BABI

ANGGARANSEBAGAIALAT PERENCANAAN DAN PENGA W ASAN

PENDAHULUAN

Anggaran merupakan alat yang sudah terkenal yang dipakai dalam perencanaan dan pengawasan keuangan oleh berbagai jenis organisasi, mulai yang paling kecil yaitu rumah tangga, perkumpul- an-perkumpulan,perusahaansampaidengannegarakita menggunakan anggaran.Tentu saja dalam hal ini terdapatvariasi yang berbedabalk dalam tingkat formalitas maupun detail dari anggaran yang diper- gunakan.

Dalam suatu perusahaanbesar atau suatu lembaga pemerintahtentu mempunyai anggaranyang tertulis dan diperinci secaramendetail yang mencakup semua tahap dari operasinya. Dalam perusahaan, anggaranyang formal merupakanalat yang penting bagi manajemen, walaupun anggaranitu hanya merupakansalah satudari sistemperen- canaandanpengawasanyang lebih jelas.

Anggaran sulit untuk ditentukan definisinya, tetapi bila diamati mempunyai beberapaciri-ciri umum. Pertama terlebih dahulu diten- tukan tujuan atau goal dari perusahaan,kedua dirumuskan program ataupun tindakan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut,akhirnya program-programitu dimasukkanke dalam anggar- an. Anggarantersebutberisikankonsekuensikeuanganyang

diharapkan

2

dari program-programyang sudahditentukantersebut.Anggaran harus mempunyaijangkauanwaktu tertentu,biasanya1 tahun.

PERENCANAAN, PENYUSUNAN PROGRAM DAN ANGGARAN

Perencanaan

Dalam tata urutan sistem perencanaandan pengawasan,tahap pertamayang harusdilalui adalahperencanaanP. erencanaanmemerlu- kan perincian dari tujuan pokok yang akan dicapai oleh suatu organi- sasi rnisalnya dalam suatuperusahaan,penentuanapakahbarang akan dijual di dalam negeri ataukah di luar negeri merupakan salah satu contohdari perencanaan.

Karena perencanaanmerupakanawal dari kegiatan perusahaan, maka kegiatan itu harus dilakukan oleh top management.Dalam per- usahaandengansistemdesentralisasi,dalam beberapahal perencanaan diserahkan kepada manajer divisi, seperti juga dalam pemerintahan, pemerintahpusatmenyusunAPBN sebagaipedoman,sedangkandaerah tingkat I menyusunAPBD-nya masing-masing.

Penyusunan Program

Programming adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk membahasdan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam usahanyauntuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada umurnnya terdapat beberapamacam program yang dipertimbangkan, dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pro- gram-program tersebut ada beberapajenis, rnisalnya pembuatanjenis mobil baru dari sebuahpabrik mobil. Untuk menambahjenis mobil yang dijual merupakan salah satu contoh. Contoh lain misalnya program dari bagian riset dan pengembanganuntuk membuat alat anti polusi, yang akandipasangpadaknalpot mobil hasil produksinya.

Bila suatu program telah dipilih berarti perusahaantelah siapmenghadapi segala keuntungan maupun risiko kerugiannya, yang

mungkin akanberlalu sampaibeberapatahun.

II

1I

Progr

!m

I I II I Program H I I

I

I

*I

a

I

:

I

I

1

tII

Penynsunan Anggaran

Pada dasarnya anggaran adalah suatu perencanaankeuangan periodik yang disusunberdasarkanprogram-programyang telah disyah- kan. Anggaran berfungsi untuk menterjernahkanprogram-program B yang biasanya mencakup kegiatan tertentu beberapatahun, ke dalam rencana kegiatan operasi tahunan. Hubungan antara penyusunan program dan penyusunan anggarandapat dijelaskan dengan bantuangambardi bawah ini.

I I I

I

Program IA I I I II I I II I I

I I

Program IBI

:):I I I I

_l _j_ I

Program Ie I I I :{

I II

Program D::

I-- I

: i I

I I I I 1

I II Program E I I1 I I

I I1 I I

I I

I Program F I I

1 : i I I

~I I I

-II I 0:

III

I I I I I I I I I I I I I I I

1977 1978 1979 1980 1981

Gambar1-1

Hubungan antara Program dan Anggaran

4

Padagambar 1-1 dapat dilihat bahwa program ditunjukkan oleh garis-garisyang mendatar,sedangkananggaranadalahpembagiangaris- garis secaravertikal yang melukiskan pembagian waktu dari program yang panjang menjadi bagian-bagiandenganjangkawaktu 1 tahun.

