BAB IILANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

“Jogiyanto (1989 : 1) mendefinisikan sistem adalah suatu

jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-

beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua

sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan

umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi

antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya dan yang

terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.

Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai

seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk

suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin,

prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari

elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu

sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (1989 : 4) suatu sistem memiliki beberapa karakteristik

atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-

komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap

subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi

tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu

sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut “supra

sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya.

Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai salah

satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem.

Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat

juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang

menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut.. Dengan

demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara.

Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak,

maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut

penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sebsistem lain.

Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk

subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat

terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang

dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal

input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer. “Program” adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya

dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

Contoh, sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi.

Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan

keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.

7. Pengolah Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah

masukan menjadi keluaran. Contoh, sistem akutansi. Sistem ini akan

mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh

pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi

sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.2 Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (1989 : 8) Informasi adalah ”data yang di olah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”

2.2.2 Siklus Informasi

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima

kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan

melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain

yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap

sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya

membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus

informasi (informasi cycle ). Siklus ini disebut juga dengan siklus

pengolahan data (data processing cycle).

Gambar 2.1 Siklus Informasi ( Jogiyanto, 1989:9 )

2.2.3 Kualitas Informasi

Jogiyanto (1989 : 10) menjelaskan bahwa kualitas suatu sistem informasi

tergantung dari 3 hal yaitu :

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi

sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan

(noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Waktu (Timelines)

Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat.

Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena

informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila

pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi

organisasi.

3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda, misalnya

informasi sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan

adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada

ahli teknik perusahaan. Sebaliknya, informasi mengenai harga pokok

produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan,

tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.

2.3 Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Jogiyanto (1989 : 11) Sistem Informasi adalah ”Suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

,harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat

manajerial.”

George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006:6) sistem informasi

adalah “Penggunaan tekhnologi komputer dalam suatu organisasi untuk

menyediakan informasi bagi pengguna.”

2.4 Pengertian Pengiriman Barang

Pengiriman barang adalah segala upaya yang diselenggarakan atau

dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama – sama dalam suatu

organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.

2.7 Alat Pengembangan Sistem

2.7.1 Pengertian Bagan Alir Dokumen ( Flowchart )

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006:41) “Bagan

alir dokumen atau Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering

digunakan yang merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data

dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.”

Simbol-simbol flowchart

Flowchart yang disusun dengan simbol, dapat dilihat pada tabel 2.1 simbol

flowchart menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.

Tabel 2.1 Simbol flowchart

Simbol Makna

Dokumen

Simbol ini menunjukkan dokumen input dan

output baik untuk proses manual maupun

komputer.

Dokumen dan Tembusannya

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

dokumen asli dan tembusannya. Nomor

lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan

atas.

Berbagai Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

berbagai jenis dokumen yang digabungkan

bersama dalam satu paket. Nama dokumen

dituliskan di dalam masing-masing simbol

dan nomor dokumen yang dicantumkan di

sudut kanan atas simbol dokumen yang

bersangkutan.

Catatan

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

catatan akuntansi yang digunakan untuk

mencatat data yang direkam sebelumnya

dalam dokumen atau formulir.

Penghubung pada halaman yang sama

(On Page Connector)

Simbol ini sebagai tanda penghubung bagan

alir dokumen pada halaman yang sama,

dengan memperhatikan nomor yang

tercantum dalam simbol penghubung pada

halaman yang sama.

Akhir arus dokumen dan mengarahkan

pembaca ke simbol penghubung yang sama

yang bernomor seperti yang tercantum di

dalam simbol tersebut.

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol

penghubung halaman yang sama, yang

bernomor seperti yang tercantum di dalam

simbol tersebut.

Penghubung pada halaman berbeda (Off-Page

Connector)

Jika untuk menggambarkan alir suatu sistem

akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman,

simbol ini harus digunakan untuk

menunjukkan kemana dan bagaimana alir

terkait satu dengan yang lainnya.

Kegiatan Manual

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

kegiatan manual seperti : menerima order dari

pembeli, mengisi formulir, membandingkan

berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.

Keterangan/Komentar

Simbol ini memungkinkan ahli sistem

menambahkan keterangan untuk memperjelas

pesan yang disampaikan oleh bagan alir.

Arsip Sementara

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

tempat penyimpanan dokumen seperti lemari

arsip dan kotak arsip. Simbol sebagai berikut:

A = Menurut abjad

N = Menurut nomor urut

T = Menurut tanggal/kronologis

Arsip Permanen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

arsip permanen yang tidak akan diproses lagi

dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

On-line Computer Process

Simbol ini menunjukkan kegiatan proses dari

operasi program komputer.

Simbol Keyboard

Simbol ini menggambarkan pemasukan data

ke dalam komputer melalui on-line keyboard

Pita Magnetik (Magnetic Tape)

Simbol ini menunjukkan input/output

menggunakan pita magnetik.

