25

BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Sejarah Singkat.

UD. Mandiri didirikan oleh Bapak Rana Gunawan pada tahun 2002 yang

berlokasi di Jalan. Pertanian Raya No.134 Lebak Bulus - Jakarta Selatan.

Adapun tujuan didirikannya UD. Mandiri adalah untuk membuka lapangan

pekerjaan baru, mengembangkan dan membangun potensi dan mempermudah

masyarakat untuk mendapatkan peralatan bahan-bahan bangunan dengan

kwalitas yang sangat baik dan berharga yang terjangkau. UD. Mandiri sangat

bermutu tinggi dan siap bersaing dipasarkan karena bahan-bahan bangunan

yang dipasarkan mempunyai kwalitas yang sangat baik dan mutunya terjamin.

Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual

dan kurang sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Diperkirakan laju

pertumbuhan akan terus meningkat dari tahun ketahun untuk mencapai tujuan

perusahaan dan hasil yang memuaskan, maka haruslah mulai menciptakan

sistem yang cepat dan akurat dalam mengantisipasi permasalahan yang akan

datang.

Struktur Organisasi.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

26

Fungsi Dan Tugas

1. Pimpinan

a. Memimpin, mengatur, merencanakan dan mengkoordinasikan serta

mengawasi kegiatan agar dapat tercapai sesuai dengan tujuan perusahaan yang

telah ditetapkan.

b. Menandatangani segala perjanjian dengan pihak lain dalam hubungan

kerjasama.

c. Memimpin rapat kerja perusahaan.

d. Memberikan otoritas dan menentukan pengeluaran yang ditetapkan oleh

perusahaan serta kebijaksanaan-kebijaksanaan lain yang digariskan agar tidak

terjadi penyimpangan-penyimpangan.

e. Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan dalam usaha untuk mencapai

tujuan.

f. Bertanggung jawab atas kelangsungan kegiatan perusahaan.

g. Mengkoordinasikan terhadap kegiatan karyawan agar dapat bekerja secara

efisien.

2. Staff Pembelian

a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.

b. Mengatur kegiatan pembelian perusahaan.

c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Pembelian.

d. Membuat laporan pembelian untuk pimpinan.

3. Staff Penjualan

a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.

b. Mengatur kegiatan Penjualan perusahaan.

c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Penjualan.

d. Membuat laporan Penjualan untuk pimpinan.

27

4. Operasional

a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.

b. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim sampai ketujuan.

c. Fungsinya mengirim barang pembelian.

d. Meminta tanda pengesahan bahwa pada saat barang dikirim dalam keadaan

baik.

3.1.1 Uraian Prosedur

Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur dalam

melakukan berbagai kegiatan dan dalam penyusunan laporan pada sistem

Pembelian, penulis mengelompokan prosedur tersebut dalam lima proses yang akan

dijelaskan sebagai berikut :

a. Pemesanan Barang

Staff pembelian mengecek persediaan barang yang hampir habis dan memesan

barang tersebut ke supplier.

b. Penerimaan Barang

Sesuai dengan pesanan yang diterima, maka supplier mengirim barang yang

disertai dengan surat jalan. Dan dilakukan pengecekan.

c. Pembayaran

Pembayaran dilakukan berdasarkan faktur yang diberi oleh supplier, setelah

barang diterima dalam keadaan baik, lalu dilakukan pembayaran sesuai harga

yang tertera di faktur dan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran

barang.

d. Laporan pembelian

Laporan dibuat setiap bulan untuk diserahkan kepada pimpinan

28

3.1.2 Flow Of Document yang berjalan

Gambar 3.2 FOD yang berjalan

29

3.1.3 Kendala system yang dihadapi

Berdasarkan analisa diatas penulis menemukan masalah yang timbul dan

kelemahan yang dihadapi pada Sistem Pembelian Stock Barang UD. Mandiri, antara

lain :

1. Jenis barang yang beragam dan banyak membuat sulitnya mengetahui

jumlah stock yang ada di persediaan material.

2. Dalam pengolahan data masih menggunakan cara yang manual maka sering

terjadi ketidaktelitian dalam pencatatan pembelian barang sesuai dengan

tanggal pesanan, barang yang dipesan, no. faktur, no. surat jalan, no.

kwitansi dan total biaya pemesanan dan laporan yang tidak tepat waktu

karena memerlukan waktu dalam penyusunannya, apabila terjadi kesalahan

3. Banyak transaksi yang tidak tertata rapih, sehingga untuk mencarinya

kembali cukup sulit dan membutuhkan waktu untuk diperoleh.

3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan

3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan

System pembelian dan pengembalian yang sedang berjalan sekarang masih

memiliki procedure yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut

kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis

mengajukan sebuah Rancangan Sistem Informasi untuk Pembelian Stock Barang

yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Staff Bagian Pembelian

Material

3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan

Adapun Sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian

data dan dapat dirasakan langsung oleh pihak Staff bagian Pembelian Material.

