24

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Berdirinya pelayanan ini berawal dari program TBC(Tuberkulosis) yang

bermula di Balai Pengobatan Melania Bruderan, Bogor. Sejak berdiri Balai

Pengobatan Melania Bruderan memfokuskan pelayanan kepada orang-orang

miskin. Oleh karena itu ketika beliau bertugas di Balai Pengobatan ini beliau

memiliki program TB sebagai salah satu utama untuk mengembalikan pelayanan

ini sebagai misi awalnya. Maka berkembangnya program TB menjangkau pasien

di berbagai penjuru di kodya Bogor dan Kabupaten Bogor, bahkan pasien TB dari

kota-kota lain.

Melihat perkembangan ini saya berinisiatif untuk mendekatkan pelayanan

kepada masyarakat kecil di luar kota, agar memberantas penyakit ini lebih efektif

lagi dan mencapai keberhasilan lebih baik. Maka pada hari minggu pantekosta

tahun 1998, beliau didampingi bapak Suganda melakukan survei ke kabupaten

Cibinong, Desa Ciapus, Kecamatan Ciomas, mencari tempat yang cocok untuk

pelayanan. Ketika melewati kabupaten barulah beliau melihat sebuah rumah kecil

di pinggir jalan dan suara hati mengatakan , “jika memulai pelayanan itulah

tempatmu “. Suara itu begitu kuat dan meyakinkan disitulah beliau merasa yakin

bahwa itu adalah suara Roh Kudus yang menunjukan bahwa beliau dan rekan

kerja boleh melakukan pelayanan di tempat itu. Dari Bapak Suganda saya

25

mendapatkan informasi bahwa rumah kecil itu milik Bapak H.M Yusuf dan Ibu

Hj.Sopiah.

Keesokan hari senin sekitar pukul 07:00 WIB Bapak Suganda tiba di

Bruderan bahwa dia telah mendatangi Bapak H.Yusuf dan keluarganya agar

rumah kecil bekas salon kecantikan itu dapat digunakan untuk pelayanan

kesehatan. Selanjutnya beliau dan rekan kerja lainnya mulai menata rumah kecil

itu untuk pelayanan kesehatan dengan sambil mengurus izin oprasional di dinas

kesehatan Kabupaten Bogor. Dengan bantuan Ibu Itha Fernandes proses perizinan

berjalan lancar. Pada tanggal 8 September pihak kepala puskesmas Ciapus

merekomendasikan agar pelayanan sudah boleh dimulai sampai menunggu

supervisi dari Dinas Kesehatan Kabupaten Bogor. Balai Pengobatan ini di

berinama “SITI MIRIAM”.

Dalam perjalanan waktu unit kesehatan ini berkembang dengan melayani

kesehatan ibu dan anak antara lain: Pemeriksan Kehamilan, Persalinan, imunisasi

bayi/balita, Keluarga Berencana, program TBC, Posyandu Lansia, dan pelayanan

poli umum. Pada Tahun 2004 sampai 2008 dikelola oleh yayasan Budi Mulia

Lourdes terjadi penurunan jumlah kunjungan dari hari ke hari. Awal Tahun 2009

beliau mengambil alih pelayanan ini dan mulai lagi dari nol. Perubahan-

perubahan terjadi terus menerus jga peraturan perundang-undangan di bidang

kesehatan. Yaitu harus melakukan konversi dari balai pengobatan menjadi klinik.

Tahun 2015 barulah memulai proses konversi ini secara nasional. Pada pada

tanggal 31 maret 2016 izin yang baru diperoleh dari Badan Perizinan Terpadu

kab.paten Bogor.

26

Izin Mendirikan No: 440/IMK/00018/BPMPTSP/2016

Izin operasional dengan No:445.9/IOK/00018/BPMPTSP/2016

Nama Klinik : KLINIK PRATAMA BRUDER

GLORIEUX.

Visi Dan Misi:

1. Menjadi pusat pelayanankesehatan bagi masyarakat sekitar yang unggul

dalam kualitas, dimana kasih diwujud nyatakan dalam suasana

persaudaraan, kedamaian, kegembiraan.kesabaran.kemurahan hati,

ketulusan hati dan menunjang tinggi keluhuran martabat manusia sebagai

CITRA ALLAH.

2. Balai pengobatan Ibu Terasa mengemban misi pelayanan kesehatan

Katolik bagi seluruh masyarakat dan secara konsisten berpihak pada

masyarakat miskin yang diusahakan terus menerus melalui upaya-upaya

preventif, promotif-edukatif, kuratif dan rehabilitatif.

