1

BAB II Tinjauan Pustaka

2.1 Manajemen Sumber Daya

Definisi manajemen sumber daya adalah pengaturan atau pengalokasian sumber

daya secara effisien dan efektif ketika dibutuhkan. Sumber daya dapat berupa sumber

daya finansial, inventori, kemampuan sumber daya manusia, produksi, atau IT

(information technology). Dalam studi manajemen proyek, proses, teknik, dan filosofi

melakukan praktek terbaik dalam mengalokasikan sumber daya sudah dikembangkan.

Manajemen sumber daya adalah elemen kunci dalam mengestimasikan sumber daya dan

manajemen tenaga kerja. Keduanya merupakan komponen yang esensial bagi kesuksesan

rencana manajemen proyek yang dapat dieksekusi dan dipantau dengan baik. Pada

penelitian ini akan menitikberatkan pada manajemen sumber daya IT.

2.2 IT di Dalam Organisasi

Melakukan bisnis dalam dunia ekonomi digital sudah menjadi alasan utama

mengapa IT harus ada di dalam suatu organisasi. Ekonomi digital adalah ekonomi yang

berbasiskan teknologi digital seperti jaringan komputer (internet, intranet, private value-

added network atau VAN), komputer, software, dan produk teknologi informasi lainnya.

2

Dalam mendukung proses bisnis suatu organisasi, IT mendukung sistem informasi

yang memiliki kapabilitas seperti pada tabel 1.1.

Tabel 2.1 Kapabilitas Utama Sistem Informasi

Tabel 1.1 Kapabilitas Utama Sistem Informasi Menyediakan komputasi numerik untuk volume yang besar dan cepat Mendukung komunikasi yang cepat, akurat dan murah di dalam atau di antara organisasi Menyimpan informasi yang banyak dengan akses yang mudah dan media yang kecil Memungkinkan akses yang cepat dan murah ke informasi global yang sangat luas Memungkinkan komunikasi dan kolaborasi dimana saja, dan kapan saja Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerja di satu lokasi atau beberapa lokasi sekaligus Mempresentasikan informasi dengan berbagai cara sehingga sangat mudah untuk dipahami Memfasilitasi untuk bekerja di daerah yang berbahaya Mengotomatisasikan proses bisnis manual dan semi-otomatis Memfasilitasi interpretasi data yang besar Memfasilitasi perdagangan global Mendukung koneksi nirkabel, sehingga memudahkan akses aplikasi dimana saja Melakukan semua hal diatas dengan harga yang relatif murah daripada dilakukan secara manual

Tekanan Bisnis, Respon Organisasi, dan Dukungan IT

Faktor lingkungan, organisasi, dan teknologi menciptakan lingkungan kompetisi

bisnis yang tinggi. Lebih lanjut, faktor-faktor ini dapat berubah dengan cepat, dan

terkadang tidak dapat diprediksi (Tapscott et al, 2000). Menurut survey Gartner Group,

Gartner G2 (2004), dinyatakan bahwa issue bisnis yang paling penting pada tahun 2004

adalah mempertahankan kustomer loyal, meningkatkan produktivitas, memotong biaya-

biaya, meningkatkan pangsa pasar, dan memberikan respon organisasi yang tepat waktu.

Dengan IT, isu-isu tersebut dapat direspon dengan baik.

Boyet dan Boyett (1995) menekankan perubahan-perubahan yang dramatis ini

dan menggambarkan dengan apa yang disebut tekanan bisnis, atau faktor pendorong.

Tekanan bisnis ini adalah kekuatan yang ada di lingkungan bisnis yang menciptakan

tekanan terhadap operasi bisnis. Tekanan bisnis itu diantara lain :

3

Tekanan Pasar, tekanan ini berasal dari ekonomi global dan kompetisi yang sangat kuat,

perubahan sifat tenaga kerja dan kekuatan kustomer.

1. Ekonomi global dan kompetisi yang kuat.

Pengaruh globalisasi memberi tekanan menyeluruh pada dunia bisnis, perbedaan upah

kerja di setiap negara menjadi pertimbangan bagi perusahaan-perusahaan yang banyak

menggunakan banyak tenaga kerja untuk memindahkan lokasi produksinya ke negara-

negara dengan upah tenaga kerja yang lebih murah sehingga dapat menurunkan biaya

produksinya. Terjadinya lingkungan kerja multikultural, isu-isu tentang privasi data, dan

jaringan yang cepat dan luas menjadi tantangan bagi pebisnis saat ini.

2. Kebutuhan operasi yang real-time.

Dunia bisnis bergerak sangat cepat dan cepat. Keputusan harus dibuat dengan cepat, dan

kecepatan sangat dibutuhkan untuk tetap kompetitif (Gates, 1999; Davis, 2001; dan

Huber, 2004).

