8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Untuk mengawali pembahasan tentang perancangan sistem informasi,

pemahaman akan sistem terlebih dahulu harus ditekankan. Definisi sistem

perkembangan sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem digunakan.

Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum, para ahli

mendefinisikan sistem sebagai berikut:

2.1.1. Sistem

Menurut Jogiyanto (2009:2) “Sistem dapat didefinisikan dengan

pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen”.

Menurut Sutarman (2009:5) “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling

berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian

suatu tujuan utama”.

Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu

prosedur atau elemen yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam

sebuah sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai

tujuan yang diharapkan.

9

1. Karakteristik Sistem

Karakterristik Sistem menurut Mulyanto (2009:2) mempunyai:

a. Komponen Sistem (Components System)

Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi

sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi

sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apabila

suatu sistem merupakan salah satu dari komponen sistem lain yang

lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem, sedangkan sistem

yang lebih besar tersebut adalah lingkungannya.

b. Batasan Sistem (Boundary System)

Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)

Lingkungan luar adalah apa pun di luar batas dari sistem yang dapat

mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan

ataupun yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini tentunya

harus dijaga sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah

sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan

dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem.

d. Penghubung (interface) Antar Komponen

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem yang lainnya. Penghubung inilah yang

10

akan menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga

keluaran (output). Dengan adanya penghubung, suatu subsistem dapat

berinteraksi dan berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk

satu kesatuan.

e. Masukan (input)

Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan ke dalam

sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance

input), yaitu bahan yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat

beroperasi dan masukan sinyal (signal input), yaitu masukan yang

diproses untuk mendapatkan keluaran.

f. Mempunyai Pengolahan (processing)

Pengolahan (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan

dari masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

g. Mempunyai Sasaran (Objective) dan Tujuan

Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal).

Apabila sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

akan ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem.

Tanpa adanya tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan terkendali.

h. Mempunyai Keluaran (output)

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat

berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya

sebagai sisa pembuangan.

11

i. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back)

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (Control) sistem untuk

mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan

mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

2. Klasifikasi Sistem

Menurut Mulyanto (2009:8) Sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut

pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem abstak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

1) Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa

pemikiran atau gagasan yang tidak tampak secara fisik.

2) Sistem fisik (physical system) adalah sistem yang ada secara fisik

dan dapat dilihat dengan mata.

b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human

made system).

1) Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi karena

proses alam, bukan buatan manusia.

2) Sistem buatan manusia (human made systems) adalah sistem yang

terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia.

c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu

(probabilistic

system).

1) Sistem tertentu (deterministic systems) yaitu sistem yang

operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi diantara

bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti.

12

2) Sistem tidak tentu (probabilistic systems) yaitu sistem yang

hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas.

d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

1) Sistem tertutup (closed systems) yaitu sistem yang tidak

berhubungan dengan lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak

berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem

ini juga bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari

pihak luar. Dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-

benar 17 tertutup, yang ada hanyalah sistem yang relatif tertutup

(relative closed system). Sistem relatif tertutup biasanya

mempunyai masukan dan keluaran yang tertentu serta tidak

terpengaruh oleh keadaan di luar sistem.

2) Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan

dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan keadaan

lingkunga luar. Sistem terbuka menerima input dari subsistem

lain dan menghasilkan output untuk subsistem lain. Sistem ini

mampu beradaptasi dan memiliki sistem pengendalian yang baik

karena lingkungan luar yang bersifat merugikan dapat

mengganggu jalannya proses di dalam sistem.

13

3. Pengertian Informasi

Menurut Mulyanto (2009:12) “Informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih bergunna dan berarti bagu yang menerimanya,

sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu

kejadian yang nyata”.

Menurut Jogiyanto (2009:8) “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya“.

4. Klasifikasi Sistem

Menurut Mulyanto (2009:8) Sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut

pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem abstak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

1) Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa

pemikiran atau gagasan yang tidak tampak secara fisik.

2) Sistem fisik (physical system) adalah sistem yang ada secara fisik

dan dapat dilihat dengan mata.

b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human

made system).

1) Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi karena

proses alam, bukan buatan manusia.

2) Sistem buatan manusia (human made systems) adalah sistem yang

terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia.

14

c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu

(probabilistic

system).

1) Sistem tertentu (deterministic systems) yaitu sistem yang

operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi diantara

bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti.

