuangan harian dua rangkap, dan laporan keuangan bulanan dua rangkap. Selanjutnya laporan tersebut diberikan kepada manager untuk diperiksa dan ditandatangani. Setelah diperiksa dan ditandatangani manager, satu rangkap dari laporan stok emas, laporan pembelian emas, laporan penjualan emas harian, laporan penjualan emas bulanan, laporan keuangan harian, laporan keuangan bulanan dikembalikan kepada bendahara untuk diarsipkan dan satu rangkap lainnya diarsipkan oleh manager.Adapun bentuk aliran sistem yang digunakan di Toko Mas Murni dalam melakukan pengolahan data laporan keuangan pada saat sekarang ini dapat dilihat pada gambar 3.1 di bawah ini:

Gambar 3.1 Aliran Sistem Informasi Laporan Keuangan Pada Toko Mas Murni Padang yang Sedang BerjalanB. Analisis SistemAnalisa sistem terhadap sistem informasi yang tepat pada sistem informasi laporan keuangan pada Toko Mas Murni Padang adalah sebagai berikut: 1. Membutuhkan waktu dalam pencarian data keuangan sehingga informasi yang dihasilkan tidak efisien dan tidak akurat karena tidak praktis dalam penggunaannya.Dengan menggunakan buku besar dan Microsoft Excel dalam pencarian data keuangan pada Toko Mas Murni Padang memerlukan waktu yang lama. Hal ini dikarenakan data yang sudah diinput seperti data penjualan, data pembelian harus disusun ulang lagi serta untuk menghitung dari penjualan harus ditentukan lagi dengan membuat rumus yang diperlukan pada Microsoft Excel.2. Adanya kesalahan dalam penginputan data penjualan harian sering dimanipulasi.Sistem informasi laporan keuangan pada Toko Mas Murni Padang menggunakan buku besar yang mana data penjualan harian dibuat dalam bentuk tabel. Pada saat penginputkan bisa saja data penjualannya dimanipulasi, di mana jumlah data penjualan lebih kecil dari jumlah penjualan yang aslinya.3. Dalam proses pembuatan laporan keuangan pada Toko Mas Murni Padang menggunakan buku besar dan aplikasi Microsoft Excel yang menghasilkan format laporan tidak terstruktur sehingga selalu terjadi perbedaan bentuk format laporan yang menghasilkan laporan yang berbeda-beda, dan laporan sering mengalami keterlambatan saat diserahkan kepada pimpinan.

Toko Mas Murni Padang dalam pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan buku besar dan aplikasi Microsoft Excel yang menghasilkan format laporan tidak terstruktur, dan laporan sering mengalami keterlambatan saat diserahkan kepada pimpinan sehingga menyulitkan bendahara untuk membuat laporan yang akurat dan memerlukan waktu untuk menyajikan informasi laporan keuangan yang dibutuhkan. a. Analisis Sistem Informasi yang DiusulkanBerdasarkan aliran sistem informasi laporan keuangan pada Toko Mas Murni Padang yang sedang berjalan, terlihat masih banyak terdapat kendala karena sistem tersebut dibantu dengan Microsoft Excel. Oleh karena itu perlu dilakukan perancangan sistem yang baru dengan cara menerapkan sistem komputerisasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010, dan MySQL sebagai database-nya sehingga memperlancar aktivitas bendahara untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan.

Bentuk aliran sistem informasi laporan keuangan pada Toko Mas Murni Padang yang diusulkan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Admin melakukan pencatatan penjualan, cek stok emas dan menghasilkan data penjualan harian, emas yang stok habis.

2. Kemudian Admin menyerahkan data tersebut ke bendahara untuk diproses. Setelah bendahara memproses data, bendahara mendapatkan data penjualan bulanan, dan untuk data emas yang stok habis bendahara membuat surat permohonan pembelian emas yang selanjutnya diberikan kepada manager.

3. Manager melakukan pembelian emas dan mengeluarkan nota pembelian emas yang akan diberikan kepada bendahara untuk proses pembelian emas tersebut.

4. Bendahara melakukan pengolahan data, lalu mengentrikan data penjualan harian, data penjualan bulanan dan data pembelian emas yang akan dibuat laporannya ke dalam aplikasi database yang bernama DB lap. keuangan, dan seluruh data tersimpan didalam sebuah database.

