BAB II Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web

5/28/2018 BAB II Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web

1/24

BAB II.

TINJAUAN UMUM DAN LANDASAN TEORI

2.1. TINJAUAN UMUM

2.1.1 Sejarah Berdirinya Balai Wilayah Sungai Sua!era III

Balai Wilayah Sungai Sumatera III berdiri pada tahun 2007, berada di Jl.

Cut Nyak Dien No. !ekanbaru. Balai Wilayah Sungai Sumatera III mempunyai

tuga" melak"anakan pengelolaan "umber daya air yang meliputi peren#anaan

pelak"anaan kon"truk"i, opera"i dan pemeliharaan dalam rangka kon"er$a"i

"umber daya air, dan pengendalian daya ru"ak air.

Balai Wilayah Sungai Sumatera dipimpin oleh "eorang %epala Balai

bernama Ir.&au'i Idri", (), dibantu oleh beberapa "ub bagian yaitu tata u"aha,

program dan peren#anaan umum, pelak"anaan dan opera"i dan pemeliharaan.

2.1.2 S!ru"!ur Organi#a#i

Dalam melak"anakan tuga" dan *ung"inya Balai Wilayah Sungai Sumatera

III didukung "umber daya manu"ia yang ber+umlah 202 orang, terdiri dari 2

orang !NS dan orang Non !NS dengan rin#ian tingkat pendidikan !NS

"ebagai berikut -

. !endidikan "etingkat S2 - 7 rang

2. !endidikan Setingkat S - / rang

1. !endidikan Setingkat DIII - / rang

. !endidikan "etingkat S345- 70 rang


2/24

6

/. !endidikan "etingkat S34!- 1 rang

. !endidikan Setingkat SD - 1 orang

Se"uai Surat %eputu"an (enteri !enertiban 5paratur Negara (enpan8

Nomor - 29%)!9(.!5N9792001 tentang !embentukan :nit !elak"ana 4ekni"

bah;a Balai Wilayah Sungai Sumatera III, "truktur organi"a"inya terma"uk dalam

tingkat )"elon III5. Berikut "truktur organi"a"i yang ada di Balai Wilayah Sungai

Sumatera III %ementerian !eker+aan :mum pada gambar 2..

$a%ar 2.1 S!ru"!ur Organi#a#i Balai Wilayah Sungai Sua!era III

&Su%er ' S( (e)ala BWS Sua!era III N*. 2+,(-TS,BWSSIII,2/1+0


3/24

0

2.2 LANDASAN TEORI

2.2.1 (*n#e) Da#ar Si#!e

(enurut 4ata Sutabri 2001-68 "i"tem pada da"arnya adalah "ekelompok

un"ur yang erat hubungannya "atu dengan yang lain, ang ber*ung"i ber"amaele$an

In*orma"i terebut haru" berman*aat bagi yang mebutuhkan dan

menerima in*orma"i ter"ebut.

Si"tem pengolahan in*orma"i pengolahan data men+adi in*orma"i atau

tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna men+adi berguna bagi penerima.

Nilai atau kualita" in*orma"i berhubungan dengan keputu"an, bila tidak ada

pilihan atau keputu"an maka in*orma"i tidak diperlukan.

2.2.+ Si#!e In*ra#i

In*orma"i memang memegang peranan yang "angat penting didalam

pengambilan keputu"an yang tepat. In*orma"i dapat diperoleh dari "i"tem

in*orma"i in*ormation "y"tem"8 atau di"ebut +uga dengan pro#e""ing "y"tem" atau

in*ormation pro#e""ing "y"tem". >obert 5. 3eit#h dan %. >o"#oe Da$i"8

mengemukakan de*ini"i dari "i"tem in*orma"i "ebagai berikut - ?Si"tem In*orma"i

adalah kumpulan perangkat kera" dan perangkat lunak yang diran#ang untuk

mentran"*orma"ikan data kedalam bentuk in*orma"i yang berguna@.


7/24

(enurut 5lter, "i"tem in*orma"i adalah kombina"i antara pro"edur ker+a,

in*orma"i, orang, dan teknologi in*orma"i yang diorgani"a"ikan untuk men#apai

tu+uan dalam "ebuah organi"a"i. Si"tem in*orma"i kear"ipan elektronik adalah

kombina"i teknologi in*orma"i yang digunakan untuk memberikan in*orma"i yang

berguna untuk "ekolah. Dalam "uatu "i"tem in*orma"i terdapat komponen5 Jad;al >eten"i 5r"ip8 yang digunakan "ebagai pedoman

untuk pelak"anaan penyu"utan ar"ip.

