28

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

PT. Hasil Raya Industries (HRI) merupakan perusahaan yang berdiri pada

tahun 2007, berlokasi di Dusun Mangga Besar I Rt. 11 Rw. 03 Ds. Walahar, Kec.

Klari, Karawang Timur-Jawa Barat. Perusahaan ini memperoduksi Plastic

Packaging dengan kantor pusat berada di Pesingan, Jakarta.

HRI pertama kali berdiri pada tahun 1978, perusahaan ini didirikan oleh Bpk.

Kamil Sutanto, seorang berkebangsaan China. Awal pabrik ini berdiri hanya

memiliki satu mesin injection dan satu mesin blowing. Pada tahun 1992 membangun

plan kedua yang berlokasi di Tangerang. Tahun 1995 HRI menambah satu mesin

baru yaitu mesin PET. Tahun 2004 HRI mulai membuat tempat Packaging makanan

siap saji seperti Cup Pop Mie. Pada tahun 2009 Bpk. Kamil Sutanto menggabungkan

kedua plan tersebut menjadi satu dan berlokasi di Karawang, pada tahun ini juga

Bpk. Kamil Sutanto menyerahkan jabatannya kepada anaknya yaitu Bpk. Sugih

Sutanto. Dan pada tahun 2012 perusahaan ini dikhususkan membuat cup packaging

untuk makanan dan berbagai botol yang di produksi oleh Departemen PET. Selain

Departmen PET ada juga Departemen Clean Room departemen yang khusus

memproduksi produk kemasan plastik untuk produk farmasi . Sampai saat ini HRI

memberikan service terbaik kepada para customer, dan melesatnya penjualan dan

29

produksi produk HRI. Saat ini PT. HRI memiliki 2 pabrik yang berada di Karawang

dan Bandung.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: PT. Hasil Raya Industri Karawang(2016)

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Hasil Raya Industri Karawang

30

Berdasarkan struktur organisai tersebut dapat di jelaskan tugas dan tanggung

jawab masing-masig bagian sebagai berikut :

1. Presiden Direktur

Tugas dan tanggung jawab presiden direktur adalah mengatur perusahaan

secara keseluruhan untuk kelangsungan kehidupan perusahaan agar dapat terus maju

dan berkembang. Selain itu, tugas dan tanggung jawab presiden direktur sebagai

koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor

dalam menjalankam dan memimpin perusahaan Perseroan Terbatas (PT).

2. MR (Management Representative)

Seorang wakil manajemen (Management Representative) merupakan tokoh

sentral yang akan menemukan berhasil tidaknya penerapan sistem manajemen mutu

di dalam perusahaan. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan,

seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan

yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level untuk tetep fokus

dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu.

3. Document Control

Tugas dan tanggung jawab Document Control adalah mengurusi masalah

pengesaha, pendistribusian, penyimpanan, pengandalian, dan pemusnahan dokumen.

Tugas pengendalian dokumen pada dasarnya membantu management representative.

4. Plant Manager

Plant Manager bertugas memimpin, mengontrol, dan mengawasi keseluruhan

dari opersi yang berjalan di pabrik dan juga bertanggung jawab untuk semua

31

kegiatan di pabrik. Dalam melakukan suatu prosesoprasi baik di pabrik maupun di

luar lingkungan pabrik harus berdasarkan izin dari Plant Manager.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

1 Prosedur persiapan produksi

PPIC (Production planning and inventory control) memberikan JO (Job

Order) kepada Admin produksi, lalu JO (Job Order) di input ke ms.excel. setiap pagi

Admin melakukan permintaan bahan baku ke MPC (Material Process Control) dan

barang packing ke Warehouse material, permintaan di sesuaikan dengan jumlah JO

(Job Order) produksi.

2 Prosedur permintaan bahan baku ke MPC (Material Process Control)

Admin melakukan perhitungan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi

selama 3 Shift. setelah itu menulis bon permintaan bahan baku/material/bahan

pembantu dengan mengisikan nama mesin, nomer JO (Job Order), tanggal

pengambilan, dan jumlah pengambilan. Setelah itu admin menginput jumlah jatah

bahan baku yang di ambil untuk mengurangi jatah bahan baku pada JO(Job Order)

di ms.excel.