2) Sistem tidak tentu (probabilistic systems) yaitu sistem yang

hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas.

d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

1) Sistem tertutup (closed systems) yaitu sistem yang tidak

berhubungan dengan lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak

berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem

ini juga bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari

pihak luar. Dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-

benar 17 tertutup, yang ada hanyalah sistem yang relatif tertutup

(relative closed system). Sistem relatif tertutup biasanya

mempunyai masukan dan keluaran yang tertentu serta tidak

terpengaruh oleh keadaan di luar sistem.

2) Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan

dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan keadaan

lingkunga luar. Sistem terbuka menerima input dari subsistem

lain dan menghasilkan output untuk subsistem lain. Sistem ini

mampu beradaptasi dan memiliki sistem pengendalian yang baik

15

karena lingkungan luar yang bersifat merugikan dapat

mengganggu jalannya proses di dalam sistem.

2.1.2. Basis Data

Menurut Connolly dan Begg (2010:65) “database adalah sekumpulan data

tersebar yang berhubungan secara logis dan penjelasan dari data ini dirancang

untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi”.

Menurut Gottschalk dan Saether (2010:41) “database adalah sekumpulan

data yang terorganisir untuk mendukung banyak aplikasi secara efisien dengan

memusatkan data dan mengontrol data redundant”.

Berdasarkan teori para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, database

adalah kumpulan data yang berhubungan secara logikal dan disimpan berdasarkan

suatu skema untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.

2.1.3. Model Pengembangan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini

menggunakan model waterfall (Sukamto dan Salahuddin, 2013:28) terbagi

menjadi tiga tahapan, yaitu:

Sumber: (Sukamto dan Salahuddin, 2013:28)

Gambar II.1

Ilustrasi waterfall

16

1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif, untuk

mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami

perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Kebutuhan

perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk di dokumentasikan.

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang berfokus pada

desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,

arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan prosedur

pengkodean. Tahap ini menstranslasikan kebutuhan perangkat lunak dari

tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat

diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain

perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu untuk di

dokumentasikan.

3. Pembuatan Kode Program

Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak. Hasil dari

tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat

pada tahap desain.

4. Pengujian

Pengujian terfokus pada perangkat lunak dari segi logika dan fungsional

serta memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan

untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang

dihasilkan sesuai dengan yang dinginkan.

17

5. Pendukung (support)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami

perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena

adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau

perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap

pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan

mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang

sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.

2.2. Teori Pendukung

2.2.1. Data Flow Diagram

Sutabri (2012:116) “Data Flow Diagram adalah suatu network yang

menggambarkan suatu system automat atau komputerisasi, manualisasi, atau

gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan

komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya”.

Simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram, yaitu:

1. Konsep Dasar

Diagram Alir Data adalah gambar grafis yang memperlihatkan aliran data

dari sumbernya dalam objek,kemudian melewati suatu proses yang

nantinya akan ditransformasikan kedalam tujuan lain yang ada di objek

lain. Diagram alir data memuat proses yang akan mentransformasikan

data,aliran data yang menggerakan data, objek yang memproduksi dan

mengkonsumsi data serta data store yang menjadi tempat penyimpanan

data.

18

2. Aturan Main

a. Dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara

external entity dengan external entity secara langsung.

b. Dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara data

store dengan data store secara langsung.

c. Dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara data

store dengan external entity secara langsung (atau sebaliknya).

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada data flow yang

keluar.

e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebihaliran data

yang berbeda.

3. Langkah – langkah Mengembangkan DAD

a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan

digunakan untuk menentukan berbagai macam: Entitas Eksternal,

Aliran Data, Proses-proses, Penyimpanan data.

b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas

eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem.

c. Menggambar diagram nol yang menunjukkan proses-proses dan

penyimpanan data.

d. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram 0.

e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan

untuk setiap proses dan aliran data.

19

4. Tahapan Proses Pembuatan DAD

Tahapan Pembuatan Diagram Arus Data dapat dibagi menjadi 3 tingkatan

kontruksi Diagram Alir Data:

a. Diagram Konteks Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan

sumber serta tujuan data yang akan diproses atau digunakan untuk

menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang

ada.

b. Diagram Nol Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan

proses lebih terperinci dari diagram konteks.

c. Diagram Detail Diagram detail dibuat untuk menggambarkan arus

data secara lebih men-detail lagi dari tahapan proses yang ada dalam

diagram nol.

