7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

2.1.1. Pengertian Administrasi

Menurut Trecker dalam Keban (2008:2) “Administrasi adalah suatu proses

yang dinamis dan berkelanjutan, yang digerakan dalam rangka mencapai tujuan

dengan cara memanfaatkan secara bersama orang dan material melalui koordinasi

dan kerja sama”.

Sedangkan menurut Siagian dalam Athoillah (2010:133) mengatakan

“Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia

atau lebih, yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan”.

Menurut Anggara (2015:16) “Administrasi adalah totalitas sistem yang

terdiri atas subsistem dengan berbagai atribut yang berkaitan, saling

ketergantungan, saling berhubungan, saling mempengaruhi sehingga

keseluruhannya merupakan suatu kebulatan yang utuh dan mempunyai tujuan

tertentu. Suatu sistem merupakan subsistem dari sistem yang lebih besar.”

Menurut A. Dunsire dalam Keban (2008:2) mengatakan bahwa:

“Administrasi dapat diartikan sebagai arahan, pemerintahan, kegiatan

implementasi, kegiatan pengarahan, penciptaan prinsip-prinsip

implementasi kebijakan publik, kegiatan melakukan analisis,

menyeimbangkan dan mempersentasikan keputusan, pertimbangan-

pertimbangan kebijakan, sebagai pekerjaan individual dan kelompok

dalam menghasilkan barang dan jasa publik, dan sebagai arena bidang

kerja akademik dan teoritik”.

Menurut Haryadi (2009:1) “Administrasi dalam arti sempit adalah

kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan

8

tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya

kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi

dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha.”

Sedangkan menurut Irmansyah dalam Supriyanto (2016:4) mengatakan

bahwa:

“Administrasi dalam arti sempit yang mengandung arti segala pencatatan

kegiatan kantor ialah tata usaha dan tata pembukuan. Tata usaha berkaitan

dengan kegiatan kantor yang bersifat non finansil dan tata pembukuan

pada kegitan yang bersifat finansil. Kegiatan yang menagani kedua

informasi itu kemudian berkembang dalam disiplin ilmu lain seperti teknik

dan sistem informasi serta akuntansi.”

Menurut Supriyanto (2016:24) juga mengatakan bahwa:

“Administrasi sebagai objek studi ilmu paling sedikit mempunyai 10

(sepuluh) arti/pokok bahasan yaitu: fenomena sosial, kekuatan hidup

organisasi, fungsi pengelolaan organisasi, pimpinan/badan pimpinan

organisasi, seni dan ilmu, proses kerja sama, prilaku sosial tertentu,

praktek dan teknik tertentu, sistem tertentu, dan tipe manajemen tertentu.”

Menurut Athoillah (2010:129) mengatakan bahwa “administrasi adalah

kegiatan yang hanya tertuju pada aktivitas pembukuan dan pembuatan file-file

dalam organisasi. Akan tetapi, tidak sedikit yang mengatakan bahwa administrasi

merupakan proses kerja sama dalam mengatur seluruh aktivitas.”

Menurut Daryanto dalam Anggara (2015:16) mengatakan bahwa

“Administrasi juga berhubungan dengan perkantoran, juru tulis atau tata usaha.

Pegawai administrasi merupakan pegawai yang berkiprah dalam ketatausahaan,

yang mengurus soal surat menyurat perkantoran, dan pelayanan yang berubungan

dengan kebutuhan administratif.”

2.1.2. Unsur - Unsur Administrasi

Menurut Anggara (2016:41) unsur-unsur administrasi dalam proses

operational administratif terdapat sejumlah unsur yang berkaitan antara satu

9

dengan yang lain. Apabila salah satunya tidak ada, proses administrasi akan

terhambat. Unsur-unsur tersebut meliputi:

1. Organisasi, yaitu wadah bagi segenap kegiatan usaha kerja sama.

2. Manajemen, yaitu kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan

mengerahkan fasilitas kerja.

3. Komunikasi, yaitu penyampaian berita dan pemindahan ide pikiran dari

seseorang kepada yang lainya agar terwujud kerja sama.

4. Kepegawaian, yaitu pengaturan dan pengurusan pegawai atau karyawan yang

diperlukan.

