Purchasing | 68

Pengertian Purchasing

MyERPPlus Manajemen pembelian untuk distributor dibuat secara rinci, catatan akurat dari setiap

pembelian, termasuk jumlah, harga, yang menempatkan pesanan, dan instruksi pengiriman khusus.

Overview

Purchasing adalah salah satu menu utama di MyERPPlus. Purchasing adalah menu yang berisikan transaksi-

transaksi pembelian barang atau jasa. Transaksi yang dilakukan oleh bagian Purchasing adalah Purchase

Request, Purchase Order, Goods Received Notes, dan lain-lain. Selain transaksi, Purchasing juga berisikan

master data, data-data transaksi, laporan dan statistik.

Screeshot

Gambar 04 – 01 Screenshot

Isi pada bagian ini :

Pengertian Purchasing ................................................................................................................................. 68

Overview Purchasing ................................................................................................................................... 68

Transaksi Purchasing ................................................................................................................................... 69

Data – Data Purchasing ............................................................................................................................... 81

Laporan Purchasing ..................................................................................................................................... 81

Purchasing | 69

Workflow

Gambar 04 – 02 Workflow

Transaksi Purchasing

Transaksi Purchasing pada MyERP Plus terdiri dari 9 (Sembilan) Sub Menu diantaranya adalah:

1. Permintaan Pembelian (PR) (DC) 6. Tukar Faktur (PIE) (DC)

2. Order Pembelian (PO) (DC) 7. Rencana Pembayaran Hutang (VPP) (DC/Keuangan

Pusat)

3. Penerimaan Barang (GRN) (DC) 8. Pembayaran Hutang (VP) (Keuangan Pusat)

4. Invoice Pembelian (RI) (DC) 9. Saldo Awal Hutang

5. Retur Pembelian (PRT) (DC)

Transaksi Permintaan Pembelian (PR)

Purchasing | 70

Untuk melakukan Transaksi Permintaan Pembelian (PR) silahkan klik menu [Purchasing] → [Transaksi] →

[Permintaan Pembelian (PR)], maka akan tampil Form Permintaan pembelian (PR) seperti pada gambar

berikut:

Gambar 04 – 03 Transaksi Permintaan Pembelian (PR)

Penjelasan tentang bagian – bagian yang ada pada form transaksi Permintaan Pembelian (PR) dan langkah –

langkah untuk pengisiannya adalah sebagai berikut:

1. Tombol [Ambil Picking List] digunakan untuk melihat barang2 yang stoknya dibawah stok minimal dan

dilakukan permintaan pembelian, bisa pilih per barang, atau semua barang.

2. Diminta Oleh, merupakan pencarian kontak karyawan yang mengajukan pengadaan barang.

3. Minta Ke, adalah pencarian kontak karyawan (Bagian Pengadaan Barang/Bagian Pembelian).

4. No. Transaksi akan terisi secara otomatis ketika anda menglakukan transaksi Permintaan Pembelian (PR)

5. Isikan Matauang serta progress transaksi Permintaan pembelian.

6. Untuk pengisian barang secara manual (tidak ambil picking list) arahkan terlebih dahulu mouse anda pada

kolom kode baran, kemudian untuk memilih barang ada beberapa cara yang dapat anda lakukan yaitu:

a. Tekan tombol ENTER pada keyboard.

b. Tekan tombol F112 pada keyboard.

c. Langsung ketikkan kode barang yang dibutuhkan pada kolom kode.

Gambar 04 – 04 Cari Barang

Pilih barang yang dibutuhkan, kemudian klik [Pilih].

Purchasing | 71

7. Nama barang akan terisi otomatis sesuai dengan kode barang yang telah anda pilih. Namun anda

dapat merubahnya sesuai dengan kebutuhan.

8. Isikan jumlah barang yang dibutuhkan pada kolom [Jumlah].

9. Satuan akan terisi satuan default yang telah di tentukan melalui from Master Data Barang.

10. Harga merupakan harga barnag yang akan dipesan / dibeli.

11. Isikan Diskon , Pajak 1 , Pajak 2 jika dibutuhkan

12. Kolom Subtotal otomatis akan terisi dengan Jumlah x Harga – Diskon + pajak 1 + pajak 2.

13. Isikan catatan pada masing – masing barang jika dibutuhkan.

Gambar 04 – 05 Input Transaksi Permintaan Pembelian (PR)

14. Total akan terisi dengan hasil jumlah kolom Sub Total yang ada pada tabel Permintaan Pembelian

(PR). Begitu juga Diskon , Pajak 1 dan Pajak 2.