On-line Storage

Simbol ini menggambarkan arsip komputer

yang berbentuk On-line (di dalam memori

komputer).

Keputusan

Simbol ini menggambarkan keputusan yang

harus dibuat dalam proses pengolahan data.

Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol.

Garis Alir (Floe Line)

Simbol ini menunjukkan arus dari proses

Magnetic Disk

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

input atau output menggunakan harddisk

Persimpangan Garis Alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk

menunjukkan arah masing-masing garis, salah

satu garis dibuat sedikit melengkung tepat

pada persimpangan kedua garis tersebut.

Pertemuan Garis Alir

Simbol ini digunakan jika dua garis alir

bertemu dan salah satu garis mengikuti arus

garis lainnya.

Mulai / Berakhir (Terminal).

Simbol ini untuk menggambarkan awal dan

akhir dari suatu sistem akuntansi.

Masuk ke sistem

Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu

digambarkan dalam bagan alir, maka

diperlukan simbol untuk menggambarkan

masuk ke sistem yang digambarkan dalam

bagan alir.

Keluar sistem lain

Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu

digambarkan dalam bagan alir, maka

diperlukan simbol untuk menggambarkan

masuk keluar sistem lain.

Sumber : Mulyadi (2001 : 45)

2.7.2 DFD (Data Flow Diagram)

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006:48) “DFD

digunakan oleh analisis untuk mendokumentasikan desain logika suatu

sistem yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.”

Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili:

Tabel 2.2 Simbol DFD

Nama Simbol Makna

Terminator

Menggambarkan

sumber dan

destinasi data.

Proses

Tugas atau fungsi

yang harus

dijalankan.

Simpanan Data

S Simpanan Data

Arus DataSaluran

komunikasi

Sumber : George H. Boodnar dan William S. Hopwood (2006 : 48)

2.7.3 Diagram Konteks

Menurut Ineke (2004:14) Diagram konteks adalah ”Data flow yang

menggambarkan garis besar operasional sistem”.

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang

menggambarkan seluruh input ke sistem atau output sistem yang akan

memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Dalam diagram konteks

hanya ada satu proses sehingga tidak boleh ada store.

2.7.4 Entity Relation Diagram (ERD)

Rosa A.S. (2011:49) Entity relationship diagram adalah “ bentuk paling

awal dalam melakukan perancangan basis data relational.”

Tabel 2.3 Simbol ERD

Simbol Keterangan

Entitas/Entity

Entitas merupakan data inti

yang akan disimpan; bakal

tabel pada basis data.

Relasi

Relasi yang menghubungkan

antar entitas; biasanya diawali

dengan kata kerja.

Atribut

Field atau kolom data yang

butuh disimpan dalam suatu

entitas.

Asosiasi

Penghubung antara relasi dan

entitas dimana dikedua

ujungnya memiliki multiplicity

kemungkinan jumlah

pemakaian.

Sumber: Fathansyah (1999:80)

Kardinalitas (Cardianality)

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi

dengan entitas pada entitas lain. Kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan

maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain. Terdapat tiga

macam kardinalitas relasi, yaitu:

Tabel 2.4 Kardinalitas

Gambar Keterangan

One to one

Tingkat hubungan satu ke satu

dinyatakan dengan satu kejadian

pada entitas pertama, hanya

mempunyai satu hubungan dengan

satu kejadian pada entitas yang ke

dua dan sebaliknya. Berarti setiap

entitas A berhubungan dengan satu

entitas B dan begitu juga sebaliknya

setiap entitas pada himpunan entitas

B berhubungan dengan paling

banyak dengan satu entitas pada

himpunan entitas A.

One to Many atau Many to One

Tingkat hubungan satu ke banyak

adalah sama dengan banyak ke satu.

Tergantung dari arah mana hubungan

itu dilihat. Kejadian satu pada entitas

yang pertama dapat mempunyai

banyak hubungan dengan kejadian

pada entitas yang ke dua, sebaliknya

satu kejadian pada entitas yang ke

dua hanya dapat mempunyai satu

hubungan dengan satu kejadian pada

entitas yang pertama.

Many to many

Tingkat hubungan banyak ke banyak

terjadi jika tiap kejadian pada sebuah

entitas mempunyai banyak hubungan

dengan kejadian pada entitas lainnya.

Baik dilihat dari sisi entitas yang

pertama, maupun dilihat dari sisi

entitas yang ke dua, yang berarti

setiap entitas A dapat berhubungan

dengan banyak entitas B dan

demikian juga sebaliknya dimana

setiap entitas B dapat berhubungan

dengan banyak entitas A.

2.10 Metode Pengembangan Sistem Waterfall

Menurut Rosa A.S. dan M. Shalahuddin model air terjun (waterfall) sering

juga disebut model sekuensial linier (sequential liniear) atau alur hidup

klasik (classic life cycle) adalah “Model pengembangan sistem yang

menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau

terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap

pendukung (support).”

