BAB III Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web

44

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM3.1.Analisa Sistem

Analisa sistem adalah teknik pemecahan masalah dari satu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponennya dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi sehingga dapat disarankan sebuah perbaikan atau perancangan sistem yang baru. Analisa sistem juga bertujuan untuk memperoleh masukan secara menyeluruh tentang sistem yang akan dirancang berdasarkan saran dari calon pengguna sistem.

3.1.1. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan analisa dari penelitian ini, proses penyimpanan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III belum memiliki standar operasional prosedur tersendiri. Setiap unit kerja menyimpan arsip dengan cara mencatat detail arsip kemudian mengarsipkan dokumen sesuai klasifikasi arsipnya. Berikut gambar aliran sistem yang sedang berjalan pada proses pengarsipan di Balai Wilayah Sungai Sumatera III.

Gambar 3.1 Aliran Sistem yang sedang berjalanKeterangan :

1. Surat yang telah disahkan diterima oleh petugas arsip

2. Petugas arsip mengisi data surat kedalam buku agenda.

3. Buku agenda terisi.

4. Petugas Arsip menyimpan arsip selama 1 tahun.

5. Petugas arsip mengirimkan surat yang telah diarsipkan ke petugas gudang.

6. Petugas gudang melakukan pengisian data letak arsip di agenda.7. Agenda terisi.

8. Setelah petugas gudang melakukan pengisian data di agenda lalu petugas gudang melakukan penyusunan.9. Arsip tersimpan di gudang.10. Kepala Balai melihat arsip yang telah disimpan di gudang.

3.1.2. Analisa Sistem yang diusulkanWebsite merupakan salah satu sarana penyedia informasi yang sangat luas. Dengan dibangunnya website Sistem Kearsipan di Balai Wilayah Sungai Sumatera III, maka informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat ditemukan. Melihat beberapa kelemahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan, maka sebaiknya dibangun sistem baru dengen beberapa kelebihan yaitu kinerja sistem baru lebih efektif, informasi lebih cepat dan akurat, jangkauan penerimaan informasi lebih luas, lebih mudah dikontrol, menggunakan tenaga kerja yang sedikit dan membantu pelayanan sistem lama.

Dari pengamatan analisa dilapangan, dengan dibangunnya sistem yang baru terdapat beberapa kelebihan dibandingkan dengan sistem yang lama diantaranya adalah :

1. Jangkuan informasi cakupannya luas.

2. Persiapan penyajian informasi lebih cepat setelah petugas arsip menginputkan data ke sistem kearsipan elektronik.3. Apabila terjadi perubahan informasi akan memakan waktu lebih cepat untuk memperbaikinya.

Gambar aliran sistem yang diusulkan pada proses pengarsipan di Balai Wilayah Sungai Sumatera III ditunjukkan pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Aliran Sistem yang diusulkan

Keterangan :

1. Petugas Arsip Login.

2. Petugas Arsip Menginputkan Surat yang telah disahkan.

3. Data surat tersimpan

4. Petugas arsip menginputkan klasifikasi arsip

5. Arsip telah di klasifikasikan

6. Petugas arsip menginputkan data instansi

7. Data instansi tersimpan

8. Petugas arsip menginputkan data unit kerja

9. Data unit kerja tersimpan

10. Petugas arsip menginputkan data masalah

11. Data masalah tersimpan

12. Petuga Arsip mencetak laporan arsip

13. Petugas Gudang login.

14. Petugas Gudang melihat laporan arsip.

15. Petugas Gudang menginputkan pemberkasan arsip

16. Petugas Gudang menginputkan retensi arsip17. Petugas Gudang menginputkan pemusnahan arsip

18. Kepala Balai login

19. Kepala Balai melihat laporan arsip.3.2 Analisa Kebutuhan SistemAnalisa kebutuhan sistem adalah proses identifikasi dan evaluasi permasalahan sehingga dapat dibangun sebuah sistem baru yang diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah tersebut. Sistem Informasi Kearsipan Elektronik yang dirancang ini mampu memenuhi kebutuhan sebagai berikut :1. Mempermudah kinerja admin dalam mengelola dan mengolah data-data arsip.

