BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Perkembangan industry otomotif di Indonesia di dorong oleh kebijakan

Pemerintah yang mengatur sector tersebut,kemajuan teknologi dan situasi ekonomi

pada tahun 1969. Pada tahun 1969 kementrian Perindustrian perdagangan

mengeluarkan peraturan bersama tentang impor kendaraan bermotor ,baik dalam

keadaan utuh (completely-built up) ataupun terurai (completely-knock down ), serta

tentang industry perakitan dan keagenan. Pada saat itu muali brmunculan industry

perakitan serta industry-industri pendukung, seperti suku cadang, pengecatan baterai

(Accu). Industri local sudah sanggup memproduksi jigs dan fixtures, serta melakukan

proses pengecatan, las, trimming, dan metal finishing.

Pada tahun 1970, ketika itu Pemerintah Indonesia mengeluarkan beberapa

kebijakan untuk mendukung industry otomotif di Indonesia seperti SK Mentri

Perindustrian No.307/M/SK/8/76, SK menti Perindustrian No.231/M/SK/11/78 dan

SK Mentri perindustrian No.168/M/MSK/9/79. Selain itu Pemerintah juga

mengeluarkan serarntgkain peraturan yang dikenal dengan sebutan proram

penanggalan. Kebijakan ini memerapkan bea masuk yang tinggi terhadap kendaraan-

kendaraan yang tidak menggunakan stamping parts yang di produksi dalam negeri.

Pada masa itu pemerintah lebih memfokuskan pada kendaraan-kendaraan minibus

dan komersial salah satunya dengan pemberian keringanan pajak dan memberikan

pajak yang tinggi terhadap kendaraan – kendaraan seperti sedan. Memasuki era 1980

23

24

perkembangan industri otomotif mengalami pasang surut karena dikarenakan

beberapa kendala seperti adanya devaluasi Rupiah pada tahun 1983 (27,5%) dan

pada tahun 1986 (31,0%). Selain itu juga ditambah dengan adanya kebijakan uang

ketat pada tahun 1987. Penjualan kendaraan bermotor pada akhir tahun 1981 berada

di kisaran 208.000 unit, menurun antara 150.000 dan 170.000 unit pada tahun-tahun

berikutnya.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Pada era 1990-an Pemerintah mengganti Program Penanggalan Komponen

dengan Program Insentif yang dikenal dengan Paket Kebijakan Otomotif

1993.Seiring dengan perkembangan industri otomotif di Indonesia tersebut maka

tanggal 09 Maret tahun 1995 didirikan Asama Indonesia yang merupakan salah satu

industry pengecoran logam di Indonesia dan merupakan anak perusahaan dari Asama

Giken Co.,Ltd Jepang yang mulai beroperasi pada tanggal 10 Juni 1996 dengan

tujuan perusahaan yaitu untuk melakukan lokalisasi sebagian dari pengecoran logam

untuk mendukung industri otomotif di Indonesia. Perusahaan ini berbentuk Perseroan

Terbatas dengan Surat Izin Pendirian Usaha (SIUP) No.109/T/lIndustri/1998 tanggal

23 Februari 1998 dengan luas tanah sebesar 67.625m2 dan luas bangunan sebesar

34.084m2. Kepemilikan Asama Indonesia dibagi menjadi tiga yaitu, Asama Giken

Co.,Ltd Sebesar 70%, PT. Prospect Motor 28% dan Mr. Handi Widodo sebesar 2%.

Namun dalam pertumbuhannya, Asama Indonesia tidak hanya memproduksi

produk untuk industri otomotif tetapi juga untuk semua industri yang membutuhkan

komponen pengecoran logam. Pangsa pasar Asama Indonesia tidak hanya

untukwilayah domestic, tetapi juga untuk pasar global salah satunya adalah Musashi

Auto Parts Co.,Ltd., Thailand. Dalam usaha bisnisnya Asama Indonesia selalu

25

memperbaiki teknologi dan memperkuat sistem manajemen melalui penerapan ISO

9001 sejak tahun 2001 dan ISO TS 16949 sejak tahun 2005 untik kualitas dan ISO

14000 sejak tahun 2004 untuk lingkungan, SMK 3 sejak 2015 untuk kesehatan dan

keselamatan kerja dan Asama Indonesia selalu memotivasi karyawannya untuk

bekerja dengan hati-hati dan selalu memperhatikan kepuasan pelanggan dan menjadi

prioritas dan menantang setiap klaim dari pelanggan untuk memperbaiki sistem

manajemen mutu dan meningkatkan kualitas produk, dan percaya bahwa Asama

Indonesia berada pada jalur yang benar untuk memuaskan kebutuhan pelanggan.