Sumber:Klinik Pratama Bruder Glorieux

Gambar III.1

Struktur Organisasi Klinik Pratama Bruder Glorieux

27

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Fungsi dari setiap bagian sebagai berikut:

1. Pimpinan Klinik

Mengkoordinasikan pelaksanaan upaya kesehatan secara berdaya guna dan

berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan, pemulihan

yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan dan

pencegahan, melaksanakan upaya rujukan serta pelaksanaan pelayanan

yang bermutu sesuai standar pelayan klinik pratama.

a. Fungsi:

1) Pengkoordinasian pelayanan medis

2) Pengkoordinasian pelayanan penunjang medis atau non medis

3) Pengkoordinasian pelayanan dan asuhan keperawatan

4) Pengkoordinasian pelayanan pendidikan dan pelatihan

5) Pengkoordinasian pelaksanaan penelitian pengembangan dan

pemasaran, dan Pengkoordinasian pelaksanaan administrasi,

kauangan, hokum dan kehumasan

b. Tugas pokok:

1) Merencanakan program kerja tahunan unit poli klinik

2) Membagi tugas kepada bawahan

3) Member petunjuk kepada bawahan

4) Membuat konsep pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan

pemeriksaan kesehatan dan tindakan medis operatif dan non

operatif

28

5) Memeriksa pekerjaan bawahan / mengevaluasi tugas

administrasi dan pelayanan kesehatan

6) Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan

7) Merencanakan penyehatan kesehatan lingkungan

2. Administrasi

a. Fungsi:

Memberikan pelayanan teknis administrasi kepada seluruh unit

kerja, melaksanakan penyusunan perencanaan, keuangan dan

umum

b. Tugas pokok :

1) Melakukan pelayanan pendaftaran kepada pasien

2) Penyelenggaraan urusan umum

3) Penyelenggaraan urusan kepegawaian

4) Penyelenggaraan penyusunan anggaran

5) Penyelenggaraan kegiatan akutansi

3. Pelayanan Medis

a. Fungsi :

Menyusun perencanaan kegiatan,system dan prngkoordinasian

pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi pelayanan unit rawat jalan

dan rawat darurat.

b. Tugas :

Penyelenggaraan pelayanan medis rawat jalan dan rawat darurat,

dalam pelayanan medis di klinik pratama terbagi atas beberapa

bagian diantaranya:

29

1) Klinik Umum

Dokter umum: dr. Makmur Hadi Komala (sebagai dokter

penanggung jawab)

Dokter umum: dr. Lydia Indrayati Hasibuan

Tugas:

Mengusahakan agar pelayanan kesehatan umum dapat

terlaksana dengan baik

Fungsi:

Melaksanakan pelayanan kesehatan umum

2) Perawat

Tugas:

a) Melaksanakan tugas keperawatan

b) Membantu melaksanakan pengobatan rawat jalan dan

rawat darurat

Fungsi:

Membantu dokter dalam melaksanakan kegiatan di poli klinik

3) KIA ( kesehatan ibu dan anak )

Sebagai sarana untuk pelayanan penunjang KIA dan KB (

keluarga berencana )

4) Pelayanan Penunjang Medis

Tugas :

a) Menyusun perencanaan kegiatan

b) System dan prosedur pengkoordinasian

30

c) Pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi pelayanan

penunjang diagnostic, logistic serta sarana dan

prasarana

Dalam pelayanan medis di klinik pratama terbagi atas beberapa

bagian diantaranya:

1) Farmasi

Fungsi:

a) Menyusun rencana kebutuhan obat dan kegiatan

distribusi obat berdasarkan data program dan ketentuan

perundang – undangan yang berlaku sebagai pedoman

kerja.

b) Melaksanakan kegiatan farmasi meliputi permintaaan

obat di gudang farmasi, penyimpanan dan distribusi ke

unit pelayanan serta koordinasi lintas program terkait

sesuai dengan prosedur dan ketentuan per undang –

undangan yang berlaku

c) Mengevaluasi hesil kegiatan farmasi secara

keseluruhan

d) Membuat catatan dan laporan kegiatan di bidang

tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung

jawaban kepada atasan

e) Melaksanakan tugas lain yang di berikan atasan

31

2) Laboratorium

Tugas:

Tugas labolaturium klinik menurut mentri kesehatan adalah

melaksakan pelayanan pemeriksaan spesimen klinik untuk

mendapatkan informasi tentang kesehatan seseorang, terutama

untuk menunjang upaya diagnosis penyakit, penyembuhan

penyakit dan pemulihan kesehatan

Fungsi:

Sebagai pelaksana dalam melakukan pelayanan pemeriksaan

di bidang hematologi, kimia klinik, mikrobiologi klinik,

parasitologi klinik, imonologi klinik atau bidang lain yang

berkaitan dengan kepentingan kesehatan perorangan terutama

untuk menunjang upaya diagnosis penyakit, penyembuhan

penyakit dan pemulihan kesehatan.