3. Perubahan sifat tenaga kerja.

Perubahan ini biasanya terjadi di negara-negara berkembang yang berubah dengan cepat

menjadi terdiversifikasi bersamaan dengan peningkatan jumlah perempuan, orang tua

tunggal, minoritas, dan orang-orang yang memiliki ketidakmampuan pada semua tipe

posisi pekerjaan. Sebagai tambahan, lebih banyak pekerja yang menunda pensiun. Pada

akhirnya, lebih banyak lagi knowledge-worker/ lulusan yang mengganggur (Drucker,

4

2002). IT memudahkan integrasi dari perbedaan variasi-variasi pekerja ini dan

memungkinkan untuk melakukan telecommuting..

4. Kekuatan kustomer.

Ekspektasi kustomer meningkat dan modern bersama dengan meningkatnya pengetahuan

kustomer terhadap kualitas produk dan servis. Pada Web, kustomer dapat dengan mudah

melihat detail informasi tentang suatu produk dan membandingkannya dengan produk

lain. Kustomer saat ini juga menginginkan barang dan servis yang custom dengan

kualitas tinggi dan harga yang murah. Ini dicontohkan Nike yang menyediakan web

pemesanan yang memungkinkan kustomernya mendesain sepatu sneakernya secara

online setelah itu barang akan dibuat dan dikirimkan. Keutamaan terhadap kustomer

menciptakan ”kompetisi antar kustomer”. Kekuatan kompetisi meningkatkan perusahaan

untuk mendapatkan dan mempertahankan kustomer.

Tekanan Teknologi, tekanan ini dipengaruhi dua faktor utama yaitu :

1. Inovasi dan keusangan teknologi

Teknologi memainkan peranan penting dalam meningkatkan manufaktur dan servis.

Pembaharuan dan teknologi baru mendukung subtitusi produk, alternatif pilihan servis,

kualitas yang sangat baik. Produk yang saat ini sangat modern dan canggih mungkin

besok sudah usang. Kemudian kekuatan teknologi dapat mengakselerasikan kekuatan

kompetitif.

5

2. Informasi yang melewati batas

Internet dan jaringan komunikasi lainnya meningkatkan jumlah ketersediaan informasi

kepada individu dan perusahaan secara signifikan, pertahunnya menjadi dua kali lipat

atau lebih, dan hampir semuanya dapat diperoleh secara gratis. Informasi dan

pengetahuan yang disimpan di dalam perusahaan juga mengalami kenaikan secara

eksponensial. Dunia mengalami banjir data. Kebutuhan akan aksesibilitas, navigasi, dan

manajemen data, informasi dan pengetahuan yang sangat penting untuk keputusan

manajerial menjadi kritikal. Solusi efektif dapat didukung IT seperti intelligent database,

search engines.

Tekanan Sosial, tekanan-tekanan yang berkaitan dengan kemasyarakatan. Isu-isunya

diantara lain :

1. Tanggung jawab sosial.

Perubahan di dalam masyarakat akan mempengaruhi perubahan di dalam perusahaan

juga, perubahan ini terjadi sangat cepat. Isu-isu yang berkembang di masyarakat akan

mempengaruhi bisnis mulai dari lingkungan fisik hingga kontribusi perusahaan terhadap

pendidikan dan pemberdayaan masyarakat sekitar.

Perusahaan mulai menyadari hal ini, dan mulai menyediakan waktu dan biaya khusus

untuk menangani masalah sosial yang bervariasi di masyarakat.

6

2. Regulasi dan deregulasi pemerintah.

Beberapa tanggung jawab sosial terhadap isu-isu yang berkaitan dengan peraturan

pemerintah tentang kesehatan, keselamatan, kontrol lingkungan, dan kesempatan yang

merata. Peraturan ini membutuhkan biaya dan menyulitkan perusahaan untuk

berkompetisi dengan negara yang memiliki sedikit regulasi.

3. Serangan teroris dan proteksi

Sejak kejadian pada tanggal 11 September 2001, perusahaan-perusahaan mulai

meningkatkan sistem proteksi mereka terhadap kemungkinan-kemungkinan serangan

teroris dan serangan maya. Pengamanan dengan intelligent security system dapat melihat

pola-pola tingkah laku yang membahayakan.

4. Isu etika

Etika adalah standar yang menyatakan mana yang baik dan buruk. Berlaku untuk

area/negara tertentu saja. Perusahaan melihat ini sebagai hal yang penting karena dapat

membahayakan image perusahaan, dan moral pegawai.

Respon Organisasi

1. Sistem dan Manajemen Strategis

Respon terpenting yang harus dilakukan perusahaan adalah membuat strategi korporat

untuk menghadapi tekanan-tekanan bisnis (termasuk peranan dukungan IT). Perusahaan

dapat membangun rencana taktikal dan operasional seperti dukungan strategis IT secara

7

spesifik. Pembaharuan dan pengembangan harus dilakukan terus menerus karena

persaingan semakin ketat dan peniruan terhadap strategi banyak dilakukan kompetitor.

2. Fokus pada Kustomer

Perusahaan harus memberikan servis kustomer berkualitas dan membedakan perlakuan

antara mempertahankan dan mencari kustomer baru. Dengan mekanisme modern dan

inovasi yang berkala serta di dukung aplikasi IT yang baik itu semua lebih mudah

dilakukan.

