6

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Purchasing (Pembelian)

2.1.1. Pengertian Purchasing (Pembelian)

Departemen purchasing (pembelian) merupakan bagian penting dari organisasi

perusahaan yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pengelolaan material.

Kegiatan purchasing (pembelian) merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah

perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan

dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi purchasing

(pembelian) ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang

lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil

menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai

dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan strategi

kemitraan antar perusahaan yang efektif.

Purchasing (Pembelian) menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:1) adalah:

“Departemen purchasing merupakan bagian penting dari perusahaan yang harus

mematuhi kebijakan dasar manajemen”.

Sedangkan menurut Febriawati, (2013:19) Pembeliaan adalah: “pengadaan

barang yang dalam sehari-hari”.

Sedangkan menurut Martono, (2015:58) Pembeliaan adalah: “Proses penting

dan berperan besar dalam kelancaran proses organisasi atau perusahaan.

2.1.2. Tugas Dan Tanggung Jawab Bagian Purchasing

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:3) Tugas Dan Tanggung Jawab

Bagian Purchasing adalah:

1. Harus mampu memberikan kontribusi optimum kepada manajemen perusahaan

sebagai bagian penting dalam organisasi yang memainkan peran penting dalam

upaya mencapai target profit yang ditetapkan manajemen.

7

2. Departemen purchasing seharusnya mempunyai peran, tidak hanya secara efektif

melakukan pembelian dan penyerahaan material yang dibutuhkan untuk proses

produksi saja, tetapi juga harus bertanggung jawab terhadap mutu dan harga

material.

3. Departemen purchasing harus menerapkan manajemen efektif yang meliputi

manajemen pengadaan dan pengelolaan material serta manajemen biaya.

4. Departemen purchasing harus selalu berusaha melakukan penghematan dan

penurunan biaya yang secara langsung berkaitan dengan pembeli material maupun

biaya tidak langsung, yaitu biaya dalam proses administrasi dan pengelolaan. Dan

dalam bagian purchasing harus menjalin kerjasama yang erat dengan bagian

terkaitnya.

2.1.3. Fungsi Purchasing

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:3) Fungsi primer departemen

purchasing adalah: “Pengadaan material yang diperlukan untuk proses produksi

dalam jumlah yang mencukupi, tersedia secara tepat waktu, memenuhi standar

kualitas yang ditetapkan dengan harga beli yang wajar.”

8

2.1.4. Struktur Organisasi Purchasing

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:9) adalah: Struktur Organisasi

Purchasing betujuan memudahkan kita melakukan pembagian tugas, tanggung jawab

dan kontrol.

Sumber : Supriyanto dan Masruchah, (2007:9)

Gambar II.1

Contoh Sederhana Struktur Organisasi Purchasing

1. Manajer

Manajer adalah pemimpin tertinggi didalam organisasi yang bertanggung jawab

terhadap kinerja purchasing.

Manajer purchasing bertugas dan bertanggung jawab terhadap aktivitas

purchasing. Pengendali arah sasaran organisasi sesuai dengan policy management

secara umum berada di tanggan manajer.

2. Seksi Pengadaan

Seksi Pengadaan merupakan bagian departemen purchasing yang bertanggung

jawab terhadap proses pengadaan material sesuai dengan kebutuhan produksi.

Manajer

Seksi Pengadaan Seksi Kontrol Biaya Seksi Administrasi

Buyer Material Planer

9

Seksi ini dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu :

a. Subseksi Perencanaan

Subseksi Perencanaan atau material planer bertugas untuk melakukan

perhitungan jumlah pesanan material atau order dari setiap material yang

dipesan sesuai dengan kebutuhan produksi.

b. Subseksi Pembelian

Subseksi Pembelian atau buyer bertugas dalam melakukan pelaksanaan

eksekusi pemesanan material atau order ke perusahaan supplier terkait

berdasarkan hasil perencanaan dari subseksi perencanaan pembelian atau

material planer dan melakukan follow up sampai diterimanyamaterial sehingga

siap untuk dipakai dalam proses produksi.

Mempersiapkan lembar surat pesanan atau purchase order dan

mengirimkannya kepada perusahaan supplier terkait, pekerjaan administrasi

pembelian, kontrol pengiriman material, kontrol dokumen transaksi dan

pembayaran menjadi tanggung jawab tim kerja ini.

Tugas dan tanggung jawab tim pelaksanaan proses pembelian material atau

Buyer secara garis besar adalah :

1) Mempersiapkan lembar order.