5r"ip ka#au adalah ar"ip dinami" inakti* yang dimiliki oleh unit organi"a"i

dalam keadaan ka#au9tidak terorgani"ir karena tidak adanya "i"tem atau penataan

yang +ela". 5da beberapa hal yang melatarbelakangi ter+adinya ar"ip inakti* tidak

teratur9ka#au antara lain -

. rgani"a"i belum memiliki "i"tem, pro"edur dan program yang +ela".


10/24

7

2. rgani"a"i "udah mempunyai "i"tem, pro"edur dan program tetapi belum

dilak"anakan.

1. rgani"a"i "udah mempunyai "i"tem tetapi "i"tem yang ada kurang "e"uai

dengan "i"tem kear"ipan yang ada di organi"a"i ter"ebut.

. %urang adanya perhatian baik dari pihak pimpinan maupun pihak pelak"ana

terhadap ma"alah kear"ipan.

Dalam melakukan pengelolaan ar"ip inakti* ada tiga priorita" yang haru"

diutamakan yaitu -

. 5r"ip yang umurnya "udah tua

2. 5r"ip yang *i"iknya ru"ak.

1 5r"ip yang "ering di#ari.

2.2.6 Se"uen#ial Berinde"#

(enurut (eliana Chri"tianti J dan >adiant i#tor Imbar 200-108 %on"ep

indek" terdiri ata" "ekumpulan data entry, yaitu - "atu untuk "etiap record.

Indek" ter"ebut terdiri dari key dan pointer yang memungkinkan untuk

melakukan pengak"e"an lang"ung ke record tertentu. !ada re#ord yang be"ar,

indek" entry "elalu lebih ke#il dari pan+ang recorditu "endiri dan ingatlah bah;a

*ile indek" "elalu lebih ke#il dibandingkan dengan *ile utamanya "ehingga, blok

yang digunakan oleh *ile indek" lebih "edikit pula. Berkaitan dengan ;aktu

pengak"e"annya, ;aktu yang dibutuhkan untuk memba#a "eluruh blok file indek"

lebih "edikit. Jadi total ;aktu pengak"e"an pada file indek" lebih #epat daripada

pengak"e"an terhadap *ile utama.


11/24

5da tu+uh pengukuran terhadap kiner+afile yaitu -

. :kuran re#ord >8

:kuran re#ord pada *ile "ekuen"ial berindek" dipengaruhi oleh - +umlah

*ield pada "atu re#ord, pen+ang nilai atribut, dan pan+ang *iled pointer.

2. Waktu pengambilan record tertentu 4&8

!rin"ip pengambilan re#ord pada *ile "ekuen"ial berindek" yanitu dengan

mengikuti alur dari indek" yang dimulai dengan men#ari indek" terdekat

yang lebih ke#il dari key.

1. Waktu pengambilan recordberikutnya 4N8,

!rin"ip pengambilan re#ord berikutnya pada *ile "ekuen"ial berindek"

dengan memperhitungkan alamat re#ord, re#ord dan letak re#ord yang

"elan+utnya dapat mempengaruhi total ;aktu yang diperlukan untuk

mengambil re#ord berikutnya.

. Waktu penyi"ipan re#ord 4I8,

!enyi"ipan re#ord pada *ile "ekuen"ial berindek" yaitu dengan memba#a

dan menuli" ulang re#ord "ebelumnya atau blo##k untuk o$er*lo;

danmemba#amenuli" ulang blok o$er*o; untuk re#ord yang di"iapkan.

/. Waktu pembaruan re#ord 4:8,

Waktu pembaruan re#ord berhubungan dengan update time, dua opera"i

yang "elalu ter+adi pada pembaruan re#ord yaitu - penghapu"an dan

pengubahan.

. Waktu pemba#aan "eluruh re#ord 48


12/24

6

!emba#aan "eluruh re#ord pada *ile "ekuen"ial berindek" dilakukan

di"etiap entry dalam indek".