5. Keuangan, yaitu pengelolaan segi-segi pembiayaan dan pertanggung jawaban

keuangan.

6. Perbekalan, yaitu perencanaan, pengadaan, dan pengaturan pemakaian barang

keperluan keuangan.

7. Tata usaha, yaitu penghimpunan pencatatan, pengelolan pengiriman dan

penyimpanan berbagai keterangan yang diperlukan.

8. Hubungan masyarakat, yaitu perwujudan hubungan yang baik dan dukungan

dari lingkungan masyarakat terhadap usaha kerjasama.

2.1.3. Prinsip Administrasi

Menurut Daryanto dalam Anggara (2016:43) mengatakan bahwa dalam

pendekatan sistem, kegiatan administrasi merupakan salah satu komponen

instrumental proses penyelanggaran organisasi. Landasan operasional kegiatan

administrasi berpendoman pada empat prinsip, yaitu sebagai berikut:

1. Prinsip fleksibilitas

10

Prinsip fleksibilitas adalah tolok ukur yang mempertegas bahwa semua

administrator melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan fasilitas yang

tersedia, memanfaatkan pola kerja sama yang ditunjang sepenuhnya oleh

situasi dan kondisi yang sebenarnya.

2. Prinsip efisien dan efektivitas

Dengan prinsip efisiensi, penghematan waktu, biaya, dan tenaga akan

mempengaruhi keseimbangan antara input dan output, tidak mengakibatkan

dampak-dampak yang cenderung merugikan dan memperlambat pencapaian

tujuan.

3. Prinsip berorientasi pada tujuan

Administrasi merupakan komponen input instrumental untuk menjamin

tercapainya tujuan. Tujuan operasional yang sudah dirumuskan menjadi

orientasi bagi pelaksanaan kegiatan administrasi.

4. Prinsip kontinuitas

Seluruh pelaksanaan administrasi harus berkelanjutan, yaitu dengan acuan

perencanaan tujuan jangka pendek, menegah, dan jangka panjang.

2.1.4. Fungsi Administrasi

Menurut Anggara (2016:43) terdapat sembilan fungsi administrasi yang

keberadaannya dianggap sangat penting yaitu sebagai berikut:

1. Pelaksanaan kegiatan demi tercapai tujuan.

2. Menghidupi organisasi.

3. Memperkuat kedudukan organisasi.

4. Sebagai tim pimpinan organisasi.

11

5. Sebagai management jenis tertentu.

6. Sebagai sitem pengelolahan berbagai input untuk menghasilkan output

tertentu.

7. Sebagai tingkah laku (behavior) tertentu.

8. Sebagai pola dan proses kerja sama dalam mencapai tujuan.

9. Sebagai ilmu, skills, atau seni kemempuan tertentu.

Sedangkan menurut Athoillah (2010:148) mengatakan administrasi

memiliki fungsi-fungsi tersendiri, sebagaimana dalam manajemen. Fungsi-fungsi

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pengelolaan perlengkapan

Pengelolaan perlengkapan merupakan salah satu fungsi administrasi, yang

merupakan fungsi manajemen dalam, organisasi yang berkaitan dengan unsur

administrasi lainya, yaitu perencanaan, penentuan kebutuhan, anggaran,

pengadaan, penyimpaanan, penyaluran, inventaris, pemeliharan, penghapusan

serta pengendalian.

2. Pembukuan perencanaan

Dalam administrasi, fungsi perencanaan berkaitan dengan perencanan

kebutuhan perlengkapan dan penganggaran.

3. Pelaporan

Secara keseluruhan, data-data dan fakta-fakta organisasi dapat dijadikan bahan

utama untuk dilaporkan, baik dalam rapat-rapat organisasi maupun laporan

pertangungjawaban tahunan.

12

4. Fungsi pengawasan administratif

Fungsi pengawasan administratif didasarkan pada data-data dan fakta-fakta

yang tertulis. Misalnya, pembukuan seluruh aktivitas organisasi, jadwal

kegiatan, absen karyawaan, perbendaharaan dan sebagainya. Pencocokan

antara data yang tertulis dengan fakta dilapangan sangat penting agar

pengawasan dapat ditingkatkan.