Tujuan yang diharapkan dapat dirasakan oleh Staff bagian Pembelian Material adalah

1. meningkatkan efektivitas dan efisien kerja bagian administrasi dalam

mengelola informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan

pelayanan dalam mengalami pengolahan informasi.

2. ketelitian dan kecepatan pencarian data pembelian yang telah tersusun rapih.

30

3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan

Gambar 3.3 FOD yang diusulkan

31

3.3 Data Flow Diagram (DFD)

3.3.1 Diagram konteks

Gambar 3.4 Diagram Konteks

32

3.3.2 Diagram Zero

Gambar 3.5 Diagram Zero

33

3.3.3 Entity Relationship Diagram(ERD)

Supplier PesananM

BarangN

Kd_Supp*

Nm_Supp

Almt_Supp

No_Telp

Kd_Brg*

Nm_Brg

Jns_Brg

Satuan

Hrg_Brg

Stock

No_Psnan*

Tgl_Psn

Kd_Supp**

Kd_Brg**

Hrg_Psn

No_Faktur

Tgl_Faktur

Tgl_SJ

No_SJ

Jml_Psn

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram

34

3.3.4 Normalisasi

a. Unnormal / Normalisasi 1 NF

Gambar 3.7 Normalisasi 1NF

b. Normalisasi 2NF

Gambar 3.8 Normalisasi 2NF

35

c. Normalisasi 3NF

Gambar 3.9 Normalisasi 3NF

36

3.4 Struktur File Database

Penulis menggunakan file database untuk perancangan program yaitu dengan file

PembelianUDMandiri.mdb yang berisikan tabel-tabel sebagai berikut :

