1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Secara tradisional, arsip arsip berbasis kertas tetapi dalam lingkungan

elektronik, arsip elektronik merupakan rekaman kegiatan yang berisi informasi dalam

media elektronik. Atribut-atribut tersebut harus menyatu dalam sistem pengelolaan

arsip yang digunakan untuk menciptakan, memelihara, dan melestarikan arsip

sepanjang waktunya. Jadi, dalam lingkungan elektronik, penciptaan, pengelolaan,

retensi, dan preservasi terhadap metadata merupakan arsip sebagai bukti hal yang

menyatu.

Kehadiran arsip elektronik merupakan upaya penekanan kendala-kendala yang

dihadapi dalam mengelolaan arsip, seperti sulitnya pencarian arsip yang disebabkan

penumpukan arsip atau arsip yang tidak yang dikelola dengan sistem penyimpanan

yang baik, penyebaran informasi dari arsip yang bersifat tertutup dan rahasia kepada

orang-orang yang tidak berkepentingan, dan hilangnya arsip, serta sebagai upaya

pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pengelola arsip.

Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa arsip elektronik memegang peran

yang sangat penting di setiap perusahaan sehingga dalam pengelolaan arsip perlu

dilakukan dengan baik dan benar sehingga tujuan mengarsip dapat terwujud secara

efektif dan efisien. Berdasar latar belakang tersebut, maka penulis Tugas Akhir tertarik

mengambil judul “Prosedur Pelaksanaan Penyimpanan Arsip Elektronik pada

Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi”

2

1.2. Perumusan Masalah

Dalam suatu penelitian terlebih dahulu harus ditentukan perumusan masalah.

Adapun masalah yang dikemukakan sesuai dengan obyek yang akan diteliti dan sesuai

dengan judul laporan tugas akhir ini adalah :

1. Bagaimana prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip elektronik pada Direktorat

Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi ?

2. Bagaimana pelaksanaan penyimpanan arsip dalam aplikasi SAK pada Direktorat

Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi

3. Apa saja kendala dan solusi dalam pelaksanaan penyimpanan arsip elektronik

pada Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi ?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip elektronik pada

Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi

2. Untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan sistem kearsipan elektronik dalam

aplikasi SAK pada Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi

3. Untuk mengetahui kendala dan solusi cara mengatasi dalam penyimpanan arsip

elektronik pada Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi

Adapun manfaat Penulis Tugas Akhir ini adalah :

1. Bagi Penulis

Agar dapat memahami dan menyajikan informasi mengenai prosedur pelaksanaan

penyimpanan kearsipan elektronik pada Direktorat Jenderal Pengembangan

Kawasan Transmigrasi Jakarta Selatan

3

2. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk

mengetahui kelemahan dan kelebihan yang ada didalam kantor saat Pelaksanaan

Kearsipan Elektronik.

3. Bagi Pembaca

Hasil penelitian ini dapat dijadikan informasi bagi mahasiswa yang membutuhkan

sumber ilmu kearsipan elektronik.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir

ini penulis menggunakan pengumpulan data data sebagai berikut :

1. Metode Observasi

Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data dengan cara observasi ke

Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi Jakarta Selatan

2. Metode Wawancara

Wawancara dilakukan secara lisan dalam pertemuan tatap muka secara

individual dalam wawancara ini peneliti menggunakan jenis wawancara bebas

terpimpin dan terbuka. Yang dinarasumberi oleh Bayu Winoto selaku staff

pada bagian arsip di Pelayanan Pertanahan Transmigrasi.

3. Metode Studi Pustaka

Studi pustaka adalah metode pengumpulan data dengan mencari informasi

lewat buku, majalah, internet, dan literatur lainnya yang bertujuan untuk

membentuk landasan teori.

4

1.5.Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membatasi

pembahasan mengenai surat masuk dan surat keluar bagaimana prosedur pelaksanaan

penyimpanan arsip elektronik pada Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan

Transmigrasi di bagian unit Pelayanan Pertanahan Tranmigrasi, Bagaimana

pelaksanaan penyimpanan arsip elektronik pada Pelayan Pertanahan Transmigrasi dan

bagaimana cara mengatasi kendala dalam penyimpanan arsip elektronik pada

Pelayanan Pertanahan Transmigrasi Jakarta Selatan beralamat Jl. TMP. Kalibata No.

17 Rt06/07 Rawajati, kec. Pancoran Kota Jakarta Selatan. Data yang penulis ambil

yaitu surat masuk dan surat keluar pada Pelayanan Pertanahan Transmigrasi adalah

priode bulan Mei-Juni 2019.

1.6. Sistematika Penulisan

Agar penulisan laporan tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematika dan

terarah, maka penulisan membagi luas penulisan tugas akhir dalam 4 ( empat ) BAB,

yang dianggap cukup memandai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan

relavan dengan judul tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematika. Adapun

urainya sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab pendahuluan ini diuraikan latar belakang, perumusan ,

masalah, tujuan dan manfaat, metode pengumpulan data, ruang

lingkup, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab landasan teori ini diuraikan umum tentang pengertian arsip

elektronik, Manfaat pengelolaan arsip eletronik, Proses pengelolaan

5

arsip elektronik, pemeliharaan arsip elektronik, permasalahan dalam

pengelolaan arsip elektronik, Fungsi dan Tujuan arsip elektronik,

komponen arsip elektronik.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab pembahasan diuraikan tinjauan umum organisasi, sejarah

Kementerian Desa Pengembangan Kawasan Transmigrasi struktur dan

tata kerja Organisasi, kegiatan Organisasi, Data laporan meliputi hasil

penelitian yang dilakukan, hasil perumusan masalah, kendala penelitian

dan cara mengatasinya.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini hanya meliputi kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan

kearsipan elektronik pada Pelayanan Pertanahan Transmigrasi.