Gambar 2.2 Model Air Terjun

1. Definisi Kebutuhan

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami

perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user.

2. Desain Sistem dan Software

Desain perangkat lunak adalah proses multilangkah yang fokus pada

desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data

arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur

pengkodean. Tahap ini mentransiasi kebutuhan perangkat lunak dan

tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat

diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain

perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu

didokumentasikan.

3. Implementasi dan Testing Unit

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil

dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang

telah dibuat pada tahap desain.

4. Integrasi dan Testing Sistem

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan

fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini

dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan

keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.

5. Operasi dan Pemeliharaan (maintenance)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami

perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi

karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat

pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan

baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses

pengembangan mulai darianalisis spesifikasi untuk perubahan

perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat

lunak baru.

2.11 Borland Delphi 7.0

Borland delphi merupakan bahasa pemrograman visual yang sudah

terbukti keunggulannya dalam pengembangan aplikasi berbasis Windows.

Borland Delphi merupakan pengembangan program Pascal yang merupakan

bahasa pemrograman yang sudah tidak asing lagi bagi para programmer.

Menggunakan konsep GUI (Graphical User Interface), sangat mudah bagi

para programmer untuk merancang tampilan atau interface program

aplikasi yang akan dibuat. Dasar konsep pemrograman berbasis Windows

yang bersifat visual yang bertujuan untuk memudahkan pembuatan

program. Konsep inilah yang diimplementasikan oleh software-software

pembuat program, antara lain Borland Delphi.

Kelebihan yang terdapat pada pemograman delphi adalah:

1. Komponen yang dapat dipakai ulang dan dapat dikembangakan.

Pemograman delphi mempermudah pembuatan program bagi komponen-

komponen Windows seperti label, button dan bahkan dialog.

2. Delphi dapat mengakses objek-objek VBX secara langsung.

3. Dalam delphi telah didefinisikan template aplikasi dan template Form

yang dapat dipakai untuk membuat aplikasi dengan cepat.

4. Delphi dapat mengakses form file data yang ada karena di dalam Delphi

terdapat Borland Database Engine (BDE).

Delphi menyediakan fasilitas IDE (Integrated Development Environment)

yang terdiri dari enam bagian yaitu:

1. Windows Utama

Windows utama terletak di bagian atas melintang pada IDE yang terdiri

dari Caption Bar, Menu Bar, Speed Bar dan Componen Pallete.

2. Form

Terdiri dari sebuah windows tunggal sebagai area pambutan interface

visual, yang dapat didesain dengan memilih komponen yang terdapat

dalam komponen pallete.

3. Code Editor

Sebagai area penulisan kode logika pemograman yang mengatur jalanya

program.

4. Object Inspector

Berisi daftar property dan event yang di miliki setiap objek yang dipilih

dari pulldown menu. Object inspector merupkan penghubung antara

aplikasi dengan kode aplikasi. Objec inspector mempunyai sebuah Object

Selector adalah bagian object inspector yang berfungsi untuk memilih

komponen yang akan ditentukan property maupun eventnya dimana

pemeliharaannya tidak perlu dilakukan dari form.

Gambar 2.3 Tampilan Borland Delphi 7.0

2.12 Microsoft SQL Server

Menurut Bambang Robi’in (2005:3) “Microsoft SQL Server merupakan program aplikasi database untuk client/server. Program ini dapat beroperasi pada berbagai sistem operasi, mulai dari windows 9x, windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga windows NT”.

Microsoft SQL Server 2000 merupakan proses atau aplikasi yang

menyediakan layanan basis data. Client berinteraksi dengan layanan basis

data melalui antar muka komunikasi tertentu yang bertujuan untuk

pengendalian dan keamanan. Client tidak mempunyai akses langsung

kedata, tetapi selalu berkomunikasi dengan “server basis data”.

SQL Server menggunakan tipe dari database yang disebut database

relasional. Database relasional adalah database yang digunakan sebuah

data untuk mengatur atau mengorganisasikan kedalam tabel. Tabel-tabel

alat bantu untuk mengatur atau mengelompokan data mengenai subyek

yang sama dan mengandung informasi dan kolom dan baris. Tabel-tabel

saling berhubungan dengan mesin database ketika dibutuhkan.SQL Server

mendukung beberapa tipe data yang berbeda, termasuk untuk karakter,

tanggal (date-time) dan uang (money), SQL Server digunakan untuk

menggambarkan model dan implementasi pada database. Keuntungan

menggunakan SQL Server dapat didefinisikan menjadi dua bagian yaitu

satu bagian untuk menjalankan pada server danbagian lain untuk client.

Gambar 2.4 Tampilan Microsoft SQL Server 2000