Ada beberapaprogam yang melintas melalui periode anggaran. Ada pula yang berakhir padasalahsatuperiodetersebut.Apabila keada- an di masamendatangdapat diramalkan denganpasti (padakenyataan tidak) maka penyusunananggaranhanya merupakanpenjumlahandari program-program yang telah disetujui dan menterjernahkannyasesuai denganakibat fmansial dalam periodemasing-rnasing.

Padakenyataannyaprogram padamulanya disetujui dalam kon- disi yang masih belum pasti. Dengan demikian maka program tersebut selalu memerlukan penilaian dan perbaikan kembali dari tahun ke tahun. Manajemen harus mengetahui bahwa perencanaan kegiatan untuk tahun yang akan datang bagian dari langkah-langkah yang berkaitan dari tahun ke tahun. Rencanauntuk tahun yang akan datang dipengaruhi oleh keputusan-keputusan masalah dan mempengaruhi program-programyang akandilaksanakanpadaperiode-periodeselanjut- nya.

Jadi yang penting dalam penyusunananggaranadalah:

1. Harus selalu diingat bahwa anggaran merupakan bagian dari sistem yang lebih besar..

2. Dalam penyusunan anggaran harus sudah ditentukan terlebih dahulu tujuan pokok perusahaan.

3. Setelah ditentukan tujuan pokok, maka output disusun untuk beberapaaltematif program. Setelahitu ditentukan program-pro- gram manayang paling mungkin dapatdilaksanakan.

4. Program pada umumnya meliputi kegiatan untuk beberapa tahun, oleh karenaitu program harusdibagi-bagi secaratahunan.

5. Setelah ditetapkan pembagian program tahunan maka kegiatan dalam program tersebut diterjernahkan ke dalam

angka-angka dalam tahun tertentu.

5

GGARA BERKALA

Dermisi Anggaran

,Anggaran adalah suaturencanayang terkoordinasi, menyeluruh dan dmyatakan dalam satuan uang, mengenai kegiatan operasi dan penggunaansumber-sumberdaya perusahaanuntuk suatuperiode ter- tentu di waktu yang akandatang.Definisi di atasperlu dijelaskan secara lebih terperinci sebagaiberikut:

Menyeluruh (Comprehensive)

Suatu anggarandikatakan menyeluruh karena mencakup semua aktivitas perusahaan, Memang dalam banyak hal kita lebih sering mendengaranggaranyang merupakanbagiandari anggaranmenyeluruh. Misalnya anggarandepartemental,anggaran advertensi dan lain-lain. Istilah tersebut memang tepat. Namun hams, diingat bahwa anggaran departemental ataupun advertensi tersebut merupakan bagian dari anggaranperusahaansecarakeseluruhan.Anggaran yang menyeluruh tersebut sering disebut dengan master anggaran yang didukung oleh sejumlahbagian-bagiananggaranyang terpadu.

Terkoordinasi

Agar master anggaran dari perusahaanlorganisasibermanfaat, maka hams disusun dengan memperhatikan juga semuabagian yang ada di dalam perusahaan,rencana-rencanadari berbagai bagian harus dipadukan secaraharmonis antara satu denganyang lain. Bila hal ini tidak dijalankan maka akanmenimbulkanbanyak kesulitan.

Adanya Rencana

Dalam melakukanperencanaanmanajer hamsjuga memperhati- kan hal-hal apa saja yang ada dalam jangkauan kekuasaannyadan hal yang beradadi luar kekuasaannya.Karena operasiperusahaandi masa mendatang dipengaruhi oleh kedua faktor di atas. Hal-hal yang ada dalam jangkauan

kekuasaannya(controllable) rnisalnya program pro- mosi, proses produksi yang lebih baik, gaji pegawai dan sebagainya.

6

Sedangkanhal yang adadi luar kekuasaannya(noncontrollable) misal- nya konjungtur perekonomian, peraturan pemerintah, pertambahan penduduk dan lain-lain. Jadi suatuanggaranperusahaansesungguhnya merupakangabungankeadaanyang diharapkan oleh manajemenakan terjadi dankeadaanyang akandikerjakanoleh rnanajemen.

Satuan Uang

Anggaran'perusahaandihitung dengansatuanuang. Hal ini perlu dilakukan agaranggarandapatdisusunsecaramenyeluruh.Karenauang merupakan alat penghitung yang universal. Misalnya anggaranbahan baku mempunyai satuan penghitung yaitu tonlkg dari bahan baku. Anggaran tenaga kerja dihitung dengan manhours. Kita tidak akan mendapat anggaran menyelunih (comprehensive)bila yang dijumlah adalah ton bahan baku dan manhours. Oleh karena itu angka-angka dalam anggaran yang merupakan bagian dari anggaran menyeluruh tersebutharusdirubah dalam satuanuang (mis rupiah).

