Bab III Kondisi Teknologi Informasi PT. Surveyor · PDF fileJasa konsultasi pertambangan...

27

Bab III Kondisi Teknologi Informasi PT. Surveyor Indonesia

III.1 Latar Belakang Perusahaan

PT Surveyor Indonesia adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang

merupakan usaha patungan dengan struktur pemegang saham: Pemerintah

Republik Indonesia sebesar 85,12%; PT Sucofindo sebesar 4,48%; dan Societe

Generale de Surveillance Holding SA (SGS), sebuah perusahaan inspeksi berskala

internasional yang berpusat di Swiss, dengan porsi saham sebesar 10,40%.

Jika sebelumnya PT Surveyor Indonesia hanya melakukan 1 (satu) jenis pekerjaan

yaitu pre-shipment inspection (PSI), maka sejak tahun 1997 PT Surveyor

Indonesia mulai merintis jenis usaha baru. Adapun sektor usaha yang dikerjakan

secara intensif adalah sektor pemerintah (pusat maupun daerah) dan sektor

perusahaan (swasta dan BUMN). Pada akhirnya PT Surveyor Indonesia

merupakan badan usaha yang bergerak di bidang :

a. Jasa pelayanan manajemen mutu dan lingkungan;

b. Jasa konsultasi investasi dan perdagangan;

c. Jasa informasi bisnis;

d. Jasa konsultasi pertambangan umum/migas

III.2 Rencana Strategis Perusahaan

1. Visi

Menjadi perusahaan internasional yang terpercaya dan terkemuka di bidang

jasa survey, inspeksi dan konsultansi melalui inovasi di bidang jasa.

2. Misi

Memberikan nilai tambah bagi para pemegang saham melalui penyediaan jasa

survey, inspeksi dan konsultansi secara professional dan independen.

3. Arah pengembangan usaha

a. Mengarahkan aktivitas bisnis perusahaan ke pasar pemerintah pusat,

pemerintah daerah dan swasta, khususnya untuk sektor-sektor energi,

industri dan perdagangan serta pemerintahan daerah.

28

b. Pengembangan jaringan kerja sama serta akses pemasaran yang

diarahkan pada mitra bisnis dan target pasar pada ruang lingkup

internasional.

c. Melakukan inovasi jasa-jasa baru dengan pemanfaatan teknologi tinggi

untuk memberi nilai tambah kepada pelanggan.

d. Memberikan kontribusi pada penciptaan sinergi antar BUMN-BUMN.

e. Mendorong peningkatan kinerja perusahaan-perusahaan berskala kecil

dan menengah melalui program-program kemitraan.

f. Mendukung peningkatan kinerja ekonomi negara serta menjadi

fasilitator yang mendukung peningkatan aktivitas bisnis internasional

dari dan ke Indonesia.

4. Tujuan perusahaan

a. Perbaikan kompetensi dan komposisi perusahaan yang optimal untuk

mendukung keunggulan daya saing perusahaan.

b. Perbaikan proses bisnis internal.

c. Peningkatan keunggulan daya saing melalui penciptaan nilai tambah

serta penyajian jasa yang bermutu tinggi yang ditujukan untuk

menciptakan kepuasan pelanggan.

d. Peningkatan penetrasi dan efisiensi pemasaran untuk mendorong

pengembangan pasar.

e. Mendorong peningkatan pendapatan secara berimbang antara segmen

pemerintah pusat, pemerintah daerah dan swasta.

f. Meningkatkan efisiensi biaya secara signifikan untuk mencapai laba

yang berkesinambungan.

III.3 Kedudukan TI di PT Surveyor Indonesia

PT Surveyor Indonesia memiliki 3 direktorat, yaitu Direktorat Keuangan dan

Administrasi, Direktorat Operasi I dan Direktorat Operasi II. Direktorat Keuangan

membawahi beberapa divisi dan unit, sedangkan Direktorat Operasi I dan

Direktorat Operasi II membawahi seluruh Strategic Business Unit (SBU) dan

cabang-cabang PT Surveyor Indonesia. Struktur organisasi PT Surveyor Indonesia

ditunjukkan pada Gambar III.1 berikut ini.

29

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Surveyor Indonesia

30

Fungsi TI di struktur organisasi PT Surveyor Indonesia berada pada Unit

Teknologi Informasi di bawah Direktorat Keuangan dan Administrasi. Struktur

organisasi Unit TI PT Surveyor Indonesia dapat dilihat pada Gambar III.2 berikut

ini.

Gambar III.2 Struktur Organisasi Unit TI PT Surveyor Indonesia

Unit Teknologi Informasi terbagi ke dalam 2 bagian fungsi TI, yaitu :

1. Bagian Infrastruktur Jaringan dan Hardware, memiliki fungsi untuk

menyediakan layanan teknis TI perusahaan yang mencakup perbaikan jaringan

komputer dan perangkat keras (hardware).