5. Dari proses pengolahan data diperoleh output berupa laporan stok emas, laporan pembelian emas, laporan penjualan emas harian, laporan penjualan emas bulanan, laporan keuangan harian, dan laporan keuangan bulanan.6. Bendaraha membuat laporan berdasarkan data penjualan dan nota pembelian emas. Laporan yang dihasilkan berupa laporan stok emas dua rangkap, laporan pembelian emas dua rangkap, laporan penjualan emas harian dua rangkap, laporan penjualan emas bulanan dua rangkap, laporan keuangan harian dua rangkap, dan laporan keuangan bulanan dua rangkap. Selanjutnya laporan tersebut diberikan kepada manager untuk diperiksa dan ditandatangani. Setelah diperiksa dan ditandatangani manager, satu rangkap dari laporan stok emas, laporan pembelian emas, laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan keuangan harian, dan laporan keuangan bulanan dikembalikan kepada bendahara untuk diarsipkan dan satu rangkap lainnya diarsipkan oleh manager.Penjelasan di atas ditampikan dalam gambar 3.2

Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Laporan Keuangan Pada Toko Mas Murni Padang yang Diusulkanb. Hasil Analisis

Dengan menggunakan sistem informasi dalam laporan keuangan pada Toko Mas Murni Padang, maka pekerjaan yang dilakukan akan menjadi lebih efektif dan efisien. Aplikasi sistem informasi yang dibangun menjanjikan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu. Bendahara juga dimudahkan dalam pembuatan rekapitulasi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manager.Adapun keuntungan dari sistem yang baru ini antara lain:1. Memperkecil peluang karyawan memanipulasi data dan praktis dalam pencarian data keuangan karena sudah menggunakan program aplikasi yaitu bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 2010.

2. Pembuatan laporan keuangan yang format laporannya sudah terstruktur dan laporan tidak lagi mengalami keterlambatan saat diserahkan kepada pimpinan.

_1494095701.vsdKONSUMEN

PEGAWAI TOKO

PEMILIK

Daftar barang yang ingin dibeli

Pengadaan barang

BAGIAN GUDANG

DISTRIBUTOR

Daftar barang yang ingin dibeli

Daftar stok barang

Pengecekan stok barang

Daftar barang yang ingin dibeli

Daftar Ketersediaan barang

Daftar Ketersediaan barang

Pembuatan Kwitansi

Kwitansi

Kwitansi

Laporan kebutuhan barang

Pendataan stok barang

Laporan kebutuhan barang

Laporan kebutuhan barang

disetujui

Laporan kebutuhan barang

Nota pembelian

Daftar pembelian barang

Nota pembelian

C

Nota pembelian

Daftar pembelian barang

Pengecekan barang

Daftar pembelian barang

C

_1467576048.vsdAdmin

Bendahara

Manager

Data : Pencatatan Penjualan, Stok Emas

Cek Data

Data : Penjualan Harian, Emas Yang Stok Habis

Data : Penjualan Harian, Emas Yang Stok Habis

Proses Pengolahan Data

Data Penjualan Bulanan

Surat Permohonan Pembelian Emas

Surat Permohonan Pembelian Emas

Di Beli

Nota Pembelian Emas

Entry Data :Penjualan HarianPenjualan BulananPembelian Barang

Nota Pembelian Emas

Proses Data

DB Lap. Keuangan

Informasi :Lap. Stok EmasLap. Pembelian EmasLap. Penjualan Emas HarianLap. Penjualan Emas BulananLap. Keuangan HarianLap. Keuangan Bulanan

Lap. Stok Emas, Lap. Penjualan Emas Harian, Lap. Penjualan Bulanan, Lap. Keuangan Harian, Lap. Keuangan Bulanan

Lap. Pembelian Emas

Lap. Stok Emas, Lap. Penjualan Emas Harian, Lap. Penjualan Bulanan, Lap. Keuangan Harian, Lap. Keuangan Bulanan

Lap. Pembelian Emas

Di Tanda Tangani

Lap. Stok Emas, Lap. Penjualan Emas Harian, Lap. Penjualan Bulanan, Lap. Keuangan Harian, Lap. Keuangan Bulanan

Lap. Pembelian Emas

A

C

C

Lap. Pembelian Emas

C

Lap. Stok Emas, Lap. Penjualan Emas Harian, Lap. Penjualan Bulanan, Lap. Keuangan Harian, Lap. Keuangan Bulanan

C