Oleh: R.Djokopranoto

1

1. Peran Fungsi Pembelian dalam perusahaan

2. Isu-isu penting dalam Strategic Purhasing

Management

3. Mendidik Ahli Pengadaan/Pembelian

4. Beberapa Pengalaman industri minyak dan

gas bumi

2

3

Dua istilah yang hampir sama dan seringdigunakan dalam arti yang sama;

Sebetulnya ada perbedaan sbb:

Pembelian (purchasing) hanyalah fungsimembeli

Pengadaan (procurement) mencakup lebih luasyaitu membeli, menyewa, meminjam, menukar, sewa-guna (leasing), membuat, dsb.

Istilah manajemen yang lebih populer adalahPurchasing Management, yang sebetulnyamenyangkut ke dua istilah tersebut

4

Gambar 1Evolusi Fungsi Purchasing

Sebelum 1939 1940-1949 1950-1969 1970-1989 1990-1999

2000 dst.

Integrasi stra-

tegi korporatManajerialPerang Dunia IIKlerikal.

Strategi

Pembelian

Integrasi de-

ngan jaringan

pasokan dan

teknologi

informasi

5

Sampai dengan 1900, belum ada istilah bagianPurchasing.

Literatur pertama tentang Purchasing terbit 1887 oleh perusahaan kereta api di USA.

Tahun 1915 lahir The National Association of Purchasing Agents di USA.

Tahun 1967 berubah menjadi The National Association of Purchasing Management (NAPM).

Tujuan utama NAPM meningkatkan profesionalismepara buyer.

6

I.DARI SUDUT PANDANG BISNIS PERUSAHAAN

a.Salah satu fungsi penting dalam bisnis

b.Salah satu elemen pokok mendukung

produksi

c.Salah satu bagian yang bertanggungjawab

untuk pembuatan barang di luar.

II.DARI SUDUT PANDANG STRATEGI PERUSAHAAN

a.Sebagai profit centre

b.Sebagai fungsi strategis perusahaan

7

8

STRATEGICPURCHASING

MANAGEMENT

SUPPLY CHAINSUPPLIER-BUYER

PARTNERSHIPOUTSOURCING

REVERSEMARKETING

E-PROCUREMENT

PERFORMANCEMEASUREMENT &BENCHMARKING

JUST IN TIMEPURCHASING

COST CONTROLDELIVERY CONTROL

9

SUPPLY CHAIN adalah konsep atau carapendekatan logistik (pembelian, pengangkutan,pergudangan, distribusi) yang terintegratif dalamseluruh mata rantai aliran barang, bukan hanya dalamsatu perusahaan saja.

ManufacturerDistributor

Retailer

Supplier

Customer

Information, Product and Funds Flows

10

Kemitraan vs Lawan dengan kepentingan yang bertentangan

Prinsip-prinsip kemitraan

Mempunyai tujuan yang sama (mutual goal)

Saling menguntungkan (mutual benefit)

Saling percaya (mutual trust)

Bersifat terbuka (transparent)

Menjalin hubungan jangka panjang (long term relationship)

Perbaikan terus menerus dalam biaya dan mutu(continuous improvement in cost and quality)

11

Kecenderungan perusahaan untuk meng-outsource-kan non core business-nya

Manfaat outsourcing Lebih memfokuskan pada core business

Memanfaatkan kemampuan world class company

Menekan biaya

Lebih menjamin ketepatan penyerahan

Memecahan masalah yang sulit dikendalikan

dsb.

12

‘Procurement’ adalah ‘reverse marketing’

‘Marketing management’ lebih tua daripada‘purchasing management’

Pendekatan marketing management dapatdigunakan juga dalam purchasing management

Beberapa pendekatan marketing

Lebih agresif dan imaginatif

Lebih aktif mengambil inisiatif

Kita lebih membutuhkan mereka

Membujuk pembeli

Pembeli tidak lagi selalu ‘raja’

13

Barang dibeli dan datang tepat pada saatmenjelang diperlukan

Strategi jitu untuk menekan biaya pembelian danpenjamin ketepatan penyerahan barang

Pertama kali dikembangkan oleh Toyota Jepang

Mutlak diperlukan ‘supplier-buyer partnership’ sebagai suatu ‘strategic partnership’

14

Kinerja bagian pembelian perlu diukur dandilakukan benchmarking dengan best practice