a. Spesifikasi File Supplier

Nama File : PembelianUDMandiri.mdb

Nama Tabel : Supplier

Primary Key : Kd_Supp

No Nama Field Tipe Width Keterangan

1 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier

2 Nm_Supp Text 20 Nama Supplier

3 Almt_Supp Text 35 Alamat Supplier

4 No_Telp Text 12 Telpon Supplier

Tabel 3.1 Tabel Supplier

b. Spesifikasi File Barang

Nama File : PembelianUDMandiri.mdb

Nama Tabel : Barang

Primary Key : Kd_Brg

No Nama Field Tipe Width Keterangan

1 Kd_Brg Text 5 Kode Barang

2 Nm_Brg Text 20 Nama Barang

3 Jns_Brg Text 20 Jenis Barang

4 Satuan Text 10 Satuan Barang

5 Hrg_Brg Currency Harga Barang

6 Stock Number Integer Jumlah Stock Barang

Table 3.2 Tabel Barang

37

c. Spesifikasi File Pesanan

Nama File : PembelianUDMandiri.mdb

Nama Tabel : Pesanan

Primary Key : No_Psnan

Foreign Key : Kd_Supp

Kd_Brg

No Nama Field Tipe Width Keterangan

1 No_Psnan Text 8 Nomor Pesanan

2 Tgl_Psn Date/Time Tanggal Pesanan

3 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier

4 Kd_Brg Text 5 Kode Barang

5 Jml_Psn Number Integer Jumlah barang yang dipesan

6 Hrg_Psn Currency Harga pada saat pemesanan

7 No_Faktur Text 8 Nomor Faktur yang diterima

8 Tgl_Faktur Date/Time Tanggal Faktur

9 No_SJ Text 8 Nomor Surat Jalan yang

diterima

10 Tgl_SJ Date/Time Tanggal Surat Jalan

Tabel 3.3 Tabel Pesanan

38

3.5 Perancangan Input Output

3.5.1 Perancangan Input

3.5.1.1 Struktur Menu Utama

Gambar 3.10 Struktur Menu Tampilan

39

3.5.1.2 Menu Utama

Gambar 3.11 Form Menu Utama

40

3.5.1.3 Input Supplier

SUPPLIER X

Kd_Supp

Almt_Supp

Nm_Supp

Data Grid

KODE

NO. TELPON

ALAMAT

NAMA

SIMPAN HAPUSUBAH BATAL KELUAR

KODE NAMA ALAMAT NO. TELPON

No_Telp

SUPPLIER

Gambar 3.12 Form Supplier

41

3.5.1.4 Input Barang

BARANG X

Kd_Brg

Jns_Brg

Nm_Brg

Data Grid

KODE

SATUAN

JENIS

NAMA

SIMPAN HAPUSUBAH BATAL KELUAR

KODE NAMA JENIS SATUAN

Satuan

BARANG

Hrg_Brg

StockSTOCK

HARGA

HARGA STOCK

Gambar 3.13 Form Barang

42

3.5.1.5 Pesanan

PESANAN X

No_Psnan

Tgl_Psn

NO. PESANAN

TANGGAL

Kd_Supp

Almt_Supp

Nm_Supp

KODE

NO. TELPON

ALAMAT

NAMA

No_Telp

Kd_Brg Jns_BrgNm_Brg

KODE JUMLAHJENISNAMA

Jml_Psn Hrg_Psn Sub_Total

SUB TOTALHARGA

Data Grid

V

V

SIMPAN HAPUSUBAH KELUAR

PESANAN

PESANAN SUPPLIER

BARANG

V

CETAK

TOTAL TOTAL

Gambar 3.14 Form Pesanan

43

3.5.1.6 Terima Faktur

TERIMA FAKTUR X

No_Psnan

Tgl_Psn

NO. PESANAN

TANGGALPESANAN

KODE JUMLAHJENISNAMA SUB TOTALHARGA

Data Grid

SIMPAN KELUAR

TERIMA FAKTUR

PESANAN

BARANG

No_Fatur

Tgl_Faktur

NO.FAKTUR

TANGGAL FAKTUR

FAKTUR

V

V

TOTAL TOTAL

Gambar 3.15 Form Terima Faktur

44

3.5.1.7 Terima Surat Jalan

Gambar 3.16 Form Terima Surat Jalan

45

3.5.1.8 Cetak Laporan Pembelian Stock

LAPORAN PEMBELIAN X

PERIODE

PERIODE

Tgl_Awal

Tgl_Akhir V

V

CETAK KELUAR

CETAK LAPORAN PEMBELIAN STOCK

S/D

TANGGAL

Gambar 3.17 Form Cetak Laporan Pembelian Stock

3.5.1.9 Cetak Laporan Stock barang

LAPORAN STOCK BARANG X

KODE BARANG

KODE BARANG

Kode_Brg_Awal

Kode_Brg_Akhir V

V

CETAK KELUAR

CETAK LAPORAN STOCK BARANG

S/D

BARANG

Gambar 3.18 Form Cetak Laporan Stock Barang

46

3.5.2 Perancangan Output

3.5.2.1 Pesanan

KODE JENISNAMA JUMLAH HARGA SUB TOTAL

NO. PESANAN : X – 8 - X

TANGGAL : DD/MM/YYYY

KODE : X – 5 - X

NO. TELPON : X – 12 - X

ALAMAT : X - 35 - X

NAMA : X – 20 - X

BARANG

9.999.999.999TOTAL :

STAFF PEMBELIAN

( )

SUPPLIER

X - 5 - X X – 20 - XX - 20 - X 999 9.999.999.999 9.999.999.999

SATUAN

X – 10 - X

M A N D I R IJUAL BAHAN BANGUNANPASIR, BATU BATA, SEMEN, DLLJASA PENGANGKUTAN BARANGJl. Pertanian Raya(Samping bengkel Steam Mobil)Telp. : (021)75916021

LOGO

Gambar 3.19 Pesanan

47

3.5.2.2 Laporan Pembelian Stock

KO

DE

JEN

ISN

AM

AJU

MLA

HH

AR

GA

SU

B T

OT

AL

NO

. PE

SA

NA

N: X

–8

-X

TA

NG

GA

LP

ES

AN

AN

: DD

/MM

/YY

YY

KO

DE

: X –

5 -

X

NO

. TE

LPO

N: X

–12

-X

ALA

MA

T: X

-35

-X

NA

MA

: X –

20 -

X

BA

RA

NG

9.99

9.99

9.99

9T

OT

AL

:

ST

AF

F P

EM

BE

LIA

N

(

)

SU

PP

LIE

R

X -

5 -

XX

–20

-X

X -

20 -

X99

99.

999.

999.

999

9.99

9.99

9.99

9

SA

TU

AN

X –

10 -

X

M A

N D

I R

IJ

UA

L B

AH

AN

BA

NG

UN

AN

PA

SIR

, B

AT

U B

AT

A, S

EM

EN

, DL

LJ

AS

A P

EN

GA

NG

KU

TA

N B

AR

AN

GJ

l. P

erta

nia

n R

aya

(Sa

mp

ing

ben

gk

el S

tea

m M

ob

il)T

elp

. : (

021

)759

160

21

LOG

O

NO

. FA

KT

UR

TA

NG

GA

L

FA

KT

UR

NO

. SU

RA

T

JALA

NT

AN

GG

AL

SU

RA

T J

AL

AN

X –

8 -

XD

D/M

M/Y

YY

YX

–8

-X

DD

/MM

/YY

YY

TA

NG

GA

L: D

D/M

M/Y

YY

Y

PIM

PIN

AN

(

)

Gambar 3.20 Laporan Pembelian Stock

48

3.5.2.3 Laporan Stock Barang

Gambar 3.21 Laporan Stock Barang