5. Fungsi filling

Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis

sehingga setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan

cepat. Hal ini karena arsip sangat berperan dalam organisasi, yaitu sebagai

“pusat ingatan” pentingya menyimpan data disebabkan oleh berbagi alasan.

Salah satunya adalah sebagai bahan informasi bagi organisasi dan rujukan kerja

organisasi oleh ketertiban manajerialnya. Karena fungsinya sangat penting,

penyimpanan data harus dilakukan dengan rapih, teliti dan sistematis.

6. Fungsi kerja sama

Fungsi kerja sama merupakan salah satu fungsi administrasi terutama berkaitan

dengan seluruh proses pengadministrasian yang terdapat didalam organisasi,

sebagaimana terjadinya proses pengarsipan yang berlaku untuk berbagai

bidang pekerjaan karena adanya tugas dan kewajiban yang berbeda-beda, tetap

merupakan kesatuan sistem.

7. Fungsi Komunikasi

Ditujukan untuk memberikan informasi, menghibur, mempengaruhi,

mengendalikan prilaku oang lain melalui berbagai pendekatan, serta digunakan

pula pendekatan psikologis dan sosiologis. Komunikasi dalam administrasi

13

menggunakan pendekatan birokrtitis dan “mungkin” menggunakan pendekatan

personal atau individual.

8. Fungsi laporan

Laporan merupakan fungsi administrasi yang tidak dapat dipisahkan dari

sistem pengawasan dan pengendalian organisasi karena fungsi laporan adalah

gambaran pertanggung jawaban setiap pegawai dalam organisasi, terlebih

pertanggung jawaban yang dimaksudkan berkaitan dengan jabatan yang

dipikulnya.

2.2. Kargo Curah Kering

Menurut Lasse (2009:172) menjelaskan bahwa “Muatan curah kering (dry

bulk cargo) mengalir dari kapal hingga ke lokasi penimbunan pada rute tidak

tangsung (indirect delivery) tanpa diletakan di dermaga karena tersedia instalasi

unloader, hopper, dan conveyor atau pipelines. Lokasi penimbunan terdiri dari

tangki tertutup atau lapangan terbuka.”

Menurut Rizaldy dan Rifni (2013:11) mengatakan bahwa:

“Kargo adalah barang kiriman yang diangkut dengan pesawat udara (tidak

sama dengan barang bagasi) atau kapal laut melalui transportasi dan

dikarenakan pembayaran biaya pengiriman yang ditentukan pihak

pengangkut, yang tercatat dalam SMU (Surat Muatan Udara) pada

penerbangan domestik atau AWB (Air Waybill), B/L (Bill of landing) pada

penerbangan atau pengapalan internasional.”

Menurut Lasse (2009:172) menjelaskan bahwa:

“Penanganan muatan curah dipelabuhan berbeda dengan muatan umum

(general Cargo) maupun muatan petikemas (containerized cargo). Kegiatan

bongkar-muat muatan umum dan petikemas melalui empat tahap proses

meliputi operasi kapal, operasi transfer didermaga, operasi gudang atau

lapangan dan operasi bongkar dan sebaliknya untuk operasi muat.”

Menurut Lasse (2009:173) mengatakan bahwa barang muatan curah kering

dibedakan dalam dua kelompok besar yaitu:

14

1. Curah kering pangan

Karakteristik barang curah pangan merupakan data penting ketika mengemas,

transfer, mengapalkan, dan menyimpannya.

Tabel II.1

Karakteristik Muatan Curah Kering Pangan

Sumber: Lasse (2009:173)

2. Curah kering non pangan

Seperti halnya bahan curah kering pangan yang dikemukakan terdahulu.

Pengatuan akan jenis dan karakteristik curah kering non pangan penting ketika

mengemas, transfer, mengapalkan, dan menyimpannya. Pada dasarnya

No. Curah Kering Karakteristik

1.

Beras (paddy,Wite Rice,

Rice dusty, rice meal rkt

bran)

Dikapal berdasarkan kemasan karung goni atau bulk

2. Gandum

Membutuhkan ventilasi yang cukup: terlindung dari

pengaruh cuaca dan hama tikus.