3) Rekam Medis

Tugas:

Menyusun perencanaan kegiatan, system dan prosedur,

pengkoordinasian pelaksanaan pengawasan dan evaluasi rekam

medis dan sisitem informasi menejemen klinik

32

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Pendaftaran

Setiap calon pasien yang akan melakukan pengobatan, pasien datang ke

bagian administrasi untuk memberikan berkas berupa foto copy KTP

untuk di buatkan kartu pasien. Dan bagian administrasi mencatat

pendaftran berdasarkan foto copy KTP dan di masukan ke arsip

pendaftaran. Setelah itu bagian administrasi memasukan medical record

pasien kedalam arsip medical record.

2. Prosedur berobat

Kemudian bagian administrasi mengambil data pasien dari medical Record

dan diberikan kepada dokter yang bersangkutan untuk memanggil pasien

Setelah itu dokter memeriksa, menanyakan keluhan pasien yang sedang

mengalami sakit. Maka dokter membuatkan resep obat yang nantinya

sebagai bukti laporan dan disimpan kedalam arsip berobat.

Setelah pasien dilakukan pemeriksaan maka pasien diberikan resep obat

oleh dokter yang nantinya diberikan kepada administrasi. Maka bagian

administrasi akan mencari obat sesuai yang tertera di resep obat. Resep

obat nanti akan dimasukan kedalam arsip obat, maka administrasi nanti

memberikan obat ke pasien dan bagian administrasi membuat kwitansi

bentuk dua rangkap untuk bukti pembayaran pasien rangkap awal dan copy

kwitansi untuk disimpan kedalam arsip pembayaran.

3. Prosedur pembuatan laporan Setiap bulan bagian administrasi membuatkan

laporan berdasarkan arsip pendaftaran, arsip berobat dan pembayaran ,yang

nantinya di ajukan kepada pemimpin klinik.

33

3.3. Diagram Alir Data Berjalan

1. Diagram Konteks Berjalan

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan

34

2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan

35

3. Diagram Detail

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan

36

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Fc. KTP

Fungsi : Melakukan pendaftaran

Sumber : Pasien

Tujuan : Administrasi

Media :Kertas

Jumlah :Satu lembar

Frekuensi : Setiap Hari

Bentuk :Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Medical Record

Fungsi : Pemberitahuan pasien Berobat

Sumber : Administrasi

Tujuan : Dokter

Media :Kertas

Jumlah :Satu lembar

Frekuensi : Setiap Hari

Bentuk :Lampiran A.2

2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai tanda telah melakukan pembayaran

Sumber : Administrasi

Tujuan :Pasien

Media :Kertas

37

Jumlah :Satu lembar

Frekuensi : Setiap pasien setelah melakukan pembayaran

Bentuk :LampiranB.1

b. Nama Dokumen : Resep Obat

Fungsi : Sebagai tanda pasien telah pemeriksaan

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Media :Kertas

Jumlah :Satu lembar

Frekuensi : Setiap pasien akan pembayaran

Bentuk :LampiranB.2

c. Nama Dokumen : Lap. Bulanan

Fungsi : Sebagai bukti data pasien yang telah melakukan

berobat

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pemimpin

Media :Kertas

Jumlah :Satu lembar

Frekuensi : Setiap pasien setelah melakukan pembayaran

Bentuk :LampiranB.3

38

3.5. Permasalahan

1. Tingginya kesalahan dalam pendataan penyakit pasien

2. Diidalam pengerjaan sering mengalami penumpukan data dan serta

sering terjadinya kekeliruan data yang di tulis oleh karyawan.

3. Sering adanya kehilangan data pasien karena masih sangat manual

sistem yang digunakan.

4. Kuarangnya tenaga kerja dalam klinik pratama bruder glorieux

5. Keterbatasan dalam pelayanan pasien

3.6. Alternatif Pemecahan Masalah

1. Sangat diperlukan adanya pembuatan perancangan sistem informasi

yang berguna dalam penginputan data pasien setiap harinya.

2. Maka penulis membuat sistem ini menjadi terkomputerisasi sehingga

proses administrasi pasien di klinik lebih mudah.