3. Peningkatan Secara Berkala

Peningkatan dalam kualitas dan produktivitas harus dilakukan perusahaan agar bisa terus

eksis dan berkembang. Program-program seperti TQM (total quality management), JIT

(just-in-time), Six Sigma, Knowledge Management, Change Management, peningkatan

dalam mengambil keputusan, dan program lainnya dilakukan untuk mengembangkan

terus perusahaan. Peranan inti IT dalam pengembangan berkala adalah (1) Untuk

menganalisa dan memantau perkembangan perusahaan. (2) Untuk mengumpulkan,

membagi, menggunakan pengetahuan perusahaan dengan lebih baik.

4. Restrukturisasi Proses Bisnis

Dalam peningkatan secara berkala mungkin perusahaan menemukan keterbatasan

efektivitas di dalam lingkungan yang memiliki tekanan bisnis yang tinggi sehingga

pendekatan baru relatif harus dilakukan. Restrukturi proses-proses bisnis yang kurang

8

optimal bisa ditingkatkan lagi. IT secara signifikan dapat membantu proses perubahan ini

seperti penerapan proses otomatisasi dalam bisnis.

5. Make-to-order dan Kustomisasi Massal

Permintaan terhadap barang dan servis kustom menjadi trend saat ini. Tantangannya

adalah menyediakan barang dan servis kustom dengan efisien karena secara teoritis

produksi barang kustom membutuhkan waktu dan biaya lebih. Komunikasi antar pembeli

dan penjual yang murah dan cepat dapat di fasilitasi IT melalui E-Dagang.

6. Aliansi Bisnis

Perusahaan-perusahaan sekarang menyadari bahwa aliansi dengan perusahaan lain bisa

sangat menguntungkan, bahkan dengan kompetitornya sendiri. Beberapa jenis aliansi

bisnis : pembagian sumber daya, melakukan procurement bersama, usaha penelitian

bersama, membangun hubungan supplier-perusahaan permanen, virtual corporation. IT

memfasilitasi aliansi bisnis mulai dari portal kolaborasi hingga menggambar elektronik

dengan transmisi data yang real-time.

7. E-Bisnis dan E-Dagang

Melakukan bisnis secara elektronik sangat menjanjikan. Kemudahan, kecepatan,

keakuratan, kecepatan dan tentu biaya yang murah yang ditawarkan menjadi sebuah

kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan transformasi bisnis menjadi lebih baik. E-

bisnis bukan hanya membuat evolusi dalam bisnis tetapi mengubah wajah IT dengan

9

mendorong perusahaan untuk mendefinisikan peranan IT dalam model bisnis mereka

yang baru.

2.3 Revolusi Web

A. E-bisnis

E-bisnis adalah menggunakan fasilitas elektronik/IT dalam menjalankan operasi

bisnis. Otomatisasi proses, alur kerja, kolaborasi, komunikasi semuanya dapat dilakukan

dengan cepat dan efisien. E-bisnis sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk terus

dapat berkompetisi saat ini. Penggunaan E-bisnis yang umum adalah portal informasi

dalam internal perusahaan yang biasanya terdapat pertukaran info-info yang digunakan

oleh departemen-departemen di dalam perusahaan, portal ini juga biasa dikembangkan

untuk transaksi-transaksi dengan online form yang datanya bisa disimpan langsung pada

data warehouse perusahaan. Untuk top management bisa menggunakan portal ini untuk

menampilkan dashboard, diagram-diagram, informasi-informasi tentang perkembangan

perusahaan yang dapat membantu untuk membuat keputusan. Masih banyak lagi contoh

penerapan e-bisnis lainnya yang tidak diterangkan disini.

B. E-Dagang

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce,

juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa

melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer

10

lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik,

sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan

penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti:

transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-

marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online

(online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange

/EDI), dll.

E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan

e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga

pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan, dll. Selain

teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan

data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non

komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk

e-dagang ini.

E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali

banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web

(website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan

seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006

yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan

akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.

11

Sejarah perkembangan

Istilah "perdagangan elektronik" telah berubah sejalan dengan waktu. Awalnya,

perdagangan elektronik berarti pemanfaatan transaksi komersial, seperti penggunaan EDI

untuk mengirim dokumen komersial seperti pesanan pembelian atau invoice secara

elektronik.

Kemudian dia berkembang menjadi suatu aktivitas yang mempunya istilah yang

lebih tepat "perdagangan web" — pembelian barang dan jasa melalui World Wide Web

melalui server aman (HTTPS), protokol server khusus yang menggunakan enkripsi untuk

merahasiakan data penting pelanggan.

Pada awalnya ketika web mulai terkenal di masyarakat pada 1994, banyak jurnalis

memperkirakan bahwa e-commerce akan menjadi sebuah sektor ekonomi baru. Namun,

baru sekitar empat tahun kemudian protokol aman seperti HTTPS memasuki tahap

matang dan banyak digunakan. Antara 1998 dan 2000 banyak bisnis di AS dan Eropa

mengembangkan situs web perdagangan ini.