Tujuan perusahaan dapat tercapai karena hasil dari kontribusi dan kerja keras

dari seluruh karyawan dan manajemen Asama Indonesia yang memiliki visi

bagaimana menjadi “Become Costumer’s Treasure” di masa depan dengan selalu

menjaga kondisi terbaik dalam kualitas, biaya, dan pengiriman menuju layanan

pelanggan yang prima bagi semua pelanggan Asama Indonesia. Di masa depan

Asama Indonesia ingin membangun lini produksi terpadu dari pengecoran logam

hingga permesinan dan perakitan dengan yang lain dan menjadi salah satu bagian

yang memiliki nilai tambah dan teknologi tinggi sehingga menjadi salah satu pemain

global terkuat di pasar internasional terutama di industry pengecoran logam.

3.1.2 Visi dan Misi PT. Asama Indonesia Manufacturing

Seiring dengan meningkatnyapertumbuhan industri otomotif di Indonesia

yang semakin berkembang maka PT. Asama Indonesia Manufacturing mempunyai

falsafah yang berisi ketulusan, kecerdasan dan keselarasan. Sesuai dengan falsafah

PT. Asama Indonesia Manufacturing dan sebagai perusahaanyang dibangun dengan

aspirasi untuk mewujudkan mimpi banyak orang.

26

PT. Asama Indonesia Manufacturing menetapkan visi yaitu “ Become Costumer’s

Treasure” :

a. Company that’s well recognized

b. Functional device maker who can give good suggestions

c. Become well-known foundry like a theme park

Dalam rangka mewujudkan visi tersebut maka telah ditetapkan misi PT. Asama

Indonesia Manufacturing sebagai berikut :

a. Menjadi perusahaan yang dipercaya pelanggan

b. Menantang target tanpa kenal takut

c. Menggapai kualitas taraf dunia

d. Berkembang bersama lingkungan sekitar

e. Menghargai cita-cita, semangat muda dan mitra kerja

Untuk mencapai visi, misi dan sasaran strategi perusahaan PT. Asama Indonesia

Manufacturing menetapkan lima nilai perusahaan (corporate values) sebagai

landasan dalam beraktifitas yang dianut oleh seluruh karyawan, lima nilai perusahaan

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Profesionalism

a. Karyawan AIM berkomitmen untuk menerapkan standar profesionalisme

tertinggi melalui upaya mengejar inovasi, menata imajinasi, terbuka terhadap

gagasan baru, bertindak dengan perhitungan matang, dan konsisten.

b. Sebagai karyawan yang memegang prinsip profesionalisme, Karyawan AIM

akan meningkatkan tanggung jawab pribadi, terbuka terhadap perubahan dan

27

perbaikan, serta terus belajar demi mencapai taraf kompetensi dan keahlian

seiring dengan kebutuhan dalam perkembangan AIM.

c. Karyawan AIM dituntut untuk kompeten dalam bidang kerjanya, dengan

terus meningkatkan kapasitas mental, untuk mengambil keputusan yang dapat

dipertanggungjawabkan.

d. Karyawan AIM dituntut untuk memiliki pengetahuan terkini, serta memiliki

pengetahuan untuk mengolah informasi sesuai dengan tuntutan tugas dan

pekerjaannya.

2. Integrity

a. Integrity adalah kesetaraan pemikiran, perkataan, dan tindakan secara

konsisten oleh sekumpulan nilai yang sama.

b. Perilaku yang tercakup dalam konsep integritas ini antara lain, jujur, tulus,

dapat dipercaya, dapat diandalkan, tepat waktu, etis dana adil. Memahami diri

sendiri akan menambah integritas seseorang

3. Teamwork

a. Sikap dalam berinteraksi atau berhubungan social yang efektif antar individu,

individu dan kelompok kerja di lingkungan AIM yang secara bersama-sama

melaksanakan kegiatann untuk mewujudkan tujuan perusahaan.

b. Sikap kerjasama ini diwujudkan dalam kemauan saling berbagi dan kemauan

saling mendukung sesame Karyawan AIM.

c. Karyawan AIM menyadari bahwa terdapat banyak tuntutan tugas dan

pekerjaan, dimana semangat kerjasama akan menghasilkan prestasi yang

lebih baik, sekaligus kemungkinan solusi permasalahan, dibandingkan jika

bekerja sendiri.