2. Bagian Pengembangan Sistem dan Perangkat Lunak, bertanggung jawab atas

perancangan, pengembangan serta pemeliharaan dan sistem dan perangkat

lunak.

III.4 Analisis Kondisi Pengelolaan Teknologi Informasi PT. Surveyor

Indonesia

Untuk mengetahui kondisi pengelolaan teknologi informasi PT. Surveyor

Indonesia dilakukan beberapa analisis yang terdiri dari :

1. Analisis kedudukan fungsi TI

2. Analisis management awareness

3. Analisis kebutuhan pengelolaan TI

4. Analisis tingkat kematangan

Kepala Unit Teknologi Informasi

Bagian Infrastruktur Jaringan dan Hardware

Bagian Pengembangan Sistem dan Perangkat Lunak

Administrasi

31

Penjelasan dan hasil dari masing-masing analisis diuraikan dalam pemaparan

berikut ini.

III.4.1 Analisis Kedudukan Fungsi TI

Fungsi TI di struktur organisasi PT Surveyor Indonesia berada pada Unit

Teknologi Informasi dibawah Direktorat Keuangan dan Administrasi. Apabila

dilihat dari analisis rantai nilai (value chain) maka aktifitas utama yang dilakukan

dalam organisasi PT. Surveyor Indonesia ditangani oleh Direktorat Operasi I dan

Direktorat Operasi II yang membawahi SBU dan Kantor Cabang. Aktifitas-

aktifitas pendukung dilaksanakan oleh fungsi-fungsi yang berada di bawah

Direktorat Keuangan dan Administrasi, termasuk di dalamnya Unit Teknologi

Informasi. Walaupun dikategorikan sebagai aktifitas pendukung, teknologi

informasi memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung seluruh aktifitas

utama di PT. Surveyor Indonesia.

Unit Teknologi Informasi merupakan organisasi yang bertanggung jawab penuh

untuk mengelola Teknologi Informasi secara keseluruhan dan bertanggung jawab

langsung terhadap jajaran Direksi diatasnya. Tugas, fungsi dan tanggung jawab

Unit Teknologi Informasi meliputi seluruh aspek yang berhubungan dengan

Teknologi Informasi (inisiasi, perencanaan, implementasi, monitoring dan

kontrol), dengan tujuan untuk memperoleh kinerja Teknologi Informasi yang

optimum dengan didukung oleh staf Teknologi Informasi yang memiliki tanggung

jawab yang jelas dan profesional.

III.4.2 Analisis Management Awareness

Analisis management awareness dilakukan untuk mengetahui harapan

(ekspektasi) dan opini dari pihak-pihak manajemen PT. Surveyor Indonesia

terhadap tingkat kebutuhan dari setiap proses TI COBIT terhadap pencapaian

tujuan PT. Surveyor Indonesia dan pihak yang bertanggung jawab terhadap

proses-proses tersebut.

32

Identifikasi management awareness dilakukan dengan mengajukan kuisioner

management awareness kepada seluruh jajaran manajemen di luar Unit Teknologi

Informasi (Manajemen non-TI). Bentuk kuisioner management awareness

tersebut dapat dilihat pada Lampiran B. Daftar responden kuisioner management

awareness dapat dilihat pada Tabel III.1 berikut ini.

Tabel III.1 Daftar Responden Kuisioner Management Awareness

No Responden Jumlah 1 Sekretaris Perusahaan 1 2 Kepala Divisi Manajemen Strategi 1 3 Kepala Unit Manajemen Resiko 1 4 Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi 1 5 Kepala Divisi Sumber Daya Manusia 1 6 Kepala Divisi Manajemen Fasilitas 1 7 Kepala Divisi Satuan Pengawas Internal 1 8 Kepala Unit PKBL 1 9 Kepala SBU Bidang Pertambangan dan Energi I 1 10 Kepala SBU Bidang Pertambangan dan Energi II 1 11 Kepala SBU Kelautan, Lingkungan dan Kehutanan 1 12 Kepala SBU Perdagangan dan Keuangan 1 13 Kepala SBU Industri Pertambangan dan Energi 1 14 Kepala SBU Pemberdayaan dan Pengembangan

Industri Dalam Negeri 1

TOTAL 14

Skala kebutuhan yang digunakan dalam kuisioner management awareness

dibedakan menjadi 5 tingkatan, mulai dari ”Sangat tidak perlu”, ”Tidak perlu”,

”Bisa diterapkan”, ”Perlu”, dan ”Sangat Perlu”. Hasil rekapitulasi kuisioner

management awareness berdasarkan tingkat kebutuhan terhadap proses dapat

dilihat pada Tabel III.2 berikut ini :

