BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada Jurusan Teknik Informatika

STIMIK U’budiyah Banda Aceh. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret

2012 sampai Juli 2012.

3.2 Alat dan Bahan

Alat dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek akhir ini adalah sebagai

berikut:

1. Komponen perangkat keras (Hardware)

a. Perangkat Computer (PC) / Laptop

- Prosesor intel dual core

- Ram 1 Giga Byte

- Hard Disk 120 Giga Bytess

b. Sebuah printer untuk mencetak Canon MP 145

2. Komponen Perangkat Lunak (Software)

a. OS Microsoft Windows Professional XP 2

b. Software XAMPP sebagai web server

c. Software Macromedia Dreamweafer 8

41

Studi Pendahuluan

Indentifikasi MasalahStudi Kepustakaan

Penetapan Tujuan

Pengumpulan Data

Pengolahan Data

ERD

Hasil dan Pembahasan

Wawancara Observasi

Penulisan Laporan

Pembuatan Aplikasi

Implementasi

Perancangan Jalur pengarsipan surat menyurat pada Jurusan Teknik Informatika STIMIK U’budiyah

Flowchart

Surat Masuk

Surat Keluar

3.3 Prosedur Kerja

Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian

Prosedur kerja dalam penelitian ini merupakan langkah dalam penyusunan

dan pembuatan laporan tugas akhir. Berdasarkan metode tersruktur yaitu metode

SSAD (Structured Systems Analisis and Design) akan dilakukan suatu

perancangan suatu model dari sistem yang diteliti. Dalam perancangan

Pengarsipan Surat – Menyurat di Jurusan Teknik Informatika ini, maka peneliti

membuat kerangka penelitiannya sesuai dengan Gambar 3.1 untuk memperjelas

prosedur-prosedur yang dilakukan dari mulai penelitian hingga selesai.

42

Mulai

Selesai

3.3.1 Studi Pendahuluan

Studi Pendahuluan merupakan awal dari penelitian, bertujuan untuk

mendapatkan masukan yang diperlukan sehingga dapat menjadi acuan pembuatan

dasar aplikasi yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan pembuatan tugas

akhir ini. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca literatur-literatur yang

berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti, yaitu pengarsipan surat –

menyurat berbasis WEB pada Jurusan Teknik Informatika STIMIK U’budiyah

Indonesia.

3.3.2 Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan yaitu mencari teori-teori yang telah berkembang dalam

bidang ilmu yang berpengaruh dalam penelitian ini dan mencari metode teknik

penelitian, baik dalam pengumpulan data pengolahan dan menganalisa data.

3.3.3 Identifikasi Masalah

Setelah melakukan penelitian di Jurusan Teknik Informatika penulis

melihat pengarsipan surat di akademik Teknik Informatika yang masih

menggunakan Hard Copy. Dengan pengarsipan surat menyurat yang berbentuk

Hard Copy,informasi yang didapatkan sangat ketergantungan pada papan

pengumuman jurusan. Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan di atas,

dibutuhkan suatu sistem informasi kedalam sebuah aplikasi perangkat lunak

sehingga dapat menghasilkan pengarsipan surat menyurat yang tertata dengan

baik walaupun masih sangat jauh dari sempurna.

43

3.3.4 Penetapan Tujuan

Penetapan tujuan yaitu hasil yang ingin dicapai setelah pembuatan aplikasi

pengarsipan yang berbentuk soft copy agar lebih mudah memperoleh informasi

surat yang berada di Jurusan Teknik Informatika dengan hanya terkoneksi oleh

intranet Jurusan Teknik Informatika.

3.3.5 Pengumpulan Data

Pengumpulan Data merupakan tahap pengambilan data atau sampel yang

berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas, akan dibuat rancangan

sistem informasinya dan selanjutnya dibuat aplikasi pengarsipannya. Dalam

pengumpulan data tersebut menggunakan teknik-teknik pengumpulan data, yaitu :

a. Wawancara

Wanancara yaitu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian

dengan cara tanya jawab dengan pihak administrasi STIMIK U’budiyah yang

berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat

menyurat pada jurusan.

b. Observasi

Observasi yaitu pengumpulan data dengan mengadakan peninjauan

langsung terhadap sistem yang sedang berlaku sehingga kita mendapatkan data

yang aktual dari hasil penelitian yang dilakukan.