2.2.2. Entity Relation Diagram

Ladjamudin (2013:142) “ERD adalah suatu model jaringan yang

menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak”. Proses

memungkinkan analis menghasilkan struktur basis data dapat disimpan dan

diambil secara efisien.

Entity Relationship (ER) data model didasarkan pada presepsi

terhadadunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek – objek dasar yang disebut

entitas dan hubungan antar objek. Entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia

nyata yang dapat dibedakan dari objek lain. Sehingga contoh, masing – masing

mahasiswa adalah entitas dan mata kuliah dapat pula dianggap sebagai entitas.

Entitas digambarkan dalam basis data dengan kumpulan atribut. Misalnya

atribut nim, nama, alamat, dan kota bisa menggambarkan data mahasiswa tertentu

20

dalam suatu universitas. Atribut – atribut membentuk entitas mahasiswa.

Demikian pula, atribut kodeMK, namaMK, dan SKS mendeskripsikan entitas

mata kuliah.

Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas. Sebagai contoh, relasi

menghubungkan mahasiswa dengan mata kuliah yang diambilnya. Kumpulan

semua entitas bertipe sama disebut kumpulan entitas (Entity Set), sedangkan

kumpulan semua relasi bertipe sama disebut kumpulan relasi (Relationship Set).

Struktur logis (skema database) dapat ditunjukan secara grafis dengan ER yang

dibentuk dalam komponen – komponen sebagai berikut:

1. Entitas (Entity)

Adalah sesuatu yang nyata atau abstrak dimana kita akan menyimpan data.

Ada 4 kelas entitas, yaitu misalnya admin, anggota, transaksi,

peminjaman/pengembalian dan data buku.

2. Relasi (Relationship)

Adalah hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas,

misalnya proses pembayaran pegawai. Kardinalitas menentukan kejadian

suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan.

Misalnya, mahasiswa bisa mengambil banyak mata kuliah.

3. Atribut (Atribute)

Adalah ciri umum semua atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu.

Sebutan lain atribut adalah properti, elemen data, data field. Misalnya

nama, alamat, nomor pegawai, dan gaji adalah atribut entitas pegawai.

Sebuah atribut atau kombinasi atribut yang mengidentifikasikan satu dan

21

hanya satu instansi suatu entitas disebut kunci utama atau pengenal.

Misalnya, nomor pegawai adalah kunci utama untuk pegawai.

2.2.4. Logical Record Structure (LRS)

Menurut Hasugian dan Shidiq (2012:608) Memberikan batasan bahwa

LRS adalah “ sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram –

ER akan mengikuti pola atau aturan permodelan tertentu dalam kaitan dengan

konvensi ke LRS.

2.2.5. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari

suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada

flowchart dan mencerminkan keterangan yang jelas tentang data dicatatnya untuk

maksud keperluan itu. Menurut Kristanto (2008:72) yaitu, “Kumpulan elemen –

elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam

penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem”.

Maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:

1. Nama Arus Data

Arus data yang harus dicatat ke kamus data sehingga mereka yang

membaca diagram alir data dan memerlukan penjelasan lebih lanjut

tentang suatu arus data tertentu dapat langsung dicari dengan mudah.

2. Alias atau Nama Lain

Alias atau Nama lain dari data yang dituliskan perlu ditulis karena data

yang sama mempunyai nama yang berbeda.

22

3. Bentuk Data

Telah diketahui, bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke

proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan

serta dokumentasi, hasil cetakan komputer, dengan demikian bentuk dari

data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir.

4. Arus Data

Menunjukkan dari mana data mengalir, data kemana, data menuju,

keterangan arus data ini perlu dicata dikamus data, supaya memudahkan

mencari arus data didalam data diagram alir data (DAD).

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang

arus data tersebut.

6. Periode

Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat

dikamus data karena dapat diperlukan untuk mengidentifikasikan kapan

input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume perlu dicatat, kamus data adalah tentang volume rata-rata atau

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya

arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.

23

8. Struktur Data

Menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari

itemitem atau elemen-elemen data.