33

Tabel III.2 Hasil rekapitulasi kuisioner management awareness berdasarkan

tingkat kebutuhan terhadap proses

Proses TI

San

gat T

idak

Per

lu

Tid

ak P

erlu

Bis

a D

itera

pkan

Per

lu

San

gat P

erlu

Delivery & Support

DS1 Mendefinisikan dan mengelola tingkat

layanan 0% 0% 0% 7% 93%

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga 0% 0% 0% 21% 79%

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas 0% 0% 7% 14% 79%

DS4 Memastikan layanan yang

berkelanjutan 0% 7% 7% 14% 72%

DS5 Memastikan keamanan sistem 0% 0% 0% 7% 93%

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi

biaya 0% 0% 7% 14% 79%

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 0% 7% 0% 21% 71%

DS8 Mendampingi dan memberikan saran

kepada pengguna 0% 0% 14% 29% 57%

DS9 Mengelola konfigurasi 0% 0% 0% 36% 64%

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden 0% 0% 0% 29% 71%

DS11 Mengelola data 0% 0% 0% 29% 71%

DS12 Mengelola fasilitas 0% 0% 0% 36% 64%

DS13 Mengelola operasi 0% 0% 0% 14% 86%

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses 0% 0% 0% 29% 71%

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal 0% 7% 0% 14% 79%

M3 Memperoleh jaminan independen 0% 0% 7% 29% 64%

M4 Melakukan audit independen 7% 0% 14% 36% 43%

34

Hasil rekapitulasi kuisioner pada Tabel III.2 tersebut dapat disederhanakan

dengan cara menggabungkan tingkat kebutuhan ”Sangat tidak perlu”, ”Tidak

perlu”dan ”Bisa diterapkan” menjadi tingkat kebutuhan ”Tidak perlu”, serta

menggabungkan tingkat kebutuhan ”Perlu” dan ”Sangat Perlu” menjadi tingkat

kebutuhan ”Perlu”. Hasil penyederhanaan tingkat kebutuhan tersebut ditunjukkan

pada Tabel III.3 berikut ini :

Tabel III.3 Hasil penyederhanaan rekapitulasi kuisioner management awareness

berdasarkan tingkat kebutuhan terhadap proses

Proses TI Tidak

Perlu Perlu

Delivery & Support

DS1 Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan 0% 100%

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga 0% 100%

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas 7% 93%

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan 14% 86%

DS5 Memastikan keamanan sistem 0% 100%

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi biaya 7% 93%

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 7% 93%

DS8 Mendampingi dan memberikan saran kepada

pengguna 14% 86%

DS9 Mengelola konfigurasi 0% 100%

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden 0% 100%

DS11 Mengelola data 0% 100%

DS12 Mengelola fasilitas 0% 100%

DS13 Mengelola operasi 0% 100%

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses 0% 100%

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal 7% 93%

M3 Memperoleh jaminan independen 7% 93%

M4 Melakukan audit independen 21% 79%

35

Tampilan grafis dari hasil rekapitulasi kuisioner management awareness

berdasarkan tingkat kebutuhan terhadap proses-proses TI PT Surveyor Indonesia

dapat dilihat pada Gambar III.3 berikut ini :

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS6 DS7 DS8 DS9 DS10 DS11 DS12 DS13 M1 M2 M3 M4

Proses TI

Tidak Perlu Perlu

Per

sent

ase

Res

pond

en

Keterangan :

Gambar III.3 Tampilan grafis hasil rekapitulasi kuisioner management awareness

berdasarkan tingkat kebutuhan terhadap proses

Hasil rekapitulasi kuisioner management awareness pada Tabel III.3 dianalisa

lebih lanjut dengan mengasumsikan bahwa proses-proses yang memiliki

persentase lebih besar merupakan proses yang harus ada atau tidak perlu ada

dalam model pengelolaan TI PT Surveyor Indonesia. Proses-proses yang harus

ada dalam model pengelolaan TI PT Surveyor Indonesia dapat dilihat pada Tabel

III.4 berikut ini.

36

Tabel III.4 Proses-proses yang harus ada dalam model pengelolaan TI

PT Surveyor Indonesia

Proses TI Tidak

Perlu Perlu

Delivery & Support

DS1 Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan √

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga √

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas √

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan √

DS5 Memastikan keamanan sistem √

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi biaya √

DS7 Mendidik dan melatih pengguna √


pengguna √

DS9 Mengelola konfigurasi √

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden √

DS11 Mengelola data √

DS12 Mengelola fasilitas √

DS13 Mengelola operasi √

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses √

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal √

M3 Memperoleh jaminan independen √

M4 Melakukan audit independen √

Berdasarkan hasil analisa pada Tabel III.4 dapat diketahui bahwa keseluruhan

proses (17 proses) dalam domain Delivery & Support dan Monitoring dinyatakan

perlu untuk dilakukan dalam pengelolaan TI PT Surveyor Indonesia.