2. Memberikan kemudahan pencarian data menggunakan metode sekensial berindeks.

3.3 Perancangan SistemPerancangan sistem merupakan tahap identifikasi kebutuhan secara fungsional untuk mempersiapkan sebuah rancang bangun yang bertujuan merancang sistem dalam memenuhi kebutuhan pemakai sistem. Tahap-tahap yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah perancangan Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).3.3.1 Perancangan GlobalPerancangan global merupakan persiapan untuk melakukan perancangan secara terperinci. Alat bantu yang digunakan dalam desain secara global yaitu Context diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram. Tujuan dari perancangan global ini adalah mempermudah komunikasi antar user dengan koponen sistem dan memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang dirancang.

a. Context DiagramContext Diagram adalah suatu gambaran tentang suatu sistem yang terdapat dalam suatu organisasi yang memperlihatkan batasan sistem, eksternal entity yang berintegrasi dengan sistem informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Context diagram berfungsi metakan model lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut Context diagram untuk Sistem Informasi Kearsipan Elektronik pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III.

Gambar 3.3 Context DiagramDari gambar 3.3 dapat terlihat bahwa petugas arsip, petugas gudang dan kepala balai harus login terlebih dahulu untuk bisa masuk ke dalam sistem. Hal ini ditunjukkan dengan adanya aliran data login pada external entity petugas arsip, petugas gudang dan kepala balai. Aliran data yang mengalir dari atau menuju ke setiap entity adalah:1. Data ArsipData arsip adalah data yang digunakan pada proses pengolahan data arsip seperti data kode arsip, jenis arsip, tanggal arsip, tanggal masuk, indeks , penerbit (asal arsip), judul, penerima, ringkasan isi, keterangan, status2. Data Klasifikasi ArsipData Klasifikasi Arsip adalah data yang digunakan pada proses pengolahan klasifikasi arsip.3. Data InstansiData Instansi adalah data yang digunakan pada pengolahan asal instansi.4. Data Unit Kerja Data Unit Kerja adalah data yang digunakan pada pengolahan unit kerja.5. Data Masalah Data Masalah adalah data yang digunakan pada pengolahan masalah. 6. Data Gedung Data Gedung adalah data yang digunakan pada pengolahan lokasi Gedung

7. Data Pemberkasan Data Pemberkasan adalah data yang digunakan pada pengolahan pemberkasan seperti gedung, ruang, boks, dan sampul.

8. Data Retensi Data Retensi adalah data yang digunakan pada pengolahan retensi (masa simpan) arsip.

9. Data Pemusnahan Data Pemusnahan adalah data yang digunakan pada pengolahan pemusnahan arsip.b. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) berfungsi menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Berikut Data Flow Diagram (DFD) level 1 untuk perancangan Sistem Informasi Kearsipan Elektronik pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III ditunjukkan pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Gambar 3.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Pemberkasan arsipc. Entity Relationship Diagram (ERD)

Berikut ini merupakan ERD dari sistem yang dibangun, ditunjukkan oleh gambar 3.6.

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)3.3.2 Desain TerinciDesain terinci bertujuan untuk menerapkan sistem yang baru agar kebutuhan sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan sistem yang dirancang. Desain terinci yang dimaksud adalah desain output, desain input, desain tabel.

a. Desain OutputKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

Direktorat Jenderal Sumber Daya Air

Balai Wilayah Sungai Sumatera III

Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III

No.Kode ArsipTanggal MasukInstansi Unit KerjaMasalahIndeks

9(3)

9(3)X(6)

X(6)99-99-9999

99-99-9999X(25)

X(25)X(25)

X(25)X(30)

X(30)X(25)

X(25)

Pekanbaru, DD-MM-YYYY

Arsiparis

( X(30) )

Gambar 3.7 Desain Output Laporan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera IIIKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM



Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN PEMBERKASAN ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III

No.Kode ArsipInstansi Unit KerjaMasalahLokasi

GedungRuangRakBoksSampul

9(3)

9(3)X(6)

X(6)X(25)

X(25)X(25)

X(25)X(30)

X(30)X(25)

X(25)X(15)

X(15)X(15)

X(15)X(15)X(15)X(20)X(20)


Arsiparis

( X(30) )

Gambar 3.8 Desain Output Laporan Pemberkasan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera III

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM



Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN RETENSI ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III

No.Kode ArsipInstansi Unit KerjaMasalahTanggal RetensiStatus

9(3)

9(3)X(6)

X(6)X(25)

X(25)X(25)

X(25)X(30)

X(30)99-99-9999

99-99-9999X(20)

X(20)


Arsiparis

( X(30) )