Kegiatan Operasi

Salah satutujuan penyusunananggaranadalahuntuk menyajikan dalam bentuk angka-angkarupiah dari pendapatanyang akan diterima dan biaya yang akan terjadi. Informasi ini harus disajikan secara mendetail. Pendapatanharusdihubungkandenganproduk tertentu yang dijual ataujasa yang diserahkan.Biaya-biayaharusdihubungkandengan barangdanjasa yang dipergunakandalarnusahamemperolehpendapat- an tersebut.

Sumber-sumber Daya

Walaupun sudah disusun rencanapendapatandari biaya untuk waktu yang akan datang masih belum boleh dikatakan cukup karena perusahaanjuga harusmembuatperencanaanmengenaisumber-sumber daya yang diperlukan agar rencana-rencana operasi tersebut dapat direalisasikan. Pada dasarnya perencanaanterhadap

sumber-sumber keuangan termasuk perencanaanuntuk berbagai jenis aktivitas (kas, persediaan,aktiva tetap, dan lain-lain) dalam jumlah yang tepat agar

7

perusahaandapatbekerjasecaraefisien selainitu juga diperlukafi'peren-canaansumber-sumbemr tersebut.

odal yang akanditanamkanpadaaktiva-aktiva

Periode Tertentu di Waktu yang Akan Datang

Anggaran hams jelas menunjukkan kapanJuntukperiode kapan angka-angkaanggarantersebutberlaku.

Tujuan Penyusunan Anggaran

Anggarandisusununtuk membantumanajemendalam mengada- kan perencanaandan pengawasan,manajemen yang baik tidak ingin menghadapiperiode yang akan datangdengantidak menentu.Ia seha- rusnya sudahmembuatrencanayang teliti kegiatannormal operasidan periode yang akan datang, dan juga kejadian-kejadian yang luar biasa tapi yang dapat diduga sebelumnya,untuk menyusun anggaran yang baik: manajemen menyusun anggaran secaramenyeluruh, tetapi juga dinaikkan secarateliti sampai pada setiap aspek dan operasi. Peren- canaan akan bermanfaat bila dalam perencanaan itu termasuk juga perincian secaramendetail sampaikepadaproduksi, distribusi produk- produk tertentu, juga program untuk memenuhi kebutuhan keuangan dari kegiatan-kegiatan tersebut. Bila hal tersebut dijalankan barulah anggaran dapat diharapkan bermanfaat. Anggaran selalu mencakup aspek perencanaandan pengawasanmisalnya pada triwulan I tahun yang akan datang direncanakan biaya pengiriman barang sebesar Rp 100.000,00maka biaya tersebuthams dihubungkan denganjumlah penjualan yang akan dicapai. Sehinggapenjualan yang direalisir akan menjadi dasar untuk mengevaluasi biaya pengiriman barang yang terjadi sehinggadalam hal ini dapatdisusunrencanabiaya pengiriman yang bervariasi sesuai dengan unit barang yang dijual. Pendekatan semacam ini sering disebut anggaran fleksibel (penyusunan anggaran fleksibel).

Sebagaialat pengawasananggarandipakai sebagaipeganganoleh

manajer yang bertanggungjawab menjalankan operasi untuk meng- adakanpenilaian dari hasil-hasil yang dicapainya. Pendapatansesung- guhnya yang diperoleh maupunbiaya sesungguhnyayang di keluarkan dapat dinilai baik atau tidak baik

8bila dihubungkan dengan data yang

telah dianggarkandanjuga bila dihubungkandenganperubahankondisi sejak anggarantersebutdisusun.

Pengertianini penting oleh karenaanggarantidak boleh dianggapsebagai rencana kegiatan yang kaku, karena seperti yang sudah dijelaskan di muka ada faktor-faktor yang berada di luar jangkauan kekuasaanmanajemen(noncontrollable) yang mungkin berubah tidak seperti yang diharapkan sehingga turut mempengaruhi hasil yang dicapai. Jadi kita berpegangpada pengertian bahwa anggaran adalah rencana,bukan sebuahperjalananyang mati, dan kondisi yang dipakai dalam penyusunananggaranmungkin akan berubah.Pengertianyang salah mengenai anggaranmungkin bahkan akan berakibat lebih buruk daripadabila tidak memiliki anggaransarnasekali.