3 Prosedur permintaan barang packing ke Warehouse material

Admin produksi mengambil BAB (bukti ambil barang) dari warehouse

material. Kemudian admin poroduksi menghitung packing yang masih ada di

produksi, dan menghitung packing yang di butuhkan untuk 3 shift. selanjutnya

mengurangi jumlah packing yang di butuhkan dengan jumlah packing yang masih

ada, maka jumlahnya akan di buatkan bon pengambilan barang packing ke

warehouse material. Bon pengambilan barang di isi dengan nomer JO(Job Order),

32

nama barang, jumlah pengambilan. Setelah itu admin menginput jumlah pengmbilan

packing untuk mengurangi jatah packing pada JO(Job Order) di ms.excel.

4 Prosedur penyerahan barang jadi ke Warehouse finish good

Setelah melakukan persiapan produksi admin membuat BSB (Bukti Setoran

Barang). Sebelum membuat BSB admin menghitung fisik barang jadi, setelah itu

mencocokan LHP (laporan harian produksi) dengan jumlah fisik, dan jika belum

sesuai di lakukan Pengecekan ulang, jika sudah sesuai maka langsung di buatkan

BSB dengan mengisikan nomer JO(Job Order), nama barang, jumlah barang.

Kemudian admin menginput jumlah setoran barang jadi untuk mengurangi jumlah

JO (Job Order ) di ms. Excel.

3.3. Use Case Diagram

Gambar III.2 Use Case Persiapan Produksi

33

Gambar III.3 Use Case Permintaan bahan baku

ke MPC (Material Process Control)

Gambar III.4 Use Case Permintaan barang Packing ke Warehouse Material

34

Gambar III.5 Use Case Setoran barang jadi ke Warehouse Finish Good

Tabel III.1

Deskripsi Use Case Persiapan Produksi

Use Case Name Memberikan JO (Job Order), permintaan

bahan baku, permintaan barang packing.

Requirement Dokumen JO (Job Order)

Pre-Conditions PPIC memberikan JO(Job order) produksi

Admin produksi melakukan permintaan bahan

baku ke MPC dan permintaa barang packing

ke warehouse material.

Post-Conditions MPC menerima permintan bahan baku

Warehouse material menerima permintaan

barang packing

Failed end Conditions JO (Job order) terlambat diberikan

Actor PPIC, Admin produksi, MPC, Warehouse

35

Material

Main Flow/Basic Path 1. PPIC membuat JO(Job order)

2. memberikan ke admin

Alternate Flow/Invariant A 1. PPIC merubah (cut/stop) JO(Job order)

2. memberikan informasi ke admin

Invariant B Rekap JO(job order)

Tabel III.2

Deskripsi Use Case Permintaan bahan baku ke MPC (Material Process Control)

Use Case Name Menghitung bahan, membuat bon

pengambilan input jumlah pengmbilan bahan,

memberikan bon, nama mesin, nomer JO (Job

Order), tanggal pengambilan, jumlah

pengambilan bahan baku.

Requirement Bon Permintaan bahan baku/material/bahan

pembantu

Pre-Conditions Admin menghitung bahan, membuat bon

pengambilan bahan, input jumlah

pengambilan bahan, membrikan bon.

Post-Conditions MPC (Material Process Contro) menerima

bon.

Failed end Conditions Bahan baku habis

Actor Admin produksi, MPC (Material Process

Control)

Main Flow/Basic Path 1. Admin membuat bon

2. memberikan bon ke MPC

Alternate Flow/Invariant A 1. Admin merubah bon

2. memberikan informasi ke MPC

Invariant B Rekap Bon Permintaan bahan

baku/material/bahan pembantu

36

Tabel III.3

Deskripsi Use Case Permintaan barang Packing ke Warehouse Material

Use Case Name Menghitung barang packing, membuat bon

BAB, input jumlah pengmbilan barang

packing, memberikan bon ke warehouse

material, nomer JO (Job Order), nama barang

packing, jumlah pengambilan.

Requirement BAB (Bukti Ambil Barang)

Pre-Conditions Admin menghitung barang packing, Membuat

bon BAB , input jumlah pengambilan barang

packing, membrikan bon.

Post-Conditions Warehouse material menerima bon BAB.

Failed end Conditions Barang packing kosong.