Selain itu responden juga diminta untuk memberikan pendapatnya mengenai

pihak yang sebaiknya bertanggung jawab atas proses-proses yang perlu untuk

37

diterapkan. Pihak penanggung jawab proses TI dibedakan menjadi 3 golongan,

yaitu :

1. Unit Teknologi Informasi

2. Divisi Lain; apabila yang bertanggung jawab adalah pihak internal perusahaan

selain Unit Teknologi Informasi.

3. Pihak Eksternal; apabila yang bertanggung jawab adalah pihak di luar

perusahaan (pemerintah, vendor, atau pihak eksternal lainnya).

Hasil rekapitulasi kuisioner management awareness berdasarkan pihak yang

bertanggung jawab terhadap proses TI PT Surveyor Indonesia dapat dilihat pada

Tabel III.5 berikut ini :

Tabel III.5 Hasil rekapitulasi kuisioner management awareness berdasarkan

penanggung jawab proses

Penanggung Jawab

Proses TI

Uni

t TI

Div

isi L

ain

Pih

ak E

kste

rnal

Tid

ak T

ahu

Delivery & Support

DS1 Mendefinisikan dan mengelola

tingkat layanan 100% 0% 0% 0%

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga 88% 13% 0% 0%

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas 93% 0% 7% 0%

DS4 Memastikan layanan yang

berkelanjutan 71% 21% 7% 0%

DS5 Memastikan keamanan sistem 79% 21% 0% 0%

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi

biaya 38% 56% 6% 0%

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 50% 21% 29% 0%

DS8 Mendampingi dan memberikan 50% 50% 0% 0%

38

saran kepada pengguna

DS9 Mengelola konfigurasi 73% 27% 0% 0%

DS10 Mengelola permasalahan dan

insiden 64% 21% 14% 0%

DS11 Mengelola data 73% 27% 0% 0%

DS12 Mengelola fasilitas 63% 38% 0% 0%

DS13 Mengelola operasi 100% 0% 0% 0%

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses 63% 25% 13% 0%

M2 Menilai ketersediaan kontrol

internal 50% 36% 7% 7%

M3 Memperoleh jaminan independen 43% 29% 29% 0%

M4 Melakukan audit independen 20% 40% 40% 0%

Hasil rekapitulasi kuisioner pada Tabel III.5 tersebut dapat disederhanakan

dengan cara menggabungkan persentase responden yang memilih ” Divisi lain”,

”Pihak eksternal” dan ”Tidak tahu” ke dalam kolom ”Bukan Unit TI”. Hasil

penyederhanaan tersebut ditunjukkan pada Tabel III.6 berikut ini :

Tabel III.6 Hasil penyederhanaan rekapitulasi kuisioner management awareness

berdasarkan penanggung jawab proses

Proses TI Unit TI Bukan

Unit TI

Delivery & Support

DS1 Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan 100% 0%

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga 88% 13%

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas 93% 7%

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan 71% 29%

DS5 Memastikan keamanan sistem 79% 21%

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi biaya 38% 63%

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 50% 50%

39

Per

sent

ase

Res

pond

en

Keterangan :


pengguna 50% 50%

DS9 Mengelola konfigurasi 73% 27%

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden 64% 36%

DS11 Mengelola data 73% 27%

DS12 Mengelola fasilitas 63% 38%

DS13 Mengelola operasi 100% 0%

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses 63% 38%

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal 50% 50%

M3 Memperoleh jaminan independen 43% 57%

M4 Melakukan audit independen 20% 80%

Tampilan grafis dari hasil rekapitulasi kuisioner management awareness

berdasarkan pihak penanggung jawab proses-proses TI PT Surveyor Indonesia

dapat dilihat pada Gambar III.4 berikut ini :

Gambar III.4 Tampilan grafis hasil rekapitulasi kuisioner management awareness

berdasarkan pihak penanggung jawab proses

40

Berdasarkan hasil rekapitulasi kuisioner management awareness pada Tabel III.6

dapat disimpulkan pihak mana yang sebaiknya bertanggung jawab atas proses-

proses dalam pengelolaan TI PT Surveyor Indonesia. Pihak yang menjadi

penanggung jawab terhadap proses-proses pengelolaan TI PT Surveyor Indonesia

dapat dilihat pada Tabel III.7 berikut ini.

Tabel III.7 Pihak penanggung jawab proses-proses pengelolaan TI PT Surveyor

Indonesia

Proses TI Unit TI Bukan Unit TI

Delivery & Support


layanan √

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga √

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas √

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan √

DS5 Memastikan keamanan sistem √

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi biaya √

DS7 Mendidik dan melatih pengguna √ √


pengguna √ √

DS9 Mengelola konfigurasi √

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden √

DS11 Mengelola data √

DS12 Mengelola fasilitas √

DS13 Mengelola operasi √

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses √

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal √ √

M3 Memperoleh jaminan independen √

M4 Melakukan audit independen √

41

Pada Tabel III.7 dapat diketahui proses-proses TI dalam domain Delivery &

Support dan Monitoring yang sebaiknya ditangani oleh Unit TI PT Surveyor

Indonesia. Proses-proses TI yang ditangani oleh selain Unit TI dapat

dipertanggung jawabkan pada divisi lain dan/atau pihak eksternal, sedangkan

proses-proses TI yang merupakan tanggung jawab Unit TI dan bukan Unit TI

dapat ditangani oleh Unit TI yang bekerjasama dengan divisi lain dan/atau pihak

eksternal.