Gambar 3.9 Desain Output Laporan Retensi Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera III

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM



Jl. Cut Nyak Dhien No.1 Pekanbaru 0761-22473LAPORAN PEMUSNAHAN ARSIP BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA III

No.Kode ArsipInstansi Unit KerjaMasalahTanggal MusnahMengetahui

9(3)

9(3)X(6)

X(6)X(25)

X(25)X(25)

X(25)X(30)

X(30)99-99-9999

99-99-9999X(20)

X(20)


Arsiparis

( X(30) )

Gambar 3.10 Desain Output Laporan Pemusnahan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera III

b. Desain Input

Rancangan input yang dibangun untuk penginputan data yang nantinya akan menghasilkan informasi. Semua rancangan ini hanya dapat digunakan oleh pengguna yang memiliki hak akses sebagai administrator dan petugas arsip. Rancangan input yang telah didesain antara lain seperti gambar-gambar dibawah ini :Tabel 3.1 Desain Input LoginLogo Sistem Informasi Kearsipan


Username: x(15)Password : x(15)

Tabel 3.2 Desain Input Data Arsip

Logo Sistem Informasi Kearsipan


Selamat datang user

Data ArsipKode Arsip : x(6)Tanggal Masuk : date-month-year

Tanggal Arsip : date-month-year

Kode instansi : x(25)

Kode unit : x(25)

Kode masalah : x(30)

Indeks : x(25)

Ringkasan isi : x (30)

Diterima oleh : x (45)

Keterangan : x (45)

Tabel 3.3 Desain Input Pemberkasan ArsipLogo Sistem Informasi Kearsipan


Selamat datang user

Data Pemberkasan ArsipKode Arsip : x(6)Tanggal Masuk : date-month-year



Kode unit : x(25)


Indeks : x(25)



Keterangan : x (45)

Lokasi Arsip

Kode Gedung: x(25)Kode Ruang : x(15)Kode Rak : x(15)Kode Boks : x(15)Kode Sampul : x(20)

Tabel 3.4 Desain Input Retensi Arsip



Selamat datang user, anda login sebagai petugas arsip

Data Retensi ArsipKode Arsip : x(6)Tanggal Masuk : date-month-year



Kode unit : x(25)


Indeks : x(25)



Keterangan : x (45)

Retensi Arsip Disimpan Permanen

Disimpan dan Dimusnahkan Setelah n Tahun

Dinilai kembali setelah n Tahun

Tabel 3.5 Desain Input Data Pengguna



Selamat datang user

Data Pengguna

Username :

Nama Pengguna : :

Unit Kerja :

Hak Akses :

c. Desain TabelTabel merupakan kumpulan data atau record dari beberapa field. Data dalam tabel ini diharapkan dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang diharapkan. Desain tabel yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Kearsipan Elektronik Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III adalah sebagai berikut :

1. Desain Tabel instansiTabel instansi digunakan untuk menyimpan data info instansi. Tabel instansi ditunjukkan pada tabel 3.6.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: Instansi

Primary Key: Instansi_id

Tabel 3.6 Tabel instansi

No.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan

1instansi_id*Int-id instasi

2kode_instansiVarchar20kode instansi

3nama_instansiVarchar50nama instansi

4AlamatVarchar50alamat

5TeleponVarchar15nomor telepon

6penanggung_jawabVarchar50Penanggung Jawab

7StatusVarchar50Status

2. Desain Tabel unit kerjaTabel unit kerja digunakan untuk menyimpan data unit kerja. Tabel unit kerja ditunjukkan pada tabel 3.7.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: unit_kerja

Primary Key: unitkerja_id

Tabel 3.7 Tabel unit kerja


1unitkerja_id*Int-id unit kerja

2kode_unitVarchar25kode unit kerja

3nama_unitVarchar50nama unit kerja

4StatusVarchar50status unit kerja

3. Desain Tabel arsipTabel arsip digunakan untuk menyimpan data arsip pada masing-masing unit kerja. Tabel arsip ditunjukkan pada tabel 3.8.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: arsip