2.2.5. Notasi Tipe Data

Untuk menunjukkan informasi didalam membuat spesifikasi elemen data

ataupun spesifikasi format input atau output suatu data dipergunakan notasi-notasi

sebagai berikut:

1. Notasi Tipe Data

Digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data

Tabel II.1

Notasi Tipe Data

Sumber: Kendall & Kendall (2010:344)

Notasi Keterangan

X Setiap karakter

9 Angka numeric

A Karakter alphabet

Z Angka nol ang ditampilkan dalam seperti spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

24

2. Notasi Struktur Data

Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

Notasi yang digunakan adalah sebagai berikut:

Tabel II.4

Notasi Struktur Data.

Notasi Keterangan

= Terdiri dari (consist of)

+ Dan (AND)

() Pilihan (YA atau TIDAK)

{} Pengulangan proses (Iterasi)

[] Salah satu (memilih salah satu elemen data didalam kurung Braket ini)

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (Key Field)

Sumber: Kendall & Kendall (2010:338)

2.2.6. Key

Field Key atau atribut kunci yang dapat digunakan sebagai berikut:

1. Kunci Kandidat (Candidate Key)

Suatu atribut atau satu set minimal atribut mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

2. Kunci Primer (Primary Key)

Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik, akan

tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci

kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih

satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.

25

3. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerapkali kunci

alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

4. Kunci Tamu (Foreign Key)

Satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi suatu hubungan

yang menunjukan keinduknya.

2.2.7. Pengkodean

Menurut Kadir (2009:298) bahwa “kode digunakan untuk tujuan

mengklasifikasikan data,memasukkan data ke dalam komputer dan untuk

mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya”.

Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena

dengan kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu

kerangka (frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau

kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya

dibuat. Biasanya dalam proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka,

huruf, atau kombinasi keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai

berikut:

1. Mengklasifikasikan data.

2. Memasukan data kedalam komputer.

3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.

Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang

menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:

26

1. Harus mudah diingat Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan

dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili

dengan kodenya.

2. Harus Unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya.

Unik berarti tidak ada kode yang kembar.

3. Harus Fleksibel Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-

perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4. Harus Efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga

akan efisien bila direkam di luar komputer.

5. Harus Konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah

dipergunakan.

6. Harus Distandarisasi Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan.

7. Spasi Dihindari Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat

mengakibatkan kesalahan di dalam menggunakannya.

8. Hindari Karakter Yang Mirip Karakter yang hampir serupa bentuk dan

bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.

9. Panjang Kode Harus Sama Masing-masing kode yang sejenis harus

mempunyai panjang yang sama.

Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan didalam sistem

informasi diantarannya:

1. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah diingat. Kode ini

dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item

27

yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya gabungan huruf dan angka,

kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya kode dapat

terlalu panjang.

Contohnya:

JKT Jakarta

BGR Bogor

2. Kode Urut (Squential Code)

Merupakan kode yang nilalinya urut antara satu kode dengan kode

berikutnya. Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana, mudah

dieterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari, baik untuk

pengendalian. Kelemahan kode ini antara lain penambahan kode ini hanya

dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak

mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, tidak

fleksibel jika terjadi perubahan kode.

3. Kode Blok (Block Code)

Kode blok mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang

mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum

yang diharapkan.

4. Kode group (Group Code)

Kode kelompok merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap

field kode mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini antara lain nilai

28

dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat diubah atau dibuang

sebagian, dapat menunjukkan jenjang dari data, kelemahan kode ini adalah

kode dapat menjadi panjang.

Contohnya :

X X – X X – X X X

5. Kode Desimal (Decimal Code)

Merupakan kode yang mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka

desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 100 sampai

dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. File adalah kumpulan

dari record-record yang sejenis, akses file adalah metode yang

menunjukkan bagaimna suatu program komputer akan membaca record-

record dari suatu file-file dapat diakses dengan dua cara, yaitu:

a. Sequential (Urut)

b. Direct (Random)

Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika didalam file

yang didalam file yang dihubungkan satu dengan lainnya. Terbagi atas tiga jenis:

1. File urut

2. File urut berindex

No Urut Transaksi

Bulan Terjadinya Transaksi

Tahun Terjadinya Transaksi

29

3. File urut langsung

Database adalah kumpulan data operasional dari suatu organisasi atau

perusahaaan yang disimpan secara intergrasi denga menggunakan metode terentu

dengan menggunakan komputer, sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainnya. Perangkat lunak yang mengolah database,

disebut sistem manajemen database (Databese Management Sistem). Orang yang

bertanggung jawab atas dasar dan DBMS adalah pengelola database (Database

Administrator).