Yang diukur terutama efisiensi dan efektivitas

Contoh :

Total purchase per purchasing employee

Total purchases as a percent of sales

Warehouse inventory as a percent of purchases

Cost of purchasing department as a percent of purchases, etc

Benchmark dengan best practice misalnya data CAPS (Centre for Advanced Purchasing Studies)

15

Ada pergeseran pandangan tentang fungsipembelian, yaitu dari ‘cost center’ menjadi‘profit center’

Sebagai akibatnya, juga ada pergeseranpandangan tentang fungsi pembelian, yaitudari sekedar ‘technical activities’ menjadi‘strategic activities’

Kegiatan strategis adalah kegiatan yang ikutmenentukan hidup-mati atau berkembangtidaknya suatu perusahaan

16

Pengaruh Penghematan Pembelian Pada

Keuntungan Perusahaan pada suatu Tipikal

Perusahaan Manufaktur

Pendapatan $ 500.000.000

Biaya pembelian 320.000.000 (64%)

Biaya gaji dan upah 100.000.000 (20%)

Biaya lain 40.000.000 ( 8%)

Keuntungan sebelum pajak 40.000.000 ( 8%)

----------------

5% penghematan dalam pembelian ($ 16.000.000) akan

menaikkan keuntungan 40%

17

Beberapa dampak perubahan pandanganbahwa fungsi purchasing merupakan profit center dan bukan hanya sekedar cost center:1.Pemberian penghargaan lebih tinggi pada

purchasing manager2.Tugas purchasing memerlukan keahlian dan

ketrampilan khusus3.Perubahan kesadaran bahwa petugas

purchasing perlu dipersiapkan menjadiseorang ahli/profesional

18

19

Pembelian sebagai fungsi

Pembelian sebagai proses

Pembelian dalam hubungnanya denganmata rantai pasokan dan nilai

Pembelian sebagai disiplin

Pembelian sebagai profesiDari perspektif initugas pembelian

adalah suatuprofesi danpetugasnya

haruslahprofesional (ahli)

20

Difinisi Millerson (1964)

‘Profession is a type of higher-grade non-manual occupation with both subjectivity and objectivity recoqnised occupational status, possessing a well-defined area of study or concern and providing a definite service after advanced training and education’

21

Menurut Millerson

Ketrampilan berdasarkan pengetahuan teoritis

Keterampilan yang membutuhkan pelatihan danpendidikan

Denominasi kompetensi profesi dengan lulus suatu tes

Ketaatan pada integritas dengan mengacu padakode etik tertentu

Pemberian layanan pada barang keperluanpublik

Profesi tersebut terorganisasi

22

Jenis-jenis diklat menurut tujuan

Jenis diklat menurut subyek

Jenis diklat menurut cara pelaksanaan

Jenis-jenis diklat menurut durasi pelaksanaan

Jenis-jenis diklat menurut pelaksana

Jenis-jenis diklat menurut tempatpelaksanaan

23

1.Diklat pra-jabatan (pre-employment training)

Mempersiapkan calon karyawan

2.Diklat jabatan (penataran)

Membekali karyawan untuk pelaksanaan

tugas sekarang

3.Diklat pengembangan

Mempersiapkan karyawan untukpelaksanaan tugas yang akan datang yang lebihberat/tinggi

4.Diklat konversi

Mendidik karyawan yang beralih tugas

24

1.Diklat umum

Diklat tentang pengetahuan atauketrampilan umum yang harus diikutisemua karyawan seperti misalnya bahasaasing, keselamatan kerja, manajemen, dsb.

2. Diklat profesi

Diklat pendalaman keahlian dalam profesitertentu seperti pembelian/pengadaan dsb.

3.Diklat khusus

Diklat yang bersifat khusus seperti Pancasila,

pengembangan mental, dsb.