Primary Key: arsip_id

Tabel 3.8 Tabel arsip


1arsip_id*Int-id arsip

2kode_arsipVarchar50Kode arsip

3Jenis_arsip**Int-Jenis arsip

4Tgl_arsipDate-Tanggal arsip

5Tgl_masukDate-Tanggal masuk

6IndeksVarchar50Indeks arsip

7PenerbitVarchar50Penerbit

8EdisiVarchar50Edisi arsip

9Tahun_cetakInt-Tahun cetak

10JudulVarchar50Judul

11PenerimaVarchar50Penerima arsip

12Ringkasan_isiVarchar50Ringkasan isi

13KeteranganVarchar50Keterangan arsip

14StatusVarchar50Status arsip

4. Desain Tabel klasifikasiTabel klasifikasi digunakan untuk menyimpan data klasifikasi detail arsip. Tabel klasifikasi ditunjukkan pada tabel 3.9.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: klasifikasi

Primary Key: klasifikasi_id

Tabel 3.9 Tabel klasifikasiNo.Nama itemTipe dataPanjangKeterangan

1klasifikasi_id*Int-id klasifikasi

2Kode_klasifikasiVarchar50Kode klasifikasi

3Nama_klasifikasi*Varchar50Nama klasifikasi

4StatusVarchar50Status klasifikasi

5. Desain Tabel masalahTabel masalah digunakan untuk menyimpan data masalah pada master arsip. Tabel masalah ditunjukkan pada tabel 3.10Nama Database: Arsip

Nama Tabel: masalah

Primary Key: masalah_id

Tabel 3.10 Tabel masalahNo.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan

1masalah_id*Int-id masalah

2kode_masalahVarchar50kode masalah

3nama_masalahVarchar50nama masalah

4statusVarchar50status

6. Desain Tabel penggunaTabel pengguna digunakan untuk menyimpan data pengguna pada sistem. Tabel pengguna ditunjukkan pada tabel 3.11.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: pengguna

Primary Key: pengguna_id

Tabel 3.11 Tabel penggunaNo.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan

1pengguna_id*Int-id pengguna

2namavarchar30nama pengguna

3usernamevarchar15username

4passwordvarchar6password

5levelVarchar20level


7. Desain Tabel retensi arsipTabel retensi arsip digunakan untuk menyimpan data masa simpan (usia) arsip pada gudang. Tabel retensi arsip ditunjukkan pada tabel 3.12.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: retensi_arsip

Primary Key: retensiarsip_id

Tabel 3.12. Tabel retensi arsip


1retensiarsip_id*Int-id retensi arsip

2tgl_perubahanDate-Tanggal perubahan

3jenis_retensiVarchar50Jenis retensi

4LamaInt-Lama

5StatusVarchar50Status

8. Desain Tabel lokasi gedungTabel lokasi gedung digunakan untuk menyimpan data lokasi gedung arsip. Tabel lokasi gedung ditunjukkan pada tabel 3.13.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: lokasi_gedung

Primary Key: lokasigedung_id

Tabel 3.13 Tabel lokasi gedung


1lokasigedung_id*Int-id lokasi gedung

2Kode_gedungvarchar20Kode gedung

3nama_gedungVarchar50Nama gedung

4alamatVarchar50alamat

5teleponVarchar20telepon

6Penanggung_jawabVarchar50Penanggung jawab

7statusVarchar50Status

9. Desain Tabel ruangTabel ruang digunakan untuk menyimpan data ruang untuk penyimpanan arsip. Tabel ruang ditunjukkan pada tabel 3.14.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: ruangPrimary Key: ruang_id

Tabel 3.14 Tabel ruangNo.Nama ItemTipe dataPanjangKeterangan

1ruang_id*Int-id ruang

2Kode_ruangVarchar50Kode ruang

3statusVarchar50Status

10. Tabel rakTabel rak digunakan untuk menyimpan data rak untuk penyimpanan arsip.. Tabel rak ditunjukkan pada tabel 3.15.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: rak

Primary Key: rak_id

Tabel 3.15 Tabel rak

No.Nama ItemTipe dataPanjangketerangan

1rak_id*Int-id rak

2Kode_rakVarchar50Kode rak


11. Tabel boksTabel boks digunakan untuk menyimpan data boks untuk meletakan arsip. Tabel boks ditunjukkan pada tabel 3.16.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: boks

Primary Key: boks_id

Tabel 3.16 Tabel boksNo.Nama ItemTipe dataPanjangketerangan

1boks_id*Int-id boks

2Kode_boksVarchar50Kode bos


12. Desain Tabel pemberkasan arsipTabel pemberkasan arsip digunakan untuk menyimpan data pemberkasan arsip yang dilakukan petugas arsip. Tabel pemberkasan arsip ditunjukkan pada tabel 3.17.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: pemberkasan_arsip