2) Mengirim lembar order ke perusahaan supplier.

3) Follow up penerimaan material untuk memenuhi kebutuhan produksi.

4) Proses administrasi pembayaran.

3. Seksi Kontrol Biaya

Fluktuasi harga akibat dari perubahan kenaikan baiaya yang terjadi tidak dapat

kita hindarkan. Hal ini perlu diantisipasi dengan baik agar biaya pembelian dapat

terkontrol dengan baik dan terencana. Seksi kontrol biaya berperan dalam

pengendalian harga pembelian.

Tugas dan tanggung jawab subseksi kontrol biaya atau cost control adalah :

1) Melakukan kontrol dan pengendalian terhadap harga beli material.

2) Melakukan perencanaan biaya dan usaha Cost Reduction.

10

Dengan dibentuknya seksi kontrol biaya maka diharapkan pengendalian biaya

material dapat dilakukan secara efektif sehingga target profit seperti yang

ditetapkan oleh manajemen dapat dicapai.

4. Seksi Administrasi

Seksi administrasi adalah bagian dari departemen purchasing yang bertugas untuk

melakukan proses administrasi yang dilakukan oleh departemen purchasing baik

yang bersifat langsung atau pun tidak langsung terhadap proses pembelian

material.

Proses Administrasi Pembelian meliputi :

1) Proses administrasi

2) Pembuatan prosedur

3) Penyiapan data pembelian sebagai laporan maupun bahan evaluasi kinerja

purchasing.

2.1.5. Perencanaan Pengadaan

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:21) adalah: aktivitas pengadaan

material yang dilakukan Departemen Purchasing melalui beberapa tahapan proses.

Tahapan proses tersebut kemudian lazim disebut dengan istilah siklus pengadaan,

yang terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Proses Perencanaan Pengadaan

Perencanaan adalah awal dari proses pengadaan yang dilakukan oleh

departemen purchasing. Perhitungan jumlah pemesanan material atau order dan

forecast order dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek yang terkait,

dilakukan dengan seteliti mungkin untuk menghindari kesalahan jumlah pembelian.

Kekurangan pemesanan material atau order akan berakibat pada kurangnya

persediaan material yang menyebabkan terhentinya proses produksi, sedangkan

kelebihan pesanan material atau order akan berakibat pada menumpuknya jumlah

stok material. Kedua kondisi tersebut harus dihindari karena semuanya dapat

diartikan sebagai kerugian.

11

Terhentinya proses produksi menyebabkan mesin-mesin tidak dapat beroperasi

dan operator tidak dapat bekerja. Kelebihan stok material yang menumpuk digudang

berarti pemborosan karena sebagian modal menjadi tidak bergerak.

Beberapa aspek terkait yang harus diperhatikan pada saat membuat rencana

pengadaan antara lain :

a. Rencana Produksi

Tujuan Rencana Produksi adalah untuk mengatur proses produksi sehingga

jumlah permintaan pasar sebagai taget penjualan dapat dipenuhi sesuai dengan

kapasitas lini produksi.

b. Proses Administrasi pengadaan

Meliputi proses perhitungan jumlah pesanan, proses dokumentasi penyerahan dan

proses administrasi pembayaran.

c. Proses Produksi Supplier

d. Proses Penyerahaan

Faktor-faktor proses penyerahan yaitu :

1) Jarak perusahaan

2) Kondisi jalan

3) Sistem dokumentasi

4) Lot pengiriman

e. Proses Penerimaan dan Penyimpanan

Proses Penerimaan material adalah batas peralihan tanggung jawab material dari

perusahaan supplier.

Kontrol material adalah suatu aktivitas pengendalian material yang bertujuan

untuk mengetahui secara aktual kondisi material agar sesuai dengan kondisi ideal

yang ditetapkan pada saat perencanaan.

Dalam proses penyimpanan material, kita harus mempertimbangkan faktor

keamanan, terhindar dari resiko kehilangan, kerusakan dan kemudahan melakukan

dan mengontrol pergerakan material.

12

f. Proses Penyerahan ke Lini Produksi

Perjalanan material adalah proses penyerahan ke lini produksi untuk dilakukan

menjadi bentuk produk jadi.