25

Dalam ruang kelas

Dalam bentuk kursus/seminar/workshop dsb

Belajar sambil bekerja (on the job training)

Dalam bentuk kerja magang

Dalam bentuk kunjungan kerja

26

Waktu singkat sekali (1-2 hari)

Waktu singkat (1-2 minggu)

Waktu sedang (1-6 bulan)

Waktu panjang (1 tahun lebih)

27

1.Dilaksanakan sendiri (in house training)

2.Dilaksanakan pihak ketiga atas permintaankhusus (outsourcing)

3.Dilaksanakan oleh asosiasi profesi ataulembaga tertentu (misalnya dalam bentuksertifikasi)

4.Dilaksanakan oleh lembaga pendidikanformal (perguruan tinggi)

28

Di dalam negeri

Di luar negeri

29

Contoh sertifikasi oleh NAPM (the National

Association of Purchasing Management, USA)

CPM = Certified Purchasing Manager

CIPM = Certified International Purchasing

Manager

CISM = Certified International Sourcing

Manager

APP = Accredited Purchasing Practitioner

30

Tugas pembelian

Prinsip-prinsippembelian

Sumber pembelian

Tata cara pembelian

Pembelian barangkapital

Strategi dan teknikpembelian

Pelelangan, belilangsung, tunjuklangsung

Pembuatan SuratPesanan

Taktik dan strateginegosiasi

Incoterm Metoda pembayaran Pengendalian harga Pengendalian mutu Pemilihan dan evaluasi

pemasok E-procurement Pengetahuan barang

yang dibeli

31

Aspek hukumpembelian

Kontrak pembelianjangka panjang

Pengukuran kinerjabagian pembelian

Perencanaan dan audit pembelian

Kemitraan pembeli-penjual

Supply chain

Beli, sewa, atau sewaguna

Pendekatan reverse marketing dalampembelian

Outsourcing dalampembelian

Pembelian di muka, pembelian spekulatif, hedging

Pembelian tepat waktu(just in time purchasing)

Pembelian barang umumdan suku cadang

Pembelian dalam negeridan luar negeri

dsb.32

33

Pre-employment Training (1950-1961)a) Dalam bentuk MPS (Middelbare Petroleum

School), kemudian berubah menjadiPetroleum College (Pendidikan Ahli Minyak)

b) Tujuannya untuk mendidik tenaga ahliIndonesia untuk menggantikan orang asing

c) Berupa tingkat akademi ( 2 tahun), dalamberbagai disiplin termasuk Materials Administrations (istilah logistik waktu itu) yang mencakup procurement/purchasing, warehousing, inventory control, dandistribution)

34

Pre-emplyoment Training (2001-2004)Logistik Supervisory Training (LST)-untuk menyediakan tenaga penyelialogistik di lapangan

-direkrut dari lulusan D3-dididik selama 24 bulan-dilakukan di Balikpapan-60% di kelas dan 40% praktek lapangan-sepenuhnya dilaksanakan dalam bahasa

Inggris

35

Akademi Minyak dan Gas Bumi (Akamigas 3 tahun) di Cepu

Untuk pendidikan pra-jabatan danpendidikan keahlian

Bidang studi: beberapa disiplin dalam industrimigas termasuk Logistik (pembelian, pengendalian persediaan, pergudangan, distribusi)

Disediakan untuk perusahaan yang bergerakdi bidang migas (BUMN, asing, kontraktor)

36

1.Pendidikan Pra-Jabatan,Ada beberapa model yang dikembangkan

a) Crash Program Training (CPT) LogistikRekruiting sarjana ekonomi dandididik selama 9 bulan

b) Bimbingan Profesi Sarjana Logistik(BPSL)

Rekruting sarjana beberapa disiplindan dididik selama 12 bulan

c) Bimbingan Praktis Ahli Logistik (BPAL)Rekruiting lulusan D3 politeknik dandididik selema 24 bulan

37

2. Penataran Logistik

Beberapa model yang dikembangkan

a) Kader Logistik A

Untuk karyawan berijazah S1 dengan

durasi 12 bulan yang belum dididik

kelogistikan

b) Kader Logistik B

Untuk karyawan berizasah SM dengandurasi 18 bulan yang belum dididik

kelogistikan

38

2. Penataran Logistik (lanjutan)

c) Penataran Logistik Penyegaran Manajemen(PLPM)

Untuk menyiapkan manajer senior dengan durasi 6 minggu, dengan disiplin

ketat

d) Penataran Logistik Pemantapan GolonganMadya (PLPGM)

Terutama sebagai diklat konversikaryawan yang pindah ke bagian Logistik

dengan durasi 4 minggu

e) dsb.

39

3. Diklat Pengembangan

a) Management program di luar negeri (1-

3 bulan)

b) On the job training di perusahaan asing di

luar negeri (3 bulan)

c) Mengikuti program S2 (MBA Logistics) di

universitas luar negeri

d) Tour of duty

e) Tour of area

40

41