Primary Key: pemberkasanarsip_id

Tabel 3.17 Tabel pemberkasan arsipNo.Nama itemTipe dataPanjangketerangan

1pemberkasanarsip_idInt-Id pemberkasan arsip

2tgl_masukvarchar50Tanggal masuk

3StatusVarchar50status

13. Desain Tabel sampulTabel sampul digunakan untuk menyimpan data anggaran per tahun untuk sampul arsip yang dilakukan oleh petugas arsip. Tabel sampul ditunjukkan pada tabel 3.18.Nama Database: Arsip

Nama Tabel: sampul

Primary Key: sampul_id

Tabel 3.18 Tabel sampulNo.AtributTipe dataPanjangKeterangan

1sampul_id*Int-id sampul

2Kode_sampulVarchar50Kode sampul

3statusVarchar50Status sampul

3.4 Flowchart ProgramFlowchart atau diagram alir ini digunakan untuk menggambarkan alur suatu program menjadi lebih sederhana sehingga program tersebut dapat lebih dimengerti. Pada aplikasi ini terdapat beberapa flowchart, yaitu :

1. Flowchart login

Gambar 3.10 Flowchart login2. Flowchart Lihat Data Arsip

Gambar 3.11 Flowchart Menu Lihat Data Arsip3. Flowchart Lihat Klasifikasi Arsip

Gambar 3.12 Flowchart Menu Klasifikasi Arsip4. Flowchart Menu Instansi

Gambar 3.14 Flowchart Menu Instansi5. Flowchart Menu Unit Kerja

Gambar 3.14 Flowchart Menu Unit Kerja6. Flowchart Menu Masalah

Gambar 3.15 Flowchart Menu Masalah7. Flowchart Menu Gedung

Gambar 3.16 Flowchart Menu Gedung8. Flowchart Menu Laporan Arsip

Gambar 3.17 Flowchart Menu Laporan Arsip9. Flowchart Menu Laporan Pemberkasan Arsip

Gambar 3.18 Flowchart Menu Laporan Pemberkasan Arsip10. Flowchart Menu Laporan Retensi Arsip

Gambar 3.19 Flowchart Menu Laporan Retensi Arsip11. Flowchart Menu Laporan PemusnahanArsip

Gambar 3.20 Flowchart Menu Laporan Pemusnahan Arsip12. Flowchart Kelola Pemberkasan Arsip

Gambar 3.21 Flowchart Kelola Pemberkasan Arsip

13. Flowchart Kelola Retensi Arsip

Gambar 3.22 Flowchart Kelola Retensi Arsip14. Flowchart Kelola Pemusnahan Arsip

Gambar 3.23 Flowchart Kelola Pemusnahan Arsip

15. Flowchart Pencarian Arsip

Gambar 3.24 Flowchart Pencarian Arsip

16. Flowchart Menu Kepala Balai

Gambar 3.25 Flowchart Menu Kepala Balai

Logo Sistem Kearsipan Elektronik BWS Sumatera III

Reset

Simpan

X(25)

X(25)

X(30)

X(20)

Pengguna

Arsip

Pemberkasan

Retensi Arsip

Pemusnahan ArsipLaporan

Ganti Password

Log out

Simpan

Reset

Pengguna

Arsip

Pemberkasan

Retensi Arsip


Ganti Password

Log out

Login




Gambar

Simpan

Reset

Pengguna

Arsip

Pemberkasan

Retensi Arsip


Ganti Password

Log out

Pengguna

Arsip

Pemberkasan

Retensi Arsip

Pemusnahan Arsip

Laporan

Ganti Password

Log out

Simpan

Reset

44

_1457418160.vsdmenu

Tambah Data Gedung

Ubah Data Gedung

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah data gedung

Ubah Data Gedung

Tampilkan Data Gedung


Lihat Data Gedung

Pilih menu lagi?