15. Biaya Lain biasanya digunakan untuk pencatatan biaya – biaya tambahan. Seperti ongkos kirim barang

dan lain sebagainya.

Gambar 04 – 06 Biaya - Biaya

16. Total Transaksi akan terisi secara otomatis dan nilainya

berasal dari Total – Diskon + pajak 1 + pajak 2 + Biaya Lain.

Setelah anda selesai mengisikan semua inputan pada transaksi

Permintaan Pembelian (PR), simpan transaksi tersebut dengan

cara Klik [Simpan] atau Tekan Tombol Ctrl + S pada keyboard.

Gambar 04 – 07 Simpan Transaksi PR

a. Report. Digunakan untuk memilih jenis laporan (cetakan report) transaksi yang telah anda

inputkan dan telah tersimpan.

b. Print. Klik Tombol Print untuk mencetak report, hasil cetak report tersetting otomatis format PDF.

Jika anda ingin mencetak dalam format lainnya seperti pada gambar disamping ini, klik pada

Tombol Export.

c. Klik Close jika anda tidak ingin mencetak report transaksi yang telah anda inputkan.

Purchasing | 72

Gambar 04 – 08 Laporan Permintaan Pembelian (PR)

Transaksi Order Pembelian (PO)

Transaksi Order Pembelian (PO) adalah suatu proses pemesanan barang, sebelum terjadinya transaksi

pembelian. Order Pembelian (PO) dilakukan oleh seorang pembeli kepada seorang vendor atau pemasok

(supplier) barang. Dalam hal ini kita berlaku sebagai seorang pembeli barang. Untuk melakukan proses

Order Pembelian (PO) silahkan klik [Purchasing] → [Transaksi] → [Order Pembelian (PO)].

Gambar 04 – 21 Form Transaksi Order Pembelian (PO)

1. Pilih nama Supplier.

2. Isikan Uraian , Tanggal, Uang dan Progress sesuai dengan kebutuhan.

3. Ambil PR , ambil data dari Permintaan Pembelian, bisa dipilih per barang bisa dipilih per no transaksi. Jika

dipilih per barang, maka pilih yang per detail, kemudian centang barang yang akan dilakukan order, dan

klik pilih. Jika yang Pilih per no transaksi, semua barang yang ada di no permintaan terpilih akan

otomatis tampil di tab detail

4. Import Data dari Excel, digunakan untuk Import data Order Pembelian tanpa harus ambil PR, data

dimasukkan di excel sesuai template standar MyERPPlus, setelah file excel dipilih, maka data barang

akan otomatis terisi sesuai dengan file excel terpilih.

Purchasing | 73

5. Untuk melakukan pengisian kode barang secara manual (tidak ambil PR atau tidak Import dari excel),

arahkan kursor anda pada kolom Kode Barang kemudian untuk memilih barang ada beberapa cara yang

dapat dilakukan yaitu:

a. Tekan tombol ENTER pada yekboard.

b. Tekan tombol F12 pada keyboard.

c. Atau klik icon yang ada dikolom Barang.

6. Nama barang , satuan dan harga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode barang yang telah anda

pilih sebelumnya.

7. Isikan jumlah barang yang di order pada kolom Jumlah.

8. Iskan diskon, pajak 1 dan pajak 2 sesuai dengan kebutuhan.

9. Kolom No Transaksi PR akan terisi otomatis jika transaksi (PO) diambil dari transaksi Permintaan

Pembelian (PR).

10. Catatan, dapat anda isikan keterangan sesuai keperluan.

11. Cost Center , untuk pengisian Cost Center anda dapat menekan icon atau F12 pada keyboard.

12. Divisi akan muncul otomatis setelah anda mengisi Cost Center.

13. Proyek. Untuk pengisian proyek dapat anda lakukan dengan menekan icon atau F12 pada keyboard.

Setelah anda mengisikan data dengan lengkap pada form Order Pembelian (PO), klik [Simpan] untuk

menyimpan data yang baru saja anda buat.