III.4.3 Analisis Kebutuhan Pengelolaan TI

Kebutuhan pengelolaan TI diidentifikasi dengan cara membandingkan ekspektasi

manajemen non-TI dengan ekspektasi manajemen TI. Pengumpulan data

ekspektasi manajemen TI dan kondisi pengelolaan TI saat ini dilakukan melalui

wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat langsung dalam pengelolaan TI

yaitu:

1. Kepala Unit Teknologi Informasi

2. Staf Bagian Infrastruktur dan Hardware

3. Staf Bagian Pengembangan Sistem dan Perangkat Lunak

Berdasarkan hasil wawancara, didapatkan perbedaan ekspektasi antara pihak

manajemen TI dan pihak manajemen non-TI. Perbedaan ekspektasi tersebut dapat

dilihat pada Tabel III.8 berikut ini :

Tabel III.8 Perbedaan ekspektasi manajemen TI dan non-TI

Proses

TI

Ekspektasi Manajemen

non-TI

Ekspektasi Manajemen

TI

Kesimpulan

DS6 Sebaiknya identifikasi

dan alokasi biaya

dilakukan oleh divisi

lain.

Sebaiknya identifikasi

dan alokasi biaya

dilakukan oleh Unit TI

sendiri.

Kerjasama antara

Unit TI dan divisi

lain.

M2 Perlu diterapkan dan

dilakukan oleh SPI.

Bisa diterapkan.

Sebaiknya dilakukan

oleh Unit TI sendiri,

SPI hanya bertanggung

Perlu diterapkan dan

ditangani oleh SPI

bekerjasama dengan

Unit TI.

42

jawab untuk

memastikan

terlaksananya proses

kontrol internal.

M4 Sebaiknya ditangani

oleh Divisi Lain

bekerjasama dengan

auditor dari pihak luar

perusahaan.

Sebaiknya dilakukan

secara bertahap,

dimulai dari audit TI

yang dilakukan oleh

Unit TI terlebih dahulu

kemudian dilanjutkan

ke tahapan audit oleh

pihak SPI lalu

dilakukan audit oleh

pihak luar perusahaan.

Sebaiknya ditangani

oleh secara bersama-

sama oleh Unit TI,

divisi lain dan pihak

luar perusahaan.

Berdasarkan hasil analisis pada Tabel III.8 diatas maka dapat diketahui bahwa

seluruh proses TI pada domain delivery & support dan monitoring diperlukan

dalam pengelolaan TI PT. Surveyor Indonesia. Untuk proses DS6 (Melakukan

identifikasi dan alokasi biaya) sebaiknya menjadi tanggung jawab Unit TI dan

divisi lain, sedangkan untuk proses M4 (Melakukan audit independen) sebaiknya

menjadi tanggung jawab Unit TI, divisi lain dan pihak luar perusahaan.

III.4.4 Analisis Tingkat Kematangan

Analisis tingkat kematangan dilakukan dengan melakukan penilaian tingkat

kematangan yang mengacu pada model kematangan COBIT Management

Guidelines. Model kematangan COBIT memiliki 6 tingkatan proses TI, antara

lain:

1. 0-Non-Existent, proses pengelolaan tidak diterapkan.

2. 1-Initial/Ad Hoc, proses pengelolaan dilakukan secara tidak berkala dan tidak

terorganisir.

3. 2-Repeatable, proses dilakukan secara berulang.

43

4. 3-Defined Process, proses telah terdokumentasi dan dikomunikasikan,

pengawasan dan pelaporan tidak dilakukan secara berkala.

5. 4-Managed and Measurable, proses terawasi dan terukur.

6. 5-Optimized, best practice telah diterapkan dalam proses pengelolaan.

Proses-proses TI yang ada dievaluasi dengan menggunakan model kematangan

kemudian dibandingkan dengan sasaran tingkat kematangan yang disimpulkan

dari visi, misi, strategi dan kebijakan perusahaan, target penerapan sistem

informasi dan hasil wawancara dengan beberapa personil utama di Unit TI PT.

Surveyor Indonesia. Berdasarkan visi, tantangan masa depan, target penerapan

sistem informasi, dan tingginya ekspektasi manajemen PT. Surveyor Indonesia

terhadap proses TI COBIT, maka dapat disimpulkan bahwa untuk dapat

mendukung pencapaian tujuan PT. Surveyor Indonesia setidaknya tingkat

kematangan yang dilakukan harus ada pada tingkat 4 (Managed and Measurable).

Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Teknologi Informasi, Staf

Bagian Infrastruktur dan Hardware, dan Staf Bagian Pengembangan Sistem dan

Perangkat Lunak PT. Surveyor Indonesia, didapatkan jawaban dan pernyataan-

pernyataan yang menggambarkan tingkat kematangan dari setiap proses TI.

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan saat melakukan wawancara pengukuran

tingkat kematangan dapat dilihat pada Lampiran C. Pertanyaan-pertanyaan

tersebut didasarkan pada pernyataan-pernyataan dalam matriks atribut

kematangan yang terdapat pada implementasi tata kelola TI di Lampiran D untuk

mendapatkan tingkat kematangan untuk setiap proses. Tingkat kematangan yang

telah teridentifikasi berkisar pada tingkat kematangan 1 (Initial/Ad Hoc) hingga 4

(Managed and Measurable). Hasil penilaian tingkat kematangan tersebut

disajikan pada Tabel III.9 berikut ini.

44

Tabel III.9 Hasil penilaian tingkat kematangan

Proses TI Tingkat

Kematangan

Delivery & Support

DS1 Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan 4

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga 4

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas 3

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan 2

DS5 Memastikan keamanan sistem 3

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi biaya 3

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 4


pengguna

2

DS9 Mengelola konfigurasi 2

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden 3

DS11 Mengelola data 2

DS12 Mengelola fasilitas 3

DS13 Mengelola operasi 1

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses 4

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal 1

M3 Memperoleh jaminan independen 1

M4 Melakukan audit independen 1

Berdasarkan hasil wawancara dan hasil temuan yang berupa pendapat / opini dari

para responden didapatkan hasil pengukuran tingkat kematangan kematangan

yang ditunjukkan pada Tabel III.10 sampai III.26 berikut ini.

45

Tabel III.10 Hasil temuan dari wawancara untuk proses DS1

Proses TI Tingkat Kematangan

DS1- Mendefinisikan dan mengelola

tingkat layanan

4- Managed and Measurable

Hasil Temuan

• Tingkat layanan didefinisikan oleh unit TI dengan tetap mengakomodasi

kebutuhan user.

• Tingkat layanan dikelola dan didokumentasikan melalui sebuah sistem

pelaporan untuk penanganan permasalahan.

• Dukungan terhadap ketersediaan layanan belum menyeluruh, terutama dari

SBU, namun dari sisi direksi sudah cukup baik.

• Service Level Agreement (SLA) bersifat informal dan disesuaikan dengan

kebutuhan.



DS2- Mengelola layanan pihak ketiga 4- Managed and Measurable

Hasil Temuan

• Layanan pihak ketiga (outsourcing) dibatasi sesuai dengan kebutuhan,

umumnya untuk proses development dan maintenance perangkat lunak yang

bersifat spesifik.

• Pemilihan penyedia jasa/vendor dilakukan melalui seleksi daftar rekanan.

• Pengawasan terhadap proses outsourcing dan kualitas layanan yang diberikan

dilakukan sesuai aturan yang berlaku.

• Aspek legalitas dan finansial layanan outsourcing ditangani oleh Divisi

Manajemen Fasilitas (DMF).



DS3- Mengelola kinerja dan kapasitas 3- Defined Process

46

Hasil Temuan

• Pengelolaan kinerja dan kapasitas layanan dikelola melalui KPI dalam sistem

pelaporan dalam format BSC.

• Ketersediaan layanan TI menjadi sebuah kebutuhan vital bagi perusahaan

namun proses pengelolaan kinerjanya tidak mendapat perhatian khusus.

• Penanganan permasalahan dilakukan melalui prosedur umum melalui telepon

yang diterima oleh helpdesk, lalu ditangani oleh pihak technical support

apabila diperlukan.

• Kinerja dan kapasitas layanan didokumentasikan melalui laporan ke pihak

direksi berdasarkan jumlah permasalahan yang ditangani.



DS4- Memastikan layanan yang

berkelanjutan

2-Repeatable

Hasil Temuan

• Analisis resiko TI belum diterapkan secara keseluruhan dalam pengelolaan

layanan dan sumberdaya TI, hanya terbatas dalam hal proses layanan

outsourcing.

• Kesinambungan layanan TI telah menjadi kebutuhan dan menjadi perhatian

khusus dari seluruh unit fungsional.



DS5- Memastikan keamanan sistem 3- Defined Process

Hasil Temuan

• Keamanan sistem difokuskan pada server dan data recovery.

• Proteksi data dilakukan untuk unit-unit fungsional tertentu.

• Keamanan sistem dilakukan pada level aplikasi dan basis data, misalnya

dengan menggunakan pembatasan hak akses berdasarkan admin dan guest,

47

firewall untuk e-mail dan password untuk aplikasi tertentu.