Tidak


Hapus Data Gedung

Ya

Start

Hapus data gedung

Tampilkan Data gedung

_1457428168.vsd

Petugas Gudang

Data Klasifikasi

Input Instansi

Petugas Arsip

Surat yang telah disahkan

Cetak Laporan

Input Pemberkasan arsip

Data Pemberkasan arsip

Laporan Arsip

F

Input Retensi arsip

Input Data Surat

database

Data Masalah

Laporan Arsip

Input klasifikasi Arsip

Input Masalah

Data Masalah

Kepala Balai

UsernamePassword

Login

Data Unit Kerja

Data Retensi Arsip

UsernamePassword

Login

Input Pemusnahan Arsip

Input Unit Kerja

Data Pemusnahan arsip

Data Instansi

UsernamePassword

Login

Laporan Arsip

_1458108862.vsdData pemberkasan

Petugas gudang

8.1

Tambah Data pemberkasan

8.2

Ubah Data pemberkasan

8.2

Hapus Data pemberkasan

ruang

boks

sampul

Data pemberkasan

Data pemberkasan

8.3

Lihat data pemberkasan

gedung

pemberkasan

Data pemberkasan

_1458108988.vsdArsip

instansi

Unit_kerja

masalah

Gedung

Data login

Petugas Arsip

Data Arsip

2

Data Arsip

3

Data Klasifikasi Arsip

4

Data Instansi

Data login

5

Data Unit Kerja

6

DataMasalah

Data login

Data Arsip

Data login

Data arsip

Data arsip

Data klasifikasi Arsip


Data klasifikasi arsip

Data Instansi

Data Instansi

Data unit kerja

Data unit kerja

Data masalah

Data Masalah

Data Gedung

Data gedung

Data Gedung

Data Gedung

Data Arsip

8

DataPemberkasan+

Data Arsip

9

DataRetensi

10

DataPemusnahan

Pemberkasan

Data Instansi

Data klasifikasi Arsip

Data Unit Kerja

Data Masalah

Retensi

Pemusnahan

Data Pemberkasan

Data Pemberkasan

Data Retensi

Data Retensi

Data Pemusnahan

Data Pemusnahan

Data Pemberkasan

Data Pemberkasan

Data Retensi

Data Retensi

Data Pemusnahan

Data Pemusnahan

Petugas Gudang

Pengguna

klasifikasi

Data Instansi

Data Unit Kerja

Data Masalah

1

Login

7

DataGedung

11

Laporan Arsip

Data Pemusnahan

Data Retensi

Data Pemberkasan

Kepala Balai

Data Laporan Arsip

Data Laporan Arsip

Data Laporan Arsip

_1458107147.vsdklasifikasi

instansi

unit_kerja

masalah

pengguna

arsip

pemberkasan_arsip

punya

unitkerja_id

kode_unit

nama_unit

status

n

1

instansi_id

kode_instansi

nama_instansi

alamat

penanggung_jawab

telepon

status

klasifikasi_id

kode_klasifikasi

nama_klasifikasi

status

masalah_id

kode_masalah

nama_masalah

status

pengguna_id

nama

username

password

lokasi_gedung

status

level

punya

1

n

lokasigedung_id

kode_gedung

nama_gedung

status

alamat

penanggung_jawab

telepon

ruang

ruang_id

kode_ruang

rak

status

rak_id

kode_rak

status

boks

boks_id

kode_boks

status

sampul

sampul_id

kode_sampul

arsip_id

status

kode_arsip

tgl_arsip

tgl_masuk

penerbit

indeks

edisi

tahun_cetak

judul

keterangan

penerima

ringkasan_isi

jenis_arsip

status

punya

punya

n

1

1

n

punya

1

n

pemberkasanarsip_id

tgl_masuk

status

punya

1

1

punya

1

n

punya

1

n

punya

1

n

punya

1

n

punya

1

n

retensi_arsip

punya

1

1

retensiarsip_id

tgl_perubahan

jenis_retensi

lama

status

musnah_arsip

musnaharsip_id

no_musnah

tgl_musnah

mengetahui

catatan

status

punya

1

1

_1457418591.vsdmenu

End

Pilih menu

Lihat Laporan Retensi Arsip

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan Laporan Retensi Arsip

Ya

Start

_1457419849.vsdmenu

Tambah data pemberkasan arsip?

Ubah data pemberkasan arsip?

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah data pemberkasan arsip

Ubah data pemberkasan arsip

Tampilkan data pemberkasan arsip


Lihat data pemberkasan arsip

Pilih menu?

Tidak


Ya

2

_1457420389.vsdmenu

Tambah data pemusnahan arsip?

Ubah data pemusnahan arsip?

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah data pemusnahan arsip

Ubah data Pemusnahan arsip

Tampilkan data Pemusnahan arsip

Tampilkan pemusnahan arsip

Lihat data pemusnahan arsip

Pilih menu?