7. Waktu reorgani"a"i *ile 48

>eorgani"a"i *ile pada *ile "ekuen"ial berindek" dapa berupa penuli"an

ulang maupun pengindek"


13/24

20

0. linuE, uniE, ;indo;"8 dan dapat di+alankan "e#ara runtime melalui

. console "erta +uga dapat men+alankan perintah


14/24

2

yang $alid. Setiap $ariabel dalam !=! peka terhadap perbedaan huru* kapital dan

non


15/24

22

2. (ySF3 dapat di+alankan dan menangani banyak user dalam ;aktu

ber"amaan.

1. %elebihannya dapat menampung lebih dari lima puluh +uta record membuat

(ySF3 merupakan pilihan tepat untuk menampung record "uatu in"tan"i

atau peru"ahaan "kala ke#il dan menengah. Databa"e yang mampu

menyimpan data berkapa"ita" "angat be"ar hinggga berukuran !igabyte

"ekalipun.

. (ySF3 mempunyai ke#epatan #ukup "igni*ikan dalam hal ek"eku"i perintah

dibandingkan dengan paket databa"e lainnya.

/. Sebuahsoftware databa"e yang open source. 5rtinya program ini ber"i*atfree

atau beba" digunakan oleh "iapa "a+a tanpa haru" membeli dan membayar

li"en"i kepada pembuatnya. (ySF3 menyediakan dokumen open source

"ehingga pengguna lelua"a melakukan perubahan


16/24

21

2.2.1/ En!i!y Rela!i*n#hi) Diagra &ERD0

(enurut >o"a 5.S dan ( Shalahuddin 201-/08 )>D digunakan untuk

pemodelan ba"i" data rela"ional. )>D merupakan alat pemodelan data utama yang

akan membantu mengorgani"a"i data dalam "uatu proyek ke dalam entita"D dibuat dengan tu+uan untuk

menggambarkan model data dalam pro"e" peran#angan database agar "e"uai

dengan gambaran "i"tem in*orma"i yang akan dibangun.

!embuatan )>D data model haru" dida"arkan pada per"ep"i terhadap

dunia nyata yang ter"u"un ata" kumpulan ob+ek


17/24

2

5tribut !roperti bagian8 dari entita" berupain*orma"i tentang entita" ter"ebut

atribut +uga merupakan "ebutanuntuk me;akili "uatu entita" yang

ber*ung"i mende"krip"ikankarakteri"tik entita".

>ela"i =ubungan relation"hip8 dipakai

untuk menghubungkan dua entita"

atau lebih dengan arti tertentu.

Gari" Gari" ini ber*ung"i untuk

menghubungkan atribut dengan

entita", dan entita" dengan

relationship atau rela"i.

Su%er 'R*#a A.S dan M Shalahuddin &2/1+'330

2.2.11 4l*;


18/24

2/

Ta%el 2.2 Si%*l -enghu%ung

5ru" 9 &lo; !enghubung antara

pro"edur 9 pro"e"

!enghubung9Conne#tor Simbol keluar 9 ma"uk

pro"edur atau pro"e"dalam lembar 9 halaman

yang "ama

**


19/24

2

redefined rocess Simbol untuk memper"iapkan

penyimpanan yang akan

digunakan "ebagai tempat

pengolahan didalam "torage

4erminal Simbol untuk permulaan atau

akhir darti "uatu program

(anual Input Simbol untuk pema"ukan data

"e#ara manual on


20/24

27

2.2.12 Da!a 4l*; Diagra &D4D0

Data &lo; Diagram D&D8 dapat digunakan untuk merepre"enta"ikan

"ebuah "i"tem atau perangkat lunak pada beberapa le$el ab"trak"i. D&D dapat

dibagi men+adi beberapa le$el yang lebih detail untuk merepre"enta"ikan aliran

in*orma"i atau *ung"i yang lebih detail. D&D menyediakan mekani"me untuk

pemodelan *ung"ional ataupun pemodelan aliran in*orma"i. D&D lebih "e"uai

digunakan untuk memodelkan *ung"i


21/24

2

)ntita" luar )Eternal entity8 atau ma"ukan

input8 atau keluaran output8 atau orang yang

berinterak"i dengan perangkat lunak yang

dimodelkan atau "i"tem lain yang terkait

dengan aliran data dari "i"tem yang

dimodelkan

Catatan - nama yang digunakan pada ma"ukan

input) atau kluaran output8 bia"anya berupa

kata benda

5liran data merupakan data yang dikirim

antar pro"e" , dari penyimpanan ke pro"e",atau dari pro"e" ke ma"ukan input) atau

keluaran output8

Catatan - nama yang digunakan pada aliran

data bia"anya berupa kata benda.