• Keamanan sistem secara fisik dilakukan melalui pembatasan akses ke ruang

server.



DS6- Melakukan identifikasi dan

alokasi biaya

3- Defined Process

Hasil Temuan

• Identifikasi dan alokasi biaya dilakukan untuk menjaga ketersediaan layanan

yang memerlukan fasilitas tertentu seperti fasilitas back-up data untuk disaster

recovery planning.

• Identifikasi dan alokasi biaya dilakukan oleh unit TI dan disesuaikan dengan

life cycle perangkat yang digunakan.

• Terdapat anggaran khusus untuk mengadakan pelatihan dalam rangka

peningkatan kompetensi.



DS7- Mendidik dan melatih pengguna 4- Managed and Measurable

Hasil Temuan

• Pelatihan dilakukan untuk aplikasi-aplikasi baru dalam bentuk job-on-

training.

• Pendidikan dan pelatihan untuk hal-hal yang bersifat rutin dapat dilakukan

dengan menggunakan media tertentu seperti e-mail.

• Pelatihan-pelatihan tertentu dapat melibatkan pihak ketiga (outsourcing).

• Pelatihan untuk peningkatan kompetensi dapat dilakukan secara individu/unit

kerja.

48



DS8- Mendampingi dan memberikan

saran kepada pengguna

2-Repeatable

Hasil Temuan

• Helpdesk berperan sebagai fasilitator utama dalam memberikan bantuan dan

saran pada user.

• Pengadaan fasilitas tambahan seperti user guide / user manual telah

dilakukan.



DS9- Mengelola konfigurasi 2-Repeatable

Hasil Temuan

• Unit TI dan Divisi Manajemen Fasilitas bekerjasama dalam melakukan

inventarisasi dan konfigurasi komponen TI.

• Pengelolaan konfigurasi komponen TI dilakukan oleh unit TI terutama dalam

hal konfigurasi jaringan.

• Dokumentasi baru dilakukan untuk pendataan dan penghitungan komponen

TI, namun belum untuk konfigurasi komponen tersebut.



DS10- Mengelola permasalahan dan

insiden

3- Defined Process

Hasil Temuan

• Penanganan permasalahan didasarkan pada pengalaman pribadi pihak teknisi.

• Dokumentasi atas penanganan permasalahan dan insiden hanya dilakukan

dalam bentuk laporan dan berita acara.

49



DS11- Mengelola data 2-Repeatable

Hasil Temuan

• Pengelolaan data perusahaan difokuskan pada unit-unit fungsional tertentu.

• Sinkronisasi data untuk menuju integritas telah dicoba diterapkan, namun

belum sepenuhnya berjalan.

• Sebagian proses pengelolaan data yang berhubungan dengan akurasi dan

validitas data melibatkan user dari masing-masing unit fungsional.



DS12- Mengelola fasilitas 3- Defined Process

Hasil Temuan

• Pengawasan fasilitas TI dilakukan oleh Divisi Manajemen Fasilitas

bekerjasama dengan unit TI.

• Pengelolaan fasilitas difokuskan pada alokasi anggaran dan biaya untuk

pengadaan dan perawatan fasilitas tersebut.

• Keamanan untuk fasilitas-fasilitas TI tertentu dilakukan dengan pembatasan

akses penggunaan fasilitas tersebut.



DS13- Mengelola operasi 1- Initial/Ad Hoc

Hasil Temuan

• Pengelolaan operasional dilakukan oleh personil-personil TI yang ditempatkan

di masing-masing unit fungsional.

• Preventive maintenance dan network service management dilakukan secara

ad-hoc atau tentatif.

50

Tabel III.23 Hasil temuan dari wawancara untuk proses M1


M1- Melakukan pengawasan proses 4- Managed and Measurable

Hasil Temuan

• Pengawasan dilakukan untuk target penyelesaian pengembangan sistem, mulai

dari tahap perencanaan hingga implementasi, terutama yang melibatkan pihak

ketiga.

• Pengawasan kinerja TI dilakukan dengan pelaporan ke pihak direksi dalam

bentuk KPI.

• Pengawasan secara keseluruhan dilakukan oleh pihak Divisi Manajemen

Strategi, sedangkan untuk prosedur dan sistem dilakukan oleh Sekertaris

Perusahaan.



M2- Menilai ketersediaan kontrol

internal

1- Initial/Ad Hoc

Hasil Temuan

• Penilaian terhadap ketersediaan kontrol internal masih dirasa kurang perlu dan

hanya dilakukan oleh internal unit TI.

• Sebagian penilaian kontrol internal dilakukan untuk proses yang terkait

dengan infrastruktur dan jaringan.



M3- Memperoleh jaminan independen 1- Initial/Ad Hoc

Hasil Temuan

• Jaminan diperlukan terutama dari pihak direksi khususnya bagi hal-hal yang

terkait dengan anggaran.