44

3.3.6 Pengolahan Data

Merupakan proses transformasi seluruh data yang diterima untuk diolah

sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan yaitu hasil pengarsipan surat

yang berbentuk soft copy, perancangan ini dikembangkan dengan menggunakan

database MySQL dan bahasa PHP sebagai media pembuatan tampilan aplikasi.

3.3.7 Perancangan Jalur Pengarsipan Surat Menyurat pada Jurusan

Teknik Informtika STIMIK U’budiyah Indonesia

Perancangan jalur pengarsipan merupakan proses pengelolaan atau

perancangan jalur pengarsipan surat - menyurat yang akan dibuat hingga

memasuki database atau pengarsipan.

3.3.7.1 Flow Chart

Merupakan bagan yang menunjukkan jalur di dalam pengarsipan surat

menyurat pada Jurusan Teknik Informatika STIMIK U’budiyah Indonesia secara

prosedural. Berikut ini bagan atau diagram jalur sistem pengarsipan surat

menyurat:

45

START

Surat Masuk

Kode B dan S?

Adm Input Surat Masuk

Cek Tujuan Surat Apakah ke Kajur?

Kode S(Seger) & B(Biasa)?

Dosen/Staff ?

Kirim Ke Kajur

Pimpinan Baca

Disposisi

Isi Form Disposisi Ke Unit Kerja

Kirim Ke Unit Kerja

Surat Sampai Status Disposisi Belum di Disposisikan

Status Sudah di Disposisikan

Dosen/Staff Baca Disposisi?

Status Sudah di Baca

Status Belum Dibaca

END

Surat Masuk

Gambar 3.2 Flow Chart Proses Surat Masuk

46

START

Surat Keluar

Adm/Kajur/Dosen Buat Surat

Generate No Urut

Isi Form Surat Keluar

Cek Surat Apakah Sampai?

END

Status Surat

Kirim Ke Tujuan

Surat Keluar

Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar

47

3.3.7.2 ERD

Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan

entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi)

antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD

adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan

relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke

arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa

kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran,

dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang

ditunjukkan dengan model relasi.

Gambar 3.4 Simbol ERD

Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu:

1. Satu ke satu (One To One)

2. Satu ke banyak (One To Many)

3. Banyak ke banyak (Many To Many)

Entity Relational Diagram (ERD) dari Perancangan Sistem Informasi

Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di STIMIK Ubudiyah dapat dilihat

pada lampiran.

3.3.8 Pembuatan Aplikasi

48

Pembuatan aplikasi pengarsipan pada Jurusan Teknik Informatika

menggunakan Macromedia Dreamweaver 8, sebagai pendukung untuk pembuatan

tampilan aplikasi dan sours code php. Aplikasi ini dijalankan dengan menggunkan

web server XAMMP, karena dalam paket XAMPP telah komplit untuk sebuah

web server.

Proses pembuatan aplikasi ini berlangsung setelah dilakukan penelitian

bagaimana pengolahan data yang diinginkan.

3.3.9 Implementasi

Implementasi yaitu proses penerapan dan pengujian aplikasi pengarsipan

surat – menyurat pada Jurusan Teknik Informatika STIMIK U’Budiyah Indonesia.

Proses ini dilakukan setelah aplikasi selesai dengan segala manajemen

pengarsipan.

3.3.10 Hasil dan Pembahasan

Hasil dan pembahasan merupakan pembahasan tentang hasil yang telah

dicapai selama pembuatan aplikasi yang berbasis WEB pada Jurusan Teknik

Informatika STIMIK U’budiyah.

3.3.11 Penulisan Laporan

Penulisan laporan yaitu proses akhir penulisan yang berbentuk sebuah

laporan yang bertujuan sebagai referensi untuk pembuatan aplikasi yang berbasis

WEB.

49