BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sesuai dengan amanat Undang-undang Republik Indonesia Nomor

25 Tahun 2004 tentang sistem Perencanaan Pembangunan Nasional serta

Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 02 Tahun 2005 tentang Tata Cara

Penyusunan Rencana Pembangunan Daerah Kota Batam, sebagaimana

dimaklumi unit Pemerintahan Daerah terendah setelah Camat adalah

Kelurahan, yang merupakan perangkat Daerah Kabupaten dan Kota wajib

melaksanakan tugas-tugas dibidang Pemerintahan, Pembangunan dan

Kemasyarakatan.

Pelayanan petugas Kelurahan Duriangkang Kec Sungai Beduk

Kota Batam masih belum efektif karena rendahnya etika, integritas,

inisiatif dan inovasi dalam bertugas. Serta rendahnya tingkat kesadaran

Masyarakat Kelurahan Duriangkang tentang perlunya dukumen Akte

Kelahiran .

B. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN

Lurah Kelurahan Duriangkang kecamatan Sungai Beduk mengambil

salah satu permasalahan yang terkait langsung dengan pelayanan terhadap

masyarakat yaitu meminimalisir banyaknya pengaduan masyarakat Dari

hasil identifikasi masalah di seksi Pelayanan Kelurahan sebagaimana

diatas, terhadap kualitas pelayanan publik menjadi masalah yang perlu

diprioritaskan sehingga dalam rangka mencapai pelayanan yang efektif

serta menghasilkan kepuasan masyarakat. Maka Lurah Kelurahan

Duriangkang menitik beratkan Area Perubahan pada kualitas pelayanan

Peningkatan standar Operasional pelayanan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan DuriangkangKecamatan Sungai Beduk----------Diklatpim IV Pemerintah Kota Batam Tahun 2014----------

Page 1

publik di Kelurahan Duriangkang .dengan melakukan proyek Perubahan

yaitu “Peningkatan Pelayanan Pengurusan Pembuatan Akte Kelahiran

Kelurahan Duriangkang Kecamatan Sungai Beduk”

C. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

a) Tujuannya Proyek Perubahan adalah :

• Agar pengurusan Dokumen Akte Ke.Kelahiran dapat diproses

langsung di Kantor Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kota

Batam melalui Kantor Kelurahan Duriang Kec Sungai Kota

Batam

• Agar setiap Anak / Masyarakat khususnya Kelurahan

Duriangkang mempunyai Dukumen Akte Kelahiran .

b) Manfaatnya Proyek Perubahan adalah :

• Meningkatkan pelayanan yang prima kepada Masyarakat .

• Memberikan kemudahan berupa fasilitas kepada Masyarakat

agar proses pengurusan Akte Kelahiran lebih efektif , (semua

kelengkapan administrasi di cukup dikumpulkan di Kantor

Kelurahan Duriangkang,selanjutnya pihak Kelurahan yang akan

memproses ke Disduk)

D. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

Dengan memberikan kemudahan fasilitas pengurusan Akte

Kelahiran kegiatan pelayanan Administrasi dapat berjalan lebih

efektif .

Melakukan koordinasi dengan bidang terkait ( Dinas

Kependudukan Catatan Sipil )

Respon Masyarakat yang positif untuk mengsukseskan Program

Pemerintah

Peningkatan standar Operasional pelayanan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan DuriangkangKecamatan Sungai Beduk----------Diklatpim IV Pemerintah Kota Batam Tahun 2014----------

Page 2

E. KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN

Ditetapkannya petugas yang bertanggung jawab dalam

pengumpulan/pelaporan data Masyarakat. ditetapkannya petugas

yang bertanggung jawab dalam pengumpulan/pelaporan data

Masyarakat.

Terbangunnya komitmen staff dalam mengumpulkan data

tepat pada waktu yang ditentukan Mepersingkat Waktu pengurusan

Dokumen Akte Kelahiran yg di ajukan oleh Masyarakat.

BAB II

DISKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. OUTPUT KUNCI PERUBAHAN

Setiap pengajuan pembuatan Dokumen Akte Kelahiran yang diterima

mudah direkapitulasi dan terbitnya Dokumen Akte Kelahiran sesuai

harapan Masyarakat.