• Sebagian reponden menyatakan tidak perlu karena jaminan independen hanya

diperlukan oleh perusahaan yang menggunakan TI sebagai core business nya.

51



M4- Melakukan audit independen 1- Initial/Ad Hoc

Hasil Temuan

• Audit untuk sistem akuntansi perusahaan pernah dilakukan oleh pihak Bank

Indonesia.

• Audit TI diharapkan dapat dimulai dari internal Unit TI kemudian dilanjutkan

oleh pihak internal perusahaan (Satuan Pengawas Internal), kemudian

dilanjutkan oleh pihak luar.

• Audit yang dilakukan oleh SPI masih dalam tahap rekomendasi.

Perbedaan (gap) antara kondisi tingkat kematangan proses-proses TI yang

berjalan pada PT. Surveyor Indonesia saat ini dan kondisi target tingkat

kematangan proses TI yang diharapkan akan memerlukan sebuah proses

penyetaraan untuk untuk menutup gap yang terjadi dari tingkat kematangan proses

saat ini (current maturity level) dengan kondisi ideal tingkat kematangan proses

yang diinginkan (target maturity level). Hasil analisis perbedaan tingkat

kematangan menunjukkan adanya gap pada 13 proses TI pada PT. Surveyor

Indonesia, yang berupa 10 gap dalam domain DS (DS3, DS4, DS5, DS6, DS8,

DS9, DS10, DS11, DS12,DS13) dan 3 gap dalam domain M (M2, M3, M4).

Perbedaan tingkat kematangan tersebut ditunjukkan pada Tabel III.27 berikut ini.

Tabel III.27 Perbedaan tingkat kematangan proses TI

Status Proses TI

Saat ini Target

Delivery & Support


layanan

4 4

DS2 Mengelola layanan pihak ketiga 4 4

DS3 Mengelola kinerja dan kapasitas 3 4

DS4 Memastikan layanan yang berkelanjutan 2 4

52

DS5 Memastikan keamanan sistem 3 4

DS6 Melakukan identifikasi dan alokasi biaya 3 4

DS7 Mendidik dan melatih pengguna 4 4

DS8 Mendampingi dan memberikan saran

kepada pengguna

2 4

DS9 Mengelola konfigurasi 2 4

DS10 Mengelola permasalahan dan insiden 3 4

DS11 Mengelola data 2 4

DS12 Mengelola fasilitas 3 4

DS13 Mengelola operasi 1 4

Monitoring

M1 Melakukan pengawasan proses 4 4

M2 Menilai ketersediaan kontrol internal 1 4

M3 Memperoleh jaminan independen 1 4

M4 Melakukan audit independen 1 4

Tampilan grafik untuk perbedaan tingkat kematangan proses TI PT. Surveyor

Indonesia ditunjukkan pada Gambar III.5 berikut ini.

Gambar III.5 Tampilan grafik perbedaan tingkat kematangan proses TI

0

1

2

3

4DS1

DS2

DS3

DS4

DS5

DS6

DS7

DS8DS9DS10

DS11

DS12

DS13

M1

M2

M3

M4

Saat ini

Target

Keterangan :

53

Tampilan grafik untuk perbedaan tingkat kematangan proses di domain Delivery

& Support ditunjukkan pada Gambar III.6 berikut ini.

0 1 2 3 4 5

DS1

DS2

DS3

DS4

DS5

DS6

DS7

DS8

DS9

DS10

DS11

DS12

DS13

Pro

ses

Tingkat Kematangan

Ekspekstasi target

Status saat ini

Gambar III.6 Tampilan grafik perbedaan tingkat kematangan proses TI pada

domain Delivery & Support

Tampilan grafik untuk perbedaan tingkat kematangan proses di domain

Monitoring ditunjukkan pada Gambar III.7 berikut ini.

0 1 2 3 4 5

M1

M2

M3

M4

Pro

ses

Tingkat Kematangan

Ekspekstasi target

Status saat ini

Gambar III.7 Tampilan grafik perbedaan tingkat kematangan proses TI pada

domain Monitoring

54

Berdasarkan perbedaan (gap) tingkat kematangan proses-proses TI COBIT

domain DS dan M yang diperlihatkan dalam grafik di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa sebagian besar tingkat kematangan proses saat ini belum

mencapai target / kondisi ideal yang diharapkan. Untuk dapat mencapai target

yang diharapkan maka dibutuhkan tahapan-tahapam penyetaraan yang dilakukan

melalui pemberian rekomendasi pada setiap proses yang memiliki gap tingkat

kematangan.

Bab III Kondisi Teknologi Informasi PT. Surveyor · PDF fileJasa konsultasi pertambangan...

Documents

Transcript of Bab III Kondisi Teknologi Informasi PT. Surveyor · PDF fileJasa konsultasi pertambangan...