Aspek lain yang penting dari perencanaandenganmenggunakananggaran adalah penggunaan"danayang tersedia seefisien mungkin. Semuapengeluaranmembutuhkandana,dan danaadalah sumberdaya yang langka, sudah menjadi kebiasaanbahwa sering kali kebutuhan dana melebihi dana yang tersedia. Oleh karena itu para penyusun anggaranharusmemperhitungkanberbagaialtematif penggunaandana yang ada,dan menentukanaltematif manayang paling menguntungkan bagi perusahaan.Jadi salah satu fungsi yang paling menguntungkan bagi perusahaan.Jadi salah satu fungsi dari anggaran adalah untuk merencanakanpenggunaansumberdanayang adaseefisienmungkin.

Akhirnya perlu juga diingatkan bahwa anggaransebagaialat dari manajemenakandapatbermanfaatdenganlebih baik bila disusunlebih teliti, sehinga manajemen dapat menggunakannya dengan sebaik- baiknya untuk mencapaitujuan perusahaan.

Tetapi seperti juga alat manajemen yang lain, anggaran tidakdiperoleh dengancuma-cumaartinyapenyusunananggaranmemerlukan biaya penyusunan yang cukup besar, makin teliti anggaran yangdiminta, makin besarpula biaya penyusunannyaO.

leh karenaitu dalam

penyusunananggaranharusjuga diperhitungkanselainbiaya penyusun- annyajuga diperhitungkan manfaat yang akan diperoleh dan anggaran yang mungkin berupa tambahan pendapatan atau

mungkin juga penghematanbiaya.Pembicaraan mengenai penyusunan anggaran dalam buku ini

dianggap dilakukan oleh perusahaanyang cukup besaryang mengakui b~wa memang bermanfaat untuk menggunakan anggaran yang

9

lengkapdan teliti. Tetapi dasarpikiran yang terdapatpadapembiearaan ini juga dapat diterapkan pada semuajenis perusahaanbaik besar maupunkeeil, denganmodifikasi seperlunya.

KERANGKA PENYUSUNAN ANGGARAN

Peri ode Anggaran

Agar dapat dijalankan dalam operasi,anggaranharus menunjuk- kan periode waktu tertentu, yang dinamakanperiode anggaran.Penyu- sunananggaranseearaterperinei sampaikepadaseluruhbagianaktivitas perusahaan biasanya hanya memerlukan waktu yang singkat, dan biasanya memerlukan waktu kurang dari 1 tahun. Dalam suatu anggaranyang terperinci akan bersifat antara lain semuapendapatan yang diharapkan, biaya-biaya, penerimaan-penerimaan,pengeluaran- pengeluarandan aktivitas keuanganyang lain dari setiap bagian atau divisi dalam perusahaandan dibagi-bagi dalam suatu interval waktu tertentu (misalnya bulanan) dalam periode anggaran yang disusun. Misalnya dalam suatu anggaran operasi yang mempunyai periode 1 tahun mungkin masih dibagi-bagi lagi ke dalam perineian pendapatan dan biaya bulanan sebanyak 12 bulan juga tentunya, atau mungkin juga yang dibuatkan perincian bulanan hanyalah untuk 6 bulan pertama, sedangkanuntuk 6 bulan berikutnya dibagi hanya ke dalam triwulan. Rencana-rencanajangka panjang perusahaanjuga harus diperhitungkan dalam anggaran.Tetapi pereneanaanreneana j angka panjang tersebut jarang dilakukan karena tidak praktis, walaupun demikian ada juga hal-hal yang memerlukan perineian lebih lanjut, misalnya reneana jangka panjang untuk pengembangan produk, penggantian peralatan, ekspansi pabrik, dan penarikan modal jangka panjang.

Dalam suatu sistem penyusunan anggaran yang sangat maju, kadang-kadang dua periode anggaran atau lebih disusun sekaligus, hanyabedanyauntuk periode anggaranyang satu sudahdisusunseeara mendetail,sedangkanuntuk periode yang lain disusunkurang mendetail (rnisalnya dalam hal ini harusdiperinci sampaitriwulan).

10Berikut ini adalaheontoh sistempenyusunananggarandari suatu

perusahaanhipotesis

9

Tanggal 15 Desember 1976. Anggaran operasi tahun 1977 selesai disusun. Anggaran ini telah diperinci sampai bulanan untuk 6 bulan pertama 1977. Termasuk dalam hal ini adalah perincian anggaranpendapatan-pendapatabnia, ya,perencanaan-perencanaan dan pengeluaran-pengeluaranyang diperinci sampaipadadivisi- divisi dari perusahaanataupun per jenis produksi. Sedangkan untuk 6 bulan kedua dari anggarantahun 1977 hanya diperinci sampai triwulan saja Dan tidak diberikan perincian per divisi ataupunperjenis produk.