Faktor kunci sukses dalam e-commerce

Dalam banyak kasus, sebuah perusahaan e-commerce bisa bertahan tidak hanya

mengandalkan kekuatan produk saja, tapi dengan adanya tim manajemen yang handal,

pengiriman yang tepat waktu, pelayanan yang bagus, struktur organisasi bisnis yang baik,

jaringan infrastruktur dan keamanan, desain situs web yang bagus, beberapa faktor yang

termasuk:

12

1. Menyediakan harga kompetitif

2. Menyediakan jasa pembelian yang tanggap, cepat, dan ramah.

3. Menyediakan informasi barang dan jasa yang lengkap dan jelas.

4. Menyediakan banyak bonus seperti kupon, penawaran istimewa, dan diskon.

5. Memberikan perhatian khusus seperti usulan pembelian.

6. Menyediakan rasa komunitas untuk berdiskusi, masukan dari pelanggan, dan lain-

lain.

7. Mempermudah kegiatan perdagangan

Masalah e-commerce

1. Penipuan dengan cara pencurian identitas dan membohongi pelanggan.

2. Hukum yang kurang berkembang dalam bidang e-commerce ini.

Perusahaan terkenal

Perusahaan yang terkenal dalam bidang ini antara lain: eBay, Yahoo, Amazon.com,

Google, dan Paypal.

Kecocokan barang

Ada beberapa barang yang cocok dijual secara elektronik seperti barang

elektronik kecil, musik, piranti lunak, fotografi, dll. Barang yang tidak cocok seperti

barang yang memiliki rasio harga dan berat yang rendah, barang-barang yang perlu

dibaui, dipegang, dicicip, dan lain-lain.

13

2.4 Produk-produk IT untuk Bisnis

A. ERP / Perencanaan sumber daya perusahaan

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP, enterprise

resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan

manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses

bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan

bersangkutan (Wikipedia Indonesia,2007).

Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP

II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang

berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses

manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting

perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis

seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan

sumber daya manusia.

Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa

pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan

Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-

Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

14

Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi

serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.

Modul Operasi

• General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics

Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service,

Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

Modul Finansial dan Akunting

• General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management,

Treasury, Enterprise Controlling.

Modul Sumber Daya Manusia

• Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and

Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Keuntungan penggunaan ERP

Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat

dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

15

Standarisasi Proses Operasi

Menstandarisasikan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga

terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarisasikan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama

untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah

dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Keuntungan yang bisa diukur :

• Penurunan inventori

• Penurunan tenaga kerja secara total

• Peningkatan service level

• Peningkatan kontrol keuangan

• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Memilih ERP

Latar Belakang

• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi

buruk.

• ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan

berhasil di perusahaan yang lain.

• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat.

16

• Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan

rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process

yang ada.

• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP

adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.

• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy

yang cacat dan business process yang ‘parah’.

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah

mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi

bencana yang mahal.

Syarat sukses memilih ERP

Knowledge & Experience

• Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya

dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar.

• Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah

proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.

• Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang

terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan.

• Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya

kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

17

Metodologi Pemilihan

Metodologi

• Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan

perusahaan dalam memilih ERP.

• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized,

focused dan simple.

• Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga

penandatanganan order pembelian ERP.

• Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses

pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia,

analisa infrastruktur dan analisa software.

Analisa Strategi Bisnis

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers ?

• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai ?

• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai ?

• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan

?

• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki ?

• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang

disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut ?

• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan ?

18

Analisa Sumber Daya Manusia

• Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP

?

• Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan

menggunakannya ?

• Bagaimana komitmen dari tim implementasi ?

• Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP ?

• Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dgn tim ?

• Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan ?

Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks,

permanent office systems, communication system dan auxiliary system) ?

• Seberapa besar budget untuk infrastruktur ?

• Apa infrastruktur yang harus disiapkan ?

Analisa Software

• Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi

perusahaan ?

• Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga

untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari ?

• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia ?

19

• Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis

perusahaan ?

Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada

saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk

kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh

oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.

• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan

sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing

perusahaan.

• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat

sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi

ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Gagalnya ERP

• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya.

• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang

baru.

20

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

• Kurangnya komitmen top management.

• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis).

• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).

• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).

• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para

karyawan.

• Kesalahan penghitungan waktu implementasi.

• Tidak cocoknya software dgn business process.

• Kurangnya training dan pembelajaran.

• Cacatnya project design & management.

• Kurangnya komunikasi.

• Saran penghematan yang menyesatkan.

Software ERP

Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar

maupun open source:

Tabel 2.2 Software ERP

No Nama

1 Dynamics-Axapta

2 Compiere

3 ORACLE

4 JDE

21

Tabel 2.1 Software ERP (lanjutan)

No Nama 5 BAAN 6 MFGPro 7 Protean 8 Magic 9 aLTiUs

10 SAP 11 Onesoft 12 IFS 13 ELLIPS 14 AGRESSO 15 INTACS

B. Manajemen hubungan pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan (bahasa Inggris: Customer Relationship

Management disingkat CRM) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus

membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan

pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya.

Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang

terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan

aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM

melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat

ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales

force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field

service).

22

Sasaran dan Tujuan

Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka

panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap

kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang

lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment

(ROI) di area ini.

Otomasi Tenaga Penjualan (Sales force automation/SFA), yang mulai tersedia

pada pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM. SFA, pusat

panggilan (bahasa inggris:call center) dan operasi lapangan otomatis ada dalam jalur

yang sama dan masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai bergabung dengan pasar

menjadi CRM. Sama seperti ERP (bahasa Inggris:Enterprise Resource Planning), CRM

adalah sistem yang sangat komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan.

Merujuk kepada Glen Petersen, penulis buku "ROI: Building the CRM Business

Case," sistem CRM yang paling sukses ditemukan dalam organisasi yang menyesuaikan

model bisnisnya untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang sistem informasinya.

CRM mencakup metoda dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk

mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang disimpan untuk setiap

pelanggan dan calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini. Proses otomasi

dalam CRM digunakan untuk menghasilkan personalisasi pemasaran otomatis

berdasarkan informasi pelanggan yang tersimpan di dalam sistem.

23

Fungsi-fungsi dalam CRM

Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi:

• Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.

• Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)

• Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan

• Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan

• Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna

• Menangani keluhan/komplain pelanggan

• Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan

• Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari

pelanggan

Mengimplementasikan CRM

Customer relationship management adalah strategi tingkat korporasi, yang

berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa

paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap

CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan

holistik terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan

pelanggan. CRM mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan

dan proses, customer service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan

informasi. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service

dari ujung ke ujung.

24

C. Manajemen Rantai Suplai

Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management ) adalah sebuah proses

dimana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural.

Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan di

mana organisasi mempertahankan dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber

produksi dalam menyampaikan kepada konsumen.(Kalakota, 2000, h197).

Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk

memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai

suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai

suplai tersebut.

Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus

keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga

berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke

konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.

Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen

melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan

pembuangan.

Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status

pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.

Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal

pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman. (Kalakota, 2000, h198)

25

Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai,

yaitu:

1. Rantai Suplai Hulu / Upstream supply chain

Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan

manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau

kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur second-

trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari

asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream

supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.

2. Manajemen Internal Suplai Rantai / Internal supply chain management

Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke

gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam

keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi.

Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi,

pabrikasi, dan pengendalian persediaan.

3. Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan

pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain,

perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.

26

Permasalahan Manajemen Suplai Rantai

1. Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas produksi,

pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.

2. Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung,

Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.

3. Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk membagi

informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan, inventaris dan

transportasi dsb.

4. Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang

mentah, proses kerja, dan barang jadi.

5. Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar dana

melewati entitas didalam rantai suplai.

Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi dan

dana diantara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah.

Aktifitas/Fungsi

Manajemen rantai suplai ialah pendekatan antar-fungsi (cross functional) untuk

mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah organisasi dan pergerakan dari

barang jadi keluar organisasi menuju konsumen akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus

dalam kompetensi inti dan lebih fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka

atas sumber material mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi

kekurangan sumber ke perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan

27

konsumen, sementara mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian

lebih sedikit dan partner rantai suplai menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan

dari manaje men rantai suplai ialah meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi diantara

rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan

meningkatkan percepatan inventori.

Secara garis besar, fungsi manajemen ini bisa dibagi tiga, yaitu distribusi, jejaring

dan perencaan kapasitas, dan pengembangan rantai suplai. (Harrison)

Beberapa model telah diajukan untuk memahami aktifitas yang dibutuhkan untuk

mengatur pergerakan material di organisasi dan batasan fungsional. SCOR adalah model

manajemen rantai suplai yang dipromosikan oleh Majelis Manajemen Rantai Suplai.

Model lain ialah SCM yang diajukan oleh Global Supply Chain Forum (GSCF). Aktifitas

suplai rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional.

Strategis

1. Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran gudang, pusat

distribusi dan fasilitas.

2. Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat

jalur komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional

seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga.

3. Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa

diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan.

4. Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli.

28

5. Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi

pasokan/suplai.

Taktis

1. Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya.

2. Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas

dari inventori.

3. Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan

definisi proses perencanaan.

4. Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan.

5. Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan

kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan.

6. Gaji berdasarkan pencapaian.

Operasional

1. Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai.

2. Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke

menit).

3. Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan

dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok

4. Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi

permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok

29

5. Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang

diterima.

6. Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished

goods).

7. Operasi outbound, termasuk semua aktifitas pemenuhan dan transportasi ke

pelanggan.

8. Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai

suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan

pelanggan lain.