2.1.6. Fungsi Pengadaan

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:3) adalah: Fungsi utama

departemen purchasing adalah menyediakan sejumlah material sesuai kebutuhan

produksi. Material harus tersedia dalam jumlah yang cukup dengan standar mutu

yang sudah ditetapkan. Secara lebih spesifik fungsi pengadaan punya dua pengertian

yaitu Fungsi Perencanaan Pembelian dan Fungsi Pelaksanaan Pembelian.

a. Perencanaan Pembelian

Proses perencanaan pembelian adalah awal dari proses pengadaan yang dilakukan

oleh departemen purchasing.

perencanaan pembelian dapat di klasifikasikan menjadi tiga tahap yaitu :

1) Perencanaan jangka pendek adalah perhitungan jumalah order dan rencana

penyerahan material sesuai dengan rencana produksi yang sudah ditetapkan.

2) Perencanaan jangka menengah dan jangka panjang direfleksikan dalam bentuk

peramalan.

b. Pelaksanaan Pembelian

Eksekusi terhadap angka pemesanan yang sudah ditetapkan, yaitu proses

pengadaan itu sendiri. Pemesanan dilakukan terhadap semua supplier untuk

mempersiapkan material dan proses produksinya sehingga dapat memenuhi

jumlah dan waktu pengiriman sesuai dengan ketentuan yan tertera dalam lembar

surat pesanan. Ketersedian waktu sebagai syarat untuk dapat terlaksananya proses

penyerahan material ini lazim kita sebut sebagai Lead Time Order.

13

2.1.7. Alur Proses Pengadaan Material

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:39) adalah:

1. Departemen Production Control

2. Departemen Purchasing

3. Perusahaan Supplier

4. Departemen Purchasing

5. Departemen Material Control

6. Departemen Inspeksi Penerimaan

7. Departemen Material Control

8. Departemen Production

9. Rencana Produksi

10. Rencana Pengadaan

11. Surat Pesanan

12. Proses Produksi Perusahaan Supplier

13. Kontrol Penyerahaan

14. Penerimaan Material

15. Inspeksi penerimaan

16. Penyimpanan

17. Penyerahaan ke Lini Produksi

2.1.8. Siklus Pengadaan Material

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:40) adalah:

1. Keputusan tentang kebijakan pengadaan material

2. Pemilihan metode pengadaan material

3. Partisipasi dalam perencanaan produksi dalam hal informasi yang significant

4. Persiapan dasar perencanaan pengadaan material dan keputusan untuk

menentukan pasokan internal atau eksternal

5. Persiapan rencana kerja pengadaan material

6. Seleksi perusahaan supplier

7. Persiapan daftar material

14

8. Persiapan daftar pengadaan

9. Evaluasi prioritas pengadaan

10. Melengkapi informasi tentang pemesanan dan rencana produksi

11. Membuat rencana inventory

12. Menetapkan manajemen inventory

13. Penerbitan surat pesanan dan menyerahkan kepada perusahaan supplier

14. Kontrol material

2.1.9. Tujuan Bagian Pengadaan

Menurut Martono, (2015:30) Tujuan Bagian Pengadaan adalah:

1. Memperoleh barang dan layanan dari pemasok pada jumlah, harga, dan kualitas

yang sesuai kebutuhan.

2. Memastikan perusahaan memperoleh pelayanan terbaik dari pemasok sehingga

proses operasi di perusahaan berjalan lancar.

3. Mengidentifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang dan layanan terbaik,

dan membina hubungan baik.

4. Menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pemasok untuk saling memahami

kebutuhan masing-masing.

5. Negosiasi biaya pembelian dan pengadaan barang.

6. Mempersiapkan kemungkinan akan kelangkaan barang, kenaikan harga, dan

rencana pengembangan produk baru organisasi.

2.1.10. Hal-hal yang harus diperhatikan oleh Bagian Pengadaan Barang

Menurut Martono, (2015:61) Hal-hal yang harus diperhatikan oleh Bagian

Pengadaan Barang yaitu:

1. Bekerja sesuai dengan informasi sesungguhnya, walaupun tidak sepenuhnya

informasi disampaikan.

2. Tidak membenarkan hal yang salah. Ketika pemasok mengirim barang yang

ilegal, bajakan, atau tanpa izin yang lengkap, tindakan ini berarti salah.

3. Terbuka dan jujur terhadap informasi diantara karyawan.

15

4. Sistem kontrol yang baik.

5. Kode etik profesional.

2.2. Manajemen Persediaan

2.2.1. Pengertian Persediaan

Menurut Handoko, (2010:333) Persediaan (inventory) adalah: suatu istilah

umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi

yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.

Sedangkan Menurut Handoko, (2010:334) Sistem Persediaan adalah:

Serangkaian kebijaksanaan dan pengendaliaan yang memonitor tingkat persediaan

dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi,

dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan.