B. PENTAHAPAN PROYEK

Tahap Utama Waktu

Pembentukan tim 2 Hari

Perumusan SK Lurah perihal pembentukan Tim Perubahan

4 Hari

Pengumpulan data laporan 30 Hari

Peningkatan standar Operasional pelayanan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan DuriangkangKecamatan Sungai Beduk----------Diklatpim IV Pemerintah Kota Batam Tahun 2014----------

Page 3

warga

Rekapitulasi laporan warga4 Hari

Mengevaluasi data melapor hasil rekapitulasi kepada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kota Batam.

4 Hari

Proses Pengerjaan dokumen

akte kelahiran di Disduk

15 Hari

Pengambilan Dokumen Akte Kelahiran ke Dinas

Kependudukan & Catatan Sipil

1 Hari

C. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

GAMBAR ISTRUKTUR TIM PROYEK PERUBAHAN

a) Sekcam sebagai Mentor Pendukung Proyek Perubahan

b) Coach memberikan masukan terhadap tahapan pencapaian Proyek

Perubahan

Peningkatan standar Operasional pelayanan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan DuriangkangKecamatan Sungai Beduk----------Diklatpim IV Pemerintah Kota Batam Tahun 2014----------

Page 4

LURAH(PROJECT LEADER)

COACH

SEKLUR

KASI PELAYANAN UMUM STAFF

SEKRETARIS CAMAT (MENTOR)

c) Lurah sebagai Projek Charter

d) Kasi Pemerintahan dan Pelayanan sebagai Kolega

e) Staf sebagai Tim Adminstrasi Projek Perubahan

D. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER PROYEK

PERUBAHAN

Stakeholder Proyek Perubahan untuk mengoptimalkan pelaksanaan

Peningkatan Pelayanan Pengurusan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan

Duriangkang Kecamatan Sungai Beduk :

a) Kecamatan Sungai Beduk ( Camat )

Sebagai Penasehat dan mendukung Projek Perubahan yang di

lakukan.

b) Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Sebagai mitra yang turut mendukung Program Pemerintah.

c) RT dan RW

Sebagai mitra kerja Lurah Kelurahan Duriangkang dan sebagai

perpanjangan tangan Masyarakat.

E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROJEK PERUBAHAN

Faktor kunci keberhasilan pada Area Perubahan Untuk

mengoptimalkan pelaksanaan Peningkatan Pelayanan Pengurusan

Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan Duriangkang Kecamatan Sungai

Beduk :

1) Adanya persamaan persepsi mengenai tujuan dan manfaat proyek

perubahan.

2) Adanya kerjasama dan dukungan dari berbagai pihak serta

keinginan untuk berubah ke arah yang lebih baik.

Peningkatan standar Operasional pelayanan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan DuriangkangKecamatan Sungai Beduk----------Diklatpim IV Pemerintah Kota Batam Tahun 2014----------

Page 5

F. TARGET CAPAIAN KERJA BERISI TERGET KUANTITATIF /

PRESENTASE PENCAPAIAN OUTPUT SESUAI KRITERIA

KEBERHASILAN

1) Ditetapkannya petugas yang bertanggung jawab dalam

pengumpulan / pelaporan data Masyarakat.

2) Terbangunnya komitmen staff dalam mengumpulkan data tepat

pada waktu yang ditentukan

3) Mempersingkat Waktu pengurusan Dokumen Akte Kelahiran yg

di ajukan oleh Masyarakat.

G. ADOPSI HASIL BENCHMARKING TO BEST PRACTICE

Untuk keberhasilan Proyek Perubahan Peserta Diklat Pim IV telah

melakukan Benchmarking ke Bali dengan Locus PT. Bali Tourism

Development Cooperation yang beralamat di Nusa Dua Bali. Banyak

yang dapat di ambil penulis selama melakukan Kunjungan Kerja Ke

PT.Bali Tourism Development Coorperation (BTDC) yang mana

keberhasilan mereka sungguh luar biasa, yaitu bagaimana membangun

Komitmen dan konsistensi dengan Investor.

Membangun Kompetisi dalam kebersamaan dengan

mengedepankan aspek Local Genius ( Peningkatan dari dalam Organisasi

itu sendiri ). Seperti diketahui Masyarakat Bali bersifat

Homogen ,mereka dapat menduduki Jabatan di segala Bidang. Hal

tersebut dapat mempengaruhi segala Aspek Kehidupan Mereka.

Peningkatan standar Operasional pelayanan Pembuatan Akte Kelahiran di Kelurahan DuriangkangKecamatan Sungai Beduk----------Diklatpim IV Pemerintah Kota Batam Tahun 2014----------

Page 6