Strukturisasi dan Tiering

Jika dilihat lebih dekat pada apa yang terjadi dalam kenyataannya, istilah rantai

suplai mewakili sebuah serial sederhana dari hubungan antara komoditas dasar dan

produk akhir. Produk akhir membutuhkan material tambahan kedalam proses manufaktur.

Arus Material dan Informasi

Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber

ke konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak didalam rantai suplai haruslah

berjalan secepat mungkin. Dan dengan tujuan mencegah terjadinya penumpukan

inventori di satu lokal, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar bagian-bagian

30

tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering digunakan ialah

synchronous. (Knill, 1992)

Terkadang sangat susah untuk melihat sifat arus "akhir ke akhir" dalam rantai

suplai yang ada. Efek negatif dari kesulitan ini termasuk penumpukan inventori dan

respon tidak keruan pada permintaan konsumen akhir. Jadi, strategi manajemen

membutuhkan peninjauan yang holistik pada hubungan suplai.

Teknologi informasi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan

penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir, kita

bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai konsumen yang

lebih. Tujuannya ialha mengintegrasikan data permintaan dan suplai jadi gambaran yang

akuarasinya sudah meningkatdapat diambil tentang sifat dari proses bisnis, pasar dan

konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan peningkatan keunggulan kompetitif.

Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai suplai akan meningkatkan ketergantungan

dan inventori minimum.

2.5 Manajemen dan Implementasi IT

A. Jenis Produk IT

1. Off the shelf

Secara komersil, off-the-shelf (COTS) adalah terminologi untuk software atau

hardware, atau secara general adalah teknologi atau produk-produk komputer, yang sudah

menjadi produk final dan tersedia untuk dijual, disewakan, dan dilisensikan kepada

publik (Wikipedia:2007). COTS biasa digunakan sebagai alternatif dari pengembangan

31

secara in-house atau one-off pengembangan yang dibiayai/disponsori pemerintah.

Penerapan COTS sudah dimandatkan oleh pemerintah dan program bisnis, dikarenakan

COTS dapat menghemat biaya pemeliharaan dan procurement. Bagaimanapun juga, sejak

spesifikasi software COTS ditulis oleh sumber eksternal, agensi pemerintah terkadang

khawatir dengan produk ini karena mereka takut perubahan selanjutnya terhadap produk

ini tidak berada dalam kontrol mereka.

Hampir semua software open source adalah COTS, karena dilisensikan kepada

publik. Beberapa pihak mengklaim, menolak argumen tentang kehilangan-kontrol

terhadap pengembangan software selanjutnya karena sudah tersedianya source code.

Beberapa menyamakan argumen kehilangan-kontrol pengembangan software dengan

kehilangan kontrol terhadap fungsi-fungsi software, dimana kontrol bukan diartikan

sebagai ‘akses ke kode program’ tetapi ‘kemampuan untuk memanipulasi kode program’.

Motivasi dari penggunaan komponen COTS adalah penghematan biaya

pengembangan sistem secara keseluruhan dan mengurangi waktu pengembangan karena

komponen-komponen yang dibutuhkan dapat dibeli, daripada harus dibuat dari awal.

Beberapa pihak mempertimbangkan COTS sebagai silver bullet selama tahun 90-an,

karena pengembangan dengan COTS tidak disertai keuntungan yang benar-benar nyata –

secara definisi biaya keseluruhan dan waktu pengembangan dapat dikurangi, tetapi sering

terjadi peningkatan pengeluaran untuk biaya integrasi komponen ke dalam sistem dan

munculnya dependensi pada pihak ketiga yaitu vendor pembuat komponen.

Beberapa group sudah dibentuk untuk mendukung pengembangan sistem COTS

untuk berbagai tujuan dan mempromosikan adopsi mereka.Salah satu group aliansi itu

adalah Mountain View Alliance.

32

Produk Off-the-shelf jika diukur secara umum akan lebih murah dan lebih cepat

daripada mengembangkannya sendiri.

Dalam ilmu komputer, software off-the-shelf tersedia sebagai barang-barang stok,

tidak secara khusus di desain atau dibuat secara custom.

2. Custom Software

Pengembangan software kustom, atau dikenal sebagai teknik software kustom.

Perbedaan utama antara off the shelf software dan custom adalah pada ekspektasi

kustomer. Pada umumnya software kustom diperuntukan pada kustomer yang memiliki

kebutuhan yang khusus atau unik. Sehingga software yang sudah tersedia perlu ditambah

atau dikurangkan fungsionalitasnya sehingga memenuhi kebutuhan spesifik kustomer

tersebut. Tujuan akhir dari software kustom ini adalah individu atau kelompok-kelompok

tertentu bukan untuk diproduksi secara massal.

Perusahaan pengembang dunia menyediakan custom programming and servis

teknik software. Hampir semua perusahaan memiliki pengalaman programming database

kustom, website yang terdistribusi dan pengembangan aplikasi web, dan lainnya.