Tidak

Tampilkan pemusnahan arsip

Ya

Start

_1457420469.vsdMenu cari arsip

Indeks entry < panjang record ?

Tidak

End

Ya

Pilih menu

Cari data arsip

Tampilkan data Arsip

Pilih menu?

Tidak

Ya

Start

_1457424222.vsdmenu

Cari data arsip?

Lihat laporan arsip

Tidak

return

Ya

Data laporan

Tampilkan data arsip

Laporan Arsip

Periksa indeks entry

Pilih menu

Ya

Tidak

Pilih Menu lagi?

Ya

Tidak

3

_1457420021.vsdmenu

Tambah data retensi arsip?

Ubah data retensi arsip?

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah data retensi arsip

Ubah data retensi arsip

Tampilkan data retensi arsip


Lihat data retensi arsip

Pilih menu?

Tidak


Ya

Start

_1457418666.vsdmenu

End

Pilih menu

Lihat Laporan Pemusnahan Arsip

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan Pemmusnahan Arsip

Ya

Start

_1457418393.vsdmenu

End

Pilih menu

Lihat Laporan Arsip

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan Data Laporan Arsip

Ya

Start

_1457418493.vsdmenu

End

Pilih menu

Lihat Laporan Pemberkasan Arsip

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan Data Laporan Pemberkasan Arsip

Ya

Start

_1457418220.vsdmenu

Tambah Data Masalah

Ubah Data Masalah

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah Data masalah

Ubah Data masalah

Tampilkan Data masalah

Tampilkan Data Masalah

Lihat Masalah

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan Data Masalah

Hapus Data Masalah

Ya

Start

Hapus Data masalah

Tampilkan Data masalah

_1457416752.vsdmenu

Tambah data arsip?

Ubah data arsip?

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah data arsip

Ubah data arsip



Lihat data arsip

Pilih menu lagi?

Tidak


Hapus data arsip?

Ya

1

Hapus data arsip


_1457417539.vsdmenu

Tambah Unit Kerja

Ubah Unit Kerja

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah Unit Kerja

Ubah Unit Kerja

Tampilkan Unit Kerja


Lihat Unit Kerja

Pilih menu lagi?

Tidak


Hapus Unit Kerja

Ya

Start

Hapus Unit Kerja


_1457417912.vsdmenu

Tambah Instansi

Ubah Instansi

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah Instansi

Ubah Instansi

Tampilkan Instansi

Tampilkan Instansi

Lihat Instansi

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan Instansi

Hapus Instansi

Ya

Start

Hapus intansi

Tampilkan Instansi

_1457417321.vsdmenu

Tambah klasifikasi arsip?

Ubah klasifikasi arsip?

Tidak

Tidak

End

Ya

Ya

Pilih menu

Tambah Klasifikasi arsip

Ubah Klasifikasi arsip

Tampilkan Klasifikasi arsip

Tampilkan klasifikasi arsip

Lihat Klasifikasi arsip

Pilih menu lagi?

Tidak

Tampilkan klasifikasi arsip

Hapus Klasifikasi arsip?

Ya

Start

Hapus Klasifikasi arsip

Tampilkan Klasifikasi arsip

_1457292742.vsd0Sistem Kearsipan Elektronik Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera III

+

Petugas Gudang

Petugas Arsip

Data login

Data Instansi

Data Instansi

Data arsip

Data pemberkasan

Data pemberkasan

Data Retensi

Data Retensi

Data Pemusnahan

Data Pemusnahan



Data login

Data Unit Kerja

Data arsip

Data Unit Kerja

Data Masalah

Data Masalah

Data Gedung

Data Gedung

Data Asip

Data Arsip

Kepala Balai

Data Login

Data Arsip

_1457409319.vsdStart

Login petugas gudang

Proses login

Login Kepala Balai

Login petugas arsip

Tidak

Ya

Tidak

Login gagal

Tampilkan Menu Petugas Gudang

Tampilkan Menu Kepala Balai

1

Ya

2

3

Tampilkan Menu Petugas Arsip

End

Input Username dan Password

Halaman Login

_1457289342.vsd

Surat yang telah disahkan

Isi data surat

Arsip Disimpan

Isi agenda letak arsip

Letak Arsip

A

Petugas Arsip

Letak Arsip

Arsip Disimpan

Petugas Gudang

Kepala Balai

BAB III Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web

Documents

Transcript of BAB III Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Web