28

4. Excellence

a. Semangat untuk memberikan yang terbaik harus menjadi bagian dari seluruh

Karyawan AIM dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

b. Menerapkan semangat meningkatkan kualitas pada semua dimensi pekerjaan,

diyakini dapat mempercepat pencapaian tugas pokok, sasaran, tujuan, misi,

dan visi yang diemban masing-masing Karyawan AIM.

c. Proses untuk mencapai hasil terbaik melampaui ekspetasi normal adalah

proses yang tidak akan berakhir. Keunggulan, kecemerlangan, dan

kesempurnaan tercipta dari hal-hal kecil, namun sebenarnya semua itu

bukanlah hal-hal kecil.

5. Respect

a. Karyawan AIM memiliki komitmen untuk memperlakukan orang lain dengan

penuh rasa hormat yang dilandasi oleh kepercayaandan harga diri. Segala hal

yang dikerjakan oleh Karyawan AIM senantiasa harus saling menghargai dan

saling menghormati dalam menyikapi ide dan saran sesame Karyawan AIM.

b. Komitmen saling menghargai dan menghormati ini menyangkut aspek

menghargai dan menghormati keberagaman, individualitas, perbedaan

professional dan personal, asset-aset AIM, serta perasaan ikut memiliki

perangkat kerja yang dipercayakan kepada masing-masing Karyawan AIM.

3.1.3 Struktur Organisasi PT.Asama Indonesia Manufacturing

Struktur Organisasi Umum PT.Asama Indonesia Manufacturing meliputi unit

Pimpinan, unit pengawasan, unit administrasi, unit pelaksanaan dan unit produksi,

Untuk dapat mengetahui bagaimana bentuk dan susunan dari struktur organisasi

PT.Asama Indonesia Manufacturing, dapat kita lihat pada gambar brikut:

29

Sumber PT.AIM (2018)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi PT.Asama Indonesia Manufacturing

30

3.1.4 Struktur Organisasi Divisi General Affair

Dalam Kuliah Kerja Praktik ini penulis Ditempatkan di bagian General

Affair tepetnya di bagian pay roll dan absensi karyawan. Berikut ini adalah struktur

organisasi Divisi General Affair pada PT.Asama Indonesia Manufacturing:

Sumber PT.AIM (2018)

Gambar III.2.

Struktur Organisasi PGA Departemen

31

3.1.5 Uraian Fungsi dan Tugas PT.Asama Indonesia Manufacturing

Jajaran manajemen berperan sebagai model dalam melaksanakan etika yang

tinggi untuk menumbuhkan budaya perusahaan yang beretika. Jajaran manajemen

berkewajiban menumbuhkan budaya organisasi yang menempatkan kode etik Asama

dalam prakteknya. Dalam kasus pelanggaran ditemukan, Jajaran manajemen wajib

merespons dengan tepat dengan mengambil tindakan yang di perlukan. Manajemen

menyediakan Media helpline untuk konsultasi dan pelaporan pelanggaran kode etik

yang terjadi.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing unsur yang berada di

pusat adalah sebagai berikut:

1. Presiden Direktur

Tugas Direktur utama adalah melakukan koordinasi dan pengendalian segala

bentuk kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan

kesekretariatan. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan

peralatan perlengkapan perusahaan. Membuat rencana untuk mengembangkan

sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

Memimpin seluruh dewan atau komite eksekitif. Bertindak sebagai perwakilan

organisasi dalam hubungannya dengan pihak luar, seperti perusahaan lain,

pemerintah, dan masyarakat, Direktur Utama bertangggung jawanb penuh atas

efektivitas rancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan dari pengendalian intern

perusahaan. Serta berkewajiban menetapkan kebijakan, arahan dan melakukan

tindakan-tindakan yang dapt menjamin bahwa seluruh aktivitas pengendalian

intern telah berjalan dengan baik

32

2. Vice Presiden Direktur

Tugas pokok Vice Presiden Direktur adalah melaksanakan sebagian tugas pokok

Presiden Direktur. Vice Presiden Direktur Bertanggung jawab kepada Presiden

Direktur. Wewenang dan tanggung jawab Vice Presiden Direktur Adalah

memimpin Direktorat dibawahnya, pengmbangan, pelaksanaan dan Pengendalian

untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Berwenang untuk menetapkan

kebijaksanaan yang hendak di berikan pada langganan, menetapkan harga jual

dan system penjualan, serta alat promosi. Berwenang untuk memutuskan

bagaimana membantu mitrabisnis dalam mengelola system inormasi.