Gambar 04 – 22 Simpan & Cetak Transaksi Order Pembelian (PO)

Transaksi Penerimaan Barang (GRN)

Transaksi Penerimaan Barang (GRN) merupakan transaksi laporan penerimaan barang setelah anda

memesan barang pada transaksi Order Pembelian (PO). Untuk melakukan proses Penerimaan Barang (GRN)

klik [Purchasing] → [Transaksi] → [Penerimaan Barang (GRN)].

Purchasing | 74

Gambar 04 – 25 Form Transaksi Penerimaan Barang (GRN)

1. Isikan nama Supplier.

2. Jika transaksi Penerimaan Barang merupakan transaksi Order Pembelian (PO) klik tombol [Ambil PO].

Namun sebelum memilih data Order Pembelian (PO) , nama supplier harus terpilih / terisi dengan

benar. Ambil PO bisa dipilih per detail atau per no transaksi. Jika Per Detail, maka harus pilih barang

satu persatu, jika per no transaksi, bisa langsung pilih no transaksi PO, maka barang yang ada di no

transaksi terpilih akan otomatis terisi di tab detail.

Gambar 04 – 26 Input Transaksi Penerimaan Barang (GRN)

Purchasing | 75

Jika semua inputan transaksi Penerimaan Barang (GRN) telah terisi dengan benar , simpan transaksi yang

baru saja anda buat.

Gambar 04 – 27 Laporan Penerimaan Barang (GRN)

Transaksi Invoice Pembelian (RI)

Transaksi Invoice Pembelian (RI) merupakan transaksi yang berisi data Invoice (Tagihan) dari Supplier .

Pembayaran barang yang dipesan bisa dilakukan dengan cara tunai atau kredit. Untuk melakukan transaksi

Invoice Pembelian (RI) silahkan klik menu [Purchasing] → [Transaksi] → [Invoice Pembelian (RI)].

Gambar 04 – 28 Form Transaksi Invoice Pembelian (RI)

1. Jenis Pembelian. Jenis pembelian terdiri dari dua pilihan , yaitu :

a. Dengan GRN

Jika memilih dengan GRN, tombol [Ambil GRN] akan aktif Karena Tombol [Ambil GRN] digunakan

untuk mengambil transaksi Penerimaan Barang (GRN) yang telah Tanpa GRN

Jika memilih tanpa GRN, tombol [Ambil GRN] tidak aktif. Karena jika memilih tanpa GRN, anda tidak

harus mengambil Transaksi Penerimaan Barang (GRN).

2. Pilih nama supplier.

3. Isikan termin, uraian, tanggal, uang beserta progress pengerjaan transaksi Invoice Pembelian (RI) sesuai

dengan kebutuhan.

4. Isikan Diskon dan Biaya Lain Transaksi jika dibutuhkan.

Purchasing | 76

Gambar 04 – 29 Diskon dan Biaya Lain Transaksi

a. Total, akan terisi hasil penjumlahan dari kolom Sub Total.

b. Diskon, dapat anda isikan dengan diskon transaksi Invoice Pembelian (RI).

c. Pajak 1 dan Pajak 2 akan terisi hasil penjumlahan kolom Pajak 1 dan Pajak 2.

d. Biaya Lain biasanya digunakan untuk mengisikan biaya lain diluar transaksi RI seperti biasa

pengiriman barang dan lain sebagainya.

e. Total Transaksi terisi hasil penjumlahan dari Total – Diskon + Pajak 1 + Pajak 2 + Biaya Lain.

Setelah anda mengisikan semua isian dengan benar dan lengkap pada transaksi Invoice Pembelian (RI),

tahap selanjutnya silahkan klik tombol [Simpan].

Gambar 04 – 30 Simpan Transaksi Invoice Pembelian (RI)

Gambar 04 – 31 Laporan Invoice Pembelian (RI)

Transaksi Retur Pembelian (PRT)

Transaksi Retur Pembelian (PRT) merupakan pengembalian semua barang dari suatu transaksi Invoice

Pembelian (RI) oleh perusahaan kepada supplier. Transaksi ini akan mengurangi jumlah stok barang yang

Purchasing | 77

ada di gudang perusahaan ke gudang transit serta mengurangi hutang perusahaan pada supplier. Klik

[Purchasing] → [Transaksi] → [Retur Pembelian (PRT)].