Su%er ' R*#a A.S dan M Shalahuddin&2/1+'590

2.2.1+ A)li"a#i We%#i!e

(enurut 5dhi !ra"etio 202-168 aplika"i dari teknologi in*orma"i yang

berkembang "angat pe"at "aat ini adalah ;eb"ite. Web"ite merupakan aplika"i

yang dapat diak"e" dari mana "a+a, "ehingga memudahkan "etiap penggunanya

untuk men#ari dan mendapatkan berbagai in*orma"i. 5plika"i ;eb pada a;alnya

dibangun hanya dengan menggunakan baha"a yang di"ebut =4(3 =yper4eEt

(arkup 3anguange8 dan protokol yang digunakan dinamakan =44! =yper4eEt

3anguange !roto#ol8. !ada perkembangan berikutnya, "e+umlah "krip dan ob+ek

dikembangkan untuk memperlua" kemampuan =4(3. !ada "aat ini banyak "krip

"eperti ituKantara lain yaitu !=! dan 5S!, "edangkan #ontoh yang berupa ob+ek

antara lain adalah applet Ja$a8.

5plika"i ;eb "endiri dapat dibagi men+adi-

a. ;eb "tati", dan


22/24

26

b. ;eb dinami".

Web "tati" dibentuk dengan menggunakan =4(3 "a+a. %ekurangan aplika"i

"eperti ini terletak pada keharu"an untuk memelihara program "e#ara teru"

meneru" untuk mengikuti "etiap perubahan yang ter+adi. %elemahan ini diata"i

dengan model aplika"i ;eb dinami".

a. Web"ite Stati"

Web"ite "tati", adalah "alah "atu bentuk ;eb"ite yang i"i didalam ;eb"ite

ter"ebut tidak dimak"udkan untuk di update "e#ara berkala, dan bia"anya di

maintain "e#ara manual oleh beberapa orang yang menggunakan "o*t;are editor.

5da 1 tipe kategori "o*t;are editor yang bia"a dipakai untuk tu+uan maintaining

ini, mereka adalah -

. )lemen !enyunting tek". Contohnya adalah Notepad atau 4eEt)dit,

dimana =4(3 diubah didalam program editor ter"ebut.

2. )lemen 2 WSIWG editor. Contohnya (i#ro"o*t &rontpage dan

(a#romedia Dream;ea$er, dimana "itu" di edit menggunakan G:I

Graphi#al :"er Inter*a#e8 dan *ormat =4(3 ini "e#ara otomati" di

generate oleh editor ini.

1. )lemen 1 )ditor yang "udah memiliki templat, #ontohnya >apid;ea$er

dan iWeb, dimana, editor ini membolehkan u"er untuk membuat dan

mengupdate ;eb"itenya lang"ung ke "er$er ;eb "e#ara #epat, tanpa haru"

mengetahui apapun tentang =4(3. (ereka dapat memilih template yang

"e"uai dengan keinginan mereka, menambah gambar atau obyek,


23/24

10

mengi"inya dengan tuli"an, dan dengan "eke+ap mereka "udah dapat

membuat "itu" ;eb tanpa haru" melihat "ama "ekali kodeSS. I"i "itu" yang "tati" +uga "e#ara periodik di

generate, atau, apabila ada keadaan dimana dia butuh untuk dikembalikan kepada

keadaan "emula, maka dia akan di generate, hal ini untuk menghindari kiner+anya

"upaya tetap ter+aga.


24/24

1

!lugin ter"edia untuk menambah banyaknya *eature dan kemampuan dari

;eb bro;"er, dimana, plugin ini dipakai untuk membuka #ontent yang bia"anya

berupa #uplikan dari gambar bergerak a#ti$e #ontent8 #ontohnya adalah &la"h,

Sho#k;a$e atau applet" yang dituli" dalam baha"a J55. Dynami# =4(3 +uga

menyediakan untuk u"er "upaya dia bi"a "e#ara interakti* dan realtime, meng

BAB II Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web

Documents

Transcript of BAB II Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web