3. Direktur

Direktur bertugas menentukan dan menetapkan prosedur kegiatan perusahaan

pada masing-masing manajer untuk mencapai sasaran yang diinginkan

perusahaan. Melakukan pengawasan, kontroling dan mengkoordinir kegiatan-

kegiatan dari manajer secara berkala dan pertanggungjawabannya. Mengadakan

pengangkatan, pemberhentian atau mutasi (pemindahan) karyawan beserta

gajinya. Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur

tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan anggaran

dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007

Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan

pertanggungjawabannya secara perdata.

4. Divisi Quality Assurance, System & New Model

Bertanggung jawab atas jaminan kualitas seluruh bahan dan alat yang dipakai

untuk menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan pelanggaran,

memastikan pemantauan dari pengukuran kinerja system mutu,

33

mengeluarkan sertifikat analisa yang membuktikan bahwa produk yang

dihasilkan dapat dipasarkan serta menjalankan proses system registrasi produk ke

Negara lain keperluan ekspor dan proses pre-kualifikasi.

5. Departemen Quality Assurance

Bertanggung jawab atas jaminan kualitas seluruh bahan dan alat yang dipakai

untuk menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan pelanggaran,

memastikan pemantauan dari pengukuran kinerja sistem mutu, mengeluarkan

sertifikat analisa yang membuktikan bahwa produk yang dihasilkan dapat

dipasarkan serta menjalankan proses sistem registrasi produk ke Negara lain

keperluan ekspor dan proses pre-kualifikasi.

6. Departemen Quality system & New Model

Bertanggung jawab atas pengembangan produk dan pelaksanaan pengujian

kualitas system, serta menjamin bahwa uji telah dilaksanakan sesuai dengan

metoda uji dan prosedur yang berlaku.

7. Divisi Administrasi

Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi dan bertanggung jawab mengenai

baik buruknya administrasi yang dijalankan oleh perusahaan.

8. Departemen PGA

Departemen PGA bertugas dalam perorganisasian, perencanaan program &

pengendalian pada Unit Personalia. Menindaklanjuti segala proses administrasi

pada seluruh kegiatan Personalia. Melakukan proses & prosedur rekrutmen yang

mencakup : searching, interview, test and selection.

Remuneration Management yakni terkait dengan struktur dan skala gaji, basic

salary, allowance, incentive & overtime.

34

Menangani seluruh perizinan ketenagakerjaan. Menyediakan sistem penyediaan

data karyawan, surat-surat dan form administrasi kegiatan personalia, serta

memastikan sistem dokumentasinya berjalan efektif. Menangani system penilaian

kinerja pegawai/karyawan. Menangani karyawan tetap, kontrak & harian serta

PKL. Bertanggung jawab dalam melaksanakan pengadaan, pemeliharaan,

pengembangan, mutasi, promosi, demosi dan separasi sumberdaya manusia serta

mengadakan pelatihan dan peningkatan pengetahuan karyawan.

9. Departemen Finance & Accounting

Bertugas mengkoordinasi perencanaan anggaran. Mengembangkan format-

format pengajuan dan pertanggungjawaban keuangan. Melakukan rekonsialisi

keuangan. Mengkoordinasi pelaksanaan audit. Melakukan sistem pencatatan

keuangan. Membuat laporan secara periodik berdasarkan pertanggungjawaban

masing-masing bidang kerja. Mengawasi pelaksanaan dan proses gaji karyawan,

piutang produk perusahaan dan mengatur cash flow perusahaan agar likuiditas

perusahaan tidak terganggu, serta mengelola pajak perusahaan sebagai wajib

pajak yang patuh. Bertanggung jawab dalam mengkoordinir penyusunan Rencana

Kerja dan Anggaran Perusahaan serta realisasi pelaksanaannya dalam bentuk

Laporan Manajemen dan Laporan Keuangan sesuai peraturan dan standar yang

berlaku.

10. Depertemen Purchasing

Bertugas dan bertanggung jawab untuk mencari dan menganalisa calon supplier

yang sesuai dengan material yang dibutuhkan. Melakukan negosiasi harga sesuai

standar kualitas material dan memastikan tanggal pengiriman material.

Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan konsumen.

35

Berkoordinasi dengan bagian gudang tentang jadwal dan jumlah material yang

akan di order. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang. Melakukan

pengolahan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan

terkontrol. Melakukan pemilihan atau seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria

perusahaan.