Gambar 04 – 35 Form Transaksi Retur Pembelian (PRT)

Langkah – langkah pengisian transaksi Retur Pembelian (PRT) beserta penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Isikan nama supplier.

2. Isikan Gudang, uraian, Tanggal, Uang dan Progress sesuai kebutuhan.

Jika detail transaksi Retur Pembelian (PRT) diambil dari transaksi Pengiriman Barang Retur (Ambil DBR)

maka klik tombol [Ambil DNR], maka Gudang , dan Tab Detail akan terisi secara otomatis berdasarkan

data transaksi Pengiriman Barang Retur yang telah dilakukan sebelumnya.

Jika Transaksi Retur Pembelian (PRT) tidak dari transaksi Pengiriman Barang Retur (DNR) karena

transaksi Pengiriman Barang Retur (DNR) bersifat Opsional, anda cukup klik tombol [Ambil RI] untuk

mengambil detail barang yang akan diretur.

Gambar 04 – 36 Simpan & Cetak Transaksi Retur Pembelian (PRT)

Purchasing | 78

Transaksi Tukar Faktur(PIE)

Transaksi Tukar Faktur (PIE) merupakan transaksi Penerimaan Invoice dari Supplier. Transaksi ini akan

berperngaruh dengan tanggal jatuh tempo hutang.untuk membuka transaksi ini Klik [Purchasing] →

[Transaksi] → [Tukar Faktur (PIE)].

Gambar 04 – 35 Form Transaksi Tukar Faktur (PIE)

Langkah – langkah pengisian transaksi Tukar Faktur (PIE) beserta penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Isikan Supplier

2. Klik Tampilkan

3. Pilih No Transaksi yang akan dilakukan Tukar Faktur dengan cara dicentang.

4. Jika sudah, klik simpan.

Transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP)

Transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP) adalah menu transaksi yang berfungsi untuk merencanakan

pembayaran hutang perusahaan kepada supplier / kreditur. [Purchasing] → [Transaksi] → [Rencana

Pembayaran Hutang (VPP)].

1. Isikan nama supplier.

2. Klik tombol [Tampilkan] untuk menampilkan transaksi – transaksi hutang perusahaan yang belum

terbayar lunas.

a. Tab Invoice Pembelian (AP) menampilkan transaksi – transaksi Invoice Pembelian (RI) yang belum

lunas.

b. UM Pembelian (AR) menampilkan transaksi Uang Muka Pembelian barang yang telah diserahkan

oleh perusahaan kepada supplier.

c. Retur Pembelian (AR) menampilkan transaksi pengembalian barang (PRT)

d. COA (AP)

e. Bayar

Purchasing | 79

Gambar 04 – 37 Rencana Pembayaran Hutang (VPP)

Gambar 04 – 38 Laporan Rencana Pembayaran Hutang (VPP)

Transaksi Pembayaran Hutang (VP)

Merupakan transaksi yang berfungsi sebagai realisasi pembayaran hutang dari transaksi Rencana

Pembayaran Hutang (VPP). Untuk melakukan transaksi ini silahkan klik [Purchasing] → [Transaksi] →

[Pembayaran Hutang (VP)].

Purchasing | 80

Gambar 04 – 39 Form Transaksi Pembayaran Hutang (VP)

1. Isikan nama supplier dan uang sebelum menekan tombol [Tampilkan] untuk menampilkan transaksi yang

belum lunas.

2. Jika transaksi tersebut sudah tampil, pilih transaksi mana yang akan dibayar. Atau anda bisa

menggunakan fasilitas tombol [Ambil VPP] jika sebelumnya anda telah menginputkan perencanaan

pembayaran hutang pada form transaksi Rencana Pembayaran Hutang [VPP], maka tab – tab yang ada

pada form transaksi Pembayaran Hutang (VP) akan terisi secara otomatis berdasarkan data yang telah

diinputkan pada transaksi Rencana Pembayaran Hutang (VPP).

Transaksi Saldo Awal Hutang

menu transaksi Saldo Awal Hutang ini digunakan untuk menginputkan saldo Awal Hutang perusahaan ketika

pertama kali memasang sistem MyERP Plus. Klik menu [Purchasing] → [Transaksi] → [Saldo Awal Hutang].