Problem Potensial

Dalam pengembangan software kustom ini tidak dapat dihindari akan

menimbulkan biaya dan resiko yang lebih besar. Ketika kustomer membeli software

kustom, mungkin akan menemukan kesulitan instalasi, dan kesulitan adaptasi antara

33

kebutuhan dan tujuan yang dia inginkan terhadap software tersebut. Terkadang

membutuhkan waktu untuk memanage isu ini, menghabiskan waktu, tenaga, uang. Tapi

ini semua disebut "force major" karena tidak ada satu pun solusi software yang dapat

memprediksi semua kemungkinan komplikasi yang dapat terjadi.

Software yang dikembangkan secara kustom sering kali membutuhkan biaya yang

mahal karena jarang sekali terjadi solusi pra-pengembangan akan memenuhi semua

kebutuhan khusus kustomer.

B. Pemilihan Tipe Pengembangan IT

1. Pengembangan In-house

Disamping software-software yang dapat dibeli dari pengembang. Pilihan lain

adalah mengembangkan sendiri software yang ada. Beberapa alasan utama yang menjadi

pertimbangan pengembangan secara inhouse adalah :

a) Paket software yang didapatkan banyak fungsi yang tidak diperlukan dan

harus dibayar.

b) Perusahaan dapat mengembangkan software dengan biaya yang relatif murah.

Terutama jika mereka punya orang-orang yang sangat mengerti terhadap

sistem yang akan dikembangkan.

c) Aplikasi adalah memiliki keutamaan strategis, mereka ingin mengontrol setiap

aspek dalam pengembangannya.

d) Vendor terlalu lama dalam merespon perubahan kebutuhan pengguna.

34

e) Paket yang ada di pasaran tidak dapat terintegrasi dengan baik dengan

infrastruktur IT yang sudah ada.

f) Biaya dukungan dan pemeliharaan sangat mahal.

Problem Potensial

• Ekspertise biasanya dibayar dengan mahal.

• Dapat menggangu fokus perusahaan terhadap bisnis utamanya.

• Sulit dilakukan jika sumber daya manusia perusahaan kurang kompeten.

• Sistem yang dikembangkan harus diperbaiki terus menerus, tidak seperti produk-

produk yang ada di pasaran yang sudah mature.

2. Outsourcing

Outsourcing adalah melakukan proses subkontrak, seperti mendesain produk atau

manufaktur kepada pihak ketiga. Keputusan untuk melakukan outsource biasa didasari

keinginan untuk mengurangi biaya yang harus dikeluarkan jika harus diproduksi sendiri,

mengalihkan atau menghemat energi langsung pada kompetensi bisnis tertentu, atau

mengefisiensikan penggunaan tenaga pekerja, modal, teknologi, dan sumber daya.

Outsourcing menjadi bagian dari kamus bisnis pada tahun 1980an.

35

Proses Outsource

1. Memutuskan untuk outsource

Keputusan outsource biasa ada di level strategis dan memerlukan keputusan stake holder.

Outsource melibatkan transfer tenaga kerja dan aset ke supplier. Proses diawali dengan

apa yang akan di outsource pada supplier. Ketika scope sudah didefinisikan dengan baik,

langkah selanjutnya adalah mencari partner outsource.

2. Proposal Supplier

Request for Proposal (RFP) diberikan kepada supplier-supplier yang ada untuk

mendefinisikan kebutuhan dan harga yang dianggarkan.

3. Kompetisi Supplier

Kompetisi diadakan dengan cara menilai proposal penawaran supplier. Ini akan

melibatkan beberapa kali face-to-face meeting untuk mengklarifikasi kebutuhan

perusahaan dan respon dari supplier.Pada akhir kompetisi supplier memberika "best and

final offer" (BAFO) kepada perusahaan sebagai keputusan akhir supplier.

4. Negosiasi

Negosiasi menggunakan RFP, proposal penawaran supplier, BAFO dan mengkonversi

semuanya menjadi perjanjian kontrak antara perusahaan dengan supplier. Pada tahap ini

finalisasi dokumentasi dan struktur biaya dikeluarkan.

36

5. Finalisasi Kontrak

Pada tahap akhir penutup perjanjian adalah perjanjian yang mengatur bagaimana

perusahaan dan supplier bekerja sama. Ditandatangani kedua belah pihak dan tercantum

tanggal efektif dimulai dan berakhirnya kontrak.

6. Transisi

Transisi dilakukan setelah memasuki tanggal efektif kontrak. Proses ini melibatkan

transfer staff dan pengambilalihan servis.

7. Transformasi

Transformasi adalah eksekusi dari implementasi service level agreement (SLA), untuk

mengurangi total cost of ownership (TCO) atau mengimplementasikan servis baru.

Ditekankan pada 'standarisasi' and 'sentralisasi'.

8. Menyerahkan Hasil

Ini adalah tahap penyerahan hasil pekerjaan dari supplier kepada perusahaan yang

tercantum dikontrak.

9. Terminasi atau Pembaharuan Kontrak

Pada akhir termin kontrak, keputusan akan diambil apakah kontrak akan diakhiri atau

diperbaharui. Terminasi melibatkan pengembalian servis kepada perusahaan (insourcing)

atau mentransfer servis ke supplier lain.