Actor Admin produksi, Warehouse material.

Main Flow/Basic Path 1. Admin membuat bon

2. memberikan bon ke Warehouse material

Alternate Flow/Invariant A 1. Admin merubah bon

2. memberikan informasi ke Warehouse

material

Invariant B Rekap Bon BAB (Bukti Ambil Barang)

Tabel III.4

Deskripsi Use Case Setoran barang jadi ke Warehouse Finish Good

Use Case Name Pengecakan fisik barang, pencocokan data

LHP dan fisik barang, membuat bon BSB,

input jumlah setoran barang, membrikan bon

BSB, recheck, Nomer JO (Job Order), nama

barang, jumlah barang.

Requirement BSB (Bukti Setoran Barang)

Pre-Conditions Admin melakukan pengecekan fisik barang,

pencocokan data LHP dan fisik barang,

membuat bon BSB, input jumlah setoran

barang, memberikan bon.

37

Post-Conditions Warehouse Finish Good menerima bon BSB

Failed end Conditions Barang yang di setorkan tidak sesuain bon

Actor Admin produksi, Warehouse Finish Good.

Main Flow/Basic Path 1. Admin membuat bon

2. memberikan bon ke Warehouse Finish

Good

Alternate Flow/Invariant A 1. Admin merubah bon

2. memberikan informasi ke Warehouse

Finish Good

Invariant B Rekap Bon BSB (Bukti Setoran Barang)

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)

dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem

berjalan.

3.4.1 Spesifikasi Dokumen masukan

1. Nama Dokumen : Data JO (job order) produksi

Fungsi : Sebagai data master job order produksi

Sumber : Departemen PPIC (Production Planning and

Invetory Control),

Tujuan : warehouse material

Frekuensi : Perhari

Media : Kertas

Jumlah : 1 (lembar)

Bentuk : Lampiran A-1

38

2. Nama Dokumen : Bukti Ambil Barang

Fungsi : Sebagai data pengambilan barang packing

Sumber : Departemen warehouse material

Tujuan : Departemen warehouse material, PPIC, Finance

Frekuensi : Perhari

Media : Kertas

Jumlah : 4 (lembar)

Bentuk : Lampiran A-2

3. Nama Dokumen : Bon Permintaan Pengambilan Bahan Baku

Fungsi : Sebagai data pengambilan Bahan Baku

Sumber : Departemen Produksi

Tujuan : Departemen Mpc

Frekuensi : Perhari

Media : Kertas

Jumlah : 1 (lembar)

Bentuk : Lampiran A-3

3.4.1 Spesifikasi Dokumen keluaran

1. Nama Dokumen : Bukti Setoran Barang jadi

Fungsi : Sebagai data penyetoran barang jadi

39

Sumber : Departemen produksi

Tujuan : Departemen warehouse finish good

Frekuensi : Perhari

Media : Kertas

Jumlah : 4 (lembar)

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Laporan Harian Produksi

Fungsi : Sebagai data laporan harian produksi

Sumber : Departemen produksi

Tujuan : Departemen PPIC (Production Planning and

Inventory)

Frekuensi : Perhari

Media : Kertas

Jumlah : 1 (lembar)

Bentuk : Lampiran B-2

3.5 Permasalahan Pokok

1. Terjadinya tidak kesesuaian data laporan barang dan fisik barang.

2. Kesalahan input data seperti double input, yang bisa membuat kesalahan

dalam perhitungan job produksi mengakibatkan kesalahan seperti kelebihan

ataupun kekurang produksi.

40

3. Dan pengolahan data laporan harian produksi lama yang mengakibatkan

penumpukan laporan, Karena masih menggunakan ms.excel.

3.6 Pemecahan Masalah

1. Dilakukan pencocokan data laporan pada sistem dan fisik barang setiap

hari,karena dengan adanya sistem yang terkomputernisasi ini dapat

menambah waktu admin untuk mencocokan data laporan dan fisik barang.

2. Mengatasi kesalahan produksi karena penginputan data dan dengan adanya

Validasi .

3. Dengan dibuatkannya sistem informasi yang terkomputernisasi agar dapat

mengolah data dengan cepat dan tepat. Sehingga dapat mempercepat proses

pengolahan data laporan.