11. Departemen Material & Sparepart

Bertugas dan bertanggung jawab atas perencanaan pengadaan barang dan

distribusinya. Mengawasi dan mengontrol operasional gudang. Mengawasi dan

mengontrol semua barang yang masuk dan keluar sesuai SOP. Melakukan

pengecekan pada barang yang diterima sesuai SOP. Memastikan ketersediaan

barang sesuai dengan kebutuhan. Melaporkan semua transaksi keluar masuk

barang dari dank e gudang.

12. Departemen Sales

Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengkoordinir penjualan agar memenuhi

target, menyusun rencana penjualan, mengikuti dan menganalisa perkembangan

pasar. Menganalisa laporan penjualan dan mengadakan evaluasi. Memberikan

saran dalam rangka peningkatan penjualan.

13. Departemen PPSC

Tugas dari PPSC adalah menyediakan pemesanan dari bagian sales dan

menyusun rencana produksi sesuai dengan pesanan. Menyusun rencana

pengadaan bahanyang didasarkan atas forecast dari sales melalui pemantauan

kondisi stock barang yang akan diproduksi. Melakukan monitoring pada bagian

inventory pada proses produksi, penyimpanan barang digudang maupun yang

akan didatangkan pada perusahaan sehingga saat proses produksi yang

membutuhkan bahan dasar bias berjalan dengan lancer dan seimbang.

36

Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah

produksi yang tepat sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada

konsumen bias dilakukan secara optimal dan cepat. Menjaga keseimbangan

penggunaan mesin perusahaan sehingga tidak ada mesin produksi yang overload

atau malah jarang digunakan oleh perusahaan produksi.

14. Divisi Production & Technical

Bertugas membuat perencanaan dan jadwal proses produksi, mengawasi proses

produksi agar kualitas, kuantitas dan waktunya sesuai dengan perencanaan yang

sudah dibuat. Berinovasi dalam pengerjaan produksi dan memberikan masukan

pada perusahaan yang berkaitan dengan produksi. Bertanggung jawab

mengendalikan persediaan agar tidak terjadi stock out atau over stock dan

distribusi. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan validasi, kalibrasi alat serta

pemeliharaan instalasi dan perbaikan peralatan dan utilitas produksi, pengujian

mutu dan penunjangnya dengan memperhatikan aspek lingkungan dan K3

(Keselamatan dan Kesehatan Kerja), memastiakan pemantauan dan pengukuran

kinerja lingkungan, merencanakan perbaikan kinerja alat untuk memenuhi

peraturan perundang-undangan. Bertanggung jawab atas perencanaan,

pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan atas pelaksanaan produksi serta

bertanggung jawab atas tersedianya mesin, peralatan dan kebutuhan listrik demi

kelancaran produksi dan mengkoordinasikan tugas-tugas dibagian perawatan

mesin dan kelistrikan.

37

15. Departemen Casting

Bertugas dan bertanggung jawab atas jalannya operasional pengecoran dalam

produksi.

16. Departemen Finishing

Bertugas untuk mengawasi semua hasil produksi, mengatur flow dari bahan

mentah (produksi) sampai menjadi barang jadi. Membuat estimasi jenis dan

bahan baku. Memacu produktifitas karyawan. Bertanggung jawab atas kualitas

proses dan kualitas produk dibagian finishing.

17. Departemen Machining

Bertanggung jawab atas perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, dan

pengawasan atas pelaksanaan kegiatan maintenance dan repair mesin dan

peralatan mekanik prodksi.

18. Departemen Maintenance

Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan validasi, merencanakan perbaikan

kinerja alat untuk memenuhi peraturan perundang-undangan.

19. Departemen Safety

Bertanggung jawab terhadap K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) memastikan

pemantauan dan pengukuran kinerja lingkungan.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem pengajuan cuti karyawan pada PT.Asama Indonesia

Manufacturing adalah sebagai berikut :

38

a. Prosedur Pengajuan Pengambilan Lembar Cuti Karyawan

Setiap karyawan yang akan mengajukan cuti harus mengisi daftar pengajuan

pengambilan Lembar Permohonan Cuti di bagian PGA dengan mengisi

tanggal, nama, departemen, dan jenis cuti yang akan di ambil.

b. Pengambilan Lembar Permohonan Cuti

Karyawan mengambil Lembar Permohonan cuti yang telah disiapkan bagian

PGA sehari setelah mengisi daftar pengajuan pengambilan Lembar

Permohonan Cuti

c. Pengisian Lembar Permohonan Cuti

Karyawan mengisi Lembar Permohonan Cuti sesuai tanggal cuti yang akan di

ambil, dan menyerakan Lembar Permohonan Cuti ke atasan masing-masing

departemen.