37

Alasan dilakukannya outsourcing

Keuntungan yang dapat diambil perusahaan dengan melakukan outsourcing adalah :

• Penghematan Biaya. Penurunan biaya secara keseluruhan bisa dilakukan dengan

melakukan pengurangan ruang lingkup, mendefinisikan level kualitas, melakukan

penetapan biaya ulang, negosiasi ulang, restrukturisasi biaya

• Restrukturisasi Biaya. Peningkatan operasional diukur dengan membandingkan

fixed costs dengan variable costs. Outsourcing mengubah keseimbangan ratio dua

jenis biaya ini dengan menggeser variable ke fixed cost dan membuat variable

costs lebih mudah diprediksi.

• Peningkatan Kualitas. Meningkatkan kualitas melalui kontrak dengan service

level agreement baru.

• Pengetahuan. Akses ke intellectual property dan pengalaman yang lebih luas dan

pengetahuan.

• Kontrak. Servis akan disediakan sesuai perjanjian di kontrak dengan penalti

finansial.

• Ekspertise dalam Operasional. Mendapatkan akses ke best practice dalam

operasional yang mungkin akan sulit dan memakan waktu yang banyak jika

dilakukan pengembangan secara in-house.

• Isu Staffing. Mendapat akses ke sumber talenta yang memiliki skill tertentu.

• Capacity management. Peningkatan metode manajemen kapasitas servis dan

teknologi dimana resiko berada pada pihak supplier.

38

• Katalis perubahan. Perusahaan dapat menggunakan perjanjian outsource sebagai

katalis untuk langkah utama dalam melakukan perubahan yang tidak dapat

dilakukan sendiri. Supplier berperan sebagai Change agent di dalam proses itu.

• Reduce time to market. Peningkatan akselerasi pengembangan atau produksi

produk dengan kapabilitas tambahan yang dimiliki supplier.

• Komodifikasi. Trend dalam menstandarisasi proses bisnis, servis IT, dan servis

aplikasi yang memungkinkan bisnis secara cerdas membeli dengan harga yang

tepat. Memungkinkan akses bisnis yang luas, yang sebelumnya hanya tersedia

untuk perusahaan-perusahaan besar.

• Manajemen Resiko. Salah satu pendekatan terbaik dalam manajemen resiko

adalah berpartner dengan outsourcer yang mampu menangani dengan lebih baik.

• Zona Waktu. Pekerjaan sekuensial dapat dilakukan selama hari biasa dengan

waktu kerja yang sama dapat dilakukan juga saat musim dingin atau panas.

• Tekanan Kustomer. Kustomer akan melihat keuntungan dengan perusahaan, tapi

tidak suka dengan beberapa kinerja pada elemen bisnis tertentu, dimana bisa

diperbaiki dengan lebih baik jika dilakukan outsourcing.

Permasalahan dengan Outsourcing

1. Opini Publik

Ada opini publik bahwa outsourcing membahayakan pasar tenaga kerja lokal.

Dikhawatirkan akan muncul banyak pengganguran dan tidak ada pemberdayaan

masyarakat sekitar oleh perusahaan. Padahal itu adalah salah satu tanggung jawab

perusahaan pada masyarakat.

39

2. Bertentangan dengan Pandangan Shareholder

Untuk publisitas sudah menjadi tanggung jawab perusahaan/manajemen pada shareholder

untuk menjalankan bisnis. Ini juga terkait kepentingan shareholder terhadap ROI (return

on investment) dan tanggung jawab sosial. Outsourcing berkebalikan dengan pandangan

ini.

3. Kegagalan merealisasikan nilai bisnis

Kritik utama terhadap oursourcing adalah kegagalan dalam merealisasikan nilai bisnis

yang dijanjikan outsources kepada perusahaan.

4. Tanggung jawab sosial

Ada argumen bahwa pekerja dengan bayaran rendah untuk outsource di eksploitasi.

Tidak mendapat fasilitas yang baik/sama dengan pegawai biasa.

5. Kualitas Servis

Kualitas servis yang diukur service level agreement (SLA) di dalam kontrak outsource

tidak sama dengan saat implementasinya karena terjadi gap antara persepsi perusahaan

dengan outsourcer.

6. Turnover karyawan

Turnover pada perusahaan outsource sangat tinggi, sehingga skill yang dibawa oleh

karyawan outsource itu hilang dan perusahaan tidak memiliki kendali terhadap perubahan

itu.

40

7. Pengetahuan perusahaan

Pekerja transfer dari outsourcer mungkin mendapat kesulitan komunikasi dalam internal

perusahaan. Mungkin saja diberikan akses email, tetapi mungkin ia akan mengetahui

tentang berita-berita internal perusahaan yang di broadcast melalui email perusahaan.

8. Kualifikasi outsourcer

Outsourcer mungkin saja melakukan pergantian staffnya dengan staff yang memiliki skill

lebih rendah dari yang sebelumnya. Sehingga berimplikasi pada hasil yang kurang baik.