Gambar 04 – 40 Saldo Awal Hutang

Pada gambar diatas merupakan contoh kasus penginputan saldo awal hutang perusahaan pada kontak

supplier ANGKASA MESIN. Cara pengisian transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pilih Sumber dan kontak supplier.

2. Isikan termin, uraian, gudang, kontak person, bagian pembelian, catatan.

3. Alamat supplier akan terisi secara otomatis berdasarkan kontak yang dipilih.

4. Isikan total hutang perusahaan kepada supplier pada inputan Total beserta Diskon, Pajak 1 , Pajak 2, dan

Biaya Lainnya.

Purchasing | 81

5. Total Transaksi akan terisi Total – Diskon + Pajak 1 + Pajak 2 + Biaya Lain

6. Simpan Transaksi Saldo Hutang yang telah anda buat.

Data - Data Purchasing

Menu Data Purchasing digunakan untuk menampilkan semua data transaksi Purchase yang telah tersimpan.

Maka semua transaksi tersebut akan tersimpan dan menjadi sebuah data yang dapat anda lihat di menu

[Purchasing] → [Data]. Dibawah ini adalah data – data yang dapat anda lihat berdasarkan urutan menu

Purchasing.

Data Permintaan Pembelian (PR)

Data Permintaan Pembelian (PR) digunakan untuk menampilkan semua data transaksi permintaan barang

dari pelanggan. Untuk membuka dan melihat data Permintaan Pembelian (PR) silahkan klik menu klik

[Purchasing] → [Data] → [Permintaan Pembelian (PR)].

Gambar 04 – 41 Data – Data Permintaan Pembelian (PR)

Penjelasan tentang bagian – bagian yang terdapat pada Data Permintaan Pembelian (PR) dan langkah –

langkah penggunaannya adalah sebagai berikut:

1. Filter – Filter Data. Untuk lebih mudah mencari data transaksi PR yang diinginkan, anda dapat

menggunakan Filter data dengan spesifikasi atau detail informasi tertentu. Seperti No Transaksi ,

Tanggal, Uraian, Catatan, Cabang, Lokasi, User, Status, Diminta Oleh dan Uang.

2. Jika salah satu Filter tersebut telah terisi, klik tombol [Tampilkan] untuk menampilkan transaksi yang

anda cari.

Pada intinya Data – Data setiap menu pada modul Purchasing ini memiliki penggunaan dan fungsi yang

sama.

Laporan Purchasing

Laporan Permintaan Pembelian (PR)

Menu Laporan Permintaan Pembelian (PR) merupakan menu yang digunakan untuk mencetak semua

kegiatan permintaan barang yang akan digunkan untuk proses produksi atau dalam menyediakan layanan

kepada pelanggan. Untuk melakukan proses pencetakan rekap laporan Permintaan Pembelian (PR), silahkan

anda klik menu [Finance & Accounting] → [Laporan] → [Permintaan Pembelian (PR)].

Purchasing | 82

Gambar 04 – 42 Tampilan Filter Menu Laporan Permintaan Pembelian (PR)

pada gambar diatas terdapat beberapa inputan yang berfungsi untuk memfilter transaksi berdasarkan

spesifikasi / catatan transaksi tertentu. Jika sudah klik tombol [Cetak], maka akan tampil Laporan Daftar

Permintaan Pembelian (PR).

Gambar 04 – 43 Filter dan Cetak Laporan Permintaan Pembelian (PR)

Pada combo box [Report] terdapat beberapa pilihan jenis laporan mana yang akan anda cetak, setial jenis

reportnya memiliki tampilan filter data yang berbeda – beda.

Laporan Pembelian

Menu Laporan Pembelian ini merekap semua data pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan.

Terdapat beberapa jenis tampilan dengan pengelompokan pembelian barang yang berbeda – beda . seperti:

a. Laporan Pembelian Per Kategori Barang

Purchasing | 83

Gambar 04 – 44 Laporan Pembelian Per Kategori Barang

b. Laporan pembelian Per Supplier

Gambar 04 – 45 Laporan Pembelian Per Supplier

c. Laporan Pembelian Per Produk

Purchasing | 84

Gambar 04 – 46 Laporan Pembelian Per Produk