d. Pengesahan Lembar Permohonan Cuti

Karyawan menyerahkan formulir cuti kepada atasan masing-masing untuk

mendapat persetujuan di mulai dari Foreman,Chief, Asisten Manager dan

Manager sesuai depertemen masing-masing.

e. Penyerahan Lembar Permohonan Cuti ke Bagian PGA

Karyawan menyerahkan kembali formulir cuti yang telah mendapatkan

persetujuan dari atasan masing-masing ke bagian PGA minimal Tiga hari

sebelum tanggal cuti.

f. Input Data Cuti Karyawan

Bagian PGA menginput Lembar Permohnan Cuti Karyawan yang telah di

tandatangani oleh pimpinan karyawan.

39

3.3. Activity Diagram

Untuk menganalisa sistem yang berjalan saat ini PT.Asama Indonesia

Manufacturing, seperti prosedur pengajuan cuti, pengajuan klaim dan pengolaan data

pegawai, maka penulis menggambarkan Activity Diagram seperti berikut:

Gambar III.3.

Activity Diagram Pengajuan Cuti

40

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dalam bentuk Dokuman masukan akan dijelaskan mengenai berkas-berkas

yang merupakan hasil masukan hasil dari system yang telah ada dari sumber tertentu

ke tujuan tertentu juga. Dokumen Masukan tersebut sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Daftar Pengambilan Lembar Cuti Karyawan

Fungsi : Sebagai List pengambilan lembar cuti

Sumber : Karyawan

Tujuan : PGA

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap ada karyawan yang mengajukan

Bentuk : Lampiran

2. Nama Dokumen : Lembar Pengajuan Cuti Karyawan

Fungsi : Sebagai lembar pengajuan cuti kepada atasan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Atasan Departemen

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Bentuk : Lampiran A1

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dalam Dokumen Keluaran akan dijelaskan mengenai berkas-berkas yang

merupakan hasil dari system yang telah ada dari sumber tertentu ke tujuan tertentu

juga. Dokumen Keluaran tersebut sebagai berikut :

41

1. Nama Dokumen : Form Absensi Karyawan tidak Masuk kerja

Fungsi : Untuk mengecek apakah sakit,izin,alfa atau cuti

Sumber : Personalia

Tujuan : Payroll

Media : Kertas

Jumlah : lebih dari 1 (satu) lembar

Bentuk : Lampiran D4

2. Nama Dokumen : Form Absensi Karyawan Masuk kerja

Fungsi : List up jumlah karyawan sakit,izin,alfa atau cuti

Sumber : Personalia

Tujuan : Payroll

Media : Kertas

Jumlah : lebih dari 1 (satu) lembar

Bentuk : Lampiran D4

3.6. Permasalahan Pokok

Setiap bidang usaha di dalam menjalankan kegiatannya seringkali

menghadapi masalah. Dan itu menjadi penghambat jalannya kegiatan, keberhasilan

dan tujuan yang ditetapkan perusahaan. Permasalahan di PT.Asama Indonesia

Manufacturing adalah :

1. Penyimpanan dokumen yang banyak mengakibatkan tumpukan berkas,

sehingga menyulitkan pada saat dibutuhkan. Memungkinkan tercecer, terselip

atau bahkan hilang.

42

2. Sistem yang digunakan dalam pengajuan cuti karyawan bersifat manual

sehingga menyulitkan karyawan pada saat akan melakukan proses pengajuan

cuti.

3.6. Pemecahan Masalah

Dalam Mengatasi masalah seperti apa yang disebutkan pada bagian

permasalahan pokok, diperlukan adanya sebuah aplikasi berbasis web. Dengan

system aplikasi berbasis web terhadap system yang lama atau system yang bejalan

diharapkan dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan kesalahan-kesalahan

seperti yang dijelaskan pada permasalahan, yaitu :

1. Penggunaan dokumen fisik di minimalisir dengan menggunakan form

aplikasi elektronik atau antar muka dari website pengajuan cuti karyawan

dan menggunakan server sebagai media pnyimpanan sekaligus sistem

pelayanan sehingga data akan aman dan siap digunakan kapan saja

2. Penggunaan Aplikasi berbasis web yang terhubung melalui internet

memudahkan dan mempercepat proses pengajuan cuti karyawan, sehingga

karyawan dapat melakukan pengajuan cuti kapanpun dan dimanapun.

43