Dikapalkan dalam kemasan sak atau bulk: terpisah

dari muatan lembab atau berbau: sama sekali tak boleh

tercampur dengen pupuk, akan keracunan

3. Biji mangan

Membutuhkan dunage dan ventilasi yang cukup:

menimbulkan panas dan berkeringat yang

menyebabkan peraginan dan cepat membusuk.

4. Kacang-kacangan

(bean)

Membutuhkan ventilasi yemg cukup karena sangat

muda panas dan berkeringat, bahkan mudah terbakar

dengan kandungan minyak 5 -10%. Dikapalkan dalam

kemasan sak atau bulk .

5. Jagung

Membutuhkan ventilasi yang cukup; jika suhu

naik sangat mudah terbakar sendiri kandungan

minyak mencapai 60%, keringat, berbau, timbulkan

noda, dan kutu kopra.

6. Kopra

Membutuhkan ventilasi yang cukup; jika suhu

naik sangat mudah terbakar sendiri kandungan

minyak mencapai 60%, keringat, berbau, timbulkan

noda, dan kutu kopra.

7. Tapioka dan gaplek

Ketela pohon (singkong) yang diris-iris lalu

dikeringkan: dikapalkan secara bulk terpisah dari

muatan yangberbau dan lembab.

8. Biji Kelapa Sawit Membutuhkan ventilasi yang cukup, kadar minyak 40-

50% jika suhu naik berkeringat dan mudah terb akar.

15

penyimpanan dan pengapalan barang curah kering non pangan pada tabel di

bawah ini tidak boleh tercampur dengan muatan curah kering bahan pangan.

Tabel II.2

Karakteristik Muatan Curah Kering Non Pangan

Sumber: Lasse (2009:173)

No. Curah Kering Karakteristik

1. Aspal

Bahan mineral yang terbentuk dari proses pengeringan

suatu lokasi batu karang yang dasarnya mengandung

endapan minyak.

Dikapalkan secara bulk: ruang palka dinding diratakan

danseluruh permukaan dilapisi sejenis kapur.

2. Jarak

Biji buah yang mengandung minyak. Kulitnya beracun

tidak boleh tercampur dengan bahan makanan. Kopra dan

biji kelapa sawit. Di kapalkakan secara bulk

3. Biji mangan Campuran mangan dengan besi, diolah untuk digunakan

sebagai zat pewarna keramik. Dikapalkan secara bulk

4. Pupuk

Tidak boleh dicampur dengan muatan tekstil dan bahan

pangan karena berbau, megeluarkan uap air dan

mengandung racun. Dikapalkan secara bulk

5. Semen

Campuran bahan kimia yang mengandung hidrolis;apabila

dicampur dengan air bereaksi dan berubah sifat menjadi

bahan berdaya rekat sehingga dapat mengikat bahan-bahan

lain menjadi suatu satuan massa dan mengeras. Daya

rekatnya hilangjika tercampur dengan gula. Diangkut

khusus dengan carrier.

6. Klinkir

Senyawa dasar pembentuk semen yang terdiri unsur utama

mineral yang berkatan dengan unsur lain. merupakan

bahan semen setengah-jadi. Diangkut bulk.

7. Bedak (talk)

Sari lemak hewan berbentuk bubuk halus sebagai bahan

pembuat sabun dan lilin. Dikapalkan secara bulk pada

temperatur 51-57 celcius.

8. Soda ash Bahan baku pembuat kaca, ditergen, kertas, tekstil.

Dikapalkan secara bulk.

9. Biji besi (Iron are) Bahan baku industi baja. Dikapalkan secara bulk.

10. Besi tua (scrap iron) Bahn baku industri baja dan almunium. Dikapalkan bulk.

11. Fosfat Bahan baku industri pupuk fosfat. Sangat berdebu dan

menyerap kelembaban. Dikapalkan bulk.

12. Animal feed Bahan pembuat pakan ternak. Dingkut secara bulk.

13. Batu-bara Bahan bakar industri hasil tambang, mudah terbakar.

Dikapalkan secara bulk dan diberi ventilasi secukupnya.