Tanggal15 Juni 1977 (6 bulan kemudian) akandisusun anggaranbarn.

Anggaran ini akan menguraikan anggaran semester II 1977 menjadi lebih terperinci, dan kemudian menyusun anggaran untuk semesterI 1978 dalarn bentuk yang masih belum terpe- rinci secaralengkap diulangi setiap6 bulan sekali.

Jadi sistem selalu merniliki anggaranuntuk 1 tahun yang akan datang yang terdiri dari anggaranyang sudahterperinci untuk 6 bulan pertama, serta anggaran yang masih global untuk 6 bulan kedua. Sebagaitambahandari anggaranini, manajerjuga menyusun ramalan yang berjangka menengahuntuk penjualan selama3 tahun yang akan datang.Tambahanlain adalahdisusunnyarencanakebutuhanmodal dan investasi yang pada umumnya disusun untuk 5 tahun yang akan datang.

Dari keterangandi atasdapatdisimpulkan bahwaadatiga periode

yang berbeda yang dikemukakan, sekalipun semuanyadipakai untuk merumuskan rencana keuangan di masa yang akan datang. Bila kita tinjau kembali definisi anggaranyang telah dikemukakan di muka, maka hanyarencanaoperasiuntuk tahun yang akan datangyang dapat disebutsebagaianggaran.

Walaupun definisi anggaran belum distandardisir, namun kita

sudahdapatmembedakanantaraanggarandan rencanajangkapanjang. Sebagai pegangandalam pembicaraan pada buku ini maka bila ada rencana yang disusun tidak secaraterkoordinasi dan menyeluruh dan berjangkawaktu lebih dari

10periodenormal anggarandimasukkandalam kategori rencanajangka panjang(bukananggaran).

11

FAKTOR·FAKTOR LINGKUNGAN

Bila periode anggaransudahdisusunmanajemenharusberusaha untuk meramalkankondisi-kondisi lingkungan di luar perusahaanyang diharapkanakanterjadi padaperiodetersebutyang dimaksudlingkungan di sini adalahsemuafaktor di luar perusahaanyang akanmempengaruhi operasi selama periode anggarantetapi di luar jangkauan kekuasaan manajemen (noncontrollable). Faktor-faktor lingkungan termasuk di dalamnyakondisi-kondisi sosial ekonomi dan politik dan kondisi-kon- disi tersebutdapatmenimbulkanberbagairarnalanterhadapnya.Secara keseluruhankondisi-kondisi luar tersebutakanmemberikankesempatan usahayang baik kepadaperusahaan,tapi kadang-kadangjuga memba- tasi ruang gerak operasi perusahaanmisalnya kondisi pasar dari hasil produksi perusahaanuntuk sebagianbesarditentukan oleh faktor-faktordi luar perusahaan.

Di .antarafaktor-faktor lingkungan yang penting adalah faktor komposisi, dan tingkah laku penduduk misalnya makin tinggi tingkat kelahiran, mungkin akan berakibat makin banyaknya permintaanakan susu bubuk minuman bayi. Tapi di samping itu mungkin gencarnya kampanye KB dan pemakaian ASI = (Air Susu Ibu) mungkin akan berakibat menurunkan permintaan akan susu bubuk minuman bayi. Meningkatnya hargabahan-bahanminyak secaraterus-menerusmung- kin akan berakibat bahwa orang akan menjatuhkan pilihannya pada kendaraanbermotor yang hematbensindan sebagainya.

Peraturan-peraturandan kebijaksanaanpemerintahjuga mempu- nyai pengaruh yang penting pada anggaranmisalnya penentuanharga solar yang lebih merah dari bensin, akan berakibat orang cenderung memilih mesin-mesin dengan bahan bakar soal, demikian juga ren- cana-rencana pembangunan kebijaksanaan pembatasan import dan lain-lain semuanyaberpengaruhpadapenyusunananggaran.

Perencanaan melalui anggaran dari kondisi-kondisi luar ini merupakan suatu taksiran yang pasif. Karena manajementidak dapat berubahkondisi tersebut,melainkanhanyamemperhitungkanpengaruh mana yang baik, mana yang buruk sehinggadapat diambil tindakan yang paling menguntungkanbagi perusahaan.Sekalipun manajemen tidak

dapatmengubahkondisi-kondisi luar tersebutnamun manajemen tetap dapatberperandenganaktif, dalam hal menentukantindakan apa yang seharusnyadilakukan bila menghadapi kondisi semacam itu.