2.2.2. Jenis-jenis Persediaan

Menurut Handoko, (2010:334) jenis-jenis persediaan dapat dibedakan atas:

1. Persediaan Barang Mentah (raw materials)

2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts atau components)

3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies)

4. Persediaan barang dalam proses (work in process)

5. Persediaan barang jadi (finished goods)

Sedangkan Menurut Jay dan Barry, (2011:82) Jenis-jenis persediaan adalah:

1. Persediaan barang mentah

2. Persediaan barang setengah jadi

3. Persediaan pasokan pemeliharaan atau perbaikan atau operasi

4. Persediaan barang jadi

16

2.2.3. Fungsi-Fungsi Persediaan

Menurut Handoko, (2010:335) Fungsi Penting Persediaan adalah:

memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai

“kebebasan” (independence).

Sedangkan Menurut Jay dan Barry, (2011:82) keempat fungsi persediaan

adalah:

1. “Decouple” atau memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Sebagai

contoh, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan

mungkin diperlukan untuk melakukan decouple proses produksi dari pemasok.

2. Melakukan “decouple” perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan

persedian barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan.

Persediaan seperti ini digunakan secara umum pada bisnis eceran.

3. Mengambil keuntungan dari discount kuantitas karena pembelian dalam jumlah

besar dapat mengurangi biaya pengiriman barang.

4. Melindungi terhadap inflansi dan kenaikan harga.

2.3. Pengertian Administrasi

Menurut Haryadi, (2009:1) pengertian administrasi terbagi dua yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan

serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu

hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih

tepat disebut dengan tata usaha.

2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sember daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.

17

2.3.1. Fungsi Administrasi

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:7) adalah: Proses pembelian

material harus terkontrol dengan baik. Semua transaksi pembelian berupa

penyerahaan material dari supplier dan pengembalian material yang rusak harus

tercatat dengan baik.

Standarisasi untuk keseragaman data dan bentuk dokumen dari supplier perlu

ditetapkan, hal ini bertujuan tidak hanya untuk mempermudah dan merapikan sistem

filing document akan tetapi juga bertujuan untuk mempermudah proses pengolahan

data. Disamping official document sebagai syarat transaksi, transfer data elektronik

perlu dipertimbangkan. Tentu saja dalam hal elektronik ini bentuk dan caranya juga

harus mempertimbangkan kemampuan para supplier.

2.4. Set Up Organisasi

Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:13) adalah: Struktur organisasi

yang baik akan menjamin kinerja sebuah tim kerja. Organisasi dibentuk bertujuan

untuk pembagian tugas serta memudahkan fungi kontrol. Satu hal yang harus

dihindari dalam pembentukan struktur organisasi adalah terjadinya sistem birokrasi

rumit yang kadang malah mengakibatkan hambatan dalam oprasional.

Secara umum Persyaratan yang umumnya dibutuhkan bagi staf purchasing

adalah:

1. Harus punya keahlian dan pengetahuan yang mendalam tentang bidang pekerjaan

dan pengetahuan yang luas tentang manajemen.

2. Harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang hal yang berhubungan dengan

material yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai dengan tanggung jawab

pekerjaannya. Dalam hal ini staf purchasing harus mengikuti perkembangan

teknologi material termasuk teknologi pengolahan dan pemprosesan material yang

terus-menerus berkembang dengan pesat.

18

3. Harus selalu mengikuti perkembangan perekonomian, sehingga mampu

melakukan analisis-analisis ekonomi terhadap semua aktivitas pembelian untuk

melakukan usaha-usaha penghematan dan penekanan biaya material agar dapat

selalu dijaga dalam kondisi wajar.

4. Harus memiliki pengetahuan tentang kalkulasi biaya dan harus mampu membuat

analisis biaya untuk membuat perkiraan harga pembelian menetapkan standar

harga patokan sebagai acuan dalam pelaksanaan negosiasi harga pembelian.

5. Harus selalu membuka wawasan untuk mendapatkan informasi khususnya tentang

sumber perolehan material.

6. Harus mampu menghimpun informasi dan mampu mendistribusikan secara

sistematis kebagian terkait dalam organisasi perusahaan yang memerlukan.

7. Harus selalu bersikap sopan, setia dan moderat untuk memperoleh kehormatan

dan kepercayaan dari para supplier sebagai anggota perusahaan ataupun individu.

8. Harus selalu berusaha mendorong dirinya untuk melakukan perbaikan diri sendiri

secara terus-menerus sesuai dengan laju perkembangan ilmu pengetahuan.